Outsourcing czy zatrudnianie pracowników? Plusy i minusy zlecania pracy firmom zewnętrznym

19 listopada 2018

Określenie „jednoosobowa firma” jest trochę mylące. Tak naprawdę mało który przedsiębiorca zajmuje się samodzielnie wszystkim od A do Z.

Nawet gdybyś bardzo chciał, w pewnym momencie zabraknie ci albo czasu, albo kompetencji. Co wtedy?

Opcji jest co najmniej kilka, np. automatyzacja pracy lub skorzystanie ze sztucznej inteligencji. Skupmy się jednak na dwóch najczęściej wykorzystywanych.

Możesz zatrudnić pracownika albo zlecić pracę na zewnątrz, czyli skorzystać z outsourcingu.

Jaka jest różnica między tymi rozwiązaniami? Które zadania warto przekazywać zewnętrznym firmom, a których nie? Jakich reguł przy tym przestrzegać?

W znalezieniu odpowiedzi na te pytania pomoże nam coach, mentor, trener biznesowy, właścicielka firmy Maga Consulting Agnieszka M. Staroń.

Ten wpis jest adresowany do osób, które dopiero planują rozpoczęcie działalności albo prowadzą ją od niedawna. Bardziej zaawansowanym polecam następujące odcinki MWF:

Jeżeli jesteś freelancerem, który wykonuje zlecenia dla innych podmiotów, też mam coś dla Ciebie!

Prezent dla Ciebie

Podaj adres e-mail, a wyślę Ci ściągę 11 zasad dobrej współpracy w ramach outsourcingu.

W tym odcinku

  • Kiedy warto skorzystać z outsourcingu?
  • Czym różnią się etat i outsourcing?
  • Jakich kompetencji nie wypuszczać z firmy?
  • Co przedsiębiorcy najczęściej zlecają na zewnątrz?
  • Jak mądrze korzystać z outsourcingu?
  • Na jakie zagrożenia uważać w zleceniach?
  • Co może przekonać nas do outsourcingu?

Gość odcinka

Agnieszka M. Staroń

Agnieszka M. Staroń. Coach, mentor, trener biznesowy i mediator. Poza pracą zawodową popularyzuje wiedzę związaną z biznesem i łączeniem życia zawodowego z osobistym.

MagaConsulting.pl

Przydatne linki

Polecana książka

Scott Kelly
Nieziemskie wyzwanie

 Kup tę książkę

 Więcej książek

Podcast do czytania – transkrypcja odcinka

Dzień dobry Agnieszko.

Cześć, witaj.

Co ostatnio czytałaś?

Zawsze czytam kilka rzeczy na raz, najczęściej dwie zawodowe i dwie zupełnie niezawodowe. Umówmy się, że opowiem, co ostatnio czytałam i skończyłam.

Dobrze.

To była bardzo fajna książka pod tytułem Nieziemskie wyzwanie. Scott Kelly — astronauta, który przez rok przebywał na orbicie w Międzynarodowej Stacji Kosmicznej.

Jesteśmy na jednej stronie, bo oglądałem ostatnio film Pierwszy człowiek o podróży na księżyc i Neilu Armstrongu. Podobne klimaty.

Mnie zawsze to interesowało. Od dzieciństwa miałam książki z układami planet. Później to zarzuciłam, ale jak zobaczyłam, że wydano taką książkę, to chapsnęłam ją od razu. Najpierw czytałam ja, a później moi rodzice, którzy komentowali z zachwytem różne rzeczy. Ciekawostką dodatkowo jest to, że autor ma brata bliźniaka, który też jest astronautą. Brat został na ziemi, a on poleciał w kosmos na rok. Wcześniej obaj bywali w kosmosie. Był więc dodatkowy asumpt do badań. Ale przede wszystkim to jest codzienne życie na stacji kosmicznej, czyli że trzeba mieć rzep, żeby przypiąć ołówek, w przeciwnym razie ołówek cię opuści i znajdzie go następna ekipa gdzieś za 3 lata. Bardzo zachęcam do przeczytania.

Super, ja z kolei polecam film. Jest świetnie zrobiony, to jest bardziej film o człowieku niż o kosmosie. Mimo, że głównie dzieje się w kosmosie.

To jest film pełnometrażowy, czy dokument?

Pełnometrażowy film oparty na faktach, bo pokazany jest kawałek historii. Nigdy się nad tym nie zastanawiamy, wydaje nam się, że taki lot w kosmos to jest super nowoczesna technika — wsiadasz do rakiety i lecisz. Patrząc na pokazany w filmie wyścig kosmiczny między Stanami Zjednoczonymi a Związkiem Radzieckim, oni latali w kosmos metalową puszką, gdzie wszystko się trzęsie, skrzypi i piszczy, a pod tobą jest wybuch i lecisz — to jest niesamowite. Pokazane są nity, które drżą, żeby blacha się nie rozpadła na kawałki. Można zobaczyć, jak ćwiczyli lądowanie na pustyni różnymi dziwnymi obiektami latającymi. Nieprawdopodobne, w jaki sposób to się odbywało. Naprawdę ogromny szacunek i podziw dla tych ludzi. W bardzo brutalny sposób pokazane są warunki i to, ilu ludzi zginęło podczas tych prób.

W książce autor też opisuje, że nie jeden raz latał w kosmos Sojuzem, czyli rosyjskim statkiem kosmicznym. Tym samym Sojuzem, który był największą konkurencją, z tego samego kraju, z którym jeszcze paręnaście lat temu byśmy walczyli. Byliśmy przygotowywani do walki z nim. Tutaj też jest tło polityczne, pokazujące, że jeśli nawet w polityce coś drży, to jeśli chodzi o stację kosmiczną, to współpraca jest — odrobina nadziei w skłóconym świecie.

Współpraca będzie też tym, o czym będziemy dzisiaj rozmawiać.

O współpracy różnej będzie dużo. Nie zawsze gładko idącej.

Zgadza się. Schodzimy z kosmosu na ziemię, bo zaprosiłem cię, żeby porozmawiać o współpracy. Konkretnie o współpracy na zasadzie outsourcingu. Kiedy przedsiębiorca zaczyna, to zazwyczaj wszystko robi sam. Kiedy ja zaczynałem, to brakowało mi pieniędzy, brakowało mi klientów, ale miałem dużo czasu. Byłem w stanie sam wiele rzeczy zrobić i wszystkiego się po trochu nauczyłem. Kiedy firma się rozwija, to przybywa klientów, przybywa pieniędzy, ale brakuje czasu. Okazuje się, że potrzebujemy tą pracą się z kimś podzielić, żeby być w stanie nowych i stałych klientów obsługiwać. Są różne możliwości, można zatrudnić pracownika na etat, można zatrudnić kogoś na umowę cywilnoprawną, umowę zlecenie, umowę o dzieło albo skorzystać z outsourcingu — czyli zlecić jakąś czynność zewnętrznej firmie.

Chciałabym — na użytek naszej rozmowy — potraktować outsourcing jako każde zatrudnienie kogoś inne niż na etat. Będziemy mówić o różnych rodzajach współpracy, czy to jest umowa cywilnoprawna, czy umowa zlecenie, ma mniejsze znaczenie dla przedsiębiorcy. Umówmy się, że wszystko poza etatem to jest outsourcing.

Świetnie. Tak naprawdę różnice są prawno-podatkowe. Kiedy zatrudniamy kogoś na podstawie umowy cywilnoprawnej, to przygotowujemy umowę, po naszej stronie jest rozliczenie, więc trzeba wystawić PIT na koniec roku. Przygotowujemy rachunek, a on go podpisuje i wypłacamy mu pieniądze. W przypadku outsourcingu jest to faktura, więc są to kwestie formalne. Jeżeli chodzi o samą naturę takiej współpracy, to masz rację, to jest to samo. Nie ma tutaj wielkich różnic. Podstawowe pytanie brzmi: jak zdecydować, czy powinienem mieć kogoś u siebie w firmie, czy powinienem zlecić to na zewnątrz?

Jeśli chodzi o początkujących przedsiębiorców, to zachęcałabym do trzymania kosztów stałych na minimalnym poziomie i w miarę możliwości nie zatrudniania na etat. Co za tym idzie również na początku nie wynajmowanie biura i tym podobne. Znam przedsiębiorców, którzy zaczynali od wynajęcia biura, zatrudnienia asystentki, zorganizowania super sprzętu — można to robić, jeśli ma się fundusze, tylko trzeba mieć bardzo dobry pomysł na uzupełnianie tych funduszy, czyli na skuteczne znajdowanie klientów i na egzekwowanie od nich pieniędzy, co w przypadku początkującego przedsiębiorcy nie w każdej branży jest łatwe. W moim przypadku, jedyne za co mi nie zapłacono to cykl artykułów w pewnej gazecie, która zbankrutowała.

Początkujący przedsiębiorcy powinni trzymać koszty stałe na minimalnym poziomie

Zdarza się.

Zbankrutowała, ale nie w związku z współpracą ze mną [śmiech]. Nawet odpuściłam wszelkiego rodzaju windykowanie, bo uznałam, że to będzie mnie kosztowało więcej zachodu niż proste machnięcie ręką.

Czyli na początku działalności nie zatrudniamy na etat, żeby nie tworzyć kosztów stałych. Trudniej rozwiązać umowę z pracownikiem — zawsze jest okres wypowiedzenia — niż zerwać współpracę.

Nie mówiąc o tym, że jest to bardzo trudne dla kontaktów międzyludzkich. Jak jesteśmy srartującą firmą, to zazwyczaj nie zatrudniamy kogoś obcego z ulicy, tylko przynajmniej z polecenia. Szukamy kogoś w miarę zaufanego. Kiedy taką osobę zwalniamy, to zostaje smrodek międzyludzki. To jest istotne. Zachęcałabym na początek do zrobienia takiej zasady, że koszty stałe trzymamy na minimalnym poziomie. Jeśli to jest możliwe, to pracujemy z domu. Można pracować zdalnie, więc wiele osób pracuje w kawiarni. W przypadku kawiarni różnie jest z kosztami stałymi, bo to jest kilka kaw dziennie, czyli około 15 zł. Nie można wypuścić kosztów, dopóki nie zaczniemy mieć dochodu. Ja byłam w tej dobrej sytuacji, ale wiedziałam, dlaczego to robię, że od razu zatrudniłam firmę księgową. Nie umiałam tego robić — to jest jeden z powodów, dla których warto rozważyć outsourcing. Jak czegoś nie umiesz robić i ma to cię kosztować więcej nerwów, niż warte są te pieniądze, które zapłacisz — to zapłać i odpuść. Ja korzystałam i do tej pory korzystam z doradztwa. Ktoś śledzi za mnie przepisy, ktoś wie, ile VAT-u za to, ile za tamto, ktoś wie, jak sobie poradzić z amortyzacją samochodu. Czasami widzę, że prowadzenie księgowości kosztuje przedsiębiorców zarwane noce, po których są zbyt zmęczeni, żeby robić swoje.

