Jak się skupić na pracy? 16 praktycznych porad opartych na psychologii
Czas czytania: 11 minutMasz czasem wrażenie, że cały świat próbuje cię odciągnąć od pracy? Telefon wibruje, komputer co chwilę wyświetla powiadomienia, a twój organizm krzyczy, że chce kawy. Jak się skupić w takich warunkach?
Spokojnie, nie jesteś sam. Rozpraszacze są wyzwaniem dla nas wszystkich.
Ale są też skuteczne sposoby, żeby nad nimi zapanować.
Podzielę się z tobą 16 metodami, które sprawdziłem na sobie. Dzięki temu ograniczysz bodźce utrudniające koncentrację, skupisz na tym, co naprawdę ważne i będziesz działać skuteczniej.
Dlaczego tak trudno się skupić?
Nasz mózg jest tak zaprojektowany, żeby zwracać uwagę na zmiany w otoczeniu. Kiedyś ta umiejętność pozwalała człowiekowi schronić się przed napastkinkiem. Dziś częściej jest kulą u nogi.
Na każdym kroku coś próbuje przyciągnąć twoją uwagę: powiadomienia w telefonie, wyskakujące okienka w komputerze, maile o aktywności znajomych w social mediach… Nawet zerknięcie na taką wiadomość kątem oka wybija cię z rytmu i sprawia, że za każdym razem musisz się od nowa „dostroić”, żeby wrócić do wykonywanego zadania.
Sam fakt, że masz tak wiele możliwości wyboru – co robić, gdzie kliknąć, czym się zająć – dodatkowo obciąża umysł. W efekcie na koniec dnia możesz czuć rozproszenie i zmęczenie, niekoniecznie wynikające z tego, co udało ci się zrobić.
Aby się skupić, potrzebujesz nie tyle silnej woli (bo ona szybko się wyczerpuje), co odpowiednich warunków i nawyków. Podzieliłem je na 4 grupy:
- Ograniczenie rozpraszaczy
- Wykorzystanie technologii
- Planowanie i priorytety
- Zadbanie o swój organizm
Zajmiemy się nimi po kolei.
Ogranicz rozpraszacze
Skupienie zaczyna się od środowiska, w którym pracujesz. Nawet najlepsze techniki zarządzania czasem nie pomogą, jeśli co chwilę coś odrywa cię od zadania. Zacznijmy więc od wyeliminowania rozpraszaczy, przez które trudno ci się skoncentrować.
1. Wyłącz powiadomienia w telefonie i komputerze
Każde powiadomienie – nawet takie, którego nie otworzysz – wytrąca cię z rytmu pracy. Twój mózg potrzebuje czasu, żeby wrócić do pełnej koncentracji, a kolejne „ping!” może znacznie wydłużyć ten proces.
Najprostszym rozwiązaniem jest całkowite wyłączenie powiadomień. Jeśli nie możesz sobie na to pozwolić, ustaw tryb „nie przeszkadzać” w określonych godzinach lub pozwól na powiadomienia tylko z tych aplikacji, które są dla ciebie niezbędne.
Osobiście mam włączone tylko powiadomienia z aplikacji bankowej (bez dźwięku), żeby móc szybko zareagować, gdyby pojawiły się tam jakieś nieautoryzowane operacje.
2. Zamknij zbędne karty w przeglądarce
Niektórzy nie potrafią się powstrzymać przed otwieraniem kolejnych kart w przeglądarce. Zaczynają od jednej strony, a kończą na dziesiątej, która nie ma nic wspólnego z tym, co chcieli zrobić. W dodatku im więcej kart, tym trudniej się w nich połapać.
Aby temu zapobiec, zamykaj na bieżąco karty, które nie są związane z zadaniem, które wykonujesz w danym momencie.
Najprostszy sposób: kliknij prawym przyciskiem myszy na kartę, z której korzystasz, i z menu wybierz opcję: „Zamknij inne karty”. Możesz też wypróbować rozszerzenie do przeglądarki OneTab, które ułatwia zarządzanie kartami.
3. Znajdź ciche miejsce do pracy
Hałas w tle może nie być zauważalny, dopóki nie próbujesz się skupić. Rozmowy, odgłosy ulicy czy dźwięki telewizora skutecznie utrudniają wejście w tryb pracy głębokiej.
Jeśli to możliwe, znajdź miejsce, w którym nikt nie będzie ci przeszkadzał. Może to być oddzielny pokój, biblioteka albo nawet kawiarnia z cichą strefą.
Gdy nie masz takiej możliwości, pomyśl o zainwestowaniu w słuchawki z funkcją redukcji hałasu (więcej o nich za chwilę).
4. Zadbaj o porządek na biurku
Niektórzy mówią, że „bałagan na biurku to bałagan w głowie”. Coś w tym jest.
