Jak ogarnąć codzienny chaos, pracować mniej i osiągać więcej

utworzone przez | Luty 2017

Niektórzy od rana do wieczora są zajęci, a mimo to wieczorem kładą się do łóżka z poczuciem, że niczego znaczącego nie osiągnęli.

Ty też tak masz?

Nawet najbardziej zaawansowane techniki produktywności w tej sytuacji nie pomogą.

Tu nie chodzi o to, żebyś wykonywał więcej czynności w krótszym czasie. Chodzi o to, żebyś robił rzeczy, które faktycznie mają sens. Zmieniają twoje życie na lepsze. Pomagają ci osiągać zamierzone cele.

Łatwo powiedzieć.

Nie przegap następnego odcinka

Zapisz się na newsletter, aby dostawać powiadomienia o nowych odcinkach podcastu.

Mógłbyś rozpisać sobie w kalendarzu perfekcyjny plan, ale przecież nie żyjesz na bezludnej wyspie. Musisz na bieżąco reagować na problemy zgłaszane przez klientów czy pracowników.

Możesz mieć wyrzuty sumienia, że spędzasz za mało czasu z rodziną. Tylko czy pracując mniej, zapewnisz jej życie na odpowiednim poziomie?

Możesz założyć sobie, że skupiasz się tylko na ważnych rzeczach i ignorujesz całą resztę. Pytanie tylko, jak rozpoznać, które rzeczy są naprawdę ważne, a które nie.

Do rozmowy o tych dylematach zaprosiłem Olę Budzyńską, znaną także jako Pani Swojego Czasu.

Jak to się stało, że zaczęłaś prowadzić szkolenia z zarządzania czasem, czym zajmujesz się na co dzień i w jaki sposób zarabiasz pieniądze?

Z tematyką efektywności osobistej i zarządzania czasem mam styczność już od 10 lat, ale nauką wyłącznie kobiet zajęłam się stosunkowo niedawno. Wcześniej byłam trenerką umiejętności miękkich, szkoliłam z tej tematyki pracowników korporacji, co uczyniło mnie bardzo zapracowaną osobą – treningi odbywały się w całym kraju, więc bardzo rzadko bywałam w domu.

W 2014 roku u mojego syna zdiagnozowano cukrzycę typu 1 i to skłoniło mnie do zmiany stylu życia – chciałam mniej pracować, więcej czasu spędzać w domu, a także mieć bardziej przewidywalną sytuację finansową. W sierpniu tego samego roku powołałam do życia Panią Swojego Czasu, początkowo tylko w formie bloga. Od tamtej pory pokazuję kobietom, jak brać czas w swoje ręce i zarządzać nim po swojemu, a mój model biznesowy opiera się w całości na pracy zdalnej.

Mimo wielu łatwo dostępnych informacji wciąż nie potrafimy zarządzać sobą w czasie. Co sprawia, że zorganizowanie się jest tak trudne? Co robimy źle i co powinniśmy zmienić, by być paniami i panami swojego czasu?

Największą przeszkodą dla zmiany stylu życia jest nasza zachłanność. Każdy z nas chciałby mieć więcej czasu, zarówno wolnego, jak i na pracę, więcej pieniędzy, możliwości, klientów… Jesteśmy przekonani, że zwiększenie nakładu pracy przyniesie dobre efekty, a to nie prowadzi do niczego poza wypaleniem i zwiększeniem frustracji.

Paradoks polega na tym, że często mniejsza ilość pracy może prowadzić do osiągnięcia lepszych wyników. Staram się przekonać kobiety, by sensownie wybierały sobie zadania, skupiając się na priorytetach. Pogódźmy się z tym, że nie wszystko zdołamy zrobić – część rzeczy będzie leżeć odłogiem. Nie da się zrobić wszystkiego i być wszędzie.

W zmianie stylu życia przeszkadza nam zachłanność. Nie da się mieć więcej wszystkiego Click To Tweet

Drugą ważną kwestią jest oczekiwanie, że uda nam się znaleźć złoty środek. Staramy się czytać stosy książek, lecz to nie pomaga. Wiele rad zawartych w literaturze jest bardzo mądrych i skutecznych, ale często są one zupełnie oderwane od rzeczywistości i nie sprawdzają się w praktyce. A przecież każdy z nas ma inne życie, rodzinę, którą musi się zająć – rady z książek tego nie uwzględniają.

