pożyczka

Klient spóźnia się z zapłatą? 35 sposobów, żeby kontrahenci częściej płacili w terminie

utworzone przez | Listopad 2017

Podobno, jeżeli chodzi o płacenie faktur w terminie, Polska jest w europejskim ogonie. Potwierdza to wiadomość, którą dostałem niedawno od Michała:

Rozmawiam z wieloma firmami i każdą łączy jeden wspólny mianownik. Brak terminowych płatności. Jak skutecznie monitorować swoje należności? Jakich sposobów i jakich narzędzi używać, by automatycznie przypominać o opłaceniu FV? Jak zwiększyć ilość terminowych płatności?

Odpowiedź jest trudna, bo obejmuje wiedzę z co najmniej kilku dziedzin: psychologii, prawa, organizacji pracy i technologii. W dodatku nie ma metody stuprocentowo skutecznej. Zawsze znajdą się czarne owce, które z różnych względów nie zareagują na twoje wysiłki i będą spóźniać się z regulowaniem należności. Co nie znaczy, że nie możesz poprawić obecnej sytuacji.

Niepłacenie faktur w terminie to norma?

Łatwo ulec wrażeniu, że płacenie po terminie to norma. „52% polskich firm zostało zmuszonych do akceptacji dłuższych terminów płatności”. „45% uważa opóźnienia w płatnościach za celowe działanie kontrahentów”. „Szacunkowa, uśredniona wartość przeterminowanych płatności przypadających na jedną firmę to blisko 70 tys. złotych”. Takie dane można znaleźć w raportach publikowanych przez firmy windykacyjne. Niestety nie pomagają one zmniejszyć skali problemu, wręcz przeciwnie.

Firmom zajmującym się windykacją zależy na tym, żebyś czuł się zagrożony. Im skuteczniej cię przekonają, że świat jest zły i każdy chce cię oszukać, tym łatwiej sprzedadzą ci swoje usługi. Tymczasem jest bardzo wielu solidnych przedsiębiorców, którzy wywiązują się ze swoich zobowiązań terminowo, tylko że takie przykłady rzadko się pokazuje.

Większość ma rację, czyli społeczny dowód słuszności

Rozmowa o nieterminowych płatnościach przypomina mi to trochę sytuację z płaceniem abonamentu telewizyjnego. Media od czasu do czasu narzekają, że płaci go tylko ok. 10% Polaków. Wniosek? Skoro nie płaci prawie nikt, to nie ma siły, żeby coś z tym zrobić. Płacenie nie ma sensu, przecież wszystkich nie sprawdzą i nie ukarzą.

Jak to wygląda w Anglii? Kiedy wprowadzasz się do nowego mieszkania, dostajesz list z informacją, że pod tym adresem nie wykupiono jeszcze licencji telewizyjnej i że z taką licencję ma 93% gospodarstw domowych w Wielkiej Brytanii. Przekaz jest zupełnie inny: jeżeli ty jej nie masz, jesteś wyjątkiem. A gdybyś oszukiwał, łatwo będzie cię namierzyć i wyciągnąć konsekwencje.

Tak działa społeczny dowód słuszności. Zakładamy, że jeżeli wiele osób coś robi, to takie zachowanie jest właściwe.

Problem niepłacenia faktur w terminie jest realny i sam się nie rozwiąże. Co możesz zrobić, żeby go zmniejszyć? Zacznij od siebie. Płać kontrahentom bez opóźnień i przyjmij takie postępowanie jako naturalne. Będzie ci łatwiej wymagać takiego samego podejścia od innych.

Co zrobić, żeby mieć mniej przeterminowanych faktur?

Przygotowałem listę 35 pomysłów, korzystając kilku źródeł:

  • zebrałem sposoby, które stosowałem i stosuję we własnej firmie na przestrzeni kilkunastu lat działalności,
  • uzupełniłem je o doświadczenia słuchaczy MWF, o które pytałem na fanpage’uprofilu prywatnym oraz na Twitterze,
  • przejrzałem też inne publikacje na ten temat, polskie i zagraniczne, i wybrałem z nich to, co najciekawsze.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani finansowej. Informacje w nim przedstawione mogą ulec przedawnieniu. Wykorzystujesz tę treść na własną odpowiedzialność. W razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą.

