Jak znaleźć właściwą osobę do pracy zdalnej,
czyli moja rekrutacja wirtualnej asystentki

W tym wpisie przeczytasz

• Dlaczego postanowiłem zatrudnić wirtualną asystentkę?
• Jakie było moje dotychczasowe doświadczenie w rekrutowaniu pracowników?
• Dlaczego zdecydowałem, że tym razem zrobię to inaczej?
• Struktura ogłoszenia
• Reakcje na ogłoszenie
• Etap I: Ankieta
• Etap II: Zadania praktyczne
• Etap III: Rozmowy na Skype

Dlaczego postanowiłem zatrudnić wirtualną asystentkę?

Na przełomie 2019 i 2020 roku przeprowadziłem rekrutację wirtualnej asystentki Małej Wielkiej Firmy.

Wcześniej przez prawie trzy lata współpracowałem z Justyną, do której zadań należało m.in. wgrywanie podcastu na hosting, opisywanie plików, wrzucanie tekstów na blog, przygotowywanie postów do mediów społecznościowych, tworzenie grafik i załatwianie różnych innych bieżących spraw. Justyna naprawdę odciążała mnie w wielu obowiązkach, jednak z czasem moje potrzeby trochę się zmieniły.

Doszedłem do wniosku, że przydałaby mi się osoba, która byłaby przede wszystkim dobra w pisaniu tekstów. Powinna też nadawać na tych samych falach co ja, mieć podobne wartości i podobny poziom zaangażowania. Niestety, nie da się tego osiągnąć, będąc jednym z klientów danej asystentki. Postanowiłem poszukać osoby, która będzie pracować dla mnie na wyłączność.

Jakie było moje dotychczasowe doświadczenie w rekrutowaniu pracowników?

Przygotowywałem się do tej rekrutacji tak samo, jak do wcześniejszych rekrutacji, które przeprowadzałem. W ciągu kilkunastu lat prowadzenia firmy zrekrutowałem co najmniej sto osób. Często były to rekrutacje „na wczoraj”: pojawiała się nagle jakaś potrzeba i szukałem kogoś, kto wykona dla mnie pilną pracę.

Zatrudnienie niewłaściwego kandydata rodzi frustracje i generuje koszty: trzeba szukać nowego pracownika i znów poświęcać swój czas, żeby wdrożyć daną osobę do pracy

Schemat tych rekrutacji był dość standardowy. Zamieszczałem ogłoszenie albo podpytywałem znajomych, czy nie poleciliby mi kogoś na konkretne stanowisko. Kandydaci przesyłali mi następnie swoje CV i listy motywacyjne, później odbywała się rozmowa i ostatecznie dokonywałem wyboru.

Skutki były… różne. Czasami trafiałem w dziesiątkę, a czasem okazywało się, że niektóre osoby nie do końca były dopasowane do moich potrzeb. Oczywiście rodziło to pewne frustracje.

Dlaczego zdecydowałem, że tym razem zrobię to inaczej?

Jakiś czas temu trafiłem na 17. odcinek podcastu Pani Swojego Czasu od kuchni, w którym Ola Budzyńska opowiedziała, w jaki sposób rekrutuje osoby do swojego zdalnego zespołu. Metoda ta spodobała mi się na tyle, że postanowiłem pójść tym samym tropem, wprowadzając jednak pewną modyfikację.

Przeraził mnie fakt, że Ola otrzymała na swoje ogłoszenie aż 1399 zgłoszeń! Obawiałem się, że do mnie też może ich przyjść sporo, a ja – co tu dużo mówić – jestem dość leniwy i nie chciałem poświęcić aż tyle czasu na zapoznawanie się ze wszystkimi aplikacjami.

Co zatem zrobiłem? Postanowiłem, że już od startu będę zniechęcał niewłaściwe osoby do brania udziału w rekrutacji. Żeby to osiągnąć, przedstawiłem dość wygórowane wymagania i nie kryłem się z moimi dziwactwami. Chciałem pokazać, że moje potrzeby i podejście mogą różnić się od tych spotykanych w innych firmach. A żeby ustalić, co takiego wyróżnia mnie spośród innych zleceniodawców, zapytałem dwie osoby, z którymi już dość długo pracuję, jakie są wady i zalety współpracy ze mną. Ich podpowiedzi bardzo mi się poźniej przydały.

