Jak wybrać biuro rachunkowe? Jak kontrolować księgową? Praktyczne wskazówki

6 sierpnia 2018

Kiedy zakładałem firmę, od razu wiedziałem, że potrzebuję biura rachunkowego. Nie brałem w ogóle pod uwagę zajmowania się tym samodzielnie. Przerażała mnie wizja ślęczenia nad papierami, pilnowania terminów, kontrolowania na bieżąco zmian w przepisach i kontaktowania się z urzędami.

Całkiem możliwe, że masz podobnie.

Znalezienie biura rachunkowego nie jest żadnym problemem. Wyzwanie polega na tym, że prawdopodobnie – tak samo jak ja – nie znasz się na księgowości.

Jak w takiej sytuacji wybrać biuro, które będzie rzetelnie wykonywać swoje zadania i z którym będzie ci się dobrze współpracowało? Skąd masz wiedzieć, czy twoje sprawy są prowadzone równie starannie w każdym miesiącu?

W znalezieniu odpowiedzi na te pytania pomoże nam specjalista ds. podatków i prawnik. Jest wspólnikiem w warszawskim Biurze Rachunkowym Piasecki Gągała, a nazywa się Piotr Piasecki.

Prezent dla Ciebie

Podaj adres e-mail, a wyślę Ci PDF 10 zasad dobrej współpracy z biurem rachunkowym przygotowany przez Piotra Piaseckiego.

W tym odcinku

  • Czy istnieją sytuacje, kiedy nie ma potrzeby zatrudniania księgowej?
  • Na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe?
  • Czy księgowi mają swoje zawodowe specjalizacje?
  • Jak zweryfikować jakość świadczonych usług księgowych?
  • Jak sprawnie komunikować się z biurem rachunkowym?
  • W jakiej sytuacji rozważyć zmianę biura rachunkowego?

Gość odcinka

Piotr Piasecki

Prawnik i specjalista ds. podatków z ponad pięcioletnim doświadczeniem w spółkach zajmujących się doradztwem podatkowym. Specjalizuje się w obsłudze sektora nieruchomości oraz styku prawa i podatków.

PiaseckiGagala.pl

Przydatne linki

Polecana książka

Knight Phil
Sztuka zwycięstwa

 Kup tę książkę

 Więcej książek

Podcast do czytania – transkrypcja odcinka

Cześć Piotrze.

Cześć Marku.

Powiedz, co ostatnio czytałeś?

Ostatnio czytałem autobiografię Phila Knighta Sztuka zwycięstwa. Książka porwała mnie tym, że opowiada o ciężkich początkach bycia przedsiębiorcą, które u bohatera tej książki były wyjątkowo trudne. Nie czytam ostatnio wprawdzie dużo, dotarłem do tego etapu, gdy czytałem zbyt dużo książek i staram się skupić na tym, żeby z tych, które czytam, wyciągnąć coś dla siebie i skupić się na tym, żeby robić, a nie czytać. Za dużo osób spotykam, które są przesiąknięte taką ilością książek, że według mnie są aż przeładowane. To taka – mam wrażenie – biznesowa wersja prokrastynacji, kiedy czyta się zbyt dużo, żeby mieć czas na robienie. Ta książka jest świetna dla każdego, kto czuje się przeładowany ilością obowiązków związanych z prowadzeniem biznesu i działaniem w stanie ciągłej presji, ciągłego gaszenia pożarów, a jednocześnie konieczności rozwijania tego biznesu i bycia odpowiedzialnym za ludzi, których się zatrudnia. Tak więc polecam każdemu. Spodziewałem się, że powiem o autobiografii Raya Kroca, ale ta książka, którą skończyłem wczoraj porwała mnie na tyle, że nie mogę jej pominąć.

Jesteś kolejną osobą, która mówi mi o książce Phila Knighta, więc to jest dobry pomysł, żebym po nią sięgnął, może na urlopie. Skoro kolejna osoba ją poleca, to coś w tym musi być, że ona rzeczywiście jest dobra.

Tytuł jest mylący i wydaje się, że to takie coachingowe.

No właśnie, bo wydaje się, że ta Sztuka zwycięstwa, to będzie takie bardzo cukierkowe przedstawienie historii NIKE.

Tak, a jest odwrotnie. Właściwie kończy się fabularnie w momencie, kiedy de facto NIKE staje się już prężną spółką giełdową i tak naprawdę, od tego momentu nie jest to tak interesujące.

Zaprosiłem Cię dzisiaj, żeby porozmawiać o współpracy z biurem rachunkowym, współpracy z księgowym, dlatego że wiem, że księgowy dla przedsiębiorcy to często zło konieczne. Wiadomo, że musimy rozliczać się z podatku, musimy prowadzić księgowość, więc potrzebujemy kogoś, kto się na tym zna, kto będzie nadążał za zmianami przepisów, ale z drugiej strony chcielibyśmy mieć spokojną głowę i świadomość tego, że osoba, której powierzamy ten obszar w firmie, robi to dobrze. Najpierw chciałbym, abyśmy się zmierzyli z takim mitem, który często słyszę i który też niektórzy goście podcastu powtarzali. Jest taka opinia, wśród przynajmniej części przedsiębiorców, że księgowy to jest, de facto, urzędnik państwowy odpowiedzialny za odprowadzanie podatków, tyle tylko, że to ty mu płacisz, a nie Skarb Państwa. Z twojego punktu widzenia – czy to jest trafny opis?

Gdy słyszę ten opis, to budzi się we mnie taki wewnętrzny opór, bo jednak chcę widzieć księgowego jako coś więcej niż osobę do wyliczania podatków, chociaż od tego się zaczyna i księgowego wynajmujemy do tego, żeby dokonał za nas naliczenia podatków. Natomiast absolutnie nie widziałbym księgowego jako odpowiednika urzędnika państwowego, który w imieniu urzędów nas sztorcuje tymi podatkami. Bardziej widziałbym księgowego jako kogoś, kto w naszym imieniu wypełnia pewne obowiązki i w naszym imieniu kooperuje z urzędami skarbowymi.

Oczywiście księgowy może i powinien być czymś więcej niż tylko osobą do skalkulowania podatków. Na początku, gdy jesteśmy przed założeniem biznesu, powinniśmy udać się do księgowego w sprawie pomocy w kwestiach organizacyjnych. Księgowy jest takim naturalnym, pierwszym partnerem nowego biznesu i często niektórzy popełniają błąd, idąc do niego zbyt późno, gdyż przesadnie dużo czasu tracą na to, żeby czytać, co jest niezbędne do tego, żeby założyć firmę, zarejestrować, jaką formę opodatkowania wybrać, podczas gdy mogliby oszczędzić bardzo dużo cennego dla przedsiębiorców czasu, gdyby jednak poszli wcześniej.

Księgowy jest naturalnym, pierwszym partnerem nowego biznesu i niektórzy popełniają błąd, idąc do niego zbyt późno

W dalszym cyklu życia firmy księgowy może wspierać nas dodatkowo pewnym wsparciem biznesowym, ale przede wszystkim może tworzyć dla nas dodatkowe raporty, pomagać nam poradzić sobie z pojawiającymi się problemami z innymi urzędami. Księgowy to naturalna, pierwsza linia frontu, pierwsza osoba, do której idziemy aby zapytać, co zrobić z danym problemem. Im dalej w las, tym więcej powinno być tych firm, z którymi kooperujemy, ale na początku najczęściej jesteśmy my i księgowa. Tak to wygląda.

No tak i najczęściej jest to biuro rachunkowe, bo mały przedsiębiorca nie startuje z takiego pułapu, aby zatrudnić księgowego u siebie w firmie, na etacie. Zresztą, nawet duże firmy często korzystają z usług zewnętrznych biur rachunkowych, bo wiedzą, że to jest nie tylko jedna osoba, która za to odpowiada, ale sztab ludzi i oni mogą być wyspecjalizowani w różnych dziedzinach. Natomiast, chciałem się zapytać o ten początek działalności. Jeśli zdecyduję się na korzystanie z usług biura rachunkowego, no to pewne korzyści są dość oczywiste, bo mam kogoś, kto zdejmie mi ten ciężar z głowy, nie będę musiał się stresować terminami, bo ktoś mi o tym przypomni, nie będę musiał się stresować zmianami przepisów, bo ktoś będzie je śledził za mnie, nie muszę się stresować tym, że nie przygotuję, czy źle przygotuję jakiś formularz, bo mam kogoś, kto robi to fachowo, jest do tego przygotowany. A czy są jakieś minusy korzystania z biura rachunkowego? Czy są takie sytuacje, w których lepiej byłoby prowadzić księgowość firmy samemu?

Niewiele, ale kilka jestem w stanie wymienić. W pierwszej kolejności lepiej nie korzystać z usług księgowego, jeżeli samemu poważnie myśli się o tym, żeby działać w tej branży lub w jakiś sposób być z nią powiązany. Przykładowo, taki aspekt edukacyjny może być szczególnie istotny dla radców prawnych, którzy chcą wykorzystać to, że mają uprawnienia również do doradzania w zakresie doradztwa podatkowego. Wtedy powinni prowadzić księgi samodzielnie po to, by lepiej wyczuć z czym to się je. Również w przypadku niektórych programistów, którzy chcą budować aplikacje dla księgowości, powinni sami spróbować pewne rzeczy zaksięgować, żeby zobaczyć, jak to działa w praktyce. Gdy rozmawiam z programistami, mającymi pewne pomysły na rozwiązanie jakichś problemów z księgowością, bardzo często okazuje się, że rozwiązują problem, którego nie ma, który został już rozwiązany.

Drugim przypadkiem, gdzie ten aspekt edukacyjny nie jest tak istotny, kiedy rozważyłbym rezygnację z usług księgowego i samodzielne prowadzenie księgowości, są sytuacje, kiedy realna liczba obowiązków, która spada na przedsiębiorcę, jest bardzo niska. Przykładem takiej sytuacji byłoby rozliczanie się ryczałtowe, bez zgłoszenia się do VAT-u. Może się okazać, że wystawiając nawet dwie, trzy faktury, cały nasz obowiązek, dotyczący prowadzenia ksiąg, ograniczy się do tego, że wyliczamy ryczałt od trzech faktur. To zbyt mała liczba czynności, żeby powierzać to firmie zewnetrznej. W momencie, jeśli jesteśmy w stanie zrobić coś w 30 minut, to jeszcze wtedy skorzystałbym z opcji prowadzenia tego samodzielnie, czy chociażby z pomocą internetowych programów księgowych, gdzie można również skorzystać z dodatkowych konsultacji, gdy jest to konieczne.

Natomiast odradzałbym rezygnację z usług księgowego w dwóch przypadkach. Po pierwsze, niezależnie od tego, czy będziemy chcieli korzystać czy nie, skonsultował bym się z księgowym przed założeniem działalności, gdyż to może pozwolić nam uniknąć straty dużej ilości pieniędzy z biegiem lat po wyborze złej formy opodatkowania, którą oczywiście można zmieniać, ale warto wiedzieć, dlaczego wybiera się taką, a nie inną. Pierwszą pułapką jest samodzielne prowadzenie ksiąg, kiedy nie ma się już na to czasu – szkoda tracić na to czas, bo wyliczanie samodzielnie podatków, z bólem serca to przyznaję, ale nie wnosi realnej wartości do firmy. A drugą pułapką, jest pułapka na tych przedsiębiorców, którzy mają na samym początku za dużo wolnego czasu, przynajmniej im się wydaje, że: „tak, ja mam 2 dni w tygodniu wolne, mam dużo czasu, to sobie jeden dzień poświęcę na księgowość”, to jest straszna strata czasu, jeżeli ktoś nie działa w tej branży.

Pułapką jest samodzielne prowadzenie ksiąg, kiedy nie ma się na to czasu – szkoda tracić na to czas, bo samodzielnie wyliczanie podatków nie wnosi realnej wartości do firmy

Naprawdę, jest tyle rzeczy, które trzeba robić jako przedsiębiorca, że nikomu nie starcza czasu, więc księgowość jest pierwszą rzeczą, którą wyciąłbym i oddał na zewnątrz, również, gdybym zaczynał od początku sam. Sam rozważałem kiedyś oddanie własnej księgowości na zewnątrz, ale wizerunkowo to byłby pewnie strzał w kolano. Jednak jest to pewna strata czasu z punktu widzenia robienia biznesu jako takiego, przynajmniej w temacie wyliczenia podatków, bo to nie jedyny aspekt, jak mówiłem.

To by było ciekawe, gdyby rzeczywiście biura rachunkowe zlecały swoją księgowość na zewnątrz, ale poważnie rozważałeś coś takiego? Dlaczego?

