efektywne zatrudnianie

Sztuka zatrudniania. Co zrobić, żeby twój następny pracownik był świetnym wyborem

utworzone przez | Lipiec 2017

Tego odkrycia dokonuje w pewnym momencie każdy przedsiębiorca: tydzień ma tylko 7 dni, a doba tylko 24 godziny. Śpisz coraz mniej, a i tak się nie wyrabiasz. Potrzebujesz kogoś do pomocy.

Czasem jest to jakiś podwykonawca, czasem ktoś na umowę zlecenia, a czasem pracownik etatowy, którego trzeba zatrudnić.

I nagle okazuje się, że jest cała masa pytań, na które nie znasz odpowiedzi. Kto to powinien być? Gdzie go szukać? Jak sprawdzić, czy się nada?

Osoby, które mają doświadczenie w zatrudnianiu, wiedzą, że opanowanie całej procedury jeszcze nie gwarantuje sukcesu. Zostaje jeden, tak naprawdę najważniejszy element. Nigdy nie wiesz, kto się zgłosi na nabór i czy spośród kandydatów da się wybrać osobę, która spełni twoje oczekiwania.

Sam nieraz miałem ten problem i mimo kilkunastu lat prowadzenia firmy ciągle uważam, że w rekrutacji radzę sobie słabo. Plus prowadzenia podcastu i bloga jest taki, że mam okazję uczyć się od ekspertów! 🙂

Moja dzisiejsza rozmówczyni prowadzi firmę, która w ostatnich 6 latach pomogła znaleźć pracę ponad 10 tys. osób. Kiedy przygotowywała się do rozpoczęcia własnego biznesu, słuchała Małej Wielkiej Firmy. Dziś jest laureatką nagrody publiczności w konkursie Bizneswoman Roku. To założycielka Agencji Pracy Jobhouse Natalia Bogdan.

Cześć Natalia!

Cześć Marek!

Co ostatnio czytałaś?

Ostatnio czytałam książkę Olgi Kozierowskiej Mój przyjaciel kryzys. Jest to bardzo fajna książka dla wszystkich, którzy tak jak ja, bardzo szybko zasypiają przy książkach tradycyjnych. Najczęściej z tego względu wybieram audiobooki i słucham ich w samochodzie, bo jak wieczorem przed snem zaczynam czytać książkę, to zazwyczaj dosyć szybko odpływam, jest to mój dobry środek nasenny.

Akurat ta książka bardzo mnie wciągnęła i szybko ją przeczytałam, bo składa się z takich krótkich, ale bardzo inspirujących historii ludzi, którzy doświadczyli w swoim życiu różnych kryzysów, związanych i z życiem zawodowym, i prywatnym. Bardzo fajnie sobie z nimi poradzili, głównie dzięki swojemu uporowi i pozytywnemu nastawieniu, więc ta książka jest bardzo inspirująca i na pewno mi bliska, bo ja też sporo takich kryzysów na swoim koncie mam.

A wniosek jest taki, że kryzysy są dobre? Czy, że jest jakaś procedura radzenia sobie z kryzysami, która może pomóc, jeżeli ktoś znajdzie się w takim dołku?

Kryzysy wbrew pozorom są bardzo dobre, bo tylko dzięki nim uczymy się i rośniemy. Kiedy wszystko jest OK – żyjemy standardowo, a tak naprawdę dopiero trudne sytuacje w naszym życiu mobilizują nas do działania. Jeżeli podejdziemy do nich jako do lekcji, to na pewno wiele ciekawych i wartościowych wniosków z nich wyciągniemy, a drugi raz już pewnie nie popełnimy podobnych błędów.

Zanim przejdziemy do części głównej poświęconej rekrutacji i zatrudnianiu pracowników, chciałbym zahaczyć trochę o twoją historię. W różnych miejscach mówiłaś o tym, jak to się stało, że dzisiaj robisz to, co robisz, że prowadzisz Jobhouse. Natomiast pewnie nie każdy słuchacz zna tę historię, więc gdybyś mogła ją w skrócie przypomnieć, bo myślę, że jest ona po pierwsze ciekawa, po drugie motywująca, a po trzecie, że wyjaśni, dlaczego akurat ta, a nie inna książka była dla ciebie tak interesująca.

Siedem lat temu straciłam pracę. Pracowałam w międzynarodowej firmie, jak to w dużych korporacjach bywa, jakieś cyferki w Excelu się nie zgadzały i niestety ja tę pracę straciłam, a moje stanowisko zostało zlikwidowane. Wtedy miałam przed sobą trzy wyjścia – pierwsze to poddać się, ale tego nigdy nie robię, drugie to po prostu szukać w pracy w swoim zawodzie na etacie i trzecie takie najbardziej abstrakcyjne, bo ja nie miałam żadnej historii przedsiębiorczości w mojej rodzinie ani też żadnych środków na rozpoczęcie firmy, ale to było właśnie założenie własnej działalności gospodarczej.

W związku z tym, że wcześniej pracowałam w agencji pracy i też na własnej skórze odczułam, jak to jest nie mieć tej pracy, to stwierdziłam, że założę właśnie firmę, która będzie pomagać osobom znajdującym się w podobnej jak ja sytuacji.

Czyli ten kryzys, który ci się trafił, przekształciłaś w coś, co jak się teraz okazuje, było sukcesem.

Tak, z perspektywy czasu to mogę powiedzieć, że to było najlepsze, co mogło mi się w życiu przydarzyć, ale wtedy na pewno nie było mi do śmiechu, bo przeszłam wszelkie fazy smutku związanego z utratą pracy. Umówmy się, że kiedy ciebie ktoś zwalnia, to jest to bardzo duże uderzenie w poczucie własnej wartości. Zastanawiasz się, czy to twoja wina, czy z tobą jest wszystko OK, więc na pewno to było bardzo trudne doświadczenie. Dodatkowo ja zawsze bardzo angażowałam się w pracę i mogę nawet powiedzieć, że praca była na szczycie mojej hierarchii wartości.

