Organizacja pracy w biurze – co zrobić,
żeby nareszcie mieć porządek w dokumentach

Znasz ten cytat? „Jeżeli bałagan na biurku świadczy o bałaganie w głowie, to o czym świadczy puste biurko?”. Niektórzy twierdzą, że to słowa Alberta Einsteina, ale nie ma na to przekonujących dowodów.

Miłośnicy dobrej organizacji pracy przekonują, że biurko wcale nie ma być puste, tylko uporządkowane. Jak to osiągnąć? Zapraszam na rozmowę ze specjalistką od dobrej organizacji pracy w biurze. Moim gościem jest założycielka firmy Ursago – Urszula Rowińska.

Linki do osób i firm wymienionych w tym
odcinku podcastu

Prezent dla słuchaczy

Mini audyt biura i jego organizacji. Zapisz się do Klubu MWF i pobierz poradnik Chcę to 

3 rzeczy do zrobienia po wysłuchaniu tego podcastu

  1. Uświadom sobie, że porządek w biurze to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim wydajności pracy. Poszukiwanie właściwego dokumentu zajmuje czas, który ma swoją wartość.
  2. Zamiast narzucać pracownikom własne standardy organizacji pracy w biurze, zaangażuj ich do tego, żeby stworzyć je wspólnie.
  3. Wprowadź kilka prostych nawyków na początku, w środku i na koniec dnia, żeby każda rzecz była na swoim miejscu.

Podcast w wersji wideo

Tych odcinków też warto posłuchać

Podcast do czytania

Marek Jankowski: Jesteś ekspertką w dziedzinie organizacji pracy: przeszłaś drogę zawodową od asystentki do managera biura, a teraz prowadzisz własną firmę i jako trener administracji pomagasz przedsiębiorcom lepiej zarządzać biurem. Dlaczego odpowiednia organizacja pracy jest tak ważna?

Urszula Rowińska: Mam już wprawę w odpowiadaniu na to pozornie banalne pytanie, bo gdy rozpoczynałam prowadzenie mojej firmy Ursago, słyszałam je niemal od każdego nowego klienta. Wielu z nich zastanawiało się, jaki jest sens w inwestowaniu w szkolenia dla asystentek. Tak jakby mieli wątpliwości, czy te szkolenia w ogóle do czegokolwiek im się przydadzą.

Tymczasem organizacja codziennej pracy napędza nasz biznes i nasze działania – i to bez względu na to, czy pracujemy w administracji biurowej, czy prowadzimy własną, małą lub większą firmę.

Dobra organizacja napędza nasz biznes. Uwalnia nam czas, zapewnia spokój i daje energię do działania

Gdy tej organizacji zabraknie, w naszym schemacie dnia pojawia się chaos, a chaos rodzi stres, którego konsekwencje dla zdrowia bywają naprawdę poważne. Taki stres może prowadzić nawet do stanu przedzawałowego, jak w przypadku jednego z moich klientów. Dodatkowo w stresie pracujemy mniej wydajnie, nie realizujemy zadań lub realizujemy je wolniej.

Dobra organizacja pracy na gruncie zawodowym, ale także prywatnym, uwalnia nam czas, daje nam spokój i energię do działania, więc tych korzyści jest naprawdę sporo.

Bez wątpienia masz rację, tylko czasem trudno się zabrać za to wprowadzanie nowych porządków. Zwłaszcza gdy mamy do czynienia z osobą bardzo słabo zorganizowaną. Taki prawdziwy król chaosu nie wie nawet, od czego zacząć. Nie zauważa obszarów, które wymagają uporządkowania i nad którymi warto się skupić. Czy można jakoś sprawdzić, co w firmie szwankuje pod względem organizacji i czym należałoby się zająć w pierwszej kolejności?

Jeśli mamy problem z samodzielnym wychwyceniem mechanizmów, które powodują dezorganizację w firmie, warto poprosić o pomoc kogoś z zewnątrz.

Ja pracuję w oparciu o autorski model dobrze zorganizowanej administracji, który przygotowałam, bazując na moim wieloletnim doświadczeniu w pracy w firmach i korporacjach. Przeprowadzam za jego pomocą swego rodzaju audyt. Zaczynamy od absolutnych podstaw: organizacji dokumentów, biurka i jego najbliższego otoczenia.

Ważne jest też, jak pracownik radzi sobie z biurową codziennością, czyli tzw. „stojaczami”. Nazywam tak osoby, które notorycznie podchodzą do naszego stanowiska pracy i zlecają nam kolejne zadania, za każdym razem zastrzegając, że są to sprawy pilne i „na już”. Żeby dobrze zaplanować pracę, trzeba umieć czasem odmawiać.