1. Przyjmuj zapłatę z góry

Żądanie pieniędzy z góry to jedyny stuprocentowo pewny sposób, żeby nie stresować się opóźnionymi płatnościami. Nie zakładaj automatycznie „w mojej branży to nie przejdzie”. Nie jesteś niewolnikiem zwyczajów, jakie obowiązują w branży. To twoja firma i ty ustalasz reguły, które w niej obowiązują.

Znam osobiście ludzi, którzy udowodnili, że jest to możliwe. Są to właściciele sklepu z fotelikami samochodowymi z Legnicy.

Problemem tego typu sklepów są klienci, którzy przychodzą wybrać fotelik i dopasować do go samochodu. Takie przymierzanie wymaga nie tylko fachowej wiedzy, ale też sporo czasu i wysiłku, bo trzeba biegać ze sklepu do samochodu, przenosząc fotele, które ważą po 10 kg. Z punktu widzenia kupującego jest to dużo bardziej korzystne niż sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Klient może przecież dowiedzieć się wszystkiego, a później wyjść i kupić wybrany fotel w internecie, gdzie może znaleźć go trochę taniej. I często tak bywało, co oczywiście denerwowało sprzedawców.

Właściciele tego konkretnego sklepu powiedzieli „stop”. Wprowadzili opłatę z góry za przymierzenie fotelika do samochodu. Jest ona zwracana, gdy klient kupi fotelik. Niektórzy ludzie z branży pukali się w głowę, mówili, że to nie przejdzie. I się okazało? Udało się. Sklep z Legnicy nie tylko nie upadł, ale rozwinął się, przeniósł do nowej większej siedziby, a pomysł z opłatą zaczynają powoli wprowadzać kolejne sklepy w Polsce.

2. Wprowadź procedurę udzielania kredytu kupieckiego

Wystawianie faktury z odroczonym terminem płatności to nic innego jak pożyczanie klientowi pieniędzy. Czy kiedy dowolny znajomy do ciebie zadzwoni i powie, że chce pożyczyć trochę kasy, zgodzisz się bez zastanowienia? Wątpię. Zadasz sobie co najmniej kilka pytań:

  • Jak dobrze znam tego człowieka? Czy mu ufam?
  • Ile pieniędzy chce pożyczyć? Czy mnie na to stać?
  • Czy pożyczał ode mnie już wcześniej i oddawał w terminie?
  • Jaki będę miał dowód, że zaciągnął u mnie dług?

W firmie taki proces myślowy ma zwykle formę procedury udzielania kredytu kupieckiego. Określa, w jakich sytuacjach klient może otrzymać fakturę z odroczonym terminem płatności.

Pobierz przykładową procedurę udzielania kredytu kupieckiego »

3. Rozłóż zlecenie na etapy płatne z góry

Gdy realizujesz dla klienta większy projekt (np. nową stronę internetową), dobrym pomysłem jest podzielenie całego projektu na etapy, np.:

  1. schemat funkcjonalny witryny – 20%,
  2. przygotowanie grafiki – 30%,
  3. optymalizacja treści – 20%,
  4. kodowanie – 30%.

Zleceniodawca płaci za każdy etap z góry i na bieżąco akceptuje kolejne kroki. Dopóki nie ma wpłaty na koncie, nie rozpoczynasz pracy. Nie ma ryzyka, że na koniec klient powie „nie podoba mi się, nie o to mi chodziło”, a ty zostaniesz bez pieniędzy.

4. Żądaj zadatku lub zaliczki

A co w przypadku zleceń, których nie da się podzielić na etapy? Wtedy stosuj zadatek lub zaliczkę – wtedy przynajmniej część należności będziesz miał zabezpieczone. Zwykle stosuje się 20-30%, niektórzy żądają nawet 50%.

Ważna uwaga: zadatek i zaliczka to nie to samo. Zadatek jest (poza szczególnymi przypadkami) bezzwrotny, więc bezpieczniejszy dla sprzedającego. Ale uwaga: jeżeli to ty zawalisz i nie wywiążesz się z umowy, musisz go zwrócić w podwójnej wysokości. Zaliczka działa inaczej – jeżeli umowa nie zostanie wykonana, należy ją zwrócić.

