Event marketing – jak zorganizować wydarzenie, które wzmocni twój brand i zaangażuje odbiorców

11 marca 2019

Media społecznościowe dają czasem złudzenie, że ciągle jesteśmy wśród ludzi. A przecież tak naprawdę siedzimy sami w pokoju i przesuwamy palcami po ekranie.

Oczywiście komunikacja online ma swoje zalety. Nie trzeba ruszać się z kanapy, żeby porozmawiać z kimś nawet z drugiego końca świata. Można błyskawicznie i za darmo przekazać wiadomość setkom albo tysiącom ludzi.

Z drugiej strony, bardzo trudno w taki sposób zbudować silną relację i prawdziwe zaangażowanie. Znacznie lepiej nadają się do tego spotkania na żywo. Sam miałem okazję przekonać się o tym ostatnio na 10. urodzinach Małej Wielkiej Firmy.

Na czym polega event marketing? Jak zaprojektować wydarzenie, które wzmocni twój brand? Moim gościem jest trener biznesu, coach i konsultant, ale przede wszystkim doświadczony organizator różnego rodzaju konferencji i spotkań Michał Hamera.

Prezent dla Ciebie

Dołącz do społeczności słuchaczy MWF. Dostaniesz wiele dodatkowych materiałów, m.in. arkusz pomocny w organizowaniu wydarzenia i planowaniu budżetu.

W tym odcinku

  • Jak event marketing może pomóc rozwinąć biznes?
  • Czym różni się organizacja wydarzeń płatnych od bezpłatnych?
  • Czy miejsce zorganizowania imprezy może zniweczyć sukces?
  • Jak wygląda typowa dynamika sprzedaży biletów?
  • W jaki sposób rozpoznać złą organizację wydarzenia?
  • Jakie ciekawe elementy pojawią się na Marketing Trends?

Oceń ten odcinek

Gość odcinka

Michał Hamera

Michał Hamera

Trener biznesu, akredytowany coach ICF, ekspert z dziedziny finansów i konsultant biznesowy. Od 2004 roku związany z branżą finansową. Wcześniej współpracował m.in. z Getin Bank SA oraz Santander Consumer Bank SA, gdzie z sukcesami budował i zarządzał siecią sprzedaży.

MichalHamera.pl

Przydatne linki

Polecana książka

Thomas Erikson
Otoczeni przez idiotów

 Kup tę książkę

 Więcej książek

Podcast do czytania – transkrypcja odcinka

Dzień dobry, Michale.

Dzień dobry, Marku.

Powiedz, co ostatnio czytałeś?

Ostatnio czytałem książkę Thomasa Eriksona Otoczeni przez idiotów. Książka bardzo ciekawa, może z kontrowersyjnym tytułem, natomiast fajna wiedza dla każdego, kto ma do czynienia z klientem, bo może sobie przygotować pewne sposoby na to, jak do nich docierać i jak być jeszcze bardziej efektywnym w biznesie.

Myślę, że bardzo wiele osób marzy o takiej książce, bo stare porzekadło mówi: „Prowadzenie biznesu byłoby ideałem, gdyby nie klienci.” Zdaje się, że tutaj są jakieś podpowiedzi na te nasze trudne sytuacje. Pamiętasz może jakiś taki konkretny przykład, kiedy pomyślałeś „O, to ciekawe. Muszę to wypróbować.”?

Przede wszystkim dużo jest porad, jak dawać sobie radę w relacjach z trudnymi klientami, których jest coraz więcej. Jest kilka fajnych sztuczek, jak zrobić, żeby nie denerwować się, a mimo wszystko doprowadzić do efektu, który dla nas jest najważniejszy.

Gdybyś trafił na podobną książkę dla klientów… Mam wrażenie, że w drugą stronę to też tak działa. To znaczy mam ostatnio wrażenie, jak się kontaktuję się z niektórymi firmami, że kompletnie im na kliencie nie zależy, więc taki poradnik dla klienta, jak przetrwać zderzenie z trudnym sprzedawcą też by się przydał czasem.

Myślę, że to dobra podpowiedź dla Thomasa. Z tego co się dowiedziałem, to wydał też książkę Mój szef jest idiotą, więc myślę, że dla pracowników już jest taka wersja, a dla klientów to też fajny pomysł, żeby coś takiego napisał.

Chciałbym dzisiaj z tobą porozmawiać o wydarzeniach. Choć mówi się też w Polsce o eventach, staram się jednak szukać polskich odpowiedników, choć wszyscy mówią „eventy”, „branża eventowa” i tak dalej. Chciałbym więc porozmawiać o wydarzeniach, które mogą nam pomóc w biznesie, a konkretnie nie tyle nawet o samych wydarzeniach, a o event marketingu właśnie, czyli o wykorzystaniu różnych wydarzeń, do tego, żeby nasz biznes się rozwijał. Pierwsze pytanie, takie podstawowe, które się nasuwa: dlaczego ten marketing jest różny od innych marketingów? Co takiego jest w event marketingu, czego nie da się uzyskać za pomocą innych form?

Event marketing jest formą, która bardzo dynamicznie rozwija się w Polsce. Ostatnio możemy faktycznie zauważyć wysyp różnego rodzaju wydarzeń, eventów, konferencji. Nieprzypadkowo to się dzieje, bo to jest bardzo fajna forma dotarcia do klientów, dotarcia bezpośredniego przede wszystkim, ponieważ nie docieramy kanałami reklamowymi, nie docieramy kanałami pośrednimi, tylko wchodzimy z nimi w interakcję. Dobrze zaplanowany event, event marketing powoduje, że rzeczywiście te korzyści możemy bardzo fajnie osiągać jako firma, jako marka, jako usługa, w zależności od tego, co chcemy pokazać. Eventy są bardzo często wykorzystywane w strategiach, jeszcze nie do końca dobrze i właściwie. Myślę, że o tym porozmawiamy sobie troszkę później. Niemniej jednak warto o tym pamiętać i warto sobie założyć ten element event marketingu w swojej strategii. Event marketing to już nie jest tylko, co często nam się kojarzy, czyli stoisko na targach, hostessa z ulotkami czy jakikolwiek wpis do katalogu branżowego. To jest masa różnego rodzaju elementów, tak naprawdę ograniczających nas tylko i wyłącznie przez naszą wyobraźnię i budżet, ale tak naprawdę bardzo fajnie wspierająca nas jako firmę, jako nasz produkt do promocji.

Event marketing to już nie jest tylko, co często nam się kojarzy, czyli stoisko na targach, hostessa z ulotkami czy jakikolwiek wpis do katalogu branżowego

Czy z twojego punktu widzenia wydarzenia odbywające się tylko i wyłącznie w internecie typu konferencja online, to też jest event i te same zasady, które stosuje się do wydarzeń w realnym świecie, mają zastosowanie również do tych internetowych?

Zdecydowanie tak, ponieważ event marketing, czyli ta taka bezpośrednia komunikacja, też odbywa się poprzez Internet. Czyli jeśli prowadzimy transmisję na żywo, dajemy szansę osobom do wzięcia w tym udziału, czyli do osobistego zaangażowania. Ta osoba może z nami wejść w interakcję. Bardzo często wzbudzamy też zainteresowanie tym, co się dzieje, kiedy właśnie ten live, załóżmy poprzez Facebook, pojawia się na tablicy, widzimy, że ktoś coś takiego ogląda, to sami z ciekawości wejdziemy i zobaczymy, więc nasze zasięgi zdecydowanie rosną. Jeśli do tego dołożymy fajny przekaz wiedzowy, to możemy jak najbardziej live’y zaliczyć możemy do kategorii event marketingu.

To jest dobra wiadomość. W takim przypadku koszty są też pewnie zdecydowanie niższe, niż w przypadku takich spotkań twarzą w twarz, ale do kosztów jeszcze dojdziemy.

Wymieniłeś kilka rodzajów wydarzeń, które firma może organizować, czy takie, które nasuwają się jako pierwsze na myśl, czyli konferencja czy udział w targach. To mogą być jakieś spotkania z ekspertem, to mogą być jakieś warsztaty, które organizujemy dla klientów, dni otwarte. Jest tego rzeczywiście dużo. Pojawiają się dwa pytania w jednym. Jedno z nich brzmi: jak dobrać właściwie rodzaj wydarzenia do celu, jaki chcę osiągnąć? Które wydarzenia czemu najlepiej służą? A druga sprawa, w szczególności to, co zainteresuje słuchaczy Małej Wielkiej Firmy: które wydarzenia służą najlepiej w wzmacnianiu i rozwijaniu naszej marki?

Na to pytanie jest słynna standardowa odpowiedź: to zależy. Event marketing, podobnie jak i nasza strategia marketingowa, musi mieć jakiś cel. Musimy sobie postawić cel, który chcemy osiągnąć poprzez takie działania i w zależności od tego, czy to ma być taka promocja nas jako firmy, czyli chcemy powiedzieć „Hej, jesteśmy!”, czy promocja naszego produktu „Hej, zobacz, co ci oferujemy i co możemy dla ciebie zrobić”, czy też poprzez przekazanie wiedzy, którą chcemy właśnie na tym wydarzeniu zrobić, to dobierzemy sobie inne narzędzie, żeby to zaprezentować naszym uczestnikom.

