fb pixel
organizacja domowego biura

Ciągle coś ci ginie? Sposoby na utrzymanie porządku w domowym biurze i komputerze

utworzone przez | Maj 2018

Nawet jeżeli jesteś fanem minimalizmu, jako przedsiębiorca nie masz wyjścia. Chcesz czy nie, musisz gromadzić różne rzeczy: dokumenty, sprzęt, ładowarki, kable, materiały biurowe, klucze, książki… Nie ma sensu dalej wyliczać, wiadomo o co chodzi.

Osobnym tematem jest twój komputer, w którym ciągle przybywa plików i maili. W tym przypadku bardzo pomaga wyszukiwarka… ale nawet ona na niewiele się zda, jeżeli potrzebujesz odnaleźć np. konkretne zdjęcie i nie pamiętasz, jak nazwałeś plik i gdzie go zachowałeś.

A gdyby tak zrobić wielkie wiosenne porządki (niezależnie od pory roku) i stworzyć przejrzysty system, w którym wszystkie potrzebne rzeczy są zawsze pod ręką, a pozostałe da się łatwo odszukać?

Świetny pomysł, tylko jak to zrobić?

Cieszę się, że pytasz, bo zaprosiłem do rozmowy osobę, która może ci pomóc.

Była projektantką wnętrz, jest fotografem i blogerką. Na blogu Design Your Life od kilku lat inspiruje i pomaga w lepszej organizacji na co dzień oraz podpowiada, jak urządzić swoje najbliższe otoczenie. Mam nadzieję, że po wysłuchaniu tej rozmowy twoje miejsce pracy zmieni się na lepsze. Moim gościem jest Alina Szklarska.

Cześć Alina.

Cześć.

Powiedz, co ostatnio czytałaś?

Ostatnio czytałam książkę Fumio Sasaki Pożegnanie z nadmiarem.

Już się wystraszyłem, że podasz japoński tytuł w oryginale.

Nie, akurat czytam po angielsku, bo staram się przy okazji uczyć się, czytając. Polski tytuł to Pożegnanie z nadmiarem. Minimalizm japoński. Staram się jak najwięcej tego typu treści regularnie przyswajać. Mam nadzieję, że nikt się nie przerazi słysząc od razu na wstępie słowo „minimalizm” i nie wyobrazi sobie pustego pokoju z jednym krzesłem. Minimalizm jako narzędzie i jako metoda naprawdę rewelacyjnie się przekłada bezpośrednio na porządkowanie naszej przestrzeni.

A czym się różni japoński minimalizm od każdego innego? Są tam jakieś elementy, których wcześniej nigdzie nie spotkałaś?

W tej książce japoński minimalizm jest dużo bardziej ekstremalny niż w innych publikacjach. Minimalizm jako narzędzie, które każdy może dostosować do swojego życia, jest dużo łatwiejszy do przyswojenia i do przetrawienia. W wydaniu japońskim jest to pozbycie się absolutnie wszystkiego aż do pozostawienia tylko absolutnie niezbędnych, pojedynczych sztuk. Dla mnie to jest za dużo, to jest zdecydowanie zbyt ekstremalne podejście i raczej będę bazować na tym, żeby pozostawić to, co nam jest potrzebne do pracy i do naszego stylu życia.

Nawet gdybyśmy chcieli się pozbyć wszystkich gratów, to nie zawsze jest to możliwe – tak jest głównie w sytuacji biznesowej. O tym chciałem z tobą porozmawiać, bo jak prowadzimy jakieś swoje biuro, jest tak, że gromadzimy wokół siebie różne przedmioty – z czasem pojawia się problem, bo nie ma tych rzeczy gdzie zmieścić, nie wiemy, jak je uporządkować, żeby się w tym odnaleźć.

Bo to jest tak naprawdę najważniejsze, żeby zawsze, bez jakiś większych zakłóceń pracować i mieć wszystko tak rozlokowane, żeby ta praca jak najsprawniej później przebiegała.

To weźmy pod lupę nasze domowe biuro, ty nawet w tym momencie jesteś w domowym biurze?

Tak, jestem teraz w swoim domu, w biurze – pracuję w domu. Jak będziemy mówić o domowym biurze, to przede wszystkim będziemy kierować się do małych firm, nie do osób zarządzających dziesiątkami pracowników, tylko raczej do osób pracujących w mniejszej skali.

Tak, chociaż jeśli ktoś traktuje swój boks w open space jako swój malutki domeczek, to też coś wykorzysta [śmiech]. Natomiast skupiamy się na sytuacjach, w których albo ludzie pracują w domu, albo mają małe biuro, które jest przestrzenią do pracy. Podejrzewam, że każdy, kto ma takie miejsce pracy, chciałby zacząć od tego, żeby jakoś ogarnąć tę przestrzeń wokół siebie, jakoś ją uporządkować. Jest wiosna, a to dobry czas na takie wiosenne porządki – jeżeli chcemy zacząć porządkowanie domowego biura, to jakie powinny być pierwsze kroki?

Od czego zacząć? W pierwszej kolejności zastanowiłabym się nad tym, jak to miejsce pracy wygląda – niestety nie każdy z nas ma ten luksus, że ma wygospodarowane osobne pomieszczenie, z dala od wszelkich zakłóceń. Często to miejsce pracy jest wciśnięte we wspólną strefę i coś jeszcze znajduje się w tym pokoju. Przede wszystkim, mając zawsze na względzie komfort pracy, zastanowiłabym się nad lokalizacją biurka tak, żeby było właściwie ustawione. Jeszcze zanim zaczniemy wyrzucać i porządkować, to warto przygotować sobie taką dobrą bazę, czyli żeby biurko było dobrze ustawione względem okna, żeby nie zasłaniać sobie światła dziennego ręką, żeby nie robić cienia. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Wtedy po prostu staramy się znaleźć jak najlepsze miejsce w swoich warunkach. Tak samo jak świecące w oczy światło – to też w pierwszej chwili nie jest w ogóle zauważalne, ale męczy i później się pojawia zmęczenie, łzawienie oczu, więc przyda się jakaś roleta w oknie, można zamontować żaluzje.

Kolejna rzecz, to ustawienie się w taki sposób, żeby nie mieć bezpośrednio za swoimi plecami drzwi, bo to sprawia, że musimy się odwracać za każdym razem, kiedy dochodzą głosy z pozostałej części mieszkania. Będąc tak ustawionym, że widzimy wszystko przed sobą, to nam daje o wiele większy komfort i ułatwia skupienie.

Zastanawiam się nad tym światłem, w kwestii monitora względem światła.

Najlepiej, żeby nic się nie odbijało.

Czyli optymalnie byłoby mieć okno z boku, po przeciwnej stronie niż mamy wiodącą rękę.

Przy projektowaniu wnętrz zawsze staramy się od tego wychodzić, ale nie zawsze jest to możliwe.