Na pewnym etapie chciałem wiedzieć, jak działają inne biura rachunkowe, chciałem porównać standardy, oczywiście koniec końców, rozwiązałem to dużo prościej, mianowicie, zacząłem nawiązywać kontakty z innymi biurami rachunkowymi, w jakiś sposób kooperować, wymieniać się doświadczeniami, wzajemnie uczyć się od siebie pewnych standardów, usprawnień wewnętrznych, gdyż początkowo ciężko mi było znaleźć podobnie myślących księgowych, ale z czasem udało mi się jednak wyszukać osoby, które podobnie jak ja patrzą na biura rachunkowego i starają się prowadzić swoje biura w oparciu o standardy biznesowe z innych branż.

To jest bardzo ciekawa motywacja i przypomniałeś mi rozmowę z jednym z polskich producentów wózków, który zaczął importować wózki dziecięce z Chin i powiedział mi, że zrobił to głównie dlatego, żeby mieć możliwość wejścia do tamtejszych fabryk i zobaczenia, jak tam to się robi, żeby poszerzyć swoje perspektywy, zorientować się w różnych technologiach, sposobach organizacji produkcji, których normalnie nie mógłby podejrzeć jako człowiek z ulicy czy konkurencja, a ponieważ był dla nich klientem, zleceniodawcą, to miał taką możliwość. To rzeczywiście jest ciekawa motywacja. Wspomniałeś o tym, że księgowy może na początku doradzić na przykład formę prowadzenia działalności, która będzie bardziej korzystna. Myślę, że taką bardzo dużą zaletą w przypadku księgowych jest to, że oni mają przegląd różnych firm, często z różnych branż i poza całą prawno-księgową wiedzą, są w stanie wnieść pewne doświadczenie, które się z tym wiąże, bo po prostu znają praktykę działalności, a nie tylko tę stronę teoretyczną.

Trafiłeś akurat w temat niesamowicie mnie interesujący i fascynujący, bo rzeczywiście tak jest. Część księgowych z tego nie korzysta, natomiast jest to rewelacyjne źródło wiedzy, tak dla własnej percepcji, można zobaczyć, jak jakaś firma prezentuje się na zewnątrz, w jaki sposób prezentuje się od środka, co również pozwala wyciągnąć pewne wnioski dla siebie, ale też, jeżeli się nad tym zastanowić, również dać bardzo konkretny, punktowy feedback komuś, z kim się współpracuje, bo można dostrzec pewne schematy. Działam w otoczeniu coworkingowym, gdzie obserwuję przedsiębiorców na co dzień i widzę, jak pewne rzeczy pozytywnie wpływają na firmę, chociażby narzucenie sobie pewnego rygoru godzinowego, kiedy nie mamy tego szefa, nie ma nam kto powiedzieć, o której mamy przychodzić, o której mamy wychodzić, ale jednak patrząc na innych przedsiębiorców, widać, że ci, którzy starają się ten rygor zachowywać z czasem mają efekty, wyniki i to takie jednoznaczne, których nie da się zafałszować, liczby nie kłamią – jest takie powiedzenie. Dlatego warto na te swoje liczby patrzeć, bo często z nich wynika, kiedy pracowaliśmy rzetelnie, a kiedy nie.

Liczby nie kłamią – dlatego warto na te swoje liczby patrzeć, bo często z nich wynika, kiedy pracowaliśmy rzetelnie, a kiedy nie

To jest zwłaszcza problem freelancerów. Każdy freelancer, na przykład webmaster, gdy sprzedaje, to nie wykonuje, a gdy wykonuje, to nie ma czasu sprzedawać. Jeśli źle rozłoży akcenty, to może być tak, że w jednym miesiącu pracuje do nieprzytomności, a potem przez miesiąc nie ma nic do roboty. I jak spojrzy potem, z perspektywy czasu na te swoje kwoty, to widać, kiedy miał te akcenty dobrze rozłożone, a kiedy przesadzał w jedną, bądź w drugą stronę. To jest szalenie interesujące, gdy widzi się to w praktyce, ale oczywiście nie można z tego zrobić jakiegoś użytku, poza tym, że tę konkretną osobę, której to dotyczy, można w jakiś sposób wesprzeć czy pokierować.

Chcę Cię zapytać o to, jak wybrać biuro rachunkowe? Kiedy wybierałem pierwsze biuro rachunkowe, to sprawa była banalnie prosta, dlatego że wynająłem sobie biuro w centrum Wrocławia i zorientowałem się, że w tym samym budynku, piętro niżej, jest biuro rachunkowe, pomyślałem „genialnie, niebiosa mi ich zesłały”. Zszedłem piętro niżej, zapytałem, czy mogę się u nich rozliczać i powiedzieli, że nie ma żadnego problemu, zapraszają. To było też o tyle ważne, że to był rok 2004, wtedy wszystkie dokumenty dostarczało się w formie papierowej, więc ta bliskość, różnica jednego piętra, była rzeczywiście istotna. No ale mamy rok 2018, co nieco się zmieniło, więc gdybym dzisiaj miał wybierać albo gdyby ktoś z naszych słuchaczy miał wybierać biuro rachunkowe, to czym się kierować?

Ja bym postawił na rekomendację, na komunikację i na sposób działania. W pierwszej kolejności zorientowałbym się w najbliższym otoczeniu, kto z jakich biur korzysta, czyli zapytał innych przedsiębiorców z naszego otoczenia, z usług jakiego biura korzystają.

A z naszego otoczenia, to znaczy z tego samego miasta, czy z naszego otoczenia, czyli z naszej branży?

I tak, i tak. Mam na myśli ludzi, których dobrze znamy, którzy powiedzą nam uczciwie, jak im się współpracuje z taką osobą, to jest szalenie ważne i trzeba uważać. Każdy poleci swojego kontrahenta i mamy taką tendencję do polecania naszego księgowego, nawet jeśli nie do końca jesteśmy zadowoleni i tak samo jest z innymi kontrahentami, więc warto zrobić krok dalej i zapytać dokładnie, jak się współpracuje z tą osobą, w jaki sposób przekazuje się dokumenty, w jaki sposób się komunikujemy.

Ta komunikacja jest drugą najważniejszą rzeczą, na którą bym postawił, bo bardzo często słyszę taki zarzut, ktoś jest niezadowolony z usług swojego biura rachunkowego, bo nie odpowiada na maile. A potem rozmawiamy i okazuje się, że. pierwszy kontakt z biurem był telefoniczny, potem było spotkanie i wszystko było wspaniale, ale jak przyszło do przejścia na poziom komunikacji elektronicznej, mailowej, to był zgrzyt, bo biuro nie odpowiadało na maile w takim tempie, jakie byłoby zadowalające, bo księgowa była przyzwyczajona do dzwonienia. To jest coś, co absolutnie ustaliłbym na początku. Jeżeli chcemy, żeby księgowa dyktowała nam podatki przez telefon, to ustalmy to zawczasu, jeżeli chcemy komunikować się mailowo, to od początku pytajmy biuro rachunkowe o różne rzeczy mailowo. Komunikujmy się mailowo już na etapie pytania o cenę. Jeżeli chcemy, żeby księgowy dołączył do naszego zespołu na Slacku, to również ustalmy to wcześniej, bo potem może się okazać, że to biuro nie działa w ten sposób, nie świadczy tego typu usługi, a część biur już działa w ten sposób, więc jak najbardziej można z tego korzystać.

Trzecim aspektem jest osoba właściciela biura i osoba dedykowanej księgowej, jeśli mamy taką do nas skierowaną. Często ludzie dziwią się, że na temat dużych ogólnopolskich biur rachunkowych są różne opinie, a wynika to z bardzo prostej rzeczy: to, czy jesteśmy zadowoleni z tego biura czy nie, wynika bezpośrednio z działań osób, które z nami współpracują. Jedna osoba może mieć dobre doświadczenia z danym biurem rachunkowym na Mokotowie, a druga może mieć złe doświadczenia z oddziałem tego biura na Pradze. Jeżeli pytamy kogoś o dane biuro, to pytajmy, kto go obsługiwał, z kim rozmawiał, w jaki sposób ta osoba kooperowała i gdzie w tym będzie właściciel. Jeżeli mówimy o współpracy z dużym biurem rachunkowym, to kluczem do naszego zadowolenia będzie dedykowana nam księgowa. I tu przychodzi pytanie o jej doświadczenie. Czy mamy do czynienia z doświadczoną księgową, która ma dużo wiedzy i, tutaj musimy być dodatkowo czujni, czy na pewno ma dostateczną motywację, czy mamy młodą księgową, która jest zmotywowana, ale musimy bardziej uważać, czy aspekt wiedzy jej nie umyka. Natomiast w małym biurze rachunkowym, charakter biura jest nadawany przez osobę właściciela i o nim możemy dowiedzieć się dużo więcej, bo to ta osoba będzie brała odpowiedzialność za nasze rozliczenia i będzie z nami rozmawiała. I na tych aspektach bym się skupił, gdybym miał dla siebie wybrać biuro rachunkowe.

Dopytam jeszcze o tę komunikację, bo powiedziałeś: telefon, mail, Slack. Jaka forma komunikacji jest najlepsza? Ja korzystam najczęściej z maila, bo wydaje mi się, że jeżeli ta wiadomość zostaje w jakiejś trwałej formie, to zawsze mogę do niej wrócić, czy się do niej odwołać, jeżeli coś jest nie tak, mamy dokumentację naszej komunikacji. Z tego powodu telefon, z mojego punktu widzenia, nie jest najlepszy. Można go użyć szybko, o coś zapytać, jeżeli potrzebuję odpowiedzi natychmiast, ale generalnie preferuję maila. Czy masz jakieś wskazówki w tej dziedzinie?

Tak. Nie powinniśmy kluczowych informacji, takich, które chcemy, aby nie uciekły lub chcemy udokumentować, że zostały przekazane, przekazywać drogą telefoniczną. Nie powinniśmy dzwonić do księgowej z informacją w jakiejś kluczowej kwestii, a jeżeli tak robimy, to potwierdzać to mailowo. W drugą stronę jest pułapka, że nasz mail nie zostanie odczytany, więc jeżeli przekazujemy jakąś istotną sprawę, to potwierdźmy, że zostało to odczytane. Może nie róbmy tego w 30 sekund po wysłaniu maila, w moim odczuciu to bardzo irytujący zwyczaj, jeżeli ktoś wysyła maila, a po 15 sekundach dzwoni powiedzieć, że wysłał maila. Natomiast warto dzień lub dwa później potwierdzić, że ta wiadomość została otrzymana, najlepiej też od razu w mailu poprosić o krótkie potwierdzenie otrzymania.

Niektóre biura rachunkowe są prowadzone przez doradców podatkowych. Jaka jest różnica między księgowym a doradcą podatkowym?

Nie chciałbym się skupiać na samej różnicy, jednak warto pamiętać, że doradca podatkowy, powinien być w pewnych aspektach kimś takim jak lekarz. Kluczowe choroby firmy lub kluczowe zdarzenia w historii firmy powinny zostać skonsultowane z doradcą podatkowym, tak jak pewne rzeczy chcemy konsultować z prawnikiem, doradcą albo adwokatem. Jest to profesja, która skupia się – przynajmniej co do zasady – głównie na tym, żeby doradzić w skomplikowanych kwestiach podatkowych, warto z tego skorzystać, zwłaszcza, gdy na szali są bardzo skomplikowane transakcje, przyjmujemy nowego inwestora do firmy, chcemy zainwestować dużo środków w nieruchomość, tutaj skorzystałbym z usług doradcy podatkowego.

Z usług doradcy podatkowego warto skorzystać w skomplikowanych kwestiach podatkowych, zwłaszcza gdy na szali są bardzo skomplikowane transakcje, przyjmujemy nowego inwestora do firmy, chcemy zainwestować dużo środków w nieruchomość

Wystrzegałbym się natomiast korzystania z usług doradztwa podatkowego świadczonych przez adwokatów i radców, którzy nie mają doświadczenia w tej dziedzinie. Zwykły księgowy nie może formalnie świadczyć usług doradztwa podatkowego. Adwokaci i radcy mogą. Natomiast niektórzy z nich, popełniają błąd świadczenia usług doradztwa podatkowego bez dostatecznego doświadczenia i zorientowania się w tej dziedzinie, więc to może być pułapka. Dlatego w kwestiach stricte podatkowych, kierowałbym się do doradcy podatkowego.

Porównywałeś księgowego do lekarza, czy do prawnika. Lekarze, prawnicy mają specjalizacje, czym innym zajmuje się dermatolog, czym innym stomatolog, a jeszcze czym innym ortopeda. Czy księgowi też mają swoje specjalizacje?