I jak ją straciłam, to tak naprawdę w jakimś stopniu straciłam sens życia. Ale dałam sobie chwilę na taki smutek, bo myślę, że to też jest ważne, nikt z nas nie jest takim herosem, żeby od razu się otrzepać i iść dalej. Na pewno te parę dni smutku było mi potrzebne, kiedy po prostu płakałam w poduszkę, leżałam pod kocem i rozpaczałam nad własną sytuacją. Bardzo mi jednak zależało na tym, żeby nie trwać w takim stanie bardzo długo. Bo później może się to przerodzić w takie destrukcyjne dla nas rzeczy typu stany depresyjne i bądź utrata poczucia własnej wartości.

Po stracie pracy daj sobie czas na oswojenie się z sytuacją — później działaj Click To Tweet

Więc dosyć szybko zabrałam się do działania, a los chciał, chociaż ja wierzę, że nie ma w życiu przypadków, że kilka dni wcześniej, zanim dostałam to wypowiedzenie z pracy, usłyszałam w radiu reklamę projektu „Na pomoc pracy”. Był to taki unijny projekt skierowany do osób, które straciły pracę w wyniku restrukturyzacji. Pamiętam jak dziś, że jadłam wtedy kolację i usłyszałam tę reklamę, pomyślałam sobie, nawet powiedziałam to głośno „Jezu jaki fajny projekt, jakbym straciła pracę, to na pewno bym z niego skorzystała”.

Rzeczywiście te kropki mi się później połączyły, przypomniałam sobie o tej reklamie, no i już wiedziałam, co mam dalej robić. Zadzwoniłam do organizacji, która zajmowała się koordynacją tego projektu, znowu los chciał, chociaż wierzę, że to nie był przypadek, że brakowało im jeszcze jednej osoby do zamknięcia grupy. Na miejscu spotkałam się z doradcą zawodowym, psychologiem, który oceniał potencjał osób do otworzenia własnej działalności. Tam też dostałam potwierdzenie, że się nadaję. Wtedy byłam już przekonana, że to jest dobry kierunek i poszłam tą drogą, kroczę nią do dziś.

A powiedz, przejście z etatu do własnej firmy to jest mnóstwo różnych rzeczy, które trzeba sobie poukładać w głowie. Na etacie człowiek ma nad sobą jakiegoś szefa, ma jakąś strukturę, w którą jest wpasowany i tak naprawdę dostaje zadania do wykonania, a bycie przedsiębiorcą to jest wejście na zupełnie otwartą arenę, na której możesz robić właściwie wszystko. Co dla ciebie było najtrudniejsze w tym przejściu, co sprawiło ci najwięcej kłopotów i co najbardziej cię zaskoczyło, z czym musiałaś się zmierzyć i co trudno ci było pokochać?

Myślę, że największym zaskoczeniem były dla mnie koszty prowadzenia własnej działalności. Podeszłam sobie do tego tematu bardzo hurraoptymistycznie i stwierdziłam, że byłam wykorzystywana w poprzedniej pracy. Przeliczyłam, że zrobię takie dwie rekrutacje w miesiącu i właściwie zarobię więcej, niż zarabiałam na etacie. Ale jak sobie wrzuciłam to wszystko w Excela i dodałam nawet najdrobniejsze koszty typu opłata za internet, papier do drukarki, takie drobiazgi, na które nie zwracałam uwagi, to nagle po zsumowaniu to wyszły jakieś tysiące złotych i szybko okazało się, że te dwie rekrutacje nie wystarczą.

Dosyć szybko zrozumiałam, że nie jestem w stanie tego wszystkiego robić sama, bo pozyskuję klientów, później muszę zrealizować zamówienia, wystawić fakturę, posprzątać biuro, odebrać telefony, które też w międzyczasie dzwonią, zadbać o marketing, więc też do tego kosztorysu musiałam dodać koszt pierwszych pracowników. Więc to było takie największe zaskoczenie.

Będąc na etacie, wielu ludzi jest przyzwyczajonych do tego, że jednak w tej firmie to wszystko już jest – że to biuro stoi, że jest ta drukarka, a jak nie działa – to jest dział IT, który to naprawi. Jeśli jeździsz samochodem służbowym, to masz kartę paliwową i nie zastanawiasz się tak naprawdę, ile to wszystko kosztuje. No a jak już jesteś na swoim, to zastanowisz się dwa razy czy może lepiej zainstalować gaz w samochodzie. No i nie masz działu księgowego, który za ciebie wystawi fakturę, bądź działu IT, który naprawi drukarkę, kiedy nie działa – samemu trzeba wszystko załatwić, więc to na pewno było wyzwanie.

Prowadząc własny biznes — sam odpowiadasz za wszystko Click To Tweet

To, że ty sam jesteś sobie panem to z jednej strony duży plus, bo jest ta niezależność, ale też bardzo duża odpowiedzialność. Nie masz z góry narzuconych targetów, nie ma kogoś, kto cię z nich rozliczy, kto ci powie „do piątku musisz zrobić prezentację”, tylko sam musisz sobie cele wyznaczać i je realizować. Jeżeli ich nie zrealizujesz, to rozgrzeszasz się tylko przed samym sobą, nie będzie kogoś, kto będzie cię mobilizował.

Mówisz o tym w taki sposób, jakby to było całkiem niedawno i to było całkiem niedawno, bo 7 lat to nie jest jakaś bardzo odległa przeszłość, ale po tych paru latach prowadzenia firmy, ostatnio zdobyłaś bardzo prestiżową nagrodę publiczności w konkursie Bizneswoman Roku. Powiedz, jak to się robi, czy gdyby ktoś chciał tak jak ty zacząć od zera i osiągnąć taki bardzo wymierny dowód tego, że mu się udało, że zrobił coś dobrego, co pomaga ludziom? Jaki jest najważniejszy element, na czym warto się najbardziej skupić w budowaniu własnej firmy, żeby do takiego stanu dojść?

Według mnie sukces determinuje wyznaczanie sobie celów i dążenie z uporem maniaka do ich realizacji. Ja rzeczywiście planuję swoje życie nie tylko zawodowe, ale i prywatne od wielu lat. Robię to w odstępach sześciomiesięcznych. Spisuję sobie dokładnie — co chcę przez te pół roku osiągnąć i to są cele bardzo mierzalne — czyli na przykład określony obrót, określona marża, określona liczba klientów i po prostu nie spocznę, dopóki tego nie zrealizuję. Dzięki temu, że sobie wyznaczymy takie cele i je spiszemy, będziemy wiedzieli, do czego dążymy i też te duże cele warto rozbić na mniejsze kroki.