Tutaj jest dość mocna złożoność tego, jaką formę sobie dobrać do celu. Ten cel tak naprawdę jest nadrzędny i to o nim musimy sobie przede wszystkim pomyśleć, bo co innego zaproponujemy uczestnikom, którym chcemy zaprezentować nowe rozwiązania np. finansowe, a co innego zaprezentujemy uczestnikom, którym chcemy zaproponować nowy samochód. Tak więc tutaj narzędzia są różnorodne i od dobrego zbadania, zastanowienia się nad tym efektem, jaki ma nam ten event przynieść, zależy to, jaką dobierzemy sobie jego formę.

W takim razie jakie realne cele mogę sobie stawiać? Oczywiście jest cała nauka na temat stawiania sobie celów, że one powinny być specyficzne, mierzalne; jest do tego cała smart metodologia, ale czego realnie mogę oczekiwać po evencie, po wydarzeniu? Co takie wydarzenie może zmienić w mojej firmie?

Przede wszystkim zwiększy się zainteresowanie czy zaangażowanie twojej marki, ludzie dowiedzą się tak naprawdę, że jest coś takiego. Dowiedzą się o twoim produkcie, dowiedzą się o twojej usłudze. Zwiększysz też zaangażowanie uczestników. Event sprawi, że na takie wydarzenie przyjdą osoby, które są w pewien sposób zainteresowane tym tematem, czyli masz już grupę odbiorców wyselekcjonowaną z rynku. Oni pojawiają się na danej konferencji, wiemy o tym, że interesują się danym tematem, czyli będą chcieli więcej na ten temat się dowiedzieć, czyli mamy już pewną grupę. Zbieramy sobie kontakty na takie wydarzenie, zbieramy sobie lidy, zbieramy sobie opinie na nasz temat, na temat naszego produktu, ponieważ jesteśmy w stanie takie ankiety sobie przeprowadzić i często też pozyskujemy klientów.

Event sprawi, że na takie wydarzenie przyjdą osoby, które są w pewien sposób zainteresowane tym tematem, czyli masz już grupę odbiorców wyselekcjonowaną z rynku

Załóżmy, że wybrałem sobie jakiś cel. W zależności od tego celu wybrałem z szerokiej palety różnego rodzaju wydarzeń takie, które moim zdaniem się sprawdzi i to są chyba te najważniejsze decyzje, które trzeba podjąć. Teraz pytanie brzmi: ile mnie to wszystko będzie kosztowało? Wiadomo, że w Internecie będzie taniej, w realu drożej – tak obstawiam, ale jak te koszty oszacować w sytuacji człowieka, który jeszcze nigdy wcześniej tego nie robił?

Wracamy do fundamentalnej odpowiedzi na każde pytanie uniwersalne, czyli: to zależy. To zależy tym razem tak naprawdę od tego, jaki efekt chcemy osiągnąć ponownie. To znaczy, czy robimy tę konferencję, tak jak wspomniałeś w realu, czy w Internecie; rzeczywiście te koszty się różnią. Jeśli robimy ją na żywo, czyli z odbiorcami bezpośrednio, to ustalamy sobie, ilu tych odbiorców będzie, jaka jest data, w jakim miejscu chcemy to zrobić, jakie atrakcje chcemy zapewnić, czy potrzebujemy gości specjalnych, czy chcemy wywołać jakiś efekt wow dla tych uczestników poprzez jakieś dodatkowe atrakcje i to wszystko, ziarnko do ziarnka, sprawia, że jesteśmy sobie w stanie ten budżet oszacować.

Mamy taki zestaw pytań, bodajże 34, o ile dobrze pamiętam, bo je spisywaliśmy ostatnio, które pozwalają nam w ten sposób oszacować chociażby wstępnie koszty, które trzeba sobie założyć przy organizacji eventu. 34. pytanie jest takie, czy my tak naprawdę potrzebujemy tego wszystkiego, co wymieniliśmy w pozostałych pytaniach, przez co z pewnych rzeczy rezygnujemy. Musimy zawsze pamiętać o jednej rzeczy: czy to, co sobie zakładamy, te wszystkie ozdobniki, czy te wszystkie miejsca, prezentacje i tym podobne rzeczy, tak naprawdę będą wartościowe dla odbiorcy, czyli dla uczestnika tej konferencji. To dla niego tak naprawdę to robimy, a dla niego czasami liczą się inne rzeczy niż te fajerwerki wokół tego wszystkiego.

Patrząc na różnego rodzaju badania, to ludzie, którzy przychodzą na wydarzenia, oczekują przede wszystkim wiedzy. Oczekują tego, że na konferencji dowiedzą się czegoś nowego, nowych informacji, które wykorzystają czy w życiu prywatnym, czy w prowadzeniu biznesu i takich osób jest 63 proc. 82 proc. idzie na event po to, żeby zdobyć kontakty, czyli ten networking jest bardzo ważny. 60 proc. z kolei mówi, że na biznesie poznało takich ludzi, z którymi potem różnego rodzaju interesy prowadziło. Zastanawiamy się wtedy, czy tak naprawdę to, czy zrobimy wielkie wow i show, jest ważniejsze od tego efektu, który tak naprawdę ci uczestnicy z tego wyniosą. Czy będą mówić o tym, że „Byłem na evencie i fajnie się bawiłem, bo była gwiazda”, czy „Byłem na evencie i rzeczywiście dużo mi to pomogło w codziennej pracy”?

To są bardzo ciekawe wyniki, te o których mówisz. W takim razie, jeżeli wydaję pieniądze na rzeczy typu dekoracje czy oświetlenie, które będzie robiło taki efekt wow, czy rzeczy, które nie dotyczą bezpośrednio ani merytoryki, ani tych możliwości networkingowych, o których wspomniałeś, to znaczy, że wyrzucam te pieniądze tak naprawdę w błoto?

Niekoniecznie. To wszystko trzeba wyważyć. Oczywiście nie możemy zostawić surowej sali i jednego stoliczka z mównicą i wodą mineralną w plastikowej butelce, bo to też nie będzie dobrze odbierane, natomiast musimy sobie znaleźć złoty środek na to wszystko. Bo być może lepiej te pieniądze, które chcemy przeznaczyć na te efekty wokół tego wszystkiego przeznaczyć na fajną, merytoryczną gwiazdę, eksperta, którego zaprosimy czy z Berlina, z zagranicy, ze Szwecji czy skądkolwiek, który wniesie jeszcze więcej wiedzowo do naszej konferencji. Ona będzie przez to jeszcze bardziej wartościowa merytorycznie aniżeli wizerunkowo.

Czym się różni z punktu widzenia człowieka, który chce zorganizować takie wydarzenie, organizowanie wydarzeń płatnych od bezpłatnych?

Ja akurat jestem zwolennikiem wydarzeń płatnych, niemniej jednak w swoim portfolio mam wydarzenia bezpłatne, które organizowałem. Zaletą wydarzeń bezpłatnych jest na pewno szerszy odbiór, większa ilość osób, która się tym zainteresuje i przyjdzie. Natomiast wydarzenia płatne wyselekcjonują z tej szerokiej grupy osoby, które są rzeczywiście zainteresowane tym tematem. Na wydarzenie bezpłatne może przyjść każdy, każdy kto być może jest zainteresowany, a być może chce przyjść i zjeść dobre ciastko na tym wydarzeniu. Natomiast na wydarzenie płatne przyjdą już osoby, które są żywo zainteresowane tematem, który będzie omawiany na takim evencie. Przyjdą też osoby bardziej konkretne, co dla nas jako biznesmenów jest fajniejsze, ponieważ mamy już wyselekcjonowaną grupę potencjalnych klientów.

Często ludzie zapisują się na wydarzenie bezpłatne i nie czują jakiejkolwiek odpowiedzialności, kiedy nie przyjdą na to wydarzenie i zabierają miejsca osobom, które mogą być bardziej zainteresowane tematyką, która tam się pojawi. Wydarzenie płatne, chociażby w małej kwocie, jakby obliguje te osoby, które zapłaciły, do tego, że skoro już zapłaciłem, to się tam pojawię.

Wydarzenie płatne, chociażby w małej kwocie, jakby obliguje te osoby, które zapłaciły, do tego, że skoro już zapłaciłem, to się tam pojawię

Nie pamiętam, gdzie kiedyś czytałem o takich badaniach, ale rzeczywiście nawet mała kwota, między 0 złotych, a powiedzmy 5 zł, oznacza, że ja już się w pewien sposób nie tyle zobligowałem, ale zainwestowałem.

Jasne. I zaangażowałem się w pewien sposób.

Co sprawia, że ludzie na wydarzenia przychodzą? OK, kasa to jest jedna rzecz. Zapłaciłem, więc jest większa szansa, że przyjdę, ale co jeszcze powoduje, że jest np. mróz, albo ulewa, a ludzie mimo wszystko wsiadają w samochód czy w pociąg, jadą z innego miasta, żeby w jakimś wydarzeniu wziąć udział?

