Jak wycisnąć maksimum z każdej minuty podczas pracy z domu? Sprawdzone sposoby na produktywny home office

Jak produktywnie pracować z domu? Ci, którzy działają tak od jakiegoś czasu, pewnie wypracowali już swoje własne metody na skupienie się w warunkach nieco odmiennych niż biurowe.

Ostatni rok zmusił jednak do przejścia na home office wiele osób, które do tej pory nie miały styczności z takim modelem pracy. I często okazywało się, że praca zdalna to tylko pozornie większy luz i oszczędność czasu na dojazdach.

Trudno o koncentrację i efektywną pracę, gdy dookoła bawią się dzieci, trzeba przygotować obiad, pralka głośnym pikaniem oznajmia, że skończył się program i czas rozwiesić ubrania, a do drzwi raz po raz puka kurier. W takich warunkach można zatęsknić za biurem, w którym jesteśmy tylko my i nasza praca.

Ja pracuję z domu już od ładnych paru lat, a mimo wszystko miniony rok był dla mnie pewnym wyzwaniem. Postanowiłem podzielić się moimi sposobami na zwiększenie produktywności podczas pracy zdalnej. Być może pomogą one osobom, które mają wrażenie, że siedzą przed komputerem od rana do wieczora, a pod koniec dnia i tak stwierdzają, że niewiele udało im się zrobić.

Linki do osób i firm wymienionych
w tym odcinku podcastu

Prezent dla słuchaczy

Jak być bardziej produktywnym
Jak być bardziej produktywnym? Dołącz do Klubu MWF i pobierz PDF Chcę to 

3 rzeczy do zrobienia po wysłuchaniu tego podcastu

  1. Zacznij od planu. Wiedząc dokładnie, co masz do zrobienia danego dnia, trudniej będzie ci stracić ten cel z oczu, nawet jeśli ktoś lub coś cię rozproszy.
  2. Zadbaj o odpowiednie otoczenie, które będzie sprzyjało skupieniu. Wyłącz powiadomienia w telefonie, a najlepiej wynieś go do innego pomieszczenia, a pod ręką miej tylko narzędzia niezbędne do pracy.
  3. Nie staraj się za wszelką cenę kopiować 1:1 metod, o których mówię w odcinku. Każdy ma swój rytm dnia i inne obowiązki, dlatego znajdź rozwiązanie idealne dla ciebie. Możesz się zainspirować, ale jeśli coś ci nie leży, wprowadź modyfikację – może wtedy u ciebie zadziała lepiej.

Podcast w wersji wideo

Tych odcinków też warto posłuchać

Podcast do czytania

Z tego wpisu dowiesz się:

W czasie pandemii testowałem różne rozwiązania, które miały pomóc mi zwiększyć moją produktywność podczas pracy zdalnej. Jedne z nich sprawdzały się lepiej, inne gorzej, ale ostatecznie udało mi się wypracować kilka skutecznych metod.

Kluczem do sukcesu było połączenie odpowiedniego planowania z pewną techniką produktywności, do której długo nie mogłem się przekonać, a która ostatecznie okazała się bardzo przydatna. Nie bez znaczenia było także kilka drobnych elementów i gadżetów, które włączyłem do mojej codziennej rutyny.

Jak odpowiednio planować pracę?

W moim przypadku najlepiej sprawdza się właściwe rozplanowanie tygodnia. Na każdy dzień od poniedziałku do piątku planuję po trzy zadania, które dodatkowo nakładam na projekty wpisane do aplikacji Nozbe. Są to m.in. podcast, kurs dla podcasterów PodcastPro, książka o podcastach, do której się zabieram, kwestie związane z firmą czy sprawy rodzinne. Zwykle jest tak, że któryś z tych projektów jest w danym tygodniu najważniejszy.