Cel jakiegoś obrotu jest oczywiście bardzo ambitny i ogólny, ale można prostymi krokami do niego dojść, na przykład rozbić ten cel na poszczególnych pracowników albo klientów, czy na usługi, które świadczymy. Jak to podzielimy na takie mniejsze porcje, to tak naprawdę to wielkie coś, do czego dążymy, okazuje się bardzo prostym zadaniem, a my codziennie przychodząc do pracy, wiemy co mamy robić i to po prostu skutkuje. Myślę, że to wyznaczanie celów i niepoddawanie się są istotne, bo jest nasza codzienność, są jakieś nieprzewidziane sytuacje, są gorsze dni, są lepsze dni. Kiedy są gorsze dni, miejmy zawsze ten cel z tyłu głowy i do niego dążmy i nie poddawajmy się w drodze do jego realizacji.

Wyznaczanie celów jest istotne, bo wiesz do czego dążysz Click To Tweet
Myślę, że to, co mówisz do tego stopnia, jest przykładem takiego bardzo przedsiębiorczego myślenia, że wręcz trudno uwierzyć, że parę lat temu pracowałaś na etacie. Powiedz, gdzie się nauczyłaś takiego podejścia czy to wyniosłaś z domu, czy wpojono ci to na tych kursach, które przechodziłaś, a może zawsze to miałaś, tylko się to nie ujawniało?

Też się kiedyś nad tym zastanawiałam. Nie jestem pewna – skąd u mnie jest takie podejście, bo tak jak wspominałam, nie mam żadnej historii przedsiębiorczości w rodzinie. Mój tata pływał, moja mama w ogóle nie pracowała dla odmiany, więc nie mam takich wzorców. Odkąd pamiętam, wyznaczałam sobie cele. Oczywiście te cele na początku były bardzo małe, najpierw marzyłam o jakimś telefonie komórkowym albo aparacie cyfrowym, albo o tym, żeby dostać piątkę z angielskiego, ale odkąd pamiętam, może wcześniej tego nie robiłam w takiej usystematyzowanej formie, że sobie to spisywałam, ale zawsze bardzo dużo marzyłam.

W blokowisku, w którym się wychowałam, był taki wielki kamień – taka ozdoba naszego osiedla. Pamiętam jak dziś, że bardzo często na nim leżałam i myślałam o tym, jak będzie wyglądała moja przyszłość. Myślę, że to właśnie taka otwartość na marzenia, które nie były tylko pobożnymi życzeniami, tylko takimi marzeniami, które rzeczywiście chciałam zrealizować, przyczyniła się do tego, że do tej pory tak funkcjonuję, bo widzę, że to po prostu działa. Tylko właśnie warto rozróżnić takie pobożne życzenia od rzeczywistych celów, bo mam swoim otoczeniu dużo osób, które mówią, że chciałaby być bogate, chciałaby osiągnąć sukces, chciałyby mieć swoją firmę, ale to jest tylko takie rzucenie, że fajnie by było, ale nie ma w tym determinacji. A co więcej, nie ma rzeczywiście planu na to, jak chcą to zrealizować, więc wydaje mi się, że kluczowe jest, aby to określić.

Przejdźmy zatem do tematu głównego, czyli tego, jak znaleźć dobrych pracowników do naszej firmy. Chciałbym cię zapytać o to, ilu trzeba kandydatów przesłuchać, z iloma kandydatami się spotkać, albo ile CV przejrzeć, żeby znaleźć dobrego pracownika? Wiem, że oczywiście odpowiedź podstawowa brzmi: „to zależy”. Ale czy jest jakaś taka średnia, która osobie, która nigdy w życiu nie zatrudniała pracownika, pozwoli się zorientować, jaka to jest praca do wykonania, ile tych kandydatur trzeba odsiać, żeby znaleźć jednego dobrego człowieka.

Zazwyczaj im więcej tych kandydatur, tym większe jest prawdopodobieństwo, że trafimy na odpowiednią osobę, ale to wynika po prostu z rachunku prawdopodobieństwa. Ja zawsze polecam moim klientom, żeby tych metod dotarcia do kandydatów było jak najwięcej, czyli żeby się nie skupiali tylko na tym, że dadzą jedno ogłoszenie i narzekają, że nikt odpowiedni się nie zgłosił. Nawet jeżeli jest jedno ogłoszenie, to dajemy je na wielu różnych portalach i żeby też nie ograniczać się tylko do ogłoszeń. Warto użyć poczty pantoflowej, czyli opowiedzieć znajomym, że kogoś szukamy, wrzucić nawet taką informację na naszego LinkedIna czy Facebooka. Można też szukać na portalach dla profesjonalistów. Im więcej tych źródeł dotarcia będzie, tym większa szansa.

Jeżeli chodzi o ilości, to mam taką zasadę, że z tych wszystkich CV, które wpłyną do nas właśnie z ogłoszeń bądź innych źródeł, to zazwyczaj tylko 5 do 10% są to aplikacje warte uwagi. Niestety bardzo dużo osób robi tak zwane „kopiuj — wklej”, czyli nawet nie do końca czyta ofertę pracy i wysyłają to samo CV, w ogóle nie zastanawiając się, czy ta praca jest odpowiednia dla nich. Zdarza się, że szukamy dyrektora finansowego, a aplikuje kelnerka i to jest niestety standard.

Jeżeli dostaniemy sto CV, to zazwyczaj 5 do 10 będzie w miarę OK. Potem już podczas pierwszych rozmów telefonicznych okaże się, że osoba, do której dzwonimy, prawdopodobnie w ogóle nie pamięta, że do nas aplikowała albo już nie jest zainteresowana pracą, albo siostra za nią wysłała, więc z tych powiedzmy 10, przy dobrych wiatrach zostanie 5 takich, z którymi możemy się spotkać na rozmowę. Na tę rozmowę zapewne przynajmniej jedna osoba nie dotrze, więc zostają 2-3 które warto rozważyć i szczerze mówiąc, to jest nawet całkiem dobry wynik. My jako profesjonalna agencja prezentujemy zazwyczaj klientom dwie lub trzy takie osoby, które możemy zarekomendować, ale podejrzewam, że przy mniejszych firmach, które nie mają aż takich zaawansowanych narzędzi wyszukiwania kandydatów, to może być jedna osoba, a czasami może się zdarzyć, że przy pierwszej turze rekrutacji nie znajdziemy tej jednej osoby i trzeba cały proces ponawiać.

