Budowanie zdalnego zespołu, czyli jak stworzyć dream team,
który świetnie działa, chociaż go nie widać

Jeśli ludzie są jedną z największych wartości w biznesie, to prawdopodobnie znalezienie odpowiednich ludzi do biznesu jest jednym z największych wyzwań, jakie stają przed przedsiębiorcą.

Starannie dobrany zespół odciąży nas w zadaniach, będzie służyć swoją radą, doświadczeniem i świeżym spojrzeniem. Jeśli uda nam się stworzyć dream team do naszej firmy, w końcu będziemy mieli czas na wymyślanie i realizowanie nowych projektów.

Tylko… jak się do tego zabrać? Gdzie szukać pracowników, jak ich rekrutować, jak się z nimi komunikować i współpracować, żeby nasza firma działała jak jeden, zdrowy organizm?

Mój dzisiejszy rozmówca ma na to kilka sposobów. Proponuje na przykład, żeby ograniczyć czas negocjacji wynagrodzeń do pięciu sekund. Albo przeprowadzać rekrutację w zoo, na przykład w Białymstoku.

Można się temu wszystkiemu dziwić, ale prawda jest taka, że ten człowiek zbudował zdalny zespół, który świetnie działa i naprawdę przyczynia się do rozwoju firmy. A właścicielem tej firmy jest człowiek, który buduje swój biznes bez pośpiechu i bez zarzynania się – Maciej Aniserowicz.

Naszą rozmowę nagraliśmy podczas Konferencji Małej Wielkiej Firmy, która odbyła się 29 lutego 2020 roku w Warszawie.

PILNE! Właśnie ruszyła sprzedaż nowej edycji kursu PodcastPro™. Uczę w nim krok po kroku całego procesu, jak stworzyć podcast, dzięki któremu staniesz się rozpoznawalną osobą w swojej branży, a klienci sami będą się do ciebie zgłaszać. Dowiedz się więcej

Linki do osób i firm wymienionych w tym
odcinku podcastu

Prezent dla słuchaczy

Ściąga spotkaniowa dla zespołów zdalnych
Jak zaplanować spotkanie zespołu pracującego zdalnie? Zapisz się do Klubu MWF i pobierz ściągę Chcę to 

3 rzeczy do zrobienia po wysłuchaniu tego podcastu

  1. Zacznij od spisania zadań i obowiązków, którymi zajmujesz się sam, a które chciałbyś komuś oddelegować. Dzięki temu będziesz w stanie dokładnie określić, czego oczekujesz od nowej osoby dołączającej do zespołu.
  2. Zadbaj o procedury. Każda nowa osoba w firmie będzie musiała się pewnych rzeczy nauczyć. Daj jej czas, ale też postaraj się dokładnie wyjaśnić, na czym polega ta praca. Licz się z tym, że wdrażany pracownik będzie popełniał błędy. Najważniejsze, żeby umiał wyciągać z nich wnioski.
  3. Traktuj ludzi fair. Jesteście zespołem i dążycie do wspólnego celu. Jeżeli coś się w tej drużynie popsuje, ucierpicie wszyscy.

Podcast w wersji wideo

Tych odcinków też warto posłuchać

Podcast do czytania

Marek Jankowski: Będziemy rozmawiać o budowaniu zespołu, więc zacznę od pytania porządkowego: ile osób jest dzisiaj w twoim zespole?

Maciej Aniserowicz: Jestem byłym programistą, a odpowiedź każdego konsultanta IT na jakiekolwiek pytanie brzmi: to zależy.

Osoby, które dla mnie pracują, można podzielić na trzy grupy.

Pierwsza to mój core team, który pracuje dla mnie na wyłączność. W tej chwili razem ze mną są to cztery osoby. Druga grupa to nasi stali podwykonawcy, którzy oprócz nas obsługują często też innych klientów, a trzecia to podwykonawcy dobierani w razie potrzeby. Przy naszym największym projekcie, czyli programie Droga Nowoczesnego Architekta, w szczytowym momencie pracowało 20 osób.

Gdybyś chciał dzisiaj zacząć robić to, co robisz – vlog, blog, podcast, kursy online, książka – to od kogo byś zaczął? Na jakie stanowisko zatrudniłbyś pierwszą osobę?

Ludzi zatrudniam już od kilku lat i dopiero po jakimś czasie udało mi się to uporządkować tak, że mogłem to wpisać w jakiś framework. Odpalam go w momencie, gdy naprawdę pojawia się zapotrzebowanie na nowego członka zespołu.

Nie zadałbym sobie jednak pytania, kogo zatrudniłbym na początku. Zastanowiłbym się raczej, jakie obowiązki chciałbym komuś oddać. Doszedłem bowiem do wniosku, że w tej chwili jako właściciel mojej małej wielkiej firmy powinienem robić tylko rzeczy, które naprawdę wymagają mojego osobistego udziału i zaangażowania. Jeżeli robię coś ponad to, to gdzieś jest jakiś błąd w procesie.

A możesz podać przykłady rzeczy, które koniecznie musisz robić ty?

Choćby takie, które wymagają mojej obecności. Nie mógłbym nikogo wysłać na rozmowę z tobą, ponieważ zaprosiłeś konkretnie mnie. Do nagrania podcastu też potrzebny jest mój głos – przynajmniej do momentu, w którym uda się go wysyntetyzować z sampli. Na filmie nagrywanym na YouTube też musi być moja twarz.