Taka płatność z góry pokrywa przynajmniej część twoich kosztów, a równocześnie jest pierwszym sygnałem wypłacalności kontrahenta i tego, jak poważnie traktuje ustalone terminy.

5. Sprawdzaj swoich kontrahentów

Kiedyś ostrożni przedsiębiorcy żądali od nowych kontrahentów przedstawienia dokumentów rejestracyjnych, co było dość uciążliwe. Dziś możesz to zrobić sam, wszystkie dane są dostępne elektronicznie:

Oprócz tego dobrym zwyczajem jest wpisanie danych firmy w Google – tym sposobem możesz natknąć się na ostrzeżenia jej byłych partnerów handlowych. Podobne informacje pojawiają się też niekiedy na Facebooku, więc również tam warto poszukać.

Poza tym śledź na bieżąco, co dzieje się w twojej branży. Długoletni, zaufany partner tak samo może wpaść w kłopoty i pociągnąć cię za sobą.

6. Zawieraj umowy na piśmie

W teorii każdy wie, że tak się powinno. W praktyce wiele osób tego nie robi, bo kojarzy im się to z biurokracją i marnowaniem czasu. Nie chcesz – nie będę cię namawiał. Kiedy pierwszy raz ktoś cię oszuka i okaże się, że nie masz dowodów, żeby potwierdzić zawarcie umowy, sam się przekonasz do formy pisemnej.

Nie musisz tworzyć rozbudowanych dokumentów. Najważniejsze, żeby został trwały ślad, że jedna i druga strona, do czegoś się zobowiązują. Umowa, zlecenie, zamówienie – nazywaj to, jak chcesz. Co koniecznie musi zawierać taki dokument?

  • Podstawowe informacje: dane twoje i klienta, datę i miejsce zawarcia umowy, podpisy obu stron.
  • Twoje zobowiązania: co i kiedy masz zrobić? Jakie warunki ma to spełniać? Co się stanie, jeżeli tego nie zrobisz? Skąd będzie wiadomo, że praca została wykonana?
  • Zobowiązania klienta: ile, kiedy i w jakiej formie ma zapłacić? Co się stanie, jeżeli tego nie zrobi?

7. Korzystaj z komunikacji mailowej

Forma pisana ma do to siebie, że w razie kłopotów stanowi dobry materiał dowodowy. Nie odtworzysz z pamięci słowo w słowo rozmowy telefonicznej, a do maila zawsze możesz wrócić. Dlatego, nawet jeżeli korzystasz na co dzień z telefonu lub Skype’a, najważniejsze ustalenia zawsze przesyłaj w formie maila z prośbą o potwierdzenie.

8. Poprawnie wystawiaj faktury

Zanim wyślesz klientowi fakturę, upewnij się, czy wystawiłeś ją poprawnie. Każda pomyłka (np. w adresie kontrahenta) może być wykorzystana na twoją niekorzyść. Niektórzy odbiorcy, widząc błąd na fakturze, nie reagują. Dopiero gdy mija termin i pytasz o zapłatę, rozkładają ręce, że księgowa nie przyjęła dokumentu i najpierw trzeba go będzie poprawić. Zanim wystawią i wyślą ci notę korygującą, a ty ją zaakceptujesz i odeślesz, minie co najmniej parę dni.

9. Ułatwiaj klientowi dokonanie płatności

Zrób, co tylko możesz, żeby ułatwić klientowi szybkie i poprawne wykonanie przelewu.

  • Jeżeli wysyłasz faktury papierowe, podawaj numer konta tak, żeby łatwo go było przepisać – najpierw dwie cyfry kontrolne, a potem czterocyfrowe bloki oddzielone spacjami, a nie ciąg 26 cyfr jedna obok drugiej.
  • Jeżeli wysyłasz faktury elektroniczne, upewnij się, że numer konta da się skopiować do schowka i nie trzeba będzie przepisywać go ręcznie. Niektórzy zabezpieczają faktury przed kopiowaniem, co jak dla mnie jest dość absurdalnym pomysłem. Dodatkowo w treści maila podaj najważniejsze informacje do przelewu: termin płatności, kwotę do zapłaty, tytuł przelewu (zwykle jest nim numer faktury) i dane odbiorcy wraz z numerem rachunku bankowego.
  • Zadbaj o to, żeby termin płatności był zawsze dobrze widoczny na fakturze.