Całość wpisuję w taką tabelkę:

Planowanie tygodnia
Planowanie całego tygodnia tak, żeby na każdy dzień przypadały trzy zadania do wykonania, daje komfort i zapewnia pewną elastyczność. Gdy mam gorszy dzień, mogę zająć się czymś mniej wymagającym, a trudniejsze zadania przełożyć na inny termin.

Założenie sobie trzech zadań w ciągu dnia daje mi pewną swobodę i elastyczność. W każdej chwili może wpaść coś niespodziewanego albo mogę mieć słabszy dzień – dzięki ograniczonej liczbie zadań mogę zrobić roszadę i zająć się na przykład mniej wymagającymi sprawami, przerzucając te bardziej angażujące na inny termin.

Dobrym rozwiązaniem okazało się także grupowanie zadań. Jest to szczególnie efektywne w przypadku pisania tekstów, robienia researchu czy nagrywania kolejnych odcinków podcastu. Jeśli poszukam informacji „hurtowo” do dwóch odcinków albo nagram je jeden po drugim, cała praca pójdzie sprawniej. Po pierwsze, jestem już odpowiednio przygotowany psychicznie do danego rodzaju zadań, a po drugie, wymagają one ode mnie mniejszej ilości pracy, choćby dlatego że sprzęt do nagrywania rozstawiam tylko raz.

Na czym polega technika Pomodoro i jak można ją usprawnić?

Długo nie mogłem się przekonać do metody zakładającej podział czasu pracy na fragmenty: 25 minut działania w skupieniu, po których następuje 5-minutowa przerwa. Cięcie czasu na plasterki wydawało mi się bez sensu. Myślałem, że jak już zagłębię się w jakiś temat, powinienem poświęcić mu godzinę, półtorej, a nie przerywać po 25 minutach. Czy w tak krótkim czasie można w ogóle rzetelnie przyjrzeć się jakiemukolwiek zagadnieniu?

Niespodzianka – okazało się, że można. Wprowadziłem drobną modyfikację – 25 minut zamieniłem na równe pół godziny – która sprawiła, że taki tryb pracy zaczął się u mnie świetnie sprawdzać.

Poza tym dodałem kilka drobnych usprawnień, które dodatkowo zrobiły robotę!

Słuchawki z funkcją wyciszania hałasu (noise cancelling)

Używam modelu Sony WH-1000XM3. Są bezprzewodowe, więc nie krępują moich ruchów i nie przywiązują na stałe np. do telefonu. Zakładam je, gdy pracuję w skupieniu, włączając sobie na Amazon Music muzykę sprzyjającą koncentracji (focus music). Nie są to piosenki, raczej melodie płynące w tle, które być może rzeczywiście pomagają mi się lepiej skupić.

Pożegnanie z telefonem

Już dawno doszedłem do wniosku, że instalowanie na telefonie jakichkolwiek aplikacji z powiadomieniem push to nie jest dobre rozwiązanie. Każdy dźwięki, wibracja czy błysk na ekranie skutecznie odciągają uwagę od pracy, którą zamierzam wykonać. Nie instaluję więc niczego takiego u siebie, a nawet poszedłem o krok dalej.

Na czas pracy wynoszę telefon do innego pomieszczenia. Zauważyłem bowiem, że gdy mam go blisko siebie – nawet jeśli jest schowany w szufladzie – od czasu do czasu uciekam do niego myślami, bo wydaje mi się, że za chwilę ktoś zadzwoni albo napisze SMS.

Za zamkniętymi drzwiami

Naprzeciwko mojego gabinetu znajduje się pokój mojej córki. Siłą rzeczy, nawet kątem oka, zauważam więc każdy ruch, który również może mnie wybić z rytmu. Postanowiłem zatem zamykać drzwi na czas pracy. Jest to sygnał dla mnie samego, że oto znajduję się właśnie w trybie działania, a dodatkowo także subtelny komunikat dla innych, że potrzebuję chwili ciszy i skupienia.

