fb pixel
telepraca

Praca zdalna – jak kontrolować pracowników i budować dobrą atmosferę w zdalnym zespole

utworzone przez | Maj 2018

Z danych Eurostatu wynika, że co siódmy zatrudniony Polak pracuje w domu.

Czy takie rozwiązanie sprawdziłoby się w twojej firmie?

Żeby to rozstrzygnąć. trzeba odpowiedzieć sobie na co najmniej kilka ważnych pytań:

  • W jakich sytuacjach praca zdalna się sprawdza?
  • Jakie są jej zalety i zagrożenia z nią związane?
  • Jak zabezpieczyć sprzęt i dane powierzane pracownikom?
  • Co zrobić, żeby zbudować dobrą atmosferę w takim zespole?

Postanowiłem porozmawiać o tym z osobą, która na co dzień pomaga firmom wdrażać pracę zdalną i mądrze nią zarządzać. Jest założycielką agencji doradczej World Is Your Office, a nazywa się Zuzanna Przybyła.

Cześć Zuza.

Cześć Marek.

Powiedz, co ostatnio czytałaś?

Na to pytanie mam dwie odpowiedzi, bo jedna książka jest z kategorii książek prywatnych, a druga jest związana z tematami okołosłużbowymi. Zacznę od tematyki prywatnej, czyli od książki, która nazywa się Sapiens: A Brief History of Humankind, czyli krótka historia ludzkości. Jest to książka, która absolutnie zmienia bardzo wiele poglądów na rzeczywistość i mogę ją polecić każdemu – ma niestandardowe poglądy, jest ucztą intelektualną i szczerze ją polecam. Druga książka związana z tematami służbowymi, to książka Daniela Pinka DRIVE. Kompletnie nowe spojrzenie na motywację. Myślę, że ten tytuł jest fajnie związany z tym, o czym będziemy rozmawiać. Mogę ją bardzo polecić, bo obecnie przeżywamy rozkwit nowych teorii motywacji i tego, jak zarządzać motywacją w pracy. W książce Daniela to jest bardzo fajnie przedstawione – żeby zarzucić kilka przynęt i kogoś zainteresować tą książką, to są tam poruszane takie tematy jak: dlaczego metoda kija i marchewki już nie działa, jakie są trzy najważniejsze składniki motywacji, które są w stanie doprowadzić do tego, że człowiek będzie się kierował motywacją wewnętrzną, a nie zewnętrzną oraz dlaczego ta motywacja zewnętrzna jest zła.

Z polskich książek poświęconych motywacji mogę polecić Głaskologię Miłosza Brzezińskiego.

Też czytałam – wspaniała książka.

Dzisiaj będziemy mówić też trochę o motywacji, bo chciałem z tobą porozmawiać o pracy zdalnej albo jak to się urzędowo mówi: o telepracy. Podejrzewam, że większość słuchaczy Małej Wielkiej Firmy wie, o co chodzi, natomiast może się zdarzyć, że ktoś się z tym terminem jeszcze nie zetknął albo zetknął się, ale nie przećwiczył tego na własnej skórze i chciałby wiedzieć, co to dokładnie jest. Jakbyś to opisała? Co to jest praca zdalna i czym się różni od takiej tradycyjnej pracy?

Jest wiele definicji pracy zdalnej. Najbardziej istotna i myślę, że możemy jej tutaj użyć, jest taka, że praca zdalna to jest praca poza miejscem swojej pracy i zazwyczaj dotyczy to takich zawodów, w których chodzi o pracę z komputerem. Jeżeli pomyślimy sobie na przykład o taksówkarzu albo o zakładzie produkcyjnym, to ciężko, żeby taksówkarz wykonywał telepracę, to znaczy wykonywał swój zawód poza taksówką – tak samo w zakładzie produkcyjnym. Generalnie mówimy o pracy poza miejscem pracy – niektórzy ograniczają to do home office, work from home, ale jest to niepotrzebne zawężenie, bo praca zdalna niekoniecznie musi być wykonywana z domu.

Niektórzy pod tą definicją rozumieją też pracę w międzynarodowych zespołach, czyli na przykład, kiedy zespół obsługi klienta obsługuje klientów z bardzo różnych krajów, to też jest to postrzegane jako praca zdalna, bo ludzie z wielu miejsc, czy różnych stref czasowych pracują razem. Ja zazwyczaj o tym nie myślę jako o pracy zdalnej, bardziej o takich przypadkach, kiedy zespół, czyli najbliżej pracujący za sobą ludzie, jest zdalny, czyli nie siedzi w jednym miejscu.

Jakie są korzyści z takiego sposobu pracy?

Bardzo lubię to pytanie. Zauważyłam, że na co dzień mówimy głównie o tych korzyściach, które są dla pracowników – zacznijmy od tego, że często podczas telepracy, pracy zdalnej łatwiej się skupić. W mojej karierze nie raz miałam taką sytuację, że moi koledzy i osoby z zespołu mówiły „jutro pracuję z domu, bo muszę coś dokończyć i muszę się skupić”, bo paradoksalnie biuro nie jest najbardziej optymalny miejscem, w którym można wykonywać swoją pracę. Skupienie i wzrost produktywności – 91 procent osób twierdzi, że jest bardziej produktywnym podczas podczas telepracy, pracy zdalnej.

Praca zdalna daje możliwość poświęcenia się swoim zainteresowaniom. Często taki rodzaj pracy jest połączony z elastycznością godzin pracy, co umożliwia realizowanie innych rzeczy, które są dla nas ważne w życiu – można coś załatwić, uprawiać sport, dbać o zdrowie poprzez na przykład ugotowanie sobie obiadu podczas pracy w domu, w czasie przerwy. Jest to też unikanie stresujących dojazdów, oszczędność czasu – przez to, że człowiek jest w stanie uniknąć dwóch godzin w korkach w ciągu dnia, to nie jest problemem żeby popracować te pół godziny czy godzinę dłużej w ciągu dnia i to też jest z korzyścią dla pracodawcy. Warto też wspomnieć o wszystkich korzyściach z punktu widzenia pracodawcy.

Pierwsza rzecz, jaka przychodzi mi do głowy to, że nie potrzeba aż tak dużo powierzchni biurowej, bo pracownicy są gdzieś indziej.

Zdecydowanie i to jest taka wymierna korzyść – były nawet wyliczenia, ile pieniędzy można w ten sposób zaoszczędzić. American Express rocznie oszczędza 15 milionów dolarów na powierzchni biurowej przez to, że przestrzeń jest rotacyjna – połowa pracowników pracuje w biurze, zaś druga połowa zdalnie i wymieniają się biurkami. Jest to naprawdę znacząca korzyść, nawet jeżeli rozmawiamy o mniejszych firmach. Dodatkowo, jeżeli przeliczamy korzyści właścicieli firm na pieniądze, to sprawa produktywności jest bardzo istotna. Jeżeli już ustaliliśmy, że biuro niekoniecznie jest najlepszym miejscem do pracy, do wydobycia z pracownika tego, co najlepsze, to dom albo jakaś przestrzeń coworkingowa mogą być naprawdę świetnym miejscem. Oprócz tego, że 91 procent osób mówi, że w domu pracuje bardziej produktywnie, to jedna chińska firma zrobiła eksperyment i w momencie, kiedy pracownicy wsparcia telefonicznego klienta zaczęli pracować zdalnie, to liczba połączeń wzrosła o 14 procent w ciągu tego samego czasu pracy. Jest to realna korzyść dla pracodawcy.