Zgadzam się. Dla mnie pierwszą decyzją, jaką podjąłem po założeniu firmy, było pójście do biura rachunkowego, które było piętro niżej. Zadałem im pytanie, czy mogą prowadzić moje sprawy, bo kompletnie się na tym nie znam i nie zamierzam się tego uczyć.

Ja zrobiłam to jeszcze przed założeniem działalności, ale wtedy w Polsce dość trudno było ją założyć. Powiedziano mi gdzie i w jakiej kolejności mam stanąć w kolejce. Wtedy to była dla mnie bardzo cenna wiedza, zwłaszcza że internet jeszcze raczkował.

Koszty stałe to jedna sprawa, ale zastanawiam się, czy są kompetencje w firmie, których nie powinniśmy łatwo wypuszczać na zewnątrz?

W mojej pracy — coacha, trenera — to są mniej kompetencje, a bardziej kontakty i relacje. Jeśli firma jest oparta na kompetencjach — teraz powstaje mnóstwo firm opartych na nowych technologiach, kompetencjach, pomyśle — to przez jakiś czas nie wpuszczałabym obcych, może do momentu opatentowania, zastrzeżenia nazwy, to jest do rozważenia, bo w każdym przypadku może być inaczej. Są takie rzeczy, które powinny zostać u nas. To są rzeczy kluczowe, dzięki którym zarabiamy, bądź planujemy zarabiać pieniądze. Rzeczy automatyczne można oddać. Na początku działalności robiłam również projekty PR-owe. Projekt PR-owy oznacza, że musisz obdzwonić kilkudziesięciu dziennikarzy w krótkim czasie i porozmawiać, czyli zatelefonować kilka razy, żeby złapać ich w momencie, kiedy mogą rozmawiać. Na początku robiłam to sama, ale później zatrudniłam kogoś na umowę zlecenie. Miałam te kontakty i relacje, mogłam w każdej chwili zatelefonować, byłam znana i rozpoznawalna, ale to zabierało mnóstwo czasu i było ogromnie wyczerpującym zajęciem. Do składania przesyłek prasowych też zatrudniałam. Trudno to nazwać outsourcingiem, bo pomagali mi rodzice emeryci [śmiech]. Wabiłam emerytów na pomoc, ale to są takie proste czynności, do których można wykorzystać — pół żartem — kogoś bliskiego, kto ma wolne ręce. Nie było potrzeby zatrudnienia kogoś innego.

Zastanawiam się nad tymi dziennikarzami. Myślę, że tutaj niejednemu zapaliła się ostrzegawcza lampka: dobrze, ale czy kontakty z dziennikarzami nie są na tyle cenne, że to ja powinienem robić. Czy nie będzie tak, że ci dziennikarze stwierdzą: obrósł w piórka i wysyła do mnie asystenta.

Telefonowałam do nich regularnie, ponieważ to była działalność, polegająca na tym, że kilka razy w roku organizowaliśmy konferencje czy śniadania prasowe. Widywałam się z nimi. Oddałam to w outsourcing osobie, którą dobrze znałam, wcześniej ze mną współpracowała i robiła coś takiego. Działałyśmy razem ręka w rękę, więc widziałam, jak pracuje i nie planowała otworzenia działalności konkurencyjnej. Trzeba się z tym liczyć. Są takie branże — public relations, rekrutacje, szkolenia — gdzie zatrudniasz kogoś i wychowujesz przy swoim boku konkurencję. Nie ma mocnych. Jak z kimś pracujesz, to tak będzie. To trochę tak, jak z wypuszczeniem dzieci z domu. Możesz powiedzieć: mam powód do dumy, bo z moich rąk, ze współpracy ze mną wyszło na rynek kilku fantastycznych trenerów i coachów. To jest powód do dumy. Do tego oni dobrze o mnie mówią, więc czemu nie. Wiedziałam, że tak będzie i wolę, żeby oni byli moją konkurencją niż ktoś dużo słabszy, żeby trzymać jakość usług na określonym poziomie. To jest też ważne.

To jest dobre podejście. Myślę, że często impulsem do szukania outsourcingu — zewnętrznej pomocy — jest po prostu brak czasu. Czy są jakieś wyraźne sygnały, które jesteśmy w stanie określić i zidentyfikować, które powinny włączyć taki sposób myślenia: dość, ty nie powinieneś już tego robić, poszukaj koniecznie kogoś, kto zrobi to dla ciebie.

Kiedy nasza druga połówka życiowa wspomina o spakowaniu nam walizek, to jest bardzo wyraźny sygnał [śmiech]. Ale powiedzmy sobie szczerze, to jest wyczerpanie. Jestem też związana z fundacją Slowlajf, która działa na rzecz zapobiegania wypaleniu zawodowemu, ale także na rzecz prowadzenia własnej fascynującej działalności. Jedną z pierwszych rzeczy, które się pojawiają jest wyczerpanie i związane z nim dolegliwości. Takie nieoczywiste dolegliwości jak weekendowe bóle głowy albo przeziębienia świąteczne.

Właśnie jestem przeziębiony. Już zaczynam szukać powiązań [śmiech].

To się zdarza i warto to mieć w pamięci. Wiem, że jestem coachem i cokolwiek powiem, będzie odbierane jako sprzedaż tego coachingu. To umówmy się, że będę sprzedawać coaching czy mentoring w czasie tej rozmowy na różne sposoby. Warto mieć kogoś umówionego, z kim mamy relację, mamy zasady współpracy i raz na jakiś czas spotykamy się, żeby przegadać sytuację, żeby ktoś był dla nas tak jak coach dla menedżerów wysokiego szczebla, takim lustrem, żeby porozmawiać o czymś, o czym jeszcze wewnątrz firmy nie możemy informować, co jest na etapie wcześniejszym niż projekt. Warto, żeby przedsiębiorca miał kogoś, z kim może coś przegadać, dlatego że koledzy nie zawsze wiedzą, o co chodzi. Byłam w takiej sytuacji. W swoim otoczeniu założyłam działalność jako jedna z pierwszych. Moi znajomi byli na etatach i nie mieli czasu ze mną przegadywać różnych rzeczy. Bardzo mi tego brakowało. Coach jako zawód nie bardzo jeszcze w Polsce istniał. Do tej pory pamiętam takie nieprzyjemne uczucie: telefonuję do kogoś, z kim byłam w dobrych relacjach, uważam, że się przyjaźnimy, dzwonię po to, żeby coś przegadać i ta osoba mnie „posyła na bambus” — delikatnie mówiąc — bo nie ma czasu. Ale też nie miała siły, żeby oddzwonić. Zostawałam z tym sama.

Później obserwowałam te osoby, kiedy zakładały swoją działalność, jak często zwracały się do mnie. Znając swój ból, dzieliłam się swoimi spostrzeżeniami czy refleksjami. Bardzo potrzebny jest partner do rozważań. Coach, który nie założy działalności konkurencyjnej, jeśli lubi swoją robotę, jest dobrym partnerem do rozważań. Coach, mentor, ktoś kto ma doświadczenie w biznesie. Dobrze, żeby to był też ktoś, kto przechodził przez okres zakładania własnej firmy. Przyjaciele często nie rozumieją, o co chodzi i nie mają czasu. Dla rodziny nasze rozterki przedsiębiorcy są lękotwórcze. To, że mamy firmę, oznacza, że będziemy donosić zasoby. Jeśli poduszka finansowa nie jest wystarczająco duża, jeśli druga osoba ma jakieś wątpliwości, co do tego, co robimy, to nasze rozterki i rozważania będą budzić lęk. Nie mówię, żeby nie rozmawiać o tym, ale nie tylko w domu, gdzie możemy być zniechęcani do bardziej ryzykownych, czy bardziej odważnych kroków. To też trzeba mieć na uwadze.

Osobom zakładającym swoją działalność, bardzo potrzebny jest partner do rozważań

Polecam jeden z odcinków podcastu, w którym mówiliśmy o roli znajomości w biznesie, jak otaczanie się odpowiednimi ludźmi może nam pomóc. Dlatego, że inni przedsiębiorcy to są ludzie, którzy mają podobne doświadczenia. Mogą być z zupełnie innej branży, ale są w stanie w jakiś sposób zauważyć pewne rzeczy, które nam pomogą. Był także odcinek o grupach Mastermind, które też mogą pełnić taką rolę. Zdecydowanie zachęcam do tego, żeby korzystać z zewnętrznej pary oczu. Czasem nawet więcej niż jednej, bo z zewnątrz widać inaczej, można zobaczyć takie rzeczy, których my nie zobaczymy, bo jesteśmy za blisko. My widzimy drzewo, a ludzie z zewnątrz widzą las.

Dokładnie tak jest. Jeden z moich klientów właśnie tworzy dla siebie taką grupę Mastermindową ze znajomymi. Dla mnie to oznacza, że krócej będzie moim klientem. To co znajduje na coachingu, znajdzie w tej grupie. Ale dla niego to jest długoterminowe, dobre rozwiązanie.

Z drugiej strony może być tak, że poleci takie rozwiązanie jak coaching innym członkom tej grupy.

Nie jest to wykluczone. Jestem świadoma, że w interesie moich klientów jest to, żeby pracować ze mną jak najkrócej i w jak najmniejszej liczbie sesji to zamknąć, bo to jest koszt. Z drugiej strony to jest koszt opłacalny. Teraz mam przyjaciół, partnerów i kolegów po fachu do przegadywania różnych rzeczy. Ale gdybym aktualnie zakładała działalność gospodarczą, to pomyślałabym o korzystaniu z coachingu i mentoringu jako jednej z metod, które pozwalają mi przesortować dane w głowie.

Zakładając działalność gospodarczą, warto pomyśleć o korzystaniu z coachingu i mentoringu, które pozwalają przesortować dane w głowie

Mówiąc o outsourcingu, zaczęliśmy od tego, że obydwoje zleciliśmy księgowość na początku działalności. Jakie są jeszcze takie typowe rzeczy, które przedsiębiorcy zlecają na zewnątrz w pierwszej kolejności?

Usługi internetowe, czyli strona internetowa. Są osoby, które to robią same. Mam takie doświadczenie z bloga — zaczynałam prowadzić go sama i był bardzo siermiężny. Gdybym chciała nauczyć się, jak mam to zrobić, żeby ten blog wyglądał lepiej, to trwałoby to całe wieki. Wolałam to wyoutsourcować. Zlecałam też zrobienie logotypu, zrobienie strony internetowej — różnego rodzaju usługi związane z internetem. Teraz jest tak, że część zlecam agencji, a część robię samodzielnie. Są rzeczy, które warto zlecić fachowcom, żeby to działało, żeby był fajny projekt. Trzeba mieć wyobrażenie, jak to ma wyglądać. Są osoby, które zlecają również pisanie tekstów na strony internetowe. Ja mam pewną łatwość posługiwania się piórem, więc nie musiałam i wolałam, żeby to było ode mnie. To się fajnie sprawdziło, bo ludzie, którzy mnie znali i zaglądali tam mówili: ta strona jest taka twoja. O to chodziło. Ona miała być moja. Tutaj jest wybór. Jeśli się to zleci, to trzeba dać komuś jakieś założenia — kluczowe informacje. Zdarzyło mi się pomagać komuś w tworzeniu tekstów w taki sposób, że ktoś robił swój tekst, który był bardzo trudny do czytania, ale były tam główne informacje. Ja z tego robiłam coś, co się daje czytać i nawet laik jest w stanie ten tekst zrozumieć. To były takie moje dodatkowe zabawy zawodowe. Warto to zlecić, jeśli jesteśmy specjalistami w jakiejś dziedzinie, a naszymi klientami nie są specjaliści. Musimy swój język przełożyć na język ogólnoludzki. To czasem jest polski i polski, ale tak naprawdę dwa różne języki.