Różnie z tym bywa. Niektórzy już mają, ale tak patrząc ogólnie na branżę, to nie jest najlepiej w tym względzie. Za dużo biur stara się być od wszystkiego, niektóre wprowadzają jakąś wewnętrzną specjalizację, co jest w pewnym sensie korzystne. Z perspektywy klienta, dobrze korzystać z wyspecjalizowanego biura, bo to trochę zawęża zakres problemów, z jakimi spotyka się dany księgowy, pozwala lepiej zorientować się, pogłębiać wiedzę w tej konkretnej dziedzinie. Zakres wiedzy, która jest wymagana do tego, żeby płynnie poruszać się w świecie księgowości jest ogromny, bo dochodzi do tego prawo pracy, potem kadry, Kodeks Spółek Handlowych, podstawy prawa cywilnego. Tak naprawdę, księgowa musi być trochę prawnikiem, trochę kadrową, trochę doradcą podatkowym – wszystkim po trochu.

Księgowa musi być trochę prawnikiem, trochę kadrową, trochę doradcą podatkowym

Ja mam taką unikalną perspektywę, że pracowałem w kancelarii prawnej, w spółkach doradztwa podatkowego i teraz prowadzę biuro rachunkowe – wydaje mi się niemożliwością, byciem ekspertem w każdej z tych dziedzin, więc pewna specjalizacja, czy to sektorowa, czy według jakiejś dziedziny jest konieczna. Topowi doradcy podatkowi wybierają sobie często tylko jeden podatek, w którym się specjalizują albo tylko jeden wybrany aspekt podatków. Nie wyobrażam sobie robienia z doskoku dokumentacji cen transferowych, w tej jednej dziedzinie wymagana jest głęboka specjalizacja, żeby nadążać za zmianami i głębią tej dziedziny.

Jasne. Od czego zależą ceny usług księgowych? Jasne, że jeśli mam spółkę, która ma pełną księgowość, to jest więcej pracy, wiadomo, że jeśli jestem vatowcem, to te ceny rosną, ale czy są jakieś widełki, powiedzmy dla indywidualnej działalności gospodarczej – książka przychodów i rozchodów, nie mam pracowników, 250 tysięcy przychodu rocznie, jestem vatowcem – to jaka cena jest alarmująco niska, a jaka jest cena zdecydowanie wygórowana?

Cena usług księgowych w pierwszej kolejności zależy od formy prawnej, w jakiej działamy. W tym przypadku byłaby to akurat jednoosobowa działalność gospodarcza, gdyż spółka prawa handlowego, musiałaby już prowadzić pełne księgi. Natomiast większość biur rachunkowych stawia na ilość dokumentów, jako pewien wyznacznik wielkości danego podmiotu.

Od razu się zapytam, bo rzeczywiście widziałem takie pytanie o liczbę dokumentów, zadawane przez księgowych przy wycenie. Czy ważniejsza – z punktu widzenia pracochłonności księgowego – jest liczba dokumentów kosztowych, czy liczba dokumentów, które ja wystawiam, liczba dokumentów sprzedażowych?

Ważniejsza jest liczba dokumentów kosztowych, gdyż każdy jest trochę inny. W zakresie dokumentów sprzedażowych mamy bardzo dużo możliwości automatyzacji księgowań, chociażby wszystkie są wystawiane z jednego programu, można wczytać je w formie zestawienia i importować do programu księgowego. Natomiast jeśli chodzi o dokumenty kosztowe, to tutaj sytuacja wymaga jednak więcej zaangażowania po stronie księgowego.

Czyli jednym z głównych elementów jest liczba dokumentów kosztowych. Co jeszcze przy tej wycenie jest brane pod uwagę?

Trochę staram się odejść od tego systemu, per dokument, bo tworzy on trochę mylne wrażenie, że księgowy jest tylko od tego, żeby przeklepać dokument z papieru do systemu, to jest moim zdaniem takie podejście do księgowości, które powoli będzie zanikało. Natomiast skupiam się na czasie, który jest konieczny do obsłużenia danego klienta, uwzględniając przy tym nie tylko czas poświęcony na to, żeby zaksięgować, ale również na pewną komunikację. Natomiast to jest często pomijane, przez co czasami księgowa znajduje się w takim punkcie bez wyjścia, nie ma czasu odpisywać na maile, bo jej praca została zaplanowana według ilości dokumentów, które ma wprowadzić i to jest pewna pułapka, z której ciężko uciec.

Żeby wrócić do tego podstawowego pytania, dla takiej samodzielnej działalności gospodarczej, która już działa trochę na rynku, powiedziałbym, że cena poniżej 200 zł netto jest alarmująco niska, przynajmniej dla mniejszych biur rachunkowych. Możliwe, że większe biura są w stanie sobie zautomatyzować pewne procesy, natomiast nie do końca przesadzałbym z optymalizacją na cenach księgowości. Przy czym tu też jest pułapka: to, że zapłacimy więcej, nie oznacza, że będziemy lepiej obsłużeni, bo patrząc od środka, niestety nie ma jeszcze tej korelacji. Cała branża boryka się z tym, że ceny usług księgowych są zbyt niskie, jak na merytoryczne wymagania, do świadczenia tych usług.

No tak, zwłaszcza, że, pierwsza sprawa: polskie prawo jest skomplikowane, druga sprawa: interpretacje tego prawa są tak różnorodne, że rzeczywiście w nieskończoność można szukać drugiego, trzeciego, piątego i siedemnastego dna w każdej transakcji. Powiedziałeś coś takiego, że nie zawsze w parze z wyższą ceną idzie wyższa jakość. Czy jestem w stanie tę jakość, jako klient ocenić? Jestem przedsiębiorcą, nie znam się na księgowości, chcę, żeby zrobił to fachowiec, ale z drugiej strony chcę mieć możliwość, żeby tego fachowca w jakiś sposób sprawdzić, zweryfikować, czy on robi to rzetelnie, starannie, czy on nie wyrzuca i nie gubi jakichś faktur kosztowych, które ja mu dostarczam. Jak ja to mogę zrobić? Czy są w ogóle takie instrumenty, które to umożliwiają?

Tak. Często są to bardzo proste rzeczy, ja to stopniuję, wskazując, co można konkretnie robić, żeby zwiększyć szanse, że nasze księgi są prowadzone rzetelnie. Pierwszą rzeczą, do której bym przywiązywał uwagę – taka bardzo prozaiczna porada – pilnowałbym, żeby otrzymywać od księgowości dokumenty i wydruki z naszego systemu, nie tylko kwoty wyliczonych podatków, ale również wydruki typu książka przychodów i rozchodów, rejestr vatowski, tak żeby otrzymać to, co biuro rachunkowe dla nas wykonuje. Sam fakt wykonania determinuje to, że to już zostało wykonane.

Drugą rzeczą, którą bym robił, gdy mamy ciut więcej czasu – bo ta pierwsza wymaga przypomnienia się najwyżej, gdy dostaliśmy samą kwotę podatków – to zabrzmi może śmiesznie, ale jest to otwieranie tych dokumentów, przejrzenie, co w nich się znajduje. Pewnym takim podstawowym rytuałem, który robiłbym co miesiąc, jest sprawdzenie, jakie miałem przychody, jakie miałem koszty, ile było sprzedaży opodatkowanej, ile VAT-u odliczyłem, żeby zobaczyć sobie te kwoty, żeby wiedzieć, gdzie się jest. Czasami może nam się zapalić jakaś lampka alarmowa, że z jakiegoś powodu te kwoty są dziwne, więc polecałbym wykonywanie tej czynności.

Trzecią rzeczą, jest przyjrzenie się liczbie pozycji i tego, co one zawierają. One wprost wynikają z tych dokumentów, które przekazaliśmy, więc warto porównać sobie, przynajmniej orientacyjnie, ilość dokumentów przekazanych do księgowości i ilość pozycji, które znalazły się w naszych księgach i co z tego wynika. Może się okazać, że nie wszystko, na co wzięliśmy fakturę, jest kosztem podatkowym, pewne rzeczy mogły zostać nieujęte i tu właśnie pytanie: czy zostały nieujęte, bo taka była decyzja księgowej, czy gdzieś te dokumenty zaginęły. Może się okazać, że wysyłając dokumenty do księgowości, pominąłeś 10 dokumentów, bo nie zaznaczyłeś wszystkich i okazało się, że nie wysłałeś całości albo jeśli przekazujesz dokumenty papierowo, gdzieś ci spadły, czy poszły nie do tej szufladki, co trzeba i nie zostały przekazane. Dlatego warto czytać to, co się otrzymuje.

Jeżeli coś nam się nie zgadza, coś jest niejasne, warto dopytać. Takie czytanie, dopytywanie, nawet nie musi służyć temu, żebyśmy odkryli nie wiadomo co, ale daje naszemu księgowemu taki sygnał: ja czytam, patrzę na ciebie, mi zależy, a nam jako przedsiębiorcom powinno zależeć bardziej. Nawet jeśli przekazujemy pewien zakres usług, dotyczący naszej firmy, to jest ciągle nasza firma, to są nasze pieniądze, nasze podatki, nie tej księgowej. Musimy więc wykazywać tym choćby śladowe zainteresowanie i pokazywać to, że się interesujemy.

Kolejnym etapem, kiedy stwierdzamy, że z tej rozmowy nic nie wynikło albo wynikło dla nas za mało i mamy podejrzenie, że coś może być nie tak, jest skorzystanie z jakiejś zewnętrznej, najpierw konsultacji, a potem usług. Rozumiem przez to, że warto przysiąść z kimś bardziej doświadczonym albo zapytać innego księgowego, czy wszystko jest ok, czy to tak powinno być.

Ostatnim stadium jest zlecenie komuś takiej wewnętrznej kontroli, czy przeglądu jakiegoś okresu, jest to też typowa usługa doradców podatkowych, taki przegląd podatkowy, w czasie którego wchodzą do firmy, przeglądają jakiś miesiąc, dwa, trzy, sprawdzają, czy nie ma ryzyk podatkowych, z którymi może zmagać się firma, że coś może w przyszłości zostać zakwestionowane przez Urząd Skarbowy i spowodować dodatkowe zobowiązania po stronie podmiotu. Przy czym w małych, jednoosobowych działalnościach, wydawałoby mi się to przesadą, żeby zlecać na zewnątrz jakąś dodatkową kontrolę. Często przegadanie pewnych rzeczy ze swoją księgową i ewentualnie z kimś, kto ma doświadczenie w tym zakresie, wystarcza, żeby wykryć pewne rzeczy, bo nawet jeśli jakiś błąd się zdarzy, to kluczowe jest to, jak ktoś na niego zareaguje, a nie, że on wystąpił, wbrew pozorom. Wbrew temu co się sądzi, drobne omyłki księgowe zdarzają się u każdego i nie rodzą takich konsekwencji, jakimi się czasami straszy przedsiębiorców. Dużo częściej obserwuję, że młodzi, jednoosobowi przedsiębiorcy „zajeżdżają się” sami, zanim podatki wejdą w czynnik, bo odpuszczają już na początku, poddają się zbyt wcześnie.

Nawiązując do tego kontrolowania księgowego. Ja bardzo lubię, jeśli moja księgowa zauważa, że ja czegoś nie dopatrzyłem. Są koszty, które powtarzają się co miesiąc, co miesiąc płacimy za internet albo za pakiet „Google dla Firm” i zdarzyło mi się już nie raz, że moja księgowa mówiła: „Panie Marku, a gdzie jest dokument, faktura z Google za poprzedni miesiąc, bo nie ma”. Super jest, jeśli masz świadomość, że ta druga osoba faktycznie myśli, ma jakiś system wewnętrznej kontroli, który pokazuje, że ten koszt pojawia się co miesiąc, a tu nagle zabrakło. Także to jest myślę coś bardzo cennego. Mówiliśmy trochę o tej komunikacji…

A mogę tu słówko dodać?

Jasne, oczywiście.

Mam fajną poradę, którą często dzielę się z klientami. W zakresie tych stałych kosztów, warto zrobić taką listę kosztów, które pojawiają się u nas co miesiąc i zerkać na nią, zanim wyślemy dokumenty, ale udostępnić tę listę również księgowej, tak na własny użytek albo poprosić księgową o przygotowanie takiej listy rzeczy, które się co miesiąc powtarzają, żebyśmy wspólnie mogli sprawdzać, czy na pewno to jest przesłane, co obu stronom ułatwia współpracę.