Pracownicy zdalni w zakresie 60-80 procent, czyli tacy, którzy siedzą 3-4 dni w tygodniu w domu, są najbardziej zaangażowaną grupą pracowników. Zaangażowanie bardzo często wzrasta – tak pokazują badania. Employer branding, o którym się teraz bardzo dużo mówi – były badania porównawcze między 2017 a 2014 rokiem i w 2017 roku 34 procent osób odeszło od swojego pracodawcy ze względu na brak elastyczności. W 2014 roku było to tylko 17 procent, czyli tendencja jest ewidentnie wzrostowa. Elastyczność w pracy zdalnej jest bardzo ważna.

Poza tym, że opcja pracy zdalnej sprzyja utrzymaniu pracowników, dodatkowo przyciąga nowych pracowników do pracy. Jest to istotne,szczególnie w przypadkach, kiedy nie mamy dostępu do wielkiego rynku pracy, czyli nie jesteśmy przedsiębiorcą z Warszawy, który z łatwością może sobie zrekrutować pracowników. Mamy dostęp do globalnych zasobów ludzkich i miejsce nie musi nas ograniczać. To może prowadzić do poważnych oszczędności. Okazuje się, że na wielu rynkach, na których oczekiwania finansowe pracowników są nieco niższe, można rekrutować doskonałych specjalistów.

Mamy dostęp do globalnych zasobów ludzkich i miejsce nie musi nas ograniczać Click To Tweet
Podejrzewałem, że wymienienie tych zalet pójdzie ci gładko, bo w końcu pomagasz przejść pracodawcom i pracownikom na ten model pracy. Za chwilę przejdziemy do wad pracy zdalnej, do tego, co jest postrzegane jako przeszkody w takim modelu pracy. Zanim do tego dojdziemy, jeszcze jedno krótkie pytanie z dwoma wariantami – w jakich branżach praca zdalna sprawdza się najlepiej, a w jakich nie ma zastosowania? Wspominałaś o taksówkarzach i zakładach produkcyjnych, czy są jeszcze jakieś inne przykłady branż, które ewidentnie świetnie działają w pracy zdalnej i takie, które nie mają racji bytu?

Odpowiedź na to pytanie trochę się zmienia – na bardzo wysokim poziomie ogólności powiedziałabym, że praca zdalna najlepiej sprawdza się w branżach i na stanowiskach, w których większość pracy pracowników jest pracą indywidualną. Jeżeli większością wykonywanej pracy jest praca zespołowa, gdzie ludzie muszą cały czas ze sobą rozmawiać i dokonywać jakichś ustaleń, to być może nie jest to najlepsze rozwiązanie, a przynajmniej nie permanentnie. Jeżeli wiemy, że chodzi bardziej o pracę indywidualną, to można powiedzieć o kilku rodzajach branż i zawodów, w których praca zdalna wydaje się być dobrym i oczywistym rozwiązaniem. Jest to oczywiście rynek IT. Programiści, oprócz tego, że muszą się ze sobą skontaktować, jeśli czegoś nie wiedzą, głównie siedzą klikając w klawiaturę i programują.

Również księgowość, designerzy, czyli branża kreatywna – kiedy człowiek sam w sobie jest kreatywny. Myślę, że coraz więcej branż będzie przechodzić na model pracy zdalnej. Tutaj pozwolę sobie zaznaczyć i może dla słuchaczy będzie to temat do przemyślenia, że bardzo często menedżer albo właściciel firmy myśli sobie „nie, nie – ja jestem w tej grupie, gdzie mój zespół koniecznie musi siedzieć razem, bo są bardzo ważne efekty tego, że ludzie siedzą razem i oni muszą współpracować”. Zauważyłam, że bardzo często jest to taka pułapka myślenia, bo wydaje nam się, że ludzie powinni się bez przerwy w tej pracy komunikować i siedzieć razem – podczas gdy realnie mają indywidualne zadania do wykonania, a umożliwienie im tego, że cały czas mogą podejść i sobie przeszkodzić, może wybijać ich z rytmu. Daję więc temat do przemyślenia – czy twój zespół naprawdę powinien bez przerwy współpracować, czy może jednak powinni się skupić na indywidualnej pracy?

A jeżeli chodzi o takie przykłady działalności, czy branż, gdzie taka forma pracy nie do końca się sprawdzi? Nie licząc przykładu pracy przy maszynach w zakładzie produkcyjnym czy miejscach, gdzie trzeba cały czas być w kontakcie z zespołem i coś ustalać – czy są jeszcze jakieś wyjątki?

Jeżeli chodzi o jakieś konkretne branże, to przychodzi mi do głowy branża reklamowa, bo wiem, że bardzo często większość pracy polega na brainstormingu, pięć osób siedzi w jednym pokoju, cały czas wymyślają i coś rysują. W tym przypadku rzeczywiście jest lepiej, żeby przynajmniej większość czasu spędzali razem. W mojej ocenie, najważniejszym kryterium jest to, że jeżeli zespół jest niedojrzały albo skonfliktowany i coś nie gra na poziomie międzyludzkim, to zdecydowanie nie rekomendowałabym wprowadzania pracy zdalnej. Myślę, że to jest takie najważniejsze kryterium.

To ciekawe. Mam wrażenie, że nie rozpocznie się przejścia na pracę zdalną w firmie, jeżeli nie będzie chciał tego szef. Szef może mieć różnego rodzaju wątpliwości związane właśnie z takim modelem, zwłaszcza jeżeli sam tak nie pracował i nie wie, jak to wygląda. Wydaje mi się, że jedna z najczęstszych wątpliwości, czy jedna z pierwszych wątpliwości, jaka się może pojawić to taka: „skąd mam wiedzieć, że ten człowiek nie będzie w domu się obijał, nie będzie sobie gotował obiadu albo oglądał serialu w telewizji, zamiast robić to, co ma robić. Kiedy mam go w biurze, to widzę co ma na komputerze i jestem w stanie dużo lepiej kontrolować, czy ten człowiek, któremu płacę, wykorzystuje swój czas z pożytkiem dla mnie”. Jak odpowiedziałabyś na tego rodzaju zastrzeżenia czy wątpliwości, gdzie szef nie wie, czy dany pracownik będzie faktycznie pracował?

To jest stały problem menedżerów, którzy się boją umożliwić pracę zdalną. Osobiście mam do tego takie podejście „drogi menedżerze albo właścicielu – skąd wiesz, że pracownik nie będzie się obijał w pracy?”. Z mojego doświadczenia wynika, że żeby wyglądać na zajętego w pracy, to wystarczy być wpatrzonym w monitor, mieć słuchawki na uszach, klikać w klawiaturę – wtedy wyglądam na bardzo zapracowanego, mam super ważne projekty i nie wiadomo co jeszcze. A w rzeczywistości taki człowiek może być bardzo zajęty robieniem zakupów na Zalando – zupełnie nie mamy gwarancji na to, że pracownik nie obija się w pracy, chyba że stosujemy system kontroli, który polega na tym, że w losowych momentach przechadzamy się i zerkamy ludziom w ekrany. Osobiście nie rekomenduję takiego podejścia, śledzenia i sprawdzania, co ludzie robią konkretnie w biurze, bo uważam, że to zabija zaufanie, zabija to wewnętrzną motywację pracownika. Bardziej sugerowałabym za pomocą różnych metod upewnić się, że pracownik ma co robić. Jeżeli pracownik zamiast pracować w domu, będzie oglądał telewizję albo gotował, to może nie jest problemem to, że on robi w bambuko pracodawcę tylko, że nie ma zupełnie co robić.