10. Umieść w nagłówku faktury logo swojej firmy

Nigdy bym nie pomyślał, że może to mieć jakiś wpływ, ale podobno ma. Serwis Due.com przeanalizował dane o 250 tys. faktur i stwierdził, że umieszczenie na fakturze logo zwiększa szansę na otrzymanie płatności w terminie o 300%. Nie wierzę w takie czary – nawet wzrost o 30% byłoby znakomitym wynikiem. Wydaje mi się, że popełniono tu jakiś gruby błąd. Tak czy inaczej, logo z pewnością nie zaszkodzi, a kto wie, może faktycznie trochę pomoże.

11. Rozważ użycie pieczęci prewencyjnej

Pieczęć prewencyjna to pieczątka ostrzegająca klienta, że jeżeli nie zapłaci za fakturę, będzie miał do czynienia z firmą windykacyjną. Jest to jedna z usług, jaką w ramach abonamentu takie firmy oferują swoim klientom.

Pieczątka, którą przybija się na fakturze, może mieć treść bardziej stanowczą lub łagodną. Na przykład: „Należności nieopłacone w terminie będą windykowane przez firmę X” albo „Bezpieczeństwo transakcji nadzoruje nasz partner w windykacji – firma Y”.

Pomysł z taką pieczątką przewijał się kilka razy w wiadomościach od was, ale przeważnie z komentarzem „to nie działa”. Testowałem to rozwiązanie w swojej firmie i też nie zauważyłem żadnej różnicy. Ale kto wie, być może w twoim przypadku będzie inaczej?

12. Podaj na fakturze warunki płatności

Warunki płatności zwykle ustala się na etapie zawierania umowy. Zwykle do czasu wystawienia faktury klient nie pamięta już dokładnie, do czego się zobowiązał. Krótkie przypomnienie na fakturze może odświeżyć mu pamięć. Według Due.com ten drobny element sprawia, że prawdopodobieństwo otrzymania pieniędzy w terminie jest półtora raza większe.

13. Proponuj rabat za wcześniejszą spłatę (skonto)

Ten sposób powtarzał się w waszych opiniach najczęściej i był wymieniany jako bardzo skuteczny. Polega on na tym, że ofercie dla klienta lub na proformie podajemy cenę podstawową wraz z informacją, że w przypadku płatności przed terminem kupujący otrzymuje skonto, czyli obniżkę, w wysokości 2% (czasem stosuje się nawet 3%).

Uregulowanie należności w terminie opłaca się więc kupującemu bardziej niż trzymanie pieniędzy np. na lokacie bankowej, która też bywa oprocentowana na 3%, tyle że w skali roku.

14. Udzielaj rabatu retro

Nazwa „rabat retro” pochodzi od słowa retrospektywny – odnoszący się do przeszłości. Z tego rozwiązania korzystają miliony klientów sieci Play. Za terminowe opłacenie faktury dostajesz tam rabat 5 zł na kolejny miesiąc. Jeżeli się spóźnisz – obniżki nie będzie. Analogiczne rozwiązanie (procentowe albo kwotowe) można zastosować w każdym biznesie, gdzie klienci dostają kredyt kupiecki i dokonują regularnych zakupów. To rozwiązanie również skutecznie motywuje do pilnowania terminów płatności.

15. Ostrzegaj przed odsetkami za duże spóźnienia

Zachęty i nagrody nie działają równie skutecznie na wszystkich. Są ludzie, do których dużo łatwiej przemawiają ostrzeżenia i kary. Dlatego oprócz nagradzania właściwe zachowanie, możesz też ostrzec przed konsekwencjami nieprzestrzegania terminów płatności.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą obecnie 9,5% w skali roku. Ich aktualną wysokość (i to dla różnych krajów, nie tylko Polski) możesz sprawdzić na stronie Unii Europejskiej.