Kluczem do sukcesu jest, by – zamiast szukać uniwersalnego rozwiązania – spróbować dostosować dobre metody do własnych możliwości oraz stylu życia. Przykładem może być świetna technika Pomodoro przedstawiająca gotowy wzór na skuteczne działanie: na każde 25 minut pracy przypada 5 minut odpoczynku. Wielu osobom nie przyjdzie do głowy, że być może w ich przypadku najkorzystniej będzie dopasować tę metodę do ich codzienności, zwiększając lub zmniejszając czas pracy i odpoczynku, oczywiście przy zachowaniu tych samych proporcji.

Wróćmy do wyznaczania priorytetów. Bywa, że zdarzenia losowe – wypadki, choroby czy utrata pracy – wywracają nam życie do góry nogami i zmieniają nasze spojrzenie na świat, porządkując system wartości. A jak swoje priorytety może ustalić ktoś żyjący spokojnie, z dnia na dzień?

Nie trzeba czekać, aż los postawi nas pod ścianą i zmusi do zmian – można ich dokonywać od razu. Każdy z nas głęboko w środku wie, co jest najważniejsze w naszym życiu, ale rzadko o tym myślimy i mówimy. Warto się nad tym zastanowić. Istnieje bardzo skuteczna amerykańska metoda polegająca na wyobrażeniu sobie chwili swojej śmierci. Czego będziemy wtedy żałować? Tego, że zbyt wiele pracowaliśmy? A może wręcz przeciwnie – za dużo czasu spędziliśmy z rodziną, zamiast skupić się na pracy?

Zastanów się, jaką wartość będą mieć twoje dzisiejsze działania za wiele lat Click To Tweet

Pamiętajmy, że nikt nigdy nie ma prawa powiedzieć nam, co jest naszym celem i jakie powinniśmy mieć priorytety. Jeśli sami zdecydujemy, że chcemy zarabiać pieniądze, to nikt nie ma prawa nas od tego odwodzić.

Samo określenie wartości jest dopiero pierwszym krokiem. Chwila zadumy pozwoli nam pomyśleć o ważnych dla nas wartościach, ale nie sprawi, że staną się naszym priorytetem w codziennym życiu. Przeciętnego dnia i tak pomyślimy „OK, najważniejsza jest rodzina, ale teraz muszę iść do pracy”.

Gdy czeka nas zbyt wiele obowiązków i z czegoś musimy zrezygnować, spróbujmy wyobrazić sobie przyszłość. Jeśli za pięć lat pomyślę o swoich dzisiejszych zadaniach, to które z nich sprawi, że poczuję dumę? O którym w ogóle nie będę pamiętać? Jeśli naszym priorytetem jest rozwój firmy, to które działania do tego doprowadzą? Gdy dziś myślimy o wszystkich rzeczach, jakie mamy do zrobienia, każda z nich wydaje się nam ważna, żadnej nie potrafimy wyeliminować. Z perspektywy czasu okazuje się, że 60% dzisiejszych zadań jest nieistotnych, co ułatwia ich pominięcie. Chcielibyśmy zrealizować wszystko, ale to nie jest możliwe.

Nie wszystkie rzeczy warto robić. Większość codziennych spraw ma minimalne znaczenie Click To Tweet
To założenie bardzo mi się podoba. Problem w tym, że muszę utrzymać rodzinę, a chciałbym z nią spędzać więcej czasu. Jak pogodzić robienie rzeczy ważnych i potrzebnych z zarabianiem na życie swoje i najbliższych?

Zarabiać można w różny sposób, ale – zanim podejmiesz decyzję o zmianie pracy – zastanów się, czy faktycznie tego chcesz. Nie zawsze musimy przewracać swoje życie do góry nogami. Czasem wystarczy lepiej wykorzystywać ten czas, który mamy już teraz, doceniać chwile spędzone z rodziną. Co z tego, że siedzimy z bliskimi w jednym pomieszczeniu, skoro myślami jesteśmy gdzie indziej?

Jeśli jednak naprawdę chcesz coś zmienić – ułóż plan działania. To długotrwały proces, nie oczekuj, że przebudujesz życie w dwa dni. Pomyśl, jak możesz pracować i jakie kompetencje są ci potrzebne, by w przyszłości zająć się inną profesją. Jeśli dziś pracujesz na etacie – zastanów się, ile czasu dziennie chcesz poświęcić na naukę, i skup się na tym, by pogodzić ją z codziennymi realiami. Gdy założyłam Panią Swojego Czasu, pracowałam zarobkowo w ciągu dnia, a wieczorami rozwijałam bloga. W efekcie przez jakiś czas robiłam więcej, by – koniec końców – odmienić swoje życie. Musimy być cierpliwi i wytrwali w swoich postanowieniach.