Później sprawdzamy archiwum. W XXI wieku powinno być ono cyfrowe, dzięki czemu za pomocą paru kliknięć szybko odnajdujemy potrzebny dokument. Papierowe archiwum uniemożliwia efektywną pracę, ale wbrew pozorom są jeszcze firmy, które tak funkcjonują. Często bagatelizujemy tę kwestię, wydaje nam się, że panujemy nad dokumentacją w firmie, a gdy przychodzi co do czego, wcale nie tak łatwo jest nam się w tym odnaleźć. Badania Gartnera swego czasu wykazały, że na wyszukiwanie dokumentów, danych i informacji pracownicy poświęcają aż 30% czasu dziennie!

Trzeba jeszcze skontrolować magazyn, kwestie dostaw oraz kontakt z księgowością i wreszcie nadchodzi czas na przeanalizowanie wszystkich procesów zachodzących w biurze. Sprawdzamy, jak wyglądają poszczególne procedury, wprowadzone zasady pracy, regulaminy, przepływ informacji i komunikacja wewnętrzna w firmie. Często jeden proces wynika z drugiego, dlatego tylko dzięki tak szczegółowej analizie jesteśmy w stanie wyłapać ewentualne nieprawidłowości i zidentyfikować faktyczny problem.

Warto dokładnie przyjrzeć się jednemu pełnemu dniowi naszej pracy – minuta po minucie. Wtedy jak na dłoni widać, w których momentach i przy jakich zadaniach marnujemy najwięcej czasu. Niekiedy to nawet kilkadziesiąt minut dziennie. A są to minuty bardzo cenne, bo czasami brakuje nam ich, żeby na przykład w spokoju zjeść lunch.

Na koniec tworzymy wielką mapę myśli i ustalamy, co jest priorytetem, co warto wdrożyć, a także jakich procesów czy zadań dobrze byłoby się pozbyć, bo są niepotrzebne. Później staramy się zrealizować ten plan, na bieżąco go sprawdzając i optymalizując.

Taki miniaudyt można przeprowadzić samodzielnie. Jeżeli mamy trudność w przeanalizowaniu wszystkich procesów, jakie zachodzą w naszej firmie, i określeniu co się z czego bierze, pomocne może się okazać zadawanie sobie różnych pytań: z jakiego powodu konkretne zadanie jest dla mnie uciążliwe? co utrudnia mi realizację zadania? jakimi środkami dysponuję już teraz, żeby zmienić sposób wykonywania tego zadania?

Nie ukrywam, że chciałem z tobą porozmawiać również po to, żeby pomóc trochę samemu sobie i dowiedzieć się, jak utrzymać porządek na biurku. Nie mam wprawdzie jakiejś szczególnie rozbudowanej dokumentacji w firmie, ale i tak zapanowanie nad tą całą papierologią związaną z prowadzeniem działalności jest dla mnie dość problematyczne. Zresztą, chyba nie tylko ja tak mam. Na moim biurku i w szufladach zalegają stosy papierów. Jak uporządkować dokumenty?

A co czujesz, gdy widzisz te stosy papierów?

Wkurza mnie to! Trudno się w tym połapać. Z jednej strony są to dokumenty, które chciałem mieć pod ręką, żeby o nich nie zapomnieć, bo coś tam jeszcze było do załatwienia. Z drugiej strony jednak jest tam mnóstwo papierów, których nie odłożyłem na miejsce od razu, bo nie miałem czasu albo… bo po prostu nie mają swojego  wyznaczonego miejsca. To się jakoś tak samo nawarstwia, mimo że ja staram się z tym walczyć na bieżąco.

Przede wszystkim warto sobie stworzyć taką bazę, czyli na przykład przygotować segregatory, opisać je i przeznaczyć na konkretne dokumenty. Chodzi o to, żeby ustalić podstawowy porządek i żeby wszystko miało swoje miejsce.

Ja mam to ustalone. Wyciągi, umowy – to wszystko wpinam do osobnych segregatorów. To, co mi tu krąży, to bardziej takie notatki, pojedyncze strony, z którymi nie wiem, co zrobić, bo nie umiem przypisać ich do żadnej kategorii. Nie są to ani umowy, ani rachunki, a nie będę przecież tworzył osobnych segregatorów, np. dla notatek do kursu online, skoro wiem, że nie będzie tego aż tak dużo.

A dlaczego nie? Często właśnie w tym tkwi błąd! To prawda, że w małym biurze jest ciasno i trudno znaleźć miejsce na wszystko. Ja też prowadzę małą firmę, ale mam segregatory z najróżniejszymi dokumentami i notatkami.

Stworzenie przemyślanego, podzielonego na kategorie archiwum to absolutne must-have każdej firmy. Dzięki temu, gdy pojawia się jakiś nowy dokument, możemy od razu odnieść się do tej przygotowanej wcześniej klasyfikacji.