Zaskoczyłaś mnie tym stwierdzeniem, że porządkowanie zaczynamy od właściwego ustawienia biurka i komputera tak, żeby wkomponować je w pomieszczenie tak, żeby było optymalnie.

Warto się nad tym zastanowić. Oczywiście nie trzeba od razu wszystkiego przemeblowywać i przekładać, ale na pewno trzeba się zastanowić, czy nasze miejsce jest optymalne i dopiero później zacząć porządkowanie. Wtedy bazując na tym, ile mamy czasu i wiedząc, jak dużą rewolucję mamy ochotę przeprowadzić, możemy przystąpić do porządków. Najczęściej zaczynamy, gdy bałagan daje się nam we znaki albo są ludzie tacy jak ja, którzy po prostu lubią porządkować i organizować, bo sprawia im to frajdę. Osobiście lubię na nowo wszystko układać, ale wiem, że to nie jest dla wszystkich oczywiste, więc dla niektórych lepsze będzie porządkowanie powoli miejsce po miejscu, szuflada po szufladzie – wtedy też jesteśmy w stanie to przeprowadzić. Jednak jeśli ktoś ma ochotę na większą rewolucję, to ja bym zdecydowanie polecała zaczęcie od świeżej kartki – tak jak zaczynamy w notesie. Najlepiej zacząć od zdjęcia wszystkiego z biurka i ze wszystkich poziomych powierzchni, z blatów, wyjęcie z półek – niekoniecznie wszystko jednocześnie, ale żeby wyjąć możliwie jak najwięcej i później odpowiednio segregując, zastanowić się, co faktycznie jest nam do tej pracy potrzebne na biurku i tylko to zostawić.

To jest trochę inaczej niż ja robię – bo ja to robię taką metodą, że biorę jedną półkę, patrzę, co tam powinno zostać, a co nie. Te rzeczy, które nie pasują mi do tej półki, staram się od razu upychać na miejsce, które moim zdaniem będzie ich miejscem docelowym. Zawsze na końcu tworzy się jakaś szuflada albo półka „na wszystko” i znowu jest takie miejsce, które kompletnie nie da się odgruzować, bo zawsze jest tam jakiś śmietnik.

Taka szuflada też się przydaje – ja w każdym pomieszczeniu mam taką szufladę, bo zawsze znajdą się przedmioty, które nie mają miejsca. Jednak takie porządkowanie, biorąc to pod uwagę całościowo, daje nam lepszy ogląd na temat tego, co posiadamy i ile faktycznie mamy tych konkretnych narzędzi. Kiedy zgromadzimy cały sprzęt, który wykorzystujemy, czy to jest sprzęt fotograficzny, czy wszystkie kable, czy wszystkie piśmiennicze artykuły i notesy, dopiero wtedy widzimy, ile tego mamy i możemy to posegregować. Można się wtedy na spokojnie zastanowić, czy to jest nam faktycznie potrzebne, czy musimy mieć 40 długopisów w szufladzie – a jak trzeba coś zapisać, to ostatecznie zapisujemy w telefonie, bo nie możemy znaleźć piszącego długopisu. Dlatego warto jest wszystko wyjąć.

Ok, czyli kiedy już wyjmiemy, posegregujemy i poukładamy we właściwych miejscach – czy to już jest koniec sprzątania, czy jest jeszcze coś?

Jeszcze nie koniec. Przede wszystkim należałoby się pozbyć tego, co jest ewidentnie niepotrzebne, czyli pozbyć się śmieci i zostawić tylko to, co jest potrzebne. A jeśli jeszcze nie wiemy, czy jeszcze jest potrzebne i jeszcze nie jesteśmy gotowi, żeby się czegoś pozbyć, to odłóżmy to gdzieś na bok, do jednego pudła, żeby się nad tym zastanowić za jakiś czas – jak się okaże, że minęły trzy miesiące, a nie sięgnęliśmy ani razu do pudełka, to odpowiedź jest prosta i to nie jest nam potrzebne do codziennej pracy, ani do codziennego życia.

Powiedziałbym, że trzy miesiące to nie jest taki długi czas, bo są takie rzeczy, których w skali roku używa się tylko raz. Jak świąteczny sweter, który używasz tylko na Święta.

Tak, ale jeśli wiesz, że ten sweter nosisz tylko w Święta, to w ogóle go nie odkładasz na bok, tylko zostawiasz, bo wiesz, że używasz go raz w roku. Sama wiem, że nie używam specjalnego mikrofonu częściej niż raz na kilka miesięcy, ale wiem, że za kilka miesięcy go użyję, więc po prostu odpowiednio go gdzieś ulokuję, nie musi być wierzchu, bo nie jest to stałe narzędzie mojej codziennej pracy.

Świat jest trochę niesprawiedliwy, bo porządki trzeba robić i trzeba poświęcić czas i energię, a bałagan robi się sam – powinno to być w drugą stronę. Ponieważ ten świat jest tak zbudowany, to chcielibyśmy mieć jakiś sposób na to, żeby ten bałagan się nie robił – co możesz podpowiedzieć, jakieś sposoby, techniki na to, żeby ten porządek, który zrobimy, utrzymał się przez dłuższy czas.

Zasady, dotyczące biura w domu, będą miały zastosowanie we wszystkich innych pomieszczeniach – zasada, aby każda z rzeczy miała swoje własne miejsce, jak najbardziej się sprawdzi. Wtedy doskonale wiemy, gdzie co mamy możliwie najbliżej pod ręką rozlokowane – warto zadbać o to, żeby oprócz biurka mieć pod blatem jakieś szuflady, w których będą rzeczy, z których korzystamy. Warto mieć regał, mieć możliwie jak najbliżej drukarkę, jeśli na bieżąco z niej korzystamy, żebyśmy nie musieli daleko chodzić. Zadbajmy, żeby segregatory, teczki czy to, z czego korzystamy też było w zasięgu ręki, a nie gdzieś daleko, bo gdy wpada nam w rękę aktualna faktura, którą musimy gdzieś przechować do momentu rozliczenia, to zamiast odłożyć ją w to miejsce, które jest daleko, rzucimy ją na wierzch i ta sterta będzie rosła.

Myślę, że wszyscy to znają i mają taką kupkę rzeczy, do których trzeba wrócić i które należałoby przejrzeć, więc trzeba to po prostu z wyprzedzeniem tak przystosować, mając na uwadze swoje lenistwo i to, że po prostu nam się nie będzie chciało. Nawet jak posprzątamy wszystko idealnie, to te rzeczy będą cały czas spływały – przecież tak ogromna ilość materiału się przewija przez nasze biurka i trzeba po prostu na bieżąco reagować. Zachęcałabym, żeby każdy przygotował sobie swój własny system, w oparciu o to, jak pracuje, w jaki sposób, z jakimi plikami, biorąc pod uwagę to, że nie będzie mu się później chciało, bo nie będę się chciało – to musi być odpowiednio proste.