W zakresie stałych kosztów, warto zrobić taką listę kosztów, które pojawiają się u nas co miesiąc i zerkać na nią, zanim wyślemy dokumenty, ale również udostępnić tę listę księgowej, co obu stronom ułatwi współpracę

Jasne. Mówiliśmy trochę o komunikacji, o tym, że dobra jest ta forma pisemna, bo zostaje jakiś ślad. Chciałem cię jeszcze zapytać o takie dobre standardy komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, tak, żeby z jednej strony ten przedsiębiorca nie zamęczał księgowego non stop swoimi pytaniami, wątpliwościami, czy uwagami, a z drugiej strony, żeby ta komunikacja była płynna, żeby obie strony nadawały na tych samych falach. Czy są jakieś procedury, które pomagają tę komunikację usprawnić? Może procedury, może narzędzia? Ta lista stałych kosztów, o której powiedziałeś, to jest jeden z elementów takiego zestawu dobrych praktyk, bo w tym momencie jedni i drudzy wiedzą, że takie i takie koszty pojawiają się regularnie co miesiąc, jeżeli czegoś brakuje, od razu widzimy, że mamy nieodhaczony element na liście. Jeśli masz więcej takich wskazówek, to bardzo proszę.

Akurat to była moja najlepsza. Natomiast chciałbym odnieść się do tego, co mówiłeś o kwestii zamęczania. Warto znać pewien umiar, gdyż niestety jest taki syndrom po drugiej stronie, że jeżeli zadajemy sto pytań, to potem te nasze pytania, mogą pozostać bez odpowiedzi. Warto pytać o konkretne rzeczy i pewne rzeczy można z łatwością samemu sprawdzić. Skupiłbym się na zadawaniu pytań, z których rzeczywiście coś wynika, które są związane z naszą działalnością, wtedy stosujemy taki zabieg psychologiczny, mamy większą gwarancję, że nasze pytanie nigdy nie pozostanie bez odpowiedzi, bo pytania od nas są wyjątkowe.

To nie jest tak, że pytamy o to samo miesiąc w miesiąc. Warto kontaktować się ze swoją księgową, nie tylko z pytaniami i pretensjami, tylko trzymać bieżący kontakt, żeby nie być osobą, która kojarzy się tylko z tymi negatywnymi wiadomościami, trudnymi pytaniami i problemami. Zwłaszcza na początku działalności, księgowy jest naszym jednym z pierwszych partnerów biznesowych, warto sobie tę współpracę ułożyć, poznać się bliżej, bo będziemy mieć więcej okazji do tego, żeby te dodatkowe informacje otrzymywać.

Warto też wiedzieć, że są urzędowe infolinie, na przykład podatkowa, czy ZUS, które mogą nam również na pewne pytania odpowiedzieć bez konieczności angażowania księgowych.

Powiedziałeś, że właściwie w każdej firmie zdarzają się jakieś błędy, niezamierzone, przypadkowe, wynikające z różnych czynników, które mogą się wkraść w te nasze księgi rachunkowe. Kto ponosi odpowiedzialność za takie błędy? Czy ponosi je biuro rachunkowe, bo to ono fizycznie zajmuje się tę czynnością, czy tę odpowiedzialność ponoszę ja, jako przedsiębiorca?

No właśnie warto pamiętać, że z perspektywy podatków to zawsze my jako przedsiębiorcy odpowiadamy za swoje podatki, niezależnie od tego przez kogo zostały wyliczone, to zawsze my musimy zapłacić swój podatek, nawet jeżeli przez błąd w księgach okaże się, że mamy go więcej do zapłaty, to po naszej stronie jest kwestia zapłaty odsetek karnych od tego podatku i możemy być również ukarani mandatem karno-skarbowym za pewne błędy. To jest ten aspekt stricte podatkowy. Potem mamy aspekty biznesowe i cywilno-prawne, do których przejdę na końcu. Natomiast z punktu widzenia biznesowego, księgowa odpowiada i powinna poczuwać się do odpowiedzialności za pewne błędy. Powinna w jakiś sposób część tych kosztów, jeżeli powstały z jej winy, wziąć na siebie.

Z perspektywy podatków to zawsze my jako przedsiębiorcy odpowiadamy za swoje podatki, niezależnie od tego przez kogo zostały wyliczone, to zawsze my musimy zapłacić swój podatek, możemy być również ukarani mandatem karno-skarbowym

Ja miałem taki przypadek u siebie w firmie, że księgowa rzeczywiście popełniła jakiś błąd – ja korzystam z zewnętrznego biura rachunkowego. Biuro popełniło, czy księgowa pracująca w tym biurze popełniła błąd, wyszło to po jakimś czasie, okazało się, że trzeba dopłacić odsetki i biuro wzięło je na siebie, bo błąd powstał z ich przyczyny.

I to jest moim zdaniem bardzo dobre zachowanie. Tak to powinno wyglądać i takie powinny być standardy. Nie powinien być podtrzymywany nimb nieomylności, którym otoczona jest księgowość – tutaj nikt się nie myli, tu są kwoty, nie da się zrobić błędu, jest jeden wynik, do którego wszyscy dojdą – nie do końca jest to prawda. Są trochę różne style w kwestii rozpoznawania kosztów, oczywiście przepisy są jedne, interpretacje w większości przypadków również są w miarę zbieżne, natomiast nie jest tak, że nasza branża jest pozbawiona, takiej typowej dla innych ludzi, omylności. Gdy pojawi się jakiś błąd, kluczowe nie jest to, że on się zdarzył, a w jaki sposób nasze biuro reaguje na taki błąd. Prawidłowa reakcja powinna polegać na tym, że biuro przyznaje się do tego błędu i w momencie, gdy koszty powstały z winy tego biura, bierze je na siebie.

Jako przedsiębiorcy powinniśmy jednak uważać, żeby nie dokładać się do takich błędów ze swojej strony, bo przekazywanie faktur na ostatnią chwilę jest proszeniem się o to, żeby deklaracja wyszła z opóźnieniem. Najczęściej, podpisując umowy z biurem rachunkowym mamy tam wskazany termin, w jakim musimy przekazywać dokumenty. Ten termin również jest takim punktem obrony dla biura rachunkowego, jeżeli ono nie ma tych dokumentów na przykład siódmego czy dwunastego, zależy, co mamy wpisane, to nie bierze odpowiedzialności za to, że deklaracja wyszła dwudziestego piątego, w przypadku deklaracji za podatek VAT. My jako przedsiębiorcy, powinniśmy dbać o to, żeby ze swojej strony być w porządku, po to żeby biuro w momencie popełnienia błędu nie miało tego argumentu, że odpowiedzialność jest również po drugiej stronie. Natomiast prawidłowa reakcja powinna polegać na tym, że biuro bierze na siebie odpowiedzialność. Jeżeli nie bierze – a błąd jest ewidentny – zostaje nam ta trzecia droga, czyli odpowiedzialność cywilnoprawna. Każde biuro, każda osoba świadcząca usługi księgowe, powinna posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnoprawnej i w tych skrajnych przypadkach mamy możliwość skorzystania z drogi sądowej, bądź polubownego rozstrzygnięcia tej sprawy.

W jakiej sytuacji, powinienem rozważyć zmianę biura rachunkowego? Jakie sygnały alarmowe powinny zapalać mi czerwoną lampkę: uciekaj, szukaj miejsca dla swojej księgowości gdzie indziej?

Uważam, że księgowego nie powinno się traktować inaczej niż pozostałych kontrahentów, więc podstawowa utrata zaufania powinna być głównym czynnikiem. Jeśli chodzi o sygnały alarmowe, to powiem o takich dwóch chorobach, które toczą branżę księgową, których objawy powinny skłaniać nas do tego, żeby zastanowić się, czy przypadkiem nie powinniśmy zmienić już biura rachunkowego. W typowym biurze rachunkowym każda księgowa ma dedykowane portfolio klientów, których obsługuje.

Księgowego nie powinno się traktować inaczej niż pozostałych kontrahentów, więc podstawowa utrata zaufania powinna być głównym czynnikiem zmiany biura rachunkowego

Osobiście nie za bardzo lubię ten model, gdzie jesteśmy skazani tylko na tę jedną osobę, ponieważ uniemożliwia to tej osobie chodzenie na urlop i na dłuższą metę jest to bardzo szkodliwe. Może się zdarzyć, że nasza księgowa ma większą liczbę przydzielonych klientów, niż jest w stanie obsłużyć. Na zewnątrz objawia się to tym, że komunikacja zanika, nie jesteśmy w stanie uzyskać odpowiedzi na pewne kwestie i mamy wrażenie że księgowa wiecznie działa w trybie gaszenia pożarów. To może być przejściowe lub trwałe.

Warto wprost zapytać, co jest przyczyną takiej sytuacji, bo jeżeli przyczyną jest właśnie to, że przekazuje część portfolio i wdraża nową koleżankę, to jest to odpowiedź, która wskazuje, że jest to problem przejściowy. Jeżeli nie mamy żadnej odpowiedzi, to rozważyłbym tu jakiś czynnik stały. W drugą stronę, czasami może być tak, że nasza księgowa radzi sobie wspaniale, ale nie ma zapewnionych dostatecznie dobrych warunków. Częstym przypadkiem w tych największych biurach rachunkowych działających w oparciu o księgowe współpracujące zdalnie, możemy wpaść w pułapkę, że księgowa zmienia nam się co 4 miesiące. Mamy trzecią, czwartą księgową odkąd współpracujemy z biurem i wskazuje to, że trochę jesteśmy klientem do przerzucania, lub nie trafiliśmy na osobę, która jest związana z tym biurem na stałe. Stąd ważne jest, aby ustalić na samym początku, kto jest do nas przydzielony i czy ta osoba wiąże się z firmą na dłużej, bo nam jako klientowi zależy na w miarę stałej współpracy, przynajmniej 3-4 letniej. Niektórzy uważają, że co trzy, cztery lata powinno się zmienić biuro rachunkowe. Ciężko mi się do tego jednoznacznie odnieść, natomiast na pewno negatywną sytuacją jest to, że nasza księgowa zmienia się co 3 miesiące.

A jeżeli dojdę do wniosku, że nie mam zaufania, są te sygnały ostrzegawcze, o których mówiłeś, to jaki moment na zmianę księgowego wybrać? Wiadomo, że są okresy w ciągu roku, gdzie na przykład moja firma ma więcej transakcji, jest bardziej zajęta, więc być może nie chciałbym sobie brać tego na głowę, ale pewnie są też takie, kiedy biura rachunkowe są bardziej obciążone, więc w jaki termin celować, kiedy taką zmianę najkorzystniej przeprowadzić?

Z perspektywy klienta i częściowo biura rachunkowego dobrym momentem jest przełom roku. Warto zamknąć swoje rozliczenia w jednym miejscu i zacząć w świeżym od nowego roku. Wtedy też nie ma wątpliwości co do tego, kto bierze odpowiedzialność za rozliczenie danego roku, natomiast z perspektywy biura rachunkowego to też jest korzystne, że nie musi wskakiwać w biegu, ale biura rachunkowe są zdecydowanie bardziej obciążone w pierwszej części roku od stycznia do kwietnia. Dla osób działających na pełnych księgach, takim newralgicznym okresem jest czerwiec, a nawet początek lipca, bo wtedy toczą się kwestie, dotyczące sprawozdań finansowych.

Druga połowa roku jest dobrym momentem na kontaktowanie się z biurami i zawczasu zapewnienie sobie współpracy i pomocy w tym przejściu, bo to nowe biuro rachunkowe, będzie tym, któremu trochę bardziej będzie zależało na tym, żeby dostać wszystko, czego potrzebuje. To ono najczęściej daje nam listę, kieruje nas, co musimy wyegzekwować z poprzedniego biura, nawet w jakiś sposób wspiera.

Ostatnio mam jednak wrażenie, że również między biurami zniknęła już taka atmosfera wiecznej rywalizacji, przekazanie ksiąg klienta w nowe ręce staje się czymś normalnym.

RODO też w tym pomogło, wprowadziło procedury, które sprzyjają takiemu przekazywaniu.

W kwestie RODO nie chciałbym wchodzić, nie jestem ekspertem, w tym zakresie korzystam z firm zewnętrznych.

Rozumiem, że nawet bez RODO to przekazywanie odbywało się w coraz bardziej cywilizowanych warunkach?

Tak. Mam coraz lepsze zdanie na temat urzędów skarbowych, tak samo jest z biurami rachunkowymi i kooperacji między nimi.

No to pokrzepiająca wiadomość. Przyszło mi do głowy takie zdanie, które kiedyś usłyszałem od studentki medycyny: „studenci medycyny są tak jak wszyscy inni studenci – imprezują, spóźniają się na zajęcia, ściągają na kolokwiach – więc nie można oczekiwać od lekarza, że każdy lekarz, to będzie człowiek, który jest genialny w swojej profesji”. Myślę, że tak samo jest w przypadku księgowych, jak i innych zawodów. Są księgowi lepsi i gorsi. Po pierwsze my jako przedsiębiorcy, klienci biur rachunkowych, powinniśmy rzeczywiście starannie wybierać partnerów, z którymi współpracujemy, bo do tego ta rola się sprowadza, a po drugie nie liczyć na to, że ten człowiek zrobi wszystko od a do z dobrze bez żadnego naszego udziału i warto chociaż w tym minimalnym stopniu interesować się, co tam się dzieje, no bo może dziać się różnie, i im szybciej się zorientujemy, tym lepiej. Czy możemy to podsumować w ten sposób?