Stworzenie przemyślanego, podzielonego na kategorie archiwum to absolutne must‑have każdej firmy

Na co zwrócić uwagę, opracowując taką klasyfikację? Dzielimy dokumenty na kategorie, np. umowy, materiały dydaktyczne, klienci, artykuły, ubezpieczenia, księgowość. Później warto zastanowić się, jaka mniej więcej ilość dokumentów znajdzie się w poszczególnych kategoriach oraz w jaki sposób najwygodniej będzie przechowywać dokumenty z danej kategorii. Nie zapominajmy też o odpowiednim opisaniu segregatorów, a nawet szafek, w których będziemy to wszystko trzymać.

Przy okazji polecam przechowywanie dokumentów papierowych i cyfrowych w ten sam sposób. Szafa z dokumentacją powinna mieć swoje dokładne odzwierciedlenie na dysku administracyjnym.

Później oczywiście trzeba w sobie wyrobić nawyk regularnego odkładania poszczególnych rzeczy na te wyznaczone miejsca. Taka czynność zajmie nam jednorazowo raptem kilkanaście sekund, a pozwoli uwolnić głowę, nie powoduje frustracji i umożliwia zamknięcie tematu.

Czyli podsumowując: zaczynamy od stworzenia bazy organizacji dokumentów i przygotowania systemu klasyfikacji, a następnie pracujemy nad wyrobieniem w sobie nawyku odkładania dokumentów na miejsce. Kluczem do sukcesu jest konsekwencja.

A co w przypadku pracy w zespole? Każdy ma swoje poczucie porządku i zdarzają się osoby, którym z góry narzucony system organizacyjny kompletnie nie odpowiada. Wolą sobie poukładać wszystko po swojemu i wtedy bez problemu się w tym odnajdują. W jakim stopniu właściciel firmy czy szef zespołu powinien narzucać podwładnym sposób organizacji dokumentów? Ile swobody można dać pracownikom?

Narzucanie czegokolwiek komukolwiek jest z góry skazane na porażkę! Wszystko dlatego, że nasz mózg gadzi automatycznie wytwarza opór i jest to jak najbardziej naturalna reakcja. Owszem, wysłuchamy, co ktoś ma do powiedzenia, a potem… i tak będziemy działać po swojemu.

Jeśli mamy wyrobiony jakiś nawyk niewspierający, żaden odgórny program nie zmusi nas, żeby ten nawyk zmienić. Przeciwnie – spowoduje stres, frustrację i konflikty. Pracownicy reagują buntem na każdą formę narzucania.

Co zatem możemy zrobić? Pokażmy inną perspektywę! Jeśli mamy w zespole wyjątkowego bałaganiarza, który nie dostarcza projektów na czas albo nie dba o porządek na biurku i wokół siebie, spróbujmy go w odpowiedni sposób uświadomić. Starajmy się jednak nie wytykać błędów i nie oskarżać. Chodzi raczej o budowanie kultury współpracy i organizacji w szerszej perspektywie.

Żeby to wyjaśnić, posłużę się własnym przykładem. Moim zadaniem jest wdrażanie procedur w firmach. Nie robię tego jednak, oznajmiając wszem i wobec, że oto mam procedury i od dzisiaj będzie już tylko tak i tak.

Najpierw przedstawiam projekt, nad którym pracujemy. Następnie omawiam zadania, jakie mają do wykonania przełożony i reszta zespołu. Zaznaczam, w których miejscach pojawiają się przestoje, słabe sloty czasowe, wąskie gardła, punkty, w których marnujemy najwięcej czasu. Zachęcam pracowników do dyskusji. Proszę, żeby podzielili się swoimi pomysłami na usprawnienie tego procesu.

Zwykle w tym momencie zapada cisza, ludzie wpatrują się w ekrany telefonów – znamy to! [śmiech] Wychodzę zatem z inicjatywą, proponując dwa rozwiązania, i proszę, żebyśmy je przegadali. I tutaj już rozpoczyna się dyskusja, ludzie zaczynają wyciągać wnioski. Nie mają wrażenia, że ktoś im coś narzuca, czują się raczej zachęceni i bardziej się angażują.

To taka moja instrukcja krok po kroku, jak sobie radzić z biurowymi bałaganiarzami. Warto przejść tę ścieżkę, zanim podejmiemy bardziej drastyczne decyzje. To nie jest tak, że te osoby są z gruntu złe! Często bowiem zupełnie nie zdają sobie sprawy, że ich zachowanie komuś przeszkadza.

