Targi branżowe – dlaczego warto je odwiedzać? Jak się przygotować? Praktyczny poradnik

W tym wpisie przeczytasz

• Czy ty też popełniasz ten błąd?
• Prywatna lista wystawców
• Co konkretnie chcesz osiągnąć?
• Kto pyta, ten prowadzi rozmowę
• Odciski, zakwasy i świeży mózg
• 5 zasad udanego pobytu na targach
• Powrót do domu to jeszcze nie koniec

Uwielbiam targi. Głównie dlatego, że dzięki nim można osobiście poznać i nawiązać bezpośrednie relacje z kluczowymi osobami w branży. Targi dają też szansę obejrzenia „na żywo” produktów, a to zupełnie inne doświadczenie niż oglądanie zdjęć w internecie.

Jestem przekonany, że gdyby nie targi, moja firma nie byłaby dziś w tym miejscu, w którym jest.

Wiem, że zwłaszcza na początku takie wydarzenia mogą być dość przytłaczające. Dlatego podzielę się z Tobą radami, których mnie samemu brakowało na początku. Gdybym wtedy wiedział to, co wiem dzisiaj, spędziłbym czas na targach dużo bardziej efektywnie.

Wiele rzeczy, o których tu powiem, jest uniwersalnych. Możesz je stosować niezależnie od wielkości wydarzenia. Jednak najbardziej przydadzą ci się, gdy pojedziesz na duże targi, gdzie pokazuje się kilkuset albo kilka tysięcy wystawców.

Czy ty też popełniasz ten błąd?

Wydaje się, że nie ma nic prostszego niż wyjazd na targi. Znasz termin i lokalizację. Rejestrujesz się lub kupujesz bilet. W wyznaczonym dniu jedziesz na miejsce.

Chodzisz od stoiska do stoiska, oglądasz co ci się podoba, rozmawiasz z wystawcami, zbierasz katalogi. Jeżeli znajdziesz coś, co ci się spodoba – od razu możesz złożyć zamówienie. Jeżeli potrzebujesz więcej czasu, to po powrocie do domu na spokojnie przeglądasz oferty i kontaktujesz się z wybranymi dostawcami.

Ten scenariusz da się zrealizować pod warunkiem, że na targach prezentuje się nie więcej niż kilkadziesiąt firm. Gdy jest ich kilkaset – jest to już praktycznie niemożliwe. Dlaczego? Bo jeżeli nie masz konkretnego planu (i doświadczenia), to dajesz się wciągać w rozmowy na przypadkowych stoiskach, wszędzie zbierasz katalogi, a na koniec dnia masz w głowie jeden wielki chaos. Nie jesteś pewien z kim rozmawiałeś i o czym. Wszystko ci się miesza. Mózg masz przeładowany informacjami, a bagażnik samochodowy – makulaturą.

Mniej więcej tak to wyglądało, kiedy w 2008 r. pierwszy raz byłem na targach zabawek w Norymberdze. Biegałem z hali do hali, chcąc w ciągu kilku dni zobaczyć jak najwięcej. Gdy tylko zawiesiłem na czymś oko, obsługa zaczepiała mnie i zaczynała opowiadać o danym produkcie.

Wszystko było nowe, ciekawie, więc chętnie słuchałem… a czas uciekał. Starałem się go dogonić, więc przez kolejne alejki przechodziłem coraz szybciej. Tyle że tym sposobem wcale nie dało się zobaczyć więcej, bo mijane stoiska zlewały się w bezkształtną kolorową masę.

Jak to zrobić lepiej?

Prywatna lista wystawców

Po pierwsze warto zdać sobie sprawę, że targi nie zaczynają się wtedy, gdy wchodzisz do hali wypełnionej stoiskami. Najważniejsze jest to, co zrobisz wcześniej, czyli przygotowanie. A twoim podstawowym narzędziem – lista wystawców.

