Planowanie roku w firmie – czy i kiedy ma sens?
Jak się za to zabrać, żeby zrealizować swoje projekty

Marek Jankowski: Co ostatnio czytałaś?

Monika Torkowska: How to Take Smart Notes. Podczas lektury oczywiście robiłam notatki!

Mogę ją uznać za książkę 2021 roku, bo mimo że przeczytałam dopiero 30%, wyciągnęłam z niej już mnóstwo wartości.

Lektura tego tytułu o 180 stopni zmieniła moje podejście do notowania, a wiedza, jaką wyniosłam, szczególnie przydaje mi się do tworzenia treści do internetu: postów, podcastów, itd.

Założenie jest takie, że notatki powinny się ze sobą łączyć – tak jak łączą się myśli w naszej głowie. Dzięki temu tworzenie i wymyślanie tematów staje się łatwiejsze. Co więcej – te tematy mogą się nawet tworzyć same.

Taki sposób notowania pojawił się już około 1500 roku, ale człowiekiem, który go rozpropagował, był niejaki Niklas Luhmann, który przechowywał swoje notatki w pudełkach, tworząc w ten sposób kartotekę złożoną z ponad 90000 notatek. Był to bardzo produktywny twórca, a swoją prace opierał właśnie na tej metodzie notowania.

Dzięki wdrożeniu wiedzy, którą wyciągnęłam z tej książki do tej pory, napisanie konspektu do jednego z odcinków mojego podcastu Między wskazówkami zajęło mi 30 minut. Normalnie tyle to nie trwa.

Od notowania przejdźmy do planowania. Zajmujesz się tematem, który nazywasz produktywnością bez spiny. Bardzo do mnie przemawia ta koncepcja. Możesz powiedzieć, skąd wzięło się u ciebie takie podejście do produktywności?

Z przepracowania. [śmiech]

Był taki czas w moim życiu, że postanowiłam studiować dwa kierunki. Poza tym od czasu do czasu przyjmowałam różne zlecenia z branży IT, a ponadto prowadziłam jako stażystka badania naukowe w jednostce naukowej.

Trochę więc tego wzięłam na siebie, ale nie widziałam w tym specjalnego problemu. Uznałam, że jakoś się zepnie. I rzeczywiście – spięło się, był z tego nawet jakiś profit, ale koszty, jakie przyszło mi za to zapłacić – zdrowotne i energetyczne – były absolutnie niewspółmierne.

Było ze mną trochę jak z balonem wypełnionym wodą. Jeśli będziesz go dociskał, on w końcu pęknie i trzeba będzie posprzątać powstały bałagan. Ja też musiałam w pewnym momencie posprzątać w swoim życiu.

Wiem już, że wiele rzeczy można robić inaczej i dlatego pokazuję, że da się to robić inaczej. Pewnie nie wszystko zadziała zawsze i u każdego, ale bardzo sobie cenię to podejście na luzie i z wiekszą troską o siebie i swoje zdrowie.

Mojego wcześniejszego podejścia nie polecam, wręcz odradzam. Niemniej z pewnością jest to dobry weryfikator wszelkich technik. Jak weźmiesz na siebie zbyt dużo, to szybko sprawdzisz, które metody zarządzania sobą w czasie są rzeczywiście skuteczne.

Czy po tych doświadczenia robisz coś takiego, jak plany roczne?

Nie, unikam tego. Nie twierdzę, że nie należy tego robić, ale widzę, że u mnie nie ma to większego sensu.

Specyfika mojej pracy – łączenie pracy na etacie z działaniami w internecie – zmienność zadań, liczne pomysły, które rodzą się w mojej głowie – to wszystko sprawia, że dynamika moich aktywności jest całkiem spora i trudno zamknąć to w ramach 365 dni.

Dla kogo w takim razie planowanie na 12 miesięcy do przodu może mieć sens?

Dla osób, których projekty zawodowe lub prywatne mają perspektywę roczną, czyli mają potrwać rok. Niemniej, nawet tutaj zalecałabym wprowadzenie po drodze punktów kontrolnych, żeby monitorować postępy tych projektów. W efekcie więc dzielimy rok na mniejsze odcinki i odchodzimy nieco od tego planowanie rocznego.