Powiedziałaś o takiej ścieżce: najpierw rozpuszczamy wici, zamieszczamy ogłoszenia, pytamy ludzi i tak dalej, informujemy, że potrzebujemy kogoś na jakieś stanowisko, potem spływają do nas CV, przeglądamy te CV, później kontaktujemy się telefonicznie z wybranymi kandydatami, a następnie się z nimi spotykamy. Czy to jest taka optymalna ścieżka, czy coś tutaj jeszcze trzeba dodać, żeby uprawdopodobnić szansę na to, że wyłowimy najlepszą osobę?

Pominęliśmy pierwszy najważniejszy według mnie krok, czyli planowanie, bo mimo że nam się wydaje, że kogoś potrzebujemy, to często trudno nam określić kogo, zwłaszcza jeżeli jesteśmy początkującymi przedsiębiorcami, chociaż zdarza się to i wielkim korporacjom. Firma wie, że kogoś potrzebuje, ale nie wie, jak to stanowisko nazwać, nie wie, czy w ogóle są takie osoby na rynku, ile one mogą zarabiać, więc bardzo fajnym pomysłem jest wypisanie sobie tego na kartce. I to właśnie będzie prezent dla twoich słuchaczy, przygotuję wam taki brief, który zazwyczaj wypełniamy z naszymi klientami, a który krok po kroku takimi prostymi pytaniami pomaga nam dojść do tego, kogo my naprawdę szukamy, co my mu możemy zaoferować, jakie mamy oczekiwania co do takiej osoby. To jest naprawdę kluczowe, bo jak nie wiemy, kogo szukamy, no to go nie znajdziemy.

Jeśli sam nie wiesz, jakiego pracownika szukasz, to go nie znajdziesz Click To Tweet

Więc to jest najważniejsze, a później te wszystkie kroki, o których wspomniałeś i na końcu jeszcze po spotkaniu osobistym dodałabym sprawdzenie referencji – to jest ważne, bo niestety musimy mieć świadomość, że wiele osób ma dobre umiejętności sprzedażowe i dotyczą one także sprzedaży własnej osoby na rozmowie kwalifikacyjnej. A kiedy zadzwonimy do poprzedniego pracodawcy, może się okazać, że osoba wcale nie jest taka, jak się przedstawia. Mi zdarzyła się kilkakrotnie taka sytuacja, że ktoś wydawał się OK, testy rozwiązał i tak dalej, a później okazywało się, że w poprzedniej firmie zrobił taki bałagan, że nie warto takiej osoby zatrudnić.

Oczywiście bierzmy poprawkę na te referencje. Bo może być tak, że ktoś odchodzi z pracy, szef jest na niego zły i robi pod górkę byłemu pracownikowi, tylko dlatego, że ma do niego jakąś urazę. Więc nie skupiamy się tylko na jednym źródle, warto przynajmniej te dwa, trzy ostatnie miejsca pracy sprawdzić. Wystarczy znaleźć w internecie kontakt do tej firmy, poprosić o połączenie z działem HR albo porozmawiać z tym, kto odbierze, powiedzieć, że dzwonimy, żeby potwierdzić zatrudnienie takiej osoby i zapytać wprost, czy to jest osoba, którą ponownie by pan zatrudnił. Jakie są plusy i minusy tej osoby, czy był pan zadowolony z jej pracy. Zwłaszcza w Polsce jest taka tendencja, że ludzie są szczerzy w tym zakresie, no bo wiadomo, nikt nie chce ręczyć za kogoś, pod kim nie może się podpisać i w drugą stronę chcemy raczej pomagać sobie, więc większości przypadków to będzie szczera odpowiedź. Ale na wszelki wypadek korzystajmy nie tylko z jednego źródła, tylko przynajmniej dwóch, trzech.

Wspomniałaś o rozwiązywaniu testów podczas rekrutacji. Czy to są standardowe testy rekrutacyjne, czy dedykowane pod konkretne stanowisko?

My jako firma używamy testów behawioralnych, są to dość skomplikowane i dość drogie narzędzia, więc ja nie rekomenduję ich dla początkujących przedsiębiorców, ale każdy z nas może zrobić prosty test sprawdzający umiejętności osoby potrzebne na tym stanowisku, na które szukamy pracownika. Czyli jeżeli szukamy na przykład osoby na recepcję, to możemy dać jej do przetłumaczenia jakiś krótki tekst, żeby sprawdzić, czy ona zna angielski, albo jeżeli wymagamy znajomości Excela, to możemy poprosić o zrobienie jakiejś tabeli przestawnej w Excelu, jeżeli jest to marketingowiec, to pewnie warto, żeby potrafiła robić prezentacje, więc jako jeden z elementów rekrutacji możemy ją poprosić o zrobienie prezentacji o sobie i zaprezentowanie jej na spotkaniu.

To są bardzo fajne, takie praktyczne narzędzia, które pomogą nam w ocenieniu osoby, a nie pokazaniu jej, jaka ona jest w teorii, bo każdy o sobie mówi, że jest wspaniały, a później praktyka pokazuje co innego. Warto dać takie zadania z życia wzięte. Kiedy układamy pytania, bo warto przed tą rozmową kwalifikacyjną wypisać pytania, jakie chcemy zadać, to warto też tam zawrzeć takie pytania sytuacyjne typu „wyobraź sobie, że zepsuła ci się drukarka – co robisz?”. I wtedy mam od razu odpowiedź, czy ta osoba jest samodzielna, że sama najpierw pokombinuje albo pogoogluje, albo mówi, że przyszłabym do pana, może pan by się tym zajął. Tak naprawdę prostymi pytaniami z życia wziętymi możemy zobaczyć, jaki jest stosunek takiej osoby, jej kreatywność i podejście do pracy.

