Chcesz poprawić komunikację z klientami? Jest coś, co możesz zrobić w 30 minut, żeby nie odpowiadać w kółko na te same pytania

Wyobraź sobie, że klient dzwoni do ciebie, żeby zapytać o ofertę. Rozmawiacie kilkanaście minut, a na koniec słyszysz: „Dobrze, to proszę przesłać mi maila podsumowującego te wszystkie informacje.”

Znasz to?

W sumie nie ma nic dziwnego w tym, że klient chce mieć to wszystko zebrane w jednym miejscu. Zresztą, tobie takie podsumowanie też się przyda. Tylko czy na pewno musisz poświęcać na to czas aż dwa razy?

Nie musisz. Znam prosty sposób na to, żeby usprawnić twoją komunikację z klientem. Całość zajmie ci pół godziny – i to jednorazowo – a potem będzie już tylko łatwiej, sprawniej i szybciej.

Live: „Jak ruszyć z własnym podcastem, gdy nie masz czasu ani pomysłów” Zapisz się!

Linki do osób i firm wymienionych
w tym odcinku podcastu

Prezent dla słuchaczy

Maile do odnawiania kontaktu z klientem
Jak odnowić kontakt z klientem? Dołącz do Klubu MWF i pobierz listę z wzorami maili Chcę to 

3 rzeczy do zrobienia po wysłuchaniu tego podcastu

  1. Przyjrzyj się wiadomościom, jakie dostajesz od klientów, i spróbuj podzielić je na grupy tematyczne.
  2. Zastanów się, jaki formularz można stworzyć na podstawie pytań, jakie zadają klienci.
  3. Opublikuj formularz na stronie lub przygotuj brief w narzędziu Google i wygeneruj link, który będziesz udostępniać klientom.

Podcast w wersji wideo

Tych odcinków też warto posłuchać

Podcast do czytania

Z tego wpisu dowiesz się:

Dlaczego warto poprawiać komunikację z klientami?

Jakiś czas temu napisała do mnie Ewelina Włoch – fotografka wykonująca sesje produktowe na Amazona. Zauważyła, że często dostaje od klientów maile z prośbą o telefon, ale po odbyciu takiej rozmowy – która trwa nawet pół godziny – i tak trzeba wszystko spisać, np. w mailu, żeby podsumować ustalenia.

W efekcie tę samą pracę wykonuje się dwa razy.

Czasem też ciężko wyjść do klienta z konkretną propozycją w trakcie rozmowy, bo nie do końca wiadomo, jak wygląda jego produkt albo jakie działania podejmuje konkurencja.

Mam podobne trudności do tych, z którymi mierzy się Ewelina. Dostaję sporo maili, których autorzy często pytają o to samo. Choćby o to, jak można zareklamować się w podcaście MWF albo dlaczego jakiś link na stronie nie działa.

Jeśli po przeprowadzeniu rozmowy z klientem, musisz wysłać podsumowanie mailem, tę samą pracę wykonujesz dwa razy

Często jednak nawet po otrzymaniu takiej wiadomość nie jestem w stanie na nią odpowiedzieć. Nie wiem na przykład, co konkretnie ma być reklamowane albo gdzie dokładnie znajduje się popsuty link. Muszę więc dopytywać, a taka wymiana maili trochę trwa.

Dostaję też sporo zupełnie niepotrzebnych maili. Mam na myśli takie, na które moja odpowiedź od razu brzmi: „nie”. Ja oczywiście wiem, które kwestie skreślam już na wstępie, ale osoba pisząca do mnie może tego nie wiedzieć i w związku z tym traci czas na pisanie maila, który w ogóle nie powinien być wysłany. A ja później tracę czas na jego czytanie.

Jak sobie radzić w takich sytuacjach?

Po pierwsze, możesz poprosić potencjalnych klientów, żeby kontaktując się z tobą, opisali swój problem możliwie najdokładniej. Wadą tego rozwiązania jest jednak fakt, że jest ono… nieskuteczne. Każdy inaczej mierzy poziom szczegółowości, więc to, co dla jednego jest już jasne, dla kogoś innego dalej będzie wymagało doprecyzowania.

Po drugie, możesz zamieścić na stronie listę pytań, na które należy odpowiedzieć w mailu. Tyle że to też nie działa, bo ludzie po prostu często te pytania ignorują. Chyba że znajdziesz sposób, żeby ich do tego zmusić.

Klient dzwoni, a ty nie możesz odebrać telefonu? Dowiedz się, co warto zrobić, żeby nie stracić zlecenia 
i szansy na współpracę – 351

Jak nakłonić klienta do odpowiedzi na konkretne pytania?

Wystarczy stworzyć taki formularz, którego nie da się wysłać bez wypełnienia przynajmniej niektórych pól.

