Czas przecieka ci przez palce, a obowiązki przytłaczają? Poznaj metody na zwiększenie produktywności polecane przez 8 ekspertów
Powrót z urlopu albo początek roku to momenty, w których często obiecujemy sobie, że teraz wszystko się zmieni. Będziemy lepiej się odżywiać, bardziej dbać o zdrowie swoje i bliskich nam osób, będziemy efektywniej wykorzystywać czas…
No właśnie: jakie są sposoby na produktywność? Co można zrobić, jakie działania podjąć, z których narzędzi korzystać, żeby każdą minutę przeznaczoną na pracę wykorzystać maksymalnie, a pozostałe spożytkować na przyjemniejsze aktywności?
Wśród gości Małej Wielkiej Firmy znalazło się sporo osób, które zawodowo zajmują się poprawą produktywności. Byli jednak i tacy, którzy odkryli swoje własne patenty na bardziej efektywne działanie. Zebrałem ich porady i stworzyłem z nich bardzo praktyczny poradnik na temat usprawniania pracy, ustalania priorytetów, delegowania zadań, osiągania celów i uwalniania czasu. Z pewnością wyciągniesz z nich mnóstwo wartości, zwłaszcza jeśli czasami brakuje ci motywacji i siły do działania!
Linki do osób i firm wymienionych
w tym odcinku podcastu
Prezent dla słuchaczy
Polecana książka
3 rzeczy do zrobienia po wysłuchaniu tego podcastu
- Zrób listę rzeczy do zrobienia na cały tydzień i wybierz z niej te najważniejsze na każdy dzień. A później skup się na tym, żeby właśnie te zadania zrealizować – resztą się nie przejmuj.
- Chcesz osiągnąć jakiś cel, którego realizacja jest rozłożona w czasie? Zrób sobie plan i podziel go na niewielkie etapy, czynności, które będziesz mógł wykonywać codziennie, a które nie zajmą ci zbyt dużo czasu. Lepiej działać stopniowo i systematycznie, zamiast porywać się z motyką na słońce.
- Pamiętaj o odpoczynku i ładowaniu akumulatorów. Połóż się dzisiaj wcześniej spać.
Podcast w wersji wideo
Podcast do czytania
W tym wpisie przeczytasz:
- Ustalaj priorytety
- Zadbaj o balans
- Postaw na systematyczność
- Świadomie korzystaj z narzędzi i aplikacji
- Nagrywaj swoje myśli
- Twórz procedury
- Deleguj zadania
- Naładuj akumulatory
Ustalaj priorytety
Twórczyni marki Pani Swojego Czasu, autorka, blogerka, przedsiębiorczyni. Zarządza kilkunastoosobowym zespołem, uczy organizacji i biznesu online oraz tego, jak nie mieć kija w tyłku.
Jesteśmy przekonani, że zwiększenie nakładu pracy przyniesie dobre efekty, a to nie prowadzi do niczego poza wypaleniem i zwiększeniem frustracji.
Paradoks polega na tym, że często mniejsza ilość pracy może prowadzić do osiągnięcia lepszych wyników. Staram się przekonać kobiety, by sensownie wybierały sobie zadania, skupiając się na priorytetach. Pogódźmy się z tym, że nie wszystko zdołamy zrobić – część rzeczy będzie leżeć odłogiem. Nie da się zrobić wszystkiego i być wszędzie.
Nie chodzi o to, żeby znaleźć złotą metodę, która poukłada ci życie, ale o to, żeby dopasować konkretną metodę do realiów, w których żyjesz
Drugą ważną kwestią jest oczekiwanie, że uda nam się znaleźć złoty środek. Staramy się czytać stosy książek, lecz to nie pomaga. Wiele rad zawartych w literaturze jest bardzo mądrych i skutecznych, ale często są one zupełnie oderwane od rzeczywistości i nie sprawdzają się w praktyce. A przecież każdy z nas ma inne życie, rodzinę, którą musi się zająć – rady z książek tego nie uwzględniają.