Jak taki system zbudować? Domyślam się, że każdy ma trochę inną pracę – jeżeli chcę zbudować taki system dla siebie, to od czego zacząć?

Przede wszystkim trzeba dostosować sposób przechowywania, porządkowania i segregacji. Może powiem jak to wygląda u mnie – w związku z tym, że pracuję na różnych komputerach i w różnym miejscach, to staram się, aby wszystkie najbardziej potrzebne pliki mieć w chmurze, na Dropboxie. Wtedy, mając te wszystkie rzeczy na Dropboxie, bez względu na to, gdzie akurat siadam, czy przy komputerze stacjonarnym, czy przy laptopie, te rzeczy tam są. Mam też oczywiście dostęp do tego z telefonu i wszelkie rozwiązania chmurowe dadzą taką możliwość.

Jeśli chodzi o przechowywanie zdjęć – załóżmy, że kończę sesję zdjęciową i mam pełną kartę, to nie zgrywam ich bezpośrednio na komputer, tylko mam osobny dysk. Z tego dysku korzystam i wyjmuję go z szuflady, która jest obok, dosłownie pod ręką, to jest proste miejsce, do którego łatwo jest się dostać i ten dysk nie leży nigdzie na wierzchu, tylko ma swoje miejsce. Wyciągam go, podpinam i zgrywam tylko te pliki, których będę potrzebowała, na dysk i to wszystko. Tego typu rozwiązania na pewno się sprawdzą przy pracy z plikami.

Wideo i rozmaite sprzęty, które są związane z nagrywaniem obrazu i dźwięku, czy z fotografią – każdy z nas ma teraz trochę elektroniki dookoła siebie. To jest trochę problematyczny temat, jeżeli chodzi o przechowywanie, bo masz kabelki, różne wtyczki, złączki. Jak to przechowywać, żeby to wyglądało jakoś schludnie i dało się jakoś odnaleźć? Kabelki mają to do siebie, że się łatwo plączą – kiedyś mój kolega po fachu podpowiedział, że słuchawki z płaskim kablem, to jest nie tylko estetyka, ale to też sprawia, że ten płaski kabel się nie plącze, tak jak ten okrągły, tak więc łatwiej jest takich słuchawek użyć, kiedy je wyciągniemy z kieszeni.

Dokładnie. Zawsze można na czymś je zawinąć i unikniemy jednej wielkiej plątaniny. Oprócz tego, że każda rzecz ma swoje miejsce, to wyznaję zasadę: jak najmniej na wierzchu. Na wierzchu jest tylko to, co wykorzystuję w bieżącej chwili. Oczywiście, od czasu do czasu rośnie mi wielka góra rzeczy, nad którymi obecnie pracuję, ale to jest tylko w momencie pracy nad jakimś konkretnym projektem. Kiedy z tego nie korzystam, to staram się wszystko chować i wtedy jest łatwiej zachować czystość, unikając kurzu, czy brudu.

To, co mi się jeszcze bardzo przydaje, to taka koncepcja biura modułowego – szczególnie kiedy pracujemy nie tylko w domu, ale w różnych miejscach. Wiem, że są konkretne rzeczy, które są niezbędne do tego, żebym mogła zacząć pracę, czyli: komputer z ładowarką, telefon, słuchawki, myszka do komputera, długopisy, planer, notes – to wszystko mam w jednej kosmetyczce. W związku z tym, że raz pracuję w kawiarni, kiedy indziej odwiedzam rodziców, czy pracuję w jakimś miejscu i wynajmuję biurko – wiem, że mam przy sobie całe swoje biuro i to wszystko wystarczy mi do pracy. Mam to spakowane w tę jedną kosmetyczkę, która stoi sobie na biurku – jeśli pracujemy tylko w domu, to może być pudło ze wszystkimi bieżącymi używanymi rzeczami.

Ja do mojej torby wrzucam po prostu kosmetyczkę, nie zastanawiając się nad tym, czy mam wszystko, bałagan się nie robi, bo zawsze jest w jednym miejscu. Robiąc takie pudło czy kosmetyczkę, każdy musi zweryfikować, co jest mu potrzebne do takiego bieżącego używania – może w ogóle nie korzystać z papieru i rozwiązań papierowych, ja mam w swojej kosmetyczce kolorowe zakreślacze i karteczki samoprzylepne, które ułatwiają mi życie, a ktoś może mieć na przykład taśmę, zszywacz i coś w tym stylu. To powinno być przenośne biuro w wersji minimum.

Co z przedmiotami, które podczas sprzątania kwalifikujemy jako te, które kiedyś mogą się przydać, ale niekoniecznie? Rozumiem, że na nie też mamy jakieś osobne pudło?

Większość rzeczy, co do których nie mamy tej pewności, że są nam potrzebne, są tak naprawdę niepotrzebne. Wydaje nam się „a co, jeśli kiedyś się przyda?” – ta sytuacja, kiedy to coś się przydaje, wydarza się naprawdę tak bardzo rzadko, że w większości wypadków nie ma sensu tego przechowywać, bo zajmuje cenne miejsce i utrudnia nam zachowanie porządku i układu, który będzie łatwo utrzymać. Tutaj można się fajnie zainspirować minimalizmem – minimaliści w podcaście The minimalist wyznają zasadę 20/20, czyli większość przedmiotów, które nie są jakieś bardzo wartościowe, rzeczy, które kosztują mniej niż 20 dolarów, na nasze realia możemy powiedzieć, że mniej niż 20 złotych, które jesteśmy w stanie zorganizować sobie w krótkim czasie w 20 minut-pół godziny i nie musimy po nie daleko jechać, czyli są gdzieś w naszym otoczeniu, to w większości wypadków okazuje się, że nie ma sensu ich przechowywać. W takiej sytuacji, możemy je ponownie kupić albo możemy od kogoś pożyczyć na ten jeden raz, kiedy będzie to potrzebne. Sytuacja, kiedy się czegoś pozbędziemy, a potem się okaże, że żałujemy, że jednak się czegoś pozbyliśmy, zdarza się tak rzadko, że po prostu nie warto. Tych rzeczy jest za dużo. Wszyscy mamy ich za dużo.