Tak właśnie zrobiła Ewelina Włoch. Stworzyła w formularzu Google własny brief fotograficzny, w którym zamieściła kilkanaście pytań, dotyczących np. produktu oraz potrzeb i preferencji klienta.

Formularz Google to proste narzędzie, które ułatwi klientowi opisanie jego potrzeb

Taki formularz można wyklikać w pół godziny. Poświęcasz na to czas jeden raz, spisujesz wszystkie pytania, jakie chciałbyś zadać klientowi, a każdy kolejny kontakt z klientem z pewnością będzie już łatwiejszy.

Na podstawie danych z formularza Ewelina przygotowuje plan sesji i dopiero na tym etapie dzwoni do klienta, żeby omówić szczegóły.

Sposób Eweliny sprawdza się nie tylko w branży fotograficznej. Z tego, co wiem, korzysta z niego również narzeczony Eweliny zajmujący się projektowaniem stron internetowych.

Jakie rozwiązanie zastosowałem u siebie?

Zamiast jednego formularza kontaktowego mam ich na stronie MWF kilka. Podzieliłem stronę Kontakt na kilka podstron: zgłoszenie usterki, zgłoszenie propozycji gościa do podcastu, współpraca oraz inne tematy.

Mała Wielka Firma – strona Kontakt

Na każdej z tych podstron znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące danego zagadnienia oraz formularz, który zbiera wszystkie informacje potrzebne w danej sytuacji.

Formularze osadziłem na stronie za pomocą wtyczki do WordPressa Contact Form 7. Można także skorzystać z narzędzia Tally pozwalającego generować ładne i przejrzyste formularze, które można udostępnić za pomocą linku lub osadzić na stronie. Najlepsze jest to, że 99 procent funkcji tej aplikacji jest dostępnych za darmo i bez ograniczeń.

Chcesz wiedzieć pierwszy, gdy na moim blogu pojawi się coś nowego? Zapisz się do Klubu MWF.

Na stronie zostały wykorzystane linki afiliacyjne. Jeżeli wejdziesz przez nie na stronę sprzedawcy i dokonasz zakupu, sprzedawca podzieli się ze mną częścią swojej marży (nie wpływa to na twoją cenę). Wymieniam wyłącznie te produkty i usługi, z których rzeczywiście korzystam i jestem z nich zadowolony.
Wyraź swoją opinię Dodaj komentarz
Podaj dalej Jeśli spodobał ci się ten odcinek - udostępnij go swoim znajomym:
Live: „Jak ruszyć z własnym podcastem, gdy nie masz czasu ani pomysłów” Zapisz się!

Dodaj komentarz

Subskrybuj
Powiadom o
guest
5 Comments
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Tomasz
Tomasz
5 miesięcy temu

Świetny pomysł, też wdrożyłem to u siebie już parę miesięcy temu, bo stwierdziłem, że szkoda czasu (zarówno mojego jak i klientów) na wymienianie się wieloma mailami z pytaniami i świetnie to działa. Dzięki formularzowi z wymaganymi odpowiedziami od razu wiemy czego dany klient oczekuje i możemy już w pierwszym mailu przesłać odpowiedź z ofertą. Żeby nie poświęcać zbyt wiele czasu na implementację wykorzystałem do tego formularz Google, który osadziłem na naszej stronie – dzięki czemu ładniej wygląda: https://sketchnotefilms.com/wycena/ W celu uniknięcia pojawiania się podwójnego paska przewijania (dla naszej strony + dla formularza w iframe), który może być frustrujący dla użytkowników zrobiłem dedykowaną podstronę składającą się jedynie z nagłówka (logo, menu) oraz stopki przyklejonych do krawędzi okna przeglądarki, a całą przestrzeń pomiędzy nimi wypełnia formularz Google, którego wysokość jest ustawiana dynamicznie… Czytaj więcej »

Marek Jankowski
5 miesięcy temu
Reply to  Tomasz

Hej Tomku, super! 🙂 Jedna sugestia: na Twoim miejscu spróbowałbym przenieść pytanie o dane kontaktowe na koniec formularza. Teraz klient musi je podać zanim zobaczy jakiekolwiek merytoryczne pytania i to może niektórych odstraszać.

Tomasz
Tomasz
5 miesięcy temu

Faktycznie, cenna sugestia. Dziękuję 🙂

Artur
5 miesięcy temu

Ja zrobiłem poza formularzem dodatkowo kalkulator wstępnej wyceny, dużo ułatwia 🙂 https://arturkosinski.pl/wycena-online/

Marek Jankowski
5 miesięcy temu
Reply to  Artur

Hej Artur, elegancko! 🙂 Zrobiłeś to jakąś wtyczką?