Zwykle taka lista pojawia się na stronie internetowej targów kilka tygodni przed wydarzeniem. Jeżeli dwa tygodnie przed terminem ciągle jej nie ma, skontaktuj się z organizatorami i poproś o przesłanie. Odmawiają? To znaczy, że prawdopodobnie nie mają się czym chwalić i wystawców jest mało. Co niekoniecznie znaczy, że twój wyjazd jest bezcelowy. Możliwe, że pojawi się tam jedna lub dwie firmy, na których najbardziej ci zależy i będzie okazja do spokojnej rozmowy.

Zdobyłeś listę wystawców? Super. Teraz przejrzyj ją starannie, firma po firmie. Wybierz tych, z którymi planujesz się spotkać i przyporządkuj do jednej z trzech grup:

• grupa A – firmy, które koniecznie trzeba odwiedzić:
  • obecni kluczowi dostawcy (jeżeli masz kurę znoszącą złote jajka, to warto o nią dbać);
  • dostawcy, z którymi chcesz poprawić relacje (jeżeli kura przestała znosić złote jajka, to nie od razu robisz z niej rosół, tylko próbujesz znaleźć sposób, żeby znów zaczęła);
  • najważniejsze firmy, z którymi chcesz nawiązać współpracę (nie chcesz przecież przegapić nowych złotodajnych kur).
• grupa B – firmy, które warto odwiedzić:
  • dostawcy oferujący konkurencyjny asortyment (warto znać różnice między ofertą twoich dostawców i konkurencji; może się okazać, że inni dostawcy rozwinęli się i są lepsi od twoich dotychczasowych kontrahentów);
  • dostawcy oferujący asortyment komplementarny wobec twojego (nie chodzi o skakanie z kwiatka na kwiatek, tylko o zapewnienie lepszej oferty twoim klientom, np. jeżeli sprzedajesz eleganckie koszule, to może warto mieć też w ofercie krawaty, muszki, poszetki albo spinki do mankietów).
• grupa C – firmy, które można odwiedzić, jeżeli wystarczy czasu, czyli wszystkie pozostałe, które cię interesują. Wybierz je świadomie – nie wrzucaj tam z automatu całej reszty.

W ten sposób stworzyłeś prywatną listę wystawców, podzieloną na trzy grupy. Co dalej?

Co konkretnie chcesz osiągnąć?

Wyjazd na targi to nie odwiedziny w galerii handlowej, gdzie zaglądasz do ulubionych sklepów dla zabicia czasu, rozglądając się co nowego pojawiło się na półkach. Każdą rozmowę na targach traktuj jak osobne spotkanie biznesowe. Myśl o tym tak, jakbyś jechał osobno do każdego klienta.

W takim przypadku na pewno zadałbyś sobie podstawowe pytania: po co w ogóle tam jadę? Co chcę osiągnąć? Jaki cel chcę osiągnąć? Na przykład:

• Zobaczyć nową kolekcję firmy A.
• Ustalić zasady załatwiania reklamacji z firmą B.
• Uzyskać produkty demonstracyjne od firmy C.
• Dowiedzieć się, na jakich zasadach firma D organizuje promocje w sklepach.
• Rozwiązać problem z nierzetelnym przedstawicielem firmy E.

W przypadku firm, z którymi jeszcze nie współpracujesz, ten cel będzie przeważnie taki sam: „Zapoznać się z ofertą i podjąć decyzję o współpracy”. Ale również to warto doprecyzować. W jaki sposób? Określ warunki współpracy (płatności, dostaw itp.), poniżej których w żadnym wypadku nie zejdziesz w negocjacjach. Przemyślenie tego na wstępie zaoszczędzi ci mnóstwo czasu.

Załóżmy, że dany dostawca zgadza się na płatność wyłącznie z góry, a to jest dla ciebie nie do zaakceptowania. Jeżeli sprawdzisz to w pierwszych minutach rozmowy, nie będziesz marnował energii na zapoznawanie się z ofertą, z której i tak nie skorzystasz.

Kto pyta, ten prowadzi rozmowę

Pamiętaj, że wystawca ma własny plan, który chce zrealizować. Pokazać ci swoje produkty, przekonać, że są świetne i namówić do złożenia zamówienia, najlepiej na miejscu.