Wszyscy mamy za dużo zbędnych rzeczy, również w biurze Click To Tweet
Jest taka grupa przedmiotów, które mimo że mogą się nie przydać, to jednak trzeba je przechowywać – dokumenty, które trzeba trzymać jak umowy, faktury. Co z tymi dokumentami zrobić? To, że trzymać, to wiemy, tylko jak to zrobić, żeby taki dokument był pod ręką, wtedy, kiedy jest potrzebny? To się zdarza bardzo rzadko, być może nigdy się nie zdarzy, a jeśli to się zdarzy, to trzeba to odnaleźć w stercie papierów – miałem takie doświadczenie już nieraz, bo kilkanaście lat prowadzę firmę i kilka razy zmieniałem biura rachunkowe. Jak biuro rachunkowe wydaje dokumenty, to są to po prostu skrzynie pełne dokumentów – to jest jakiś dramat, bo odnalezienie czegokolwiek w razie jakiejś kontroli, to droga przez mękę. Co robić z tego rodzaju rzeczami

Samodzielne skatalogowanie takiej wielkiej ilości skrzyń może być trudne. Dobrze jest mieć biuro rachunkowe, które będzie nad tym czuwać i w razie kontroli wszystko będzie musiało odnaleźć. To, co najlepszego możemy zrobić, to od dnia dzisiejszego zacząć sobie to wszystko odpowiednio przechowywać i katalogować. Najlepiej w wersji papierowej trzymać tylko to, co jest konieczne, a reszty się pozbywać. Najważniejsze dokumenty dobrze trzymać cyfrowo, to też sprawia, że dużo łatwiej jest szukać czegoś komputerze, używając wyszukiwarki, która jest coraz mądrzejsza. Jeśli tylko będziemy zachowywać odpowiednią higienę pracy z plikami i będziemy odpowiednio je tytułować, to wszystko bez problemu znajdziemy. Ja osobiście wszystko skanuję i nawet nie mam specjalnego skanera do tego, tylko korzystam z aplikacji do skanowania na telefonie. Robię zdjęcia, a ta aplikacja przekształca plik i automatycznie wysyła go do odpowiedniego folderu. To jest najlepsza opcja nawet dla osób, którym nie chce się podejść do skanera.

A jakiej aplikacji używasz?

Obecnie mam Genius Scan, która według mnie jest najfajniejsza.

Ja sobie zainstalowałem Scan Bot. Wcześniej miałem TinyScanner, który miał problem z wysyłaniem plików do Dropboxa.

Wcześniej korzystałam ze Scannable, ale od praktycznie dwóch lat korzystam z Genius Scan i mam tam dosłownie wszystko. Mam tam nawet takie rzeczy, których nie muszę mieć zapisanych cyfrowo, bo trzeba je obowiązkowo przechowywać w papierze, jak akty notarialne, oryginały dokumentów, jednak wersja cyfrowa często też wystarcza na jakieś potrzeby na przykład bankowe, czy jak korzystamy z usług jakiegoś radcy prawnego. W większości te rzeczy przydaje się mieć zapisane właśnie cyfrowo i nie musimy wyciągać papierów.

To prawda, pamiętam, że kiedyś zeskanowałem nawet ważne dokumenty firmowe, bo zwykle, jak ktoś prosi o dokumenty, to prosi o skan, więc dobrze to mieć pod ręką. A co z takimi nieformalnymi dokumentami, jak różnego rodzaju notatki, zapisane pomysły – rozmawiamy z kimś przez telefon i coś zanotujemy, jesteśmy pod prysznicem, wpadnie nam do głowy jakiś pomysł. Pomysły mają to do siebie, że wpadają do głowy w różnych okolicznościach.

W najmniej odpowiednich [śmiech].

Nie zawsze mamy pod ręką jakieś jednolite narzędzie, żeby utrwalić pomysły, więc co robić z takimi różnorodnymi fragmentami naszej twórczości intelektualnej, które pojawiają się w zupełnie niespodziewanych momentach?

Zamiast przejmować się konkretnym narzędziem i tym, gdzie to zapisujemy, bardziej postawiłabym na wyrobienie sobie takiego nawyku regularnego przeglądania. Może to być na koniec dnia, kiedy ze swojego otoczenia zbierzemy i przeczytamy wszystkie karteczki, weryfikując, czy notatki są dalej aktualne i zdecydować co, z tym trzeba zrobić. Jest to lepsze rozwiązanie zamiast postanowienie, że będę teraz notować tylko w jednym czarnym specjalnym notesie, bo potem okaże się, że tak czy siak nie mamy go ze sobą w jakiejś sytuacji, więc zapiszemy na telefonie. Ja się tym w ogóle nie przejmuję – piszę tam, gdzie mi jest najwygodniej. Raz piszę w notatkach na telefonie, raz piszę w notesie, na karteczce, w planerze.

Żadne narzędzie nie zastąpi nawyku regularnego przeglądania swoich dokumentów Click To Tweet

To, czego pilnuję to pod koniec dnia, jeśli uda mi się zmusić, wyrabiam nawyk codziennego sprawozdania – robię to codziennie, a przynajmniej raz w tygodniu, w każdy piątek, kiedy robię generalne podsumowanie tygodnia. Wtedy sprawdzam, co tam zapisałam, co jest w przypomnieniach i decyduję, co mogę kasować – większość usuwam. To, co jest ważne i wymaga jakiejś reakcji, wpisuję do kalendarza z przypomnieniem albo na bieżącą listę zadań, ewentualnie przenoszę te pomysły w miejsca, do których przynależą. Na przykład pomysły na teksty staram się zawsze gromadzić w Evernote, aczkolwiek notatki do tekstów robię wszędzie, więc ten raz w tygodniu robię zdjęcie kartki, wrzucam do Evernote i tam mam wszystkie teksty, wszystkie treści pisane. Zamiast przejmować się narzędziami i metodą, to po prostu trzeba pamiętać o tym, aby to regularnie przeglądać.

Chciałbym, żebyśmy przeszli do etapu porządkowania komputera – dla większości z nas jest to centrum dowodzenia. Tak jak kiedyś wszystko trzymało się na biurku, tak teraz nawet pulpit w Macu nazywa się „biurko” i tam się trzyma wszystkie rzeczy. Zanim do tego przejdziemy, to chciałem jeszcze dopytać o porządkowanie fizycznych rzeczy wokół nas – czy jest jeszcze coś, o czym nie powiedzieliśmy, a co jest bardzo ważne, żeby udało się ten porządek utrzymywać, żeby było łatwo wszystko znaleźć?

Myślę, że jest to upraszczanie wszystkiego, co tylko się da – po prostu cokolwiek sobie wymyślamy, czy to będzie system nazewnictwa, czy system przechowywania, to nie komplikujmy. Nie myślmy, że teraz musimy kupić zestaw specjalnych pojemników, segregatorów, czy jakieś korytko na dokumenty, bo to jest nam niezbędnie potrzebne do tego, aby zachować od teraz porządek w dokumentach – to jest wszystko bzdura! Po prostu nie komplikujmy sobie i korzystajmy z tego, co już mamy i wiemy, że się sprawdzi.