Na twojej stronie internetowej przeczytałem takie sformułowanie: „Czy mam jakieś magiczne moce? Być może pracuję po nocach? Nie. Nic z tych rzeczy. Po prostu działam”. Jak działać, by to dawało satysfakcję i efekty, a nie tylko wypełniało czas?

Działanie, podobnie jak planowanie, powinno być podporządkowane osiągnięciu celu. Czasem zdarza się, że – mimo całodobowej harówki – nie posunęliśmy się ani trochę do przodu z naszym życiem. Dlatego przed każdym zadaniem, którego się podejmujemy, stawiajmy sobie pytania: „po co ja to robię?”, „co chcę osiągnąć?”. Na naszej codziennej liście miejmy obowiązki prowadzące nas do realizacji ustalonych celów. Jeśli w ciągu dnia będziemy działać w kilku takich obszarach, które sprawią, że nasz cel zostanie w przyszłości zrealizowany, poczujemy, że pracowaliśmy z sensem.

Chcesz sensownie wykorzystywać czas? Ustal cel i rób to, co cię do niego zbliża Click To Tweet
A co w sytuacji, gdy np. założyłem własną firmę i jestem służbowo uzależniony od innych ludzi? Jak zarządzać sobą i swoim czasem, jeśli musimy szybko reagować na czyjeś działanie? Czy da się zapanować nad takimi zewnętrznymi czynnikami?

To dość niepopularny pogląd, ale – według mnie – to nie nad tymi czynnikami trzeba zapanować, tylko nad swoją potrzebą kontroli. Przedsiębiorcy, którzy oddają swoje dotychczasowe zadania podwładnym, czują potrzebę stałego monitorowania ich pracy. Należy pogodzić się z tym, że jeśli oddajemy nasze zadanie innej osobie, będzie ono wykonane inaczej. Z czasem – coraz lepiej. Pamiętajmy, że dopóki nie przekażemy pracownikowi w całości naszych obowiązków, dopóty on sam nie będzie w stanie się ich do końca nauczyć. Stała kontrola oznacza nie tylko stratę naszego czasu, ale też brak motywacji dla naszych podwładnych.

Dopóki nie przekażesz pracownkowi w całości swoich obowiązków, dopóty się ich nie nauczy Click To Tweet

Oczywiście, aby zadanie zostało dobrze wykonane, musimy najpierw zainwestować czas w naukę naszego pracownika, by później móc czerpać z tego korzyści. I to jest często dużym problemem na początku, bo sami wykonalibyśmy te zadania szybciej i lepiej niż osoba, która się tego dopiero uczy. Delegowanie obowiązków służy przecież temu, by samemu mieć więcej czasu.

Możemy oczywiście zatrudnić specjalistę z doświadczeniem, ale i jemu będziemy musieli poświęcić trochę czasu, by np. wdrożył się w realia panujące w naszej firmie.

Przeanalizowałem program jednego z twoich kursów i zdałem sobie sprawę, że nie ma w nich żadnych nieznanych metod i teorii – cała ta wiedza dostępna jest w książkach i Internecie. Mimo to ludzie bardzo chętnie zapisują się na twoje kursy. Co jest w nich wyjątkowego? Co sprawia, że są czymś więcej niż tylko czytaniem o konkretnych technikach zarządzania czasem i faktycznie pomagają ludziom zmienić życie?

Narkotyki [śmiech]! Żartuję oczywiście. Jestem świadoma, że to, o czym piszę na blogu i opowiadam na spotkaniach, nie jest odkrywaniem Ameryki. Nie wymyśliłam żadnej nowej techniki. Czasem zdarza się, że ktoś pyta mnie o jakąś inną metodę zarządzania swoim czasem, bo tę, o której mówię, już zna. Tylko co z tego, że zna, skoro jej nie stosuje i nie ma z niej efektów? Nie ma dla mnie najmniejszego znaczenia, czy ktoś przeczytał już 68 książek z zarządzania czasem, każdą z nich w pięciu językach, skoro nic z nich nie wyciągnął.