Myślę, że tak. Warto wiedzieć, że księgowi są różni, zarówno młodsza, jak i starsza księgowa, może być dobrą księgową. Młodsza może nadrabiać zaangażowaniem, śledzeniem aktywnie zmian, starsza księgowa może nadrabiać doświadczeniem. Generalnie skupiłbym się na osobie, z którą współpracujemy, a nie na stereotypie, jak księgowi działają i jak są postrzegani, tylko na tym, jacy rzeczywiście są.

No to życzę ci, żeby wszyscy twoi klienci stwierdzali, że twoje biuro rachunkowe jest niestereotypowe, w dobrym tego słowa znaczeniu. Wielkie dzięki za rozmowę.

Dziękuję ci bardzo.

Zobacz wersję do czytania

Cześć Piotrze.

Cześć Marku.

Powiedz, co ostatnio czytałeś?

Ostatnio czytałem autobiografię Phila Knighta Sztuka zwycięstwa. Książka porwała mnie tym, że opowiada o ciężkich początkach bycia przedsiębiorcą, które u bohatera tej książki były wyjątkowo trudne. Nie czytam ostatnio wprawdzie dużo, dotarłem do tego etapu, gdy czytałem zbyt dużo książek i staram się skupić na tym, żeby z tych, które czytam, wyciągnąć coś dla siebie i skupić się na tym, żeby robić, a nie czytać. Za dużo osób spotykam, które są przesiąknięte taką ilością książek, że według mnie są aż przeładowane. To taka – mam wrażenie – biznesowa wersja prokrastynacji, kiedy czyta się zbyt dużo, żeby mieć czas na robienie. Ta książka jest świetna dla każdego, kto czuje się przeładowany ilością obowiązków związanych z prowadzeniem biznesu i działaniem w stanie ciągłej presji, ciągłego gaszenia pożarów, a jednocześnie konieczności rozwijania tego biznesu i bycia odpowiedzialnym za ludzi, których się zatrudnia. Tak więc polecam każdemu. Spodziewałem się, że powiem o autobiografii Raya Kroca, ale ta książka, którą skończyłem wczoraj porwała mnie na tyle, że nie mogę jej pominąć.

Jesteś kolejną osobą, która mówi mi o książce Phila Knighta, więc to jest dobry pomysł, żebym po nią sięgnął, może na urlopie. Skoro kolejna osoba ją poleca, to coś w tym musi być, że ona rzeczywiście jest dobra.

Tytuł jest mylący i wydaje się, że to takie coachingowe.

No właśnie, bo wydaje się, że ta Sztuka zwycięstwa, to będzie takie bardzo cukierkowe przedstawienie historii NIKE.

Tak, a jest odwrotnie. Właściwie kończy się fabularnie w momencie, kiedy de facto NIKE staje się już prężną spółką giełdową i tak naprawdę, od tego momentu nie jest to tak interesujące.

Zaprosiłem Cię dzisiaj, żeby porozmawiać o współpracy z biurem rachunkowym, współpracy z księgowym, dlatego że wiem, że księgowy dla przedsiębiorcy to często zło konieczne. Wiadomo, że musimy rozliczać się z podatku, musimy prowadzić księgowość, więc potrzebujemy kogoś, kto się na tym zna, kto będzie nadążał za zmianami przepisów, ale z drugiej strony chcielibyśmy mieć spokojną głowę i świadomość tego, że osoba, której powierzamy ten obszar w firmie, robi to dobrze. Najpierw chciałbym, abyśmy się zmierzyli z takim mitem, który często słyszę i który też niektórzy goście podcastu powtarzali. Jest taka opinia, wśród przynajmniej części przedsiębiorców, że księgowy to jest, de facto, urzędnik państwowy odpowiedzialny za odprowadzanie podatków, tyle tylko, że to ty mu płacisz, a nie Skarb Państwa. Z twojego punktu widzenia – czy to jest trafny opis?

Gdy słyszę ten opis, to budzi się we mnie taki wewnętrzny opór, bo jednak chcę widzieć księgowego jako coś więcej niż osobę do wyliczania podatków, chociaż od tego się zaczyna i księgowego wynajmujemy do tego, żeby dokonał za nas naliczenia podatków. Natomiast absolutnie nie widziałbym księgowego jako odpowiednika urzędnika państwowego, który w imieniu urzędów nas sztorcuje tymi podatkami. Bardziej widziałbym księgowego jako kogoś, kto w naszym imieniu wypełnia pewne obowiązki i w naszym imieniu kooperuje z urzędami skarbowymi.

Oczywiście księgowy może i powinien być czymś więcej niż tylko osobą do skalkulowania podatków. Na początku, gdy jesteśmy przed założeniem biznesu, powinniśmy udać się do księgowego w sprawie pomocy w kwestiach organizacyjnych. Księgowy jest takim naturalnym, pierwszym partnerem nowego biznesu i często niektórzy popełniają błąd, idąc do niego zbyt późno, gdyż przesadnie dużo czasu tracą na to, żeby czytać, co jest niezbędne do tego, żeby założyć firmę, zarejestrować, jaką formę opodatkowania wybrać, podczas gdy mogliby oszczędzić bardzo dużo cennego dla przedsiębiorców czasu, gdyby jednak poszli wcześniej.

Księgowy jest naturalnym, pierwszym partnerem nowego biznesu i niektórzy popełniają błąd, idąc do niego zbyt późno

W dalszym cyklu życia firmy księgowy może wspierać nas dodatkowo pewnym wsparciem biznesowym, ale przede wszystkim może tworzyć dla nas dodatkowe raporty, pomagać nam poradzić sobie z pojawiającymi się problemami z innymi urzędami. Księgowy to naturalna, pierwsza linia frontu, pierwsza osoba, do której idziemy aby zapytać, co zrobić z danym problemem. Im dalej w las, tym więcej powinno być tych firm, z którymi kooperujemy, ale na początku najczęściej jesteśmy my i księgowa. Tak to wygląda.

No tak i najczęściej jest to biuro rachunkowe, bo mały przedsiębiorca nie startuje z takiego pułapu, aby zatrudnić księgowego u siebie w firmie, na etacie. Zresztą, nawet duże firmy często korzystają z usług zewnętrznych biur rachunkowych, bo wiedzą, że to jest nie tylko jedna osoba, która za to odpowiada, ale sztab ludzi i oni mogą być wyspecjalizowani w różnych dziedzinach. Natomiast, chciałem się zapytać o ten początek działalności. Jeśli zdecyduję się na korzystanie z usług biura rachunkowego, no to pewne korzyści są dość oczywiste, bo mam kogoś, kto zdejmie mi ten ciężar z głowy, nie będę musiał się stresować terminami, bo ktoś mi o tym przypomni, nie będę musiał się stresować zmianami przepisów, bo ktoś będzie je śledził za mnie, nie muszę się stresować tym, że nie przygotuję, czy źle przygotuję jakiś formularz, bo mam kogoś, kto robi to fachowo, jest do tego przygotowany. A czy są jakieś minusy korzystania z biura rachunkowego? Czy są takie sytuacje, w których lepiej byłoby prowadzić księgowość firmy samemu?

Niewiele, ale kilka jestem w stanie wymienić. W pierwszej kolejności lepiej nie korzystać z usług księgowego, jeżeli samemu poważnie myśli się o tym, żeby działać w tej branży lub w jakiś sposób być z nią powiązany. Przykładowo, taki aspekt edukacyjny może być szczególnie istotny dla radców prawnych, którzy chcą wykorzystać to, że mają uprawnienia również do doradzania w zakresie doradztwa podatkowego. Wtedy powinni prowadzić księgi samodzielnie po to, by lepiej wyczuć z czym to się je. Również w przypadku niektórych programistów, którzy chcą budować aplikacje dla księgowości, powinni sami spróbować pewne rzeczy zaksięgować, żeby zobaczyć, jak to działa w praktyce. Gdy rozmawiam z programistami, mającymi pewne pomysły na rozwiązanie jakichś problemów z księgowością, bardzo często okazuje się, że rozwiązują problem, którego nie ma, który został już rozwiązany.

Drugim przypadkiem, gdzie ten aspekt edukacyjny nie jest tak istotny, kiedy rozważyłbym rezygnację z usług księgowego i samodzielne prowadzenie księgowości, są sytuacje, kiedy realna liczba obowiązków, która spada na przedsiębiorcę, jest bardzo niska. Przykładem takiej sytuacji byłoby rozliczanie się ryczałtowe, bez zgłoszenia się do VAT-u. Może się okazać, że wystawiając nawet dwie, trzy faktury, cały nasz obowiązek, dotyczący prowadzenia ksiąg, ograniczy się do tego, że wyliczamy ryczałt od trzech faktur. To zbyt mała liczba czynności, żeby powierzać to firmie zewnetrznej. W momencie, jeśli jesteśmy w stanie zrobić coś w 30 minut, to jeszcze wtedy skorzystałbym z opcji prowadzenia tego samodzielnie, czy chociażby z pomocą internetowych programów księgowych, gdzie można również skorzystać z dodatkowych konsultacji, gdy jest to konieczne.

Natomiast odradzałbym rezygnację z usług księgowego w dwóch przypadkach. Po pierwsze, niezależnie od tego, czy będziemy chcieli korzystać czy nie, skonsultował bym się z księgowym przed założeniem działalności, gdyż to może pozwolić nam uniknąć straty dużej ilości pieniędzy z biegiem lat po wyborze złej formy opodatkowania, którą oczywiście można zmieniać, ale warto wiedzieć, dlaczego wybiera się taką, a nie inną. Pierwszą pułapką jest samodzielne prowadzenie ksiąg, kiedy nie ma się już na to czasu – szkoda tracić na to czas, bo wyliczanie samodzielnie podatków, z bólem serca to przyznaję, ale nie wnosi realnej wartości do firmy. A drugą pułapką, jest pułapka na tych przedsiębiorców, którzy mają na samym początku za dużo wolnego czasu, przynajmniej im się wydaje, że: „tak, ja mam 2 dni w tygodniu wolne, mam dużo czasu, to sobie jeden dzień poświęcę na księgowość”, to jest straszna strata czasu, jeżeli ktoś nie działa w tej branży.

Pułapką jest samodzielne prowadzenie ksiąg, kiedy nie ma się na to czasu – szkoda tracić na to czas, bo samodzielnie wyliczanie podatków nie wnosi realnej wartości do firmy

Naprawdę, jest tyle rzeczy, które trzeba robić jako przedsiębiorca, że nikomu nie starcza czasu, więc księgowość jest pierwszą rzeczą, którą wyciąłbym i oddał na zewnątrz, również, gdybym zaczynał od początku sam. Sam rozważałem kiedyś oddanie własnej księgowości na zewnątrz, ale wizerunkowo to byłby pewnie strzał w kolano. Jednak jest to pewna strata czasu z punktu widzenia robienia biznesu jako takiego, przynajmniej w temacie wyliczenia podatków, bo to nie jedyny aspekt, jak mówiłem.

To by było ciekawe, gdyby rzeczywiście biura rachunkowe zlecały swoją księgowość na zewnątrz, ale poważnie rozważałeś coś takiego? Dlaczego?

Na pewnym etapie chciałem wiedzieć, jak działają inne biura rachunkowe, chciałem porównać standardy, oczywiście koniec końców, rozwiązałem to dużo prościej, mianowicie, zacząłem nawiązywać kontakty z innymi biurami rachunkowymi, w jakiś sposób kooperować, wymieniać się doświadczeniami, wzajemnie uczyć się od siebie pewnych standardów, usprawnień wewnętrznych, gdyż początkowo ciężko mi było znaleźć podobnie myślących księgowych, ale z czasem udało mi się jednak wyszukać osoby, które podobnie jak ja patrzą na biura rachunkowego i starają się prowadzić swoje biura w oparciu o standardy biznesowe z innych branż.