Ostatnio stwierdziłam, że nienawidzę segregatorów. Owszem, miałam dużo dokumentów w tych segregatorach, ale przez już wspomniane lenistwo, kiedy miałam faktury i ważne dokumenty do pochowania, myślałam, że mam wziąć ten segregator i szukać pustej koszulki, to stwierdziłam, że nie zrobię tego. I ta sterta rosła. Doszłam do wniosku, że teczki, to dla mnie osobiście jest najlepsza rzecz i wszystkie bieżące rzeczy wkładam w teczki. Każdy bieżący projekt, nad którym pracuję, mimo że staram się umieszczać dokumenty na komputerze w wersji cyfrowej, generuje też masę papierów. Mam teczkę z napisem „bieżące”, do której wkładam wszystkie papierki, które trzeba później skatalogować. Jak ta teczka spuchnie na tyle, że stwierdzam, że już nic się nie zmieści, to wtedy zmuszam się i rozkładam rzeczy do miejsc, do których należą. Jednak u mnie bieżące wkładanie w segregatory nie sprawdziło się – może u kogoś się sprawdzi i sprawi mu frajdę.

Myślałem,że jesteś wielbicielką segregatorów, bo nawet za twoimi plecami są segregatory.

Tam są te rzeczy w segregatorach, ale nie uzupełniam ich codziennie. Zauważyłam, że nie chce mi się tego robić codziennie i wolę raz na miesiąc zrobić przegląd bieżącej teczki i wtedy mam dziesięć faktur do przełożenia, pięć umów do włożenia – nie muszę tego robić pojedynczo. Grupowanie wszystkiego, co się da, to jest też coś, z czego korzystam – zarówno w organizacji przestrzeni, jak i w zadaniach. Jeśli tylko jestem w stanie coś pogrupować, żeby dłużej wykonywać daną czynność, czy zrobić to na zapas, to zawsze wybieram tę opcję.

À propos twojej niechęci do segregatorów – ja tak mam z tymi potrójnymi półeczkami, które się stawia na biurku.

Tam się robi jeden wielki śmietnik [śmiech].

Może faktycznie każdy powinien przetestować różne rozwiązania i znaleźć takie, jakie mu najbardziej pasuje. Może są wielbiciele trzech szufladek na biurku.

Jeśli są w stanie pilnować tego, że na jednej jest poczta, na drugiej coś jeszcze, to super, tylko możemy gratulować.

Przejdźmy do porządkowania komputera. To jest rzeczywiście takie centrum dowodzenia dla każdego z nas – niestety w każdym systemie komputerowym jest teoretycznie coś, co nazywa się „kosz”, „śmietnik”, „trash”. Z mojego doświadczenia zwykle jest tak, że ludzie mają trzy śmietniki – jeden to jest „kosz”, drugi to jest folder pobrane, a trzeci to jest pulpit i tam jest wszystko, jeden wielki chaos. Pamiętam, w jakim szoku był mój kolega, kiedy zobaczył ekran mojego Maca i mówi: „Jezu, ty masz na pulpicie tylko trzy ikony! Jak ty to robisz?”. Akurat nad pulpitem udaje mi się zapanować, ale często widzę pulpity różnych ludzi i to jest totalny chaos. Jak nad tym chaosem zapanować?

A zdarzyło ci się kiedyś robić taki porządek na pulpicie, żeby wszystko, co jest na pulpicie włożyć do folderu „pulpit”? [śmiech]

Zdarzyło się [śmiech].

Ja swojego czasu miałam „pulpit 1”, „pulpit 2” i „pulpit 3” [śmiech]. W pewnym momencie musiałam usiąść i poświęcić pół dnia, żeby to wszystko uporządkować.

Jak się przenosiłem ze starego komputera na nowy, to całą zawartość ze starego mam zgraną do dwóch folderów – jeden to jest „MacBook”, a drugi „MacBook Pulpit”, w nim jest wszystko, co było na pulpicie.

Nie róbcie tak, nie róbcie!

Więc jak robić, jeżeli nie w ten sposób?

Poprzez zaprowadzenie reżimu, czyli raz w tygodniu oczyścić kosz, przeglądać folder pobrane i wyrobić w sobie nawyk natychmiastowego reagowania, czyli pobieramy coś i zamiast zapisywać w pobranych, to zapisywać w folderze docelowym. Oczywiście z wyprzedzeniem trzeba sobie stworzyć hierarchię folderów docelowych. Przede wszystkim trzeba od razu reagować, bo to zajmuje zwykle 2-3 sekundy, zamiast zapisywać coś na pulpit. Jak ściągam fakturę online, to wiem, że zapisuję ją od razu do folderu „firmowe, gdzie mam mam folder „faktury”, który dodatkowo dzielę na roczniki i później w rocznikach na kolejne miesiące – tam też mam posegregowane dokumenty bankowe, które muszę przekazywać księgowej, czy oryginały cyfrowych faktur. Mam jeszcze jeden folder, do którego skanuję oryginały faktur papierowych, które też przekazuję cyfrowo księgowej. Zapisywanie od razu do konkretnego folderu sprawdza się najlepiej. Do tego raz w tygodniu, czy raz na miesiąc warto zerknąć do pobranych plików czy na pulpit i wtedy rozlokować to do odpowiednich miejsc.

Czy masz jakieś wskazówki dotyczące hierarchii folderów? To co wymieniłaś: rok, miesiąc i odpowiednie podfoldery, to wydaje się dość rozbudowaną strukturą.

To jest u mnie coś, co powstało z czasem, jest rozbudowane, bo stwierdziłam, że właśnie takie jest mi akurat potrzebne. Kiedy szukam jakiegoś ważnego dokumentu, to staram się przypomnieć sobie, kiedy to mniej więcej było – tu bardzo przydaje się nazewnictwo. Jak zapisujemy pliki z przypadkowymi nazwami z internetu, ciężko będzie nam się w tym połapać. Jak napiszę „samochód mechanik”, czy „auto”, to szukając w wyszukiwarce „auto”, wyskoczą mi wszystkie dokumenty dotyczące samochodu i nie muszę wtedy nawet pamiętać, w którym to jest w folderze. Katalogowanie w podziale na miesiące, pozwala mi zachować porządek, wiem kiedy i z jakiego folderu muszę udostępnić zawartość księgowej..

Ostatnio, metodą prób i błędów opatentowałem sposób, jeżeli chodzi o faktury. To mnie strasznie męczyło, bo poza tym, że oczywiście miałem problem z tym, żeby faktury lądowały w odpowiednim folderze, a nie w folderze pobrane, to miałem jeszcze ten problem, że czasem te faktury gdzieś mi się rozchodziły. Przychodziła faktura w mailu, ja jej nie zgrałem, potem księgowa pytała mnie, gdzie ta faktura jest albo mnie w ogóle nie pytała, więc nie wpuszczałem tych faktur w koszty. Miałem wyzwanie, żeby uporządkować faktury – zrobiłem folder na te faktury, ale do faktur z bieżącego miesiąca, zrobiłem sobie skrót na pulpicie. To jest genialna sprawa, bo to nie jest dodatkowy folder, który robi śmietnik, tylko to jest skrót. Teraz robię tak, że wrzucam te faktury na bieżąco, raz w tygodniu patrzę na wyciąg z banku i patrzę na co były przelewy i sprawdzam, czy mam do tego odpowiednie faktury. Jeżeli mam, to te faktury taguję odpowiednim kolorem i w tym momencie jestem pewien, że żadna faktura mi nie umknie i mam to wszystko pod ręką, bo mam to na pulpicie.