Plan roczny powinien mieć uwzględnione po drodze punkty kontrolne

Również planowanie budżetu można robić w ujęciu rocznym. Myślę, że dużo trudniej pogodzić się z faktem, że nie spiął nam się budżet, niż że jakiś projekt nie wypalił. No, chyba że był to jakiś projekt dla klienta.

Planowanie roczne ma sens także w przypadku osób, które lubią mieć wizję roku. Z mojej perspektywy jednak ta wizja jest często błędnie utożsamiana z planem.

To jaka jest różnica?

Nosisz okulary – jesteś krótkowidzem czy dalekowidzem?

Dalekowidzem.

Czyli to, co jest oddalone od ciebie, widzisz wyraźnie. Dobrze zatem widzisz wizję swoich działań, jesteś w stanie określić, gdzie chcesz być za rok.

Jak to jest u krótkowidza? W jego przypadku najbardziej wyostrzone jest to, co znajduje się najbliżej niego. Skupia się więc na planie, bo wizja – choć nadal jest – jest jednak dość rozmyta.

Planowanie jest zatem narzędziem do realizacji wizji. Nazwałabym to elementem działań operacyjnych. Oczywiście, najlepiej byłoby, gdyby plan wynikał z wizji, choć nie zawsze tak jest. Czasem po zrealizowaniu planu kończymy z poczuciem, że to jednak wcale nie było potrzebne.

Przedsiębiorca sam wyznacza sobie zadania, więc może założyć, że w przyszłym roku będzie chciał zrealizować projekty A, B i C. Problem w tym, że te plany i tak gdzieś się rozłażą. Ja sam tak miałem. Kiedyś kupiłem nawet kurs Michaela Hyatta Your Best Year Ever o planowaniu roku. Dowiedziałem się z niego, że dobrze jest wyodrębnić sobie obszary życia, w których chcemy coś zrealizować, oraz postawić sobie dwa rodzaje celów. Pierwszy to rzeczy do osiągnięcia, a drugie to wyrobienie w sobie pewnych nawyków, czyli założenie, że będziemy coś robić przez pewien czas. W jakimś stopniu mi to pomogło i udało mi się zrealizować część z tych rzeczy, ale było to zdecydowanie mniej, niż założyłem na początku roku. I wcale nie było tak, że wziąłem na siebie 15 projektów – było ich naprawdę kilka. Czy tylko ja jestem tak uszkodzony, że mi się nie udaje, czy przyczyna może leżeć w czymś innym?

Dostałam od ciebie trochę mało informacji wsadowych, żeby to zdiagnozować… Niemniej na pewno nie jesteś osamotniony w tego typu problemach.

Nikomu nigdy nie udało się zrealizować planu całego roku w 100% bez żadnych potknięć po drodze.

Jako ludzie ulegamy różnym zjawiskom psychologicznym, które występują.

Przyjmujemy na przykład bardzo optymistyczne założenia odnośnie tego, ile jesteśmy w stanie osiągnąć. Ja tutaj też nie jestem odosobnionym przypadkiem.

Istnieje również zjawisko zwane złudzeniem planowania znane z książki Pułapki myślenia Daniela Kahnemana. Jest ono bardzo popularne w projektach małych, dużych, prywatnych, firmowych oraz w budżetach.

Jeśli zdarzyło ci się kiedyś robić remont, to prawdopodobnie nie udało ci się zmieścić w założonym budżecie. Jeśli było inaczej, to pochwal się, proszę.

Nie, to się nigdy nie zdarza!

No, właśnie. W przypadku czasu jest dokładnie tak samo. Nasze założenia są o wiele bardziej optymistyczne niż później okazuje się w praktyce.

Powodów jest kilka. Błędne podejście do planowania i szacowania czasu. Nieuwzględnianie faktu, że godzina nie jest równa godzinie. Jeśli prowadzisz działalność, np. sklep, która szczyt swojej aktywności ma w okresie Świąt Bożego Narodzenia, to godzina twojej pracy w grudniu wygląda inaczej niż godzina twojej pracy w lipcu.

Zalecam zwykle, żeby dobrze policzyć, jaką ilością czasu tak naprawdę dysponujemy, i spisać wszystkie nasze aktywności.