Nie myślę o niczym innym

Na czas pracy wyłączam również wszystkie aplikacje na komputerze. Nie ma mnie na mailu, nie ma mnie na Slacku, nawet własnym myślom nie pozwalam sobie przeszkadzać. Jeżeli podczas skupionej pracy wpadnie mi do głowy jakiś pomysł, zapisuję go na kartce, którą mam pod ręką, i wracam do tego, co robiłem wcześniej.

Dopiero po skończonej pracy zastanawiam się, co zrobić z tymi wszystkimi pomysłami, i część z nich wpisuję na przykład do grafiku w Nozbe.

Pij wodę, będziesz… produktywny!

Powinno się to robić również ze względów zdrowotnych, jednak ja długo nie potrafiłem się do tego zmobilizować. Pomógł mi zakup pozornie dziwacznego gadżetu – butelki, z której pije się bez przechylania.

Jakoś łatwiej mi się z niej korzysta, a picie wody staje się przyjemniejsze.

Mój strażnik timer

Bardzo przydaje się do wyznaczania półgodzinnych okien czasowych przeznaczonych na pracę. Może to być zwykły minutnik odmierzający zadany czas, można nawet włączyć sobie po prostu odliczanie na komputerze.

Ja zdecydowałem się na coś trochę bardziej odjechanego: timer w kształcie bryły, której podstawą jest sześciokąt. Na każdej ze ścianek urządzenia jest oznaczony czas – od 3 do 30 minut – i w zależności od tego, na którym boku położę minutnik, taki czas zacznie się odliczać. Zauważyłem, że ustawianie tego czasu stało się dla mnie rytuałem – gdy licznik rusza, przełączam się w tryb pracy, a gdy urządzenie zaczyna pikać, robię sobie przerwę.

Aktualizacja 14.12.2021: timer, choć wygląda efektownie, okazał się niestety bardzo kiepski. Z każdym ładowaniem wytrzymywał krócej, a po 10 tygodniach od zakupu zupełnie przestał działać. Zdecydowanie odradzam ten produkt!

Gadżety poprawiające produktywność
Słuchawki wyciszające hałas, butelka ułatwiająca picie wody, praktyczny timer – nawet drobne, pozornie nieistotne gadżety mogą poprawić produktywność.

Czas na przerwę

Tak jak wspomniałem, przerwa trwa około 5 minut, jednak nie mierzę jej aż tak skrupulatnie. Co wtedy robię?

Przede wszystkim wychodzę z pokoju, wcześniej otwierając okno, żeby go przewietrzyć. Pierwsze kroki kieruję do toalety (skutki picia wody!), a później wyglądam przez okno na park, żeby pozwolić odpocząć moim oczom. Mój okulista zalecił mi tę aktywność, bo wzrok osób długo pracujących przed komputerem bardzo się męczy. Rzadziej mrugamy, wpatrujemy się w ekran, który znajduje się cały czas w tej samej odległości, gdy tymczasem powinniśmy ćwiczyć wzrok, spoglądając na zmianę na obiekty w większym i mniejszym oddaleniu.

Poza tym czasem robię sobie kawę lub rozwieszam pranie, bo w domu należy to do moich obowiązków.

Na siedząco czy na stojąco?

Jakiś czas temu kupiłem sobie biurko z regulowaną wysokością blatu. Długo robiłem rozeznanie, jaka pozycja – siedząca czy stojąca – jest dla naszego organizmu korzystniejsza, i dotarłem do źródła, które stwierdzało, że… żadna. Nie ma pozycji lepszej lub gorszej. To, co nam pomaga, to zmiana tej pozycji w trakcie pracy.

Poza tym zauważyłem, że dzięki zmienianiu co pół godziny pozycji z siedzącej na stojącą – i odwrotnie – zmienia się także mój sposób myślenia. Tak, jakby ułożenie mojego ciała pozwalało mi także spojrzeć na różne kwestie z nieco innej perspektywy.