Struktura ogłoszenia

13 grudnia 2019 roku opublikowałem ogłoszenie na stronie MWF, a także zamieściłem post na Facebooku. Samo ogłoszenie miało odpowiednio przemyślaną strukturę.

Zacząłem od wyjaśnienia, czym jest Mała Wielka Firma, bo miałem świadomość, że nie każdy aplikujący musi to wcześniej wiedzieć.

Później przeszedłem do odpowiedzi na pytanie, kim jestem i jak się ze mną pracuje. Wykorzystałem tutaj informacje pozyskane od współpracowników. Zaznaczyłem, że nie z każdym dobrze się dogaduję oraz że wychodzę z założenia, że jeśli dorosły człowiek do czegoś się zobowiązuje, to dostarczy to w uzgodnionym terminie. Napisałem też, że cenię sobie dbałość o szczegóły, bo jej brak świadczy moim zdaniem o braku szacunku dla odbiorcy. Zaznaczyłem, że przeważnie ufam ludziom, ale jeśli ktoś kręci i kłamie, to szybko traci moje zaufanie i bardzo rzadko je odzyskuje. Na koniec zastrzegłem, że nie mam cierpliwości do ludzi pytających o banały, które łatwo znaleźć w Google.

Jeżeli już na początku podkreślimy minusy pracy z nami, zniechęcimy do aplikowania niewłaściwe osoby, a wśród kandydatów będą głównie ci, którzy naprawdę chcą z nami współpracować

Następnie opisałem zadania, które będą należały do mojej asystentki lub asystenta. Podzieliłem je na cztery kategorie: praca z tekstem, praca z grafiką, komunikacja ze słuchaczami i obsługa administracyjno-techniczna.

W kolejnym punkcie wymieniłem powody, dla których warto ze mną pracować. Wypisałem tutaj kwestie ważne dla mnie, takie jak swoboda i możliwość pracy zdalnej, rozliczanie z zadań, a nie z czasu pracy, wpływ na to, co się dzieje w Małej Wielkiej Firmie, możliwość rozwoju i czerpania z mojego kilkunastoletniego doświadczenia w prowadzeniu biznesu, dobre pieniądze i płatny urlop. Dodałem też argument podsunięty mi przez jednego ze współpracowników, choć z mojego punktu widzenia była to rzecz dość oczywista: płacenie na czas.

Następnie przyszła kolej na moje oczekiwania. W 21 punktach wymieniłem cechy i umiejętności, jakie powinna posiadać osoba, którą zatrudnię. Znalazł się tam też punkt, w którym napisałem: „Szukam osoby, która zauważyła, że jeden z wcześniejszych punktów kończył się średnikiem, a nie przecinkiem”. Podkreśliłem w ten sposób jedno z moich dziwactw, czyli zwracanie uwagi na szczegóły. Uważam, że w pracy WA te detale są naprawdę ważne!

Ostatni akapit zatytułowałem: „Nie zgłaszaj się, jeżeli…” i zaraz potem napisałem między innymi: „…uważasz, że chyba mnie pogięło z tymi wymaganiami”.

Na końcu podałem terminy. Cała rekrutacja składała się z 3 etapów: wypełnianie ankiety – od 13 grudnia do Sylwestra włącznie, zadania praktyczne dla wybranych osób – od 10 do 23 stycznia, oraz rozmowy z kandydatami, którzy najlepiej poradzą sobie z zadaniami – od 5 do 7 lutego. Swoją decyzję miałem ogłosić do 10 lutego.