Myślę, że w przypadku takiej działalności jak twoja, lub takiej działalności, w której bardzo ważną rolę odgrywa komunikacja z klientem, to samodzielne pisanie tekstu na bloga ma też dodatkowy aspekt — klient widzi twój sposób komunikacji. W momencie, kiedy klient kupuje twoją usługę, to już niejako cię zna dzięki tym tekstom. Kupuje dlatego, że podoba mu się ten styl komunikacji, słownictwo, przykłady i analogie, których używasz u siebie. Myślę, że to można podciągnąć pod tę działkę, o której mówiłaś jako podstawowej działalności, która jest fundamentem naszego biznesu. Jeżeli fundamentem mojego biznesu jest komunikacja, to trudno, żebym zlecał to komuś innemu.

Nawet jeśli fundamentem biznesu jest sklep internetowy, to funkcjonowanie tego sklepu — sposób napisania regulaminu, zachęty do zakupu, opisów produktów — to ma znaczenie. Wiele firm korzysta z automatów i to od razu widać. Widać, że sprzedają to jacyś nieludzie albo ludzie z końca świata, którzy podszywają się pod lokalsów, a tak naprawdę korzystają z automatycznych translatorów. To jest element budowania zaufania. Warto na to zwracać uwagę.

Można wyoutsourcować różnego rodzaju usługi związane z produkcją — wizytówek, ulotek, czy dokumentów. Teraz robię dla klienta poszkoleniowy certyfikat zbiorczy, gdzie głównym elementem była współpraca. Ta ekipa razem pracuje w jednym pomieszczeniu, więc wymyśliłam, że nie będzie tak, że każdy dostanie swój certyfikat, tylko będzie jeden ze wszystkimi nazwiskami. Nazwisk jest na tyle dużo, że postanowiłam to zrobić w większym formacie. Nie kombinuję, co mam zrobić, żeby złożyć jakieś puzzle, by wyszedł większy format, tylko od razu zamawiam, będzie to drukowane na usztywnionej piankowej płycie i przekazane klientowi w prezencie do zawieszenia.

Jeżeli mówimy o outsourcingu szarych komórek — czyli o tym, co ludzie kupują u ciebie — to kiedy powinienem się zastanowić nad skorzystaniem z takiej usługi?

Kiedy pojawia się długotrwały, kilkutygodniowy stres związany z tym, że potrzebujesz coś inaczej poukładać albo coś wymyślić. Czujesz, że jest trudność, która tkwi nierozwiązana przez kilka tygodni. Albo się nią zajmujesz, albo się nie zajmujesz, bo jest na tyle stresująca, że na wszelki wypadek to odkładasz. Na razie się nic od tego nie wali, ale nie wiadomo, co się wydarzy. To jest czas na zatrudnienie szarych komórek. Te szare komórki mogą występować w różnych wersjach i mogą to być komórki stricte konsultacyjne, czyli wynajmujesz specjalistę od komunikacji w social mediach.

Powiem ci świetny przykład, bo to jest na czasie. Potrzebuję wdrożyć w firmie RODO. Mogę się sam przegryzać przez te przepisy i domyślać się, co one oznaczają albo mogę wynająć kogoś, kto zrobi to dla mnie.

Tak, to prawda. Warto z tego skorzystać, choć był taki moment, kiedy mnóstwo firm nadużywało lęku przed RODO i pojawiały się naprawdę dziwne oferty.

Rzadko się zdarzają takie żniwa dla prawników, jak w czasie wdrażania RODO.

Pod wpływem niektórych artykułów, które czytałam w internecie zastanawiałam się — pół żartem — czy sobie nie kupić szafy pancernej na komputer [śmiech].

Zastanawiam się, na ile było to spowodowane dążeniem mediów do szukania sensacji — co w naturalny sposób w mediach istnieje — a na ile to było podsycane przez prawników. Znam sporo prawników, którzy, wręcz przeciwnie, uspokajali, mówiąc: spokojnie, to nie jest tak, że zacznie się RODO, wpadnie kontrola i nałoży na was karę w wysokości 10 milionów euro.

Pojawiło się też sporo firm, czy osób, które miały pomysł, żeby to wykorzystać. Przepisy były niejasne, więc w niektórych z nas była chęć zabezpieczania się. Teraz z kolei urzędy ostrzegają, że pojawiają się pisma o karach. Ktoś coś skontrolował i nałożyli na ciebie karę. Te kary są takie sprytnie nieduże, trochę ponad dwieście złotych, żeby nie było dużego oporu przed zapłaceniem.

Tak, niestety.

Ja jeszcze wyoutsourcowałam usługi prawne. Kiedy chciałam w urzędzie patentowym zarejestrować nazwę swojej firmy — MAGA Consulting — to zatrudniłam do tego prawnika. Nie do każdej umowy jest nam potrzebny prawnik. Moje doświadczenie jest takie, że jak miałam jakiś duży kłopot z umową z klientem, to dostawałam dostęp do ich prawnika, z którym mogłam różne rzeczy wyjaśnić. Z jednej strony wyjaśnić specyfikę pracy i dlaczego mi zależy na takim zapisie, a z drugiej strony zrozumieć jakiś zapis i powód, dla którego on jest. Umówić się na taki, na który obie strony się zgodzą. To nie było najłatwiejsze — dotarcie do prawników dużej korporacji — ale było możliwe i wielokrotnie to robiłam, więc nie zawsze musimy mieć kogoś po swojej stronie.

Kiedy mamy do czynienia z jednorazowym outsourcingiem — typu wykonanie strony internetowej albo wdrożenie RODO — to jest to łatwiejsze. W momencie kiedy jest jakiś fragment mojej firmy i do tej pory miałem tam wszystko poukładane, wszystko było pod moją kontrolą i teraz mam to oddać komuś obcemu, to budzi się naturalny strach, że stracę nad tym kontrolę.

Czasem jest tak, że ten strach się nie budzi i zatrudniam kogoś, ale ciągle nawyk kontrolowania pozostaje. Ciągle robię coś, co mi nie służy, bo zajmuje mój czas i być może irytuje tę drugą osobę. To nie jest oddanie usług. Myślę, że trzeba mieć na to wewnętrzną zgodę — ten kawałek rzeczywistości oddaję i umawiam się na coś. Na końcu ma być zrobione to, na końcu poproszę o taką i taką informację, po drodze będę się do ciebie odzywać po to, żeby dowiedzieć się, jak ci idzie, bo to jest dla mnie ważne. Możesz takiej osobie zaglądać przez ramię w sposób zaplanowany, poprzez systematyczne spotkania statusowe. Możesz też zaglądać przez ramię wtedy, kiedy uważasz to za stosowne. Fizycznie — jeśli ta osoba pracuje u ciebie w biurze. Wirtualnie — telefonem czy mailem: jak ci idzie, na jakim etapie jesteś, co tam się dzieje, jakie miałaś/miałeś przygody z wykonywaniem tych zadań. Trzeba mieć poczucie, że wiem, co tam się dzieje. Jeśli oddaję coś komuś — wiem, że oddaję to komuś, kto to potrafi zrobić — tak jak w każdej firmie, kiedy oddajesz coś podwładnemu, masz prawo do monitorowania, ale niech ten człowiek ma możliwość zrobić swoje zadanie i mieć z tego frajdę i dumę. Tak samo jest z outsourcingiem.

Na oddanie usług trzeba mieć wewnętrzną zgodę

Uśmiecham się, kiedy cię słucham, bo od razu przychodzi mi na myśl taka sytuacja, o której nie raz słyszałem — ktoś zamawia logo, grafik tworzy projekt, a później przychodzi klient i mówi: ta kreseczka powinna być dwa milimetry wyżej, a ta literka to troszkę w lewo.

Ja taka byłam [śmiech]. Był pomysł, wokół którego pracujemy i w ramach tego pomysłu miałam wizję, że to powinno wyglądać trochę inaczej. Ale nie stawiając wszystko na głowie, bo to nie o to chodzi. Korekta tak, ale nie robienie czegoś za kogoś. Nie kupuję programu graficznego i nie rysuję sama tego logotypu, nie kombinuję, jakie tam mają być kolory. Jeśli mam pomysł, że jakiś kolor powinien być ciemniejszy, a inny jaśniejszy, wtedy wspólnie testujemy i uzgadniamy. Agencja reklamowa, z którą współpracuję — notabene, od której dostałam informacje na temat twojego bloga i że powinnam się z tobą skontaktować — która opiekuje się i moja stroną internetową, i moim blogiem, mam z nimi taką relację, że czasem wtykam nos i mówię: nie, to nie tak, tutaj ma być taka kreseczka. A czasem mówię: mnie się wydaje tak, ale jeśli macie inne pomysły, to powiedzcie, ja się nie upieram. Bardzo często jest tak, że daję się przekonać. Zakładam, że oni są fachowcami, więc jak zatrudniasz fachowców, to korzystaj z ich wiedzy, bo za nią płacisz. Od tej agencji dostałam mnóstwo fantastycznych rzeczy, na które bym w ogóle nie wpadła. Kupujesz coś nie tylko po to, by zaoszczędzić swój czas, ale też po to, żeby dostać coś, czego sam nie masz w swojej głowie i w swoich umiejętnościach.

Kupujesz coś nie tylko po to, by zaoszczędzić swój czas, ale po to, żeby dostać coś, czego sam nie masz w swojej głowie i w swoich umiejętnościach

Znów pojawia się temat komunikacji. W sytuacji, w której klient ma swoją wizję — tak jak ty miałaś wizję logo i starałaś się naprowadzić grafika, żeby to, co tworzy, było zgodne z tą wizją — warto zakomunikować agencji, czy chcesz od nich stworzenia logo i nie masz kompletnie pojęcia, jak by to mogło wyglądać albo przychodzisz do agencji i mówisz im na starcie: mam pomysł, wiem, jak ono powinno wyglądać i potrzebuję, żeby grafik pomógł mi ten pomysł przenieść na projekt graficzny.

Czasem jest tak, że jest idea. Kiedy robiłam logo, to stała za tym idea, żeby pokazywało ludzi i z nimi się kojarzyło, niezbyt dosłownie, tylko w przenośni. Kiedy pokazuję na mojej wizytówce logo MAGA Consulting, to bardzo wiele osób mówi: o takie ludziki. Dokładnie tak miało być.