Wiem od ludzi znajomych i osób, które piszą do mnie e-maile, że problemem dla wielu przedsiębiorców są pracownicy bierni. Pracownicy, którzy wykonają, to co im się powie od A do C, ale nie pomyślą, że możnaby zrobić D i efekt byłby dużo lepszy. Jak, podczas rekrutacji, wyłowić osoby, które mają taką postawę właśnie proaktywną, które myślą i widzą trochę szerzej niż tylko to własne biurko.

W większości przypadków, zwłaszcza jeżeli jesteśmy na początku drogi biznesowej, nie mamy pewnie funduszy na to, żeby zatrudniać nie wiadomo jakich specjalistów, więc często skupiamy się na osobach z mniejszym doświadczeniem lub w ogóle bez takiego doświadczenia. Te osoby po prostu musimy takiego podejścia nauczyć – nauczyć pozwalając popełniać błędy i dając przestrzeń, mówiąc: „nie przejmuj się, jeżeli coś nie wyjdzie, jest OK, bardzo cenię to, kiedy sam najpierw szukasz rozwiązań, a dopiero, jeżeli nie możesz ich znaleźć, to przyjdź do mnie”.

U mnie przynajmniej to zawsze procentowało, bo jeżeli damy pracownikom taką przestrzeń na nauczenie się, na ryzyko i ich decyzje, to oni chętnie to robią, a jeżeli nie, to nie wiedzą, czy mogą, bo ty jesteś szefem, może będziesz zły, jeżeli oni coś zrobią nie tak. I druga taka wskazówka znowu od strony przedsiębiorców, to warto mieć z tyłu głowy, że te osoby nigdy nie będą tak przedsiębiorcze, jak my, no bo wtedy byliby właścicielami własnych firm, więc też musimy troszkę z większą dozą wyrozumiałości do pracowników na początku ich kariery zawodowej podejść.

Zatrudniając osobę bez doświadczenia, daj jej czas i pomóż stawiać pierwsze kroki Click To Tweet

Aby to sprawdzić podczas rozmowy kwalifikacyjnej, to skupiłabym się na takich pytaniach sytuacyjnych, czyli takie przykładowe jak z tą drukarką, bądź jakiekolwiek inne, które wymagałoby kreatywności w naszej firmie. Bardzo często zadaję takie pytanie, które bardzo sprawdza poziom zaangażowania osoby. Bardzo typowe dla naszej branży jest to, że zamówienia przychodzą czasami na ostatnią chwilę i są na tak zwane „wczoraj” i bardzo zależy mi na tym, żeby zostały wykonane jak najszybciej, więc zadaję takie pytanie z życia wzięte: „pracujesz do piątej i dostajesz zamówienie o 16:30 dla 10 pracowników, a jesteś umówiona z chłopakiem do kina, to co byś zrobiła w takiej sytuacji?”

Większość osób podjęłaby się zadania, ale nie każdy, więc można odsiać osoby mało zaangażowane, mamy więc takie dwie pieczenie upieczone na jednym ogniu, bo też ta osoba się w jakiś sposób zobowiązuje do tego, że jeżeli taka sytuacja później w rzeczywistości nastąpi, to w taki sposób się zachowa, myślę, że oczekiwany przez każdego przedsiębiorcę.

Dobre, dobre! A czy to małe zaangażowanie polskich pracowników nie wynika twoim zdaniem z takiej sytuacji, o której napisał mi jeden ze słuchaczy, cytuję: „żyjemy w postkomunistycznych kołchozie, w którym mamy ludzi bez pomysłu na siebie, bez samodyscypliny, pragnień zarabiania uczciwych pieniędzy, bez charakteru i z gilem w nosie, który wieku 30 lat nadal podciera mama, mimo że mają 3 fakultety i 5 certyfikatów z angielskiego”. Może my po prostu mamy ten bagaż dziejowy, jaki mamy i dlatego tak niewielu jest na rynku z punktu widzenia przedsiębiorców wartościowych aktywnych pracowników?

Tak, rzeczywiście tak jest, że te osoby bardzo zaangażowane i wybijające się są w mniejszości, ale nie wiem, czy to jest kwestia naszych czasów, czy tak po prostu jest, że w jakiejś tam puli osób, które u nas pracują, to są jakieś perełki, które są takimi gwiazdami, które rzeczywiście wybijają się ponad inne, ale rzeczywiście widzę trochę taką tendencję, może różnicę między osobami, które pracują już od wielu lat z dużym bagażem doświadczeń, a takimi młodymi stażystami, którzy czasami do mnie przychodzą, rzeczywiście to zaangażowanie i szacunek dla pracy jest dużo większe jednak u tego dojrzałego pokolenia.

Zwykle jest tak i wspomniałaś już o tym, zahaczyłaś o ten temat, że mała firma ma dość ograniczony budżet i nie jest w stanie zapłacić pracownikowi, takiemu, jaki jej się marzy, pracownikowi, który ma doświadczenie, ma kompetencje, kwalifikacje, kontakty i tak dalej. Co może zrobić mała firma, żeby ściągnąć z rynku naprawdę topowych ludzi, czy to w ogóle jest możliwe twoim zdaniem?

Jest możliwe. Ja na początku, jak zaczynacie, w ogóle nie wchodziłabym w temat pracowników etatowych. Jeżeli nie jesteście jeszcze tak rozrośnięte firmą, że musicie tych pracowników mieć bardzo dużo i bardzo doświadczonych, to ja bym zaczynała od stażystów, bądź praktykantów. Każdy student praktycznie musi mieć zrobione praktyki zawodowe, więc na uczelniach można znaleźć osoby, które bezpłatnie wykonają jakąś pracę u ciebie, a często się okazuje, że takie osoby są właśnie takimi perełkami, które później możemy ukształtować według naszych standardów i zostaną już u nas w firmie. Z tym że praktyki są najczęściej dosyć krótkie, bo są to praktyki albo wakacyjne typu miesiąc, dwa, bądź kilkaset godzin.