Ale czekaj… Zarówno podcast, jak i vlog czy występy na scenie podczas konferencji można potraktować jako element marketingu. A czy to nie jest tak, że rola przedsiębiorcy i właściciela powinna polegać na czymś innym: na siedzeniu, dumaniu i wymyślaniu strategii potrzebnej do podboju kosmosu?

Ja bardzo dużo siedzę i dumam! Chodzę sobie po lesie, zażywam gorącej kąpieli w wannie w ciągu dnia, jeżdżę po torze wyścigowym furą, chodzę do kina – i wtedy przychodzą fajne pomysły.

Kiedyś traktowałem to jako luksus, ale z czasem zrozumiałem, że taka przestrzeń jest mi potrzebna właśnie do wymyślania nowych rzeczy.

W listopadzie na przykład, kiedy brałem kąpiel o 10:30 w ciągu dnia, przyszedł mi nagle do głowy pomysł, który następnie konsekwentnie zrealizowaliśmy, co w ciągu miesiąca przyniosło nam 160 tysięcy złotych zysku.

Dobrze, to w takim razie powiedz, co robisz dalej, gdy już zadasz sobie pytanie, jakie obowiązki chciałbyś komuś oddać.

Ludzie często chcieliby zacząć delegować zadania, ale nie wiedzą, jak się do tego zabrać albo co takiego mogliby komuś oddać.

Ja w takich sytuacjach polecam spisywać sobie codziennie przez kilka tygodni, co konkretnie każdego dnia robimy. Taki daily journal co do minuty, żeby wiedzieć, ile czasu zajmują nam poszczególne zadania. Taki raport można sobie zrobić na przykład w bardzo fajnym darmowym narzędziu o nazwie Toggl.

Bardzo łatwo ulec złudzeniu, że skoro jesteśmy bardzo obłożeni pracą, to znaczy, że jesteśmy produktywni. Tymczasem często robimy rzeczy, których nie musimy, zamiast zająć się myśleniem, co dalej z naszym biznesem

Z takiego raportu mógłbym się dowiedzieć, że 70 procent czasu spędzam na odpowiadaniu na maile, więc pierwszą rzeczą, jaką chciałbym oddelegować, jest właśnie kontakt z firmami czy w ogóle z osobami, które coś do mnie piszą. Mógłbym też oddelegować montaż podcastu czy vloga.

Bardzo łatwo ulec złudzeniu, że jeśli jesteśmy tak bardzo obłożeni pracą, to na pewno jesteśmy produktywni. Tymczasem często robimy po prostu rzeczy, których nie powinniśmy robić, zamiast zająć się na przykład myśleniem, co dalej z naszym biznesem.

Tak – skoro cały czas biegam, to pewnie w końcu dobiegnę. Problem tylko w tym, że nie wiadomo dokąd. Jaki jest więc twój następny krok? Wiesz już, jakie zadania chcesz oddelegować – niech to będzie odpowiadanie na maile – jaki jest proces przekazania ich innej osobie?

Przede wszystkim tworzę procedurę. Nawet jeśli miałaby ona mieć dwa punkty, otwieram dokument w Google docs i spisuję, jak wykonać dane zadanie, czyli np. odpowiedzieć na taki czy taki mail. Zresztą, takie procedury się przydają, nawet jeśli nie oddam nikomu danego zadania. Ja sam sprawniej działam, gdy po prostu odhaczam kolejne punkty w procedurze.

Aktualnie mam dwa zespoły odpowiadające na maile, które do mnie przychodzą. Jedna osoba zajmuje się skrzynką z wiadomościami kierowanymi bezpośrednio do nas, a drugi zespół to firma zewnętrzna obsługująca nas w zakresie wystawiania faktur, korekt, itd.

A jak podchodzisz do procesu szukania osoby, której chciałbyś przekazać zadania?

Przede wszystkim trzeba sobie uświadomić, że oddawanie komuś obowiązków to trudna sztuka. W końcu każdy z nas uważa, że sam wykona dane zadanie najlepiej, a wszyscy inni zrobią to gorzej. Efekt jest taki, że współpraca na początku jest taka sobie, ale wina leży po naszej stronie. Osoba zatrudniona bowiem stara się, robi wszystko najlepiej, jak potrafi, ale nie wszystko jest wykonane tak jakbyśmy tego chcieli. Dlaczego? Bo pewnie źle przekazaliśmy naszą wiedzę.

Trzeba wyjść z założenia, że pracownik stara się wykonać zlecone zadanie najlepiej, jak potrafi. Jeśli nie wszystko jest tak, jak trzeba, to prawdopodobnie źle przekazaliśmy mu naszą wiedzę

Kluczowa jest osoba asystentki, jednak ja trafiłem na właściwą osobę dopiero za trzecim czy czwartym podejściem. Poprzednie też się starały, ale ja nie umiałem jeszcze dobrze zlecać zadań, więc rozstawaliśmy się z powodu obustronnych frustracji.

Gdy szukałem asystentki, moim założeniem było, żeby oddelegować jej zadania, którymi ja nie chcę się zajmować. Tymczasem wiele potencjalnych kandydatek informowało mnie, że taka czy taka czynność nie leży w zakresie obowiązków wirtualnej asystentki.