Kwestia tego, żeby to zakomunikować naszemu partnerowi. Jeśli tego nie zrobimy, to przychodzimy z przekonaniem, że mam gotowy pomysł, że chodzi mi tylko o to, żeby gość postawił odpowiednie kreseczki na ekranie, a grafik, czy twórca może mieć przekonanie: klient przychodzi, żebym zrobił mu logo, więc się zaangażuję i stworzę takie, jakie moim zdaniem jest najlepsze. Tu może być od razu zderzenie.

Dobra agencja, czy dobry grafik zadają pytania i ta komunikacja jest jak bumerang. To wychodzi w pierwszej rozmowie. To co jest ważne: korzystaj z zawartości mózgów osób, którym płacisz.

Korzystaj z zawartości mózgów osób, którym płacisz

Kiepska komunikacja to jest jedna z pułapek, które nas mogą czekać w zleceniach outsourcingowych, czyli przekazywaniu części naszej pracy na zewnątrz. Jakie są jeszcze inne zagrożenia, na które warto być wyczulonym i ich unikać?

Niewystarczające kompetencje, czyli kiedy komuś coś oddajemy, to musimy wiedzieć, że ten ktoś na pewno będzie umiał to zrobić. Jeśli nie będzie umiał, to umawiamy się na wsparcie, czy z naszej strony, czy inne dodatkowe, eksperckie. Kolejna rzecz to są terminy. Nie wszyscy mamy jednakowy kalendarz w głowach. Nie dla każdego „za tydzień” faktycznie oznacza za tydzień. Przez jakiś czas robiłam tak — i do tej pory mi się to zdarza — że daję trochę krótszy termin niż prawdziwy po to, żeby móc zweryfikować i poprawiać. Kiedy robię z kimś wspólnie szkolenie i ktoś ma napisać materiały szkoleniowe, to najczęściej dostaję te materiały z literówkami albo stylistycznie słabszymi sformułowaniami. Dla mnie to jest ważne. Moje oko i mój mózg to zauważają i wiem, że będę potrzebowała pół dnia, żeby to przeczytać od deski do deski i skorygować, żeby klient dostał taką jakość, która dla mnie jest akceptowalna. Kiedy prowadzę szkolenie po angielsku, to piszę materiały częściowo po angielsku i częściowo po polsku, ale staram się maksymalnie dużo po angielsku i konsultuję to z fachowcem. Mam taką osobę, która już wie, jakim językiem się posługuję, która to potrafi robić. Czasem zdarza się, że ona mi coś przesyła, a ja mam jeszcze jakąś wątpliwość. Dzwonię i mówię: miałam na myśli to, a ty użyłaś takiego sformułowania. Uzgadniamy, ale korzystam z czyjejś głowy. Dla mnie to jest pomocne, bo dzięki temu ostateczny efekt mojej pracy jest lepszy. Już nie mówiąc, że praca jest dzięki temu łatwiejsza.

Czy zdarzyło ci się, że podwykonawca oburzał się, że poprawiasz i masz wątpliwości co do tego, co stworzył?

Nie. Takie rzeczy robię w koleżeńskich relacjach. Jeśli pracuję z innym trenerem, to najczęściej już jakieś szkolenie wspólnie prowadziliśmy lub chcemy współpracować. Wtedy to jest łatwiejsze, ale też staram się to robić kulturalnie. Mówienie o wzajemnym szacunku to są truizmy, ale jak powiesz komuś: słuchaj tutaj jest tak i mam wątpliwości, przegadajmy i uzgodnijmy, wyjaśnij mi, co masz na myśli, bo wydaje mi się, że to jest nieczytelne. Może to się da inaczej napisać — to jest kwestia metody i sposobu. Nie zdarzyło mi się w biznesie z kimś skonfliktować ze względu na sposób załatwiania sprawy przeze mnie. Zdarzało mi się łagodzić sytuacje, w których mój szef zadarł z kontrahentem, czy podwykonawcą, a później wpuszczał mnie w dalsze rozmowy. Ale to jeszcze w dawnych, etatowych czasach. Kiedy robisz to z wyczuciem i uważnością na to, że ktoś miał dobrą wolę, to jest to w porządku. Kiedy kończy się dobra wola, kiedy umawiasz się na jutro i tego nie ma, to zaczynam być bardziej stanowcza.

Z mojego doświadczenia opowiem o jednej sytuacji — ciekaw jestem, co byś poradziła — mam podwykonawcę i zlecając coś potrzebuję przekazać mu bardzo wiele informacji w trakcie pracy nad projektem. Potrzebuję też dawać informacje zwrotne — czy to idzie w dobrą czy złą stronę. Kiedy ja to robię, jest OK, dogadujemy się, ta druga strona rozumie, o co mi chodzi i realizuje to tak, jak miałem to w głowie. Przychodzi czas, że przejmuje to inna osoba u mnie w zespole i ta komunikacja zaczyna zgrzytać. Te osoby nie nadają na tej samej fali. Nie mam nieskończonego zespołu ludzi, którzy mogliby nad tym pracować, więc czy szukać winy po swojej stronie, czy szukać innego podwykonawcy?

Nie szukać winy, tylko rozwiązania. To jest kłopot, z którym stykają się często duże agencje reklamowe i zdarza się, że wymieniają key accounta, który obsługuje danego klienta. W mniejszych zespołach myślę, że warto wziąć udział w spotkaniu, czy w rozmowie. Zobaczyć, gdzie są te punkty, w których jest niezrozumienie i dopiero wtedy rozmawiać. To jest kwestia tego, żeby obie osoby się tego nauczyły. Podwykonawca chce dla ciebie wykonać pracę, bo to jest jego praca i jego zarobek. Pracownik też chce wykonać swoją pracę jak najlepiej, bo po to się zatrudnił. Jak nie chce, to w grudniowym numerze Personel i Zarządzanie będzie mój tekst — w rubryce Okiem coacha — właśnie o tym, jak się pozbyć pracownika, który nie dowozi. A dokładnie, jak przejść cały proces krok po kroku. Co trzeba zrobić, żeby zrobić to z czystym sumieniem, jeśli się na końcu okaże, że trzeba go zwolnić. Poszukać sposobu komunikacji i poszukać tych punktów, w których oni się nie porozumieli. Czasami jest tak, że ktoś czegoś nie dopowie, bo wydaje mu się to oczywiste. Pamiętam swoje pierwsze w życiu szkolenie, jakie prowadziłam, ile po tym szkoleniu musiałam wprowadzać korekt w pracę osób, które szkoliłam. To był czas, kiedy byłam szefową i szkoliłam swoich współpracowników. Widziałam, jak oni pracowali, jak wielu rzeczy na tym szkoleniu nie powiedziałam, bo wydawały mi się oczywiste. To była dla mnie fantastyczna szkoła. Trzeba wziąć udział w procesie komunikacji, stworzyć jakiś rodzaj formatki, szablonu, briefu, co będzie zbiorczą listą informacji, które należy przekazać, żeby coś miało szansę się udać.

Czyli nadać strukturę tej komunikacji.

Tak. Brałam ostatnio udział w konferencji, na której był wykład na temat wiedzy ukrytej. Była tam mowa o tym, że nawet jeśli pracownik, który wykonuje jakąś czynność, dokładnie tę czynność opisze, to ktoś drugi dostając ten opis do ręki, nie będzie umiał tego zrobić równie dobrze. Właśnie dlatego, że po drodze dzieją się te rzeczy oczywiste, które wynikają z naszej osobowości, z naszego sposobu działania, czasem wynikają ze sposobu formułowania myśli. Czasem wynikają też z tego, że wydaje nam się, że coś musi się wydarzyć: skoro powiedziałeś, że mają być słuchawki do smartfona, to trzeba je przynieść z samochodu [śmiech]. Ale to nie zawsze jest takie oczywiste. To są różne rzeczy, które się przeskakuje i z tego wynikają zgrzyty w komunikacji. Podobnie jest z pracownikami, bo jak zatrudniamy pracownika, to też jest tak, że on wykonuje część zadań. Tutaj też trzeba zadbać o takie zwyczajne menedżerskie zasady. Umawiam się na to, co ma być zrobione. Umawiam się na kryteria sukcesu, a jeśli na tej drodze są jakieś specyficzne momenty, które muszą być zrobione dokładnie w jakiś sposób, to je wskazuję. Jeśli nie — to oddaję władzę nad sposobem działania. Niby proste, ale niełatwe.

Tak, zdecydowanie. Zaczęliśmy od tego, że pracownik to jest koszt stały, a outsourcing takim nie jest. Czy widzisz jeszcze jakieś inne różnice pozakosztowe pomiędzy zatrudnieniem pracownika a zewnętrznego podwykonawcy, które z punktu widzenia przedsiębiorcy mogą być istotne i zdecydować o wyborze?

Zdecydowałam, że nie chcę zatrudniać pracowników w momencie, w którym postanowiłam, że będę pracować z domu. Moje biuro jest biurem domowym. Nie chciałam, żeby mi ktoś obcy łaził po domu od 8:00 do 17:00, czyli przez cały dzień. Chciałam, żeby to była moja przestrzeń. Teraz jest już bardzo dużo telepracy i można zatrudnić kogoś, kto będzie pracował u siebie. Postanowiłam tego nie robić ze względu na strategię, strukturę i na to, jak chcę pracować. Natomiast jeśli masz pracownika, to on jest w określonych godzinach do twojej dyspozycji. Oznacza to, że możesz od niego jedną rzecz chcieć o 8:00, drugą o 9:15, a trzecią o 13:14. Ten pracownik ma być do twojej dyspozycji w tym czasie, bo na to się umawiacie. Natomiast firma, którą zatrudniasz, czy człowiek na zlecenie może cię powiadomić: jestem zarobiony, nie zrobię tego projektu w ciągu najbliższego tygodnia. Musisz inaczej planować czas współpracy. Jeśli to jest firma księgowa, czy księgowo-kadrowa, to wiadomo, że jest pewien cykl, w jakimś momencie dostarczasz dokumenty, a oni do jakiegoś momentu mają ci dać informację o wysokości podatków. Jeśli to jest współpraca z agencją reklamową dotycząca strony internetowej, to w pewnym momencie może okazać się, że ich informatyk jest tak zarobiony, że zrobi to za dwa tygodnie. Ja też czasem klientowi mówię: z przyjemnością to zrobię, ale nie w terminie, o który mnie prosisz. Nie wiem jak ty, ale ja mam ciągle nieopanowane klonowanie [śmiech].

Myślę, że więcej osób ma podobny problem [śmiech].

Cieszę się, bo miałam kłopoty z poczuciem własnej wartości na tle klonowania [śmiech]. Dziękuję za tę informację.

Bardzo dziękuję za rozmowę i bonus, który przygotowałaś dla słuchaczy. Pytanie na koniec: gdyby ktoś chciał spotkać cię w internecie, to jak może to zrobić?