Kluczem do sukcesu jest, by – zamiast szukać uniwersalnego rozwiązania – spróbować dostosować dobre metody do własnych możliwości oraz stylu życia. Przykładem może być świetna technika Pomodoro przedstawiająca gotowy wzór na skuteczne działanie: na każde 25 minut pracy przypada 5 minut odpoczynku. Wielu osobom nie przyjdzie do głowy, że być może w ich przypadku najkorzystniej będzie dopasować tę metodę do ich codzienności, zwiększając lub zmniejszając czas pracy i odpoczynku, oczywiście przy zachowaniu tych samych proporcji.
Posłuchaj całego odcinka MWF 151: Osiągaj więcej w krótszym czasie
Zadbaj o balans
Tworzy szkolenia i kursy online, które pomagają opanować chaos i lepiej zorganizować swój czas. Mówca TEDx. Przeszkolił już ponad 3000 osób, a wcześniej przez 10 lat był programistą i menedżerem.
Mamy cztery typy czasu. Pierwszy z nich to czas pracy, w którym liczy się cel. Na przykład teraz spotykamy się po to, by nagrać podcast. Potem mamy czas odpoczynku. Trzeci to czas relacji. Jest jeszcze czwarty typ czasu, który przeżywa obecnie ogromny kryzys. To czas kreatywny, kiedy robimy rzeczy nie wiadomo po co, odkrywamy nowe rzeczy, szukamy innowacyjnych rozwiązań i ścieżek myślenia.
Ludzie-cyborgi to ludzie skoncentrowani na pierwszym typie czasu. Nie czują, nie odpoczywają, nie potrzebują relacji, nie muszą być kreatywni. Działają według planu, osiągają cele, ale podejrzewam, że ich życie jest smutne. Ja wierzę w produktywność slow, czyli osiągaj swoje cele, bo masz pasje, talenty i wytwarzasz wartość, rób to, ale zadbaj też o relacje, o odpoczynek i czas kreatywny.
Posłuchaj całego odcinka MWF 296: Dlaczego warto marnować czas
Postaw na systematyczność
Autor. Administrator baz danych. Trener nawyków. Maniak rozwoju osobistego. Nałogowy czytelnik. Właściciel agencji reklamowej. Przekonuje, że drobne nawyki mogą zmienić życie.
My jesteśmy zafiksowani na wynikach i to nam strasznie psuje myślenie. Jeśli fiksujemy się na czymś, co ma się wydarzyć dopiero za miesiąc czy za rok, to dzisiaj odczuwamy niedosyt i frustrację. Lepiej zatem skupiać się na codziennych działaniach, bo w ten sposób jesteśmy spokojniejsi i szczęśliwsi, a poza tym dajemy sobie szansę, żeby osiągnąć dany cel.
Jeżeli piszesz książkę i codziennie napiszesz jedną stronę, to po dwustu dniach będziesz miał gotową 200-stronicową książkę. Nie ma opcji, żeby było inaczej! Biegacz też stawiając krok za krokiem i trzymając się trasy, w końcu dobiegnie do mety.
Wiele osób zapyta pewnie o czas tego biegacza – i to jest właśnie dowód na tę fiksację na wynikach. Prawda jednak jest taka, że żyjemy w czasach, kiedy 90% ludzi stających na starcie nie kończy wyścigu, bo rezygnują gdzieś po drodze. Weźmy chociażby postanowienia noworoczne: fajnie, że jesteśmy ambitni i chcemy osiągnąć jakieś spektakularne rezultaty, ale jak się poddajemy, to na koniec i tak nic z tego nie będzie.
Wszystko to przerobiłem na własnym przykładzie. W pierwszym roku pisania wydałem sześć książek, z czego sprzedałem może 400 sztuk. Po pół roku dostałem przelew z Amazona na chyba 11 euro. A potem nagle wydałem bestseller i wszystko wybuchło. Gdybym jednak w którymś momencie stwierdził, że to pisanie nie jest dla mnie i poddał się, niczego bym nie osiągnął.
Z nawykami jest tak, że one się kumulują w czasie – im jest ich więcej, tym lepiej dla ciebie.
Posłuchaj całego odcinka MWF 303: Budowanie nawyków w praktyce
Świadomie korzystaj z narzędzi i aplikacji
Pasjonat produktywności. Twórca i CEO Nozbe – firmy, w której powstaje aplikacja do zarządzania projektami i skutecznej komunikacji w małych i średnich zespołach oraz program do zarządzania czasem i zadaniami.