Myślę, że wpływa na to kilka elementów. Przede wszystkim ciekawa tematyka, która sprawia, że te osoby chcą wziąć w tym udział. Na pewno rozpoznawalność marki organizatora, która ma za sobą już kilka sukcesów w branży eventowej. Być może wytworzenie wokół wydarzenia fajnej aury poprzez dobrą promocję i pokazanie, że musisz tam być, bo to jest coś fajnego i ekskluzywnego. Dobór gości, dobór prelegentów, którzy się tam pojawią, tematyki, którą będą poruszali. Być może właśnie takie dodatki, jak zaangażowanie uczestników poprzez wytwarzanie czegoś na tym evencie. Być może poprzez jakąś grywalizację, która też jest bardzo modna? Czyli jest kilka elementów, które sprawiają, że te osoby na pewno się pojawią, bo jakby nie patrzeć mamy sporo konferencji, które się odbywają w różnych miejscach, często w tej samej tematyce, a jedne rzeczywiście przyciągają bardziej, inne mniej. Myślę, że jest to zasługa przede wszystkim jakości, którą zaoferujemy uczestnikom i tych dodatków „in plus”.

Spróbujmy teraz rozbić tę jakość na czynniki pierwsze. Powiedziałeś o tematach i o prelegentach. Od czego zaczynasz, tworząc konferencję? Zaczynasz od zestawu osób, który powinien się pojawić tam na scenie, czy zaczynasz od tematu?

Zdecydowanie zaczynam od tematu, a w zasadzie od tego, co zainteresowałoby potencjalnego odbiorcę, który miałby się tam pojawić. Czyli staramy się dobrać taką tematykę, która jest na topie, jakby trendy. Sprawdzamy sobie jakie eventy czy w Polsce, czy za granicą, w jakiś sposób „żarły”, czyli wzbudzały większe zainteresowanie i wokół tego budujemy. Też jakby na kanwie poprzednich wydarzeń, gdzie sprawdzamy sobie jak jesteśmy odbierani, w ankiecie zawsze stawiamy pytanie: „Na co chętniej byś przyszedł, gdybyśmy mieli coś dla ciebie zorganizować?”. Tam bardzo często osoby wpisują, że brakuje takiej tematyki, brakuje takiego szkolenia, brakuje takiego wydarzenia, a może zróbcie to w takim, a nie innym miejscu. Bardzo często dostajemy propozycje od uczestników naszych konferencji, aby zorganizować coś, co według nich jest chwytliwe.

Mówisz tu o konferencjach, wydarzeniach dla przedsiębiorców. Gdybyś jednak miał zrobić konferencję dla np. lekarzy, to co wtedy?

To jest dość specyficzna grupa. Mam ją też w portfolio, wiem, że to rzeczywiście wymaga trochę więcej skupienia, bo tutaj znaleźć termin dla lekarzy, kiedy oni nie konsultują, nie operują, to to już jest wyzwanie. Niemniej jednak w takim przypadku dobrą robotę robią tematy i to też tematy okołomedyczne. Ostatnio największą popularnością cieszył się nieustannie temat RODO, czyli zaprosiliśmy prawnika, który opowiadał o RODO w branży medycznej. Na pewno odchodzimy przy takich konferencjach od jakichkolwiek prezentacji produktowych, ponieważ to odstrasza każdego uczestnika, nawet z innych branż. To ma być przede wszystkim merytoryka. Ostatnio zaprosiliśmy właśnie gości z zagranicy, którzy opowiadali o turystyce medycznej, czy też o tym, jak pozyskuje się klientów, pacjentów za granicą. Staramy się cały czas, aby ta tematyka była rzeczywiście stricte związana z branżą, żeby nie było tam tematów, które spowodują, że te osoby nie chciałyby przyjść na takie wydarzenie.

Skoro masz już tematy, szukasz prelegentów. Jak ich dobierasz? Czasami sprawa jest oczywista, czasami masz temat i wiadomo, że jest ekspert, uderzysz do niego, jemu termin pasuje, tobie wystawka pasuje i się dogadacie. Ale bywa tak, że z jednego tematu masz tych ekspertów wielu, którzy tak naprawdę są w miarę równoważni, więc co wtedy decyduje?

Patrzę na ich doświadczenie przede wszystkim. Staram się dotrzeć do materiałów, które wytworzyli, czy to są artykuły, czy różnego rodzaju filmy, czy wystąpienia na poprzednich konferencjach. Tutaj często z pomocą przychodzi mi YouTube, czasopisma, przychodzą mi ich blogi. Jestem w stanie sprawdzić, czy to jest tylko wiedza książkowa, która jest przez nich przekazywana, czy to są takie osoby, które mają taki pozytywny flow, nie boją się wystąpień publicznych, mają coś ciekawego do powiedzenia i są otwarci na to, żeby poświęcić trochę czasu na przyjazd na takie wydarzenie. To jest jakby taka podstawa. Do tego dochodzą potem stawki i cała logistyka, ale staramy się to wszystko na tyle spinać, żeby zapewnić uczestnikom tę jakość w postaci merytoryki. Być może wtedy trzeba bardziej uśmiechnąć się do sponsora, aby pomógł nam taką gwiazdę ściągnąć i staramy się, aby tak rzeczywiście było.

Słucham cię bardzo uważnie i odkrywam, że tak naprawdę organizowanie konferencji ma pewne punkty wspólne z nagrywaniem podkastów, bo ja szukając gości, wykonuję te same czynności co ty. Też robię rozpoznanie na rynku i staram się znaleźć taką osobę, która w danym temacie będzie miała coś ciekawego do powiedzenia, nie tylko wyczytanego z książek, ale coś swojego, własne doświadczenia. To ciekawe, że te dwie dziedziny mają ze sobą tyle wspólnego.

Czyli tematy, prelegenci i mówiłeś jeszcze o jakimś elemencie, który na jakość bardzo mocno wpływa, ale wyleciało mi co to takiego było?

Może to być na przykład miejsce, w którym event organizujemy, może to być zaangażowanie uczestników w to, żeby to nie było tylko siedzenie i słuchanie tych prelekcji, bo najczęściej po 15 minutach zaczną się bawić telefonami komórkowymi.

Właśnie to miałem na myśli, zaangażowanie. Jak to zaangażowanie podsycać? Z jednej strony słyszałem taką opinię, zresztą sam to powiedziałeś, że ludzie przychodzą po merytorykę, więc wydawać by się mogło, że jak dasz im dobrą treść, to powinna ona sama się nieść, że tak zrymuję. Z drugiej strony faktycznie, jak ludzie siedzą w jednej pozycji ileś godzin, to to jest nużące. Jak więc podsycać to zaangażowanie uczestników, żeby nie zrobić z tego jakichś tanich fajerwerków, jakiegoś kiermaszu, że tutaj wstajemy i się gimnastykujemy nagle?

Mieliśmy na jednej z konferencji a propos gimnastyki jednego prelegenta, który poprosił, żeby każdy wstał i się powyginał, takie rzeczy też się zdarzają. Niemniej jednak są bardziej cywilizowane sposoby na to, aby tych uczestników zachęcić do interakcji. Można to robić w różnoraki sposób poprzez pewne elementy zawarte w aplikacjach eventowych, bo są takowe na komórki. Możemy w trakcie prelekcji poprosić uczestników, aby przez smartfona odpowiedzieli na jakieś pytanie i w czasie rzeczywistym te wyniki pojawiają się na głównym ekranie. Możemy poprosić o ocenę prelegenta, który w tym czasie przemawia, możemy zrobić jakiś konkurs na zasadzie wypuszczenia tweeta z hasztagiem i wtedy wylosować jakąś nagrodę, tak więc jest sporo rzeczy, które można wykorzystać.

My też często i bardzo mocno inwestujemy w przerwę, aby to nie był tylko moment, kiedy każdy wychodzi z sali, po to żeby złapać trochę świeżego powietrza, ale w tym czasie dużo się dzieje. Na niektórych wydarzeniach tworzymy strefę ciszy albo spotkania z ekspertami w oddzielnych pokojach. Tworzymy miejsca, gdzie można posłuchać muzyki albo z kimś porozmawiać. Robimy też takie małe business speed dating, ponieważ ludzie się łączą w trakcie wydarzeń. Staramy się, żeby ten event żył nie tylko ze sceny, ze słowa mówionego, tylko żeby też mocno absorbował naszych odbiorców. Bo to też pomaga naszym sponsorom, którzy są na tych wydarzeniach, ich w pewien sposób zaangażować w te przerwy, żeby one nie były tylko na kawę, tylko żeby nawiązywać interakcje między biznesami.

Wspomniałeś o miejscu i to też jest ciekawa sprawa. Na ile miejsce może być magnesem albo z drugiej strony może zniszczyć imprezę? Jakie tutaj są pułapki, na które trzeba uważać albo jakieś elementy przyciągające?

Warto poszukać nietuzinkowych miejsc i zaangażować je do tworzenia naszego eventu. Są to czasami opuszczone lofty, są to fajne miejsca, jak niedokończone jeszcze piętra biurowców, które można fajnie zaaranżować. Raz zdarzyło mi się nawet zamówić konferencję na dachu. Ostatecznie nie doszło to do skutku, bo było ryzyko pogodowe, bo niestety w Polsce to różnie bywa. Poza miejscem musimy również zwrócić uwagę na kwestie dojazdowe, czyli parking, bo to jest dzisiaj bardzo ważna sprawa. Bardzo mocno zwracam również uwagę na udogodnienia dla osób niepełnosprawnych ponieważ są one częścią wydarzeń, które my tworzymy i staramy się, aby to było jak najlepsze dla nich. Na pewno kwestie bazowe, takie jak dobre wi-fi, duże przestrzenie na przerwy, dobrze zaaranżowane wnętrza; to też jak najbardziej przyciąga.