Czy wypisałeś sobie przy którymś wystawcy cel: „Wykonać potulnie to, na czym zależy mojemu rozmówcy”? Zakładam, że nie!

Dlatego oprócz celów, zaplanuj konkretne pytania, na które chcesz uzyskać odpowiedź, np.:

• W których kanałach sprzedaży i sklepach będzie dostępna nowa kolekcja? Z kim będę konkurował? Jak konkretnie dostawca może mnie wesprzeć w działaniach marketingowych i sprzedażowych?
• Do kogo mam zgłaszać problemy z reklamacjami, żeby nie odsyłano mnie ciągle od jednej osoby do drugiej? W jakich sytuacjach mogą zaoferować mojemu klientowi produkt zastępczy?
• Jakie produkty demonstracyjne mogę uzyskać? W jakiej ilości? Na jakich warunkach?
• Czy dostawca zgadza się ufundować nagrody w konkursie dla moich klientów? Ile produktów i jakie?
• Jak firma rozwiąże problem ze swoim nierzetelnym przedstawicielem? Co w przypadku, gdy sytuacja będzie się powtarzać?

Jeszcze jedna wskazówka odnośnie planowania spotkań. Weź pod uwagę, że nawet jeżeli wejdziesz do hali targowej jako pierwszy i wyjdziesz jako ostatni, to i tak nie wykorzystasz każdej minuty na rozmowy. Nie ma szans, że w ciągu 8 godzin uda ci się odbyć 16 półgodzinnych spotkań. Będziesz potrzebował czasu na przemieszczanie się między stoiskami, jedzenie (a wcześniej stanie w kolejce), toaletę, a czasem po prostu odpoczynek i zebranie myśli. To wszystko zabiera w ciągu dnia przynajmniej 2‑3 godziny.

Odciski, zakwasy i świeży mózg

Omówiliśmy listę wystawców. Drugim przydatnym narzędziem jest plan rozmieszczenia stoisk w poszczególnych halach. Postaraj się ułożyć swoją trasę tak, żeby odległości między kolejno odwiedzanymi stoiskami były w miarę możliwości jak najmniejsze. Ja w ciągu przeciętnego dnia targowego przechodzę zwykle kilkanaście kilometrów (wskazówka: włóż wygodne buty i na wszelki wypadek zabierz plastry na odciski).

Im mniej się nachodzisz, tym więcej będziesz miał energii, łatwiej będzie ci się skupić na rozmowie i mniej czasu zmarnujesz. Z tego samego powodu najważniejsze i najtrudniejsze rozmowy planuj przed południem, kiedy mózg pracuje najsprawniej.

Czy uprzedzać wcześniej, że chcesz się pojawić na danym stoisku? Zwykle nie ma takiej konieczności, ale ma to kilka plusów:

• czasem w przypadku kilkudniowych wystaw właściciel jest tylko na początku, a później wraca do domu i zostawia pracowników samych;
• niektóre firmy (zwłaszcza te największe), przygotowują plan spotkań z wyprzedzeniem i jeżeli nie zarezerwujesz terminu, w ogóle się nam nie dostaniesz;
• gdy jesteś oczekiwanym gościem, łatwiej zacząć rozmowę i przejść do konkretów, zwłaszcza jeżeli nie miałeś wcześniej kontaktów z danym wystawcą.

Taki kontakt przed targami możesz wykorzystać również do tego, żeby poprosić o warunki współpracy, katalogi, cenniki itp. Dzięki temu lepiej przygotujesz się do rozmowy i od razu odsiejesz firmy, które nie spełniają twoich warunków. Nie zawsze ci się uda – niektórzy wystawcy szykują różne targowe premiery i niespodzianki, których nie chcą zdradzać wcześniej – ale warto spróbować.

