autopilot

Biznes na autopilocie. 12 zadań, które automatyzuję w firmie (z listą narzędzi)

utworzone przez | Październik 2017

Ludzie pytają mnie czasem, jakim sposobem udaje mi się robić tak dużo rzeczy. Prowadzę firmę, redaguję czasopismo, jeżdżę na targi, co tydzień nagrywam podcast… A przecież jest jeszcze życie prywatne.

Pracuję sporo, ale sam nie byłbym w stanie tego wszystkiego ogarnąć. Dlatego staram się jak najwięcej zadań automatyzować i delegować. W niniejszym wpisie skupię się na tym pierwszym sposobie.

Korzyści z automatyzacji w małej firmie

Jaki są korzyści z automatyzacji w firmie?

  • Powtarzalne procedury. Firma jest bardziej odporna na zmiany kadrowe. Kiedy zatrudniasz nową osobę lub ktoś odchodzi, nie ma trzęsienia ziemi.
  • Większa elastyczność. Dużo łatwiej poprawisz ustawienia w systemie komputerowym, niż zmienisz nawyki pracowników i skłonisz ich do innego sposobu pracy.
  • Mniej pomyłek. Algorytmy są bardziej niezawodne niż ludzie. Jasne, zdarzają się awarie, ale nie tak często, jak błędy zawinione przez człowieka.
  • Łatwiejsze skalowanie. Nawet gdy pracy będzie kilka czy kilkanaście razy więcej, automat powinien działać tak samo dobrze.
  • Więcej czasu. Kiedy nie musisz się zajmować bezmyślnymi czynnościami, możesz skupić się na rozwijaniu biznesu albo odpocząć.

Trzeba sprawiedliwie przyznać, że automatyzacja to nie tylko miód i orzeszki. Z czasem możesz zapomnieć, że coś ustawiłeś i np. wysyłać klientom niedziałające linki. Jeżeli popełnisz jakiś błąd, algorytm będzie go w kółko powtarzał. Zwykle na początku trzeba też poświęcić dodatkowy czas, żeby znaleźć i skonfigurować odpowiednie narzędzia. Obiecuję, że po przeczytaniu tego wpisu przynajmniej to ostatnie będzie łatwiejsze.

Pokażę ci 12 przykładów. Sześć z nich dotyczy kontaktowania się z klientami, a pozostałych sześć – pracy wewnątrz firmy.

Gotowy? W takim razie startujemy!

Niektóre linki zamieszczane tutaj są linkami afiliacyjnymi. Jeżeli dokonasz przez nie zakupu, sprzedawca zapłaci mi prowizję. Nie wymieniam jednak tych narzędzi ze względu na ewentualne wynagrodzenie. Pokazuję tylko te, z których sam korzystam i jestem z nich zadowolony.

Jak zautomatyzować komunikację z klientami

Myślisz, że automatyzacja kontaktów z klientem ma sens tylko w wielkich firmach? Być może za chwilę zmienisz zdanie. Pokażę ci, jak możesz ułatwić sobie pracę nawet wtedy, gdy masz kilkunastu lub kilkudziesięciu odbiorców.

1. Pozyskiwanie leadów

Moja firma wydaje czasopismo „Branża Dziecięca” – zarabiam na sprzedawaniu reklam. Grupą docelową są producenci i dystrybutorzy zabawek i artykułów dla dzieci. Co mogę zrobić, żeby nie uderzać do nich tylko na chybił trafił? Jak znaleźć tych, którzy już mnie znają i są najbardziej zainteresowani zakupem?

Na stronie „Branży Dziecięcej” jest oczywiście zakładka „Reklama”. Są tam jednak tylko podstawowe informacje. Żeby dowiedzieć się więcej, trzeba kliknąć na link „Pobierz pełną ofertę reklamową”.

Kiedy klient poda maila, system automatycznie wysyła mu plik PDF. Równocześnie mój handlowiec dostaje adres takiej osoby, żeby móc się z nią skontaktować. Cały ten proces obsługuje Quform – wtyczka do Wordpressa.