Warto poszukać nietuzinkowych miejsc i zaangażować je do tworzenia naszego eventu

Z jakim wyprzedzeniem trzeba zacząć promować wydarzenie, żeby z jednej strony nie zamęczyć ludzi tym, że przez rok mówisz o tym wydarzeniu, że ono się ciągle zbliża, a z drugiej żeby dać im czas na podjęcie decyzji?

Średnio są to 2-3 miesiące przed, ale bywa to różnie. Jeśli mamy dużą konferencję na 200, 300 osób, to dwa miesiące to będzie za mało, aby taką publikę zebrać, więc zaczynamy troszkę wcześniej. Natomiast ogólnie 2-3 miesiące wcześniej, to jest OK. Musimy też patrzeć, czy w podobnym czasie nie dzieją się inne wydarzenia, czy nie dzieje się coś podobnego, żeby nikt nam nie ukradł tego widza, na którym nam zależy. Dopasowujemy sobie więc to w kalendarzu, ale dajmy sobie te trzy miesiące oddechu przed wydarzeniem, aby rzeczywiście zachęcić ludzi do naszego wydarzenia.

W jaki sposób do nich najlepiej docierać? Takim pierwszym rozwiązaniem, które przychodzi do głowy, jest Facebook. Teoretycznie wszyscy są na Facebooku, zróbmy więc wydarzenie, reklamę na Facebooku i będzie się kręciło. W jakich przypadkach Facebook nie jest najlepszym rozwiązaniem, z twojego doświadczenia?

W żadnym. Facebook zawsze jest dobry, ponieważ rzeczywiście tam znajdziemy wielu potencjalnych uczestników. Nie ukrywam, że my też, promując wydarzenia nasze czy naszych klientów, opieramy się bardzo mocno na mediach społecznościowych, ponieważ jest tam ich zdecydowana większość. To wzmacniamy sobie lokalną prasą, wywiadami, bardzo często zachęcamy też prelegentów, którzy do nas przyjeżdżają, aby wspomnieli o tym, że jadą do nas i zaprosili swoich odbiorców, bo często są to bardzo nośne kanały. Chcąc nie chcąc, te portale społecznościowe bardzo mocno pomagają nam w promocji. Odradzam wszelkiego typu billboardy, reklamy na samochodach, autobusach czy wiatach przystankowych. To już nie jest ten moment. Idziemy do sieci, idziemy najlepiej w formy video, ponieważ to jest ten kanał, który bardzo mocno rezonuje i przyciąga odbiorców i w live’y, o których wspomniałeś. Zgodnie z badaniami facebookowymi, jest to najbardziej nośny kanał, jeśli chodzi o przekazywanie jakichkolwiek informacji.

Na pewno te możliwości są większe przy okazji wydarzenia lokalnego. Wtedy masz lokalne media, nie tylko Facebooka i te lokalne media w różnych miejscach mogą być bardzo mocne. Jeżeli miałbyś zorganizować wydarzenie, które z założenia przyciągnie ludzi z różnych części Polski, to organizowałbyś je w Warszawie czy w jakimś innym miejscu?

Pochodzę ze Szczecina i dużą część wydarzeń robię tutaj. To jest bardzo trudny rynek, jeżeli chodzi o branżę eventową. Zaczynałem mniej więcej cztery lata temu, pierwsze takie większe wydarzenia. To się brało głównie ze złości, że to zawsze ja muszę gdzieś jechać a nie ktoś tutaj do nas i od tego się to wszystko zaczęło. Pierwszym moim eventem było ściągnięcie Pawła Tkaczyka do Szczecina, potem poszły kolejne rzeczy.

To rzeczywiście był dla mnie problem, bo kiedy zapraszałem pierwszych mówców, to każdy mówił: „Boże, Szczecin?! Człowieku, to za daleko, żeby w ogóle myśleć o przyjeździe do was.” Zdarzało się, że musiałem wklejać mapki z Google pokazujące, że mamy już autostradę i da się tak naprawdę do nas dojechać, a nawet dolecieć, bo przecież mamy też lotnisko. Na pewno teraz jest łatwiej. Ja jestem w Szczecinie, ale pamiętajmy, że jest ogromna konferencja w Rzeszowie, która też przyciąga ludzi, są konferencje w Gdańsku i też są to wielkie marki. Poznań, który jest już łatwiejszy komunikacyjnie.

Jeśli patrzymy, jak to jest rozstrzelone po różnych końcach Polski, to ta jakość i to, co na tej konferencji czy na tym wydarzeniu te osoby znajdą, przyciągnie tych odbiorców. Dobra marka, dobra praca wykonana wcześniej spowoduje, że nie będziesz musiał się bać o to, że robiąc to gdziekolwiek w Polsce ci ludzie do ciebie przyjadą. Miałem wydarzenia, na które przyjeżdżali ludzie z Wielkiej Brytanii, z Niemiec, zdarzyła się osoba z Francja, która przejechała 1600 km, żeby być na jednym z moich eventów. To właśnie poprzez tę pracę, którą wykonujesz, przez dobry background w takim wydarzeniu sprawisz, że te osoby, gdziekolwiek nie będziesz, one będą razem z tobą.

Dobra marka, dobra praca wykonana wcześniej spowoduje, że nie będziesz musiał się bać o to, że robiąc to gdziekolwiek w Polsce ci ludzie do ciebie przyjadą

To teraz chcemy, żeby ci ludzie zgłosili się na to wydarzenie. Możemy to oczywiście rozwiązać za pomocą pana Gienka, który siądzie przy telefonie i będzie przyjmował zapisy, ale zwykle robi się to przez Internet. Jakie rozwiązania polecasz? Masz jakieś właśnie, autorskie, które są zrobione tylko pod ciebie czy korzystasz z tych ogólnodostępnych?

Nie wyważam otwartych drzwi i korzystam z gotowych rozwiązań, począwszy od najprostszego basic’a z możliwych, czyli adresu e-mail, który jest zawsze na stronie internetowej i można złożyć zamówienie, po systemy na stronie internetowej. Każde wydarzenie ma swoją stronę internetową. Jeśli zakładając, stawiamy ją na Wordpressie, to tam mamy darmową wtyczkę, która nazywa się WooCommerce i poprzez to możemy to wydarzenie sprzedawać czy też wykonywać zapisy. Mamy portale biletowe, które mają bardzo fajnie rozwiązane te rzeczy, czyli np. Evenea, bilety.fm czy jakiekolwiek inne, z których właścicielami możemy się porozumieć. Oczywiście tutaj wchodzą już prowizje, ale wtedy mamy to zdjęte z głowy. Często z takich rzeczy korzystam. Możemy też przez aplikację internetową. Z tego jeszcze nie korzystałem akurat, przymierzam się do tego powoli, ponieważ dużo się dzieje przez takiego typu rozwiązania.

Zdecydowanie mejl, nasz własny system do zbierania danych, no i zewnętrzne portale biletowe, które też mogą być kanałem reklamowym, bo zawsze zamieszczając informację na takim portalu, masz gwarancję, że oni wyślą swój newsletter i poinformują swoich odbiorców o twoim wydarzeniu.

Akurat przy 10. urodzinach Małej Wielkiej Firmy korzystałem z Konfeo i to też bardzo fajnie się sprawdziło z mojego punktu widzenia. Bezawaryjnie, systemy, konfiguracja, faktury wystawiane automatycznie, wszystko działało jak należy.

Niestety zadziałało, bo miałem nadzieję, że się zatnie i zdążę się zapisać. Ale działało i niestety przegapiłem.

Tak, działało rzeczywiście bardzo krótko. Ale to też pokazało, że jest w stanie ogarnąć duży ruch w krótkim czasie.

No właśnie. Dlatego to jest też do rozważenia, ciekawa funkcja.

Jeżeli robisz imprezę biletowaną, bo takie – jak ustaliliśmy – są z różnych powodów lepsze, choćby dlatego, że nie ryzykujesz, że zarezerwuje ci 200 osób, a przyjdzie 50. Robisz imprezę biletowaną i widzisz, że nie idzie ta sprzedaż tak, jak sobie założyłeś. Wydaje mi się, że to jest największy stres dla organizatora wydarzenia, zwłaszcza takiego niedoświadczonego. Bo: poumawiałem się już z jakimiś prelegentami, jakieś koszty założyłem, coś już zaczęło się dziać, ludzie porezerwowali terminy. Z drugiej strony wiem, że jeśli nie sprzedam tych biletów, to będę musiał albo to odwołać, albo do tego dołożyć. Jedno i drugie rozwiązanie nie jest szczególnie optymistyczne. Co robisz w sytuacji, kiedy sprzedaż biletów nie idzie?