To jest bardzo ciekawa motywacja i przypomniałeś mi rozmowę z jednym z polskich producentów wózków, który zaczął importować wózki dziecięce z Chin i powiedział mi, że zrobił to głównie dlatego, żeby mieć możliwość wejścia do tamtejszych fabryk i zobaczenia, jak tam to się robi, żeby poszerzyć swoje perspektywy, zorientować się w różnych technologiach, sposobach organizacji produkcji, których normalnie nie mógłby podejrzeć jako człowiek z ulicy czy konkurencja, a ponieważ był dla nich klientem, zleceniodawcą, to miał taką możliwość. To rzeczywiście jest ciekawa motywacja. Wspomniałeś o tym, że księgowy może na początku doradzić na przykład formę prowadzenia działalności, która będzie bardziej korzystna. Myślę, że taką bardzo dużą zaletą w przypadku księgowych jest to, że oni mają przegląd różnych firm, często z różnych branż i poza całą prawno-księgową wiedzą, są w stanie wnieść pewne doświadczenie, które się z tym wiąże, bo po prostu znają praktykę działalności, a nie tylko tę stronę teoretyczną.

Trafiłeś akurat w temat niesamowicie mnie interesujący i fascynujący, bo rzeczywiście tak jest. Część księgowych z tego nie korzysta, natomiast jest to rewelacyjne źródło wiedzy, tak dla własnej percepcji, można zobaczyć, jak jakaś firma prezentuje się na zewnątrz, w jaki sposób prezentuje się od środka, co również pozwala wyciągnąć pewne wnioski dla siebie, ale też, jeżeli się nad tym zastanowić, również dać bardzo konkretny, punktowy feedback komuś, z kim się współpracuje, bo można dostrzec pewne schematy. Działam w otoczeniu coworkingowym, gdzie obserwuję przedsiębiorców na co dzień i widzę, jak pewne rzeczy pozytywnie wpływają na firmę, chociażby narzucenie sobie pewnego rygoru godzinowego, kiedy nie mamy tego szefa, nie ma nam kto powiedzieć, o której mamy przychodzić, o której mamy wychodzić, ale jednak patrząc na innych przedsiębiorców, widać, że ci, którzy starają się ten rygor zachowywać z czasem mają efekty, wyniki i to takie jednoznaczne, których nie da się zafałszować, liczby nie kłamią – jest takie powiedzenie. Dlatego warto na te swoje liczby patrzeć, bo często z nich wynika, kiedy pracowaliśmy rzetelnie, a kiedy nie.

Liczby nie kłamią – dlatego warto na te swoje liczby patrzeć, bo często z nich wynika, kiedy pracowaliśmy rzetelnie, a kiedy nie

To jest zwłaszcza problem freelancerów. Każdy freelancer, na przykład webmaster, gdy sprzedaje, to nie wykonuje, a gdy wykonuje, to nie ma czasu sprzedawać. Jeśli źle rozłoży akcenty, to może być tak, że w jednym miesiącu pracuje do nieprzytomności, a potem przez miesiąc nie ma nic do roboty. I jak spojrzy potem, z perspektywy czasu na te swoje kwoty, to widać, kiedy miał te akcenty dobrze rozłożone, a kiedy przesadzał w jedną, bądź w drugą stronę. To jest szalenie interesujące, gdy widzi się to w praktyce, ale oczywiście nie można z tego zrobić jakiegoś użytku, poza tym, że tę konkretną osobę, której to dotyczy, można w jakiś sposób wesprzeć czy pokierować.

Chcę Cię zapytać o to, jak wybrać biuro rachunkowe? Kiedy wybierałem pierwsze biuro rachunkowe, to sprawa była banalnie prosta, dlatego że wynająłem sobie biuro w centrum Wrocławia i zorientowałem się, że w tym samym budynku, piętro niżej, jest biuro rachunkowe, pomyślałem „genialnie, niebiosa mi ich zesłały”. Zszedłem piętro niżej, zapytałem, czy mogę się u nich rozliczać i powiedzieli, że nie ma żadnego problemu, zapraszają. To było też o tyle ważne, że to był rok 2004, wtedy wszystkie dokumenty dostarczało się w formie papierowej, więc ta bliskość, różnica jednego piętra, była rzeczywiście istotna. No ale mamy rok 2018, co nieco się zmieniło, więc gdybym dzisiaj miał wybierać albo gdyby ktoś z naszych słuchaczy miał wybierać biuro rachunkowe, to czym się kierować?

Ja bym postawił na rekomendację, na komunikację i na sposób działania. W pierwszej kolejności zorientowałbym się w najbliższym otoczeniu, kto z jakich biur korzysta, czyli zapytał innych przedsiębiorców z naszego otoczenia, z usług jakiego biura korzystają.

A z naszego otoczenia, to znaczy z tego samego miasta, czy z naszego otoczenia, czyli z naszej branży?

I tak, i tak. Mam na myśli ludzi, których dobrze znamy, którzy powiedzą nam uczciwie, jak im się współpracuje z taką osobą, to jest szalenie ważne i trzeba uważać. Każdy poleci swojego kontrahenta i mamy taką tendencję do polecania naszego księgowego, nawet jeśli nie do końca jesteśmy zadowoleni i tak samo jest z innymi kontrahentami, więc warto zrobić krok dalej i zapytać dokładnie, jak się współpracuje z tą osobą, w jaki sposób przekazuje się dokumenty, w jaki sposób się komunikujemy.

Ta komunikacja jest drugą najważniejszą rzeczą, na którą bym postawił, bo bardzo często słyszę taki zarzut, ktoś jest niezadowolony z usług swojego biura rachunkowego, bo nie odpowiada na maile. A potem rozmawiamy i okazuje się, że. pierwszy kontakt z biurem był telefoniczny, potem było spotkanie i wszystko było wspaniale, ale jak przyszło do przejścia na poziom komunikacji elektronicznej, mailowej, to był zgrzyt, bo biuro nie odpowiadało na maile w takim tempie, jakie byłoby zadowalające, bo księgowa była przyzwyczajona do dzwonienia. To jest coś, co absolutnie ustaliłbym na początku. Jeżeli chcemy, żeby księgowa dyktowała nam podatki przez telefon, to ustalmy to zawczasu, jeżeli chcemy komunikować się mailowo, to od początku pytajmy biuro rachunkowe o różne rzeczy mailowo. Komunikujmy się mailowo już na etapie pytania o cenę. Jeżeli chcemy, żeby księgowy dołączył do naszego zespołu na Slacku, to również ustalmy to wcześniej, bo potem może się okazać, że to biuro nie działa w ten sposób, nie świadczy tego typu usługi, a część biur już działa w ten sposób, więc jak najbardziej można z tego korzystać.

Trzecim aspektem jest osoba właściciela biura i osoba dedykowanej księgowej, jeśli mamy taką do nas skierowaną. Często ludzie dziwią się, że na temat dużych ogólnopolskich biur rachunkowych są różne opinie, a wynika to z bardzo prostej rzeczy: to, czy jesteśmy zadowoleni z tego biura czy nie, wynika bezpośrednio z działań osób, które z nami współpracują. Jedna osoba może mieć dobre doświadczenia z danym biurem rachunkowym na Mokotowie, a druga może mieć złe doświadczenia z oddziałem tego biura na Pradze. Jeżeli pytamy kogoś o dane biuro, to pytajmy, kto go obsługiwał, z kim rozmawiał, w jaki sposób ta osoba kooperowała i gdzie w tym będzie właściciel. Jeżeli mówimy o współpracy z dużym biurem rachunkowym, to kluczem do naszego zadowolenia będzie dedykowana nam księgowa. I tu przychodzi pytanie o jej doświadczenie. Czy mamy do czynienia z doświadczoną księgową, która ma dużo wiedzy i, tutaj musimy być dodatkowo czujni, czy na pewno ma dostateczną motywację, czy mamy młodą księgową, która jest zmotywowana, ale musimy bardziej uważać, czy aspekt wiedzy jej nie umyka. Natomiast w małym biurze rachunkowym, charakter biura jest nadawany przez osobę właściciela i o nim możemy dowiedzieć się dużo więcej, bo to ta osoba będzie brała odpowiedzialność za nasze rozliczenia i będzie z nami rozmawiała. I na tych aspektach bym się skupił, gdybym miał dla siebie wybrać biuro rachunkowe.

Dopytam jeszcze o tę komunikację, bo powiedziałeś: telefon, mail, Slack. Jaka forma komunikacji jest najlepsza? Ja korzystam najczęściej z maila, bo wydaje mi się, że jeżeli ta wiadomość zostaje w jakiejś trwałej formie, to zawsze mogę do niej wrócić, czy się do niej odwołać, jeżeli coś jest nie tak, mamy dokumentację naszej komunikacji. Z tego powodu telefon, z mojego punktu widzenia, nie jest najlepszy. Można go użyć szybko, o coś zapytać, jeżeli potrzebuję odpowiedzi natychmiast, ale generalnie preferuję maila. Czy masz jakieś wskazówki w tej dziedzinie?

Tak. Nie powinniśmy kluczowych informacji, takich, które chcemy, aby nie uciekły lub chcemy udokumentować, że zostały przekazane, przekazywać drogą telefoniczną. Nie powinniśmy dzwonić do księgowej z informacją w jakiejś kluczowej kwestii, a jeżeli tak robimy, to potwierdzać to mailowo. W drugą stronę jest pułapka, że nasz mail nie zostanie odczytany, więc jeżeli przekazujemy jakąś istotną sprawę, to potwierdźmy, że zostało to odczytane. Może nie róbmy tego w 30 sekund po wysłaniu maila, w moim odczuciu to bardzo irytujący zwyczaj, jeżeli ktoś wysyła maila, a po 15 sekundach dzwoni powiedzieć, że wysłał maila. Natomiast warto dzień lub dwa później potwierdzić, że ta wiadomość została otrzymana, najlepiej też od razu w mailu poprosić o krótkie potwierdzenie otrzymania.

Niektóre biura rachunkowe są prowadzone przez doradców podatkowych. Jaka jest różnica między księgowym a doradcą podatkowym?

Nie chciałbym się skupiać na samej różnicy, jednak warto pamiętać, że doradca podatkowy, powinien być w pewnych aspektach kimś takim jak lekarz. Kluczowe choroby firmy lub kluczowe zdarzenia w historii firmy powinny zostać skonsultowane z doradcą podatkowym, tak jak pewne rzeczy chcemy konsultować z prawnikiem, doradcą albo adwokatem. Jest to profesja, która skupia się – przynajmniej co do zasady – głównie na tym, żeby doradzić w skomplikowanych kwestiach podatkowych, warto z tego skorzystać, zwłaszcza, gdy na szali są bardzo skomplikowane transakcje, przyjmujemy nowego inwestora do firmy, chcemy zainwestować dużo środków w nieruchomość, tutaj skorzystałbym z usług doradcy podatkowego.

Z usług doradcy podatkowego warto skorzystać w skomplikowanych kwestiach podatkowych, zwłaszcza gdy na szali są bardzo skomplikowane transakcje, przyjmujemy nowego inwestora do firmy, chcemy zainwestować dużo środków w nieruchomość

Wystrzegałbym się natomiast korzystania z usług doradztwa podatkowego świadczonych przez adwokatów i radców, którzy nie mają doświadczenia w tej dziedzinie. Zwykły księgowy nie może formalnie świadczyć usług doradztwa podatkowego. Adwokaci i radcy mogą. Natomiast niektórzy z nich, popełniają błąd świadczenia usług doradztwa podatkowego bez dostatecznego doświadczenia i zorientowania się w tej dziedzinie, więc to może być pułapka. Dlatego w kwestiach stricte podatkowych, kierowałbym się do doradcy podatkowego.

Porównywałeś księgowego do lekarza, czy do prawnika. Lekarze, prawnicy mają specjalizacje, czym innym zajmuje się dermatolog, czym innym stomatolog, a jeszcze czym innym ortopeda. Czy księgowi też mają swoje specjalizacje?

Różnie z tym bywa. Niektórzy już mają, ale tak patrząc ogólnie na branżę, to nie jest najlepiej w tym względzie. Za dużo biur stara się być od wszystkiego, niektóre wprowadzają jakąś wewnętrzną specjalizację, co jest w pewnym sensie korzystne. Z perspektywy klienta, dobrze korzystać z wyspecjalizowanego biura, bo to trochę zawęża zakres problemów, z jakimi spotyka się dany księgowy, pozwala lepiej zorientować się, pogłębiać wiedzę w tej konkretnej dziedzinie. Zakres wiedzy, która jest wymagana do tego, żeby płynnie poruszać się w świecie księgowości jest ogromny, bo dochodzi do tego prawo pracy, potem kadry, Kodeks Spółek Handlowych, podstawy prawa cywilnego. Tak naprawdę, księgowa musi być trochę prawnikiem, trochę kadrową, trochę doradcą podatkowym – wszystkim po trochu.