Zapraszam na stronę internetową www.maga-consulting.pl oraz na bloga www.przyjaznycoaching.pl. Na LinkedIn i FB znajdziesz mnie: Agnieszka M. Staroń. Zapraszam też na fanpage Przyjazny Coaching. Łatwo się ze mną skontaktować i zawsze przy pierwszym kontakcie — jeśli ktoś będzie chciał rozmawiać o coachingu — to będę prosiła albo o możliwość rozmowy telefonicznej, albo przez Skype, jeśli ktoś mieszka za granicą. Najdalej pracowałam z klientką z Jordanii — Polką, która tam mieszka. Te uzgodnienia coachingowe najłatwiej zrobić w rozmowie. Pracuję w taki sposób, że to jest coaching z elementami mentoringu i konsultacji, na to umawiam się z klientem. Potrzebuję to wyjaśnić, żeby klient wiedział, czego się ode mnie spodziewać. Wszelkimi kanałami odbieram, ale nie wszystkimi natychmiast, bo ze względu na higienę psychiczną nie mam maila, czy messengera w telefonie — jak rozmawiam z tobą, to rozmawiam tylko z tobą. Gdyby mi coś tam pikało, to byłoby mi trudniej. Zapraszam.

Bardzo serdecznie dziękuję.

Zobacz wersję do czytania

Dzień dobry Agnieszko.

Cześć, witaj.

Co ostatnio czytałaś?

Zawsze czytam kilka rzeczy na raz, najczęściej dwie zawodowe i dwie zupełnie niezawodowe. Umówmy się, że opowiem, co ostatnio czytałam i skończyłam.

Dobrze.

To była bardzo fajna książka pod tytułem Nieziemskie wyzwanie. Scott Kelly — astronauta, który przez rok przebywał na orbicie w Międzynarodowej Stacji Kosmicznej.

Jesteśmy na jednej stronie, bo oglądałem ostatnio film Pierwszy człowiek o podróży na księżyc i Neilu Armstrongu. Podobne klimaty.

Mnie zawsze to interesowało. Od dzieciństwa miałam książki z układami planet. Później to zarzuciłam, ale jak zobaczyłam, że wydano taką książkę, to chapsnęłam ją od razu. Najpierw czytałam ja, a później moi rodzice, którzy komentowali z zachwytem różne rzeczy. Ciekawostką dodatkowo jest to, że autor ma brata bliźniaka, który też jest astronautą. Brat został na ziemi, a on poleciał w kosmos na rok. Wcześniej obaj bywali w kosmosie. Był więc dodatkowy asumpt do badań. Ale przede wszystkim to jest codzienne życie na stacji kosmicznej, czyli że trzeba mieć rzep, żeby przypiąć ołówek, w przeciwnym razie ołówek cię opuści i znajdzie go następna ekipa gdzieś za 3 lata. Bardzo zachęcam do przeczytania.

Super, ja z kolei polecam film. Jest świetnie zrobiony, to jest bardziej film o człowieku niż o kosmosie. Mimo, że głównie dzieje się w kosmosie.

To jest film pełnometrażowy, czy dokument?

Pełnometrażowy film oparty na faktach, bo pokazany jest kawałek historii. Nigdy się nad tym nie zastanawiamy, wydaje nam się, że taki lot w kosmos to jest super nowoczesna technika — wsiadasz do rakiety i lecisz. Patrząc na pokazany w filmie wyścig kosmiczny między Stanami Zjednoczonymi a Związkiem Radzieckim, oni latali w kosmos metalową puszką, gdzie wszystko się trzęsie, skrzypi i piszczy, a pod tobą jest wybuch i lecisz — to jest niesamowite. Pokazane są nity, które drżą, żeby blacha się nie rozpadła na kawałki. Można zobaczyć, jak ćwiczyli lądowanie na pustyni różnymi dziwnymi obiektami latającymi. Nieprawdopodobne, w jaki sposób to się odbywało. Naprawdę ogromny szacunek i podziw dla tych ludzi. W bardzo brutalny sposób pokazane są warunki i to, ilu ludzi zginęło podczas tych prób.

W książce autor też opisuje, że nie jeden raz latał w kosmos Sojuzem, czyli rosyjskim statkiem kosmicznym. Tym samym Sojuzem, który był największą konkurencją, z tego samego kraju, z którym jeszcze paręnaście lat temu byśmy walczyli. Byliśmy przygotowywani do walki z nim. Tutaj też jest tło polityczne, pokazujące, że jeśli nawet w polityce coś drży, to jeśli chodzi o stację kosmiczną, to współpraca jest — odrobina nadziei w skłóconym świecie.

Współpraca będzie też tym, o czym będziemy dzisiaj rozmawiać.

O współpracy różnej będzie dużo. Nie zawsze gładko idącej.

Zgadza się. Schodzimy z kosmosu na ziemię, bo zaprosiłem cię, żeby porozmawiać o współpracy. Konkretnie o współpracy na zasadzie outsourcingu. Kiedy przedsiębiorca zaczyna, to zazwyczaj wszystko robi sam. Kiedy ja zaczynałem, to brakowało mi pieniędzy, brakowało mi klientów, ale miałem dużo czasu. Byłem w stanie sam wiele rzeczy zrobić i wszystkiego się po trochu nauczyłem. Kiedy firma się rozwija, to przybywa klientów, przybywa pieniędzy, ale brakuje czasu. Okazuje się, że potrzebujemy tą pracą się z kimś podzielić, żeby być w stanie nowych i stałych klientów obsługiwać. Są różne możliwości, można zatrudnić pracownika na etat, można zatrudnić kogoś na umowę cywilnoprawną, umowę zlecenie, umowę o dzieło albo skorzystać z outsourcingu — czyli zlecić jakąś czynność zewnętrznej firmie.

Chciałabym — na użytek naszej rozmowy — potraktować outsourcing jako każde zatrudnienie kogoś inne niż na etat. Będziemy mówić o różnych rodzajach współpracy, czy to jest umowa cywilnoprawna, czy umowa zlecenie, ma mniejsze znaczenie dla przedsiębiorcy. Umówmy się, że wszystko poza etatem to jest outsourcing.

Świetnie. Tak naprawdę różnice są prawno-podatkowe. Kiedy zatrudniamy kogoś na podstawie umowy cywilnoprawnej, to przygotowujemy umowę, po naszej stronie jest rozliczenie, więc trzeba wystawić PIT na koniec roku. Przygotowujemy rachunek, a on go podpisuje i wypłacamy mu pieniądze. W przypadku outsourcingu jest to faktura, więc są to kwestie formalne. Jeżeli chodzi o samą naturę takiej współpracy, to masz rację, to jest to samo. Nie ma tutaj wielkich różnic. Podstawowe pytanie brzmi: jak zdecydować, czy powinienem mieć kogoś u siebie w firmie, czy powinienem zlecić to na zewnątrz?

Jeśli chodzi o początkujących przedsiębiorców, to zachęcałabym do trzymania kosztów stałych na minimalnym poziomie i w miarę możliwości nie zatrudniania na etat. Co za tym idzie również na początku nie wynajmowanie biura i tym podobne. Znam przedsiębiorców, którzy zaczynali od wynajęcia biura, zatrudnienia asystentki, zorganizowania super sprzętu — można to robić, jeśli ma się fundusze, tylko trzeba mieć bardzo dobry pomysł na uzupełnianie tych funduszy, czyli na skuteczne znajdowanie klientów i na egzekwowanie od nich pieniędzy, co w przypadku początkującego przedsiębiorcy nie w każdej branży jest łatwe. W moim przypadku, jedyne za co mi nie zapłacono to cykl artykułów w pewnej gazecie, która zbankrutowała.

Początkujący przedsiębiorcy powinni trzymać koszty stałe na minimalnym poziomie

Zdarza się.

Zbankrutowała, ale nie w związku z współpracą ze mną [śmiech]. Nawet odpuściłam wszelkiego rodzaju windykowanie, bo uznałam, że to będzie mnie kosztowało więcej zachodu niż proste machnięcie ręką.

Czyli na początku działalności nie zatrudniamy na etat, żeby nie tworzyć kosztów stałych. Trudniej rozwiązać umowę z pracownikiem — zawsze jest okres wypowiedzenia — niż zerwać współpracę.

Nie mówiąc o tym, że jest to bardzo trudne dla kontaktów międzyludzkich. Jak jesteśmy srartującą firmą, to zazwyczaj nie zatrudniamy kogoś obcego z ulicy, tylko przynajmniej z polecenia. Szukamy kogoś w miarę zaufanego. Kiedy taką osobę zwalniamy, to zostaje smrodek międzyludzki. To jest istotne. Zachęcałabym na początek do zrobienia takiej zasady, że koszty stałe trzymamy na minimalnym poziomie. Jeśli to jest możliwe, to pracujemy z domu. Można pracować zdalnie, więc wiele osób pracuje w kawiarni. W przypadku kawiarni różnie jest z kosztami stałymi, bo to jest kilka kaw dziennie, czyli około 15 zł. Nie można wypuścić kosztów, dopóki nie zaczniemy mieć dochodu. Ja byłam w tej dobrej sytuacji, ale wiedziałam, dlaczego to robię, że od razu zatrudniłam firmę księgową. Nie umiałam tego robić — to jest jeden z powodów, dla których warto rozważyć outsourcing. Jak czegoś nie umiesz robić i ma to cię kosztować więcej nerwów, niż warte są te pieniądze, które zapłacisz — to zapłać i odpuść. Ja korzystałam i do tej pory korzystam z doradztwa. Ktoś śledzi za mnie przepisy, ktoś wie, ile VAT-u za to, ile za tamto, ktoś wie, jak sobie poradzić z amortyzacją samochodu. Czasami widzę, że prowadzenie księgowości kosztuje przedsiębiorców zarwane noce, po których są zbyt zmęczeni, żeby robić swoje.

Zgadzam się. Dla mnie pierwszą decyzją, jaką podjąłem po założeniu firmy, było pójście do biura rachunkowego, które było piętro niżej. Zadałem im pytanie, czy mogą prowadzić moje sprawy, bo kompletnie się na tym nie znam i nie zamierzam się tego uczyć.

Ja zrobiłam to jeszcze przed założeniem działalności, ale wtedy w Polsce dość trudno było ją założyć. Powiedziano mi gdzie i w jakiej kolejności mam stanąć w kolejce. Wtedy to była dla mnie bardzo cenna wiedza, zwłaszcza że internet jeszcze raczkował.

Koszty stałe to jedna sprawa, ale zastanawiam się, czy są kompetencje w firmie, których nie powinniśmy łatwo wypuszczać na zewnątrz?

