3 sprytne sposoby na tworzenie procedur, które oszczędzają czas soloprzedsiębiorcy

Stwórz procedurę za pomocą ChatGPT

Najprostszy sposób? Wygeneruj wstępną wersję procedury w ChatGPT, a później dopasuj ją do własnych potrzeb.

Dzięki temu nie zaczynasz od pustej kartki. AI daje ci instrukcję krok po kroku, a ty próbujesz ją wykonać i w razie potrzeby poprawiasz. To szybsze i ciekawsze niż pisanie wszystkiego od zera, bo tylko ulepszasz to, co wymyśliła sztuczna inteligencja.

Powiedzmy, że wpisujesz w ChatGPT:

Napisz procedurę postępowania, gdy klient spóźnia się z zapłaceniem faktury.

W odpowiedzi dostajesz kolejne kroki do wykonania: sprawdź warunki płatności, wyślij przypomnienie, skontaktuj się telefonicznie itd.

Oczywiście ChatGPT nie zna twojej sytuacji. Podaje tylko ogólne wskazówki. Dlatego instrukcję, którą wygeneruje, trzeba dopasować tak, żeby odpowiadała twoim potrzebom.

Trzeba też uważać na pewną pułapkę.

Kusi cię, żeby od razu stworzyć w ChatGPT wszystkie procedury, których potrzebujesz? Nie rób tego, bo wtedy prawdopodobnie nigdy z nich nie skorzystasz.

Zacznij działać wtedy, gdy zabierasz się za konkretne zadanie:

• poproś ChatGPT o instrukcję,
• zacznij wykonywać kolejne kroki,
• na bieżąco udoskonalaj procedurę.

Dzięki temu stworzysz własny dokument, gotowy do użycia następnym razem.

AI może ci też pomóc w innych zadaniach. Mówię o tym w moich kursach:

• Tworzenie ofert z ChatGPT w 60 minut – instrukcja, jak przygorować skuteczną ofertę handlową, treść na landing page, opis produktu albo usługi.
• ChatGPT dla Podcasterów – zestaw zaawansowanych komend, które przyspieszają i ułatwiają pracę nad podcastem.

Wróćmy jednak do tworzenia procedur. Czas na metodę nr 2.

Nagraj swój ekran i zapisz kolejne kroki

Włącz program do nagrywania ekranu. Zrób swoje zadanie od początku do końca. A następnie obejrzyj wideo i zapisz po kolei każdy krok.

Mówimy tu oczywiście o zadaniach wykonywanych na komputerze.

Być może zastanawiasz się: „Po co nagrywać ekran? Mogę przecież na bieżąco notować, co robię”.

Ale to nie to samo.

Przełączanie się między czynnościami jest męczące. Robisz pierwszy krok – zapisujesz. Drugi krok – zapisujesz. Trzeci krok – zapisujesz. Uwierz mi, nie spodoba ci się.

Poza tym zwykle nie mamy czasu, żeby co chwilę zatrzymywać się i robić notatki. Lepiej skończyć ważne zadanie jak najszybciej, a procedurę spisać później, gdy masz wolną chwilę. Albo zlecić to wirtualnej asyście.

Ja sam tak właśnie robię. Używam do tego platformy ClickUp, która ma wbudowane narzędzie do nagrywania ekranu.

• Nagrywam ekran razem z moimi wyjaśnieniami.
• Wideo dodaję do nowego zadania w ClickUp.
• Przydzielam zadanie mojej asystentce Kasi.
• Kasia ogląda nagranie i spisuje procedurę.

Dawniej po prostu nagrywałem wideo i na tym się kończyło. Nie było żadnego spisywania procedur. Po pewnym czasie zauważyłem jednak, że ten ostatni krok daje duże korzyści.

Po pierwsze, praca z tekstem jest szybsza, bo nie trzeba co chwilę uruchamiać i zatrzymywać wideo.

Po drugie, łatwiej nanosić poprawki, kiedy coś się zmieni.

Dlatego nagrywanie ekranu to mój ulubiony patent na procedury… chyba że mogę użyć trzeciej metody.

Wykorzystaj narzędzia do automatyzacji

Ten sposób znacząco różni się od poprzednich. Bo tym razem ja planuję, co po kolei trzeba zrobić, ale wykonaniem zajmie się automat.

Oczywiście dotyczy to tylko niektórych zadań. W dodatku potrzeba pewnej wiedzy technicznej i odpowiednich narzędzi. Nie musisz jednak być programistą, żeby się nimi posługiwać.

Pierwszy krok to wykorzystanie możliwości aplikacji, których obecnie używasz, np. platformy mailingowej.

Gdy ktoś pobiera bezpłatny fragment mojego e‑booka, po 7 dniach dostaje wiadomość z pytaniem, jak mu się podobało. Jest to procedura, która wykonuje się automatycznie. Można ją ustawić w MailerLite i innych podobnych programach.

Możesz też pójść o krok dalej i tworzyć automatyzacje, które łączą ze sobą różne programy. Są do tego specjalne narzędzia. Ja korzystam z Pabbly Connect. Inne popularne platformy to Zapier.com i Make.com.

Jak to działa? Podam ci przykład.

Na koniec każdego miesiąca wysyłam do księgowej faktury. Żeby sobie to ułatwić, na bieżąco zbieram je na Dysku Google. Ale nie zapisuję ich tam ręcznie.

Gdy dostaję fakturę, przesyłam ją na specjalny adres e‑mail – i to wszystko. Resztę robi automat:

• sprawdza wiadomości przychodzące na ten adres;
• wyciąga z nich pliki PDF;
• zmienia nazwę każdego pliku (żebym wiedział bez otwierania, co w nim jest);
• zapisuje plik w odpowiednim folderze.

Lubię korzystać z automatyzacji. Jednak czasem ich największa zaleta – to, że nie wymagają mojej uwagi – okazuje się poważną wadą.

Sytuacja z życia wzięta. Ostatnio odkryłem, że przy zakupie mojego produktu klienci dostawali nieaktualnego maila. Zaproszenie na webinar, który już się odbył. Bo zapomniałem wyłączyć automatyczną wysyłkę.

Stworzyłem więc nową procedurę. Dodałem do mojego ClickUpa cykliczne zadanie, żeby co miesiąc przejrzeć wszystkie automatyzacje. Dzięki temu będę w stanie wyłapać takie przypadki szybciej.

Owszem, to dodatkowa rzecz do zrobienia. Zajmie mi ona 10 minut w miesiącu.

Jednak biorąc pod uwagę, ile czasu oszczędzam dzięki automatyzacjom – zdecydowanie warto.

Podsumowanie

„Jeśli nie potrafisz opisać tego, co robisz, jako proces, to nie wiesz, co robisz”. Tak przynajmniej twierdził W. Edwards Deming, nazywany ojcem zarządzania jakością.

Każdy ma lepsze i gorsze dni. W dużych firmach rozkładają się one na wiele osób, więc wydajność całej organizacji pozostaje na podobnym poziomie. Ale gdy soloprzedsiębiorca nie ma siły albo ochoty na pracę, to jego biznes cierpi.

Procedury chronią przed takimi sytuacjami.

Gdy masz prostą instrukcję, nie musisz być w formie, żeby ją wykonać. Nie musisz podejmować trudnych decyzji. Po prostu realizujesz krok po kroku to, co ma być zrobione. Albo zlecasz to podwykonawcy.

Podałem ci trzy sposoby, jak tworzyć własne procedury:

• kiedy nie masz pojęcia, jak zacząć,
• przy okazji codziennych zadań,
• tak, by praca robiła się sama.

Do dzieła!