Księgowa musi być trochę prawnikiem, trochę kadrową, trochę doradcą podatkowym

Ja mam taką unikalną perspektywę, że pracowałem w kancelarii prawnej, w spółkach doradztwa podatkowego i teraz prowadzę biuro rachunkowe – wydaje mi się niemożliwością, byciem ekspertem w każdej z tych dziedzin, więc pewna specjalizacja, czy to sektorowa, czy według jakiejś dziedziny jest konieczna. Topowi doradcy podatkowi wybierają sobie często tylko jeden podatek, w którym się specjalizują albo tylko jeden wybrany aspekt podatków. Nie wyobrażam sobie robienia z doskoku dokumentacji cen transferowych, w tej jednej dziedzinie wymagana jest głęboka specjalizacja, żeby nadążać za zmianami i głębią tej dziedziny.

Jasne. Od czego zależą ceny usług księgowych? Jasne, że jeśli mam spółkę, która ma pełną księgowość, to jest więcej pracy, wiadomo, że jeśli jestem vatowcem, to te ceny rosną, ale czy są jakieś widełki, powiedzmy dla indywidualnej działalności gospodarczej – książka przychodów i rozchodów, nie mam pracowników, 250 tysięcy przychodu rocznie, jestem vatowcem – to jaka cena jest alarmująco niska, a jaka jest cena zdecydowanie wygórowana?

Cena usług księgowych w pierwszej kolejności zależy od formy prawnej, w jakiej działamy. W tym przypadku byłaby to akurat jednoosobowa działalność gospodarcza, gdyż spółka prawa handlowego, musiałaby już prowadzić pełne księgi. Natomiast większość biur rachunkowych stawia na ilość dokumentów, jako pewien wyznacznik wielkości danego podmiotu.

Od razu się zapytam, bo rzeczywiście widziałem takie pytanie o liczbę dokumentów, zadawane przez księgowych przy wycenie. Czy ważniejsza – z punktu widzenia pracochłonności księgowego – jest liczba dokumentów kosztowych, czy liczba dokumentów, które ja wystawiam, liczba dokumentów sprzedażowych?

Ważniejsza jest liczba dokumentów kosztowych, gdyż każdy jest trochę inny. W zakresie dokumentów sprzedażowych mamy bardzo dużo możliwości automatyzacji księgowań, chociażby wszystkie są wystawiane z jednego programu, można wczytać je w formie zestawienia i importować do programu księgowego. Natomiast jeśli chodzi o dokumenty kosztowe, to tutaj sytuacja wymaga jednak więcej zaangażowania po stronie księgowego.

Czyli jednym z głównych elementów jest liczba dokumentów kosztowych. Co jeszcze przy tej wycenie jest brane pod uwagę?

Trochę staram się odejść od tego systemu, per dokument, bo tworzy on trochę mylne wrażenie, że księgowy jest tylko od tego, żeby przeklepać dokument z papieru do systemu, to jest moim zdaniem takie podejście do księgowości, które powoli będzie zanikało. Natomiast skupiam się na czasie, który jest konieczny do obsłużenia danego klienta, uwzględniając przy tym nie tylko czas poświęcony na to, żeby zaksięgować, ale również na pewną komunikację. Natomiast to jest często pomijane, przez co czasami księgowa znajduje się w takim punkcie bez wyjścia, nie ma czasu odpisywać na maile, bo jej praca została zaplanowana według ilości dokumentów, które ma wprowadzić i to jest pewna pułapka, z której ciężko uciec.

Żeby wrócić do tego podstawowego pytania, dla takiej samodzielnej działalności gospodarczej, która już działa trochę na rynku, powiedziałbym, że cena poniżej 200 zł netto jest alarmująco niska, przynajmniej dla mniejszych biur rachunkowych. Możliwe, że większe biura są w stanie sobie zautomatyzować pewne procesy, natomiast nie do końca przesadzałbym z optymalizacją na cenach księgowości. Przy czym tu też jest pułapka: to, że zapłacimy więcej, nie oznacza, że będziemy lepiej obsłużeni, bo patrząc od środka, niestety nie ma jeszcze tej korelacji. Cała branża boryka się z tym, że ceny usług księgowych są zbyt niskie, jak na merytoryczne wymagania, do świadczenia tych usług.

No tak, zwłaszcza, że, pierwsza sprawa: polskie prawo jest skomplikowane, druga sprawa: interpretacje tego prawa są tak różnorodne, że rzeczywiście w nieskończoność można szukać drugiego, trzeciego, piątego i siedemnastego dna w każdej transakcji. Powiedziałeś coś takiego, że nie zawsze w parze z wyższą ceną idzie wyższa jakość. Czy jestem w stanie tę jakość, jako klient ocenić? Jestem przedsiębiorcą, nie znam się na księgowości, chcę, żeby zrobił to fachowiec, ale z drugiej strony chcę mieć możliwość, żeby tego fachowca w jakiś sposób sprawdzić, zweryfikować, czy on robi to rzetelnie, starannie, czy on nie wyrzuca i nie gubi jakichś faktur kosztowych, które ja mu dostarczam. Jak ja to mogę zrobić? Czy są w ogóle takie instrumenty, które to umożliwiają?

Tak. Często są to bardzo proste rzeczy, ja to stopniuję, wskazując, co można konkretnie robić, żeby zwiększyć szanse, że nasze księgi są prowadzone rzetelnie. Pierwszą rzeczą, do której bym przywiązywał uwagę – taka bardzo prozaiczna porada – pilnowałbym, żeby otrzymywać od księgowości dokumenty i wydruki z naszego systemu, nie tylko kwoty wyliczonych podatków, ale również wydruki typu książka przychodów i rozchodów, rejestr vatowski, tak żeby otrzymać to, co biuro rachunkowe dla nas wykonuje. Sam fakt wykonania determinuje to, że to już zostało wykonane.

Drugą rzeczą, którą bym robił, gdy mamy ciut więcej czasu – bo ta pierwsza wymaga przypomnienia się najwyżej, gdy dostaliśmy samą kwotę podatków – to zabrzmi może śmiesznie, ale jest to otwieranie tych dokumentów, przejrzenie, co w nich się znajduje. Pewnym takim podstawowym rytuałem, który robiłbym co miesiąc, jest sprawdzenie, jakie miałem przychody, jakie miałem koszty, ile było sprzedaży opodatkowanej, ile VAT-u odliczyłem, żeby zobaczyć sobie te kwoty, żeby wiedzieć, gdzie się jest. Czasami może nam się zapalić jakaś lampka alarmowa, że z jakiegoś powodu te kwoty są dziwne, więc polecałbym wykonywanie tej czynności.

Trzecią rzeczą, jest przyjrzenie się liczbie pozycji i tego, co one zawierają. One wprost wynikają z tych dokumentów, które przekazaliśmy, więc warto porównać sobie, przynajmniej orientacyjnie, ilość dokumentów przekazanych do księgowości i ilość pozycji, które znalazły się w naszych księgach i co z tego wynika. Może się okazać, że nie wszystko, na co wzięliśmy fakturę, jest kosztem podatkowym, pewne rzeczy mogły zostać nieujęte i tu właśnie pytanie: czy zostały nieujęte, bo taka była decyzja księgowej, czy gdzieś te dokumenty zaginęły. Może się okazać, że wysyłając dokumenty do księgowości, pominąłeś 10 dokumentów, bo nie zaznaczyłeś wszystkich i okazało się, że nie wysłałeś całości albo jeśli przekazujesz dokumenty papierowo, gdzieś ci spadły, czy poszły nie do tej szufladki, co trzeba i nie zostały przekazane. Dlatego warto czytać to, co się otrzymuje.

Jeżeli coś nam się nie zgadza, coś jest niejasne, warto dopytać. Takie czytanie, dopytywanie, nawet nie musi służyć temu, żebyśmy odkryli nie wiadomo co, ale daje naszemu księgowemu taki sygnał: ja czytam, patrzę na ciebie, mi zależy, a nam jako przedsiębiorcom powinno zależeć bardziej. Nawet jeśli przekazujemy pewien zakres usług, dotyczący naszej firmy, to jest ciągle nasza firma, to są nasze pieniądze, nasze podatki, nie tej księgowej. Musimy więc wykazywać tym choćby śladowe zainteresowanie i pokazywać to, że się interesujemy.

Kolejnym etapem, kiedy stwierdzamy, że z tej rozmowy nic nie wynikło albo wynikło dla nas za mało i mamy podejrzenie, że coś może być nie tak, jest skorzystanie z jakiejś zewnętrznej, najpierw konsultacji, a potem usług. Rozumiem przez to, że warto przysiąść z kimś bardziej doświadczonym albo zapytać innego księgowego, czy wszystko jest ok, czy to tak powinno być.

Ostatnim stadium jest zlecenie komuś takiej wewnętrznej kontroli, czy przeglądu jakiegoś okresu, jest to też typowa usługa doradców podatkowych, taki przegląd podatkowy, w czasie którego wchodzą do firmy, przeglądają jakiś miesiąc, dwa, trzy, sprawdzają, czy nie ma ryzyk podatkowych, z którymi może zmagać się firma, że coś może w przyszłości zostać zakwestionowane przez Urząd Skarbowy i spowodować dodatkowe zobowiązania po stronie podmiotu. Przy czym w małych, jednoosobowych działalnościach, wydawałoby mi się to przesadą, żeby zlecać na zewnątrz jakąś dodatkową kontrolę. Często przegadanie pewnych rzeczy ze swoją księgową i ewentualnie z kimś, kto ma doświadczenie w tym zakresie, wystarcza, żeby wykryć pewne rzeczy, bo nawet jeśli jakiś błąd się zdarzy, to kluczowe jest to, jak ktoś na niego zareaguje, a nie, że on wystąpił, wbrew pozorom. Wbrew temu co się sądzi, drobne omyłki księgowe zdarzają się u każdego i nie rodzą takich konsekwencji, jakimi się czasami straszy przedsiębiorców. Dużo częściej obserwuję, że młodzi, jednoosobowi przedsiębiorcy „zajeżdżają się” sami, zanim podatki wejdą w czynnik, bo odpuszczają już na początku, poddają się zbyt wcześnie.

Nawiązując do tego kontrolowania księgowego. Ja bardzo lubię, jeśli moja księgowa zauważa, że ja czegoś nie dopatrzyłem. Są koszty, które powtarzają się co miesiąc, co miesiąc płacimy za internet albo za pakiet „Google dla Firm” i zdarzyło mi się już nie raz, że moja księgowa mówiła: „Panie Marku, a gdzie jest dokument, faktura z Google za poprzedni miesiąc, bo nie ma”. Super jest, jeśli masz świadomość, że ta druga osoba faktycznie myśli, ma jakiś system wewnętrznej kontroli, który pokazuje, że ten koszt pojawia się co miesiąc, a tu nagle zabrakło. Także to jest myślę coś bardzo cennego. Mówiliśmy trochę o tej komunikacji…

A mogę tu słówko dodać?

Jasne, oczywiście.

Mam fajną poradę, którą często dzielę się z klientami. W zakresie tych stałych kosztów, warto zrobić taką listę kosztów, które pojawiają się u nas co miesiąc i zerkać na nią, zanim wyślemy dokumenty, ale udostępnić tę listę również księgowej, tak na własny użytek albo poprosić księgową o przygotowanie takiej listy rzeczy, które się co miesiąc powtarzają, żebyśmy wspólnie mogli sprawdzać, czy na pewno to jest przesłane, co obu stronom ułatwia współpracę.

W zakresie stałych kosztów, warto zrobić taką listę kosztów, które pojawiają się u nas co miesiąc i zerkać na nią, zanim wyślemy dokumenty, ale również udostępnić tę listę księgowej, co obu stronom ułatwi współpracę

Jasne. Mówiliśmy trochę o komunikacji, o tym, że dobra jest ta forma pisemna, bo zostaje jakiś ślad. Chciałem cię jeszcze zapytać o takie dobre standardy komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, tak, żeby z jednej strony ten przedsiębiorca nie zamęczał księgowego non stop swoimi pytaniami, wątpliwościami, czy uwagami, a z drugiej strony, żeby ta komunikacja była płynna, żeby obie strony nadawały na tych samych falach. Czy są jakieś procedury, które pomagają tę komunikację usprawnić? Może procedury, może narzędzia? Ta lista stałych kosztów, o której powiedziałeś, to jest jeden z elementów takiego zestawu dobrych praktyk, bo w tym momencie jedni i drudzy wiedzą, że takie i takie koszty pojawiają się regularnie co miesiąc, jeżeli czegoś brakuje, od razu widzimy, że mamy nieodhaczony element na liście. Jeśli masz więcej takich wskazówek, to bardzo proszę.