Odpowiadając więc na twoje pytanie, jak upewnić się, że pracownik nie będzie się w domu obijał – trzeba stawiać mądre cele, które ma realizować. Trzeba postawić takie cele, że po dniu pracy zdalnej będzie wiadomo czy coś zrobił, czy nie. Trzeba je mądrze formułować. Ewentualnie można wprowadzić zadaniowy czas pracy – to staje się coraz bardziej popularną metodą, zwłaszcza w takich zawodach, które nie są związane z obsługą klienta. Taki sposób pracy sprawdzi się wtedy, kiedy ktoś nie musi pracować 9-17, bo w takim przypadku na stronie jest informacja, że w tym czasie mogą dzwonić klienci.

Jeżeli ktoś ma dostarczyć na przykład projekt jakiegoś budynku albo wycenę jakiegoś projektu, to pojawia się pytanie, czy jest jakaś różnica, czy ktoś to zrobi między 8 a 16, czy zrobi to w nocy, jeżeli efekt jest taki sam? Nawet jeżeli zrobi to dwa razy szybciej, czy jest to jakiś problem? Mądre stawianie celów w pracy zdalnej to jest jedno. Druga sprawa – zawsze polecam budowanie atmosfery zaufania w zespole. To prowadzi do tego, że ludzie poniekąd nawzajem sami będą się sprawdzać. Jeżeli okazuje się, że ktoś się obija, wszystko jedno czy w biurze czy poza biurem, to i tak to wychodzi. Jeżeli mamy system rytuałów i sprawdzania produktywności na cotygodniowym spotkaniu, podczas którego sprawdzamy nasze wyniki, to bardzo łatwo może wyjść, jeżeli ktoś faktycznie nie robi swojej roboty.

Ostatecznie jest też taka metoda, z którą jednak byłabym ostrożna, ale są takie zawody, w których to może całkiem fajnie działać – online jest bardzo dużo różnego rodzaju programów, które zajmują się śledzeniem pracy pracownika. Dlaczego mówię, że ostrożnie? To jest właśnie z pogranicza takiego przechadzania się po biurze i zaglądania ludziom w komputery. Jednak takie oprogramowanie ma też dużo plusów i jeżeli ktoś zdecyduje się wykorzystać i wdrożyć u siebie w firmie albo w zespole, to radziłabym bardziej je wdrożyć nie na zasadzie bezwzględnego nakazu, tylko na zasadzie wsparcia pracowników w wyrobieniu sobie dobrych nawyków w pracy. Można to zastosować, żeby mieli szansę odkryć, że przepracowanie ośmiu godzin dziennie jednym ciągiem jest naprawdę bardzo trudne.

U moich klientów widziałam zaskoczenie, gdy ludzie z ciekawości chcieli sprawdzić, jak wyglądają ich statystyki pracy w ciągu dnia i nagle odkrywali, że nigdy w życiu prawdopodobnie nie przepracowali ośmiu godzin, bo tutaj toaleta, kawka, jakiś obiadek. To może być ciekawe narzędzie do zbierania statystyk, dotyczące tego, jak kto pracuje, ale też wsparcia ludzi w wyrabianiu sobie dobrych nawyków w pracy, czyli żeby nie robić sobie przerw co 15 minut, bo takie oprogramowanie to pokazuje. Taki program pomoże zorientować się, ile czasem człowiek spędza czasu na Facebooku albo w innych nieproduktywny aplikacjach. Czasami to może być naprawdę ogromne zaskoczenie i może pomóc pracownikom i pracodawcy podnieść produktywność pracy. Jeżeli twoi słuchacze będą zainteresowani, to chętnie podrzucę kilka nazw takich programów, bo można zrobić ciekawy eksperyment. Na koniec dodam, że takie oprogramowanie warto wdrożyć w porozumieniu z zespołem, żeby nie było to na zasadzie „od jutra instalujecie i wszyscy macie śledzić”. Najfajniej to działa, jeżeli ludzie są zaciekawieni i chcą chętnie uczestniczyć w takim eksperymencie – wtedy nie będzie wielkiego oporu i próby kantowania pracodawcy za wszelką cenę.

Mnie do głowy przychodzą dwie takie aplikacje – jedna to jest TimeCamp, a druga RescueTime. One w podstawowych wersjach, w planach indywidualnych są bezpłatne, dopiero jeśli chce się to stosować w zespole, to jest z tym związana opłata.

Z tego co wiem, to nie są zaporowe koszty. Moim ulubionym programem jest Hubstaff, to nie jest drogi program, a jest fajny, bo cały czas leci w tle i można go zapauzować, jeżeli robię sobie przerwę i mam wielką potrzebę przescrolowania kawałka Facebooka – wtedy to nie będzie wliczane do czasu pracy. Ale wszystko to, co zaznaczę, że teraz pracuję, będzie automatycznie w tle zaliczał do pracy – na tej podstawie zliczy wszystkie statystyki. Hubstuff wyciągnie też bardzo fajne statystyki zespołowe, czyli nie tylko dla pojedynczych osób, ale też dla całego zespołu można zobaczyć, jakie są różnice, porównać to z wynikami danych osób i wyciągnąć wnioski. Jeżeli ktoś dużo pracuje w Excelu, to ostatecznie kończy się to lepszym wynikiem – to jest hipoteza, ale warto ją sprawdzić.

Mówiłaś o wyznaczaniu celów i o zadaniowym trybie pracy. W przypadku architekta sytuacja jest jednoznaczna – stworzył projekt, jest gotowe dzieło. Jednak w przypadku profesji, gdzie ten efekt końcowy nie jest bardzo wyraźny i chodzi bardziej o proces, to jak często powinniśmy sprawdzać rezultaty takiego pracownika? Jak często powinniśmy oceniać to, co on zrobił na podstawie rozmaitych wewnętrznych wskaźników bez posiłkowania się programami śledzącymi?

To zależy od stanowiska i branży. Żeby posłużyć jakimś konkretnym przykładem, to taki zespół, z którym osobiście pracowałam – zespół zajmujący się wprowadzeniem master data do systemu, takich podstawowych danych w dużym programie księgowym. To była bardzo powtarzalna praca, transakcyjna, którą sprawdzaliśmy każdego dnia. Wprowadziliśmy sobie taką metodologię w stylu Agile i codziennie rano mieliśmy 15 minutowe spotkania typu stand-up, gdzie każdy mówił, jak mu poszło poprzedniego dnia, ewentualnie zgłaszał problemy i na bieżąco wiedzieliśmy, co się u każdego z nas dzieje. Praca była podobna dla każdego pracownika, w związku z czym była też transparentność w zespole – nie było jakichś podejrzeń, że na pewno ta osoba robi mniej, na pewno się obija, tylko przez to, że codziennie mieliśmy ze sobą kontakt zdzwaniając się i porównując dane, był taki komfort, że każdy wiedział, co się dzieje. Może to być codziennie, może to być cotygodniowo – myślę, że to w dużym stopniu zależy od rodzaju pracy i tego, jak często ktoś jest w stanie dowieźć zamkniętą jednostkę pracy. Jeżeli to są takie mikrozadania dziesięciominutowe, to jesteśmy w stanie to śledzić codziennie, bo tych zamkniętych jednostek będzie dziesiątki dziennie. To może być praca na przykład z ticketami, jaką może wykonywać helpdesk.