Moim zdaniem e‑mail powinien służyć do kontaktu z zewnętrznym światem. Tak jak my na przykład wymieniliśmy maile, żeby się umówić na to spotkanie. Natomiast do kontaktu z zespołem lepiej mieć inne kanały. My na przykład komunikujemy się przez narzędzie do czatu Slack albo przez zadania i komentarze w Nozbe.
To są dla mnie najważniejsze kanały komunikacji – wszystkie pozostałe są drugorzędne. Poza tym to także dobry sposób na dzielenie wiadomości, bo gdybyśmy korzystali tylko z maili, te wewnętrzne mieszałyby się nam z tymi od osób z zewnątrz, co prowadziłoby do zacierania priorytetów.
Warto ustawiać wiadomości push tylko w aplikacjach i narzędziach, które są naprawdę ważne i nie pożerają naszego czasu
Trzeba sobie także jakoś radzić z rozpraszaczami, które odciągają nas od pracy. Ja jestem zwolennikiem ustawiania wiadomości push tylko do rzeczy, które są naprawdę ważne, więc u mnie nie ma na tej liście Facebooka, Twittera czy Instagrama. Nie używam też Snapchata, bo to straszny pożeracz czasu! Co ciekawe, nie mam też ustawionych powiadomień mailowych, więc jeśli dostanę nową wiadomość, ja tego nie widzę. Ja po prostu sprawdzam maila raz na godzinę. Polecam to rozwiązanie wszystkim z zastrzeżeniem, że tę częstotliwość sprawdzania poczty trzeba dostosować do specyfiki swojej pracy.
Kluczowe jest to, żeby z tych wszystkich aplikacji i narzędzi korzystać świadomie. Świadomie wchodzę na Facebooka, żeby sprawdzić, co słychać u moich znajomych. Świadomie wchodzę na Twittera, żeby dowiedzieć się, co wydarzyło się na świecie. Świadomie wchodzę na Instagram, żeby pooglądać zdjęcia. Nie może być tak, że ja reaguję na świat, że to świat decyduje, co ja mam w danym momencie zrobić czy obejrzeć.
W większości przypadków nic się nie stanie, jeśli nie odpowiem na maila od razu. Było nawet takie badanie, o którym czytałem w książce Deep Work. Pod lupę wzięto tam konsultantów, którzy do tej pory błyskawicznie odpowiadali na maile. Z jednej strony, był to dla nich powód do dumy, ale z drugiej strony mocno cierpiały na tym ich pozostałe obowiązki, bo ci ludzie po prostu nie mieli czasu, żeby się nad nimi skupić.
W badaniu polecono im, żeby poinformowali swoich klientów, że przez jeden dzień w tygodniu nie będą odpowiadać na ich maile, bo to będzie taki dzień przeznaczony na wykonywanie innej pracy. Konsultanci początkowo nie chcieli się na to zgodzić, ale w końcu ulegli i ku ich zaskoczeniu klienci wcale się nie obrazili i nie zerwali współpracy. Przeciwnie: podeszli do tego z pełnym zrozumieniem.
Trzeba szukać złotego środka i przede wszystkim działać bardziej świadomie.
Posłuchaj całego odcinka MWF 120: Jak lepiej organizować swój czas
Nagrywaj swoje myśli
Archiwistka optymalistka. Rozciąga dobę, optymalizując wszystko, co tylko się da. Zajmuje się procesami obiegu dokumentów, archiwizacji i digitalizacji. Wspiera przedsiębiorców w zakresie projektowania i usprawniania procesów.
Podam tutaj fajny patent, może ktoś skorzysta. Ja najlepiej myślę, kiedy mówię. Dopiero gdy coś mi wybrzmi i ja to usłyszę, dociera to do mnie i mogę to sobie przeanalizować. W drodze do pracy włączam więc sobie dyktafon w telefonie i jadąc, mówię do siebie. Tym sposobem w trakcie jazdy jestem w stanie nagrać sobie konspekt całego artykułu, który chciałabym napisać.