Skróty i porządek na pulpicie to jest coś, co bardzo poprawia komfort pracy. Osobiście na pulpicie nie mam nic, chyba że jakieś bieżące pliki, nad którymi danego dnia czy danego tygodnia pracuję. To bardzo pomaga. Tagowanie kolorami też jest bardzo przydatne, ale wydaje mi się, że trzeba sprawdzić, co jest nam potrzebne – ty zweryfikowałeś, że tobie to ułatwia pracę i się sprawdza, ale ja próbując dopisywać specjalne etykietki, zauważyłam, że nie zawsze chce mi się to robić. Kiedy umknie mi to wstawienie etykietki, powstaje jeszcze większy problem, niż reagowanie na bieżąco. Założyłam sobie, że jeżeli faktura przychodzi na maila, to dopóki nie zapiszę jej w specjalnym folderze, to ten mail tam będzie czekał. Dopiero jak zapłacę fakturę i ją zapiszę, mogę usunąć tego maila. Trzeba samemu na sobie sprawdzić, co jest nam najłatwiej robić i uprościć to na tyle, na ile jest możliwe.

U mnie wprowadzanie tagowania kiedyś wprowadzało dużo chaosu, więc zacząłem tego używać tylko w odniesieniu do faktur i to jest tylko oznaczenie kolorem, że ta faktura została zapłacona. Jeżeli nie ma żadnego oznaczenia kolorystycznego to znaczy, że w ogóle się nim nie zająłem. Widzę taki plik, patrzę na wyciąg, jak był przelew, zaznaczam kolorem i gotowe.

I to jest świetna opcja, ale jakbyś próbował zrobić to samo odnośnie do wideo, do zdjęć, to w ogóle się mija z celem – trzeba sprawdzić, który obszar jest najbardziej kłopotliwy i w którym to pomoże.

Zdjęcia to jest kolejny ogromny temat, dlatego że mam czasopismo, w którym mamy masę zdjęć. Na tych zdjęciach są ludzie, są firmy, jakieś produkty, grupy produktów, marki – w dodatku niektóre z tych zdjęć zostały wykorzystane w druku i w zasadzie możemy trzymać je w archiwum, ale nie chcemy powtarzać zdjęcia, które kiedyś było. To jest dużo bardziej skomplikowane, niż trzymanie zdjęć z wakacji.

Tak, oczywiście.

Zdjęcia z wakacji możemy podpisać „Kanary 2018” i wszystko jest załatwione. Robisz zawodowo rzeczy wizualne – jakie masz rady odnośnie przechowywania zdjęć czy wideo?

U mnie kompletnie nie jest potrzebny taki system, o którym mówisz – u mnie sprawdza się maksymalne uproszczenie i jedyne katalogowanie, które wykonuję na dysku zewnętrznym, to są roczniki. W rocznikach mam kolejne foldery i pilnuje się naprawdę bardzo mocno podczas zgrywania zdjęć, aby odpowiednio tytułować foldery i odpowiednio tytułować wszystkie zdjęcia, które zgrywam.

A jak tytułujesz zdjęcia?

Datą – rok, miesiąc, dzień i jakaś nazwa, która jest dla mnie jasna i wiem, że później szukając tego, będę w stanie do tego łatwo dotrzeć. Jedyne co mam, to po prostu długa lista folderów ułożonych chronologicznie tak, jak je kolejno otworzę i daty, kiedy te zdjęcia miały miejsce. Później to bardzo ułatwia mi pracę w innych programach. Jak zgrywam w ten sposób i później odpalam Lightrooma, żeby zdjęcia obrobić, to też importuję w takiej formie. Kolory i etykiety częściej wykorzystuję już w programie do obróbki i niż katalogując na dysku.

A po co używasz dat w nazwach plików, skoro każdy plik ma swoją datę?

Z doświadczenia widzę, że to pomaga. Czasem temat, który fotografuję się powtarza, więc łatwiej jest mi rozróżnić, czy to są zdjęcia jakiegoś lokalu, czy dla jakiejś marki. Korzystając z opcji wyszukiwania od razu widzę, który plik jest który, bo ma tę datę w nazwie, a nie tylko w dacie utworzenia. Czasem coś się źle zaimportuje, data utworzenia jest datą zgrywania, z doświadczenia wiem, że ta data jest istotna, bo wiele razy ułatwiła mi znajdowanie tego, czego akurat potrzebuję w danym momencie.

No to zbliżyliśmy się do tego największego potwora, jaki każdy z nas trzyma na komputerze, czyli do skrzynki mailowej [śmiech].

Jeszcze chciałam coś dodać odnośnie samego komputera, bo odeszliśmy od tematu tych fizycznych elementów i nie powiedzieliśmy za dużo o kablach. Dla większości kable to jest coś kłopotliwego, bo się plączą, brudzą i często znalezienie odpowiedniej wtyczki jest jakąś niesamowitą misją. To, co chciałabym poradzić, to przygotowanie tych kabli w stanowisku swojej pracy w odpowiedni sposób – na przykład zamontowanie pod biurkiem jakieś osobnej półki, na której będziemy mieć zasilacz, wszystkie ładowarki i one nie będą się plątały na podłodze. Poprowadzenie kabli odpowiednimi korytkami, haczykami do miejsca, w których podpinamy dane urządzenie – ja mam na biurku takie przylepce, w które po prostu wpinam kabel, żeby mi gdzieś nie spadał na biurko. Wtedy siadam przed komputerem, podpinam ładowarkę i tyle. Jak te kable poprzypinamy, to czasem warto jest mieć drugą ładowarkę, żeby później tej całej konstrukcji nie rozbrajać, tylko mieć drugą, którą zabieramy ze sobą w różne miejsca. Porządek w kablach zdecydowanie ułatwia życie i pracę.

Tak, w kable można się zaplątać i dosłownie, i w przenośni. Widziałem też taki sposób, że jeśli ktoś ma dużo wtyczek i listwę zasilającą, to opisuje kable, żeby było wiadomo od czego jest dana wtyczka.

To jest dobre szczególnie, gdy kable mamy schowane na przykład w jakiejś listwie w ścianie i gdzieś prowadzimy wtyczki, to wtedy to się bardzo przydaje, żeby sobie czegoś nieodpowiedniego nie odłączyć.

Powoli dochodzimy do tematu zmory. To jest jak potwór z Loch Ness – niektórzy słyszeli, że są ludzie, którym udało się zapanować nad skrzynką mailową, nikt tego nie potwierdza, więc może ty umiesz zapanować nad mailami?