W mojej pracy — coacha, trenera — to są mniej kompetencje, a bardziej kontakty i relacje. Jeśli firma jest oparta na kompetencjach — teraz powstaje mnóstwo firm opartych na nowych technologiach, kompetencjach, pomyśle — to przez jakiś czas nie wpuszczałabym obcych, może do momentu opatentowania, zastrzeżenia nazwy, to jest do rozważenia, bo w każdym przypadku może być inaczej. Są takie rzeczy, które powinny zostać u nas. To są rzeczy kluczowe, dzięki którym zarabiamy, bądź planujemy zarabiać pieniądze. Rzeczy automatyczne można oddać. Na początku działalności robiłam również projekty PR-owe. Projekt PR-owy oznacza, że musisz obdzwonić kilkudziesięciu dziennikarzy w krótkim czasie i porozmawiać, czyli zatelefonować kilka razy, żeby złapać ich w momencie, kiedy mogą rozmawiać. Na początku robiłam to sama, ale później zatrudniłam kogoś na umowę zlecenie. Miałam te kontakty i relacje, mogłam w każdej chwili zatelefonować, byłam znana i rozpoznawalna, ale to zabierało mnóstwo czasu i było ogromnie wyczerpującym zajęciem. Do składania przesyłek prasowych też zatrudniałam. Trudno to nazwać outsourcingiem, bo pomagali mi rodzice emeryci [śmiech]. Wabiłam emerytów na pomoc, ale to są takie proste czynności, do których można wykorzystać — pół żartem — kogoś bliskiego, kto ma wolne ręce. Nie było potrzeby zatrudnienia kogoś innego.

Zastanawiam się nad tymi dziennikarzami. Myślę, że tutaj niejednemu zapaliła się ostrzegawcza lampka: dobrze, ale czy kontakty z dziennikarzami nie są na tyle cenne, że to ja powinienem robić. Czy nie będzie tak, że ci dziennikarze stwierdzą: obrósł w piórka i wysyła do mnie asystenta.

Telefonowałam do nich regularnie, ponieważ to była działalność, polegająca na tym, że kilka razy w roku organizowaliśmy konferencje czy śniadania prasowe. Widywałam się z nimi. Oddałam to w outsourcing osobie, którą dobrze znałam, wcześniej ze mną współpracowała i robiła coś takiego. Działałyśmy razem ręka w rękę, więc widziałam, jak pracuje i nie planowała otworzenia działalności konkurencyjnej. Trzeba się z tym liczyć. Są takie branże — public relations, rekrutacje, szkolenia — gdzie zatrudniasz kogoś i wychowujesz przy swoim boku konkurencję. Nie ma mocnych. Jak z kimś pracujesz, to tak będzie. To trochę tak, jak z wypuszczeniem dzieci z domu. Możesz powiedzieć: mam powód do dumy, bo z moich rąk, ze współpracy ze mną wyszło na rynek kilku fantastycznych trenerów i coachów. To jest powód do dumy. Do tego oni dobrze o mnie mówią, więc czemu nie. Wiedziałam, że tak będzie i wolę, żeby oni byli moją konkurencją niż ktoś dużo słabszy, żeby trzymać jakość usług na określonym poziomie. To jest też ważne.

To jest dobre podejście. Myślę, że często impulsem do szukania outsourcingu — zewnętrznej pomocy — jest po prostu brak czasu. Czy są jakieś wyraźne sygnały, które jesteśmy w stanie określić i zidentyfikować, które powinny włączyć taki sposób myślenia: dość, ty nie powinieneś już tego robić, poszukaj koniecznie kogoś, kto zrobi to dla ciebie.

Kiedy nasza druga połówka życiowa wspomina o spakowaniu nam walizek, to jest bardzo wyraźny sygnał [śmiech]. Ale powiedzmy sobie szczerze, to jest wyczerpanie. Jestem też związana z fundacją Slowlajf, która działa na rzecz zapobiegania wypaleniu zawodowemu, ale także na rzecz prowadzenia własnej fascynującej działalności. Jedną z pierwszych rzeczy, które się pojawiają jest wyczerpanie i związane z nim dolegliwości. Takie nieoczywiste dolegliwości jak weekendowe bóle głowy albo przeziębienia świąteczne.

Właśnie jestem przeziębiony. Już zaczynam szukać powiązań [śmiech].

To się zdarza i warto to mieć w pamięci. Wiem, że jestem coachem i cokolwiek powiem, będzie odbierane jako sprzedaż tego coachingu. To umówmy się, że będę sprzedawać coaching czy mentoring w czasie tej rozmowy na różne sposoby. Warto mieć kogoś umówionego, z kim mamy relację, mamy zasady współpracy i raz na jakiś czas spotykamy się, żeby przegadać sytuację, żeby ktoś był dla nas tak jak coach dla menedżerów wysokiego szczebla, takim lustrem, żeby porozmawiać o czymś, o czym jeszcze wewnątrz firmy nie możemy informować, co jest na etapie wcześniejszym niż projekt. Warto, żeby przedsiębiorca miał kogoś, z kim może coś przegadać, dlatego że koledzy nie zawsze wiedzą, o co chodzi. Byłam w takiej sytuacji. W swoim otoczeniu założyłam działalność jako jedna z pierwszych. Moi znajomi byli na etatach i nie mieli czasu ze mną przegadywać różnych rzeczy. Bardzo mi tego brakowało. Coach jako zawód nie bardzo jeszcze w Polsce istniał. Do tej pory pamiętam takie nieprzyjemne uczucie: telefonuję do kogoś, z kim byłam w dobrych relacjach, uważam, że się przyjaźnimy, dzwonię po to, żeby coś przegadać i ta osoba mnie „posyła na bambus” — delikatnie mówiąc — bo nie ma czasu. Ale też nie miała siły, żeby oddzwonić. Zostawałam z tym sama.

Później obserwowałam te osoby, kiedy zakładały swoją działalność, jak często zwracały się do mnie. Znając swój ból, dzieliłam się swoimi spostrzeżeniami czy refleksjami. Bardzo potrzebny jest partner do rozważań. Coach, który nie założy działalności konkurencyjnej, jeśli lubi swoją robotę, jest dobrym partnerem do rozważań. Coach, mentor, ktoś kto ma doświadczenie w biznesie. Dobrze, żeby to był też ktoś, kto przechodził przez okres zakładania własnej firmy. Przyjaciele często nie rozumieją, o co chodzi i nie mają czasu. Dla rodziny nasze rozterki przedsiębiorcy są lękotwórcze. To, że mamy firmę, oznacza, że będziemy donosić zasoby. Jeśli poduszka finansowa nie jest wystarczająco duża, jeśli druga osoba ma jakieś wątpliwości, co do tego, co robimy, to nasze rozterki i rozważania będą budzić lęk. Nie mówię, żeby nie rozmawiać o tym, ale nie tylko w domu, gdzie możemy być zniechęcani do bardziej ryzykownych, czy bardziej odważnych kroków. To też trzeba mieć na uwadze.

Osobom zakładającym swoją działalność, bardzo potrzebny jest partner do rozważań

Polecam jeden z odcinków podcastu, w którym mówiliśmy o roli znajomości w biznesie, jak otaczanie się odpowiednimi ludźmi może nam pomóc. Dlatego, że inni przedsiębiorcy to są ludzie, którzy mają podobne doświadczenia. Mogą być z zupełnie innej branży, ale są w stanie w jakiś sposób zauważyć pewne rzeczy, które nam pomogą. Był także odcinek o grupach Mastermind, które też mogą pełnić taką rolę. Zdecydowanie zachęcam do tego, żeby korzystać z zewnętrznej pary oczu. Czasem nawet więcej niż jednej, bo z zewnątrz widać inaczej, można zobaczyć takie rzeczy, których my nie zobaczymy, bo jesteśmy za blisko. My widzimy drzewo, a ludzie z zewnątrz widzą las.

Dokładnie tak jest. Jeden z moich klientów właśnie tworzy dla siebie taką grupę Mastermindową ze znajomymi. Dla mnie to oznacza, że krócej będzie moim klientem. To co znajduje na coachingu, znajdzie w tej grupie. Ale dla niego to jest długoterminowe, dobre rozwiązanie.

Z drugiej strony może być tak, że poleci takie rozwiązanie jak coaching innym członkom tej grupy.

Nie jest to wykluczone. Jestem świadoma, że w interesie moich klientów jest to, żeby pracować ze mną jak najkrócej i w jak najmniejszej liczbie sesji to zamknąć, bo to jest koszt. Z drugiej strony to jest koszt opłacalny. Teraz mam przyjaciół, partnerów i kolegów po fachu do przegadywania różnych rzeczy. Ale gdybym aktualnie zakładała działalność gospodarczą, to pomyślałabym o korzystaniu z coachingu i mentoringu jako jednej z metod, które pozwalają mi przesortować dane w głowie.

Zakładając działalność gospodarczą, warto pomyśleć o korzystaniu z coachingu i mentoringu, które pozwalają przesortować dane w głowie

Mówiąc o outsourcingu, zaczęliśmy od tego, że obydwoje zleciliśmy księgowość na początku działalności. Jakie są jeszcze takie typowe rzeczy, które przedsiębiorcy zlecają na zewnątrz w pierwszej kolejności?

Usługi internetowe, czyli strona internetowa. Są osoby, które to robią same. Mam takie doświadczenie z bloga — zaczynałam prowadzić go sama i był bardzo siermiężny. Gdybym chciała nauczyć się, jak mam to zrobić, żeby ten blog wyglądał lepiej, to trwałoby to całe wieki. Wolałam to wyoutsourcować. Zlecałam też zrobienie logotypu, zrobienie strony internetowej — różnego rodzaju usługi związane z internetem. Teraz jest tak, że część zlecam agencji, a część robię samodzielnie. Są rzeczy, które warto zlecić fachowcom, żeby to działało, żeby był fajny projekt. Trzeba mieć wyobrażenie, jak to ma wyglądać. Są osoby, które zlecają również pisanie tekstów na strony internetowe. Ja mam pewną łatwość posługiwania się piórem, więc nie musiałam i wolałam, żeby to było ode mnie. To się fajnie sprawdziło, bo ludzie, którzy mnie znali i zaglądali tam mówili: ta strona jest taka twoja. O to chodziło. Ona miała być moja. Tutaj jest wybór. Jeśli się to zleci, to trzeba dać komuś jakieś założenia — kluczowe informacje. Zdarzyło mi się pomagać komuś w tworzeniu tekstów w taki sposób, że ktoś robił swój tekst, który był bardzo trudny do czytania, ale były tam główne informacje. Ja z tego robiłam coś, co się daje czytać i nawet laik jest w stanie ten tekst zrozumieć. To były takie moje dodatkowe zabawy zawodowe. Warto to zlecić, jeśli jesteśmy specjalistami w jakiejś dziedzinie, a naszymi klientami nie są specjaliści. Musimy swój język przełożyć na język ogólnoludzki. To czasem jest polski i polski, ale tak naprawdę dwa różne języki.

Myślę, że w przypadku takiej działalności jak twoja, lub takiej działalności, w której bardzo ważną rolę odgrywa komunikacja z klientem, to samodzielne pisanie tekstu na bloga ma też dodatkowy aspekt — klient widzi twój sposób komunikacji. W momencie, kiedy klient kupuje twoją usługę, to już niejako cię zna dzięki tym tekstom. Kupuje dlatego, że podoba mu się ten styl komunikacji, słownictwo, przykłady i analogie, których używasz u siebie. Myślę, że to można podciągnąć pod tę działkę, o której mówiłaś jako podstawowej działalności, która jest fundamentem naszego biznesu. Jeżeli fundamentem mojego biznesu jest komunikacja, to trudno, żebym zlecał to komuś innemu.