Wtyczka do tworzenia formularzy Quform (WordPress) – cena: 29 USD

2. Relacje z klientami (CRM)

Porządne prowadzenie bazy klientów wymaga dużo pracy. Dlatego w wielu firmach jest ona niepełna, brakuje numerów telefonów i innych danych. Nie każdy wpisuje na bieżąco wysyłane maile, rozmowy i spotkania. Nie ma się co dziwić. Handlowcy z reguły lubią rozmawiać z ludźmi, ale rejestrowanie pracy jest dla nich upierdliwym obowiązkiem.

Udało mi się rozwiązać ten problem, zmieniając system CRM na Salesflare. Jego najważniejsze cechy to:

  • automatycznie uzupełnianie danych klienta na podstawie stopki e-mail i profili w social mediach,
  • historia e-maili (integracja z Gmailem i Outlookiem),
  • historia rozmów telefonicznych – dzięki aplikacji na Androida i iOS,
  • historia spotkań – dzięki integracji z kalendarzem.

System CRM Salesflare – cena: 30 USD miesięcznie za osobę w planie rocznym

3. Wprowadzenie klienta

Kiedy zapisywaliśmy z żoną córkę do szkoły, zaproszono nas na spotkanie. Nauczyciel pokazał nam klasę i poszczególne pracownie. Wyjaśnił, jak wygląda plan dnia i z kim się kontaktować w razie pytań. Dzięki temu poczuliśmy się pewniej w nowej sytuacji. Podobne wprowadzenie (onboarding) warto przygotować dla nowego klienta.

  • W przypadku firm usługowych, z którymi klient wiąże się na dłuższy czas, ważne jest przekazanie mu zasad współpracy. Jeżeli przekażesz je wszystkie tylko jeden raz, w momencie sprzedaży, zwykle ich nie zapamięta.
  • Kiedy sprzedajesz oprogramowanie, warto dostarczyć użytkownikowi wskazówki, jak może wycisnąć z niego maksimum możliwości.
  • Jeżeli udostępniasz internetowy panel do składania zamówień, trzeba nauczyć klienta, jak z niego korzystać.
  • Gdy oferujesz produkty (zwłaszcza skomplikowane), kupującemu przydadzą się wskazówki, jak ich używać.
  • Przy okazji możesz poprosić klienta o zostawienie opinii albo zachęcić do polubienia twojego fanpage’a.

Onboarding polega na wysłaniu serii maili. W każdym z nich przekazujesz jedną małą wskazówkę, a całość rozkładasz w czasie. Możesz to zrobić niemal w każdym serwisie do wysyłki mailingów. Najlepiej wybrać taki, który po zakupie automatycznie dopisze klienta do odpowiedniej listy adresowej. Ja korzystam w tym celu z MailerLite.

 System do wysyłki mailingów MailerLite – za darmo do 1000 subskrybentów

4. Rozsyłanie treści

Niektóre branże wymagają przekazywania klientom aktualnych informacji. Tak jest w moim przypadku. Między kolejnymi wydaniami czasopisma często dzieje się coś, o czym chcemy powiadomić czytelników. Podobną potrzebę może mieć kancelaria prawna, biuro rachunkowe, firma szkoleniowa itp.

Samo umieszczenie informacji na stronie internetowej nie wystarczy. Nie ma przecież żadnej gwarancji, że klienci zajrzą tam akurat wtedy, kiedy nam na tym zależy. Można wysłać im mailing, ale to wymaga dodatkowej pracy. Chyba że… zrobi to automat, a konkretnie narzędzie do wysyłania kampanii RSS.

Jak to działa? W systemie do obsługi mailingów wpisujesz adres RSS swojej strony lub konkretnej kategorii na stronie. Ustawiasz stałe elementy (nagłówek, stopkę) i terminy wysyłki – np. w każdy wtorek o 9 rano. W ustalonym czasie system sprawdzi, czy pojawiły się u ciebie nowe artykuły. Jeżeli tak – wyśle do subskrybentów powiadomienie wraz z linkami do tych artykułów. W ten sposób co tydzień wysyłamy biuletyn z nowymi wiadomościami, jakie pojawiły się na stronie BranzaDziecieca.pl.