Twoja sytuacja jako odwiedzającego i tak jest dużo lepsza niż wystawcy, do którego przychodzisz. Ty możesz sprawdzić informacje o nim w katalogu targowym, wyszukać w internecie ofertę, opinie itp. On nie wie o tobie nic, jeżeli wcześniej nie mieliście kontaktu, a przecież również chce wiedzieć, z kim będzie robił interesy.

Dlatego przygotuj się do odpowiedzi przynajmniej na kilka podstawowych pytań (czy działasz w internecie czy stacjonarnie, od kiedy, na jaką skalę, jakie marki masz w ofercie itp.). Wydrukuj też wizytówki z aktualnymi danymi. Niektórzy uważają, że to przeżytek, ale na targach wizytówki ciągle dobrze się sprawdzają. Niektórzy poza danymi kontaktowymi umieszczają na wizytówce swoje zdjęcie – to świetny pomysł, bo pomaga skojarzyć twarz z konkretną firmą.

Podsumujmy etap przygotowawczy:

1. wybierasz z listy wystawców firmy, które cię interesują,
2. ustalasz cele i tematy do poruszenia podczas każdego spotkania,
3. zapowiadasz swoją wizytę i zbierasz informacje o rozmówcy,
4. układasz kolejność spotkań, żeby nie biegać w kółko między halami,
5. przygotowujesz informacje o sobie i wizytówki.

Do tego dochodzą oczywiście wszystkie techniczne czynności związane z wyjazdem. Chodzi przede wszystkim zaplanowanie podróży i ewentualnych noclegów (im wcześniej tym taniej i większa dostępność). Dobrze też wcześniej kupić wejściówki na targi (często w przedsprzedaży online są one tańsze niż w kasie na miejscu).

Wszystko o czym była mowa do tej pory dzieje się przed targami. Jeżeli przyłożysz się do tego etapu, pobyt na miejscu będzie zdecydowanie łatwiejszy. Ale z drugiej strony – żaden plan nie jest tak dobry, żeby nie dało się go zepsuć kiepską realizacją.

O czym pamiętać, kiedy już jesteś na miejscu?

5 zasad udanego pobytu na targach

Najważniejsza zasada: nie marnuj czasu. Możesz mieć poczucie, że już sam przyjazd na targi cię przed tym chroni. Przecież jeżeli w ciągu jednego dnia spotkasz tak wielu kontrahentów to trudno o lepszy przykład optymalizacji czasu. Nawet jeżeli trochę się go zmarnuje to niewielki problem.

W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie. Okazja, żeby spotkać wszystkich tych ludzi w jednym miejscu nie pojawia się często. Zwykle tylko raz na rok. Inaczej mówiąc: każda dobrze zagospodarowana minuta będzie przez cały rok procentować na twoją korzyść. A jeżeli ją zmarnujesz, przez rok będziesz ponosił konsekwencje.

Dlatego nie rozwlekaj spotkań. Wiadomo, że zawsze przydaje się kilka zdań na rozgrzewkę, że targi to również wzmacnianie nieformalnych relacji, ale wystawcy też zależy, żeby targowe rozmowy były jak najbardziej owocne. Dlatego staraj się jak najszybciej przechodzić do sedna.

Po pierwsze: ustal czy współpraca w ogóle jest możliwa. Czy dana firma spełnia twoje minimalne warunki? Czy obsługuje lub zamierza obsługiwać rynek, na którym działasz? Czy nikt inny ma na nim wyłączności? Jeżeli odpowiedź na któreś z tych pytań brzmi „nie”, to prawdopodobnie rozmowa nie ma sensu. Warto wiedzieć o tym już na starcie.

Po drugie: zadawaj pytania z listy, którą sobie przygotowałeś. Nie daj się zbywać ogólnikami. Targi to rzadka okazja, żeby uzyskać wiążące deklaracje od właściciela lub prezesa.

Po trzecie: rób notatki. Gwarantuję, że pod koniec dnia wypełnionego rozmowami będziesz miał mętlik w głowie. Zapisywanie informacji pomaga nie tylko tobie – kiedy notujesz, partner w rozmowie jest mniej skłonny do rzucania słów na wiatr.