Ostatecznie więc zatrudniłem osobę, która nie była wirtualną asystentką jako taką, a po prostu zgodziła się wziąć na siebie obowiązki, których ja nie chciałem wykonywać.

Tak naprawdę dla mnie nie było istotne, kto te obowiązki będzie wykonywał. Jeżeli wirtualna asystentka nie zajmuje się kontaktami z klientami przez telefon, nie musi tego robić. Wystarczy, że załatwi to tak, że ja nie będę musiał tego robić. Może sobie znaleźć własnego podwykonawcę.

Ludzie mówią na mieście, że w Polsce jest trudno znaleźć dobrego pracownika. Gdzie ty znajdujesz swoich pracowników?

Pewnie, że jest trudno, ale ja nie potrzebuję tysiąca takich osób, a jedną, dwie albo trzy.

Ale ile musisz przekopać, żeby do tej trójki dotrzeć?!

Kilkadziesiąt?

To gdzie kopiesz?

W internetach!

Kluczowe jest założenie, że jeśli coś jest nie tak, to jest to moja wina. Ja potrzebowałem trochę czasu, żeby to zrozumieć. Poza tym musiałem się pogodzić z tym, że nie wszystko będzie od razu tak, jak trzeba, oraz że konieczne będzie zaakceptowanie wszystkich błędów. Pod warunkiem, że każdy jest popełniany tylko raz.

Pracujący dla ciebie ludzie zboczyli ze ścieżki zawodowej, która teoretycznie mogła im zapewnić niezłe pieniądze.

Tak. Ania i Łucja rzuciły korpo, a Maga medycynę. Ale działania u mnie też mogą im przynieść fajne pieniądze! [śmiech]

A wracając do błędów. Nawet najgłupszy błąd można wybaczyć. Ważniejsze od konsekwencji błędu jest zastanowienie się nad jego przyczyną, żeby więcej się to nie powtórzyło. Jeżeli coś dzieje się nie tak, jak powinno, to znaczy, że jest jakiś błąd w procedurze i należy ją ulepszyć.

Każdy błąd można wybaczyć. Ważniejsze od konsekwencji błędu jest zastanowienie się nad jego przyczyną, żeby więcej się to nie powtórzyło

Moja procedura publikacji odcinka podcastu spisana jest na 7 stronach w wordzie – i to nadal ewoluuje, mimo że podcast robię od 2014 roku.

Trzeba pogodzić się z tym, że błędy będą popełniane, każdy najlepiej tylko raz, ale i tak ciągle będą pojawiały się nowe błędy.

Powiedziałeś, że szukasz ludzi w internetach. A konkretniej?

Sa grupy na Facebooku zrzeszające wirtualne asystentki. To jest super na początek. Możemy bowiem rozpocząć współpracę z osobą, która ma wielu klientów i z którą będziemy się uczyć delegowania zadań. Ta współpraca może się zakończyć różnie, ale ja traktowałbym taki kontakt jako naukę.

Fakt, że współpracujemy z osobą, dla której nie jesteśmy jedynym klientem, daje nam duży komfort, bo jeśli coś w naszej współpracy pójdzie nie tak, możemy się rozstać i tej osobie nic się nie stanie. Dopiero gdy się tego delegowania nauczymy, możemy myśleć o znalezieniu osoby na stałe i na wyłączność.

Dobrze jest też szukać osoby, która będzie chciała współpracować konkretnie z nami. Warto ogłaszać ewentualne rekrutacje na swoich kanałach, pamiętając jednak o zamieszczeniu dokładnych wymagań i poinformowaniu, do czego dana osoba będzie nam potrzebna i co mamy do zaoferowania.

Taka osoba, która nas zna, wie, czego się może po nas spodziewać, i nasza współpraca będzie po prostu bardziej efektywna. Ja na przykład lubię sobie czasem rzucić bluzgiem, zdarza mi się nie odpisywać na maile i nie robię dalekosiężnych planów.

Załóżmy jednak, że dany kandydat do pracy cię nie zna. Jakich argumentów używasz, żeby zachęcić go do pracy z tobą?

Piękny uśmiech, duża odpowiedzialność i fajne projekty.

Stary, każdy może tak powiedzieć! Ale jak to zrobić, żeby ten człowiek ci zaufał i miał pewność, że to, co ty rozumiesz przez fajny projekt, dla niego też będzie fajne?

Nie zależy mi na osobach, które mają szczególnie duże doświadczenie w czymkolwiek, bo u mnie dużo się robi po swojemu i wszyscy uczymy się tego w trakcie.

Magda na przykład otrzymała ode mnie informację, że właśnie robimy sprzedaż i budżet na reklamę na Facebooku jest nielimitowany, więc może wydać wszystko, co mamy. Moim zdaniem takie zadanie jest fajne, bo można robić, co się tylko chce. Uczymy się, eksperymentując i mając naprawdę dużą niezależność.

Ja sam chciałbym się obracać w takim środowisku i dlatego właśnie takie stworzyłem.

A jak mi zaufać, że tak właśnie działam? Wystarczy wejść do mnie na stronę, gdzie publikuję moje wyniki, często bardzo kosmiczne.