 System do wysyłki mailingów MailerLite – za darmo do 1000 subskrybentów

5. Pytania z Facebooka

Zamiast wysłać maile czy korzystać z formularza kontaktowego, klienci coraz częściej piszą do firm przez Messengera. Jeżeli często dostajesz w ten sposób podobne do siebie pytania, możesz ułatwić sobie pracę za pomocą bota.

Nie będę rozwijał tego wątku – niedawno nagrałem cały odcinek o tym, jak wykorzystać bota w firmie. Podcast Mała Wielka Firma też od niedawna ma takie narzędzie. Możesz je wypróbować tutaj.

 Aplikacja do tworzenia botów Chatfuel – wersja podstawowa za darmo

6. Pozyskiwanie informacji

Pisałem wcześniej, jak automatycznie wysyłać informacje do klientów. Ale czasem zrobić odwrotnie – zebrać dane od nich. W „Branży Dziecięcej” też przydaje się to, gdy publikujemy zestawienia tematyczne, np. wózków lub puzzli.

Wyzwanie polega na tym, że takie przeglądy mają pewną sztywną strukturę. Muszą się tam pojawić np. nazwa produktu, zdjęcie, cena, opis o określonej długości, nazwa producenta i dystrybutora. Kiedyś prosiliśmy o przesyłanie tych informacji mailem, ale to nie działało. Klienci robili zwykle kopiuj-wklej ze swojej strony internetowej. Opisy zwykle były za długie lub niekompletne. Czasem brakowało zdjęcia.

Od dłuższego czasu zbieramy te dane za pomocą formularzy. Informacje wpisywane w poszczególnych polach muszą spełniać określone warunki (długość opisu, minimalna wielkość pliku ze zdjęciem itp.). Dzięki temu mamy dużo mniej pracy.

 Wtyczka do tworzenia formularzy Quform (WordPress) – cena: 29 USD

Jak zautomatyzować pracę wewnątrz firmy

Zadania wykonywane wewnątrz firmy również można automatyzować. Pokażę ci teraz, jak robię to u siebie. Pewnie nie wszystkie z moich przykładów da się bezpośrednio zastosować u ciebie. Mam jednak nadzieję, że zachęcę cię do poszukiwania własnych usprawnień.

7. Wystawianie faktur

Jedną z przyjemniejszych czynności w firmie jest wystawianie faktur, zwłaszcza na duże kwoty. Jednak to zadanie też warto automatyzować, żeby niepotrzebnie nie zabierało czasu. Jak to robić? Polecam trzy sposoby:

  • Gdy prowadzisz sprzedaż online, możesz połączyć składanie zamówień z automatycznym wystawianiem faktur. Klient podaje dane, system tworzy dokument i wysyła go na adres e-mail.
  • Klienci płacą ci co miesiąc stałe kwoty w formie abonamentu? Skorzystaj z opcji „faktury cykliczne”. Przygotowujesz pierwszą z nich, ustawiasz datą końcową i z głowy. System co miesiąc wystawia i wysyła dokument komu trzeba.
  • Często wystawiasz faktury, które niewiele się od siebie różnią? Używaj funkcji „wystaw podobną”. Wybrany dokument zostanie skopiowany jako nowy i nie będziesz musiał tworzyć go od zera.

Program do wystawiania faktur Fakturownia.pl – cena: od kilku złotych miesięcznie

8. Praca nad projektami

Jak przekazywać informacje między członkami zespołu pracującymi nad wspólnym projektem? E-mail kompletnie się nie sprawdza. Slack pozwala rozmawiać w czasie rzeczywistym, ale trudno w nim ogarnąć całe przedsięwzięcie. Potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami.

Kiedy takie rozwiązanie sprawdza się najlepiej? Po pierwsze, gdy kilka osób zajmuje się równocześnie tym samym zadaniem. Po drugie, kiedy członkowie zespołu są zależni od siebie nawzajem (gdy jeden skończy, drugi może zacząć). Dobrym przykładem jest tworzenie strony WWW przez grafika, dewelopera i copywritera. Każdy z nich wprowadza informacje w tym samym systemie. Dzięki temu wszyscy wiedzą, co się dzieje. A przy okazji menedżerowi projektu wystarczy rzut oka, żeby zorientować się w postępie prac.