Jeżeli natomiast będą projekty, które zajmują całe dni albo tygodnie – tutaj jest trochę gorzej. Wtedy rozwiązaniem może być podzielenie tego dużego słonia na mniejsze, jadalne kawałki – czyli wyznaczenie sobie milestone’ów w tym projekcie. Warto wykorzystać też programy do zarządzania projektami – takim programem, który świetnie działa w środowisku zdalnym jest Asana. Jeżeli mówimy o pracy w systemie projektowym, to nigdy nie jest tak, ani w środowisku zdalnym, ani biurowym, że projekt jest w systemie zero-jedynkowym – to proces, gdzie przez dłuższy czas nie jest zrobiony, po czym nagle po trzech miesiącach jest gotowy. Zawsze jest tam coś pomiędzy i trzeba rozbić taki projekt na mniejsze kawałki, które doprowadzą do zamknięcia projektu.

Bez oprogramowania do zarządzania projektami w środowisku zdalnym ciężko się obejść, bo w jaki inny sposób można śledzić postępy pracy? Oprogramowanie to umożliwia i jest w stanie wyciągnąć statystyki, pokazać, że ten projekt jest niedokończony w tylu procentach, wyrzuca najpilniejsze zadania, które są przeterminowane. Dzięki temu kadra zarządzająca jest w stanie zobaczyć, że ten projekt jest nie o czasie, widać, że coś tam się sypie – wtedy można reagować.

Menedżer może mieć jeszcze inną obawę, że pracownik będzie używał sprzętu jako wymówki. Jeżeli pracujemy za pomocą komputera, to zawsze może się coś wydarzyć, może być wirus, może się coś zawiesić, może się coś wysypać, skasować się. Stosunkowo łatwo taki pracownik-kombinator może wymigiwać się od pracy wtedy, kiedy jest to wygodne z jego punktu widzenia. Jeżeli będzie chciał się urwać z pracy, to właściwie będzie to mógł zrobić w dowolnym momencie.

Teoretycznie tak. Jednak mamy kilka opcji, jak podejść do problemu wymigiwania się za pomocą problemów technicznych. Jeżeli jest to pracownik-kombinator, który za wszelką cenę wymyśla jakieś wymówki, byleby nie pracować, to prawdopodobnie siedząc w biurze, też by sobie coś wymyślił, wychodziłby, miałby pięć wizyt u lekarza w ciągu tygodnia, na pewno coś by się znalazło. W związku z tym istotne jest, żeby zrekrutować sobie dobrych ludzi, których można obdarzyć zaufaniem, z którymi będziemy w stanie się na tyle dogadać, żeby zbudować to zaufanie i żeby to działało.

Dodatkowo polecam zbudowanie sobie razem z zespołem w firmie zasad obowiązujących podczas Home Office’u albo podczas pracy zdalnej oraz stawianie pewnych granic – jeżeli ktoś nadużywa problemów technicznych, zdarza się, że one są cały czas albo trzy dni z rzędu i ta osoba nic z tym nie zrobiła, nie pomyślała, żeby iść do przestrzeni coworkingowej, nie pomyślała, żeby podłączyć kabel do komputera – nie próbuje proaktywnie rozwiązać tego problemu, to może jest czas na to, żeby ta osoba wróciła do biura, ponieważ nie można nadużywać przywilejów. Oczywiście to jest ostateczność, ale warto mieć ustalone zasady, gdzie jest ten limit, jak często może się coś zdarzyć. Ciężko sobie wyobrazić, żeby w XXI wieku internet wykrzaczał się dwa razy dziennie – to jest znak, że coś nie jest w porządku.

À propos wymówek pod tytułem „znikam w porze lunchu” – myślę, że to też jest kwestia ustalenia zasad w zespole, bo może charakter pracy nie powoduje, że to będzie jakiś problem, że ktoś zrobi sobie przerwę od 12 do 14, a później posiedzi do 19. Najważniejsze, żeby była jasność zasad, że albo to jest możliwe, albo to nie wchodzi w grę i żeby były jasne konsekwencje.

Myślę, że zawsze ostateczne rozwiązanie, bez względu na to, czy to pracownik zdalny, czy taki, który siedzi w biurze, jest takie samo – można pozwolić takiej osobie rozwijać się w ramach innej organizacji, kiedy wszystko inne zawiedzie.

Myślę, że też zwróciłeś uwagę na ważną rzecz – praca zdalna nie jest dla każdego. Czasami są osoby, które bardzo chętnie rekrutują się do pracy nawet stuprocentowo zdalnej, bo są przekonane, że będzie im to idealnie pasować, po czym w praktyce okazuje się, że jest to zupełna pomyłka i zupełnie nie są w stanie się odnaleźć i zmotywować.

Wbrew pozorom, praca zdalna nie dla każdego jest najlepszym rozwiązaniem Click To Tweet
O tym jeszcze powiemy, natomiast ciągle trzymam się niepokojów szefa – taka bardzo poważna i mocna obawa to, jaką mam gwarancję, jako właściciel czy menedżer, że dane, które będą dostępne z mieszkania tego pracownika, będą bezpieczne? Przecież to nie jest przestrzeń biurowa, tam bardzo łatwo się dostać, wykraść, włamać. Dodatkowo nie mam kompletnie żadnej kontroli nad tym, kto jeszcze patrzy w ekran tego komputera. Jeżeli taki pracownik będzie chciał na przykład odejść do konkurencji, czy sprzedać jej informacje – to są to wymarzone warunki do takiej szpiegowskiej działalności.

Jasne. Jeżeli chodzi o kwestie bezpieczeństwa – zaczynając od końca, czyli od tego, że ktoś może spojrzeć w ekran albo, że ktoś może ukraść komputer, czy może się wydarzyć mnóstwo rzeczy. Podstawą jest poprawna konstrukcja umowy o telepracę, dlatego że jeżeli mówimy o takiej współpracy na zasadzie umowy o pracę, to zawsze konieczny jest stosowny aneks, który adresuje bardzo dużo różnych problemów i między innymi wyznacza, jako obowiązek pracownika, odpowiednią dbałość o sprzęt, zabezpieczenie danych i często odnosi się nawet do konkretnego załącznika, w którym to załączniku są określone wymagane zasady bezpieczeństwa, jakich ma się trzymać pracownik. Warto pomyśleć o takim dokumencie, o polityce bezpieczeństwa.

Warto też wiedzieć, czy pracownik planuje pracować z domu, czy może z innego miejsca, biura coworkingowego, czy może chce chodzić po kawiarniach i bibliotekach albo podróżować i pracować z plaży w Tajlandii. Jeżeli planuje się dużo przemieszczać, to wiadomo, wskazówki dotyczące bezpieczeństwa sprzętu, konieczna rzecz to ubezpieczenie, które będzie tylko działać w tym momencie, kiedy faktycznie pracownik zostanie okradziony, ale dokładnie w takim samym przypadku, jak pracownik bierze do domu na wieczór firmowego laptopa – czyli ubezpieczenie nie obejmuje pozostawienia sprzętu w autobusie, tylko to musi być na przykład napad z włamaniem, wtedy oczywiście ubezpieczenie działa. Niestety nigdy nie ma gwarancji – tak samo jak nie ma nigdy gwarancji, że nikt się nie włamie do biura. Włamanie do prywatnego mieszkania w celu wykradzenia danych z komputera jest mniej prawdopodobne, a dla złodziei jest to potencjalnie większa komplikacja.