Oczywiście naliczanie kar może popsuć twoje relacje z kontrahentami. Jeżeli zdecydujesz się na ich stosowanie, proponuję traktować w ten sposób tylko wyjątkowo niesolidnych odbiorców: takich, którzy mimo ostrzeżeń płacą z dużym opóźnieniem i robią to notorycznie. Nawet jeżeli się wkurzą i odejdą, pewnie nie będziesz za nimi szczególnie mocno tęsknił, a zaoszczędzony czas przeznaczysz na przyciągnięcie nowych, bardziej solidnych partnerów.

16. Informuj o podatkowych konsekwencjach opóźnień

Opornego klienta możesz również uświadomić, że o nieterminowych płatnościach dowie się również jego urząd skarbowy.

  • Kiedy klient przekracza termin płatności o 30 dni, ma obowiązek dokonać odpowiedniego zmniejszenia w swoich kosztach uzyskania przychodu. Mówiąc bardziej po ludzku: nie może wrzucić w koszty faktury, za którą nie zapłacił. Jeżeli już to zrobił, musi ją wycofać z kosztów, a po uregulowaniu należności będzie mógł ponownie zaliczyć ją do kosztów. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce
    AKTUALIZACJA: Niestety ten przepis został uchylony i już nie obowiązuje.
  • Kiedy klient przekracza termin płatności o 150 dni, powinien na tej samej zasadzie skorygować swój podatek VAT. Mało tego – ty również, jako sprzedający, możesz to zrobić, korzystając z tzw. ulgi za złe długi. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

17. Rozliczaj VAT metodą kasową

Jeżeli dobija cię płacenie VAT-u od nieopłaconych faktur, dobrym rozwiązaniem może okazać się rozliczanie tego podatku metodą kasową. Jest ona dostępna dla małych podatników (obrót roczny poniżej 1,2 mln euro). Wymaga to zgłoszenia do urzędu skarbowego i wystawiania faktur z nagłówkiem „Faktura VAT metoda kasowa”. O szczegóły zapytaj swojego księgowego.

Przy okazji możesz zmobilizować twoich klientów do terminowego regulowania należności. Będą oni bowiem mogli odliczyć sobie VAT od twojej faktury dopiero wtedy, gdy ją uregulują.

18. Duże płatności rozbijaj na części

Pamiętam, że na początku działalności, kiedy miałem kłopot z utrzymaniem płynności finansowej, musiałem decydować, którą fakturę zapłacić najpierw, a którą odłożyć na później. Jeżeli w kolejce czekało kilka przelewów o tym samym priorytecie, wybierałem te, na które było mnie stać.

Załóżmy, że miałem na koncie 1000 zł i pięć faktur: na 1200, 800, 500, 300 i 200 zł. Pierwszej oczywiście nie zapłacę, bo nie mam tyle pieniędzy. Wybrałbym te na 500, 300 i 200. Dlaczego te, a nie np. 800 i 200? Bo im więcej dokumentów zapłacę, tym mniej będę obierał telefonów z ponagleniami.

W podobny sposób racjonalizuje to sobie wielu przedsiębiorców. Łatwiej im zapłacić więcej małych kwot niż uskładać pieniądze na jedną dużą.

19. Wystawiaj fakturę zaraz po wykonaniu pracy

Odkładając wystawienie faktury na później, wysyłasz podświadomy sygnał, że ci się nie spieszy. Być może wcale nie masz takiego zamiaru, ale miej świadomość, że klient właśnie tak to odbiera. Dlatego przekazuj fakturę wraz z zakończeniem swojej pracy, a jeżeli nie ma takiej technicznej możliwości, najpóźniej następnego dnia.

20. Uzależnij jakiś element umowy od otrzymania zapłaty

Nie zawsze da się to zastosować, ale czasami tak.

  • Jeżeli jesteś fotografem (i z jakiegoś powodu nie bierzesz pieniędzy z góry), zapisz w umowie, że autorskie prawa majątkowe przechodzą na klienta w momencie dokonania pełnej zapłaty.
  • Jeżeli robisz strony internetowe, możesz zabezpieczyć się, ograniczając dostęp do niektórych funkcji.
  • Jeżeli sprzedajesz system CRM, takim elementem może być limit liczby klientów, który znika po dokonaniu płatności.