Nawet jeśli fundamentem biznesu jest sklep internetowy, to funkcjonowanie tego sklepu — sposób napisania regulaminu, zachęty do zakupu, opisów produktów — to ma znaczenie. Wiele firm korzysta z automatów i to od razu widać. Widać, że sprzedają to jacyś nieludzie albo ludzie z końca świata, którzy podszywają się pod lokalsów, a tak naprawdę korzystają z automatycznych translatorów. To jest element budowania zaufania. Warto na to zwracać uwagę.

Można wyoutsourcować różnego rodzaju usługi związane z produkcją — wizytówek, ulotek, czy dokumentów. Teraz robię dla klienta poszkoleniowy certyfikat zbiorczy, gdzie głównym elementem była współpraca. Ta ekipa razem pracuje w jednym pomieszczeniu, więc wymyśliłam, że nie będzie tak, że każdy dostanie swój certyfikat, tylko będzie jeden ze wszystkimi nazwiskami. Nazwisk jest na tyle dużo, że postanowiłam to zrobić w większym formacie. Nie kombinuję, co mam zrobić, żeby złożyć jakieś puzzle, by wyszedł większy format, tylko od razu zamawiam, będzie to drukowane na usztywnionej piankowej płycie i przekazane klientowi w prezencie do zawieszenia.

Jeżeli mówimy o outsourcingu szarych komórek — czyli o tym, co ludzie kupują u ciebie — to kiedy powinienem się zastanowić nad skorzystaniem z takiej usługi?

Kiedy pojawia się długotrwały, kilkutygodniowy stres związany z tym, że potrzebujesz coś inaczej poukładać albo coś wymyślić. Czujesz, że jest trudność, która tkwi nierozwiązana przez kilka tygodni. Albo się nią zajmujesz, albo się nie zajmujesz, bo jest na tyle stresująca, że na wszelki wypadek to odkładasz. Na razie się nic od tego nie wali, ale nie wiadomo, co się wydarzy. To jest czas na zatrudnienie szarych komórek. Te szare komórki mogą występować w różnych wersjach i mogą to być komórki stricte konsultacyjne, czyli wynajmujesz specjalistę od komunikacji w social mediach.

Powiem ci świetny przykład, bo to jest na czasie. Potrzebuję wdrożyć w firmie RODO. Mogę się sam przegryzać przez te przepisy i domyślać się, co one oznaczają albo mogę wynająć kogoś, kto zrobi to dla mnie.

Tak, to prawda. Warto z tego skorzystać, choć był taki moment, kiedy mnóstwo firm nadużywało lęku przed RODO i pojawiały się naprawdę dziwne oferty.

Rzadko się zdarzają takie żniwa dla prawników, jak w czasie wdrażania RODO.

Pod wpływem niektórych artykułów, które czytałam w internecie zastanawiałam się — pół żartem — czy sobie nie kupić szafy pancernej na komputer [śmiech].

Zastanawiam się, na ile było to spowodowane dążeniem mediów do szukania sensacji — co w naturalny sposób w mediach istnieje — a na ile to było podsycane przez prawników. Znam sporo prawników, którzy, wręcz przeciwnie, uspokajali, mówiąc: spokojnie, to nie jest tak, że zacznie się RODO, wpadnie kontrola i nałoży na was karę w wysokości 10 milionów euro.

Pojawiło się też sporo firm, czy osób, które miały pomysł, żeby to wykorzystać. Przepisy były niejasne, więc w niektórych z nas była chęć zabezpieczania się. Teraz z kolei urzędy ostrzegają, że pojawiają się pisma o karach. Ktoś coś skontrolował i nałożyli na ciebie karę. Te kary są takie sprytnie nieduże, trochę ponad dwieście złotych, żeby nie było dużego oporu przed zapłaceniem.

Tak, niestety.

Ja jeszcze wyoutsourcowałam usługi prawne. Kiedy chciałam w urzędzie patentowym zarejestrować nazwę swojej firmy — MAGA Consulting — to zatrudniłam do tego prawnika. Nie do każdej umowy jest nam potrzebny prawnik. Moje doświadczenie jest takie, że jak miałam jakiś duży kłopot z umową z klientem, to dostawałam dostęp do ich prawnika, z którym mogłam różne rzeczy wyjaśnić. Z jednej strony wyjaśnić specyfikę pracy i dlaczego mi zależy na takim zapisie, a z drugiej strony zrozumieć jakiś zapis i powód, dla którego on jest. Umówić się na taki, na który obie strony się zgodzą. To nie było najłatwiejsze — dotarcie do prawników dużej korporacji — ale było możliwe i wielokrotnie to robiłam, więc nie zawsze musimy mieć kogoś po swojej stronie.

Kiedy mamy do czynienia z jednorazowym outsourcingiem — typu wykonanie strony internetowej albo wdrożenie RODO — to jest to łatwiejsze. W momencie kiedy jest jakiś fragment mojej firmy i do tej pory miałem tam wszystko poukładane, wszystko było pod moją kontrolą i teraz mam to oddać komuś obcemu, to budzi się naturalny strach, że stracę nad tym kontrolę.

Czasem jest tak, że ten strach się nie budzi i zatrudniam kogoś, ale ciągle nawyk kontrolowania pozostaje. Ciągle robię coś, co mi nie służy, bo zajmuje mój czas i być może irytuje tę drugą osobę. To nie jest oddanie usług. Myślę, że trzeba mieć na to wewnętrzną zgodę — ten kawałek rzeczywistości oddaję i umawiam się na coś. Na końcu ma być zrobione to, na końcu poproszę o taką i taką informację, po drodze będę się do ciebie odzywać po to, żeby dowiedzieć się, jak ci idzie, bo to jest dla mnie ważne. Możesz takiej osobie zaglądać przez ramię w sposób zaplanowany, poprzez systematyczne spotkania statusowe. Możesz też zaglądać przez ramię wtedy, kiedy uważasz to za stosowne. Fizycznie — jeśli ta osoba pracuje u ciebie w biurze. Wirtualnie — telefonem czy mailem: jak ci idzie, na jakim etapie jesteś, co tam się dzieje, jakie miałaś/miałeś przygody z wykonywaniem tych zadań. Trzeba mieć poczucie, że wiem, co tam się dzieje. Jeśli oddaję coś komuś — wiem, że oddaję to komuś, kto to potrafi zrobić — tak jak w każdej firmie, kiedy oddajesz coś podwładnemu, masz prawo do monitorowania, ale niech ten człowiek ma możliwość zrobić swoje zadanie i mieć z tego frajdę i dumę. Tak samo jest z outsourcingiem.

Na oddanie usług trzeba mieć wewnętrzną zgodę

Uśmiecham się, kiedy cię słucham, bo od razu przychodzi mi na myśl taka sytuacja, o której nie raz słyszałem — ktoś zamawia logo, grafik tworzy projekt, a później przychodzi klient i mówi: ta kreseczka powinna być dwa milimetry wyżej, a ta literka to troszkę w lewo.

Ja taka byłam [śmiech]. Był pomysł, wokół którego pracujemy i w ramach tego pomysłu miałam wizję, że to powinno wyglądać trochę inaczej. Ale nie stawiając wszystko na głowie, bo to nie o to chodzi. Korekta tak, ale nie robienie czegoś za kogoś. Nie kupuję programu graficznego i nie rysuję sama tego logotypu, nie kombinuję, jakie tam mają być kolory. Jeśli mam pomysł, że jakiś kolor powinien być ciemniejszy, a inny jaśniejszy, wtedy wspólnie testujemy i uzgadniamy. Agencja reklamowa, z którą współpracuję — notabene, od której dostałam informacje na temat twojego bloga i że powinnam się z tobą skontaktować — która opiekuje się i moja stroną internetową, i moim blogiem, mam z nimi taką relację, że czasem wtykam nos i mówię: nie, to nie tak, tutaj ma być taka kreseczka. A czasem mówię: mnie się wydaje tak, ale jeśli macie inne pomysły, to powiedzcie, ja się nie upieram. Bardzo często jest tak, że daję się przekonać. Zakładam, że oni są fachowcami, więc jak zatrudniasz fachowców, to korzystaj z ich wiedzy, bo za nią płacisz. Od tej agencji dostałam mnóstwo fantastycznych rzeczy, na które bym w ogóle nie wpadła. Kupujesz coś nie tylko po to, by zaoszczędzić swój czas, ale też po to, żeby dostać coś, czego sam nie masz w swojej głowie i w swoich umiejętnościach.

Kupujesz coś nie tylko po to, by zaoszczędzić swój czas, ale po to, żeby dostać coś, czego sam nie masz w swojej głowie i w swoich umiejętnościach

Znów pojawia się temat komunikacji. W sytuacji, w której klient ma swoją wizję — tak jak ty miałaś wizję logo i starałaś się naprowadzić grafika, żeby to, co tworzy, było zgodne z tą wizją — warto zakomunikować agencji, czy chcesz od nich stworzenia logo i nie masz kompletnie pojęcia, jak by to mogło wyglądać albo przychodzisz do agencji i mówisz im na starcie: mam pomysł, wiem, jak ono powinno wyglądać i potrzebuję, żeby grafik pomógł mi ten pomysł przenieść na projekt graficzny.

Czasem jest tak, że jest idea. Kiedy robiłam logo, to stała za tym idea, żeby pokazywało ludzi i z nimi się kojarzyło, niezbyt dosłownie, tylko w przenośni. Kiedy pokazuję na mojej wizytówce logo MAGA Consulting, to bardzo wiele osób mówi: o takie ludziki. Dokładnie tak miało być.

Kwestia tego, żeby to zakomunikować naszemu partnerowi. Jeśli tego nie zrobimy, to przychodzimy z przekonaniem, że mam gotowy pomysł, że chodzi mi tylko o to, żeby gość postawił odpowiednie kreseczki na ekranie, a grafik, czy twórca może mieć przekonanie: klient przychodzi, żebym zrobił mu logo, więc się zaangażuję i stworzę takie, jakie moim zdaniem jest najlepsze. Tu może być od razu zderzenie.

Dobra agencja, czy dobry grafik zadają pytania i ta komunikacja jest jak bumerang. To wychodzi w pierwszej rozmowie. To co jest ważne: korzystaj z zawartości mózgów osób, którym płacisz.

Korzystaj z zawartości mózgów osób, którym płacisz

Kiepska komunikacja to jest jedna z pułapek, które nas mogą czekać w zleceniach outsourcingowych, czyli przekazywaniu części naszej pracy na zewnątrz. Jakie są jeszcze inne zagrożenia, na które warto być wyczulonym i ich unikać?