Jeśli chodzi o inne sposoby zabezpieczania danych, to są takie w miarę proste i w zasadzie mało kosztowne sposoby technicznej ochrony – można za całkiem niewielkie pieniądze załatwić sobie firmowy VPN, jeżeli pracujemy na jakichś konkretnych programach albo danych, co do których chcemy mieć pewność, że absolutnie nie będzie możliwe zalogowanie się bez dodatkowej weryfikacji tożsamości danej osoby. Takie rozwiązania można wziąć pod uwagę, ale trzeba pamiętać, że to może spowalniać łącze, więc tylko w uzasadnionych przypadkach, jeżeli to są faktycznie bardzo wrażliwe dane.

Polityka bezpieczeństwa online – nie wyobrażam sobie, żeby firma zatrudniająca pracowników zdalnych, mogła nie używać programu typu LastPass, czyli zarządzanie hasłami. To jest szczególnie istotne w przypadku jakiejś kradzieży, dlatego że jeżeli mamy administratora w firmie z pracownikami z danymi, to w razie kradzieży on jest w stanie zdalnie zablokować dostęp złodzieja do konkretnych aplikacji, poblokować te hasła. Jeżeli chodzi o sam dostęp do komputera, żeby nie dostał się w niepowołane ręce – warto pomyśleć o szyfrowaniu dysku. Można wprowadzić dodatkowe hasła, można wprowadzić procedury firmowe dotyczące częstotliwości zmiany haseł, sposobu ich przechowywania. Trzeba dokładnie omówić z zespołem politykę bezpieczeństwa – czego nie robimy, kto nie może oglądać danych, że nawet żona nie może i po prostu tego bardzo szczegółowo się trzymać.

A co, jeżeli pracownik zdalny ma jakiś wypadek? Czy jest to jakoś prawnie uregulowane? Co w przypadku, gdy pójdzie do kuchni, poślizgnie się na skórce od cytryny i w rezultacie złamie sobie nogę? Czy to jest wypadek w miejscu pracy, czy nie?

To wszystko zależy od konstrukcji umowy. Warto zwrócić uwagę na to, jak mamy skonstruowaną umowę o telepracę i skonsultować ją z prawnikiem. Według informacji, które posiadam – jeżeli telepracownik ma wyznaczone konkretne godziny pracy albo system „odpukiwania się”, że jest w pracy, czyli na zasadzie, że właśnie zaczyna rejestrować czas pracy, loguje się do systemu, to wtedy może być to uznane za wypadek podczas pracy. Ważne jest ustalenie tych zasad i świadomość, w jaki sposób to może działać.

Warto zwrócić uwagę na to, jak mamy skonstruowaną umowę o telepracę i skonsultować ją z prawnikiem Click To Tweet
Jak ja, jako szef, mogę ze zdalnych pracowników budować zespół? To nie są warunki, gdzie jeden kolega zrobi drugiemu kawę, poklepie go po ramieniu, wyjdą razem na papierosa – to są ludzie, którzy poza jakimś komunikatorem, kamerą, głosem nie mają ze sobą kontaktu na żywo. Jak budować ten team spirit w tego rodzaju zespole?

To w zasadzie jest najbardziej typowy i najczęściej zgłaszany problem przez pracowników zdalnych. Jest im po prostu źle, tęsknią za ludźmi, nie mogą się odnaleźć i czują się bardzo samotni. Wspomniałeś o problemie, który faktycznie jest bardzo istotny. Myślę, że tutaj pomaga mądre zarządzanie – ja zawsze powtarzam, że w pracy zdalnej nie można oczekiwać, że rzeczy zadziałają same. Jeżeli wprowadzasz nową aplikację do pracy, nowy system do zarządzania fakturami – to nie zacznie działać samo, trzeba tym świadomie zarządzać. Tak samo jest z budowaniem zespołu zdalnego. Oczywiście kluczem jest tutaj komunikacja. Wielkim zadaniem każdego przełożonego, szefa zespołu jest wspieranie tej komunikacji i upewnienie się, że praca ma też taką ludzką stronę, ludzką twarz – dzięki czemu ludzie będą czuli się częścią zespołu, zwłaszcza jeżeli jest to team stuprocentowo zdalny. To sprawdza się też w przypadku, gdy dwa dni w tygodniu jest tak zwany home office, żeby doprowadzić do tego, że osoby, które akurat danego dnia pracują z domu, nie czuły się wykluczone.

Można robić to na bardziej wiele różnych sposobów, które doprowadzają do budowy kultury firmy – to się dzieje dyskretnie, ale trzeba z tym bardzo uważać, bo często przykład idzie z góry. Rzecz, którą bardzo sobie cenię, to są codzienne wirtualne spotkania i pielęgnowanie takiej kultury, że niekoniecznie od razu trzeba przechodzić do rzeczy. Ja bardzo wierzę w taki small talk i wiem też, że bardzo często pali się nam grunt pod nogami, projekty nie są na czas i w ogóle wszystko jest wielkim dramatem – ale mimo wszystko, warto zaczynać spotkania od tak zwanego check-inu, czyli poświęcamy pierwsze pięć minut spotkania na to, żeby każdy, nawet przez 30 sekund, powiedział co u niego. To niekoniecznie musi dotyczyć sytuacji w pracy, tylko żebyśmy wiedzieli, jaki ma nastrój, czy u niego jest wszystko w porządku albo żeby zaznaczył, że ma zły dzień i żeby dzisiaj być w stosunku do niego łagodnym.

Bardzo popieram wszelkie inicjatywy spotkań nieformalnych. Jeżeli mamy możliwość, to jak najczęściej spotykajmy się w rzeczywistości. Niektóre firmy robią coroczne tak zwane retreaty. Są to wyjazdy, gdzie dwóch panów z Indii, trzech Izraela, czterech Ukraińców i dwóch Amerykanów spotyka się na przykład w Portugalii na tygodniowym wyjeździe. Z jednej strony mogą zrobić parę warsztatów i po prostu zrobić wspólnie trochę roboty, a z drugiej strony mogą się lepiej poznać i spędzić trochę czasu razem. Powiem z własnego doświadczenia, bo takie spotkania też organizowaliśmy, że to działa cuda. Później komfort pracy jest zupełnie inny. Jeżeli nie mamy budżetu albo nie mamy możliwości, żeby ściągnąć wszystkich telepracowników do jednego miejsca i po prostu pogadać – to dobrym pomysłem jest na przykład co piątkowa celebracja, czyli nawet, żeby zaprosić pracowników na piwko przy komputerze, pogadać, pośmiać się i po prostu wypuścić trochę pary, wyluzować atmosferę.

W środowisku zdalnym, żeby zbudować zespół, ważne jest to, żeby przynajmniej trochę dać ludziom zastępnik takich rozmów w kuchni, czy przy ekspresie z kawą, kiedy to mają miejsce ploteczki. Pracując zdalnie nie musimy z tego rezygnować. Badania pokazują, że wszelkie innowacje albo takie dobre rzeczy dzieją się w takich sytuacjach, kiedy nie jest się pod presją, kiedy ludzie mają szansę ze sobą normalnie pogadać, nawet kiedy spotkanie nie ma tematu i kiedy po prostu mogą być sobą, mogą być ludźmi. Zdecydowanie polecam zadbać o komunikację. Może jeszcze dodam, że z pewnością zadbanie o takie rzeczy, które spowodują, że będzie mniej przeszkadzajek, będzie mniej uciążliwych rzeczy dla telepracowników, na pewno też pomogą. Warto być służącym liderem, z angielskiego servant leader, który upewnia się, że procesy wspierają pracowników, a nie, że ogon kręci psem. Trzeba sprawdzić czy procesy nie powodują, że pracownicy muszą obsługiwać narzędzia, które nie przynoszą żadnej wartości.