Nie bójmy się procedur: wdrażajmy je i testujmy. Jeśli uznaliśmy, że sprzątanie biurek pod koniec dnia będzie dobrym nawykiem organizacyjnym, zaznaczmy, że zasada ta dotyczy wszystkich, i określmy datę, kiedy procedura wchodzi w życie. Po miesiącu czy dwóch wróćmy do tego i sprawdźmy, jaki jest efekt.

Jakie procedury są potrzebne w firmie w pierwszej kolejności z perspektywy administracji?

Wszystko zależy od firmy, jej pracowników i stylu zarządzania, więc trudno udzielić uniwersalnych wskazówek. Ale spróbujmy.

W każdej firmie są faktury, zatem istotna jest procedura obiegu faktur. Podobnie z rozliczeniami delegacji czy wydatków. Warto na przykład rozpisać procedurę, że warunkiem rozliczenia jakiegoś wydatku jest dostarczenie w konkretnym terminie określonego dokumentu. Dzięki temu pracownicy nie będą ciągle dopytywać o to samo.

Ważna jest także procedura współpracy z księgowością czy biurem rachunkowym. Biura są różne, na kilku się przejechałam, dlatego dziś muszę mieć pewność, że jestem rozliczana profesjonalnie. Chcę po prostu spać spokojnie i mieć czyste sumienie.

Biuro rachunkowe powinno brać na siebie konkretne obowiązki i odpowiedzialnie się z nich wywiązywać. Pracownicy firmy nie mogą tracić czasu na wykonywanie zadań należących do biura rachunkowego, jeśli biuro nie dotrzymuje warunków umowy.

Warto także już na początku współpracy z księgową ustalić sposób opisywania faktur, żeby uniknąć pytań, typu: a do czego ta faktura? czy były jeszcze jakieś koszty dodatkowe? I tak dalej.

Inną istotną procedurą jest ta związana z obiegiem dokumentów. Trzeba stworzyć papier firmowy, formatki z instrukcją, jak odpowiadać klientom, zasady dotyczące wysyłania oferty. Warto mieć nawet przygotowane wzory maili do klientów, żeby za każdym razem nie pisać wiadomości od nowa, a jedynie personalizować i dostosowywać konkretny wzór.

Ty także, szykując się do podcastu, masz przygotowaną wcześniej pewną procedurę – nawet jeśli nie nazywasz tego procedurą. Wiesz, jak to wszystko zorganizować technicznie, dzięki czemu twój gość nie musi już zaprzątać sobie tym głowy.

Można też zawczasu przygotować się do przyszłych rekrutacji, które być może będą przeprowadzane w prężnie rozwijającej się firmie. Spisujemy zakres obowiązków i zadań, podział odpowiedzialności, opisujemy, jak wygląda wewnętrzny przepływ informacji. W ten sposób, gdy do zespołu dołączy nowa osoba, zamiast przez kilka dni o tym wszystkim opowiadać, będzie jej można podsunąć gotowy dokument, poprosić, żeby się z nim zapoznała, a potem zachęcić do rozmowy na ten temat.

Jest jeszcze kwestia urlopów. Nie jest tak, że każdy bierze wolne, kiedy chce, bo ktoś w firmie musi czuwać. O ile w przypadku pojedynczych dni sprawa jest dość prosta, o tyle przy urlopach dwu- czy trzytygodniowych trochę się to komplikuje. Warto zatem ustalić wcześniej, kto i kiedy będzie wypoczywał.

Co racja, to racja. Ja sam wprowadziłem u siebie procedurę współpracy z księgowością. Pewnego dnia spisałem w końcu wszystkie dokumenty, które muszę dostarczać do biura rachunkowego pod koniec każdego miesiąca, i teraz już żadna faktura mi nie umyka. Co więcej, stale dopisuję do tej listy nowe pozycje i w ten sposób ją aktualizuję. Z kolei rozliczanie delegacji to dla mnie prawdziwa zmora… Trudno się do tego zabrać, zwłaszcza gdy jest się zmęczonym po powrocie z podróży.

Wiem, o czym mówisz. Kiedy pracowałam jako office manager i mój szef wyjeżdżał w delegację, wręczałam mu kopertę z checklistą dotyczącą dokumentów, o jakie powinien zadbać, i potem go z tej listy rozliczałam!

Ja z kolei postanowiłem trochę zmienić moje myślenie: tłumaczę sobie, że jak na wyjeździe nie wezmę za coś paragonu albo faktury, to nie będę mógł tego wrzucić w koszty i zwyczajnie stracę pieniądze! Trochę tak, jakbym wyjmował banknoty z kieszeni i je wyrzucał. Zamiast więc wyrzucać z portfela pieniądze, wkładam do niego… faktury i paragony.

Czyli znalazłeś własny sposób na wybrnięcie z tej sytuacji.