Reakcje na ogłoszenie

Ogłoszenie promowałem dość słabo, bo chciałem dotrzeć przede wszystkim do osób znających mnie i MWF. Oprócz posta na FB i linkowania na stronie głównej bloga, zamieściłem raz informację o rekrutacji w newsletterze. Chciałem wrzucić też ogłoszenie na grupę Wirtualna Asystentka – ogłoszenia, informacje, wsparcie, ale administratorka Marta mnie ubiegła i zrobiła to, zanim zdążyłem do niej napisać. Wiem też, że Pola Sobczyk wrzuciła moje ogłoszenie do grupy Wirtualna Asystentka oraz Asystentka – praktyczna wiedza i oferty pracy i z pewnością były też udostępnienia w innych miejscach.

Ogłoszenie wywołało różne reakcje. Część osób oznaczała w komentarzach swoich znajomych lub przesyłała mi polecenia w wiadomościach prywatnych. To było bardzo miłe, choć postanowiłem, że wezmę te rekomendacje pod uwagę tylko wtedy, gdy dany kandydat dostanie się do ostatniego etapu i będzie tak samo dobry, jak jego konkurencja. W końcu to, że komuś dobrze się współpracuje z konkretną osobą, nie znaczy, że mnie również będzie się z nią dobrze współpracować. Musimy po prostu nadawać na podobnych falach, a niekiedy nawet rozumieć się bez słów.

Pojawiły się też pewne zastrzeżenia. Niektórzy zarzucali mi, że proces rekrutacji jest strasznie rozciągnięty w czasie. Rzeczywiście, trwało to długo, bo od 13 grudnia do 10 lutego. Pamiętajmy jednak, że w okres ten wchodziły też święta. Poza tym nie wiedziałem, ile będzie zgłoszeń, i chciałem mieć czas, żeby się z nimi na spokojnie zapoznać. Wyszedłem też z założenia, że jeśli ktoś desperacko szuka zajęcia na już, to prawdopodobnie nie będzie dobrym kandydatem.

Z pewną krytyką spotkał się też fakt, że w ogłoszeniu nie podałem oferowanej przeze mnie stawki. Tymczasem ja uznałem, że jeśli znajdę osobę, która będzie mi odpowiadać, prawdopodobnie będę w stanie zapłacić jej tyle, ile zaproponuje. Ponadto stawki wirtualnych asystentek nie są tajne i można je łatwo sprawdzić na stronach. Ja również musiałem wiedzieć, na jaki wydatek powinienem się przygotować.

Spójrzmy na to z jeszcze innej strony. Podawanie stawki z góry nie zawsze jest w moim interesie, jeżeli jestem osobą zatrudniającą. Stawka, której oczekuje kandydat, niekoniecznie wynika z jego kompetencji. Składa się na to wiele czynników – również jego poczucie własnej wartości.

Podawanie stawki z góry nie zawsze leży w interesie osoby zatrudniającej. Stawka, której oczekuje kandydat, niekoniecznie wynika z jego kompetencji i czasem może zniechęcić do aplikowania zarówno osoby, które zaproponowałyby mniej, jak i te, które chciałyby zarabiać więcej

Powiedzmy, że zaoferuję za tę pracę stawkę 5000 zł. Osoba o niskim poczuciu własnej wartości uzna, że to dużo pieniędzy i pewnie szukam kogoś lepszego od niej. Z kolei osoba o wysokim poczuciu własnej wartości może uznać, że to za mało. W efekcie żadna z tych osób nie przysłałaby zgłoszenia, a mogłoby się okazać, że obie świetnie nadawałyby się do tej pracy.

A dlaczego nie podałem widełek? Dlatego że w większości wypadków kandydaci i tak podawaliby stawki bliższe tej górnej kwocie – bo czemu nie?

Były także osoby, które stwierdziły, że szkoda im czasu na wypełnianie tego typu ankiet. Ja natomiast wychodzę z założenia, że dobra współpraca musi wynikać z zaangażowania obu stron. Ja poświęciłem 8 godzin na przygotowanie ogłoszenia, a później jeszcze dokładnie analizowałem wszystkie aplikacje. Z tego powodu mogłem oczekiwać, że kandydat również poświęci trochę swojego czasu na wypełnienia ankiety.

Każdy etap rekrutacji odpowiednio przemyślałem i zaplanowałem.