Kiedy w zasięgu twojego wzroku piętrzą się niepotrzebne rzeczy, mózg nieświadomie poświęca im uwagę.
Utrzymanie porządku w miejscu pracy nie musi być czasochłonne. Wystarczy, że wyrobisz sobie codzienne proste nawyki, o których mówi specjalistka od organizacji pracy w biurze Urszula Rowińska (fragment od 48:47):
Wykorzystaj technologię
Smartfony, aplikacje i strony internetowe nie są wyłącznie rozpraszaczami. W wielu przypadkach wręcz przeciwnie – mogą ci pomóc. Trzeba tylko znać sposoby, jak ja wykorzystać, aby wspierały twoją koncentrację i organizację pracy.
5. Zablokuj dostęp do rozpraszaczy
Scrollowanie Instagrama czy Facebooka „na chwilę” łatwo zmienia się w kilkadziesiąt minut straconego czasu. Niektórzy kompulsywnie sprawdzają skrzynkę e‑mail. Jeszcze inni dają się wciągnąć w YouTube’a.
Aby temu zapobiec, zainstaluj program, który ogranicza dostęp do wybranych stron lub aplikacji. Osobiście korzystam z Cold Turkey, są też inne podobne rozwiązania. Dzięki nim szybko oduczysz się odruchowego uruchamiania dystraktorów.
6. Używaj słuchawek z redukcją hałasu
Pisałem już, że dźwięki z otoczenia mogą utrudniać skupienie. Słuchawki z funkcją redukcji szumów są świetnym rozwiązaniem, żeby odciąć się od tego typu bodźców w dowolnym momencie.
Możesz słuchać muzyki, która nie rozprasza lub innych dźwięków, które pomagają ci się skoncentrować (niektórzy lubią np. odgłosy kawiarni albo deszczu). Inna opcja to po prostu włączenie trybu „cisza” i praca w spokoju.
7. Ustaw funkcję „tryb skupienia”
Większość telefonów i komputerów możesz przełączyć w tryb „focus”, „nie przeszkadzać” albo „tryb skupienia”. Masz wtedy wyciszone powiadomienia, co ułatwia koncentrację na pracy.
Na Macu działa to w ten sposób, że możesz wskazać konkretne osoby lub aplikacje, które nawet w tym trybie będą mogły wysyłać ci wiadomości.
Tryb skupienia możesz za każdym razem uruchamiać ręcznie albo ustawić go na stałe tak, żeby włączał się i wyłączał w określonych godzinach.
8. Pracuj w rytmie 25/5 lub 50/10
Technika Pomodoro to sprawdzony sposób na utrzymanie koncentracji. Polega na intensywnej pracy w skupieniu przez 25 minut, a później 5-minutowej przerwie.
Oczywiście możesz dostosować te przedziały do własnych preferencji, osobiście wolę tryb 30/5. Zwykle najlepiej sprawdza się praca przez 25-50 minut, po której następuje 5-10 minut przerwy.
Jest wiele timerów online, które będą dla ciebie odliczać czas (wpisz w Google: pomodoro timer). U mnie najlepiej sprawdza się kuchenny timer w formie kostki. Gdy przewracam go na bok, zaczyna odliczanie.
Ustal priorytety i planuj
Gdy nie masz planu na każdy dzień, łatwo wpaść w pułapkę chaotycznego działania, które prowadzi donikąd. Bo niby jak się skupić, kiedy nie wiesz, co chcesz zrobić? Oto kilka przydatnych wskazówek.
9. Zaczynaj od zadań ważnych dla ciebie
Kiedy zaczynasz dzień od odpowiadania na maile, oddajesz kontrolę nad swoim czasem osobom, które do ciebie piszą.
- Nie wiesz, ile czasu zajmie ci ogarnięcie spraw, które znajdziesz w skrzynce.
- Nie wiesz też, czy jakaś wiadomość nie wyprowadzi się z równowagi na resztę dnia.
Dlatego gdy chcę się skupić na ważnym projekcie, nie sprawdzam maili przed południem.
10. Planuj każdy dzień z wyprzedzeniem
Gdy od rana wiesz, co masz robić, dużo łatwiej się skupić i przejść do działania. Nie musisz się zastanawiać, analizować, podejmować decyzji – od razu bierzesz się do roboty.
U mnie najlepiej sprawdza się planowanie najważniejszych zadań na cały tydzień z góry. Oprócz tego wieczorem doprecyzowuję plan na kolejny dzień. Zajmuje to dosłownie 2 minuty, a zdecydowanie poprawia efektywność pracy.