Oczywiście wszelkie tego typu mechanizmy muszą być z wyprzedzeniem ustalone i wpisane w umowie, żeby klient nie odebrał tego jako później jako szantażu.

21. Wystawiaj e-faktury i wysyłaj je mailem

Na szczęście coraz mniej jest przypadków, w których firmy odmawiają przyjmowania faktur elektronicznych. Zawsze zachęcaj swoich klientów do tej formy, bo jest zdecydowanie tańsza i szybsza. A jak już ustaliliśmy, szybkie dostarczenie faktury zwiększa szansę na jej opłacenie w terminie.

22. Dołącz do faktury odręczną notkę z podziękowaniem

Może się zdarzyć, że trafisz na oporną firmę, która wbrew zdrowemu rozsądkowi będzie żądać faktury papierowej. Trudno. Taka sytuacja ma jednak pewien plus. Do koperty możesz też dorzucić ręcznie wypisaną notkę z podziękowaniem za kolejne zlecenie, dotychczasowe terminowe wpłaty, sprawną komunikację, dobrą współpracę itp. Najlepiej na kolorowej karteczce, żeby się odróżniała. Według zagranicznych badań to też pomaga otrzymać pieniądze na czas. Czemu nie spróbować?

23. Automatyzuj wystawianie faktur cyklicznych

Nagrałem niedawno odcinek o automatyzacji w małej firmie, więc nie będę się powtarzał. Jeżeli klienci co miesiąc płacą stały abonament za korzystanie z twoich usług, ustaw automat, który będzie wystawiał i rozsyłał im faktury. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, unikniesz wielu pomyłek i opóźnień.

24. Używaj słów „proszę” i „dziękuję” na fakturach

Według badania przeprowadzonego przez Freshbooks, amerykański system fakturowo-księgowy dla małych firm, używanie na fakturze grzecznych sformułowań zwiększa szansę terminowej zapłaty o 5%. Niby niewiele, ale przecież nic cię to nie kosztuje. Wystarczy dopisać krótki tekst, wstawiany domyślnie w uwagach: „Prosimy o opłacenie faktury w podanym terminie. Dziękujemy za skorzystanie z naszych usług”.

25. Upewnij się, czy klient dostał fakturę

Dobrym zwyczajem jest upewnianie się, czy klient otrzymał fakturę. Listonosz zawsze może zgubić przesyłkę, a mail – wylądować w spamie. Jeżeli boisz się, że klienci potraktują to jako nękanie, znajdź inny pretekst, żeby się odezwać. Na przykład: „Chciałem zapytać, czy wszystkie zdjęcia, które państwu wysłałem, wyświetlają się poprawnie i czy żadnego nie brakuje – powinny być 52”. Gdy rozmówca potwierdzi, możesz dopytać: „A przy okazji – czy faktura też dotarła? Wysłałem mailem dziś o 9 rano”.

26. Sprawdź, czy wysyłasz faktury do właściwej osoby

Ustal, kto powinien dostać fakturę, żeby została opłacona w terminie. Czasem jest to właściciel, czasem księgowa, a innym razem menedżer projektu. Nie jest dobrym pomysłem wysyłanie kopii do wszystkich. Doświadczenie uczy, że wtedy odpowiedzialność się rozmywa, bo każdy odbiorca zakłada, że tematem zajął się już ktoś inny. Faktury wysyłane do więcej niż 4 odbiorców mają dwa razy mniejsze szanse na terminową płatność.

27. Przyjmuj płatności elektroniczne

Część klientów chętniej zapłaci ci od razu, jeżeli dasz im możliwość skorzystania z płatności online. Tego rodzaju integrację udostępniają niektóre systemy do wystawiania faktur, m.in. Fakturownia. Jak to działa? Klient otwiera fakturę od ciebie i widzi na niej przycisk „Kliknij i zapłać online”. Po kliknięciu przechodzi na stronę wybranego przez ciebie operatora, np. PayU i tam może od razu dokonać płatności.