Etap I: Ankieta

Użyłem tutaj praktycznie tych samych pytań, o których mówiła Ola Budzyńska w 17. odcinku swojego podcastu Pani Swojego Czasu od kuchni. Oczywiście – wszystko odbyło się za zgodą Oli!

Przeredagowałem jedynie pytania na swoje potrzeby, ale zainteresowanych ich dokładną treścią odsyłam na blog Oli, która wyjaśnia, dlaczego zadała takie pytania i jakimi kryteriami kierowała się podczas oceny odpowiedzi.

Bardzo duże wrażenie zrobiła na mnie wiedza niektórych osób na temat MWF. Czasami aż nieswojo się czułem! Był to oczywiście tylko jeden element całej ankiety, ale zapadł mi w pamięć.

Co dyskwalifikowało kandydatów? Przede wszystkim lakoniczne odpowiedzi, które uniemożliwiały mi poznanie danej osoby. Nie do zaakceptowania była także niechlujność w pisaniu.

Otrzymałem 85 ankiet – od 70 kobiet i 15 mężczyzn (12 osób było z zagranicy!) – co z mojego punktu widzenia było bardzo optymalną liczbą. Pierwsza wypełniona ankieta spłynęła niecałe półtorej godziny po publikacji ogłoszenia, a ostatnią otrzymałem w Sylwestra o godzinie 23:05.

Uważam, że zarówno zbyt szybkie, jak i dość późne wysłanie ankiety może działać na niekorzyść kandydata. W pierwszym przypadku rekrutujący może odnieść wrażenie, że kandydat nie do końca przemyślał swoją aplikację. W drugim wypadku natomiast można uznać kandydata za osobę, która wiele rzeczy robi na ostatnią chwilę. Choć przyznaję, że nie dyskwalifikowałem nikogo ze względu na godzinę przysłania zgłoszenia.

Zarówno zbyt szybkie, jak i późne wysłanie zgłoszenia może działać na niekorzyść kandydata. W pierwszym przypadku można sądzić, że decyzja o zgłoszeniu została podjęta zbyt pochopnie, a w drugim – że kandydat lubi załatwiać sprawy na ostatnią chwilę

Wszystkie ankiety wydrukowałem, choćby po to, żeby móc je wygodnie czytać w różnych miejscach. Po lekturze każdą ankietę oznaczałem symbolami: + („przechodzi do II etapu”), – („nie przechodzi do II etapu”) albo ? („jeszcze się zastanowię”).

Do II etapu przeszło ostatecznie 10 osób, w tym 1 mężczyzna.

Etap II: Zadania praktyczne

Pierwszą kwestią, jaką musiałem ustalić, była długość zadań rekrutacyjnych. Zastanawiałem się bowiem, czy powinno być to coś, co da się zrobić w pół godziny, czy raczej coś, co będzie wymagało od kandydata większego nakładu pracy.

Ostatecznie zdecydowałem się na opcję drugą, ponieważ uznałem, że bardziej pracochłonne zadanie będzie wymagało od kandydata większego zaangażowania i skupienia, a ja będę mógł lepiej ocenić jego pracę i umiejętność planowania.

Oszacowałem, że wykonanie zadań zajmie kandydatom jeden dzień efektywnej pracy, za którą postanowiłem zapłacić 400 zł, kierując się podawaną na stronach wirtualnych asystentek stawką 50 zł za godzinę.

Jak nietrudno policzyć, czekał mnie wydatek w wysokości 4000 zł. Nie jest to mała kwota, ale uznałem, że zatrudnienie niewłaściwej osoby może być znacznie bardziej kosztowne. Nową osobę trzeba wdrożyć, poświęcając swój czas, a jeśli wybór okaże się nietrafiony, wkrótce trzeba będzie powtarzać cały proces rekrutacyjny od nowa.

Ponadto udało mi się zorganizować wszystko tak, że efekty pracy kandydatów mogłem wykorzystać na stronie MWF.

Realny koszt okazał się mniejszy. Ostatecznie zapłaciłem 2400 zł, ponieważ 2 osoby wycofały się z rekrutacji, a 2 osoby w ogóle się nie odezwały.