Doświadczeni wystawcy bardzo często również sporządzają notatki – zauważyłem, że wielu z nich robi to w taki sam sposób, w zeszycie formatu A4. Do kartki w zeszycie przyczepiają zszywaczem wizytówkę rozmówcy i zapisują na bieżąco ustalenia. Nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś postępował według tego samego wzoru. Możesz też używać symboli, np. gwiazdek, żeby oznaczać wystawców, z którymi należy skontaktować się po targach w pierwszej kolejności.

Po czwarte: nie ulegaj presji czasu. Wielu wystawców przygotowuje na targi specjalne oferty, które mają cię skłonić do szybkiego zakupu. Gdy jesteś podejmowany jako gość na pięknie zaprojektowanym stoisku, każdy gdzie produkt jest starannie wyeksponowany i oświetlony, łatwo zapomnieć o zdrowym rozsądku. Jeżeli byłeś zdecydowany na dany zakup już wcześniej, to oczywiście możesz skorzystać, ale jeżeli nie – nie podejmuj decyzji pochopnie. Zawsze możesz spróbować wynegocjować więcej czasu do zastanowienia po wystawie.

Im bardziej atrakcyjna wydaje się targowa promocja, tym mocniej powinieneś się zastanowić, dlaczego firma oferuje aż tak przyjazne warunki. Całkiem możliwe, że gdy już ochłoniesz dojdziesz do wniosku, że straty związane z nietrafionym zamówieniem będą większe niż korzyść z zamówienia złożonego pod wpływem impulsu. Poza tym weź pod uwagę, że o ile bezpośrednio po danym spotkaniu nie wracasz do domu, to nie widziałeś jeszcze wszystkiego na targach i za chwilę możesz dostać lepszą ofertę.

Po piąte: trzymaj się planu. Gdy spotkasz znajomego w targowej alejce, nie daj się wciągnąć w pogawędkę o niczym. Gdy zobaczysz jakieś ciekawe stoisko, którego nie wpisałeś wcześniej na swoją listę, dodaj je do grupy C (firmy, które można odwiedzić) i przyjdź tam pod koniec dnia, jeżeli zostanie ci czas. Pamiętaj też, że będzie ci dużo łatwiej zachować dyscyplinę, jeżeli będziesz ostrożnie dawkował trunki, którymi na niejednym stoisku częstują gospodarze.

Po 2-3 intensywnych dniach na targach prawdopodobnie będziesz bardzo zmęczony, ale gdy już wrócisz do domu i dojdziesz do siebie, jak najszybciej zabierz się za ostatni etap, czyli podsumowanie.

Powrót do domu to jeszcze nie koniec

Zacznij od uporządkowania zebranych materiałów, katalogów, folderów, informacji. Wyrzuć te, do których nie masz zamiaru wracać. Jeżeli są tam dane osobowe, skorzystaj z niszczarki.

Przeanalizuj oferty – to tylko dwa słowa, ale za nimi może się kryć cały tydzień bardzo intensywnej pracy. Teraz jesteś jak dziennikarz śledczy. Poddajesz w wątpliwość każde słowo, które usłyszałeś od swoich rozmówców i starasz się ustalić, jak jest naprawdę. Czy są jakieś dowody, że produkty sprzedają się tak dobrze, jak cię zapewniano? Czy rzeczywiście nie można ich kupić w internecie taniej niż wynosi twoja cena hurtowa? Czy opinie na temat marki są faktycznie aż tak entuzjastyczne?

Skontaktuj się z wybranymi firmami. I nie chodzi tu wyłącznie o złożenie zamówień. Kontakt jest potrzebny również po to, aby wysłać podsumowanie poczynionych na targach ustaleń. Pamięć ludzka bywa zawodna, a notatki kontrahenta mogą nie być tak szczegółowe jak twoje.

I wreszcie: zapisz wnioski na następny rok. Jeżeli wykonałeś cały plan to prawdopodobnie nie masz już wątpliwości, jak efektywnym narzędziem mogą być targi i będziesz chciał wziąć w nich udział również w następnym sezonie.