Jak pracować efektywnie – 4 nawyki, które pomagają osiągać cele, zwiększyć satysfakcję i oszczędzić czas

Eliminowanie

Często mamy poczucie, że są rzeczy, które tylko my zrobimy najlepiej. Tymczasem niektórych rzeczy w ogóle nie powinniśmy robić.

Żeby zoptymalizować swoją pracę, trzeba więc zadać sobie pytanie: „czy na pewno muszę to robić?”. Chodzi o to, żeby wyłapywać i usuwać zadania, które nie przynoszą wartości, nawet jeśli bywają pożyteczne. Po prostu wartość jest za mała w stosunku do wkładanego wysiłku.

Ja postanowiłem zniknąć z mediów społecznościowych, eliminując z kalendarza związane z social mediami aktywności.

Takie zadanie wiąże się jednak z pewnymi trudnościami. Trzeba trafnie zidentyfikować takie aktywności, a potem świadomie z nich zrezygnować, przyznając się przed samym sobą, że robiło się coś, co nie miało większego sensu.

Żeby się z tym uporać, warto sobie zadać następujące pytania:

• • gdybym dziś zaczynał od zera, czy też bym to robił?
  • czy to mi naprawdę służy?
  • czym mogę to zastąpić?
  • jakie są potencjalne korzyści z odróżniania się?

Ja zadałem sobie te pytania i teraz już wiem, że:

• wszedłem w social media, bo wszyscy tam byli i myślałem, że są tam też wszyscy moi klienci; dziś bym już tego raczej nie powtórzył
• niby byłem w mediach społecznościowych, ale nie lubiłem tego i słabo się angażowałem
• mogę zastąpić social media podcastem i newsletterem
• gdy przyznałem się, że rezygnuję z social mediów, trafiłem do osób, które też by tak chciały, ale miały pewne obawy – dzięki temu zbudowałem z nimi większą więź

W efekcie po 9 miesiącach wróciłem do mediów społecznościowych, ale w zupełnie innej formie (jestem tylko na LinkedIn) i teraz widzę korzyści, których wcześniej nie było.

Strategicznie tworzę content, żeby moje tematy był spójne, ale angażujące i świeże. Skąd biorę takie pomysły? Wszystko pokazuję w Planerze Treści.

Poza tym przekonałem się, że decyzja o eliminacji jakiegoś zadania wcale nie musi być nieodwracalna.

Upraszczanie

Krótko mówiąc: chodzi o to, żeby rzeczy skomplikowane stały się mniej skomplikowane. Nasza energia mentalna jest ograniczona i wyczerpuje się w ciągu dnia. Poza tym, im mniej mamy opcji, narzędzi czy spraw na głowie, tym lepiej.

Przykładem upraszczania tego, co robię, jest tworzenie ofert. Dzięki temu moje oferty powstają szybciej i działają lepiej, bo obserwując cały czas ten sam proces, mogę wyłapywać fragmenty, które można zrobić lepiej.

Proces tworzenia ofert, z którego sam korzystam, omówiłem dokładnie w moim warsztacie Tworzenie ofert z ChatGPT.

Problem z upraszczaniem polega na tym, że może nam się wydawać, że to swego rodzaju lenistwo i lekceważenie klientów.

Jak sobie z tym poradzić? Uświadom sobie, że klient nie płaci ci za wymyślanie za każdym razem czegoś od zera. Zależy mu na sprawdzonych i powtarzalnych efektach.

Automatyzacja

Automatyzacja polega na wykorzystaniu narzędzi i oprogramowania do powtarzalnych zadań, dzięki czemu nie marnujemy czasu na rutynowe czynności i możemy wykonywać pewne rzeczy bez zastanawiania się i na większą skalę.

Przykładem automatyzacji w moim biznesie jest zbieranie opinii o moich produktach. Mam system, dzięki któremu opinie spływają automatycznie.

Pomaga mi to na bieżąco rozwijać produkty oraz zdobywać rekomendacje, a jest to najsilniejszy czynnik podnoszący sprzedaż.

Problemy z automatyzacją wiążą się z kosztami narzędzi oraz koniecznością uczenia się ich obsługi.

Warto więc zacząć od prostych, darmowych lub tanich narzędzi, np. Tally, Pabbly Connect – po więcej zapraszam do mojego newslettera, bo tam regularnie polecam aplikacje warte uwagi.

Zamiast rozgryzać nowe programy samodzielnie, często łatwiej zapłacić komuś, żeby ci pokazał, jak coś zrobić.

Delegowanie

Delegowanie to przekazywanie zadań innym osobom lub firmom zewnętrznym.

Jako soloprzedsięborca możesz korzystać z pomocy specjalistów i skupiać się na tym, w czym jesteś najlepszy.

Ja deleguję przede wszystkim księgowość. Poza tym moja asystentka Kasia zajmuje się m.in. publikowaniem treści na blogu i obsługą klientów. W utrzymaniu strony internetowej i aktualizacjach pomaga mi Tomek Dziuda, a w montażu podcastu – Grzegorz Bieniecki.

Jakie są trudności związane z delegowaniem (i sposoby radzenia sobie z nimi)?

• Znalezienie zaufanych współpracowników – rozwiązaniem jest dobrze zrobiona rekrutacja
• Obawa przed utratą kontroli – o tym, jak przełamać opór przez zlecaniem pracy mówiłem w 360. odcinku MWF

Podsumowanie

Na koniec ważna uwaga: wymieniłem te cztery nawyki w nieprzypadkowej kolejności. Warto się do nich stosować chronologicznie: zaczynając od eliminowania, później przechodząc do upraszczania i automatyzacji i kończąc na delegowaniu.

Jakie korzyści będziesz mógł zauważyć?

• Pracujesz efektywniej i skupiasz na kluczowych zadaniach.
• Masz więcej czasu na rozwój biznesu lub życie prywatne.
• Łatwiej się żyje → mniej stresu wynikającego z przeciążenia pracą.
• Łatwiej rozwijać biznes, gdy nie pociągasz za wszystkie sznurki.