Operatorzy pobierają oczywiście prowizje za swoje usługi (zwykle 1,5-2,5%), więc jeżeli zamierzasz korzystać z płatności online, powinieneś uwzględnić ten dodatkowy koszt w swoich cenach. Możesz też wprowadzić limit i przyjmować pieniądze w taki sposób tylko do określonej kwoty. Dzięki temu unikniesz też bardzo wysokich prowizji.

28. Codziennie monitoruj terminy płatności

Pisałem wcześniej o tym, że ważne jest szybkie wystawianie faktur. Równie istotne, a może nawet bardziej, jest szybkie reagowanie, gdy pieniędzy nie ma na koncie na czas. Dlatego powinieneś codziennie sprawdzać listę faktur, którym minął termin płatności i przypominać się kontrahentom w przypadku opóźnień.

29. Zintegruj system fakturowy z bankiem

Monitorowanie płatności wymaga zestawienia ze sobą informacji z dwóch systemów. Z jednej strony masz konto bankowe (albo system płatności elektronicznych), gdzie wpływają pieniądze od klientów. Przeglądasz wpłaty po kolei i w systemie do fakturowania zmieniasz status odpowiednich dokumentów na „opłacony”.

Można jedna zaoszczędzić czas i ułatwić sobie życie dzięki mojej ulubionej automatyzacji. Jeżeli twój program do wystawiania faktur jest wystarczająco inteligentny, może automatycznie pobierać dane z banku i przypisywać je do poszczególnych faktur. Kiedy system nie wie co zrobić (bo np. klient zapłacił z prywatnego konta zamiast firmowego i nie podał numeru faktury), pozostawia decyzję tobie.

Klientów wyjątkowo wkurza, gdy przysyła im się ponaglenie w sprawie należności, którą już uregulowali. Automatyczna integracja z bankiem sprawi, że takich wpadek po twojej stronie będzie mniej.

30. Wprowadź procedurę postępowania w razie opóźnień

Codzienne sprawdzanie terminów płatności nie służy tylko temu, żeby wiedzieć kto, się spóźnia i o ile. Ta wiedza powinna przekładać się na konkretne działania, które zmierzają do odzyskania należnych pieniędzy.

Niektórzy twierdzą, że należy przypominać się klientom kilka dni przed terminem, w ostatnim dniu i zaraz po nim. Zgodnie z zasadą: „Najbardziej upierdliwi dostają pieniądze najszybciej”. Moim zdaniem taka natarczywość może zrazić do ciebie część uczciwych klientów. Dlatego proponowałbym pierwszy kontakt z przypomnieniem dwa dni po terminie rano – jeżeli wpłata była dokonana na czas, na 100% powinna już być na twoim koncie. To powinna być szansa dla klienta, który po ludzku zapomniał o twojej fakturze. Każdemu może się zdarzyć.

Jeżeli to nie pomaga, sugerowałbym jeszcze jedno przypomnienie, potem wezwanie do zapłaty. Nadal nic? Proponuję wysłać pismo od prawnika, a potem złożyć wniosek do sądu w ramach tzw. e-sądu, czyli Elektronicznego Postępowania Upominawczego.

31. Wstrzymaj współpracę z klientem, który nie płaci

Wykonywanie kolejnych zleceń dla osoby, która nie zapłaciła za poprzednie, niczym się nie różni od pożyczania pieniędzy koledze, który nie zwrócił wcześniejszego długu. Jasne, gdy chodzi o kilkudniowy uzasadniony poślizg, to można przymknąć oko, ale kiedy sprawa ciągnie się tygodniami? Sam dajesz przyzwolenie na to, żeby nie traktować cię poważnie.

32. Wyjątkowe przypadki rozpatruj indywidualnie

Życie przynosi różne niespodzianki. To, że klient nie płaci, nie musi wynikać z jego złej woli. Załóżmy, że dotychczas współpraca układała się świetnie, ale twój kontrahent został oszukany i stracił płynność finansową. Możesz go pogrążyć – pójdziesz do sądu, wygrasz sprawę, komornik odzyska, ile się da z twojej należności. Być może twój kontrahent padnie, ale ty odzyskasz choć część kasy.