11. Wyznacz realistyczne cele
Niektórzy mówią: „mierz wysoko, to nawet jeśli zrealizujesz tylko część planu, dużo osiągniesz”. Ale ten kij ma dwa końce – zbyt ambitne, nierealistyczne cele prowadzą często do prokrastynacji.
Z mojego doświadczenia, jeśli masz trudności ze skupieniem się, lepiej postawić na łatwiejsze zadania, ale takie, które faktycznie jesteś w stanie wykonać.
Rozbij większe projekty na małe, proste kroki, i wtedy bierz się za realizację. Każda odhaczana pozycja na liście da ci poczucie zwycięstwa, więc łatwiej ci będzie utrzymać motywację.
12. Odkryj swoją „złotą godzinę”
Wspomniałem o tym, że chronię swój poranek, nie otwierając maili, ale dla ciebie najbardziej produktywna może być inna część dnia. Dla jednych to poranek, dla innych popołudnie.
Zidentyfikuj swoją „złotą godzinę” i przeznacz ją na najważniejsze, najbardziej wymagające zadania. Jeśli masz wątpliwości, zrób darmowy test Morningness-Eveningness Questionnaire (MEQ) – nie określa jednoznacznie konkretnej godziny, ale pomaga zawęzić obszar poszukiwań.
Zadbaj o siebie
Twoja zdolność do koncentracji w dużej mierze zależy od twojego samopoczucia fizycznego i psychicznego. Nawet najlepsze strategie i narzędzia niewiele pomogą, jeśli jesteś wyczerpany, głodny albo zestresowany.
Jak mówi Miłosz Brzeziński, organizm jest takim układem, w którym musimy mieć uskładane, żeby móc coś pobrać. Posłuchaj fragmentu od 2:06:32:
13. Wysypiaj się
Podczas snu twój mózg odpoczywa i porządkuje informacje, które zgromadziłeś w ciągu dnia. Jeśli regularnie śpisz krócej niż 7-8 godzin, twoja koncentracja, pamięć i zdolność do podejmowania decyzji znacząco się pogarszają.
Staraj się chodzić spać o stałej porze i zadbaj o odpowiednie warunki (np. wywietrz pokój). Jeśli naprawdę musisz patrzeć w ekran telefonu wieczorem, to przynajmniej odsuń go od twarzy, zmniejsz jasność i ustaw ciepłe kolory na wyświetlaczu.
Polecam też zainwestowanie w dobry materac. To duży wydatek, ale zwraca ci się każdej nocy przez 7-10 lat.
14. Jedz zdrowo
To, co jesz, ma ogromny wpływ na twoją energię i produktywność. Dieta ułatwiająca skupienie obejmuje warzywa, owoce, produkty pełnoziarniste i zdrowe tłuszcze.
Pamiętaj też o piciu wody – mózg potrzebuje jej, żeby sprawnie działać.
Unikaj natomiast dużych ilości cukru i przetworzonej żywności – chwilowy zastrzyk energii szybko zmienia się w spadek formy.
15. Ruszaj się
Długo nie mogłem zmobilizować się do ćwiczeń. Ale przekonał mnie argument, że mała aktywność fizyczna utrudnia skupienie i obniża produktywność.
Nie musisz od razu rzucać się na maratony – w moim przypadku sprawę załatwia 7-minutowy trening po wstaniu z łóżka i 20-30 minut spaceru w ciągu dnia.
Oczywiście nie musisz mnie naśladować. Znajdź taką aktywność, która sprawi ci przyjemność, wtedy łatwiej ci będzie włączyć ją do codziennej rutyny.
16. Pamiętaj o odpoczynku
Organizm to delikatne urządzenie. Trzeba je regularnie wyłączać, żeby dobrze służyło ci przez lata.
Twój mózg potrzebuje wytchnienia, bo inaczej nie będzie miał szansy się zregenerować i przygotować do kolejnych wyzwań.
Dlatego wprowadź do swojego dnia momenty relaksu – to może być krótka medytacja, czytanie książki czy po prostu kilka minut ciszy z kubkiem herbaty.
Dla mnie okazją do wyczyszczenia głowy są spacery. Celowo nie biorę ze sobą telefonu ani słuchawek. Nie słucham wtedy podcastów ani nie sprawdzam wiadomości. Zamiast tego idę do parku, słucham ptaków i obserwuję wiewiórki.
Jak się skupić? Podsumowanie
Skupienie uwagi i efektywna praca to wynik konkretnych działań i świadomych decyzji. Ograniczając rozpraszacze, mądrze wykorzystując technologię, planując z wyprzedzeniem i dbając o siebie, tworzysz warunki sprzyjające osiąganiu swoich celów.
Wprowadzenie nawet kilku z tych nawyków może znacznie poprawić twoją produktywność i jakość życia. Spróbuj!