Przede wszystkim na początek trzy głębokie wdechy i oddechy, ponieważ tak się często zdarza. Sprzedaż biletów na wydarzenia jest jak sinusoida. Raz jest szybko i dużo, szczególnie kiedy ogłaszasz wydarzenie, potem jest cisza, ta sprzedaż jest, ale niewielka. Im bliżej tego wydarzenia, tym bardziej popularność danego eventu rośnie. Przede wszystkim nie możemy wykonywać żadnych nerwowych ruchów, które spowodują, że będziemy: a) obniżali desperacko cenę, b) rozdawali bilety, żeby ktokolwiek usiadł w pierwszych rzędach i żeby fotograf ładnie skadrował zdjęcie i żeby wyglądało, że była pełna sala.

Sprzedaż biletów na wydarzenia jest jak sinusoida

Potrzebna jest mądrze przemyślana strategia reklamowa, marketingowa przede wszystkim, dobrze rozpisany kanał komunikator, który chcemy zrobić. My zawsze sobie rozpisujemy w tabelce, co danego dnia w jakim portalu czy medium się pojawi. Jeśli boimy się, że ta sprzedaż rzeczywiście może nie być taka jak chcemy, to robimy drobne akcje promocyjne. Na zasadzie, że jest pewien weekend, kiedy można dwa bilety taniej kupić albo oferujemy zniżki dla biletów grupowych, powyżej 5-10 biletów. Wtedy często się takie osoby zbierają na forach, agregują i wspólnie dokonują takiego zakupu.

Jest kilka takich technik, które mogą spowodować, że rzeczywiście ta sprzedaż się zwiększy. Odradzałbym obniżanie jakichkolwiek cen. Wyobraźmy sobie, jak poczuje się ten uczestnik, który kupił ten bilet wcześniej, za większe pieniądze, a nagle pojawia się jakakolwiek promocja, która mówi np.: „Hej, kup te 30 proc. taniej.” Ja byłbym zawiedziony.

Wydaje mi się, że jeżeli ktoś nie zdecydował się na zakup w pełnej cenie, to nawet jeśli różnica jest rzędu 20 proc. czy nawet 30 proc. to rzadko jest to różnica, która jest w stanie aż tak mocno zmienić nastawienie.

To prawda, dlatego gra ceną jest niekoniecznie warta uwagi. Bardziej się może zastanówmy nad tym, że skoro ta sprzedaż nie idzie, to może otwórzmy się bardziej na inną grupę docelową? Może zmieńmy kanał reklam, może zmieńmy grupę, do której te komunikaty idą i tam poszukajmy swoich odbiorców. Albo też po prostu usiądźmy do telefonu, dzwońmy i zapraszajmy firmy, żeby wzięły w tym udział. Tak jak już mówiłem, odradzałbym grę ceną, bo może się to obrócić przeciwko nam.

A jaka jest dynamika sprzedaży? Czy jest w ogóle coś takiego jak typowa dynamika sprzedaży biletów? Przy kursach online jest zwykle tak, że najwięcej ludzi kupuje pierwszego i ostatniego dnia, jest taka rynna. W przypadku biletów jak to wygląda?

Jest podobnie. Zawsze kiedy pojawia się informacja o wydarzeniu, jest tzw. hype, czyli jest głośno, gorąco, osoby, które są żywo zainteresowane, od razu kupują bilety i gwarantują sobie udział w tym. Potem jest taki moment dla osób niezdecydowanych, kiedy musimy najwięcej popracować i przekonać je do tego, żeby zdecydowały się ten dzień czy wieczór spędzić właśnie z nami. Tu zaczyna się komunikacja z tymi odbiorcami. Ona rośnie, im bliżej ten event jest w kalendarzu. Ostatnie dni są bardzo gorące, zdarzają się sytuacje, że serwery się przegrzewają, że jest dużo telefonów, mejli i musimy na to reagować. Staramy się aktywizować tę sprzedaż w tym martwym okresie poprzez np. poziomowanie ceny. Są bilety earlybird, potem jest normalna cena, a przed eventem najczęściej cena jest wyższa. Dla osób, które dbają o swoje finanse, to jest dobra sytuacja, bo mogą ten sam bilet na wydarzenie, który kupią dwa dni przed wydarzeniem, kupić po prostu taniej.

Miałem cię o to zapytać, ale uprzedziłeś mnie – o te kolejne podwyżki cen, tak naprawdę z góry wiadome. Do tego i tego dnia sprzedajemy taniej, później podnosimy cenę, później pułap idzie jeszcze wyżej, czyli rozumiem, że to też działa.

Działa, jak najbardziej. Ważne jest to, żeby nie pisać, że teraz jest bilet w takiej i takiej cenie, a od razu pokazać, do kiedy ta cena obowiązuje, ponieważ ludzie się wtedy bardziej motywują do zakupu.

Zorganizowaliśmy chyba wszystko. Czy jest jeszcze coś w tej fazie przygotowawczej, coś istotnego, czego w ogóle jeszcze nie dotknęliśmy? Mamy program, prelegentów, uczestników, bilety sprzedane, na pewno sala, na pewno technika, co jeszcze?

To już pytanie do nas, co chcemy osiągnąć. Organizacja to jest jedno, drugie to finansowanie tego. Tutaj ważnym elementem jest pozyskiwanie sponsorów, chyba że dysponujemy wystarczająco dużym budżetem, żeby to wszystko zorganizować z własnych środków. Niemniej jest to taki moment, żeby zachęcić inne firmy, żeby wzięły w tym udział. Tu znów jest pewien element event marketingu dla podmiotów zewnętrznych – właściwe pokazanie się na konferencji. Bardzo często mam sponsorów, którzy przyłączają się do pewnego rodzaju wydarzeń, ponieważ w ten sposób realizują swoje pewne cele marketingowe. Oczywiście to też musi być przemyślane, żeby to nie był tylko i wyłącznie stoliczek z długopisem, napisem i krówką, tylko żeby osoby, które tam przyjdą, rzeczywiście były zaktywizowane i zachęcały do tego. My poprzez pewne gry, które zaszywamy w wydarzeniu, sprawiamy, że to stoisko jest częściej odwiedzane i ci partnerzy czują efekt synergii poprzez uczestnictwo w naszym wydarzeniu.

Bardzo często mam sponsorów, którzy przyłączają się do pewnego rodzaju wydarzeń, ponieważ w ten sposób realizują swoje pewne cele marketingowe

Z jakim wyprzedzeniem uderzasz do sponsorów? Wiem o wielu firmach, które na każdą propozycję marketingową odpowiadają: „No, my już mamy budżet na ten rok zamknięty. Tak naprawdę, żeby kogoś znaleźć na 2020 rok, to musisz się z nim skontaktować w drugiej połowie 2019 roku, kiedy ten budżet ustalają.

Niekoniecznie. Uważam, że to jest tylko i wyłącznie wymówka sponsorów, którzy nie umieją po prostu powiedzieć „Nie, dziękuję”. Jestem w trakcie organizacji dwóch wydarzeń i dopiero teraz jestem na etapie poszukiwania sponsorów, mimo że jedno jest w kwietniu, a drugie w maju. Teraz chodzę i spotykam się z różnego rodzaju przedsiębiorcami, którzy chcieliby się tam pokazać i jak najbardziej jest to możliwe do dogrania. Uważam, że kiedy wychodzimy z eventem albo kilka dni wcześniej, już możemy prowadzić rozmowy z potencjalnymi sponsorami. W momencie, w którym rozpoczynamy właściwą komunikację na temat wydarzenia, oni się pojawiają na materiałach reklamowych i to już jest tylko i wyłącznie jakaś dodatkowa korzyść dla nich. Nie dramatyzowałbym też i nie bał się takich sponsorów pozyskiwać szybciej, ale z rocznym wyprzedzeniem – niekoniecznie.

Jakie argumenty najlepiej działają na sponsorów?

Na pewno ranga wydarzenia, to jest bardzo ważne. Sponsorzy chcą być na ekskluzywnych eventach, chcą być w takich miejscach, gdzie pojawia się ich grupa docelowa. Tam rzeczywiście są potencjalni klienci dla nich. Nie możemy np. zaprosić sprzętu dentystycznego na wydarzenie o charakterze rozwoju motywacyjnego, bo to będzie kompletnie nietrafione.

No nie… piękny, promienny uśmiech? Spójrz na gwiazdy rozwoju osobistego, oni wszyscy mają takie szczęki, że hej!

Dlatego bym zaprosił dentystę, ale nie producenta. Umiejętność dopasowania grupy docelowej, pokazania dodatkowych korzyści, możliwości zebrania tych kontaktów, być może późniejszej wysyłki wspólnych materiałów, być może zrobienia wspólnego konkursu, jakiejś loterii – jest kilka narzędzi, które chętnie wykorzystujemy. To sponsorom rzeczywiście pomaga w rozpoznawalności marki.

Na pewno też bardzo mocno narzucamy pewne elementy. Nie chcemy, żeby te stoiska były niechlujne. Kiedy robię swoje wydarzenia, to ja zapewniam meble, żeby wszystko było w danej kolorystyce, było estetyczne, żeby ci sponsorzy też się dobrze czuli. Oni oczywiście przynoszą swoje materiały dodatkowe, ale chcemy, żeby były wysokiej jakości. To jest dobrze odbierane przez uczestników eventu, którzy odwiedzają te stoiska.