Problem polega na tym, że przeciętny przedsiębiorca zwykle nie ma nieograniczonego budżetu! Co więcej, wiele osób potrzebuje pracownika na już, nie mają za bardzo pieniędzy, żeby mu zapłacić, ale liczą, że jak ten pracownik przyjdzie, to znajdą czas na realizację projektów, dzięki którym zarobią na jego pensję. Jak to było u ciebie, kiedy jeszcze nie miałeś tych argumentów finansowych?

Wiesz, ja nie płacę milionów [śmiech], ale rzeczywiście płacę, tyle, ile ludzie chcą. Mam taką zasadę, że nie negocjuję, bo po prostu nie potrafię tego robić.

Kiedy rekrutuję pracownika, jasno komunikuję, żeby już w pierwszym mailu napisał, ile chce zarabiać. Jeśli nie ma tej kwoty, to odpowiadam, że kandydat nie spełnił pierwszego warunku, albo nie odpowiadam wcale.

Jeżeli podana kwota mieści się w założonych przeze mnie widełkach, to spoko. Jeśli nie – nie negocjuję, bo nie umiem. Luzie powinni zarabiać tyle, ile chcą, bo inaczej bedą nieszczęśliwi.

Wychodzę z założenia, że jeśli nie stać mnie na czyjeś usługi, to lepiej zrezygnować, bo za niższą cenę nie otrzymam usług najwyższej jakości.

A co w sytuacji, gdy byłeś przywalony robotą, potrzebowałeś pracownika na już, ale nie miałeś na niego kasy?

Nie akceptuję takiego stwierdzenia, że coś jest potrzebne na już. Nigdy.

Nawet jeśli potrzebuję osoby do pracy, to nie zatrudnię jej w jeden dzień, bo u mnie ten proces weryfikacji trochę trwa. A co się stanie, jak nie zatrudnię od razu? Nic. Będzie dobrze! To moje motto życiowe.

Gdy zdejmiemy warunek, że coś jest potrzebne na już, wszystko nagle stanie się prostsze.

To powiedz teraz, jak wygląda u ciebie proces weryfikacji kandydatów do pracy.

Nie warto zatrudniać ludzi, bo są potrzebni na już. Lepiej przeprowadzić staranną rekrutację. Gdy zdejmiemy warunek, że coś jest potrzebne na już, wszystko nagle stanie się prostsze

Wszystko zależy od tego, czy szukam osoby do core teamu, stałego podwykonawcy czy podwykonawcy doraźnego. Tak naprawdę, jeżeli szukam pracownika z tej trzeciej grupy, ja się tym nawet nie zajmuję. Po prostu moi pracownicy dotrudniają takie osoby do zespołu.

Jeżeli natomiast potrzebuję stałego podwykonawcy, komunikuję wprost: szukam kogoś do montowania vloga. Ludzie wysyłają zgłoszenia, podają stawki, a gdy ktoś trafi w moje widełki, piszę do niego, że ma tę pracę, i zlecam zadanie. Jeśli zrobi to źle, nie zlecam kolejnego zadania, tylko płacę za to, co już zostało zrobione, żegnamy się i szukam dalej.

Zupełnie inaczej było, gdy rok temu zatrudnialiśmy do naszego core teamu Magdę. Trwało to chyba trzy miesiące. Najpierw był mail z prośbą o podanie stawki i powodu, dla którego dana osoba chce pracować właśnie u mnie. Nie potrzebowałem cv ani konkretnego doświadczenia.

Było za to zadanie do wykonania, które miało w pewnym sensie sprawdzić umiejętności kandydatów w zakresie, w którym będą dla mnie pracować. W przypadku Magdy, która jest copywriterką, zadaniem było napisanie tekstu na podstawie konkretnego odcinka vloga.

Kilka osób wykonało to zadanie na tyle dobrze, że postanowiłem się z nimi spotkać osobiście, bo to jest dla mnie ważne w przypadku pracowników wchodzących w skład mojego core teamu.

To też jest swego rodzaju test. Ja mieszkam w Białymstoku, więc jeśli ktoś nie chce jechać do mnie taki kawał na spotkanie, to znaczy, że mu nie zależy.

Jeżeli jednak kandydat już przyjedzie, to idziemy razem na spacer, na kawę, na śniadanie, do zoo i sobie rozmawiamy. Nie chodzi o to, że mamy się polubić, mamy się rozumieć i potrzebna jest taka biznesowa chemia.

Dodatkowo, ja opłacam kandydatom transport, hotel i wyżywienie i płacę wynagrodzenie za wykonane zadanie testowe. Wiele osób mówi mi, że nigdy wcześniej się z czymś takim nie spotkało.

Zastanawiam się, dlaczego ciągniesz tych ludzi do Białegostoku, skoro założenie jest takie, że będziecie pracować zdalnie.

Żeby się poznać i porozmawiać.

A nie możesz tego zrobić przez Skype?

Wtedy jest już potrzebna konkretna agenda… A na takim cztero- czy pięciogodzinnym spotkaniu można sobie na przykład krępująco pomilczeć.

Oczywiście, nie sprawdzi się to w każdej branży. Nie zabiera się ekipy remontowej do zoo, żeby opowiedzieć im, jaką chcemy mieć łazienkę! [śmiech] Kiedy jednak szuka się osoby, której chcemy oddać część naszego biznesu, ważne jest żeby się zobaczyć i poznać. Ten kontakt jest potrzebny, żeby później można się było swobodniej zdzwaniać.