Tak! Jestem jedną z tych osób, które zapanowały nad skrzynką.

I tak ci nie wierzę.

Naprawdę. Musiałabym pokazać screena mojego programu pocztowego. Już od paru dobrych lat staram się stosować Inbox Zero, o którym wszyscy mówią i nikt go nie widział [śmiech]. Da się to robić. Jednak to wymaga codziennej dyscypliny w pracy, żeby od razu reagować na maile i żeby w tej tej skrzynce nie mieć tysiąca nieodczytanych wiadomości. Jak u kogoś widzę etykietkę, że ma 150 maili, otwiera tylko niektóre i odczytuje, to nie mogę tego przeżyć.

To w takim razie powiedz, jak to się robi?

Przede wszystkim trzeba od razu reagować.

To znaczy, że siedzisz cały dzień, masz otwartą skrzynkę i jak przychodzi mail, to od razu się nim zajmujesz?

Oczywiście, że nie. Zajmujemy się tym w jakichś wyznaczonych konkretnych momentach, kiedy mamy czas. Co z tego, że odczytamy jakiegoś maila i wiemy, że jest – po co mamy w ogóle poświęcać mu swoją uwagę, jeśli nie planujemy od razu na niego odpisywać.

Ja kiedyś tak robiłem i to było złe – właśnie mi to potwierdziłaś. Rano, przed wyjściem z domu zerknąłem w maile, zobaczyłem, że są jakieś wiadomości, jedną odczytałem i już musiałem wychodzić. To rzeczywiście nie miało sensu.

Nie miałeś czasu i po co w większości wypadków ta wiedza? Po co w ogóle ta myśl o tym, że ktoś pilnie czeka i oczekuje reakcji z naszej strony? Wiesz, a i tak nie zareagujesz. To zależy od pracy. Są osoby, którym wystarczy raz dziennie zalogować się na skrzynkę, są też tacy, co muszą raz na godzinę – ale skoro już raz na godzinę wchodzimy na tę skrzynkę, to w celu tego, aby się z tymi mailami rozprawić, a nie tylko je odczytać. Może się potem okazać, że jakieś ważne propozycje zostają bez naszej reakcji. Jeśli ktoś na tyle dużo pracuje z pocztą, opiera swoją działalność na tej poczcie i cały czas ma kontakt z klientami, to na pewno przyda mu się jakiś system CRM, z czego osobiście nie korzystam, bo jest mi to niepotrzebny.

Tak jak we wszystkich innych tematach, sprawdza się upraszczanie, czyli jeśli jest jakaś wiadomość, która jest załatwiona, odpisałam na nią, to ją archiwizuje – nie kasuję żadnych maili, tylko wszystko archiwizuję. Pojemności poczty są tak gigantyczne, że nie trzeba wyrzucać wiadomości. Z doświadczenia widzę, że maile, które wydawały mi się nieważne cztery lata temu, zarchiwizowalam na przykład z rozmowy z jakimś klientem, potem po czterech latach muszę wykopać i jestem w stanie to zrobić. Można spokojnie bazować na wyszukiwarce, która jest w programach pocztowych, w jakimś programie na komputerze, czy na Gmailu – opcje wyszukiwania są już tak rozwinięte, że spokojnie można się na to zdać.

Natychmiastowa reakcja, jak jest załatwione, to archiwizuję i nie mam żadnych folderów. Próbowałam działań z folderami, bo osoby, które uczą jak zaprowadzić Inbox Zero, każą robić różne foldery: maile oczekujące na coś, maile do zajęcia się jutro, maile do czegoś tam. Czasami też korzystają z zewnętrznych aplikacji, które wysyłają maile do jakiegoś zintegrowanego programu, który ten mail przekształca na zadanie na liście zadań. Ja tego nie robię, nie potrzebuję – może to komuś być potrzebne. Wychodzę z założenia, że jeżeli mail wymaga mojej reakcji, odpisania, to czeka w inboxie, czeka w tej skrzynce, jak go załatwię, to go archiwizuje i to jest wszystko, co robię. Chyba tylko dlatego udaje mi się to robić. Przez te wszystkie lata, jak pracuję w internecie, nie było takiej sytuacji, żebym czegoś nie mogła znaleźć.

No dobra, tylko jeśli to jest zadanie, które można rozwiązać od razu, to sprawa jest prosta – siadasz do komputera z myślą, że teraz zajmiesz się mailami, zajmujesz się i załatwione. Ale jeżeli to jest coś bardziej rozbudowanego, co wymaga zastanowienia i sprawdzenia, kontaktu z innymi ludźmi, żeby odpowiedzieć, to taki mail wisi w tej skrzynce, nie załatwisz tego przy jednym posiedzeniu.

Jeśli wiem, że to będzie przy jednym posiedzeniu albo przy kilku, ale w miarę niedługo, to ta wiadomość sobie czeka, ale jeśli jest to coś, czym nie muszę się teraz zajmować, to robię to samo co z pozostałymi mailami, czyli archiwizuję. A to, co muszę zrobić w związku z tą wiadomością, wpisuję albo na bieżącą listę zadań albo umieszczam jako przypomnienie w kalendarzu Google, z którego też na bieżąco korzystam. W skrzynce mailowej nie musi wisieć coś, czym muszę się zająć za tydzień, ani nie muszę mieć tego na bieżącej liście zadań. Kalendarz mi po prostu przypomina o tym, że muszę się zająć tym tematem za tydzień w środę i wtedy wpisuję w wyszukiwarkę nadawcę albo temat, znajduję to i nad tym pracuję.

Czyli tak naprawdę sukces Inbox Zero polega na tym, że ty ciągle masz te wszystkie maile, tylko nie ma ich w skrzynce odbiorczej w zasięgu twojego wzroku, tylko są gdzieś w archiwum i ich nie widzisz.

Tak, dokładnie. Mogę o nich natychmiast zapomnieć, nie muszę o nich pamiętać, a jeżeli muszę, to dbam o to, ustawiając przypomnienie. Jednak o większości rzeczy nie trzeba pamiętać, więc po co ciągle je gdzieś widzieć? Po co wchodzić na listę zadań i widzieć, że w następną środę muszę się zająć tym a tym – nie ma takiej potrzeby. Jeżeli ta rzecz sama o sobie za tydzień przypomni, to wtedy się nią zajmę.

Brzmi to cudownie prosto, aż mnie korci, żeby spróbować.