Jak korzystam w tym celu z Trello. Każdy numer czasopisma ma w nim osobny folder, tzw. tablicę. Tablica jest podzielona na kolumny, odpowiadające poszczególnym etapom pracy nad tekstem. Najpierw jest pisanie, potem korekta, autoryzacja, skład, poprawki i na końcu gotowa strona. Każdy artykuł to osobna karta, którą przesuwa się między kolumnami. Na kartach można dodawać komentarze. Dzięki temu informacje dotyczące danego artykułu są dostępne w jednym miejscu.

Aplikacja online do zarządzania projektami Trello – wersja podstawowa za darmo

9. Obróbka grafiki

Kolejna automatyzacja dotyczy przygotowywania zdjęć na stronę internetową. Internet jest obecnie w dużej mierze oparty na obrazkach. Całkiem możliwe, że moje rozwiązanie przyda się również tobie, niezależnie od branży, w której działasz.

Problem, który miałem w firmie, polegał na obróbce zdjęć z targów. Potrzebujemy ich do druku w wysokiej rozdzielczości, ale na stronę internetową takie pliki są o wiele za ciężkie. Trzeba więc jednorazowo zmniejszyć od kilkudziesięciu do kilkuset obrazków. Robienie tego ręcznie jest tak żmudne, że mogłoby być sposobem na torturowanie terrorystów w Guantanamo.

Jeżeli masz stronę na Wordpressie, można zainstalować wtyczkę, która zmniejszy zdjęcia bezpośrednio na serwerze. Jeżeli jednak umieszczasz na stronie dużo obrazków, nie polecam takiego rozwiązania. Po pierwsze samo wysyłanie ciężkich plików zajmie sporo czasu, po drugie ich przetwarzanie może spowolnić twoją stronę. Lepiej zrobić to na własnym komputerze i wrzucać na stronę zdjęcia o odpowiednich parametrach.

Aplikacja do automatyzowania pracy Automator (Mac) – za darmo
Program do zmniejszania zdjęć Light Image Resizer (Windows) – do celów prywatnych za darmo, licencja komercyjna: 20 EUR

10. Monitoring internetu

Niektóre rozwiązania do automatyzacji stały się tak popularne, że trudno uwierzyć, jak radziliśmy sobie bez nich wcześniej. Dobrym przykładem są narzędzia do monitoringu internetu.

Kiedyś, gdy chciałeś znaleźć miejsca w sieci, gdzie ktoś o tobie napisał, korzystałeś z wyszukiwarki. Co sprytniejsi ułatwiali sobie zadanie za pomocą Alertów Google. Wyniki takich poszukiwań były jednak mało dokładne i jeszcze mniej aktualne. Zwłaszcza od kiedy pojawiły się media społecznościowe, w których treść jest generowana non stop w ogromnych ilościach.

Mam to szczęście, że jako bloger załapałem się na darmowy plan w SentiOne. Nieraz dzięki niemu odkryłem, że ktoś napisał o Małej Wielkiej Firmie na swoim blogu albo polecił mój podcast na Facebooku, nie oznaczając mnie. Gdyby nie takie narzędzie, nie miałbym okazji podziękować im za to. Ale oczywiście monitoring sieci daje znacznie większe możliwości w zakresie public relations w małej firmie.

Narzędzie do monitoringu internetu SentiOne – cena: od 149 zł netto miesięcznie

11. Używanie haseł

Zastanawiałeś się kiedyś, ile kont masz założonych w rozmaitych serwisach internetowych i aplikacjach? Bo ja właśnie sprawdziłem, że mam ich 566. Oczywiście nie ze wszystkich z nich korzystam, to są konta założone w ciągu kilku lat, często tylko po to, żeby wypróbować jakieś narzędzie i już nigdy do niego nie wrócić.

Nawet jeżeli nie testujesz różnych rozwiązań tak intensywnie jak ja, obstawiam, że masz od kilkunastu do kilkudziesięciu loginów i haseł, z których korzystasz. To i tak za dużo, żeby je zapamiętać.