Zadanie 1: Przygotuj pisemną wersję wywiadu z gościem z odcinka XXX (każdy kandydat otrzymywał inny numer odcinka) według podanych wskazówek technicznych. Nie chodzi o transkrypcję, tylko o tekst zredagowany z myślą o osobach, które wolą czytać niż słuchać.

Mogłem tutaj sprawdzić:

• rozumienie treści i umiejętność przeniesienia jej na słowo pisane,
• styl komunikacji,
• skupienie na większym zadaniu,
• staranność,
• postępowanie według wskazówek,
• umiejętność przygotowania pliku HTML.

Odcinki wybrałem losowo, choć postarałem się, aby osoba, która napisała mi wcześniej, że bardzo lubi Panią Swojego Czasu, nie dostała odcinka z Olą Budzyńską – bo taki również znajdował się w puli. W końcu łatwiej pisze się o kimś, kogo znamy i lubimy, a zależało mi, żeby każdy miał równe szanse.

Praca na realnym materiale, w tym wypadku na faktycznie wyemitowanym odcinku podcastu, ma dwie zalety. Przede wszystkim jest dla kandydata bardziej motywująca, bo budzi w nim przekonanie, że jego wysiłek nie jest tylko sztuką dla sztuki. Poza tym osoba ubiegająca się o dane stanowisko może łatwiej stwierdzić, czy mogłaby się na nim odnaleźć.

Praca na realnym materiale jest dla kandydata bardziej motywująca, a poza tym osoba ubiegająca się o dane stanowisko może stwierdzić, czy rzeczywiście się na nim odnajdzie

W zadaniu oceniałem:

• łatwość czytania,
• dobór cytatów – czy rzeczywiście są to kluczowe i najbardziej odkrywcze myśli w danym odcinku,
• błędy,
• niekonsekwencje w tekście, np. niejednolity zapis zaimków: raz „Twój”, a innym razem „twój”,
• zgodność z wymogami technicznymi.

To było najdłuższe i najważniejsze zadanie. Jeśli ktoś nie wykonał go poprawnie, nie brałem pod uwagę pozostałych zadań.

Zadanie 2: Z wywiadu obrabianego w zadaniu 1. wybierz 2 fragmenty (maksymalnie 30 sekund każdy), które nadawałyby się na zajawkę do social mediów.

W zadaniu oceniałem:

• wyczucie formy, jaką jest podcast – wybrany fragment miał zaciekawić słuchacza i zachęcić go odsłuchania całej rozmowy,
• staranność – czy kandydat dokładnie podał czas rozpoczęcia i zakończenia wybranego fragmentu wraz z pierwszymi i ostatnimi słowami.

Zadanie 3: Stwórz miniaturkę na YouTube do podanych odcinków MWF.

W zadaniu oceniałem:

• dobór zdjęcia do tematu,
• dobór tytułu,
• staranność wykonania,
• zgodność ze wskazówkami podanymi w opisie,
• zgodność pliku graficznego z podanymi parametrami technicznymi.

Szczególnie zapunktowała tu u mnie osoba, która zgłosiła mi literówkę we wpisie, do którego robiła okładkę. Był to dowód, że przynajmniej przejrzała transkrypcję do odcinka, żeby móc przygotować adekwatną okładkę.

Zadanie 4: Załóżmy, że przygotowujesz grafikę odcinka na stronę MWF (tutaj podałem link do przykładowej grafiki). Grafika jest tworzona według szablonu w taki sposób, że tytuł posta dzieli się na wiersze o maksymalnej długości 29 znaków. Taki podział często trzeba skorygować ręcznie, żeby usunąć sieroty i wdowy. W jaki sposób podzielisz na wiersze podane tytuły?

To było najłatwiejsze i najszybsze zadanie. Tekst trzeba było podzielić tak, żeby ładnie prezentował się na grafice. Sieroty i wdowy to pojęcia typograficzne – są to np. spójniki „wiszące” na końcach wierszy – jednak nie wyjaśniałem tego w zadaniu, żeby sprawdzić samodzielność kandydatów.