Później, gdy dzieci pójdą spać, czyli około 20:00, ja potrzebuję już tylko 10-15 minut i mam napisany artykuł.
W pracy też wykorzystuję ten trik. Gdy jestem pochłonięta jakimś zadaniem, a do głowy wpada mi nagle jakaś myśl, to od razu sobie ją nagrywam.
Posłuchaj całego odcinka MWF 307: Własna firma i praca na etacie
Twórz procedury
Konsultant specjalizujący się w dużych i dochodowych kampaniach sprzedażowych. Założyciel bloga na temat przedsiębiorczości. Pomaga profesjonalistom opakować ich wiedzę w dochodowe produkty online.
Nieważne, czy pracujesz sam czy masz zespół kilkuosobowy – procedury pomogą ci w pracy. Krótko mówiąc: będziesz pracował efektywniej i szybciej.
Przykładowo, robisz strony internetowe i klient pisze mail: „Dzień dobry, widzę pana projekty, podoba mi się pana portfolio. Chciałbym porozmawiać o współpracy”. Jak ty za każdy razem działasz inaczej, to nie wiesz, jak tę firmę mierzyć – czy ona rośnie, czy nie. Pamięć ludzka też jest zawodna, jest podatna na rozproszenia. Jednemu klientowi odpiszemy w taki sposób, drugiemu inaczej, przy trzecim zapomnimy o dołączeniu jakichś plików.
Jak mamy to poukładane, to po otrzymaniu maila od klienta idziemy według procedur. Punkt pierwszy – wysłać klientowi pytania: „Jakie są pana potrzeby? Co ta strona ma robić dla pana? Ludzie mają pisać więcej maili? A może mamy zainstalować popularne ostatnio czaty?”. Klient może też na przykład odpowiedzieć, że woli, kiedy inni dzwonią do niego, bo ma wdrożony system do telemarketingu i tam lepiej sobie radzi.
W ten sposób mamy ustalony cel. Potem pytamy, kiedy możemy się do klienta odezwać albo czy ma jakieś pytania. Możemy dopytać, czy będzie następowała zmiana pod kątem identyfikacji wizualnej, czy nad tym pracujemy, czy zmieniamy logo, czy zmieniamy kolory, jakie są standardowe kolory w branży klienta – tyle pytań od razu się nasuwa.
Możemy zrobić cały wywiad albo mieć już przygotowaną ankietę. Nie musimy o to pytać za każdym razem przez telefon. Klient pisze do nas, a my podsyłamy mu ankietę. Wtedy wszystko będzie jasne i przebiegnie sprawnie.
Posłuchaj całego odcinka MWF 264: Procedury w firmie
Deleguj zadania
„Emerytowany” programista z kilkunastoletnim doświadczeniem. Od 2015 roku eksploruje świat biznesu online. Zwolennik alternatywnego podejścia biznesu – bez ASAP-ów, stresu i zarzynania się.
Ludzie często chcieliby zacząć delegować zadania, ale nie wiedzą, jak się do tego zabrać albo co takiego mogliby komuś oddać.
Dokładna analiza własnych obowiązków ułatwi podjęcie decyzji, jakie zadania warto delegować, żeby uwolnić swój czas
Ja w takich sytuacjach polecam spisywać sobie codziennie przez kilka tygodni, co konkretnie każdego dnia robimy. Taki daily journal co do minuty, żeby wiedzieć, ile czasu zajmują nam poszczególne zadania. Taki raport można sobie zrobić na przykład w bardzo fajnym darmowym narzędziu o nazwie Toggl.
Z takiego raportu mógłbym się dowiedzieć, że 70 procent czasu spędzam na odpowiadaniu na maile, więc pierwszą rzeczą, jaką chciałbym oddelegować, jest właśnie kontakt z firmami czy w ogóle z osobami, które coś do mnie piszą. Mógłbym też oddelegować montaż podcastu czy vloga.
Bardzo łatwo ulec złudzeniu, że jeśli jesteśmy tak bardzo obłożeni pracą, to na pewno jesteśmy produktywni. Tymczasem często robimy po prostu rzeczy, których nie powinniśmy robić, zamiast zająć się na przykład myśleniem, co dalej z naszym biznesem.