Wszystkie te usprawnienia i udogodnienia sprawiają, że pracuje mi się lepiej. Jestem mniej zmęczony, a na koniec dnia mogę odhaczyć w moim kalendarzu więcej wykonanych zadań.

Nie twierdzę oczywiście, że to, co działa u mnie, zadziała również u innych, ale myślę, że warto spróbować. Być może potrzebne bedą pewne modyfikacje, ale koniec końców uda się wypracować metodę, która się sprawdzi.

Chcesz wiedzieć pierwszy, gdy na moim blogu pojawi się coś nowego? Zapisz się do Klubu MWF.

Na stronie zostały wykorzystane linki afiliacyjne. Jeżeli wejdziesz przez nie na stronę sprzedawcy i dokonasz zakupu, sprzedawca podzieli się ze mną częścią swojej marży (nie wpływa to na twoją cenę). Wymieniam wyłącznie te produkty i usługi, z których rzeczywiście korzystam i jestem z nich zadowolony.
Wyraź swoją opinię Dodaj komentarz
Podaj dalej Jeśli spodobał ci się ten odcinek - udostępnij go swoim znajomym:

Dodaj komentarz

Subskrybuj
Powiadom o
guest
11 Comments
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Piotrek
Piotrek
30 dni temu

Wow ten timer jest rewelacyjny. gdzie go można kupic?

Michał
Michał
30 dni temu
Reply to  Piotrek

podbijam

Tomek Łabacki
Tomek Łabacki
29 dni temu
Reply to  Piotrek

Hej Piotrek, poszperałem trochę i znalazłem na Amazonie i Aliexpress:

https://www.amazon.de/-/pl/dp/B08HWCWY6Z/

https://www.aliexpress.com/item/1005001893665208.html

Jest też i taka oferta… https://flexnfair.com/products/digital-clock (ponad tysiąc dolarów za sztukę obecnie – chyba ktoś nie ma zapasów magazynowych i podniósł cenę do zaporowej wysokości 🙂 ).

Marek Jankowski
29 dni temu
Reply to  Tomek Łabacki

Tomek – gratuluję śledczych umiejętności 🙂

Marek Jankowski
29 dni temu
Reply to  Piotrek

Celowo nie podawałem linku, choć znalazłem go na polskim Amazonie, ale kosztuje tam ponad 200 zł i moim zdaniem kompletnie nie jest wart takich pieniędzy. Zwłaszcza że to plastik, choć wygląda na obrazkach jak metalowy.

Kupiłem go na brytyjskim Amazonie za £27 – wybrałem taki model, bo w opisie była informacja, że można programować własny czas. I owszem, można, ale trzeba to robić za każdym razem – nie da się na stałe. Nie chciało mi się wymieniać, ale gdybym wiedział, kupiłbym jakiś tańszy. 🙂

Eudal
Eudal
30 dni temu

Witay! możesz podać link do timera?

Marek Jankowski
29 dni temu
Reply to  Eudal

Jest w wątku powyżej 🙂

Dariusz Kempny
27 dni temu

Jestem zainteresowany tym timerem, mały gadżet ale bardzo praktyczny

Marek Jankowski
26 dni temu
Reply to  Dariusz Kempny

Linki znajdziesz we wcześniejszych komentarzach. Ale tak jak napisałem wcześniej, uważam, że trochę przepłaciłem. Moim zdaniem uczciwa cena za niego to 50 zł. 🙂

Marek
19 dni temu

Ja jeszcze słyszałem o czymś takim jak matryca Eisenhowera – podział zadań według ważności, co też pozwala sobie uporządkować pracę. Na pracy zdalnej staram się to stosować.

Marek Jankowski
19 dni temu
Reply to  Marek

Hej Marku! Zgadza się, o macierzy/matrycy Eisenhowera wspominaliśmy w różnych odcinkach MWF, m.in. niedawno, gdy była mowa o tym, jak przetrwać kryzys wywołany pandemią.