Przygotowaliśmy, ludzie przychodzą, wydarzenie się zaczyna. Mimo wszystkich planów, przygotowań i starannych kalkulacji, jest zawsze ryzyko, że coś pójdzie nie tak. Jaką miałeś największą wpadkę, taką, że wiesz, że nigdy w życiu więcej nie zrobisz takiego błędu?

Były wpadki zależne i niezależne ode mnie. Pewnych sytuacji nie jesteś w stanie przewidzieć. Największą lekcją, która płynie z organizacji wydarzeń jest to, że nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego samemu, mimo że ci się wydaje, że jesteś specjalistą. Miałem sytuację podczas pierwszej edycji Inspiration Day, kiedy na sali było 900 osób. Była przerwa dla uczestników i zaraz po niej mieli wystąpić dwaj kolejni prelegenci. I okazało się, że nie zapewniliśmy odsłuchu, który jest dość istotny przy tego typu wydarzeniach. Te osoby powiedziały po pierwsze, że nie wyjdą na scenę, a po drugie zapowiedziały, że zgodnie z umową doliczą sobie do swojej gaży odpowiednią kwotę, za to że nie zapewniłem takiego elementu. Na szczęście rozeszło się to po kościach, obyło się bez kary, a występ się odbył. To jest taka nauka, żeby nie nakładać sobie wszystkiego na głowę, szczególnie przy wydarzeniach.

Przy jednej konferencji biznesowej napisałem SMS do jednego z prelegentów, za ile będzie. „Będę tak, jak się umawialiśmy”. „No ale powinieneś już być”. „Przecież jesteśmy umówieni za trzy dni?” Okazało się, że ten prelegent źle sobie wpisał datę naszego wydarzenia. Nie dojechał, co też jest trudną sytuacją, ponieważ przy niektórych wydarzeniach są osoby, które przyciągają widownię. To było dla mnie trudne, bo w pewien sposób się na coś umówiłem z uczestnikami, a nie do końca spełniłem swoją obietnicę. To jest taka fakap story, dla mnie dość trudna.

Nie zapewniliśmy kiedyś wegańskiego poczęstunku i musieliśmy jechać do restauracji po posiłek dla jednego z prelegentów. Jednego dnia zgasło nam światło, a elektryka akurat nie było na sali, więc musieliśmy kogoś ściągać. Takie sytuacje się zdarzają. One może nie wpływają na event, ale czuję się z tym niekomfortowo, bo uważam, że coś zawaliłem, staram się to więc wykluczać i minimalizować, na ile tylko mogę.

Z tego co mówisz, wynika że bardzo często te sytuacje dotyczą prelegentów. Masz prelegenta i dziewięćset osób albo pięciu prelegentów. Oni są na świeczniku, na piedestale, na scenie, wiadomo że czują stres z tym związany. Wniosek, który ja z tego wysnuwam, jest taki, że należy szczególnie zwrócić uwagę na to, żeby wszystkie uzgodnienia z prelegentami były rzeczywiście zrealizowane, bo to jest bardzo ważne. To być może jest jedna z tysiąca osób na sali, ale to jest osoba, na którą cała reszta patrzy.

Zgadza się. Szkoda, żeby taka sytuacja zawaliła pół roku twojej wcześniejszej pracy, którą wykonałeś. Potem pojawiają się niepochlebne komentarze, niektórzy mogą cię posądzić o jakieś oszustwo. Często są to sytuacje losowe, niewynikające z twojej winy, niemniej jednak to ja jako organizator jestem na desancie i ja twarzą odpowiadam za całość.

Czy masz jakieś swoje triki, sztuczki – nie mówię, żebyś od razu powiedział o wszystkich – ale zdradź chociaż jeden taki trik, który sprawia, że uczestnicy są zadowoleni.

Staram się od samego początku, żeby ludzie byli zadowoleni, czyli już w momencie doboru gości czy prelegentów, bo to oni są najważniejszym ogniwem. Do tego dochodzi fajne miejsce, bo eventy zawsze są w fajnych miejscach i w nietuzinkowych lokalizacjach. Trików nie używam, stawiam na to, że to w jaki sposób ja to zorganizuję, że to, co im przedstawię, zostanie zrealizowane. Potem w ankietach widzimy, czy nam to rzeczywiście wyszło i wyciągamy z tego wnioski. Raczej od początku stawiam na to, że jeśli się z kimś na coś umawiam, na jakąś jakość, to żeby ona była dotrzymana.

Staram się od samego początku, żeby ludzie byli zadowoleni, czyli już w momencie doboru gości czy prelegentów, bo to oni są najważniejszym ogniwem

W jaki sposób pytasz uczestników o zdanie, jak robisz te ankiety? Od razu na koniec wydarzenia, po wydarzeniu, w formie elektronicznej, jak to będzie wyglądało?

Różnie. Na pewno w formie elektronicznej, bo to jest najłatwiejszy kanał do agregowania tego typu informacji. Wykorzystuję rozwiązania jak typeform, jak ankiety online, gdzie zadaję kilka pytań i proszę o odpowiedź. Osobiście wysyłam zawsze wiadomość z podziękowaniami, ze swojego mejla, nie z jakiegoś systemu, do każdego z uczestników i każdy z uczestników może do mnie napisać. Często tak się dzieje, że te osoby odpowiadają. Czasami jest tak, że nie potrzebujemy robić żadnych badań satysfakcji czy potrzeb, ponieważ są portale społecznościowe, gdzie każdy bezpośrednio, z chęcią wyrazi swoje zdanie na temat tego, czy mu się podobało czy nie.

OK, wyrazi zdanie, ale niekoniecznie odpowie na te pytanie, na które ty chciałbyś uzyskać odpowiedź. Domyślam się, że jak ty robisz ankietę, to chcesz się dowiedzieć od tych użytkowników bardzo konkretnych rzeczy. O co ich pytasz?

O kilka elementów. Pytam o wrażenia ogólne, o to, czy prelekcje odpowiadały ich oczekiwaniom, co zmieniliby w tych eventach, co by dodali, co im się podobało, co powinniśmy usprawnić, w jaki sposób powinniśmy się przygotować do kolejnych wydarzeń i np. kogo zaprosić albo co zorganizować, żeby chcieli nas jeszcze raz zobaczyć.

Pamiętasz jakąś odpowiedź w ankiecie, która cię szczególnie zaskoczyła?

Tak. Po drugiej edycji Inspiration Day dostałem taką ankietę, gdzie było napisane: „Nie mam pojęcia, kogo zaprosisz za rok, bo tak wysoko podniosłeś poprzeczkę, że został ci chyba już tylko Barack Obama do zaproszenia.” Takie rzeczy się zdarzają. Raz zostałem zhejtowany za brak przewijaka w toalecie, ale za to już nie mogłem odpowiadać, bo to już była wina logistyczna opery, w której odbywał się event. Raz były takie uwagi, jeszcze przed wydarzeniem, żebym się mocno zastanowił, czy ten gość powinien się pojawić na moim wydarzeniu, bo chyba nie powinien. Niektórzy próbowali wpływać w ten sposób na program, oczywiście bez skutku. No ale w mejlach można przeczytać różne rzeczy.

Sprawdzałeś, ile kosztuje Barack Obama?

Nie, sprawdzałem ile kosztuje Wilk z Wall Street. Kiedyś był taki szalony pomysł, ale te stawki to jednak naprawdę są z Wall Street.

Założę się, że poza tym, że organizujesz wydarzenia, pewnie też bywasz na różnych wydarzeniach, choćby po to, żeby zobaczyć, jak to robi konkurencja, poznać nowych fajnych prelegentów, zobaczyć ich na żywo itd. Po czym poznajesz, wchodząc na wydarzenie i uczestnicząc w nim, że to jest dobrze zrobione albo że to jest źle zrobione?

Pewne elementy możesz zobaczyć już przed wydarzeniem, obserwując sposób komunikacji czy informowania o tym wydarzeniu. Jeśli od razu słyszysz jakieś nierealne hasła albo jakieś takie hasła – mam nadzieję, że się nikt nie obrazi z tych firm – amway’e, takie bardziej sprzedażowe, to już wiesz na co się nastawiać. Tam nie idziesz po wiedzę, ale żeby dostać superturboofertę, która będzie ważna przez 24 godziny od zakończenia eventu. Tak też możesz sobie wydzielić część eventów, w których chciałbyś uczestniczyć…

Tu ci przerwę. Jak widzę wydarzenia, w których jest jakiś znany mówca, a jest to wydarzenie darmowe lub za jakąś symboliczną kwotę, to jest dla mnie jasne, że to będzie tylko i wyłącznie pitch sprzedażowy.

Zgadza się. Wtedy też nam się powinna taka lampka zapalić i powinniśmy się zastanowić, czy rzeczywiście chcemy tam być. Bo jak zobaczymy program, i ta supergwiazda ma tam być przez 15 minut całego wydarzenia, to raczej nie będzie tak super, jakbyśmy zakładali.