Takim rozwiązaniem pośrednim między pracownikiem etatowym a praktykantem jest stażysta. To jest płatny staż i możemy wesprzeć się instytucjami, które takie staże sponsorują, są Urzędy Pracy lub uczelnie, które wygrywają projekty unijne na ten cel, które swoim studentom zapewniają takie płatne staże i to jest super pomysł, bo taki stażysta dostaje z urzędu bądź ze szkoły wynagrodzenie w wysokości około tysiąca do 1500 zł, a my nie ponosimy tych kosztów. Takie staże trwają zazwyczaj około 3 miesięcy, ale to jest idealny czas taki okres próbny, podczas którego ta osoba przychodzi do pracy, ale jeszcze się uczy, my ją w jakiś sposób kształtujemy i pokazujemy jej branżę, pokazujemy jej to, jak chcielibyśmy, żeby ona pracowała. Możemy ją pobudzić do tego, żeby próbowała najpierw sama szukać rozwiązań. I po takim okresie mamy już pracownika, którego możemy zatrudnić.

Musimy pamiętać, że niestety żyjemy w kraju, w którym koszty wynagrodzeń są bardzo wysokie. To, że pracownik dostaje 2000 złotych na rękę, to niestety nie jest nasz jedyny koszt, tylko musimy jeszcze do tego doliczyć podatki i ZUS-y, czyli robi się z tego prawie dwukrotnie większa kwota. No i to jest na pewno bardzo duże obciążenie, zwłaszcza na początku to może się zupełnie nie kalkulować, bo ta osoba po prostu na siebie nie zarobi, więc warto szukać takich rozwiązań pośrednich.

Mówiłaś o praktykantach, o stażystach, ale czy to znaczy, że mała firma nie powinna w ogóle liczyć na to, że uda jej się zatrudnić jakiegoś takiego asa, człowieka naprawdę z doświadczeniem, z wysokiej półki, bo to są koszty, które przekraczają jej możliwości? Czy mała firma ma jakiekolwiek argumenty, żeby wyrwać takiego pracownika na przykład z korporacji?

No pewnie, że tak. Znam bardzo dużo przykładów takich kandydatów, którzy nie odnajdują się w korporacji, czują się wypaleni, a w małej firmie mamy realny wpływ na zmiany w niej zachodzące, uczestniczymy w jej rozwoju, patrzymy, jak zatrudnia kolejnych pracowników, zdobywa kolejne rynki i czujemy, że przynajmniej w części jest to nasza zasługa. W korporacji najczęściej jesteśmy tylko nazwiskiem na liście płac, nasz wpływ na decyzje, na zmiany jest dużo, dużo mniejszy, więc jest sporo osób, które są zmęczone korporacjami, nie czują się tam doceniane, czują się wypalone i ja często dostaję takie zapytania wprost, że ktoś chce zmienić pracę, byle nie w korporacji, więc to jest na pewno pole do popisu dla mniejszych firm.

Pracując w małej firmie ma się realny wpływ na jej rozwój Click To Tweet

Fajnie byłoby znaleźć w swojej firmie, coś, co nas wyróżni na tym rynku pracy, tak żeby pokazać swoje wartości, sposób działania, innowacyjność, tak żeby w jakiś sposób zachęcić też osoby do aplikowania do naszej firmy. Wiadomo, że na początku to biuro nie jest jakieś super reprezentacyjne, a jeżeli ta osoba będzie jedynym pracownikiem na początku, to może budzić pewien niepokój, czy my na pewno będziemy wypłacalni, jaka będzie przyszłość tej osoby, ale jeżeli sprzedamy jej fajną wizję, ciekawe wartości, jakąś misję, dla której działamy, nasze plany, jak firma będzie wyglądała za parę lat, wielu fachowców może w to uwierzyć i zatrudnić się w takiej w małej firmie.

W małej firmie często potrzebujemy człowieka od wszystkiego. Na początku jest sam właściciel, który, tak jak sama mówiłaś, ogarnia sto tysięcy różnych spraw, ale w pewnym momencie czuje, że doba ma tylko 24 godziny, a on musi też czasami się chwilę przespać, więc potrzebna mu dodatkowa para rąk, czyli szuka poniekąd swojego klona, szuka kogoś, komu powierzy w pierwszym rzędzie pewnie te zadania, które najmniej lubi, szuka człowieka od wszystkiego. Z drugiej strony, jak się czyta rady specjalistów od zatrudniania, to oni mówią: zatrudniaj na konkretne stanowisko, stwórz profil, stwórz opis, zastanów się, kogo potrzebujesz, jakie on powinien mieć umiejętności, kwalifikacje, cechy charakteru i znajdź osobę, która pasuje do tego opisu. Więc co byś doradziła komuś, kto zatrudnia właśnie swojego pierwszego czy drugiego pracownika, czy raczej taki człowiek od wszystkiego, czy raczej specjalista, który ogarnie być może wąską działkę w firmie, ale ogarnie ją naprawdę dobrze?

Ja zaczęłabym od osoby od wszystkiego, a taka osoba nazywa się po prostu asystentem. Czyli w ogłoszeniu możemy oczywiście wymienić te wszystkie rzeczy, w których osoba może nam asystować, czyli nas wspierać, i dodać w ogłoszeniu taki zapis: „i inne zlecane na bieżąco”. Wtedy taka osoba nie będzie miała pretensji, że prosimy ją czasami o zrobienie czegoś innego, typu wystawienie faktury, chociaż nie jest księgową. Dzięki temu i ta osoba będzie miała możliwość poznania różnych specjalizacji w firmie i z czasem, jak zobaczymy, że to osoba przejawia predyspozycje w którymś kierunku, czyli na przykład super jej wychodzi robienie zestawień i analiz w Excelu, a na przykład nie do końca się czuje w kontakcie z klientem, albo w drugą stronę, właśnie klienci ją kochają, a my na przykład jako właściciele nie do końca lubimy kontakt z nimi bezpośredni, to już wiemy, że ta osoba super sobie radzi w tym obszarze i możemy z pozycji asystenta awansować ją na przykład na młodszego specjalistę do spraw administracji, obsługi klienta, sprzedaży, w czymkolwiek ta osoba będzie dobrze się czuła.

