Przedsiębiorca na urlopie – poznaj sposoby, żeby klienci
nie zawracali ci głowy i pozwolili odpocząć

W jaki sposób przygotowujesz się do urlopu?

Albert: Kiedy pracowałem na etacie, bardzo wyczekiwałem urlopu. Podczas ostatnich tygodni pracy w myślach już byłem na wakacjach. Za to odkąd prowadzę własną działalność gospodarczą, skupiam się na obowiązkach aż do ostatniej chwili. Moje wyobrażenie na temat urlopu przedsiębiorcy kompletnie się zmieniło.

Co zasugerujesz innym przedsiębiorcom wybierającym się na wakacje?

Przede wszystkim do urlopu należy się odpowiednio przygotować. Trzeba ten okres dobrze zaplanować, zapowiedzieć swoją nieobecność kontrahentom i tak dalej. Możemy ustawić przekierowywanie rozmów telefonicznych na wskazany numer.

Czego obawiasz się, udając się na wypoczynek?

Myślę, że dla przedsiębiorcy przebywającego na urlopie najgorszy może być negatywny odzew online. Podczas gdy nie kontrolujemy mediów społecznościowych, pojawiają się tam przeróżne komentarze, które mogą zaszkodzić biznesowi. Ciężko jest się z nimi uporać, kiedy już wrócimy z wakacji.

Zgadza się. Kiedy jesteśmy na urlopie, ewentualna krytyka na portalach społecznościowych może nam bardzo łatwo umknąć. Co prawda, możemy ustawić różnego rodzaju powiadomienia lub alerty, ale już samo sprawdzanie ich zakłóca nasz wypoczynek.

Jak w twojej branży wygląda czas przed urlopem?

Zajmuję się wsparciem plantatorów takich owoców jak maliny czy truskawki. Przed wyjazdem na urlop staram się poukładać wszystko tak, aby w jego trakcie było już dopięte na ostatni guzik. W praktyce jednak i tak muszę odbierać telefony od klientów, często w błahych sprawach. Obawiam się, że jeżeli nie odpowiem na próby kontaktu klienta przez cały urlop, popsuję tym samym naszą relację.

Jak sobie z tym radzisz?

Odcięcie się od pracy w czasie urlopu sprawia mi sporą trudność. Bardzo cieszę się, kiedy klienci szanują mój czas wolny i nie próbują się ze mną wtedy kontaktować. Niestety, niektórzy z nich mimo wszystko odzywają się do mnie za pośrednictwem różnych mediów. Zazwyczaj nie jestem asertywny i decyduję się odebrać lub odpisać.

Rzeczywiście, jest to problematyczne w działalności jednoosobowej. Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli na początku każdy klient jest dla nas na wagę złota, taki okres przejściowy minie. Z czasem, wraz z rozwojem firmy, będziemy czuć się coraz bezpieczniej z myślą, że nie jesteśmy dostępni dla klientów non stop. W związku z tym łatwiej nam będzie odciąć się od obowiązków na czas urlopu.

Posłuchajmy teraz Edwina. Czy jeździłeś na urlopy, kiedy prowadziłeś firmę jednoosobową?

Edwin: Początkowo było to bardzo trudne. Podobnie jak Albert, czułem potrzebę być ciągle dostępnym dla klientów. Urlop nazywałem okresem, w którym przestaję zarabiać pieniądze. Dopiero w tym roku poczułem na wakacjach pełną swobodę. Stało się to przypadkiem, ponieważ… zapomniałem komputera! To była jedna z lepszych rzeczy, jakie mogły mi się przytrafić.

W jaki sposób oddzielasz czas pracy od życia prywatnego?

Na co dzień staram się nauczyć klientów, że po pewnych godzinach nie odbieram telefonu. Natomiast gdy wyjeżdżam na urlop, dbam o to, by mój zastępca mógł być w kontakcie z klientami. Zdarza mi się odebrać telefon, kiedy jestem na wakacjach, jednak jest to bardzo sporadyczna sytuacja. Przede wszystkim ktoś te próby kontaktu filtruje. Dzięki temu mogę być pewien, że będę zmuszony interweniować jedynie wtedy, gdy rzeczywiście okaże się to niezbędne.