Są oczywiście różne metody, żeby poradzić sobie z tym problemem. Możesz używać wszędzie tego samego hasła (lub kilku różnych na zmianę), ale jeżeli haker włamie się w jedno miejsce, będzie mógł zalogować się na twoje konto także gdzie indziej. Możesz też zapisywać hasła w przeglądarce, jednak nie zawsze jest to bezpieczne. Poza tym nie będziesz miał do nich dostępu z innego urządzenia. Możesz też zapisywać wymyślne hasła w papierowym notatniku… ale mam nadzieję, że nawet o tym nie pomyślałeś.

Dużo lepszym rozwiązaniem jest aplikacja, która zapamiętuje dane logowania za ciebie i automatycznie je wypełnia, gdy chcesz skorzystać z konkretnego serwisu.

Aplikacja do przechowywania haseł 1Password – cena: 3 USD miesięcznie w planie rocznym

12. Tworzenie kopii zapasowych

Tworzenie kopii zapasowych jest jak codzienna gimnastyka. Nie wymaga wielkiego wysiłku, daje oczywiste korzyści i… mało kto zawraca sobie tym głowę.

Być może miałbym tak samo, gdyby nie to, że już kilka razy w życiu straciłem wszystkie dane ze swojego komputera. Dawno temu miałem włamanie do biura, a laptop był tam właściwie jedną wartościową rzeczą. Kiedy indziej w czasie burzy nie wyłączyłem komputera z gniazdka i piorun mi go usmażył. Innym razem mój MacBook złapał też jakiegoś wyjątkowo paskudnego wirusa i jedynym ratunkiem było formatowanie dysku. Wiem, że takie sytuacje się zdarzają i wiem, że nierobienie kopii zapasowych to proszenie się o kłopoty.

Wiem też, że nie będę pamiętał o robieniu ich ręcznie. Dlatego to zautomatyzowałem. Kupiłem dysk sieciowy, zainstalowałem aplikację na komputerze i zapomniałem o temacie. Wszystkie pliki, na których pracuję, są regularnie kopiowane na ten dodatkowy dysk.

Dysk sieciowy WD MyCloud – cena: ok. 690 zł (za wersję 3 TB)

A jak to wygląda u ciebie?

Poza wymienionymi wcześniej rozwiązaniami, chcę polecić ci jeszcze dwa, które pomagają w automatyzowaniu zadań w firmie i nie tylko:

  • Zapier.com – narzędzie, które sprawia, że różne aplikacje dogadują się między sobą. Możesz np. połączyć kalendarz ze Slackiem, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu dostaną przypomnienie o umówionym spotkaniu. Albo dostawać SMS-a, kiedy na twoim ulubionym blogu pojawi się nowy wpis.
  • IFTTT.com – nazwa tej aplikacji to skrót od IF This Than That. Działa ona w ten sposób, że jeżeli coś się wydarzy (np. dostaniesz maila z załącznikiem), to system wykona następny krok (np. zapisze załącznik w Google Drive). Albo jeżeli obniży się cena danej aplikacji w AppStore, dostaniesz powiadomienie na telefon.

A jak ty automatyzujesz pracę w swojej firmie? Jakie narzędzia do tego wykorzystujesz? Napisz o tym w komentarzu. Jeżeli zbierze się sporo ciekawych przykładów, może będzie to materiał na kolejny odcinek podcastu?

Słuchaj podcastu MWF w telefonie

Oceń podcast Mała Wielka Firma

Jeżeli korzystasz z aplikacji Podcasty na iPhone:

  1. wpisz w wyszukiwarce w aplikacji Mała Wielka Firma,
  2. w sekcji Podcasty kliknij na Mała Wielka Firma,
  3. przejdź do zakładki Recenzje,
  4. naciśnij link Napisz recenzję.

Jeżeli korzystasz ze Stitchera:

  1. wejdź na stronę malawielkafirma.pl/stitcher,
  2. przewiń stronę w dół, aż zobaczysz okno Show Ratings and Reviews,
  3. kliknij na link Write a review.

Chcesz wiedzieć jako pierwszy o nowych odcinkach podcastu? Zapisz się »