Wprowadzenie klimatu wzajemnego zaufania, żeby dobrze razem się pracowało, badanie tego – jest bardzo istotne, żeby nie zgadywać, nie myśleć, że skoro dzisiaj na spotkaniu ludzie się uśmiechali, to pewnie wszyscy są zadowoleni. Warto mieć podejście wręcz metryczno-mierzalne i robić nawet raz na pół roku jakąś anonimową ankietę, a następnie wyciągnąć z niej wnioski. Jeżeli na przykład pracownicy narzekają, że mają za dużo pracy, to jak można ich w tym wesprzeć? W jaki sposób można im w tym pomóc, żeby następnym razem ten czynnik w tej ankiecie wypadł dużo lepiej?

No to dowiedzieliśmy się trochę o usprawnianiu tej komunikacji nieformalnej, natomiast wydaje mi się, że komunikacja kryje jeszcze jedną pułapkę i stawia jeszcze jedną poprzeczkę przed uczestnikami takiej pracy zdalnej. Chodzi o precyzję w komunikacji. Kiedy używamy do porozumiewania się komunikatora, telefonu, a nawet Skype’a z kamerą, to jednak to jest tylko jakieś narzędzie i nie widzimy całej postaci, nie odczytujemy wszystkich sygnałów niewerbalnych, które możemy odczytać w kontakcie twarzą w twarz. Z własnego doświadczenia znam takie przykłady, gdzie ogromnym problemem była właśnie nieprecyzyjna komunikacja, czyli jedna osoba miała coś do wykonania, druga chciała jej powiedzieć, co ta pierwsza ma zrobić i te komunikaty się kompletnie rozmijały. Myślę, że każdy, kto kiedykolwiek był na jakimś szkoleniu biznesowym, to trafił na takie ćwiczenie, kiedy trener bierze jednego z uczestników, pokazuje mu rysunek i mówi „to teraz ty powiedz, co jest na tym rysunku, nie pokazując go pozostałym, a oni mają to narysować”. Wtedy wychodzi ta niedoskonałość komunikacji, nadawca nie zawsze jest w stanie tak precyzyjnie sformułować komunikat, żeby odbiorca zrozumiał go tak, jak należy. Jak sprawić, żeby ta komunikacja była coraz lepsza, jak najbardziej precyzyjna i żeby to, co nadaje nadawca, równało się temu, co zrozumie odbiorca?

Mówisz o bardzo ważnej rzeczy, bo rzeczywiście ta komunikacja często jest elementem, który może spowodować, że praca zdalna nie będzie działać. Odniosę się tylko do tego, że jeżeli chodzi o takie spotkania, to na pewno warto używać kamery – wszelkie badania pokazują, że część komunikatu, który wyrażamy za pomocą naszej twarzy albo za pomocą naszych rąk, jest niezwykle istotna. Jeżeli chcemy doprowadzić do tego, żeby komunikat był jak najpełniejszy, to niech kamera podczas spotkań będzie absolutną normą, to jest naprawdę bezcenne i dużo stracimy, jeżeli tak nie będzie. W jaki sposób doprowadzić do tego, żeby komunikacja była jak najbardziej precyzyjna? Muszę wszystkich zmartwić – nie ma na to jednej recepty, która za każdym razem zadziała. To, co zawsze zadziała to iteracyjne podejście do tego, żeby w danym zespole komunikacja zaczęła działać. Nie ma co oczekiwać, że jeżeli zbudujemy zdalny zespół, to od pierwszego dnia wszystko będzie działać. Jeżeli na to liczymy, to po prostu na samym początku się rozczarujemy, bo jesteśmy tylko ludźmi.

Warto jeszcze wziąć pod uwagę to, że z jednym pracownikiem będę w stanie się doskonale porozumieć, ale z jakimś innym to nie będzie już tak dobrze działało – to jest też kwestia kombinacji międzyludzkich. To, co proponuję i za każdym razem zalecam, żeby wyrobić sobie taki nawyk cotygodniowych, codwutygodniowych, ewentualnie comiesięcznych spotkań, dotyczących wzajemnego feedbacku w tym zakresie albo ustalania i udoskonalania reguł. W ramach procesu continuous improvement, żeby na podstawie obserwacji wszystkich osób z zespołu, być w stanie ulepszać ten proces, ustawiać reguły, które będą dla nas działać – rzecz, którą warto ustalić to jest to, jakie mamy narzędzia synchroniczne, a jakie asynchroniczne do komunikacji.

Zaobserwowałem, że często występują pewne nieporozumienia, to obrazuje sytuacja absolutnie z życia, gdzie pracownik wysyła maila do innego pracownika i czeka. Odświeża tę skrzynkę i zastanawia się, dlaczego nie odpisuje, co się dzieje, więc zaczyna do niego pisać na Skypie „stary wysłałem ci maila 15 minut temu, gdzie jest odpowiedź?”. A ta druga osoba nie ma pojęcia, że pierwsza osoba oczekiwała natychmiastowej odpowiedzi. Dlaczego? Bo każdy ma inny pogląd na pilność danych zadań, na użytkowanie danych narzędzi – to są takie oczywiste oczywistości, które warto ustalić już na początku. Na przykład mail jest asynchroniczny i jeżeli wysyłam do kogoś maila, to nie liczę na to, że mi odpowie natychmiast, tylko zgadzamy się na przykład na odpowiedź w ciągu 6 godzin. Jeżeli używamy takiego narzędzia jak Slack, to warto też wewnątrz zespołu ustalić, czy Slack jest cały czas włączony w tle i jeżeli ktoś ma alarm i pożar, to może napisać na Slacku i wtedy dostanie natychmiastową odpowiedź – czy może to też jest narzędzie, w którym dajemy sobie deadline godzina-dwie na odpowiedź.

Wszystko jest kwestią ustalenia wewnętrznych reguł. Często od razu nie wiemy, jak chcemy, żeby to działało, więc warto spotykać się na przykład co tydzień. Często można używać takiej metodologii do udzielania feedbacku albo podejmowania decyzji, jeżeli chodzi o jakieś personalne zachowanie w komunikacji, nazywa się to start-stop-continue. Jeżeli spotykamy się co tydzień i staramy się poprawić naszą komunikację, to do każdego członka zespołu mówię „Marku chciałabym, żebyś dalej odpowiadał tak szybko na maile, dzięki temu mam do ciebie zaufanie. Chciałabym, żebyś przestał przekrzykiwać wszystkich na spotkaniach, ponieważ daje im to bardzo duży dyskomfort, a chciałabym, żebyś zaczął poświęcać więcej uwagi temu, co mówią inni”. Po czym mamy na przykład tydzień, żeby ta osoba mogła sobie przemyśleć i wprowadzić zmiany w swoim zachowaniu. Myślę, że naprawdę warto iterować, sprawdzać, co działa i doskonalić się wraz ze wzrostem zespołu, ponieważ to zajmuje trochę czasu.