Ale może być też tak, że bardziej opłaci ci się pójście klientowi na rękę – rozłożenie płatności w czasie, które pomoże mu przetrwać trudną sytuację i odbudować biznes. Możliwe, że zdobędziesz w ten sposób lojalnego partnera handlowego na lata. Jest szansa, że nie tylko będzie do ciebie wracał, ale też przyciągał innych. Zastanów się nad tym.

33. Nagradzaj kontrahentów płacących w terminie

„Co? Przecież płacenie z umowy to obowiązek! Dlaczego mam za to nagradzać? Czy to nie jakaś patologia?”. Jeżeli takie myśli chodzą ci po głowie, polecam świetną książkę Miłosza Brzezińskiego Głaskologia. Po tej lekturze zmienisz zdanie.

34. Przestrzegaj swoich zobowiązań wobec klienta

Trudno oczekiwać od kogoś, żeby był w porządku wobec ciebie, jeżeli sam nie wywiązujesz się ze zobowiązań. Dlatego, jeżeli chcesz budować dobrą kulturę biznesową, sam nie rób tego, co denerwuje cię u innych. Uprzedzaj, jeżeli pojawia się ryzyko niedotrzymania terminu. Informuj, gdy warunki się zmieniają i ma to wpływ na realizację umowy. Nie składaj obietnic, z których nie jesteś w stanie się wywiązać. I tak dalej, i tak dalej…

35. Utrzymuj dobre relacje z klientami

Łatwiej ci będzie odzyskać pieniądze, jeżeli nie będziesz dla klienta tylko anonimową postacią z maila. Nie zawsze jest możliwe (i uzasadnione) osobiste spotkanie, ale jest wiele innych możliwości, np. Skype albo telefon. Taka forma kontaktu się nie skaluje… i może dlatego buduje silniejsze więzi.

Jeżeli komunikujesz się z klientem tylko w momencie sprzedaży i potem wystawienia faktury, nie jesteś w stanie zbudować z nim żadnej więzi. Zaplanuj kilka pretekstów, żeby odezwać się do niego także poza tymi dwiema sytuacjami. Nie chodzi o cotygodniowe plotkowanie, na to nikt nie ma czasu, ale o to, żeby klient pozytywnie cię kojarzył – jako człowieka, który dba o jego interesy. Płatność za fakturę powinna być wtedy naturalną konsekwencją łączącej was biznesowej relacji.

Jak domagać się zapłaty, żeby nie stracić ważnego klienta?

Możliwe, że niektóre z powyższych punktów cię stresują. Możliwe, że masz wśród swoich klientów jednego lub kilku takich, którzy notorycznie nie płacą w terminie, ale równocześnie dają ci duże zlecenia. Nie masz odwagi im się postawić, bo boisz się, że bez nich twoja firma upadnie. Rozumiem to. Jeżeli walczysz w wadze piórkowej, nie wchodzisz na ring z Władimirem Kliczką.

Żadne uzależnienie nie jest dobre. Dziś twój klient przeciąga terminy, ale jutro może zupełnie przestać płacić albo zastąpić cię inną firmą. Co wtedy zrobisz?

Dlatego najlepszym, co mogę ci doradzić, jest pozyskiwanie nowych klientów. Z nimi od początku możesz układać relację na innych zasadach, lepszych dla ciebie. Wraz z rozwojem firmy nabierzesz pewności siebie i łatwiej ci będzie bardziej zdecydowanie postępować w przypadku, gdy ktoś nie będzie trzymał się ustaleń.

Pobierz przykładową procedurę udzielania kredytu kupieckiego »

Słuchaj podcastu MWF w telefonie

Przydatne linki:

Oceń podcast Mała Wielka Firma

Jeżeli korzystasz z aplikacji Podcasty na iPhone:

  1. wpisz w wyszukiwarce w aplikacji Mała Wielka Firma,
  2. w sekcji Podcasty kliknij na Mała Wielka Firma,
  3. przejdź do zakładki Recenzje,
  4. naciśnij link Napisz recenzję.

Jeżeli korzystasz ze Stitchera:

  1. wejdź na stronę malawielkafirma.pl/stitcher,
  2. przewiń stronę w dół, aż zobaczysz okno Show Ratings and Reviews,
  3. kliknij na link Write a review.

Chcesz wiedzieć jako pierwszy o nowych odcinkach podcastu? Zapisz się »