Tak jest. Przejdźmy zatem do kolejnego pytania. Na twoim blogu piszesz o planowaniu. Rzeczywiście, nawet na zdrowy rozum jest to istotne w kwestii organizacji. Jeżeli bowiem coś wcześniej zaplanujemy, nie grozi nam później chaos – a przynajmniej będzie on mniejszy. Czasem jednak nasze plany zupełnie rozmijają się z rzeczywistością – bo my sobie, a życie sobie – i chaos jednak się pojawia. Jak sobie wówczas z nim radzić?

Mam na to dwa patenty. Przede wszystkim nie traktuję planowania jako gwarancji na to, że dzięki niemu organizacja będzie działać bez zarzutu. Planowanie nie jest jakimś cudownym trikiem i rozwiązaniem wszystkich problemów, a jedynie elementem dobrej organizacji. Bo na dobrze zorganizowaną administrację składają się takie czynniki, jak dokumenty, strategie działania, komunikacja, procedury, asertywność, narzędzia i właśnie planowanie.

Organizacja to ciągłe balansowanie na zmianie. Jeśli nie balansujesz – wypadasz. Pojawia się stres, chaos i wszystko się rozłazi

Ponadto dałam sobie prawo do porażki. Jestem perfekcjonistką, co z jednej strony wspiera mnie w pracy, ale z drugiej mocno mnie obciąża. Zrozumiałam jednak, że czasami zdarza się tak, że nasz plan dnia nie przebiega tak, jakbyśmy sobie tego życzyli – i to jest naturalny element biznesu. Dzięki takiemu podejściu nie spinam się, kiedy jadę odebrać chorą córkę ze szkoły albo kiedy sama zachoruję. Nie denerwuję się, kiedy muszę rzucić wszystko, bo klient potrzebuje pilnej kilkugodzinnej konsultacji ze mną.

Organizacja to ciągłe balansowanie na zmianie. Jeśli nie balansujesz – wypadasz. Pojawia się stres, chaos i wszystko się rozłazi.

Jak się w tym wszystkim ponownie zorganizować? Wracamy do punktu wyjścia, czyli do wspomnianego przeze mnie modelu dobrze zorganizowanej administracji. Porządkujemy dokumenty i przestrzeń dookoła, ale też staramy się lepiej poznać samych siebie.

Musimy wiedzieć, jakie mamy nawyki wspierające, a jakie blokujące. Zachęcam też do poznania naszego fizjologicznego rytmu dnia: gdzie mamy wysokie flow, a gdzie kompletne dno. U mnie na przykład miedzy 13:00 a 15:00 nie można liczyć na zbyt efektywną pracę. To jest czas na wykonywanie czynności, które nie wymagają mojego skupienia…

Co ty powiesz?! Dlatego umówiłaś się ze mną na nagranie na 13:00?!

Yyy…

Ja myślałem, że ty będziesz skupiona i w szczycie formy! [śmiech]

Ale ja jestem skupiona! Tylko nie byłabym teraz w stanie projektować produktu, przygotowywać oferty…

Rozumiem. [śmiech]

Opowiadać o tym, co robię, to ja mogę! Ej, nie czepiaj się tak słówek. [śmiech] Się czepił… Dobrze, złapał mnie. Czujny jak ważka!

No, cóż, trzeba słuchać swoich rozmówców. [śmiech] Ale wracamy do tematu. Dużo mówisz o porządkowaniu, a tymczasem ja mam wrażenie, że to może być dla niektórych przedsiębiorców dość… ograniczające? Oni woleliby tworzyć, mają mnóstwo pomysłów, są kreatywni, a porządek to szufladki na to czy na tamto. Niektórzy twierdzą nawet, że to, co ich otacza, to twórczy nieład, który pomaga im myśleć. Jak ty rozumiesz sformułowanie „porządek w biurze”?

Ten tak zwany artystyczny nieład z miejsca podnosi mi ciśnienie. Jeśli ktoś pracuje sam dla siebie, to można sobie ten artystyczny nieład tworzyć. Jeżeli jednak pracujemy w biurze z innymi ludźmi i na naszym biurku jest wszystko: rzeczy do makijażu, kubki, pończochy…

No, ja pończochy zawsze mam tutaj na biurku, przepraszam…

Wiem, wiem. [śmiech] Ale ja naprawdę znam taki przypadek! W każdym razie – jeśli w tej sytuacji oczekujesz od innych, że będą zorganizowani i będą pracować efektywnie, to coś tu jest nie tak. Artystyczny nieład w administracji firmy jest według mnie absolutnie niedopuszczalny.

W pracy jesteśmy nie dla siebie, tylko po to, żeby wspierać innych. Poza tym to, jak wygląda nasze biurko, jest też jednym z czynników, które wpływają na budowanie naszej marki wewnętrznej w firmie.