Kiedy szuka się osoby, której chcemy oddać część naszego biznesu, ważne jest żeby się choć trochę poznać

Gdy ktoś wchodzi już w skład mojego core teamu, powinien liczyć się z tym, że zakres jego odpowiedzialności może się powiększać. Ania zaczynała jako moja asystentka, a w ciągu dwóch lat stała się właściwie project managerem ogarniającym cały zespół.

Ona musi wiedzieć, czego ja chcę, a ja muszę mieć 100% pewności, że ona to zrobi lepiej ode mnie. Nie musi mnie nawet informować o niektórych sprawach czy problemach.

Czy przygotowujesz się jakoś do tych spotkań twarzą w twarz? Opracowujesz jakąś strukturę, pytania czy idziesz na żywioł?

Raczej idę na żywioł, zaznaczając nawet na początku, że mam nadzieję, że kandydat nie uzna tego czasu za stracony. Wspominam mniej więcej o projektach, ale każda rozmowa wygląda inaczej. Nie jest to typowa rozmowa rekrutacyjna. Gadamy też o książkach czy filmach, a pieniądze są raczej w tle.

Później bardzo ważna jest hierarchia w zespole. W przypadku wirtualnej asystentki to ja zlecam jej zadania, choć idealnie jest, gdy z czasem to ona informuje mnie, co jest do zrobienia. To taki awans na managera, który przeszła Ania.

Gdy mamy dwie wirtualne asystentki, istotne jest, żeby ustalić, która jest tą główną.

A wracając jeszcze do rekrutacji. Gdy ja zaakceptuję daną osobę po spotkaniu twarzą w twarz, przeprowadzane są jeszcze rozmowy z pozostałymi pracownikami z core teamu. Dany kandydat mógł przejść, tylko jeśli zaakceptowaliśmy go oboje: i ja, i Ania.

W jaki sposób rozpatrujesz, czy zatrudnienie nowej osoby do zespołu jest dla ciebie biznesowo opłacalne? Wiadomo, że dzięki temu będziesz miał więcej czasu, ale jak sprawdzić, czy to faktycznie przyniesie jakieś pieniądze?

To się zawsze opłaci – tyle że nie od razu.

A kiedy?

W momencie, gdy dana osoba zostanie w pełni wdrożona, popełni kilka błędów i będę mógł zdjąć z siebie kolejne obowiązki, zyskując czas na następne działania.

Co jeszcze w całym tym procesie zatrudniania i współpracy może się nie udać?

Cała masa rzeczy! Doświadczam jednej z nich choćby teraz.

Dowiedziałem się w tym tygodniu, że Ania musi iść na zwolnienie ze względu na fakt, że jest w ciąży. Powiedziała mi o tym oczywiście jesienią, ale oboje założyliśmy, że popracuje spokojnie do maja. Tymczasem nagle musi jednak odejść z zespołu i ja teraz dopiero dowiaduję się, iloma rzeczami się zajmowała i jak dużo teraz muszę ogarnąć!

To był ewidentnie mój błąd, bo gdy tylko się o tym dowiedziałem, powinienem od razu poszukać nowej osoby, a nie zakładać, że jakoś to będzie. W ubiegłym tygodniu zatrudniliśmy Łucję, tyle że Ania nie zdążyła jej wdrożyć i będę to musiał zrobić sam. Jestem teraz na etapie gaszenia pożaru, ale mam nauczkę na przyszłość.

Wychodzę z założenia, że w tej sytuacji pewne rzeczy będą musiały po prostu poczekać, ale przecież nic się nie stanie. Trzeba przestać gonić za tym mitycznym sukcesem i zacząć doceniać to, co mamy.

Wiem już, że dopuszczasz do siebie myśl, że ludzie będą popełniać błędy. Co jednak w sytuacji. gdy kandydat dobrze wykonał zadanie rekrutacyjne, dostał tę pracę, ale z czasem okazało się, że to jednak nie był zbyt dobry wybór, bo pracownik popełnia kolejne błędy? Kiedy powiedzieć dość i zacząć szukać kogoś innego?

Nie zdarzyło mi się jeszcze pożegnać się z osobą dlatego, że popełniała różne błędy. Ja też popełniam błędy. Na przykład ostatnio wysłałem mailing tak, że niektórzy odbiorcy dostali po 10 wiadomości za jednym zamachem.

OK, to zostawmy te błędy. A co jeśli dochodzisz po jakimś czasie do wniosku, że ktoś jest leniwy, wkręca cię, że ma dużo pracy, a tak naprawdę się obija?

Nie ma takiej możliwości, bo ja nie sprawdzam, ile godzin ktoś pracuje. Ważne, żeby zadania były wykonane.

Ale właśnie nie są, bo ktoś się tłumaczy, że mu pies zdechł albo zalało mu mieszkanie…

To ja bardzo współczuję, jeśli to faktycznie prawda. Zrobimy to kiedy indziej.

A później są kolejne wymówki…

Ja myślę, że ten spacerek po zoo to weryfikuje. Zdarzyła się taka sytuacja, że ktoś właśnie podczas tego zapoznawczego spaceru zapytał mnie, którego dnia pracy dostanie nowego Maca. Taki kandydat odpada od razu, bo sprzęt czy pieniądze nie mogą być główną motywacją do pracy u mnie. My mamy robić fajne rzeczy.

