Zastanawiasz się, dlaczego inni pracują szybciej niż ty? Możesz ich przegonić, jeśli wdrożysz kilka rozwiązań usprawniających pracę

Z tego wpisu dowiesz się:

• Czy klawiatura sprzyja szybkiemu pisaniu?
• Jakie są trzy sposoby na ułatwienie sobie pracy z klawiaturą?

Czy klawiatura sprzyja szybkiemu pisaniu?

Być może zastanawiasz się czasem, dlaczego inni pracują szybciej niż ty. Wyjaśnienie tego fenomenu można znaleźć w… klawiaturze komputera. Zanim jednak rozwinę tę wątek, przyjrzyjmy się tej klawiaturze nieco bliżej.

Klawiatury – jako spuścizna po maszynach do pisania – nie są stworzone do szybkiej pracy. Klawiatura mechanicznej maszyny do pisania musiała być bowiem skonstruowana tak, żeby tę pracę jak najbardziej spowalniać. Bo gdy ktoś pisał zbyt szybko, młoteczki odciskające litery na kartce blokowały się i nie mogły wrócić na swoje miejsce. Właśnie dlatego jedna z najczęściej używanych liter, czyli A, znajduje się pod małym palcem lewej ręki. Czyli tam, gdzie dość trudno ją dosięgnąć.

Są podejmowane różne próby tworzenia klawiatur bardziej ergonomicznych i przyjaznych piszącym, ale uznałbym to bardziej za ciekawostkę. Bo kupując taką klawiaturę – owszem – będzie można pracować szybciej, jeśli się ją dobrze opanuje, ale gdy tylko trzeba się będzie przesiąść na standardową klawiaturę przy innym urządzeniu, pisanie stanie się prawdziwą katorgą.

Co zatem zrobić, żeby mimo wszystko pracować z klawiaturą sprawniej i szybciej?

Rozwijanie własnej firmy i praca na pełen etat – jak to sprytnie połączyć i nie zwariować?

Trzy sposoby na ułatwienie sobie pracy z klawiaturą

Skróty klawiszowe

Swego czasu, gdy siadałem do komputera, a ktoś przyglądał się mojej pracy, często słyszałem stwierdzenia, typu: „Jak ty to robisz, że tak szybko pracujesz?!”

Moja biegłość wynikała z faktu, że przygodę z komputerem zaczynałem w czasach, kiedy królował system DOS i nie było jeszcze myszek komputerowych. Trzeba było używać wyłącznie klawiatury, więc nauczyłem się wyciskać z niej wszystko na maksa.

Kiedy po jakimś czasie pojawiły się myszki, mnie ciągle wygodniej pracowało się z klawiaturą, bo to było moje naturalne środowisko.

Bardzo swobodnie używałem więc skrótów klawiszowych, choć wiem, że dla większości użytkowników nie jest to naturalne i intuicyjne. W końcu myszki pojawiły się właśnie po to, żeby ułatwić pracę!

Rzeczywiście – jest to wygodniejsze, ale z drugiej strony są badania na to, że używanie klawiatury może być szybsze, o ile nauczysz się, jak to robić. Firma Brainscape wyliczyła, że używanie skrótów klawiszowych może zaoszczędzić ci 64 godziny rocznie, czyli 8 pełnych dni roboczych.

Podobno przeciętna aplikacja, z której korzystamy w komputerze, oferuje od 40 do 80 skrótów klawiszowych.

Wszyscy znamy choćby „ctrl+c” i „ctrl+v” i pewnie w większości z nich korzystamy. Jest jednak tych skrótów znacznie więcej.

Nie ma co się czarować – nauczenie się ich wymaga pewnego wysiłku i zabiera czas, żeby je dobrze wyćwiczyć. Dobra wiadomość jest jednak taka, że nie trzeba się uczyć wszystkich.

Jak ułatwić sobie tę naukę?

Sposób hardcorowy: możesz po prostu odłączyć myszkę. Bez niej będziesz zmuszony pracować ze skrótami. Na szczęście są też łagodniejsze metody.

Wybierając z menu potrzebną ci opcję, zerknij na znajdującą się obok informację o skrócie klawiszowym. Następnie – zamiast klikać w tę opcję myszką, od razu zastosuj skrót, a potem powtarzaj go, kiedy tylko jest to możliwe.

Wiele programów zawiera pełne listy wszystkich skrótów klawiszowych, które są w nich przewidziane. Przejrzyj taką listę i sprawdź, których funkcji używasz najczęściej. Później wygeneruj własną, okrojoną już listę i staraj się mieć ją zawsze pod ręką, żeby trenować pamięć mięśniową umożliwiającą sprawne korzystanie ze skrótów.

Używania skrótów klawiszowych trzeba się nauczyć, ale to inwestycja, która się zwraca

Jeżeli nie możesz znaleźć takiej listy w danym programie, polecam stronę ShortcutWorld.com. Znajdziesz na niej listy skrótów klawiaturowych do różnych programów.

Możesz też skorzystać z programu Anki, który ułatwia uczenie się i dba o to, żeby rozłożyć powtórki w czasie. Anki działa na zasadzie flashcards – czegoś podobnego do kart obrazkowych używanych do nauki obcojęzycznych słówek. Dzięki Anki można nauczyć się wszystkiego, więc skrótów klawiaturowych jak najbardziej też. Wystarczy, że z jednej strony wpiszesz dany skrót, a z drugiej czynność, jaką za jego pomocą można wykonać.

Minus Anki polega na tym, że program pomaga ćwiczyć pamięć, ale nie do końca tę, której używamy, stosując skróty. Wówczas sięgamy bowiem do pamięci mięśniowej. Nierzadko zdarza się przecież, że używamy jakiegoś skrótu bardzo automatycznie, ale gdy ktoś zapyta nas, jaką konkretnie kombinację klawiszy wcisnęliśmy, nie jesteśmy w stanie tego wypowiedzieć. Za to na klawiaturze odtworzymy to błyskawicznie.