Należy się bezwzględnie pozbyć z biurka każdej rzeczy, która nas rozprasza czy wywołuje niewspierające emocje. Piętrzące się dokumenty wywołują w nas złość i takie prześladujące nas ciągle poczucie, że musimy coś z tym zrobić.

Z kolei porządek daje nam stabilizację, pewność, że panujemy nad sytuacją, wywołuje dobre emocje. Dzięki niemu nie tracimy czasu na poszukiwanie różnych rzeczy, bo po prostu wiemy, gdzie co jest. Ja sama swego czasu odbierałam w soboty rano telefony od chłopaków z firmy, którzy pytali, gdzie w magazynku jest papier toaletowy. Zawsze wiedziałam! W nocy o północy mogłam wyrecytować jak na spowiedzi, gdzie znajdują się wszystkie kable czy przejściówki…

W ten sposób następuje tak zwane zamknięcie poznawcze. Nie zastanawiamy się nad tymi wszystkimi drobnymi sprawami, możemy je wyrzucić z głowy i zrobić sobie miejsce na nowe, kreatywne pomysły!

Warto zadbać o to, żeby wszystko miało swoje miejsce. Dzięki temu nie zastanawiamy się, gdzie odłożyć dany dokument, następuje zamknięcie poznawcze i mamy w głowie przestrzeń na nowe pomysły

A może by tak przechytrzyć system i nie kupować dużych biurek, tylko zawsze małe? W końcu na małym biurku nie da się gromadzić aż tylu rzeczy… Czy jest jakaś zależność między porządkiem a powierzchnią biurka?

Moim zdaniem nie. Mam dość duże biurko i mam na nim tylko to, co jest mi potrzebne, oraz kwiaty, bo one wywołują dobre emocje.

Najpierw pracuję na kartce, potem przenoszę notatki do komputera, a dokumenty, które wykorzystywałam do danego projektu, od razu chowam na miejsce. Zamykam case i zabieram się za nowy.

Wielkość biurka nie ma znaczenia, bo kluczem są nawyki. Jeśli masz nawyk gromadzenia, to zagracisz nawet najmniejsze biurko.

Rozmiar nie ma znaczenia.

… [cisza]

Mówimy o organizacji dokumentów?… [śmiech]

O powierzchni biurka cały czas! Nie wiem, o czym pomyślałaś…

O czymś innym… Ale tak! Przy organizacji dokumentów rozmiar biurka nie ma znaczenia. [śmiech]

Bardzo spodobały mi się twoje nawyki organizacyjne. Podobno trzeba je sobie wypracować i to na każdą porę dnia. Jakie nawyki zatem rekomendujesz na początek, środek i koniec dnia?

Wyznaję zasadę, że jak zaczynasz, tak kończysz. Jeśli zaczniemy dzień efektywnie, to prawdopodobieństwo, że skończymy go równie dobrze, jest bardzo duże.

Pierwszy nawyk poranny to zrobienie tak zwanego obchodu zaraz po przyjściu do biura. Przed włączeniem komputera sprawdźmy, czy w kserokopiarce nie brakuje papieru, a w kąciku socjalnym kawy. Jeżeli zauważymy jakieś niedociągnięcia – coś się zepsuło albo firma sprzątająca czegoś nie doczyściła – spisujemy to i zgłaszamy, gdzie trzeba, zaraz po włączeniu komputera. W ten sposób unikamy tak zwanych „wpadaczy”, które rozpraszają nas później w ciągu dnia.

Na biurku od rana powinna na nas czekać lista zadań do zrobienia danego dnia, dzięki czemu od razu wiemy, za co mamy się zabrać w pierwszej kolejności. Pamiętajmy też o wykreślaniu z listy tego, co już zrobiliśmy. To działa bardzo motywująco!

Masz tak, że jak zrobisz coś nieplanowanego, to dopisujesz do listy i od razu odhaczasz?

Nie. Staram się rozliczać z wykonania tych priorytetów, które sobie założyłam. Poza tym zawsze zaczynam od jakiegoś dużego zadania. Dopiero potem przechodzę do maili.

OK.

Trzeba się też nauczyć odmawiania tym tak zwanym „stojaczom”, o których już wcześniej wspominałam. Bądźmy asertywni i nie pozwalajmy sobie wchodzić na głowę, nawet jeśli ktoś przekonuje nas, że zadanie zajmie nam raptem trzy minutki.

W ciągu dnia na bieżąco odkładajmy na miejsce dokumenty, z których już nie korzystamy. Utrzymujmy porządek cały czas – można nawet kurierom wskazać stanowisko, na które mają odkładać paczki, żeby nie składować ich na biurku.