Można poprosić kogoś o odbieranie telefonów. Ostatnim razem robiła to moja mama. Informowała klientów, że jestem na urlopie. Zapisywała, co klienci mieli do przekazania, aby następnie mi to przekazać, kiedy już będę dostępny. Uważam, że jest to nieporównywalnie lepszy sposób niż po prostu wyłączenie telefonu.

Zdecydowanie masz rację. Informacja o tym, że abonent jest aktualnie niedostępny, nie przynosi żadnego pożytku. O wiele lepiej nagrać krótką wiadomość głosową, w której wyjaśnimy, że obecnie przebywamy na urlopie. Warto także poinformować, kiedy z niego wrócimy.

Co na temat urlopu ma do powiedzenia kolejny rozmówca?

Szymon: Właśnie przygotowuję się do wyjazdu na urlop i prowadzę związane z tym przygotowania. Doszedłem do wniosku, że w moim biznesie nie ma potrzeby natychmiastowego zajmowania się kwestiami klientów. Wobec tego zadecydowałem o pełnym przekierowaniu połączeń do mojego zastępcy. Umówiliśmy się, że raz dziennie, o określonej porze może mi wysłać wiadomość o pilnych kwestiach.

Czy na czas wakacji delegujesz innym pracownikom swoje obowiązki?

Tak, to też zainspirowało mnie do opisania niektórych procesów zachodzących w firmie. Jest to między innymi proces sprzedaży, który jako właściciel chciałbym kontrolować. Przyznam, że zadziałało to bardzo pozytywnie.

Owszem, to niezwykle przydatne dla przedsiębiorców ceniących sobie poczucie wolności. Otóż gdy najdzie ich chęć na kolejny urlop, o wiele łatwiej będzie rozdzielić pracownikom obowiązki.

Czas na Weronikę – jakimi przemyśleniami się z nami podzielisz?

Weronika: Chciałabym się zwrócić do ciebie z pewnym pytaniem, Marku. Nie da się ukryć, że w dzisiejszych czasach niemal wszyscy są ciągle dostępni online. Czy w związku z tym możemy w ogóle mówić o czymś takim jak urlop? Nawet teoretycznie na nim przebywając, wrzucamy od czasu do czasu relacje na media społecznościowe.

Myślę, że jest to dość indywidualna sprawa. Osobiście, nawet jeśli dzielę się jakimś zdjęciem z urlopu, traktuję to jako następującą informację: odpoczywam, więc nie będę teraz zajmować się odpisywaniem na maile. Uważam to za bardzo zdrowe podejście. Każdy potrzebuje czasu, by zrelaksować się i zapomnieć na parę dni o pracy.

Poza tym zmienia się też samo postrzeganie pracy. Przedstawiciele mojego pokolenia wychowywali się w czasach, gdy praca przez 12 godzin dziennie w biurze była uważana za cnotę. Za to dzisiaj cenione są zupełnie inne wartości. Tak zwane pokolenie Z przede wszystkim chce czerpać przyjemność ze swojej pracy.

Im dłużej prowadzę firmę, tym bardziej zwracam uwagę na osoby znajdujące się na podobnym etapie do mnie. Zaobserwowałem na przykład, że kiedy działalność się już rozwinie, łatwiej jest wyjechać na urlop.

To też zależy od branży. Ja zajmuję się między innymi hodowlą kóz, więc nie wytłumaczę zwierzętom, że nagle wybieram się na wakacje. Za to kiedy prowadziłam już swoją działalność, na świat przychodziły też moje dzieci. Musiałam podjąć decyzję, czy przejdę na urlop macierzyński, co nie było proste.

Warto też zwrócić uwagę na samo pojęcie urlopu macierzyńskiego. Często bywa mylony z urlopem wypoczynkowym, co bez wątpienia mija się z prawdą.

Czy dostrzegłaś jeszcze jakieś trudności związane z wypoczynkiem?

W małych firmach często zdarza się, że telefon służbowy oraz prywatny jest tym samym urządzeniem. Trudno wtedy oddzielić życie osobiste od zawodowego.

To prawda. Co więcej, nawet jeśli w czasie urlopu znajdziemy chwilę na odpisanie na przychodzące maile, nie warto od razu ich wysyłać. Lepiej ustalić datę wysłania wiadomości na pierwszy dzień powrotu do pracy. Jeśli damy klientom zielone światło do kontaktowania się z nami, kiedy powinniśmy odpoczywać, całe wcześniejsze przygotowania mogą pójść na marne.