Przygotowałem też pewną pułapkę – w podanym przeze mnie linku brakowało znaku, przez co link nie działał. Dwie osoby zgłosiły mi, że link nie działa, ale większość sobie z tym poradziła.

Tu również czekało mnie pozytywne zaskoczenie. Jedna osoba wykonała zadanie, a oprócz tego zaproponowała kosmetyczną poprawkę w tekście, żeby lepiej się układał.

Zadanie 5: Zaproponuj, co powinienem odpisać na podane wiadomości.

Były to trzy rzeczywiste wiadomości, jakie otrzymałem od słuchaczy. Zmodyfikowałem je oczywiście tak, żeby nie można było ustalić tożsamości nadawcy.

W pierwszym mailu słuchacz żalił się, że zaprosiłem do podcastu osobę z jego branży, która jednak ma jego zdaniem mniejsze doświadczenie w tym temacie. W drugim mailu nadawca prosił mnie o poradę psychologiczno-biznesową (a ja takich konsultacji nie udzielam), a w trzecim znalazła się krótka informacja od słuchacza, który kupił coś przez mój link afiliacyjny.

W zadaniu oceniałem:

• spójność z moim sposobem myślenia,
• podejście do odbiorcy, które powinno być oparte na szacunku,
• styl komunikacji,
• poprawność językową.

Zadanie 6: Chciałbym nagrać podcast na temat X. Zaproponuj gościa, którego jeszcze nie było w MWF, oraz 5-10 przykładowych pytań, żeby rozmowa była interesująca i wartościowa dla odbiorców.

Chciałem tu sprawdzić, jak kandydat poradzi sobie z wyszukiwaniem informacji i czy rozumie specyfikę podcastu MWF.

W zadaniu oceniałem:

• dopasowanie gościa do tematu i do podcastu,
• czy kandydat dołączył jakieś informacje dodatkowe i uzasadnił, dlaczego jest to dobra osoba do rozmowy,
• adekwatność pytań,
• zaangażowanie i stopień zgłębienia tematu.

Jedna osoba przygotowała naprawdę świetne pytania, odwołując się w nich do faktów z życia polecanego gościa. Świadczy to o tym, że znała go wcześniej lub zrobiła naprawdę solidny research!

Do III etapu, czyli do rozmowy na Skype, zakwalifikowałem trzy osoby, które najlepiej poradziły sobie z zadaniami praktycznymi.

Etap III: Rozmowy na Skype

Każda z trzech zaproszonych do rozmowy osób była inna i każda z nich była najlepsza w innej dziedzinie. Wybór był więc trudny.

Podczas spotkań na Skype mogłem sprawdzić, jak dobrze się nam rozmawia, i dopytać o kwestie, które chciałem jeszcze doprecyzować. Odpowiadałem także na pytania kandydatek.

Rozmowy trwały od 60 do 80 minut i wszystkie były dla mnie bardzo ciekawym i miłym doświadczeniem.

Zastanawiałem się nawet, czy nie podzielić zadań pomiędzy dwie albo nawet trzy osoby – zwłaszcza że każda z nich jest najlepsza w jakiejś dziedzinie. Ostatecznie uznałem jednak, że skoro szukałem kogoś na wyłączność, to nie mogę zatrudnić kilku osób, bo nie będę w stanie zapewnić im pracy na 5 dni w tygodniu przez cały miesiąc. Zdecydowałem się więc na osobę, która była najlepsza w dziedzinie, na której najbardziej mi zależało, a pozostałych rzeczy będzie się przecież mogła nauczyć.

Jeśli trudno nam wybrać jednego kandydata, zastanówmy się, na jakiej umiejętności zależy nam najbardziej. Pozostałych rzeczy możemy nowego pracownika szybko nauczyć

Poza tym wychodzę z założenia, że im mniej jest osób w zespole, tym lepiej.

Wybrałem jedną osobę, o czym poinformowałem wszystkie zainteresowane następnego dnia po ostatniej rozmowie na Skype.

Moją asystentką została Kasia Laskowska. Postanowiłem zapytać ją, jak cały opisany proces rekrutacyjny wyglądał z punktu widzenia osoby, która w nim uczestniczyła.