Rzeczywistość pokazuje, że na wiele zadań zakładamy mniej czasu, niż faktycznie jest potrzebne

Nawet jeśli jednak to zrobimy, nie uwzględniamy często tego, że godzina nie jest równa godzinie oraz że wokół nas cały czas toczy się życie.  Nie żyjemy w próżni: pojawiają się różne awarie, mamy dzieci, chorujemy – to ma wpływ na realizację planów, ale my tego nie w tych planach nie ujmujemy.

Innym problemem jest fakt, że często nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak dany proces faktycznie wygląda.

Gdy opowiadam ludziom, że nagrywam podcast, i omawiam etapy jego tworzenia, informując, że procedura nagrywania jednego odcinka obejmuje ponad 20 kroków, moi rozmówcy robią zwykle wiele oczy. Nie zdawali sobie sprawy, że wymaga to aż tyle pracy. Do tej pory myśleli, że ja po prostu siadam przed mikrofonem i zaczynam mówić.

W projektach jest podobnie. Trzeba usiąść i rozpisać, co jest dokładnie do zrobienia. Trzeba podzielić projekt na etapy, a etapy na zadania. Tylko wtedy może okazać się, że coś, co uważaliśmy za proste, jest proste tylko pozornie, bo po drodze jest wiele elementów, które trzeba uwzględnić i zrealizować.

Mówi się, że sens planowania budżetu polega na tym, że mówimy naszym pieniądzom, gdzie mają iść i co mają robić. To my decydujemy, a nie przypadek. Dlatego zależy mi na zrobieniu planu rocznego – chcę sam zdecydować, na co poświęcę mój czas. To może mieć sens, tylko jak się za to zabrać, żeby to wyszło?

Zanim odpowiem, mam pytanie: czy to na pewno musi być rok?

W sumie nie musi, ale skoro budżet też planujemy w takim ujęciu, to ten rok kusi.

Rozumiem.

Warto więc zrozumieć różnicę między planem a wizją. Bo mam wrażenie, że ty mówisz o wizji. Na niej można oprzeć planowanie budżetu.

Przykładowo: w pierwszym kwartale wypuszczamy e‑book, w drugim – kurs online, w trzecim – podcast, a w czwartym – wystartujemy z usługami i konsultacjami. Tyle że to nie jest plan!

Plan ma oszacowany czas i rozpisane poszczególne kroki. W grudniu 2021 nie potrzebujesz mieć dokładnie rozpisanego planu konsultacji i usług na październik 2022. Wystarczy wizja, że chcesz je mieć.

Zachęcam więc do skupienia się na krótszych odcinkach czasu, np. na 12 tygodniach, co jest akurat moim ulubionym sposobem planowania.

Same działania natomiast należy skupić jak najbliżej momentu, w którym znajdujemy się obecnie.

Jeżeli rzeczywiście chcielibyśmy rozpisać wszystkie projekty na cały rok krok po kroku, to istnieje ryzyko, że nasz mózg dostanie gratyfikację już za sam fakt planowania tego roku. Gdy przyjdzie do realizacji tych planów, nasza motywacja może gwałtownie spaść, a poza tym to wszystko może nas przytłoczyć.

Jak to robić lepiej?

Przede wszystkim sprawdźmy, ile rzeczywiście mamy dostępnego czasu. Zróbmy to jednak naprawdę rzetelnie, a nie spisujmy coś, co nam się wydaje – na zasadzie: w kilku punktach opisujemy, co generalnie robimy w życiu i ile czasu nam to zajmuje.

Trzeba wypisać wszystkie czynności wykonane w ciągu tygodnia.

Ja tak robię! Spisuję na bieżąco na papierze – choć wiem, że istnieją też specjalne aplikacje do tego – co robię każdego dnia. Już sam ten proces spisywania powoduje, że mam dużo mniejszą skłonność do marnowania czasu na nic. Szkoda by przecież było w co drugim punkcie wpisywać, że siedziałem w social mediach…

To, o czym mówisz, to taki monitoring na bieżąco. Ale możemy też sprawdzić, ile czasu już zmarnowaliśmy.

Zdecydowanie warto wpisać na listę ilość czasu spędzonego w social mediach. Można to zmierzyć za pomocą specjalnych aplikacji: iOS ma do tego dedykowany tracker, a na Androidzie działa np. aplikacja StayFree.