Akurat to była moja najlepsza. Natomiast chciałbym odnieść się do tego, co mówiłeś o kwestii zamęczania. Warto znać pewien umiar, gdyż niestety jest taki syndrom po drugiej stronie, że jeżeli zadajemy sto pytań, to potem te nasze pytania, mogą pozostać bez odpowiedzi. Warto pytać o konkretne rzeczy i pewne rzeczy można z łatwością samemu sprawdzić. Skupiłbym się na zadawaniu pytań, z których rzeczywiście coś wynika, które są związane z naszą działalnością, wtedy stosujemy taki zabieg psychologiczny, mamy większą gwarancję, że nasze pytanie nigdy nie pozostanie bez odpowiedzi, bo pytania od nas są wyjątkowe.

To nie jest tak, że pytamy o to samo miesiąc w miesiąc. Warto kontaktować się ze swoją księgową, nie tylko z pytaniami i pretensjami, tylko trzymać bieżący kontakt, żeby nie być osobą, która kojarzy się tylko z tymi negatywnymi wiadomościami, trudnymi pytaniami i problemami. Zwłaszcza na początku działalności, księgowy jest naszym jednym z pierwszych partnerów biznesowych, warto sobie tę współpracę ułożyć, poznać się bliżej, bo będziemy mieć więcej okazji do tego, żeby te dodatkowe informacje otrzymywać.

Warto też wiedzieć, że są urzędowe infolinie, na przykład podatkowa, czy ZUS, które mogą nam również na pewne pytania odpowiedzieć bez konieczności angażowania księgowych.

Powiedziałeś, że właściwie w każdej firmie zdarzają się jakieś błędy, niezamierzone, przypadkowe, wynikające z różnych czynników, które mogą się wkraść w te nasze księgi rachunkowe. Kto ponosi odpowiedzialność za takie błędy? Czy ponosi je biuro rachunkowe, bo to ono fizycznie zajmuje się tę czynnością, czy tę odpowiedzialność ponoszę ja, jako przedsiębiorca?

No właśnie warto pamiętać, że z perspektywy podatków to zawsze my jako przedsiębiorcy odpowiadamy za swoje podatki, niezależnie od tego przez kogo zostały wyliczone, to zawsze my musimy zapłacić swój podatek, nawet jeżeli przez błąd w księgach okaże się, że mamy go więcej do zapłaty, to po naszej stronie jest kwestia zapłaty odsetek karnych od tego podatku i możemy być również ukarani mandatem karno-skarbowym za pewne błędy. To jest ten aspekt stricte podatkowy. Potem mamy aspekty biznesowe i cywilno-prawne, do których przejdę na końcu. Natomiast z punktu widzenia biznesowego, księgowa odpowiada i powinna poczuwać się do odpowiedzialności za pewne błędy. Powinna w jakiś sposób część tych kosztów, jeżeli powstały z jej winy, wziąć na siebie.

Z perspektywy podatków to zawsze my jako przedsiębiorcy odpowiadamy za swoje podatki, niezależnie od tego przez kogo zostały wyliczone, to zawsze my musimy zapłacić swój podatek, możemy być również ukarani mandatem karno-skarbowym

Ja miałem taki przypadek u siebie w firmie, że księgowa rzeczywiście popełniła jakiś błąd – ja korzystam z zewnętrznego biura rachunkowego. Biuro popełniło, czy księgowa pracująca w tym biurze popełniła błąd, wyszło to po jakimś czasie, okazało się, że trzeba dopłacić odsetki i biuro wzięło je na siebie, bo błąd powstał z ich przyczyny.

I to jest moim zdaniem bardzo dobre zachowanie. Tak to powinno wyglądać i takie powinny być standardy. Nie powinien być podtrzymywany nimb nieomylności, którym otoczona jest księgowość – tutaj nikt się nie myli, tu są kwoty, nie da się zrobić błędu, jest jeden wynik, do którego wszyscy dojdą – nie do końca jest to prawda. Są trochę różne style w kwestii rozpoznawania kosztów, oczywiście przepisy są jedne, interpretacje w większości przypadków również są w miarę zbieżne, natomiast nie jest tak, że nasza branża jest pozbawiona, takiej typowej dla innych ludzi, omylności. Gdy pojawi się jakiś błąd, kluczowe nie jest to, że on się zdarzył, a w jaki sposób nasze biuro reaguje na taki błąd. Prawidłowa reakcja powinna polegać na tym, że biuro przyznaje się do tego błędu i w momencie, gdy koszty powstały z winy tego biura, bierze je na siebie.

Jako przedsiębiorcy powinniśmy jednak uważać, żeby nie dokładać się do takich błędów ze swojej strony, bo przekazywanie faktur na ostatnią chwilę jest proszeniem się o to, żeby deklaracja wyszła z opóźnieniem. Najczęściej, podpisując umowy z biurem rachunkowym mamy tam wskazany termin, w jakim musimy przekazywać dokumenty. Ten termin również jest takim punktem obrony dla biura rachunkowego, jeżeli ono nie ma tych dokumentów na przykład siódmego czy dwunastego, zależy, co mamy wpisane, to nie bierze odpowiedzialności za to, że deklaracja wyszła dwudziestego piątego, w przypadku deklaracji za podatek VAT. My jako przedsiębiorcy, powinniśmy dbać o to, żeby ze swojej strony być w porządku, po to żeby biuro w momencie popełnienia błędu nie miało tego argumentu, że odpowiedzialność jest również po drugiej stronie. Natomiast prawidłowa reakcja powinna polegać na tym, że biuro bierze na siebie odpowiedzialność. Jeżeli nie bierze – a błąd jest ewidentny – zostaje nam ta trzecia droga, czyli odpowiedzialność cywilnoprawna. Każde biuro, każda osoba świadcząca usługi księgowe, powinna posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnoprawnej i w tych skrajnych przypadkach mamy możliwość skorzystania z drogi sądowej, bądź polubownego rozstrzygnięcia tej sprawy.

W jakiej sytuacji, powinienem rozważyć zmianę biura rachunkowego? Jakie sygnały alarmowe powinny zapalać mi czerwoną lampkę: uciekaj, szukaj miejsca dla swojej księgowości gdzie indziej?

Uważam, że księgowego nie powinno się traktować inaczej niż pozostałych kontrahentów, więc podstawowa utrata zaufania powinna być głównym czynnikiem. Jeśli chodzi o sygnały alarmowe, to powiem o takich dwóch chorobach, które toczą branżę księgową, których objawy powinny skłaniać nas do tego, żeby zastanowić się, czy przypadkiem nie powinniśmy zmienić już biura rachunkowego. W typowym biurze rachunkowym każda księgowa ma dedykowane portfolio klientów, których obsługuje.

Księgowego nie powinno się traktować inaczej niż pozostałych kontrahentów, więc podstawowa utrata zaufania powinna być głównym czynnikiem zmiany biura rachunkowego

Osobiście nie za bardzo lubię ten model, gdzie jesteśmy skazani tylko na tę jedną osobę, ponieważ uniemożliwia to tej osobie chodzenie na urlop i na dłuższą metę jest to bardzo szkodliwe. Może się zdarzyć, że nasza księgowa ma większą liczbę przydzielonych klientów, niż jest w stanie obsłużyć. Na zewnątrz objawia się to tym, że komunikacja zanika, nie jesteśmy w stanie uzyskać odpowiedzi na pewne kwestie i mamy wrażenie że księgowa wiecznie działa w trybie gaszenia pożarów. To może być przejściowe lub trwałe.

Warto wprost zapytać, co jest przyczyną takiej sytuacji, bo jeżeli przyczyną jest właśnie to, że przekazuje część portfolio i wdraża nową koleżankę, to jest to odpowiedź, która wskazuje, że jest to problem przejściowy. Jeżeli nie mamy żadnej odpowiedzi, to rozważyłbym tu jakiś czynnik stały. W drugą stronę, czasami może być tak, że nasza księgowa radzi sobie wspaniale, ale nie ma zapewnionych dostatecznie dobrych warunków. Częstym przypadkiem w tych największych biurach rachunkowych działających w oparciu o księgowe współpracujące zdalnie, możemy wpaść w pułapkę, że księgowa zmienia nam się co 4 miesiące. Mamy trzecią, czwartą księgową odkąd współpracujemy z biurem i wskazuje to, że trochę jesteśmy klientem do przerzucania, lub nie trafiliśmy na osobę, która jest związana z tym biurem na stałe. Stąd ważne jest, aby ustalić na samym początku, kto jest do nas przydzielony i czy ta osoba wiąże się z firmą na dłużej, bo nam jako klientowi zależy na w miarę stałej współpracy, przynajmniej 3-4 letniej. Niektórzy uważają, że co trzy, cztery lata powinno się zmienić biuro rachunkowe. Ciężko mi się do tego jednoznacznie odnieść, natomiast na pewno negatywną sytuacją jest to, że nasza księgowa zmienia się co 3 miesiące.

A jeżeli dojdę do wniosku, że nie mam zaufania, są te sygnały ostrzegawcze, o których mówiłeś, to jaki moment na zmianę księgowego wybrać? Wiadomo, że są okresy w ciągu roku, gdzie na przykład moja firma ma więcej transakcji, jest bardziej zajęta, więc być może nie chciałbym sobie brać tego na głowę, ale pewnie są też takie, kiedy biura rachunkowe są bardziej obciążone, więc w jaki termin celować, kiedy taką zmianę najkorzystniej przeprowadzić?

Z perspektywy klienta i częściowo biura rachunkowego dobrym momentem jest przełom roku. Warto zamknąć swoje rozliczenia w jednym miejscu i zacząć w świeżym od nowego roku. Wtedy też nie ma wątpliwości co do tego, kto bierze odpowiedzialność za rozliczenie danego roku, natomiast z perspektywy biura rachunkowego to też jest korzystne, że nie musi wskakiwać w biegu, ale biura rachunkowe są zdecydowanie bardziej obciążone w pierwszej części roku od stycznia do kwietnia. Dla osób działających na pełnych księgach, takim newralgicznym okresem jest czerwiec, a nawet początek lipca, bo wtedy toczą się kwestie, dotyczące sprawozdań finansowych.

Druga połowa roku jest dobrym momentem na kontaktowanie się z biurami i zawczasu zapewnienie sobie współpracy i pomocy w tym przejściu, bo to nowe biuro rachunkowe, będzie tym, któremu trochę bardziej będzie zależało na tym, żeby dostać wszystko, czego potrzebuje. To ono najczęściej daje nam listę, kieruje nas, co musimy wyegzekwować z poprzedniego biura, nawet w jakiś sposób wspiera.

Ostatnio mam jednak wrażenie, że również między biurami zniknęła już taka atmosfera wiecznej rywalizacji, przekazanie ksiąg klienta w nowe ręce staje się czymś normalnym.

RODO też w tym pomogło, wprowadziło procedury, które sprzyjają takiemu przekazywaniu.

W kwestie RODO nie chciałbym wchodzić, nie jestem ekspertem, w tym zakresie korzystam z firm zewnętrznych.

Rozumiem, że nawet bez RODO to przekazywanie odbywało się w coraz bardziej cywilizowanych warunkach?

Tak. Mam coraz lepsze zdanie na temat urzędów skarbowych, tak samo jest z biurami rachunkowymi i kooperacji między nimi.

No to pokrzepiająca wiadomość. Przyszło mi do głowy takie zdanie, które kiedyś usłyszałem od studentki medycyny: „studenci medycyny są tak jak wszyscy inni studenci – imprezują, spóźniają się na zajęcia, ściągają na kolokwiach – więc nie można oczekiwać od lekarza, że każdy lekarz, to będzie człowiek, który jest genialny w swojej profesji”. Myślę, że tak samo jest w przypadku księgowych, jak i innych zawodów. Są księgowi lepsi i gorsi. Po pierwsze my jako przedsiębiorcy, klienci biur rachunkowych, powinniśmy rzeczywiście starannie wybierać partnerów, z którymi współpracujemy, bo do tego ta rola się sprowadza, a po drugie nie liczyć na to, że ten człowiek zrobi wszystko od a do z dobrze bez żadnego naszego udziału i warto chociaż w tym minimalnym stopniu interesować się, co tam się dzieje, no bo może dziać się różnie, i im szybciej się zorientujemy, tym lepiej. Czy możemy to podsumować w ten sposób?

Myślę, że tak. Warto wiedzieć, że księgowi są różni, zarówno młodsza, jak i starsza księgowa, może być dobrą księgową. Młodsza może nadrabiać zaangażowaniem, śledzeniem aktywnie zmian, starsza księgowa może nadrabiać doświadczeniem. Generalnie skupiłbym się na osobie, z którą współpracujemy, a nie na stereotypie, jak księgowi działają i jak są postrzegani, tylko na tym, jacy rzeczywiście są.

No to życzę ci, żeby wszyscy twoi klienci stwierdzali, że twoje biuro rachunkowe jest niestereotypowe, w dobrym tego słowa znaczeniu. Wielkie dzięki za rozmowę.

Dziękuję ci bardzo.