Jak ułatwić sobie delegowanie zadań? Jest jeden prosty sposób, który sprawi, że podwykonawca będzie ci czytał w myślach

Kiedy zakładasz firmę, delegowanie zadań nie jest problemem, bo (prawie) wszystko robisz samodzielnie. Gdy jednak biznes się rozkręca, zaczyna ci brakować czasu i rąk do pracy. Trzeba rozważyć oddanie części obowiązków komuś innemu, np. wirtualnej asystentce.

Można by pomyśleć – co to za problem? Ba, żeby tylko takie zmartwienia miał przedsiębiorca! Skoro ma za dużo zleceń i stać go na zapłacenie podwykonawcy za zrealizowanie jakiegoś zadania, to chyba raczej powinien się cieszyć, a nie martwić?

Z jednej strony – tak. Z drugiej jednak delegowanie obowiązków wbrew pozorom wcale nie jest taką prostą sprawą. Pewnie dlatego wielu soloprzedsiębiorcom trudno zdecydować się na ten krok.

A bez delegowania zadań trudno rozwijać firmę. Jak sobie to ułatwić? W jaki sposób przekazywać innym swoje obowiązki, żeby w biznesie wszystko działało jak w dobrze naoliwionej maszynie? Znam jeden prosty trik i chętnie się nim podzielę.

Chcesz zaoszczędzić? Przygotowałem zestawienie promocji na wybrane produkty online, które mogą przydać się w pracy soloprzedsiębiorcom, marketerom lub twórcom treści. Rekomenduję tylko takie narzędzia, których osobiście używam lub używałem w przeszłości. Dowiedz się więcej »

Linki do osób i firm wymienionych
w tym odcinku podcastu

Prezent dla słuchaczy

Miniaudyt biura
Mini audyt biura i jego organizacji. Dołącz do Klubu MWF i pobierz poradnik Chcę to 

Delegowanie zadań – 3 rzeczy do zrobienia po wysłuchaniu podcastu

  1. Wykonaj czynność, którą chcesz wydelegować, od początku do końca, a cały proces pokazywany na ekranie komputera nagraj za pomocą aplikacji.
  2. Udostępnij podwykonawcy nagranie, np. przesyłając mu link.
  3. Poproś o spisanie procedury z nagrania – dzięki temu sposób wykonania zadania będzie utrwalony na dwa sposoby (a podwykonawca przy okazji utrwali sobie wszystkie kroki).

Podcast w wersji wideo

Te odcinki też mówią o delegowaniu zadań

Podcast do czytania

Z tego wpisu dowiesz się:

Dlaczego delegowanie zadań sprawia problemy?

Na początku prowadzenia działalności zwykle staramy się wszystko robić sami. Dzieje się tak, bo nie mamy pieniędzy, żeby cokolwiek powierzyć podwykonawcy. Zleceń nie ma jeszcze zbyt wiele, ale za to dysponujemy czasem, żeby ogarniać wszystko samodzielnie. Nawet, jeśli nie wiemy, jak to robić, to możemy się tego uczyć.

Z czasem, gdy firma się rozwija, czasu mamy coraz mniej, ale pojawiają się pieniądze, które można przeznaczyć na delegowanie obowiązków. Okazuje się jednak, że nie jest to wcale takie proste.

Nawet gdy znajdziemy odpowiednią osobę do współpracy, trzeba jej przekazać wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego wykonania danego zadania. Chodzi o to, żeby druga strona wszystko dobrze zrozumiała i mogła działać bez naszej interwencji. Bo gdy trzeba będzie ją cały czas kontrolować, delegowanie zadań minie się z celem.

Dobrym sposobem na przekazywanie obowiązków jest spisywanie procedur w firmie, ale dla wielu stanowi to nie lada wyzwanie.

Po pierwsze – to jest strasznie nudne! Przedsiębiorcy to ludzie, którzy lubią działać, wymyślać i kreować, a spisywanie procedur jest mniej więcej tak samo ekscytujące jak wypełnianie PIT-ów.