Dobrym pomysłem jest zainstalowanie też podobnego rozszerzenia dla przeglądarki, żeby nie oszukiwać samego siebie, że skoro telefon mi zlicza czas, to ja teraz poscrolluję sobie na komputerze.

Warto to wszystko realnie mierzyć, a nie bazować na tym, co nam się wydaje. Dzięki temu uzyskamy rzetelne informacje, co bardzo pomoże nam w planowaniu.

Kolejna rzecz, którą proponuję, jest mało konkretna, przez co wielu osobom się nie podoba. Trzeba bowiem zmienić myślenie o planowaniu.

Posłużę się tutaj analogią do plecaka. Lubisz wycieczki w góry?

Tak, bardzo!

Załóżmy więc, że się na taką wybierasz, ale idziesz na żywioł i nie wiesz, gdzie będziesz spał. Musisz więc spakować się tak, żeby być gotowym na różne ewentualności i mieć ze sobą najpotrzebniejsze rzeczy.

Dobrze spakowany plecak daje nam komfort na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Nie gwarantuje nam wprawdzie, że wycieczka będzie udana, ale brak tego plecaka mógłby już sugerować, że wycieczka będzie taka sobie.

Zachęcam spojrzeć na planowanie jak na dobrze spakowany plecak, który nam na co dzień towarzyszy.

Dobre planowanie uwzględnia też plan awaryjny, plan minimum.

Dobre planowanie uwzględnia również plan awaryjny

Planowanie może nie wyjść, bo zwykle zabieramy się do niego, gdy jesteśmy wypoczęci i w dobrym humorze. Bardzo trudno jest wówczas uwzględnić plan minimum i założyć, że coś może pójść nie tak. Tymczasem warto wziąć to pod uwagę, bo gdy dochodzi do takiej nieprzewidzianej sytuacji, nie mamy zwykle zasobów, żeby to poprawić. Raczej będziemy czekać na zregenerowanie tych zasobów, a terminy przecież idą dalej.

Warto więc już wcześniej przemyśleć, jak będziemy działać, gdy coś pójdzie nie po naszej myśli.

Polecam też uwzględnić elementy, które nazwałabym nice to have. Chodzi o to, żeby nie robić planów, które miałyby być realizowane kosztem naszego życia, naszego czasu wolnego czy relacji z innymi ludźmi. Podejdźmy do tego właśnie z mniejszą spiną.

Ja na przykład chciałabym codziennie spacerować, a wiem, że gdy jesteśmy w wirze pracy, nie zawsze się to udaje.

Element regeneracji podczas pracy jest często pomijany i łatwo jest tworzyć tzw. dług senny, czyli pożyczkę od samego siebie. Pracoholicy tak mają: po co spać, skoro można pracować?

Powiedziałaś, że jednym z twoich ulubionych modeli planowania jest planowanie w ujęciu 12-tygodniowym. Dlaczego akurat 12 tygodni i jak się zabrać za przygotowanie takiego planu?

Koncepcja takiego planowania jest opisana w książce 12-tygodniowy rok. Chodzi o to, żeby zaplanować 12 tygodni do przodu – a najlepiej 11 tygodni, a ten jeden przeznaczyć na przerwę.

Warto podejść do tego elastycznie, czasem łamać zasady i mieć świadomość, że jeśli ktoś mówi, że jakaś metoda planowania jest super, to oznacza tylko tyle, że dla tej osoby jest super. Dla nas wcale nie musi być.

Każdy ma inny styl życia, inne projekty i inne aktywności.

W jaki sposób jeszcze można zwiekszyć swoją produktywność i usprawnić planowanie?

Jednym z takich sposobów jest blokowanie w kalendarzu czasu na odpoczynek. To mają być niedyskutowalne i nieprzesuwalne bloki – umawiam się ze sobą, że to będzie ten czas dla mnie.

To nie muszą być godziny, niech to będzie 15 minut z książką. Dopiero wokół tego planujmy nasze pozostałe zadania.

Dla wielu osób może to być dyskomfort, może się to wydawać bez sensu. Ja powiem jednak tak: wolę sobie zaplanować czas na odpoczynek niż w sposób nieprzemyślany i bez żadnego planu nie odpoczywać wcale.

Pobierz pełną transkrypcję w pliku PDF