Znajomość technik zarządzania czasem nie ma znaczenia. Liczy się ich zastosowanie Click To Tweet

Wiedza jest uniwersalna i nie ma znaczenia, czy przekazujemy ją na szkoleniu twarzą w twarz, czy zdalnie. Różnica polega na tym, że w przypadku tradycyjnych szkoleń wyciągamy ucznia z jego naturalnego środowiska, umieszczamy w salce treningowej i pompujemy w niego teorię. Po kursie taki człowiek wraca do domu i okazuje się, że on tej wiedzy nie potrafi zastosować w swoim życiu – z całego materiału, który wyniósł z zajęć, jest w stanie wybrać zazwyczaj tylko niewielki fragment, dla którego faktycznie znajdzie zastosowanie w którejś z dziedzin życia.

Na kursie online sytuacja jest zupełnie inna, bo uczennica w trakcie lekcji znajduje się we własnym środowisku. Jeden moduł, w zależności od tematu, trwa 20–40 minut, a później kursantka ma całą dobę na wdrożenie nowo poznanej wiedzy w swoim codziennym życiu. Każdego następnego dnia podopieczna nie tylko poznaje kolejną porcję materiału, ale też opowiada o efektach i trudnościach, jakich doświadczyła przy wprowadzeniu w życie wcześniejszej lekcji. Otrzymuje również wsparcie w dostosowywaniu zasad i teorii do własnych potrzeb.

Przez cały czas trwania kursu, czyli 21 dni, kobiety są w stałym kontakcie nie tylko ze mną, ale też z setkami innych kursantek, które borykają się w tym samym czasie z podobnymi problemami. Dzięki temu wyciągają one wnioski na podstawie swoich wzajemnych doświadczeń. To sprawia, że każda z kobiet dostrzega możliwość dostosowania wiedzy z kursu do własnego życia. Ja nie zawsze jestem w stanie wytłumaczyć dokładnie, jak wykorzystać daną metodę w konkretnym zawodzie, bo zazwyczaj nie mam w nim doświadczenia. Dzięki szerokiemu gronu uczestniczek kursu zawsze może znaleźć się kilka kobiet pracujących na podobnych stanowiskach i mogących proponować sobie wzajemnie sposoby wykorzystania metod zarządzania czasem w swoich profesjach. To ogromny plus.

Podsumowując, jeśli ktoś chce się zmienić, powinien odpuścić sobie przyswajanie ogromnej dawki wiedzy. Lepszym rozwiązaniem jest poznanie jednej metody lub teorii, ewentualna modyfikacja, wdrożenie jej w swoje życie, sprawdzenie efektów i dopiero wykonanie kolejnego kroku, prawda?

Tak! Bardzo często opieprzam moje czytelniczki za zapoznanie się z moim blogiem od deski do deski. To strata czasu! Przeczytaj jeden artykuł, postaraj się go wdrożyć i dopiero gdy się uda, zacznij lekturę kolejnego wpisu. W przeciwnym razie zyskamy dużo wiedzy, której nie wcielimy w życie – to bez sensu!

Twój kurs z założenia przeznaczony jest dla pań, ale co z mężczyznami? Czy gdyby jakiś pan chciał wziąć udział, wykonałby makijaż i założył sukienkę, dopuściłabyś go do kursu?

Nie, nie musi robić makijażu [śmiech]. Mój model biznesowy oparty jest na automatyzacji. W momencie zapisania się przykładowego pana Tomasza Iksińskiego na kurs komputer nie zaczyna mi wyć „uwaga, uwaga, mężczyzna na pokładzie!” – nic takiego się nie dzieje. Kurs merytorycznie przeznaczony jest również dla panów, o ile są gotowi na to, że zwracam się do uczestników w rodzaju żeńskim. Zazwyczaj nikomu to nie przeszkadza i zawsze w moich lekcjach uczestniczy kilku mężczyzn.

Gdzie można cię znaleźć w Internecie?

Głównym źródłem jest mój blog – PaniSwojegoCzasu.pl. Stamtąd można skierować się do wielu innych miejsc w sieci, w których też często bywam.

Bardzo serdecznie ci dziękuję, nie zabieram już dłużej czasu, bo wiem, że jest cenny [śmiech].

Jak każdego z nas! Dziękuję bardzo.


Czy metody podane przez Olę pomagają Ci określić, na których zadaniach warto się skupić, a które są nieistotne?

A może masz jakieś własne sposoby na wyznaczanie życiowych celów i priorytetów?

Podziel się nimi w komentarzu!

Shares
Share This