Przejdźmy teraz bezpośrednio do członków tego zespołu, czyli do ludzi, którzy pracują zdalnie. Nie tylko szefowie mają wątpliwości, ale sami pracownicy też. Przejrzałem różne dyskusje, fora internetowe, grupy, gdzie była mowa o pracy zdalnej – wyłapałem kilka takich wątków, które się powtarzały. Jeden z jest taki „pracując zdalnie jestem zawsze w pracy i zawsze w domu, a tak naprawdę w żadnym z tych miejsc. To znaczy z jednej strony nie wychodzę z pracy i ciągle czuję, że ona jest obok. Nie odcinam się od niej tak, jak wychodząc z biura. Z drugiej strony jestem ciągle w domu, więc całe otoczenie, rodzina traktuje mnie tak, jakbym niewiele robił, to znaczy traktują mnie jakbym był zajęty hobby, od którego mogę się w każdej chwili oderwać. Mogę skoczyć do sklepu, otworzyć drzwi kurierowi, odwieźć dziecko do przedszkola”. Jak pracownik może sobie poradzić z takim stanem rozdarcia?

To nie jest proste i często zajmuje trochę czasu. Trzeba zaobserwować, że istnieje jakiś problem w tym zakresie, a następnie należy zastanowić się, jakie będzie dla niego dobre rozwiązanie. Jeśli chodzi o poczucie bycia cały czas w pracy, to jest kilka dróg wyjścia – dla mnie oraz dla jednej firmy, z którą współpracowałam, najlepszym wyjściem okazało się wynajęcie sobie biurka w przestrzeni coworkingowej. Dzięki temu zachowujemy higienę i mieszkanie nie jest skalane miejscem do pracy – to jest optymalne rozwiązanie, bo możemy faktycznie wyjść do pracy, a żona, dzieci i lodówka nie będą nam wchodzić na głowę. Ponieważ to jednak wiąże się z pewnymi kosztami, te biurka zazwyczaj nie są za darmo i czasami nie mamy takiej możliwości – rozwiązanie jest związane głównie z własną samodyscypliną i konsekwencją oraz ustaleniem sobie jakichś rytuałów, które pomogą oddzielić przestrzeń do pracy od przestrzeni do wypoczynku i czasu wolnego.

Kilka metod, o których słyszałam, że działają i może warto je wypróbować – codziennie przed rozpoczęciem pracy wyjść na 5-10 minutowy spacer, tak jakby miało to stanowić drogę do pracy. W momencie, kiedy się wraca do domu, do swojego biurka, jestem już w pracy, nie ma mnie. To też poniekąd oznacza konieczność wyszkolenia rodziny w tym zakresie, ale warto spróbować i mieć takie odseparowanie. Można odseparować sobie to za pomocą ubrań, żeby ustalić sobie zasadę, że nie pracuję w piżamie, że przebieram się i wyglądam formalnie, żeby nastroić się do tej pracy.

Moja córka ostatnio powiedziała, że jeżeli wkładasz buty, to twojemu organizmowi wydaje się, że jesteś zajęty. To prawda? Słyszałaś o czymś takim?

O tym nie słyszałam, ale jak to mówisz, to może mieć sens.

W końcu do pracy nie chodzisz w kapciach.

Raczej nie, więc dla kogoś to może być całkiem skuteczne, żeby ubrać się jak do pracy, a następnie w momencie, kiedy tę robotę kończysz, znowu można wskoczyć w najwygodniejszy dresik albo chodzić w tym, na co masz ochotę. To takie pomysły na to, żeby sam organizm przygotować do pracy. Dodatkowo istotna jest też higiena miejsca pracy, żeby nie dopuszczać do sytuacji, w której się na przykład pracuje leżąc na brzuchu w łóżku i zasypia nad komputerem w łóżku, które powinno być ostoją wypoczynku, romantyzmu i wszystkiego, co najlepsze w życiu. Trzeba wystosować sobie przestrzeń w domu, nie musi to nawet być osobny pokój, może to być kwadrat 1x1,5 metra, w którym po prostu mamy biurko z komputerem, fotelem i tam pracujemy. Tam nie uprawiamy żadnej rozrywki, bo to jest nasze wygrodzone miejsce do pracy.

Nie można dopuszczać do sytuacji, w której pracuje się leżąc na brzuchu w łóżku i zasypia nad komputerem Click To Tweet

Często dobrym pomysłem jest, jeżeli w domu są inni domownicy, żeby wywiesić jakiś sygnał, który oznacza, że jestem absolutnie zajęty. Może to być jakaś czerwona karteczka, może to być jakaś flaga przyczepiana do komputera – żeby symboliką dać do zrozumienia, że to nie jest możliwe, żeby mi teraz przeszkadzać. Tu też trzeba się przygotować, że być może to nie będzie działało od pierwszego dnia.

Jeżeli na przykład masz dwuletnie dziecko.

Jeżeli masz dwuletnie dziecko, to myślę, że praca z domu może rzeczywiście być wyzwaniem, przynajmniej w niektórych zawodach. Aczkolwiek miałam do czynienia z taką firmą, która szczyciła się właśnie tym, że zatrudnia młode matki. Swoją drogą bardzo zachęcam pracodawców i menedżerów do rozważenia tego, bo młode matki, które nie chcą oddawać dziecka do przedszkola, są w takiej niszy pracowników wykluczonych. Często takie matki są świetnymi specjalistami i w zawodach, w których nie jest konieczna praca od 9 do 17, a możliwe jest wykonywanie zadań w godzinach popołudniowych albo wieczornych, to naprawdę bardzo polecam pomyśleć o takich pracownicach, bo są świetne.

Jeżeli ma się małe dzieci w domu, to może być tak, że połączenie pracy z dzieciakami może nie działać. Być może warto pracować w godzinach, kiedy dzieciakami ktoś inny może się zająć, może będzie potrzebna opiekunka chociaż na trzy godziny dziennie, żeby przez te trzy godziny można było coś przepchnąć, a resztę czasu, w momencie, kiedy partner wróci do domu i zajmie się dzieckiem. Z dziećmi wchodzi w grę praca w takich godzinach, kiedy dziecko jest nieaktywne.

A co w sytuacji, kiedy człowiek przestaje mieć kontakt z ludźmi? To częsty problem, bo człowiek, który siedzi w domu dziczeje. Niby może wyjść, spotkać się, ale na zasadzie może, ale nie musi. Po całym dniu jest zmęczony, już mu się nie chce – urywają się naturalne tematy, które się ma, spędzając cały dzień z ludźmi w biurze. Coraz trudniejsze staje się to, żeby normalnie funkcjonować z ludźmi.

To zdecydowanie jest problem i co gorsza, będąc pracownikiem, który tego doświadcza, czasem nawet można przegapić ten moment, kiedy to się dzieje – to się nie dzieje z dnia na dzień, to jest proces, który trwa. Byłoby super, gdyby pracodawca albo menedżer był wyczulony, dbał też o higienę kontaktów z innymi ludźmi i wręcz zachęcał pracowników zdalnych do interakcji ze sobą. Poza spotkaniami merytorycznymi czasami warto też się zdzwonić, żeby pomarudzić, napić się kawki – w celu zastąpienie takiego biurowego water coolera. To, co możemy zrobić w środowisku zdalnym, to takie nieformalne spotkania i pielęgnowanie komunikacji.