Niewystarczające kompetencje, czyli kiedy komuś coś oddajemy, to musimy wiedzieć, że ten ktoś na pewno będzie umiał to zrobić. Jeśli nie będzie umiał, to umawiamy się na wsparcie, czy z naszej strony, czy inne dodatkowe, eksperckie. Kolejna rzecz to są terminy. Nie wszyscy mamy jednakowy kalendarz w głowach. Nie dla każdego „za tydzień” faktycznie oznacza za tydzień. Przez jakiś czas robiłam tak — i do tej pory mi się to zdarza — że daję trochę krótszy termin niż prawdziwy po to, żeby móc zweryfikować i poprawiać. Kiedy robię z kimś wspólnie szkolenie i ktoś ma napisać materiały szkoleniowe, to najczęściej dostaję te materiały z literówkami albo stylistycznie słabszymi sformułowaniami. Dla mnie to jest ważne. Moje oko i mój mózg to zauważają i wiem, że będę potrzebowała pół dnia, żeby to przeczytać od deski do deski i skorygować, żeby klient dostał taką jakość, która dla mnie jest akceptowalna. Kiedy prowadzę szkolenie po angielsku, to piszę materiały częściowo po angielsku i częściowo po polsku, ale staram się maksymalnie dużo po angielsku i konsultuję to z fachowcem. Mam taką osobę, która już wie, jakim językiem się posługuję, która to potrafi robić. Czasem zdarza się, że ona mi coś przesyła, a ja mam jeszcze jakąś wątpliwość. Dzwonię i mówię: miałam na myśli to, a ty użyłaś takiego sformułowania. Uzgadniamy, ale korzystam z czyjejś głowy. Dla mnie to jest pomocne, bo dzięki temu ostateczny efekt mojej pracy jest lepszy. Już nie mówiąc, że praca jest dzięki temu łatwiejsza.

Czy zdarzyło ci się, że podwykonawca oburzał się, że poprawiasz i masz wątpliwości co do tego, co stworzył?

Nie. Takie rzeczy robię w koleżeńskich relacjach. Jeśli pracuję z innym trenerem, to najczęściej już jakieś szkolenie wspólnie prowadziliśmy lub chcemy współpracować. Wtedy to jest łatwiejsze, ale też staram się to robić kulturalnie. Mówienie o wzajemnym szacunku to są truizmy, ale jak powiesz komuś: słuchaj tutaj jest tak i mam wątpliwości, przegadajmy i uzgodnijmy, wyjaśnij mi, co masz na myśli, bo wydaje mi się, że to jest nieczytelne. Może to się da inaczej napisać — to jest kwestia metody i sposobu. Nie zdarzyło mi się w biznesie z kimś skonfliktować ze względu na sposób załatwiania sprawy przeze mnie. Zdarzało mi się łagodzić sytuacje, w których mój szef zadarł z kontrahentem, czy podwykonawcą, a później wpuszczał mnie w dalsze rozmowy. Ale to jeszcze w dawnych, etatowych czasach. Kiedy robisz to z wyczuciem i uważnością na to, że ktoś miał dobrą wolę, to jest to w porządku. Kiedy kończy się dobra wola, kiedy umawiasz się na jutro i tego nie ma, to zaczynam być bardziej stanowcza.

Z mojego doświadczenia opowiem o jednej sytuacji — ciekaw jestem, co byś poradziła — mam podwykonawcę i zlecając coś potrzebuję przekazać mu bardzo wiele informacji w trakcie pracy nad projektem. Potrzebuję też dawać informacje zwrotne — czy to idzie w dobrą czy złą stronę. Kiedy ja to robię, jest OK, dogadujemy się, ta druga strona rozumie, o co mi chodzi i realizuje to tak, jak miałem to w głowie. Przychodzi czas, że przejmuje to inna osoba u mnie w zespole i ta komunikacja zaczyna zgrzytać. Te osoby nie nadają na tej samej fali. Nie mam nieskończonego zespołu ludzi, którzy mogliby nad tym pracować, więc czy szukać winy po swojej stronie, czy szukać innego podwykonawcy?

Nie szukać winy, tylko rozwiązania. To jest kłopot, z którym stykają się często duże agencje reklamowe i zdarza się, że wymieniają key accounta, który obsługuje danego klienta. W mniejszych zespołach myślę, że warto wziąć udział w spotkaniu, czy w rozmowie. Zobaczyć, gdzie są te punkty, w których jest niezrozumienie i dopiero wtedy rozmawiać. To jest kwestia tego, żeby obie osoby się tego nauczyły. Podwykonawca chce dla ciebie wykonać pracę, bo to jest jego praca i jego zarobek. Pracownik też chce wykonać swoją pracę jak najlepiej, bo po to się zatrudnił. Jak nie chce, to w grudniowym numerze Personel i Zarządzanie będzie mój tekst — w rubryce Okiem coacha — właśnie o tym, jak się pozbyć pracownika, który nie dowozi. A dokładnie, jak przejść cały proces krok po kroku. Co trzeba zrobić, żeby zrobić to z czystym sumieniem, jeśli się na końcu okaże, że trzeba go zwolnić. Poszukać sposobu komunikacji i poszukać tych punktów, w których oni się nie porozumieli. Czasami jest tak, że ktoś czegoś nie dopowie, bo wydaje mu się to oczywiste. Pamiętam swoje pierwsze w życiu szkolenie, jakie prowadziłam, ile po tym szkoleniu musiałam wprowadzać korekt w pracę osób, które szkoliłam. To był czas, kiedy byłam szefową i szkoliłam swoich współpracowników. Widziałam, jak oni pracowali, jak wielu rzeczy na tym szkoleniu nie powiedziałam, bo wydawały mi się oczywiste. To była dla mnie fantastyczna szkoła. Trzeba wziąć udział w procesie komunikacji, stworzyć jakiś rodzaj formatki, szablonu, briefu, co będzie zbiorczą listą informacji, które należy przekazać, żeby coś miało szansę się udać.

Czyli nadać strukturę tej komunikacji.

Tak. Brałam ostatnio udział w konferencji, na której był wykład na temat wiedzy ukrytej. Była tam mowa o tym, że nawet jeśli pracownik, który wykonuje jakąś czynność, dokładnie tę czynność opisze, to ktoś drugi dostając ten opis do ręki, nie będzie umiał tego zrobić równie dobrze. Właśnie dlatego, że po drodze dzieją się te rzeczy oczywiste, które wynikają z naszej osobowości, z naszego sposobu działania, czasem wynikają ze sposobu formułowania myśli. Czasem wynikają też z tego, że wydaje nam się, że coś musi się wydarzyć: skoro powiedziałeś, że mają być słuchawki do smartfona, to trzeba je przynieść z samochodu [śmiech]. Ale to nie zawsze jest takie oczywiste. To są różne rzeczy, które się przeskakuje i z tego wynikają zgrzyty w komunikacji. Podobnie jest z pracownikami, bo jak zatrudniamy pracownika, to też jest tak, że on wykonuje część zadań. Tutaj też trzeba zadbać o takie zwyczajne menedżerskie zasady. Umawiam się na to, co ma być zrobione. Umawiam się na kryteria sukcesu, a jeśli na tej drodze są jakieś specyficzne momenty, które muszą być zrobione dokładnie w jakiś sposób, to je wskazuję. Jeśli nie — to oddaję władzę nad sposobem działania. Niby proste, ale niełatwe.

Tak, zdecydowanie. Zaczęliśmy od tego, że pracownik to jest koszt stały, a outsourcing takim nie jest. Czy widzisz jeszcze jakieś inne różnice pozakosztowe pomiędzy zatrudnieniem pracownika a zewnętrznego podwykonawcy, które z punktu widzenia przedsiębiorcy mogą być istotne i zdecydować o wyborze?

Zdecydowałam, że nie chcę zatrudniać pracowników w momencie, w którym postanowiłam, że będę pracować z domu. Moje biuro jest biurem domowym. Nie chciałam, żeby mi ktoś obcy łaził po domu od 8:00 do 17:00, czyli przez cały dzień. Chciałam, żeby to była moja przestrzeń. Teraz jest już bardzo dużo telepracy i można zatrudnić kogoś, kto będzie pracował u siebie. Postanowiłam tego nie robić ze względu na strategię, strukturę i na to, jak chcę pracować. Natomiast jeśli masz pracownika, to on jest w określonych godzinach do twojej dyspozycji. Oznacza to, że możesz od niego jedną rzecz chcieć o 8:00, drugą o 9:15, a trzecią o 13:14. Ten pracownik ma być do twojej dyspozycji w tym czasie, bo na to się umawiacie. Natomiast firma, którą zatrudniasz, czy człowiek na zlecenie może cię powiadomić: jestem zarobiony, nie zrobię tego projektu w ciągu najbliższego tygodnia. Musisz inaczej planować czas współpracy. Jeśli to jest firma księgowa, czy księgowo-kadrowa, to wiadomo, że jest pewien cykl, w jakimś momencie dostarczasz dokumenty, a oni do jakiegoś momentu mają ci dać informację o wysokości podatków. Jeśli to jest współpraca z agencją reklamową dotycząca strony internetowej, to w pewnym momencie może okazać się, że ich informatyk jest tak zarobiony, że zrobi to za dwa tygodnie. Ja też czasem klientowi mówię: z przyjemnością to zrobię, ale nie w terminie, o który mnie prosisz. Nie wiem jak ty, ale ja mam ciągle nieopanowane klonowanie [śmiech].

Myślę, że więcej osób ma podobny problem [śmiech].

Cieszę się, bo miałam kłopoty z poczuciem własnej wartości na tle klonowania [śmiech]. Dziękuję za tę informację.

Bardzo dziękuję za rozmowę i bonus, który przygotowałaś dla słuchaczy. Pytanie na koniec: gdyby ktoś chciał spotkać cię w internecie, to jak może to zrobić?

Zapraszam na stronę internetową www.maga-consulting.pl oraz na bloga www.przyjaznycoaching.pl. Na LinkedIn i FB znajdziesz mnie: Agnieszka M. Staroń. Zapraszam też na fanpage Przyjazny Coaching. Łatwo się ze mną skontaktować i zawsze przy pierwszym kontakcie — jeśli ktoś będzie chciał rozmawiać o coachingu — to będę prosiła albo o możliwość rozmowy telefonicznej, albo przez Skype, jeśli ktoś mieszka za granicą. Najdalej pracowałam z klientką z Jordanii — Polką, która tam mieszka. Te uzgodnienia coachingowe najłatwiej zrobić w rozmowie. Pracuję w taki sposób, że to jest coaching z elementami mentoringu i konsultacji, na to umawiam się z klientem. Potrzebuję to wyjaśnić, żeby klient wiedział, czego się ode mnie spodziewać. Wszelkimi kanałami odbieram, ale nie wszystkimi natychmiast, bo ze względu na higienę psychiczną nie mam maila, czy messengera w telefonie — jak rozmawiam z tobą, to rozmawiam tylko z tobą. Gdyby mi coś tam pikało, to byłoby mi trudniej. Zapraszam.

Bardzo serdecznie dziękuję.