Dobrym nawykiem jest też posiadanie zawsze pod ręką kartki, najlepiej formatu A4, na takiej twardej podkładce, żeby można było od razu notować wszystkie pomysły, które przychodzą nam w ciągu dnia do głowy.

Ja używam post-itów…

I w tych post-itach przeważnie się potem ginie! A na dużej kartce ja dorysowuję sobie strzałki, dopisuję różne rzeczy i później decyduję, co z tym zrobić.

Z kolei na koniec dnia sprawdzają się podsumowania. Przed opuszczeniem stanowiska pracy porządkujemy biurko. Spisujemy notatki. Ja wpisuję zadania do Asany, notuję w zeszycie zagadnienia, które chcę rozwinąć, zapisuję na flipcharcie mapę myśli, którą się zajmę kolejnego dnia.

Wyciągajmy wnioski z tego, co się danego dnia wydarzyło: co się powiodło, co się nie udało, co można przesunąć na kolejny dzień. To bardzo wspierające działania.

Bierzmy też pod uwagę, że czasem jakiś dzień się rozjedzie i nie da się wszystkiego zrealizować. Tak po prostu bywa i nie ma w tym nic złego.

To wszystko sprawia, że gdy idę odpoczywać, naprawdę odpoczywam.

Firma to nie tylko pracownicy, ale też podwykonawcy, dostawcy i klienci. Łatwo jest odmówić współpracownikowi, ale z klientami nie jest już tak różowo. Czy istnieje sposób na to, żeby wpasować ich jakoś w ten nasz ustalony porządek?

Planując moją pracę, 60% czasu przeznaczam na realizację priorytetów, 20% na zadania ad hoc – i tu jest miejsce na klientów, którzy „wpadają” choćby z zapytaniem ofertowym – a pozostałe 20% to czas wolny. Warto uwzględnić czas na zadania nagłe, bo one zawsze będą się pojawiać, i jeśli nie zostawimy dla nich przestrzeni, to rozbiją nam rytm dnia.

Przez pierwszy rok prowadzenia działalności wydawało mi się, że dzięki temu, że mam cały dzień (i wieczory!), to mogę robić wszystko. W efekcie totalnie się wypaliłam i tylko dzięki wsparciu męża nie wróciłam do pracy na etat.

Pomógł mi również mój system wartości, czyli sposób, w jaki prowadzę firmę. Punktem zwrotnym był dla mnie moment, w którym klient poprosił mnie o przeprowadzenie rekrutacji „po przyjacielsku”. Dotarło do mnie, że mój dotychczasowy sposób działania dał mu pewne przyzwolenie na wyjście z taką prośbą. A ja przecież nie chciałam robić „po przyjacielsku” czegoś, za co firma rekrutacyjna bierze niemałe pieniądze!

Od tego momentu wyznaję zasadę, że klienci są dla mojego biznesu ważni, ale jeśli ja nie będę się w tym biznesie czuła dobrze, to on po prostu nie pójdzie.

Jeżeli klient przesyła zapytanie o ofertę, a ja nie mogę mu jej od razu przygotować, proszę go o cierpliwość i możliwość wysłania jej na przykład kolejnego dnia. Spotyka się to z pełnym zrozumieniem.

Zdarzają się też sytuacje nagłe, gdy klient dzwoni i prosi o pilną konsultację – właśnie na takie przypadki mam zarezerwowany ten slot czasowy, o którym wspomniałam na początku.

Dużo zależy od komunikacji. Musimy już na wstępie powiedzieć klientowi, jakie mamy możliwości i jak nasza współpraca może wyglądać. Agresywny czy niekonkretny przekaz jest niewskazany. Ja zwracam dużą uwagę na słowa, których używam, bo każde z nich ma znaczenie.

Oczywiście, nie wszyscy muszą mnie lubić i nie ze wszystkimi będę współpracować, ale jasny przekaz jest ważny. Trzeba przedstawić sobie wzajemne oczekiwania i wartości, żeby mieć pewność, że obu stronom to odpowiada.

Załóżmy, że powzięliśmy mocne postanowienie, żeby się lepiej zorganizować. Jak wykonać pierwszy krok? Od czego zacząć zmiany organizacyjne, żeby już na wstępie odnieść jakieś małe zwycięstwo?

Działać! Jak powiedział profesor Ohme: „czuj, działaj, myśl”.

Jeżeli czujesz, że jakiś obszar wymaga lepszej organizacji, to po prostu zrób pierwszą rzecz, jaka przychodzi ci do głowy, żeby poprawić tę sytuację. Potem to przeanalizuj i sprawdź, czy zadziałało. Jeśli nie – zrób coś innego. Małe działanie jest kluczem do sukcesu. Filozofia Kaizen, metoda małych kroków. Działanie i usprawnianie. Usprawnianie nigdy się nie kończy.