Po drugie – tworzenie instrukcji krok po kroku wymaga czasu, a zapracowany przedsiębiorca zwykle nie ma go zbyt dużo.

Procedury są skuteczne, ale ich przygotowanie wymaga od przedsiębiorcy sporego poświęcenia

Po trzecie – tworzenie procedur jest trudne. To, że wiesz, jak coś zrobić, nie oznacza jeszcze, że potrafisz tego nauczyć drugą osobę. Podwykonawca musi przede wszystkim zrozumieć, co ma zrobić, a potem umieć to powtórzyć. Jeśli twoje wskazówki będą zbyt zagmatwane, osoba po drugie stronie będzie musiała dopytywać o szczegóły albo domyślać się, o co ci chodzi, co prowadzi oczywiście do konieczności ciągłego poprawiania zlecanej pracy.

Delegowanie obowiązków to zadanie z kategorii ważnych, ale niepilnych. Z tego względu zwykle odkładamy je w nieskończoność, bo wydaje nam się, że zawsze jest coś ważniejszego, czym powinniśmy się zająć. Efektem takiego działania jest narastająca frustracja – przedsiębiorca denerwuje się, że poświęca swój czas na sprawy, które mógłby ogarniać ktoś inny. Konsekwencją tej frustracji jest przemęczenie i spadek produktywności, które mogą odbić się na jakości naszej pracy, a nawet jej ocenie w oczach klientów.

Skąd to wszystko wiem? Stąd, że też tak miałem!

Jak delegować zadania?

Moje dotychczasowe problemy z delegowaniem skończyły się, gdy znalazłem proste, ale bardzo skuteczne rozwiązanie. Nie wymaga ono ode mnie dodatkowej pracy i nie muszę krok po kroku spisywać każdej czynności, jaką wykonuję, starając się możliwie najlepiej wyjaśnić to odbiorcy.

Moim podstawowym sposobem delegowania stało się nagrywanie ekranu.

Jego ograniczeniem jest oczywiście fakt, że nadaje się tylko do zadań, które wykonuje się na ekranie. Ale – umówmy się – w wielu firmach komputer i tak jest podstawowym narzędziem pracy.

Jak to działa?

Gdy chcę coś wydelegować i zlecić komuś np. ustawianie sekwencji maili, robię to sam tak jak do tej pory, jednocześnie nagrywając i objaśniając cały proces. Odbiorca tego komunikatu widzi wszystkie moje kliknięcia na ekranie, a ja w tle tłumaczę mu dodatkowo, co i dlaczego klikam.

Następnie wysyłam wideo osobie, która przejmie ode mnie to zadanie, czasem prosząc ją przy okazji, żeby spisała na podstawie tego nagrania procedurę. Ten ostatni krok przydaje się zwłaszcza w sytuacji, gdy daną czynność trzeba będzie wykonywać wielokrotnie i oglądanie za każdym razem kilkuminutowego wideo byłoby niezbyt praktyczne.

Dlaczego zdecydowałem się na ten sposób delegowania zadań dopiero niedawno, mimo że z programów do nagrywania korzystam od lat? Dlatego że w końcu udało mi się znaleźć narzędzie, które jest do tego wręcz idealne!

Dobry pomysł wymaga odpowiedniego narzędzia, które pomoże go zrealizować

Ekran można nagrywać za pomocą systemowego oprogramowania. Na Macu włącza się ono na przykład po naciśnięciu kombinacji klawiszy Command+Shift+5. Ma to jednak parę wad.

Uzyskane w ten sposób nagranie zapisuje się na dysku mojego komputera. Żeby udostępnić je drugiej osobie, muszę je gdzieś przesłać, np. na Dropbox lub Google Drive. Następnie trzeba wygenerować link do udostępniania takiego pliku, który z kolei wysyłam do podwykonawcy. Ponadto, niektóre platformy umożliwiające udostępnianie wideo „namawiają” przy okazji do założenia u nich swojego konta, więc cały proces nie ogranicza się do jednego czy dwóch prostych kliknięć. Bywają różne kroki pośrednie.

Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że cały czas muszę pilnować miejsca – zarówno na komputerze, jak i w chmurze. Z czasem starsze pliki trzeba usuwać, co wiąże się oczywiście z kolejną pracą i dokładną analizą, czy aby na pewno nikt już z nich nie będzie korzystał.

W końcu jednak trafiłem na narzędzie, dzięki któremu wszystkie wyżej wymienione problemy zniknęły.

Aplikacji do nagrywania ekranu jest na rynku sporo. Najpopularniejszą jest prawdopodobnie Loom, ale ja postawiłem na Berrycast.

Berrycast – co to jest i jak działa ta aplikacja?

Aplikacja Berrycast

Berrycast to proste narzędzie do nagrywania ekranu, które bardzo ułatwia skuteczne delegowanie zadań.

Poniżej przedstawiam kilka zalet tej aplikacji:

  • wideo zapisuje się od razu w chmurze – nie zajmuje mi miejsca na dysku, a ja nie muszę go nigdzie przesyłać,
  • dostępne są opcje nagrywania ekranu oraz instruktora (czyli – w tym wypadku – mnie) – jest on widoczny w dodatkowym okienku, dzięki czemu instrukcja ma trochę bardziej ludzki charakter,
  • kursor jest dobrze widoczny – gdy przesuwa się na ekranie, zostawia za sobą zieloną smugę, dzięki czemu łatwiej jest śledzić kolejne kliknięcia,
  • link do wideo jest dostępny niemal natychmiast po zakończeni nagrania – klikam STOP i już po chwili mogę przesłać link innej osobie, również mailem z poziomu Berrycast,
  • miejsce w chmurze jest nieograniczone – nie muszę się stresować, że starsze nagrania trzeba będzie wkrótce usunąć,
  • udostępnione wideo otwiera się podwykonawcy w przeglądarce, gdy tylko kliknie on w otrzymany link – nie trzeba zakładać konta ani instalować żadnego dodatkowego oprogramowania; co więcej – przy wideo jest widoczne moje logo, kolory również mogę dopasować do identyfikacji wizualnej mojej firmy, a już wkrótce ma być także możliwość podłączenia swojej domeny, żeby wysyłany link miał postać np. „malawielkafirma.pl/xyz”.

Berrycast do tego stopnia ułatwił mi życie, że w tej chwili używam go nawet do komunikacji z moją asystentką Kasią (gdy np. proszę ją o wprowadzenie drobnych poprawek na stronie MWF) albo do odpowiadania na niektóre maile.

Wielką siłą Berrycast jest prostota tej aplikacji. Nie ma tu zbyt wielu funkcji, twórcy ograniczyli się do tego, co jest najbardziej praktyczne i intuicyjne.

Można korzystać z planu darmowego, który ma wprawdzie pewne ograniczenia – na nagraniach jest widoczny znak wodny Berrycast i nie można dodać swojego logo czy dopasować kolorów do marki – ale za to umożliwia nagrywanie do 10 wideo miesięcznie, co dla wielu osób jest opcją w pełni wystarczającą.

Jeśli to dla ciebie za mało, zawsze możesz wypróbować plan płatny: https://malawielkafirma.pl/berrycast (zapisując się przez mój link afiliacyjny, zaoszczędzisz 20%).

Chcesz wiedzieć pierwszy, gdy na moim blogu pojawi się coś nowego? Zapisz się do Klubu MWF.

Na stronie zostały wykorzystane linki afiliacyjne. Jeżeli wejdziesz przez nie na stronę sprzedawcy i dokonasz zakupu, sprzedawca podzieli się ze mną częścią swojej marży (nie wpływa to na twoją cenę). Wymieniam wyłącznie te produkty i usługi, z których rzeczywiście korzystam i jestem z nich zadowolony.
Chcesz zaoszczędzić? Przygotowałem zestawienie promocji na wybrane produkty online, które mogą przydać się w pracy soloprzedsiębiorcom, marketerom lub twórcom treści. Rekomenduję tylko takie narzędzia, których osobiście używam lub używałem w przeszłości. Dowiedz się więcej »