Ja zwracam uwagę na tematykę, na jakość, co będzie tam przedstawiane, na miejsce, na logistykę. Kiedy wchodzę, obserwuję sobie sposób rejestracji, czy idzie to szybko i płynnie. Sposób nawigacji po samym wydarzeniu, czy rzeczywiście odbywa się to wygodnie. Patrzę sobie też na katering, bo to też jest bardzo ważne. Jeśli widzę kawę w słoiczku, to też wiem, że coś jest nie do końca OK.

Dużą uwagę zwracam też na ceny wydarzeń. Wiele osób uważa, że event marketing, tworzenie konferencji czy wydarzeń to jest szybki, megafajny sposób na zarobienie. Kiedy widzę, że cena jest całkowicie odrealniona w stosunku do tego, co się tam będzie działo, to już wiem, że efekt oczekiwany przez organizatora jest tylko jeden: sprzedać jak najwięcej biletów, nie do końca utrzymując jakość na samym evencie. To też jest dla mnie zapalnik, żeby sobie pewne rzeczy zweryfikować.

Na samym wydarzeniu patrzę, czy wszystko dzieje się o czasie, czy się nie rozlatuje terminowo. Mam taką zasadę, że trzeba szanować swoich uczestników, tych, co przyszli wcześniej, a nie czekać na tych, którzy się spóźniają. Dlaczego te osoby, które przyszły zdecydowanie wcześniej, mają cierpieć poprzez to, że niektóre osoby nie dotarły na czas?

Mam taką zasadę, że trzeba szanować swoich uczestników, tych, co przyszli wcześniej, a nie czekać na tych, którzy się spóźniają

U mnie jest taka zasada w trakcie większości wydarzeń, że kiedy rozpocznie się ta część merytoryczna po przerwie, to mniej więcej 3-4 minuty po jej rozpoczęciu nie wpuszczamy nikogo na salę. To też rozprasza – wchodzenie, trzaskanie drzwiami, przeciskanie się między rzędami, to wpływa na odbiór uczestników, którzy już tam są, już tam siedzą, którzy chcą się zaangażować w prelekcję.

Są zatem takie elementy, na które sobie patrzę z boku i oceniam po swojemu, natomiast potem nie wylewam tych żali nigdzie. Kiedyś namawiano mnie, żebym założył jakiś kanał i opowiadał o tym, jak są robione eventy i co ja na ten temat sądzę, ale myślę, że to nie jest moja rola w tym wszystkim.

Dziękuję ci, że powiedziałeś o szanowaniu uczestników, którzy przyszli na czas, bo to jest rzeczywiście strasznie wkurzające, jeżeli 90 proc. ludzi pojawia się na czas, szanuje prelegentów, szanuje organizatorów, jest gotowych na to, żeby wziąć udział w wydarzeniu, a my czekamy na kilku spóźnialskich, nie wiadomo jak długo. Rozumiem, jeśli tym spóźnialskim jest prelegent, wtedy trudno zacząć bez niego.

Chyba że jest drugi na sali, możemy wtedy na szybko tę małą zmianę w programie wprowadzić.

Też uważam, że należy szanować tych, którzy szanują nas, i to jest podstawa. A nie czekać na jakieś iluzoryczne martwe dusze, które może dojadą, a może nie dojadą.

Inny wątek też mnie od razu zainteresował. Co to znaczy dla ciebie odrealniona cena?

To jest trudne pytanie. Tak naprawdę wszystko zależy od tego, co się tam będzie naprawdę działo. Nie ma złotej odpowiedzi na to pytanie. Są seminaria czy szkolenia, organizowane przez renomowane firmy czy agencje, które są wielotysięczne, i tego nie będę negować, bo wiem, że za tym idzie jakość i merytoryka. Zauważam natomiast, szczególnie po kilku pierwszych wydarzeniach, które robiłem, które były takim otwarciem na rynek, że pojawiło się kilku naśladowców, którzy szybko chcieliby zrobić na tym biznes. Uznali np., że skoro moje płatne wydarzenia, jak ten Inspiration Day, sprzedały się na 900 osób, to tym bardziej oni sprzedadzą. I te ceny za wykład jednego z coachów w kwocie 2 tys. zł to już jest ten taki odrealniony moment. Oczywiście są osoby merytorycznie mocne i rzeczywiście tyle kasują za takie rzeczy. Ale kiedy widać ewidentnie, że jest to robione na kolanie, a cena jest wysoka, to wtedy nie, zdecydowanie nie.

Zrobiłem kiedyś takie badanie, bo prowadziłem warsztaty z tworzenia eventów. Poprosiłem wszystkich uczestników, żeby podnieśli ręce do góry, a ja podawałem różne kwoty. Ustaliliśmy sobie próg bólu, ile są w stanie maksymalnie zapłacić za takie wydarzenie. Mniej więcej przy 700-800 zł zostawały w górze pojedyncze ręce.

Miałem też kiedyś taką ciekawą sytuację, kiedy uczestnik z Warszawy, który przyjechał do Szczecina na jedno z moich wydarzeń biznesowych, powiedział, że jechał tu z duszą na ramieniu, bo ta konferencja, którą ja zrobiłem za 300 zł, w Warszawie kosztowałaby 1200 zł. I on się bał, że to jest jak z tymi niektórymi pensjonatami, gdzie są ogłoszenia, a potem przyjeżdżasz i pensjonatu nie ma. Na szczęście moje wydarzenie miało rzeczywiście miejsce i się odbyło. Jest więc straszny dysonans, jeśli chodzi o ceny wydarzeń.

Sporo mówiłeś na temat różnych rzeczy, które mogą ludzi przyciągać na wydarzenia. Jakie są takie trendy w branży eventowej, na które warto zwrócić uwagę?

Na swojej liście mam siedem czy osiem. Przymierzam się do takiego wydarzenia, które jest nazywane konferencją hybrydową. Raz miałem okazję uczestniczyć, bo wygrałem konkurs i pojechałem do Torunia. Konferencja hybrydowa polegała na tym, że w różnych miejscach są połączone zespoły, które widzą się przez kamerę czy Internet, prelegenci też są wirtualni. Uczestnicy łączą się poprzez technologię, czyli nie zawsze muszą być wszyscy uczestnicy w jednym miejscu na konferencji, mogą być w różnych i dalej być w interakcji ze sobą. Taki model konferencji hybrydowych zaczął mnie interesować i być może uda mi się coś takiego kiedyś zorganizować.

Na pewno wydarzenia online’owe są modne, ponieważ uczestnicy dzięki temu oszczędzają swój czas na dojazd, na to że nie muszą marnować swoich 2-3 dni, kiedy są te wydarzenia.

Fajne lokalizacje, butikowe wydarzenia, czyli mniejsze, na 60-70 osób, wtedy jest takie wrażenie ekskluzywności dla tych osób, które już tam są, co jest fajne. Na pewno te elementy grywalizacyjne, angażujące uczestników, gdzie mają oni pewien wpływ na to, co się dzieje, mają wpływ na efekt, który będzie na tej konferencji osiągnięty. Są też modne takie wydarzenia, na których łączy się learn&practice, czyli są prelekcje, ale i podczas tego wydarzenia uczestnicy coś tworzą, mają jakieś zadanie do wykonania i są żywo zaangażowani w to, co się dzieje. Elementy sharing ekonomii też warto sobie podłączyć, czyli łączenie się kontaktów, może przez jakieś elementy wirtualne. Jest więc kilka elementów, które warto rozważyć sobie przy tym, co chcemy zorganizować.

Bardzo jestem ciekaw, czy któryś z tych elementów wykorzystasz 9-10 maja w Szczecinie, bo wtedy się spotkamy. Mam nadzieję, że ktoś ze słuchaczy też się tam pojawi. Co się będzie działo 9-10 maja na Marketing Trends?

Wracam do mojego projektu, który po raz pierwszy zrealizowałem w 2016 roku. To była właśnie ta konferencja, na której ten człowiek z Warszawy powiedział, że jest za tanio. Wracamy do konferencji Marketing Trends, zapraszamy do Szczecina 20 bardzo fajnych mówców z Polski i Wielkiej Brytanii. Będzie ciekawie, będzie merytorycznie. Robimy to w miejscu, które nazywa się Stara Rzeźnia, więc można powiedzieć, że będzie samo mięso, jeśli chodzi o wiedzę i będzie się dużo działo. Zapewnimy też atrakcje pozakonferencyjne, czyli popracujemy mocno z tym networkingiem, który też jest dość istotny, o czym wspominałem. Mogę tylko zaprosić do mojego pięknego miasta, które zresztą widzicie za szybą. Mam nadzieję, że coś uda się tam złapać. Będzie na pewno fajnie, będzie mocno jakościowo, będzie mocna wiedza, będzie można porozmawiać z prelegentami. 9-10 maja w Szczecinie.

Zapraszamy, tak mogę powiedzieć w liczbie mnogiej, bo też tam będę. Zapraszamy też do pobrania bonusu z tej rozmowy, bo wiem, że przygotowałeś dla słuchaczy coś specjalnego. Co to takiego będzie?

Przygotowałem dwa elementy, jeden matematyczny, drugi merytoryczny. Matematyczny to będzie taki uproszczony budżet, gdzie możemy sobie powstawiać kilka pozycji, o których rzadko kiedy myślimy, tworząc wydarzenie, a warto je uwzględnić już na początku, żeby się potem niemile nie zaskoczyć. Będzie to więc uproszczony budżet do kalkulacji eventowej.