Skoro nie weryfikujesz czasu pracy pracowników, może dojść zatem do sytuacji odwrotnej: możesz zajechać swojego współpracownika, delegując mu kolejne zadania. Są osoby, które nie odmówią i wszystko wezmą na klatę.

Dokładnie tak było z Anią, która nie przyznawała się, że ma za dużo na głowie, i ciągle mówiła, że jest OK. Już teraz wiem, że ja jako szef muszę umieć dostrzegać takie rzeczy i nawet jeśli ktoś twierdzi, że wszystko jest w porządku, może przemawiać przez niego ambicja. Muszę wcześniej reagować.

Sam nie lubię dużo pracować i nie chcę, żeby ludzie się dla mnie zajeżdżali. Jeśli ktoś ma faktycznie za dużo obowiązków, zakładam, że jesteśmy dorosłymi ludźmi i przyjdzie do mnie i mi o tym powie. Ja potrzebuję jasnych komunikatów.

Jaki wniosek wyciągnąłeś z tej sytuacji z Anią?

Że za bardzo oderwałem się od rzeczywistości. Wcześniej działałem tak, że gdy rodził się w mojej głowie pomysł, rzucałem go Ani i liczyłem, że ona to wszystko rozdzieli między ludzi, ewentualnie dotrudniając kolejnych, i będzie załatwione. Tymczasem zleciłem jej za dużo i sam powinienem być bliżej tego wszystkiego, bo to jest jednak moja firma, a nie Ani.

Powinienem popracować nad lepszą komunikacją, może częściej się spotykać albo częściej rozmawiać online. Wtedy mogą wyjść rzeczy, które nie wyszłyby podczas zwykłych rozmów biznesowych.

Przeszliśmy do tematu komunikacji w zespole. Rozumiem, że co tydzień zdzwaniasz się z każdym ze współpracowników?

Bywa różnie i przestałem się łudzić, że uda się wypracować jeden model działania już na zawsze.

Swego czasu miałem taką zasadę, że dla swojej firmy przeznaczałem 15 minut dziennie. Jeśli ktokolwiek cokolwiek ode mnie chciał, to pisał do Ani. Potem ja raz dziennie w jakiejś wolnej chwili dzwoniłem do Ani i informowałem, że właśnie mam ten kwadrans i może mi przekazywać, co ma.

Moje odpowiedzi na wszystkie sprawy brzmiały: „tak”, „nie”, „nie wiem” albo „zrób tak, żeby było dobrze”. Gdy mijało 15 minut, kończyliśmy i zdzwanialiśmy się następnego dnia. Nic nigdy nie jest tak pilne, żeby nie mogło poczekać do jutra.

Myślałem, że wypracowaliśmy idealny model współpracy, ale po miesiącu okazało się, że to jednak nie działa.

A dlaczego?

Bo odpowiedzi na niektóre pytania są jednak bardziej skomplikowane niż „tak”, „nie” czy „nie wiem” i nie mogę oddać całej odpowiedzialności za zarządzanie firmą komuś, kto w tej firmie jednak pracuje.

Aktualnie jest tak, że zdzwaniamy się raz na tydzień wszyscy – całym zespołem, a ja dodatkowo zdzwaniam się jeszcze osobno z Anią, Magdą i Łucją. To będzie tak sobie dynamicznie ewoluowało. Wiem jednak, że potrzebny jest taki kontakt na żywo, a nie tylko mailowy.

Czyli raz na tydzień macie takie rozmowy statusowe z konkretną agendą. Coś jeszcze?

Raz na trzy do sześciu miesięcy mamy takie rozmowy bez agendy, żeby dowiedzieć się, co słychać, co się podoba, co się nie podoba…

Czy z ludźmi spoza podstawowego teamu też się zdzwaniasz?

Nie, z tymi osobami kontakt mam minimalny.

Macie swoje centrum dowodzenia w Asanie?

Tak, przeszliśmy z Trello na Asanę i darmowa wersja jest w porządku.

Ale to było centrum dowodzenia Ani. Teraz ja będę musiał tam wejść z walącym sercem… Tych procesów zrobiło się tam bardzo dużo. Ania je pięknie rozbijała, mówiła, że życie jest procesem – i to w tej Asanie było widać.

Przekonałem się teraz, że przez długi czas udawało nam się pracować tak, że ja rzucałem jakąś wizję i ona się po prostu działa. Ten progres jest udokumentowany właśnie w Asanie.

Jak mamy jakąś sprzedaż, bierzemy w Asanie poprzedni cykl sprzedażowy, robimy „duplicate” i mamy wszystko gotowe. Potem ten nowy cykl możemy sobie ulepszać.

Korzystamy też z Google docs – wszystko zależy od tego, jak skomplikowany jest to proces.

Jak jeszcze ogarniacie komunikację w zespole: jakieś maile, Slacki?

Ja najbardziej lubię maile, czuję się w nich najswobodniej, ale dałem się przekonać, że nie wszystkie sprawy da się załatwić tą drogą.

Asana przydaje się zwłaszcza w komunikacji z podwykonawcami, bo nie trzeba do każdego pisać maila czy wiadomości na Messengerze.

Każdy, kto ze mną pracuje, musi się liczyć z tym, że głównym celem jest mój komfort. Jeśli akurat jadę samochodem i mam coś do przekazania, to nagrywam wiadomość audio i wrzucam ją na Dropbox. Jeżeli wpada mi do głowy pomysł, piszę na Messengerze albo używam Hangouts.