Myślę, że to jest bardzo fajna ścieżka kariery, bo ta osoba widzi, że może się rozwijać w ramach organizacji. Możemy też za jakiś czas wysłać ją na przykład na jakieś szkolenie z obszaru, w którym dobrze się czuje i to nam na pewno zwiąże tę osobę z nami na dłużej, bo pracownicy też doceniają to, że daliśmy im w ogóle szansę, mimo że nie mieli może jakiegoś wielkiego doświadczenia, że uwierzyliśmy w nich, że inwestujemy w ich rozwój i widzimy tą przyszłość przed nimi, czyli mówimy, że fajnie to robisz i widzę cię docelowo na stanowisko na przykład kierownika takiego działu, że będziesz też mógł mieć swój zespół. Według mnie to jest super rozwiązanie.

Taką pułapką przy zatrudnianiu bywa też czasem osobowość przedsiębiorcy. Ludzie, którzy mają dobrą opinię generalnie o świecie i o innych ludziach, ufają im, wierzą w ich dobre intencje, mają tendencje czasami do tego, żeby te swoje projekcje, czy dobre zdanie o innych przenosić też na kandydatów do pracy. I w tym momencie, kiedy mam wybrać powiedzmy z 20 osób, które się do mnie zgłosiły, każda z nich wydaje mi się atrakcyjna, ja w dużej części tych osób widzę jakieś zalety, czuję, że w zasadzie każdy się nadaje, a przecież tak jak sama na początku powiedziałaś, bardzo niewielki odsetek de facto spełnia te nasze prawdziwe oczekiwania. Jak ja mogę jako przedsiębiorca i pracodawca szukający swojego pierwszego, drugiego, trzeciego pracownika, upewnić się, że to moje optymistyczne, być może zbyt naiwne patrzenie na świat nie spowoduje, że zatrudnię kogoś, kto być może zrobi na mnie dobre wrażenie, ale tak naprawdę dobrym pracownikiem nie będzie.

Dobrym pomysłem w takiej sytuacji jest wsparcie się w tej rekrutacji osobą obiektywną. Jeżeli zatrudniamy już kogoś w naszej firmie, to polecam, żeby ten pierwszy etap rekrutacji przeprowadziła taka osoba, która już nas zna w jakiś sposób i do spotkania z nami zarekomendowała tylko kilka osób, które według niej są OK. Wtedy my już możemy wybierać sercem, czyli czy jest chemia między nami, czy czujemy, że ta osoba jest w porządku.

Jeżeli nie mamy jeszcze żadnego pracownika, to możemy spokojnie zaangażować do tego przyjaciela bądź kogoś z rodziny. Nie ma w tym nic złego, ta osoba może po prostu się przedstawić z imienia i nazwiska, bądź możesz ją przedstawić jako swojego doradcę albo wspólnika. Ta osoba obiektywnie spojrzy, ty możesz się z nią podzielić swoimi spostrzeżeniami, co ci się podobało, a co nie, ona swoimi i możecie to porównać, czy rzeczywiście widzicie te same rzeczy, bo zazwyczaj jest tak, że jeżeli ty masz jakąś wątpliwość i ta osoba ma jakąś wątpliwość, to najprawdopodobniej jest to jakiś obszar ryzyka.

Myślę, że takie świeże spojrzenie obiektywnej osoby z boku, która nie jest emocjonalnie związana z firmą, no bo musimy pamiętać, że my traktujemy tę firmę, jako takie nasze dziecko, więc mimo wszystko częściej osoby rekrutujące są negatywnie nastawione do kandydatów i myślę, że z większą taką podejrzliwością do nich podchodzę, niż właśnie w drugą stronę, że wszystkich by zatrudnili i że tak z sercem na dłoni wychodzą do tych kandydatów. Ale rzeczywiście mogą być osoby, które mają takie optymistyczne, pozytywne podejście do ludzi i w takim wypadku na pewno warto poprosić o pomoc osobę niezależną.

Widzę w całym tym procesie zatrudniania, taki dylemat: ten pracodawca chciałby równocześnie zjeść ciastko i mieć ciastko, dlatego że z jednej strony chcielibyśmy mieć pracowników, którzy są bardzo aktywni, przedsiębiorczy, zauważają, co by się przydało, sami wychodzą poza to swoje biurko i starają się zrobić coś więcej dla dobra firmy. Z drugiej strony jest też taka obawa, że taki pracownik rzeczywiście może zobaczyć, jak moja firma działa, zorientować się „ojej, ja tu pracuje za takie pieniądze, a mógłbym zarabiać trzy razy tyle jako właściciel, więc tak naprawdę pracuję na kogoś, a nie na siebie”. I ta osoba może z tym całym know-how, z tą całą wiedzą, którą u mnie zgromadziła, a być może nawet z niektórymi klientami odejść i założyć mi konkurencję. Czy na etapie rekrutacji mogę w jakiś sposób wyłapać ludzi, którzy mają taki plan, że mają takie inklinacje do tego, żeby po pewnym okresie stać się właśnie moją konkurencją?

Taka sytuacja zdarza się mimo wszystko dosyć rzadko, bo każdy z nas wie, ile energii, łez i potu kosztuje własna firma, więc mimo wszystko wydaje mi się, że nawet jeżeli ktoś od nas odejdzie i skradnie nam ten know-how, to szanse na to, że prześcignie naszą firmę w swojej działalności, są bardzo małe, ale można jak najbardziej się przed tym ustrzec. Przede wszystkim warto na rozmowie kwalifikacyjnej zapytać o plany na przyszłość, zadać takie klasyczne pytanie rekrutacyjne: „gdzie pani siebie widzi za 5 lat?”. Jeżeli ta osoba odpowie, że właśnie myśli o swojej firmie, no to już taka lampka ostrzegawcza powinna nam się zapalić, że jeżeli myśli o własnej firmie, to być może założy firmę w naszej branży, a tutaj przychodzi tylko po to, żeby zdobyć doświadczenie.

A drugą taką rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, to jest doświadczenie w CV, czyli to ile ta osoba pracowała w danym miejscu pracy. Jeżeli mamy do czynienia z osobą, która pół roku pracowała w jednej firmie, trzy miesiące w kolejnej to mamy do czynienia z tak zwanym skoczkiem, czyli osobą, która nie do końca potrafi zagrzać miejsce w jednej firmie, więc szuka czegoś, ma cały czas ten głód, niedosyt czegoś innego. Takie osoby często docelowo dążą do właśnie działania na własny rachunek, bo po prostu nie potrafią znaleźć na etacie, tego, czego szukają.