Dobrym pomysłem jest więc wykorzystanie jeszcze innej aplikacji. ShortcutFoo – bo o niej mowa – umożliwia ćwiczenie właśnie pamięci mięśniowej.

Jak stworzyć procedury w firmie, żeby mieć więcej czasu dla siebie i mniej problemów do rozwiązania? Posłuchaj rozmowy z Bartkiem Popielem

Rozwijanie tekstu

Istnieją aplikacje, które zastępują określony skrót dowolną, wybraną przez nas dłuższą frazą. Ja np. nigdy nie wpisuję frazy „Mała Wieka Firma”, gdy pracuję na klawiaturze. Mam to ukryte pod skrótem „zmwf”.

Używam do tego aplikacji TextExpander, do której wprowadzam często stosowane przeze mnie frazy, a następnie przypisuję do nich konkretne skróty. Co ciekawe, TextExpander może wpisać za ciebie nawet całą treść maila. Jeżeli są wiadomości, które piszesz często (np. odpowiadasz stale na te same pytania klientów), to taka opcja może być na wagę złota.

TextExpander kosztuje 40 USD rocznie – przy płatności za cały rok z góry. Przy płatności miesięcznej za rok wyniesie to 50 USD.

Czy warto wydać taką kwotę? To już musisz ocenić sam. Zastanów się, w czym aplikacja może ci pomóc i ile wart jest czas, który dzięki niej zaoszczędzisz.

Żeby wiedzieć, czy zakup konkretnej aplikacji ci się opłaca, zastanów się, ile wart jest czas, który dzięki niej zaoszczędzisz

Jeżeli pracujesz na Macu, możesz korzystać z funkcji systemowej działającej na podobnej zasadzie, jak TextExpander. Ja jednak wolę tę płatną aplikację, ponieważ wpisany w niej skrót rozwija się błyskawicznie, a w Macu pojawia się podpowiedź, w którą jeszcze trzeba kliknąć. A to dodatkowa czynność, jaką trzeba wykonać.

W TextExpanderze pojawia się także dźwięk, który informuje, że tekst został wstawiony. Dzięki temu nie umieścisz nigdzie niczego przez przypadek.

Dodatkową ciekawą funkcją aplikacji jest sugerowanie użytkownikowi kolejnych fraz do zastąpienia skrótem. Jeśli program zauważy, że jakieś zwroty stosujesz wyjątkowo często (niech to będzie chociażby „Z poważaniem – Jan Kowalski”), wyświetli ci informacje, że warto byłoby zastąpić je jakąś kombinacją znaków, co znacznie przyspieszy twoją pracę.

TextExpander umożliwia także wprowadzanie dynamicznych danych – np. u mnie pod skrótem „zdate” znajduje się bieżąca data, która zawsze wstawia się zgodnie ze stanem rzeczywistym. Można też tworzyć rozmaite konstrukcje, a ja używam jednej, która przydaje mi się co miesiąc.

Gdy wysyłam wiadomość do księgowej z fakturami za ubiegły miesiąc, wpisuję tylko „xksi”, a na ekranie pojawia się praktycznie kompletny mail. W temacie automatycznie wpisuje się tekst: „Dokumenty za [i tutaj wstawia się odpowiedni miesiąc]”, a w treści: „Szanowna Pani Magdaleno, przesyłam dokumenty za miniony miesiąc.” Ponadto program pyta mnie, czy chcę umieścić w wiadomości dodatkowe informacje, typu: „W tym miesiącu nie było żadnej sprzedaży w spółce XYZ.”. Oczywiście – ich również nie muszę wpisywać ręcznie, wystarczy, że zaznaczę odpowiedni checkbox.

Poza tym używam tej aplikacji do adresów e‑mail, które często wpisuję, linków, popularnych fraz stosowanych w komunikacji, np. w komentarzach w social mediach („Dziękuję za podanie dalej!”, „Dziękuję za udostępnienie!”), oraz danych firmowych z numerami konta, NIP i KRS. To zdecydowanie ogranicza możliwość popełnienia błędu przy wpisywaniu.

Ze statystyk wiem, że w ciągu ubiegłego roku użyłem TextExpandera prawie 2000 razy, co pozwoliło mi zaoszczędzić 2 godziny. Pewnie byłoby tego znacznie więcej, gdybym się bardziej przyłożył i używał programu również do dłuższych fraz. Poza tym te statystyki nie doliczają czasu potrzebnego do wyszukania pewnych informacji, a gdybym za każdym razem musiał sprawdzać przed wpisaniem numer konta czy KRS, z pewnością trwałoby to znacznie dłużej.

Aplikacja działa na Windowsie i Macu, jest też dostępna jako specjalna klawiatura software’owa na iPhone’a.

Usprawnianie firmy. Posłuchaj i przekonaj się , że wiedza o zarządzaniu projektami pomaga także w małym biznesie

Bezwzrokowe pisanie

Podobno pisanie bezwzrokowe może być nawet 3 razy szybsze niż takie, podczas którego patrzysz na klawiaturę. Bez wątpienia jednak jest to inwestycja, bo trzeba poświęcić trochę czasu, żeby się tego nauczyć.

Dobra wiadomość jest taka, że jest sporo darmowych rozwiązań umożliwiających taką naukę. Oto kilka z nich: Pisanie Bezwzrokowe.pl, Kurs Pisania, Mistrz Pisania.pl.

Możesz też wpisać w Google „bezwzrokowe pisanie na klawiaturze” i tych wyników będzie jeszcze więcej.