Później przyjdzie czas na przyjrzenie się wszystkiemu z szerszej perspektywy, zwłaszcza jeśli nasz biznes się rozrasta.

W jaki sposób już na rozmowie rekrutacyjnej zweryfikować kwalifikacje kandydatki na asystentkę? Załóżmy, że nie jest to nikt polecony ani osoba z referencjami, które można sprawdzić. Jakie cechy powinien mieć dobry office manager?

Badam trzy rzeczy: zmysł organizacyjny, umiejętność ustalania priorytetów oraz zaangażowanie, czyli postawę i wartości.

Jeśli chodzi o zmysł organizacyjny, pytam, w jaki sposób dana osoba organizuje sobie dzień, a nawet tydzień i miesiąc pracy. Dzięki temu dowiaduję się, czy kandydatka na asystentkę myśli perspektywicznie i umie wybiegać poza schemat.

Przydaje mi się tutaj pewna intuicja, czytanie między wierszami. Jeśli ktoś opowiada o swojej organizacji w samych superlatywach, to drążę temat, pytam o błędy i niepowodzenia, o których też trzeba umieć mówić.

W przypadku priorytetów sprawa jest prosta. Pytam o to, jak je ustala. Pytam o zadanie, które dało jej najbardziej w kość. Chcę wiedzieć, jak opowiedziałaby komuś o swojej pracy, wymieniając na przykład trzy jej podstawowe elementy.

O zaangażowaniu natomiast wiele powiedzą nam emocje. Jeżeli kandydatka opowiada o swoich poprzednich stanowiskach pracy z pasją, to ja widzę, że ona tym żyje i nie przez przypadek znalazła się w tej administracji. Warto na to zwrócić uwagę, bo – bądźmy szczerzy – niektóre zadania asystentek bywają po prostu nudne. Porządek, papiery, procedury, logistykę też można lubić!

Nie zapominajmy także, że dobry office manager musi się identyfikować z wartościami firmy i powinien odpowiadać osobie zarządzającej, bo właśnie z nią będzie ściśle współpracować. Z kolei jeśli firma jest duża i w administracji jest już kilka osób, warto dobrać kandydata tak, żeby pasował do istniejącego już zespołu.

Office manager to osoba obdarzona dużym zaufaniem. Dostaje dostępy do konta, do prywatnych rzeczy szefa – to naprawdę duża odpowiedzialność. Nie ma tu miejsca na chaos.

Bardzo dziękuję. Było mi przemiło z tobą porozmawiać.

Ja również dziękuję i trzymam kciuki za twoją organizację dokumentów!

Postaram się posprzątać. Obiecuję!

Wyraź swoją opinię Dodaj komentarz
Podaj dalej Jeśli spodobał ci się ten odcinek - udostępnij go swoim znajomym:

5
Dodaj komentarz

avatar
3 Wątki komentarzy
2 Odpowiedzi w wątkach
0 Obserwujacy
 
Komentarz mający najwięcej reakcji
Najaktywniejszy wątek komentarzy
5 Komentarze autorów
NormanMarek JankowskiczesiekProptradingFranczyza w Polsce Najnowsi autorzy komentarzy
  Subskrybuj  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
Franczyza w Polsce
Gość

Bardzo ciekawy odcinek! Umiejętność dobrej organizacji pracy w biurze jest na wagę złota

Proptrading
Gość

Niektórzy twierdzą, że pracują w artystycznym nieładzie, więc nie jest im potrzebny porządek;)
Ale… to raczej dotyczy stylu pracy freelancerów, a nie już takiej normalnej porządnie prowadzonej firmy, gdzie jednak papiery, ksiegowość, faktury, zlecenia – to wszystko majtające się po biurku w górze papierów nie służy dobrej organizacji. Ps fajny podcast!

czesiek
Gość
czesiek

jeśli taki styl komuś działa, to tylko gratulować

Norman
Gość
Norman

Z przykrością muszę przyznać się że był to pierwszy raz, kiedy nie dałem rady przesłuchać podcastu nawet do połowy. Zawartość merytoryczna może i ciekawa ale niestety sposób wypowiadania się Pani Urszuli był dla mnie nie do zniesienia. Konkretnie chodzi o przerywnik „wiesz” wtrącany dosłownie w każdym zdaniu. W pewnym momencie zaczęło mnie to tak irytować, że mimowolnie zacząłem liczyć ilość „wiesz”. Przy 30 się poddałem i zakończyłem słuchanie. Myślę, że warto byłoby nad tym popracować bo wartościowy przekaz został zrujnowany przez jeden głupi nawyk. 🙂