Bardzo rekomenduje, żeby ze strony menedżerów i właścicieli było co najmniej przyzwolenie na to. Inicjatywa jest jeszcze lepsza, dlatego że buduje team spirit, buduje zaufanie, jest naprawdę czymś fantastycznym i jest w stanie niezwykle zmotywować ludzi. Inne pomysły na to, jak nie zdziczeć, to mogę polecić chodzenie do pracy w coworku, to nie musi być codziennie, żeby nie płacić kilkuset złotych abonamentu, ale od czasu do czasu, żeby być w stanie pogadać z ludźmi i przypomnieć sobie, jak to jest i nie zapomnieć pewnych ludzkich odruchów.

Najbardziej zaangażowaną grupą zawodową nie jest ta, która pracuje stuprocentowo zdalnie, tylko ta, która pracuje w pewnym zakresie zdalnie. Może warto mieć jeden dzień w biurze, o ile mamy takie biuro – wtedy wszyscy się spotykają, jest to dla nas poniekąd święto i faktycznie korzystamy z tego na 100 procent. Oczywiście eventy nieformalne też mogą być w porządku. W każdym razie warto to celebrować co najmniej raz w tygodniu i żeby menedżer dbał o taką higienę kontaktów międzyludzkich.

Zdalni pracownicy, kiedy mówią o swojej pracy, wymieniają bardzo często jedno słowo, które z ich punktu widzenia jest kluczowe, żeby się w takiej pracy odnaleźć i to jest samodyscyplina. Począwszy od tego, żeby zabrać się do pracy i pracować jak należy – to dotyczy też tego, żeby robić sobie higieniczne przerwy, żeby wyjść do ludzi, czy wyjść na świeże powietrze. To dotyczy również tego, żeby być odpornym na wezwania lodówki, która się do nas uśmiecha bardzo często i powabnie. Czy ty, doradzając firmom model pracy zdalnej, jesteś w stanie podpowiedzieć im, jak tworzyć i rozwijać taką samodyscyplinę u pracowników?

Myślę, że problem zaczyna się na bardzo wczesnym etapie – to jest kwestia rekrutacji właściwych pracowników. Niestety to duże rozczarowanie, ale nie każdy pracownik na świecie idealnie się odnajdzie w tym środowisku. Należy zacząć od rekrutacji osób, które mają większy potencjał niż inne. To, co warto sprawdzić podczas rekrutacji za pomocą odpowiednich pytań, case study, czy nawet jakieś rozprawki, która ma być zamiast listu motywacyjnego to, żeby szukać takich proaktywnych cech u pracownika, które wiążą się z tą samodyscypliną. Są pewne cechy, które u pracowników dają potencjał, że się odnajdą w tym środowisku zdalnym, a u innych nie. Warto poświęcić kilka chwil już podczas rekrutacji, żeby najlepiej znaleźć osoby, które już mają doświadczenie w pracy zdalnej i są w stanie przytoczyć konkretne przypadki na to, jak zareagowały w danej sytuacji – jeśli nie, to warto podczas rozmowy kwalifikacyjnej zadać pracownikowi pytania, szukać tych cech i przejawów samodyscypliny, których potrzebujemy.

Jeżeli jednak jesteśmy w sytuacji, kiedy mamy zespół i powiedzmy, praca zdalna jest czymś nowym, nie wszyscy się w tym odnajdują i potrzebują pomocy w samodyscyplinie – to nie ma jednej konkretnej recepty. Jest to sprawa bardziej programowa dla menedżera z każdym konkretnym pracownikiem. Warto sobie ustalić cotygodniowe nawet 15-minutowe spotkania, kiedy menedżer z pracownikiem omawiają, jak było w tym tygodniu, jakie były największe problemy i próbują razem wymyślić, jak je w kolejnym tygodniu zaadresować. Na pewno nie warto zostawiać pracownika samemu z tym, bo ciężko oczekiwać, że sobie sam poradzi. Chociażby metoda, że pracownik przed menedżerem lub nawet całym zespołem deklaruje, że w tym tygodniu nie będzie pracował w piżamie – wypowiedzenie głośno takiej deklaracji, jest obowiązujące i motywujące dla człowieka.

Głównie chodzi o szukanie pewnych metodologii, na to, co nam nie działa. Nie ma jednej szczególnej rzeczy, która będzie działać na każdą osobę. Praca u podstaw, szybkie reagowanie na zmieniające się otoczenie – wtedy zobaczymy, co najlepiej działa w firmie.

Gdybym chciał wdrożyć pracę zdalną u siebie w firmie, to od czego powinienem zacząć? Jaki zrobić pierwszy krok?

Pierwszą rzecz, jaką bym doradziła, to zorientowanie się, czy twoi ludzie w ogóle są tym zainteresowani. Czy oni chcą, czy może nie chcą. Jestem bardzo przeciwna uszczęśliwianiu ludzi na siłę i może być tak, że akurat masz zestaw ludzi, którzy będą przerażeni tą pracą zdalną i w ogóle ich to nie interesuje. Wtedy warto zaangażować ich w ten cały proces i wspólnie ustalić takie zasady i taki plan, który będzie ich satysfakcjonował. Można zacząć od jednego dnia, można zacząć od miesiąca na próbę, żeby zobaczyć jak będzie, żeby spokojniej przyjęli cały temat. Nawet jeżeli podejdą entuzjastycznie, to też warto ich wysłuchać i zobaczyć, jakie mają potencjalnie wątpliwości, jak chcieliby, żeby to wszystko wyglądało.

Druga sprawa – jeżeli już wiesz, że twoi pracownicy są zainteresowani, a przynajmniej nie są bardzo przeciwko pracy zdalnej, to warto zastanowić się po kolei, jaki masz plan wdrożenia tego i dostosowania swoich firmowych procesów, narzędzi, zasad do tego, że wprowadzasz pracę zdalną. Niestety, powtórzę to raz jeszcze, praca zdalna jest strategiczną inicjatywą – nawet jeżeli to jest jeden dzień w tygodniu. Oczekiwanie właściciela albo menedżera, że ona jakoś sama z siebie zadziała, jest błędem i może odbić się rykoszetem, może nie zadziałać. W związku z tym konieczne jest dokładne przemyślenie implementacji, co zrobimy po kolei, jak dostosujemy narzędzia, jakie będą zasady i zaplanowanie całego procesu zmiany.

Jesteśmy żywym przykładem na to, że praca zdalna działa, dlatego że ty jesteś w Warszawie, ja w Sheffield i nagraliśmy podcast. Bardzo ci dziękuję!

To ja dziękuję, to była dla mnie wielka przyjemność.

Jakie są twoje doświadczenia z pracą zdalną? Czy ten model sprawdza się u ciebie? Jakie masz rady dla przedsiębiorców, którzy chcą z niego skorzystać? Czekam na twój komentarz!

Słuchaj podcastu MWF w telefonie

Oceń podcast Mała Wielka Firma

Jeżeli korzystasz z aplikacji Podcasty na iPhone:

      1. wpisz w wyszukiwarce w aplikacji Mała Wielka Firma,
      2. w sekcji Podcasty kliknij na Mała Wielka Firma,
      3. przejdź do zakładki Recenzje,
      4. naciśnij link Napisz recenzję.

Jeżeli korzystasz ze Stitchera:

      1. wejdź na stronę malawielkafirma.pl/stitcher,
      2. przewiń stronę w dół, aż zobaczysz okno Show Ratings and Reviews,
      3. kliknij na link Write a review.

Chcesz wiedzieć jako pierwszy o nowych odcinkach podcastu? Zapisz się »