Z Anią działaliśmy tak, że ona miała do mnie ograniczony dostęp, ale ja uderzałem do niej dowolnym kanałem, a ona to potem agregowała w Asanie.

Ważne jest dla mnie, żeby każdy mówił, co mu się podoba, a co nie. Magda chyba już po pierwszym tygodniu pracy powiedziała, żeby nie pisać do niej na Messengerze, bo ją strasznie denerwują te czerwone oznaczenia po godzinach pracy. Fajnie, że to powiedziała. Założyliśmy Hangouts na nasze maile służbowe i odpuściliśmy Facebooka.

Mówisz sporo o tym, że zespół jest po to, żebyś ty nie musiał pracować i żeby ci było dobrze. Czy nie miałeś takiego poczucia albo sygnału z zewnątrz, że to jest takie trochę zrzucanie brudów na innych ludzi?

No… nie. Ja deleguję zadania, które sam wykonywałem. Wiem, co deleguję, i wiem, za co płacę.

Mnie samemu te rzeczy się podobały, ale potem poznałem inne i wolę robić inne albo nic. Zakładam, że jak ktoś przychodzi do mnie, żeby coś robić, to ta rzecz sprawia mu frajdę. A jak przestanie sprawiać mu frajdę, to zakładam, że mi o tym powie.

Na pewno nie patrzę na to jak na wysługiwanie się. Ja nikomu nic nie każę. Nie chcesz – nie pracuj, tyle że wtedy nie ma pieniędzy. Gdybym nie miał zespołu i nie pracował, też bym nie zarabiał.

Nikogo nie trzymam na siłę. Każdy może pójść, założyć własny zespół i próbować działać podobnie. Zresztą, jeśli ktoś faktycznie chciałby kiedyś mało pracować, a dużo zarabiać – jak Ferdek Kiepski – to gdzie się tego nauczy, jeśli nie w środowisku, które dokładnie tak funkcjonuje?

U mnie można zobaczyć, jak bezstresowo działa mały biznes w dużej skali, a potem wykorzystać to na przykład jako punkt startu dla czegoś swojego.

W Polsce pokutuje jeszcze takie określenie jak prywaciarz, czyli przedsiębiorca jako osoba, która wyleguje się w wannie, a inni na niego harują…

U mnie dokładnie tak jest.

[śmiech] No tak, ale zupełnie inaczej to brzmi, gdy mówisz, że jesteście zespołem i razem coś robicie, niż gdy mówisz, że zatrudniasz ludzi, żeby móc sobie poleżeć w wannie. Nie miałeś z powodu takiego sposobu komunikacji jakiegoś negatywnego feedbacku z zewnątrz?

Z zewnątrz oczywiście, że tak, ale to mnie w ogóle nie interesuje.

Interesuje mnie to, co myśli o tym zespół. Miesiąc temu w moje urodziny zadzwoniła do mnie Magda i życzyła mi, żebym mógł spędzać jak najwięcej godzin na torze wyścigowym, a oni wszystko ogarną. Wiem, że to było szczere!

Przecież nie będę teraz siedział po 10 godzin przy kompie, żeby pokazać zespołowi, że pracuję więcej niż oni. Ja sam nie wymagam, żeby oni po tyle siedzieli. Ja chcę, żeby zadania były zrobione.

Rezerwuję sobie pełne obłożenie pracą na działanie w trybie kryzysowym. Teraz wchodzę w taki tryb pod nieobecność Ani – zawieszam wszystkie działania, które nie muszą być zrobione teraz, i zajmuję się sprawami bieżącymi. Mam wolne przebiegi, żeby to zrobić.

Czy masz jakiś sposób na zakończenie współpracy z daną osobą, ale tak, żeby nie było smrodu? Żeby rozejść się w zgodzie?

Przede wszystkim zdecydowanie nie polecam zatrudniania rodziny i znajomych, bo rozstania z takimi osobami są bardzo dziwne. Teraz na przykład mógłbym wziąć na miejsce Ani bratową, która świetnie wszystko ogarnia, ale nie zrobię tego, bo to mogłoby popsuć nasze relacje.

Najważniejsza jest szczera komunikacja w zespole. Pieniądze powinny być tylko tłem dla współpracy

A jak rozchodzić się w zgodzie? Na przykład ostatnio dostałem zaproszenie na ślub od mojej byłej asystentki. Nasze drogi rozeszły się jakiś czas temu, ale bardzo miło wspomina naszą współpracę, mimo że ją zwolniłem. Zależy mi na tym, żeby ludzie czuli, że w naszych relacjach pieniądze są w tle – ma się nam po prostu dobrze razem pracować.

Najważniejsza jest szczera komunikacja.

Nie mam więcej pytań!

Dzięki!

Pytania od publiczności

Grzegorz: Powiedziałeś, że podejmujesz w zespole decyzje rekrutacyjne. A jak to wygląda w przypadku projektowania produktów? Rzucasz temat i zespół to ogarnia?

Ostatnie słowo zawsze należy do mnie – nawet jak komuś się to nie do końca podoba. Większość naszych produktów skierowanych jest do branży IT, mój zespół nie ma raczej wiedzy w tym zakresie, więc siłą rzeczy muszę dość dokładnie tłumaczyć moje pomysły i wizje.