Posłuchaj całego odcinka MWF 312: Budowanie zdalnego zespołu
Naładuj akumulatory
Doradca w zakresie efektywności osobistej i społecznego rozumienia zjawisk psychologicznych współpracujący z organizacjami na całym świecie. Autor książek dotyczących wdrażania zmian w środowisku pracy i środowisku domowym.
Dlatego namawiam, żeby zadbać o swój układ nerwowy i o własny komfort. Trzeba jeść dobrze, spać dobrze i dobrze wypoczywać – bo silna wola jest produktem naszego układu nerwowego i jest na baterie. Ona się w ciągu dnia wyczerpuje.
Pisałem w jednym z artykułów, że silna wola się wyczerpuje i to widać, bo jeżeli rano chcemy zjeść zdrowe śniadanie, to nie ma problemu, ale wieczorem zjeść zdrową kolację – to jest masakra. Człowiek słyszy tę kiełbasę, która mówi do niego z lodówki: „Wiem, że nie śpisz”.
Nasza produktywność z biegiem czasu maleje, a akumulatory się wyczerpują. Dlatego tak ważne jest, żeby je odpowiednio naładować
Jestem zwolennikiem zasady, że organizm jest ewidentnie takim układem, w którym musimy mieć uskładane, żeby móc coś pobrać. Gdybyś miał maszynę, która służy do drukowania pieniędzy i potrafi drukować pieniądze przez całą dobę, a w instrukcji jest napisane, że musi być wyłączona raz na dobę na 9 godzin, a raz na jakiś czas mieć dwa tygodnie przerwy, tak żeby w ogóle nie działała – to co, orałbyś nią 24 godziny na dobę, bo co tam, najwyżej się zepsuje? Czy jednak byś ją wyłączał? Do maszyn mamy odpowiednie podejście, ale do siebie – żadnego, a to przecież jest dokładnie to samo.
My dokładnie tak samo działamy, nie możemy odciąć się od kondycji naszego ciała – nasze ciało nie potrzebuje dużo ruchu, wystarczy 20 minut spaceru dziennie – ale jednak lepiej działa, jak się rusza, lepiej działa, jak jemy różne kolorowe rzeczy, nie tylko białe, nie tylko tłuste, nie tylko słodkie, lepiej działa, jak dobrze śpi.
Próba krzyczenia na siebie z pretensjami, że nie mogę się do czegoś zmobilizować, jestem wyczerpany – to tak jakbym rzucił nasionko na beton i wydzierał się na nie, że ono nie chce zakiełkować. Ono ma w sobie potencjał, ale w takich warunkach nie ma szans zaistnieć.
Tak samo jest z alkoholem, bo nasz organizm, jeżeli zaczyna korzystać z rezerw, to są zawsze rezerwy z przyszłości. Tak jak z pożyczaniem – jak biorę kredyt, to dokonuję takiego transferu pieniędzy z przyszłości. Ja je pożyczam z przyszłości, Marek z przyszłości pożycza te pieniądze Markowi, który jest teraz. Jak piję w piątek, to nie biorę tej energii od siebie z piątku, tylko jak dobrze się zaprawię, to biorę ją od siebie z soboty. A jak się bardzo dobrze zaprawię, mam więcej niż 30 lat i kac nie trwa już 4 godziny, to biorę też nawet z niedzieli, czyli przenoszę energię z jednego miejsca w drugie i kiedyś będę musiał za to zapłacić – organizm tak działa. Trzeba się do tego przyzwyczaić, że ma pewien swój rytm.
Czytamy poradniki, słuchamy podcastów, żeby się dowiedzieć od ludzi, którzy się tym zajmują, jak tę maszynę użytkować, żeby była jak najbardziej efektywna. Mówię wprost, że pierwszym problemem ludzi, którzy nie mogą się zabrać za rzeczy, jest to, że akumulatory nie zostały naładowane. Oni startują na 10-15%, bo zostało niedospane. Bo trzeba było dokończyć serial, nie zadbano o otoczenie – bo ciągle coś mi przeszkadza, nie zadbano o wyraźny plan dnia – oczywiście na tyle, na ile otoczenie pozwala.
Posłuchaj całego odcinka MWF 196: Osiąganie celów