Zatrudnianie pierwszego pracownika to jest ogromny stres, zwalnianie jest chyba większym stresem, ale zatrudnianie też, dlatego że nagle w pewnym momencie zdajemy sobie sprawę z tego, że nie wiemy bardzo wielu rzeczy jako przedsiębiorcy, no i przyszli pracodawcy. Ja nie wiem, czy ta osoba sprawdzi się w pracy, czy nie, ja nie wiem, czy będzie mnie w dłuższej perspektywie stać na pensję dla tej osoby, nie wiem, czy ta osoba mnie nie oszuka, nie wiem, czy będę umiał być dobrym szefem, bo to też jest przecież coś zupełnie innego niż prowadzenie jednoosobowej firmy. Co byś poradziła osobie, która jest w takiej sytuacji, jest przed zatrudnieniem swojego pierwszego pracownika, jak można ten stres zminimalizować, co zrobić, żeby upewnić się w tej swojej nowej roli jako pracodawcy?

Myślę, że ważne jest właśnie zaplanowanie tego, kogo szukamy, czyli po prostu rozpisanie sobie na kartce tego, czego oczekujemy od takiej osoby. Bardzo ważnym elementem jest określenie tego, co my możemy pracownikowi dać. Po pierwsze mam na myśli aspekty finansowe, wrzućmy sobie koszt wynagrodzenia, jakąś taką kwotę, którą chcielibyśmy zapłacić pracownikowi, na początku to pewnie będą jakieś mniejsze sumy, ale powiedzmy, że chcemy takiej recepcjonistce zapłacić 2000 zł, do kalkulatora dostępnego w internecie i sprawdźmy, ile to rzeczywiście będzie nas kosztować i zaplanujmy też taki margines przynajmniej trzech miesięcy, czy rzeczywiście w tym budżecie firmy, taka kwota się znajdzie. Więc zróbmy sobie taką rezerwę.

Oprócz weryfikacji kandydata pomyśl co ty, jako pracodawca, możesz zaoferować pracownikom Click To Tweet

Po drugie, oprócz tych aspektów materialnych, pomyślmy też o wszystkim innym, co możemy takiej osobie zaoferować, co jest wyjątkowego w naszej firmie, czy oferujemy możliwości rozwoju, a być może my sami oferujemy, jakąś fajną usługę bądź produkt, które możemy zaoferować pracownikowi. Przykładowo produkujemy kosmetyki bądź mamy salon masażu i na przykład jako bonus możemy raz w miesiącu pracownikowi takie coś zaoferować. To na pewno jest wartość dodana, dodatkowy, atrakcyjny benefit dla pracownika, za którego nie musimy płacić większych pieniędzy.

Ważne są również takie rzeczy zupełnie pozabenefitowe i wynagrodzeniowe, czyli to w czym nasza firma jest inna, że osoba będzie miała na przykład możliwość budowania firmy od początku, uczestniczenia w kontaktach z prestiżowymi klientami, jeżeli w jakiej branży pracujemy. Każda firma ma w sobie coś wyjątkowego, tylko my często jako właściciele tracimy trochę dystans, do tego, co robimy, dla nas wydaje się to takie normalne, a często jest tak, że ktoś z boku spojrzy i powie: „ale fajne macie to” albo „macie biuro w superlokalizacji”, albo „fajnie skomunikowane, bo blisko jest autobus, tramwaj i pociąg”. Więc wszelkie takie rzeczy, które wydają nam się fajne na temat naszej firmy, warto sobie uświadomić przede wszystkim i zakomunikować już na etapie ogłoszenia o pracę.

Bardzo wiele bardzo cennych rad usłyszałem dzisiaj od ciebie. Natomiast gdybyś mogła dać jeszcze jedną taką wskazówkę, czy jest coś takiego, czego wiele firm nie robi przy rekrutacji, jakaś być może drobna rzecz, drobna poprawa, usprawnienie, którą kiedy się wdroży, kiedy się zmieni ten proces rekrutacji, to ona naprawdę znacząco podnosi jakość osób, które zatrudniamy. Jest coś takiego?

Według mnie taką rzeczą, o której bardzo wiele firm zapomina w procesie rekrutacji, to jest informacja zwrotna dla kandydatów. To wydaje się taki drobiazg, ale bardzo mało firm to robi. Podejrzewam, że to wynika z tego, że nam jest po prostu głupio komuś odmówić, czyli że musimy do kogoś zadzwonić, powiedzieć, że bardzo mi przykro, ale nie został pan przyjęty. Ale badania potwierdzają, że 92% kandydatów chce usłyszeć informację zwrotną, nawet jeżeli jest ona negatywna, a robi to bardzo niewielki odsetek firm i to w ramach takiego Candidate Experience, o którym jest ostatnio głośno.

Myślę, że jest to bardzo ważne, bo pamiętajmy, że po pierwsze ta osoba, która jest naszym kandydatem dzisiaj, później może być naszym klientem, być może, nawet jeżeli nie zatrudnimy jej teraz, nasza firma się rozrośnie i będziemy chcieli ją zatrudnić za jakiś czas. A kiedy nie udzielimy jej tej informacji zwrotnej, to ona może mieć już negatywne wspomnienia nasz temat i może nas obsmarować na jakiś forach internetowych. Więc to jest taki drobiazg, ale myślę, że jest oznaką dużego szacunku wobec kandydatów i warto o tym pamiętać.

Bardzo ci dziękuję!

Dziękuję.

A tu możesz zobaczyć powtórkę zapowiedzianego w podkaście live’a, w którym Natalia Bogdan odpowiadała na pytania słuchaczy MWF:

Słuchaj podcastu MWF w telefonie

Oceń podcast Mała Wielka Firma w iTunes


Nie masz sprzętu Apple? Nie szkodzi! Możesz zainstalować iTunes na Windows i dodać swoją recenzję.

Chcesz wiedzieć jako pierwszy o nowych odcinkach podcastu? Zapisz się »

Shares
Share This