Informatycy są moimi partnerami biznesowymi, którzy tworzą merytoryczną treść produktów.

Żaneta: Czy w twojej organizacji wynagrodzenia są jawne i czy masz jakiś regulamin wynagrodzeń?

Jawności wynagrodzeń jako takiej nie ma. Na blogu publikowałem sumę kosztów zespołu, ale tylko Ania wiedziała, ile kto zarabia, bo to ona robiła przelewy.

Każdy zarabia tyle, ile chce, bo, jak wspomniałem, nie umiem negocjować. Wychodzę z założenia, że kwota podana w pierwszym mailu jest przemyślana – i tego się trzymam.

Jeśli mnie na kogoś nie stać, to z nim nie współpracuję, a jeśli ktoś uważa, że zarabia za mało, to zakładam, że przyjdzie i mi o tym powie. Dodatkowo, przy jakiejś dobrej sprzedaży potrafię dać np. 100 albo 30 procent premii, ale nie ma do tego jakiegoś regulaminu.

Jakie miałbyś rady dla naprawdę małych przedsiębiorców, którzy jednak trochę muszą się liczyć z kosztami przy zatrudnianiu osób do współpracy?

Trzeba sobie uświadomić, że pierwsze zatrudnienie w przypadku jednoosobowej działalności to bardzo trudny moment, który będzie kosztował: czas, nerwy i pieniądze. Nie ma co zakładać różowe okulary i oszukiwać się, że będzie inaczej.

Ja sam zacząłem zatrudniać ludzi, gdy jeszcze nie miałem pieniędzy. Byłem na minusie, ale wiedziałem, że to się opłaci. Nie wyobrażałem sobie, że mógłbym wrócić do pracy jako programista.

Nie trzeba zatrudniać ludzi od razu na pełen etat. Jeśli nas nie stać, zatrudnijmy kogoś na kilka godzin tygodniowo

Nie trzeba zatrudniać ludzi od razu na pełen etat. Jeśli nas nie stać, zatrudnijmy kogoś na kilka godzin tygodniowo. Jeżeli z kolei nie stać nas nawet na to, to znaczy, że coś robimy źle i trzeba się zastanowić, skąd wziąć te pieniądze. Można na przykład wypuścić jakiś płatny e‑book albo webinar – tylko po to, żeby opłacić tę osobę.

Radek: Co się wydarzyło w twoim życiu, że dojrzałeś do tego, żeby prowadzić firmę inaczej niż w modelu korporacyjnym?

Nigdy nie prowadziłem firmy w modelu korporacyjnym.

Akceptuję po prostu, że życie jest, jakie jest, i że będzie dobrze. Pomaga mi w tym terapia, luźne podejście oraz uwolnienie się od myślenia, że trzeba osiągnąć sukces i trzeba się ciągle rozwijać. Ja już jestem wystarczająco rozwinięty.

Nie chcę mieć ciągle więcej – wolę się cieszyć z tego, co już mam.

Czy myślisz, że można zarządzać całą firmą za pomocą Asany, na przykład przebywając gdzieś za granicą czy na wakacjach?

Na pewno jest to do zrobienia, ale w modelu, w którym ja pracuję, potrzebny jest ten wirtualny kontakt face to face. Tylko wtedy można zdiagnozować, że coś jest nie tak.

Krzysztof: Czy miałeś problem z przekazaniem swojej pracy innym, bo uważałeś, że tylko ty zrobisz to dobrze? I jak sobie z tym poradziłeś?

Jak najbardziej się z czymś takim zetknąłem i wcale z tego nie wyszedłem, bo nadal uważam, że sam wszystko zrobię najlepiej. Nie mam jednak tyle czasu, żeby to wszystko zrobić, więc akceptuję, że ktoś zrobi to za mnie, ale po swojemu.

Na pewno nie chcę nikomu oddelegować kąpieli i spacerów po lesie.

Na stronie zostały wykorzystane linki afiliacyjne. Jeżeli wejdziesz przez nie na stronę sprzedawcy i dokonasz zakupu, sprzedawca podzieli się ze mną częścią swojej marży (nie wpływa to na twoją cenę). Wymieniam wyłącznie te produkty i usługi, z których rzeczywiście korzystam i jestem z nich zadowolony.
Wyraź swoją opinię Dodaj komentarz
Podaj dalej Jeśli spodobał ci się ten odcinek - udostępnij go swoim znajomym:
PILNE! Właśnie ruszyła sprzedaż nowej edycji kursu PodcastPro™. Uczę w nim krok po kroku całego procesu, jak stworzyć podcast, dzięki któremu staniesz się rozpoznawalną osobą w swojej branży, a klienci sami będą się do ciebie zgłaszać. Dowiedz się więcej

Dodaj komentarz

Subskrybuj
Powiadom o
guest
3 Comments
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Roman
6 miesięcy temu

Sami starzy znajomi w tej firmie czyli blogu , ale wykład bardzo interesujący. Pozdrawiam

Adam
Adam
6 miesięcy temu

Etap zatrudnienia pierwszego pracownika jest naprawdę trudny. Mam wrażenie, że wieloletnia praca samemu to jeszcze potęguje.

Marek W.
5 miesięcy temu

Myślę, że obecna sytuacja całkowicie zmieni podejście pracodawców do pracy zdalnej… na lepsze 🙂