Jest to tak proste, że bardziej być nie może. U mnie to się sprawdza, bo wszelkie foldery, grupy, etykiety i sygnatury w którymś momencie przestawałam robić. W rezultacie robił się kosmiczny bałagan, sama później nie wiedziałam, czy ten mail jest w tym folderze, czy go zapisałam w tej aplikacji. Jest archiwum, jest wyszukiwarka na tyle mądra, że wszystko znajdzie. U mnie działa i naprawdę się sprawdza. Z powodzeniem od kilku lat z tego korzystam i na ten moment nie potrzebuję innego systemu. Aczkolwiek jestem w stanie wyobrazić sobie sytuację, że to się faktycznie nie sprawdzi, gdy pracujemy nad jakimś naprawdę dużym, rozbudowanym projektem, gdzie chcemy zachować w tym porządek. Mając na uwadze upraszczanie – nie twórzmy katalogu dla każdego projektu, bo może warto to zrobić tylko dla jednego wybranego. Wtedy tylko w jego obrębie przesuwamy maile i one tam czekają.

Spora część rad, które wymieniłaś, to są rady bazujące na zdrowym rozsądku i na dyscyplinie, na tym, żeby rzeczywiście tego wszystkiego pilnować. Natomiast czy oprócz tych elementów są jakieś narzędzia, aplikacje, które pomagają? Wymieniłaś te, dotyczące skanowania, ale czy oprócz nich są jakieś, które pomagają w utrzymaniu dyscypliny i tego reżimu, który chcemy sobie narzucić?

Tylko my jesteśmy odpowiedzialni za utrzymanie dyscypliny. Jedyne co za mnie pamięta, taki mój „zewnętrzny mózg”, to przypomnienia ustawione w kalendarzu Google – jeśli jest coś, o czymś muszę pamiętać, to on mi o tym przypomni w odpowiednim momencie wysyłając 3 maile i nie ma opcji, abym zapomniała. Jeżeli chciałam wyrobić nawyk, żeby raz w tygodniu robić podsumowanie tygodnia i przeglądać wtedy wszystkie notatki, to co zrobiłam? Wrzuciłam do kalendarza na poniedziałek po południu podsumowanie tygodnia i wtedy kalendarz krzyczał mi na komputerze i na telefonie „podsumowanie tygodnia!”. Wtedy faktycznie przeglądałam te rzeczy. Jednak nie ma sensu cały czas o tym myśleć, tylko w odpowiednim momencie.

Tylko my jesteśmy odpowiedzialni za utrzymanie dyscypliny Click To Tweet

Trzeba z wyprzedzeniem pomyśleć, kiedy mamy czas, aby się temu przyjrzeć – wtedy ten dzień wpisać do harmonogramu. Nawet coś tak banalnego jak porządki na komputerze, aby zadbać o to, żeby raz w miesiącu wyczyścić folder pobrane, to ostatniego dnia miesiąca wpiszmy sobie w kalendarzu „porządki w komputerze” i ustawmy sobie cykliczne powiadomienia na każdy ostatni dzień miesiąca, aby to się stało nawykiem. Jeśli z każdej strony zacznie nam krzyczeć, żeby zrobić porządki i wypracujemy w sobie tę dyscyplinę, to jest szansa, że to zrobimy.

Pytam dlatego, że wyskakują mi czasem reklamy takich aplikacji, które wyszukują zduplikowane pliki gdzieś na dysku albo zduplikowane kontakty, albo w jakiś sposób łączą kontakty z Facebooka, z Gmaila w jedno miejsce tak, żeby się nie powielały.

Nie wiem, jak to działa na komputerze z Windowsem, ale u mnie to się dzieje samo – te aplikacje dbają o to, żeby moja lista kontaktów Facebooka zapisywała się na koncie Gmail. Obecnie trudno jest cokolwiek zrobić w internecie bez konta Gmail, z czegokolwiek chcielibyśmy skorzystać, nawet z telefonu z Androidem, to Google jest wszędzie wymagany. Wszystkie kontakty zapisuję na swoim koncie w Google, a on wtedy pobiera wszystkie dane z maili, sam na podstawie danych ze stopek buduje listy numerów telefonu – sam to sobie zaciąga. I mam to wszystko na telefonie i na komputerze. Do tego jeszcze pobiera zdjęcia, które ludzie mają często ustawione na koncie Google – to też jest bardzo pomocne później przy wyszukiwaniu kontaktów, nawet na telefonie. Zarządzając tymi kontaktami możemy je bezproblemowo scalić bez powielania.

Tak jak wcześniej powiedziałam, że to, co możemy zrobić od dzisiaj z papierami, czyli zacząć skanować i od razu zapisywać – tak od dzisiaj zacznijmy ludzi wpisywać do książki w odpowiedni sposób: imię i nazwisko w odpowiednich polach, nazwę własną albo pseudonim, właśnie w polu pseudonim. Od razu wszystko wpisujmy, bo dzięki temu wszystko będzie uporządkowane. Jeżeli ktoś ma ochotę poświęcić więcej czasu i to generalnie przejrzeć, to najlepiej logując się z poziomu komputera na swoje konto Google w kontakty i po prostu przełączyć z poczty na kontakty. Nie wszyscy wiedzą, że jak wchodzą na Gmaila, to mogą się przełączyć na kontakty i tam wtedy mamy całą swoją listę. Tam jest to bardzo łatwo zrobić, jest dużo opcji łączenia, porządkowania, szukania duplikatów. Zamiast przechowywać listę kontaktów na karcie SIM w telefonie, lepiej mieć to w chmurze, bo kartę z telefonu można gdzieś utopić, a tu jest to bezpieczne. Bezpiecznie jest mieć jak najwięcej cyfrowych rzeczy w chmurze.

Czyli mam taki wniosek, że żadna aplikacja nie zaprowadzi nam porządku w naszym świecie tak dobrze jak my sami. Wystarczą najprostsze rozwiązania, byle tylko mieć na tyle silnej woli i samodyscypliny, żeby je realizować.

Tak dokładnie.

Super! Bardzo serdecznie dziękuję ci za rozmowę.

Dziękuję za zaproszenie i możliwość podzielenia się swoimi doświadczeniami z zakresu porządkowania i organizacji.

Dzięki.

A jakie ty masz patenty na utrzymanie porządku w swoim domowym biurze? Podziel się nimi w komentarzu.

Słuchaj podcastu MWF w telefonie

Przydatne linki:

Narzędzia ułatwiające pracę z dokumentami:

Oceń podcast Mała Wielka Firma

Jeżeli korzystasz z aplikacji Podcasty na iPhone:

  1. wpisz w wyszukiwarce w aplikacji Mała Wielka Firma,
  2. w sekcji Podcasty kliknij na Mała Wielka Firma,
  3. przejdź do zakładki Recenzje,
  4. naciśnij link Napisz recenzję.

Jeżeli korzystasz ze Stitchera:

  1. wejdź na stronę malawielkafirma.pl/stitcher,
  2. przewiń stronę w dół, aż zobaczysz okno Show Ratings and Reviews,
  3. kliknij na link Write a review.

Chcesz wiedzieć jako pierwszy o nowych odcinkach podcastu? Zapisz się »