Druga rzecz to będzie taka ściąga z kilkoma pytaniami z tej mojej listy, tymi najważniejszymi, na które każdy z was powinien sobie odpowiedzieć, myśląc o tym, czy nie zorganizować eventu, wydarzenia, które miałoby się przyczynić do promocji marki, produktu, usługi czy nawet siebie. Zapomnieliśmy o jednej ważnej rzeczy, jeśli chodzi o event marketing. Marketing też bardzo mocno pomaga budować nam, np. tobie, budować markę osobistą. To jest taki element, gdzie pozycjonujemy się w formie eksperta, i też dzielimy się tą swoją wiedzą, potwierdzając, że ją posiadamy. To też jest taki fajny element, że możemy event marketing wykorzystać właśnie do tego.

OK. Super, bardzo ci dziękuję, za wszystkie informacje, które zawarłeś w tej rozmowie, wiele praktycznych wskazówek w niej było. Druga sprawa to ten bonus. Cóż – widzimy się w maju w Szczecinie.

Tak jest. Dziękuję bardzo. Pozdrawiam wszystkich.

Przeczytaj transkrypcję

Dzień dobry, Michale.

Dzień dobry, Marku.

Powiedz, co ostatnio czytałeś?

Ostatnio czytałem książkę Thomasa Eriksona Otoczeni przez idiotów. Książka bardzo ciekawa, może z kontrowersyjnym tytułem, natomiast fajna wiedza dla każdego, kto ma do czynienia z klientem, bo może sobie przygotować pewne sposoby na to, jak do nich docierać i jak być jeszcze bardziej efektywnym w biznesie.

Myślę, że bardzo wiele osób marzy o takiej książce, bo stare porzekadło mówi: „Prowadzenie biznesu byłoby ideałem, gdyby nie klienci.” Zdaje się, że tutaj są jakieś podpowiedzi na te nasze trudne sytuacje. Pamiętasz może jakiś taki konkretny przykład, kiedy pomyślałeś „O, to ciekawe. Muszę to wypróbować.”?

Przede wszystkim dużo jest porad, jak dawać sobie radę w relacjach z trudnymi klientami, których jest coraz więcej. Jest kilka fajnych sztuczek, jak zrobić, żeby nie denerwować się, a mimo wszystko doprowadzić do efektu, który dla nas jest najważniejszy.

Gdybyś trafił na podobną książkę dla klientów… Mam wrażenie, że w drugą stronę to też tak działa. To znaczy mam ostatnio wrażenie, jak się kontaktuję się z niektórymi firmami, że kompletnie im na kliencie nie zależy, więc taki poradnik dla klienta, jak przetrwać zderzenie z trudnym sprzedawcą też by się przydał czasem.

Myślę, że to dobra podpowiedź dla Thomasa. Z tego co się dowiedziałem, to wydał też książkę Mój szef jest idiotą, więc myślę, że dla pracowników już jest taka wersja, a dla klientów to też fajny pomysł, żeby coś takiego napisał.

Chciałbym dzisiaj z tobą porozmawiać o wydarzeniach. Choć mówi się też w Polsce o eventach, staram się jednak szukać polskich odpowiedników, choć wszyscy mówią „eventy”, „branża eventowa” i tak dalej. Chciałbym więc porozmawiać o wydarzeniach, które mogą nam pomóc w biznesie, a konkretnie nie tyle nawet o samych wydarzeniach, a o event marketingu właśnie, czyli o wykorzystaniu różnych wydarzeń, do tego, żeby nasz biznes się rozwijał. Pierwsze pytanie, takie podstawowe, które się nasuwa: dlaczego ten marketing jest różny od innych marketingów? Co takiego jest w event marketingu, czego nie da się uzyskać za pomocą innych form?

Event marketing jest formą, która bardzo dynamicznie rozwija się w Polsce. Ostatnio możemy faktycznie zauważyć wysyp różnego rodzaju wydarzeń, eventów, konferencji. Nieprzypadkowo to się dzieje, bo to jest bardzo fajna forma dotarcia do klientów, dotarcia bezpośredniego przede wszystkim, ponieważ nie docieramy kanałami reklamowymi, nie docieramy kanałami pośrednimi, tylko wchodzimy z nimi w interakcję. Dobrze zaplanowany event, event marketing powoduje, że rzeczywiście te korzyści możemy bardzo fajnie osiągać jako firma, jako marka, jako usługa, w zależności od tego, co chcemy pokazać. Eventy są bardzo często wykorzystywane w strategiach, jeszcze nie do końca dobrze i właściwie. Myślę, że o tym porozmawiamy sobie troszkę później. Niemniej jednak warto o tym pamiętać i warto sobie założyć ten element event marketingu w swojej strategii. Event marketing to już nie jest tylko, co często nam się kojarzy, czyli stoisko na targach, hostessa z ulotkami czy jakikolwiek wpis do katalogu branżowego. To jest masa różnego rodzaju elementów, tak naprawdę ograniczających nas tylko i wyłącznie przez naszą wyobraźnię i budżet, ale tak naprawdę bardzo fajnie wspierająca nas jako firmę, jako nasz produkt do promocji.

Event marketing to już nie jest tylko, co często nam się kojarzy, czyli stoisko na targach, hostessa z ulotkami czy jakikolwiek wpis do katalogu branżowego

Czy z twojego punktu widzenia wydarzenia odbywające się tylko i wyłącznie w internecie typu konferencja online, to też jest event i te same zasady, które stosuje się do wydarzeń w realnym świecie, mają zastosowanie również do tych internetowych?

Zdecydowanie tak, ponieważ event marketing, czyli ta taka bezpośrednia komunikacja, też odbywa się poprzez Internet. Czyli jeśli prowadzimy transmisję na żywo, dajemy szansę osobom do wzięcia w tym udziału, czyli do osobistego zaangażowania. Ta osoba może z nami wejść w interakcję. Bardzo często wzbudzamy też zainteresowanie tym, co się dzieje, kiedy właśnie ten live, załóżmy poprzez Facebook, pojawia się na tablicy, widzimy, że ktoś coś takiego ogląda, to sami z ciekawości wejdziemy i zobaczymy, więc nasze zasięgi zdecydowanie rosną. Jeśli do tego dołożymy fajny przekaz wiedzowy, to możemy jak najbardziej live’y zaliczyć możemy do kategorii event marketingu.

To jest dobra wiadomość. W takim przypadku koszty są też pewnie zdecydowanie niższe, niż w przypadku takich spotkań twarzą w twarz, ale do kosztów jeszcze dojdziemy.

Wymieniłeś kilka rodzajów wydarzeń, które firma może organizować, czy takie, które nasuwają się jako pierwsze na myśl, czyli konferencja czy udział w targach. To mogą być jakieś spotkania z ekspertem, to mogą być jakieś warsztaty, które organizujemy dla klientów, dni otwarte. Jest tego rzeczywiście dużo. Pojawiają się dwa pytania w jednym. Jedno z nich brzmi: jak dobrać właściwie rodzaj wydarzenia do celu, jaki chcę osiągnąć? Które wydarzenia czemu najlepiej służą? A druga sprawa, w szczególności to, co zainteresuje słuchaczy Małej Wielkiej Firmy: które wydarzenia służą najlepiej w wzmacnianiu i rozwijaniu naszej marki?

Na to pytanie jest słynna standardowa odpowiedź: to zależy. Event marketing, podobnie jak i nasza strategia marketingowa, musi mieć jakiś cel. Musimy sobie postawić cel, który chcemy osiągnąć poprzez takie działania i w zależności od tego, czy to ma być taka promocja nas jako firmy, czyli chcemy powiedzieć „Hej, jesteśmy!”, czy promocja naszego produktu „Hej, zobacz, co ci oferujemy i co możemy dla ciebie zrobić”, czy też poprzez przekazanie wiedzy, którą chcemy właśnie na tym wydarzeniu zrobić, to dobierzemy sobie inne narzędzie, żeby to zaprezentować naszym uczestnikom.

Tutaj jest dość mocna złożoność tego, jaką formę sobie dobrać do celu. Ten cel tak naprawdę jest nadrzędny i to o nim musimy sobie przede wszystkim pomyśleć, bo co innego zaproponujemy uczestnikom, którym chcemy zaprezentować nowe rozwiązania np. finansowe, a co innego zaprezentujemy uczestnikom, którym chcemy zaproponować nowy samochód. Tak więc tutaj narzędzia są różnorodne i od dobrego zbadania, zastanowienia się nad tym efektem, jaki ma nam ten event przynieść, zależy to, jaką dobierzemy sobie jego formę.

W takim razie jakie realne cele mogę sobie stawiać? Oczywiście jest cała nauka na temat stawiania sobie celów, że one powinny być specyficzne, mierzalne; jest do tego cała smart metodologia, ale czego realnie mogę oczekiwać po evencie, po wydarzeniu? Co takie wydarzenie może zmienić w mojej firmie?

Przede wszystkim zwiększy się zainteresowanie czy zaangażowanie twojej marki, ludzie dowiedzą się tak naprawdę, że jest coś takiego. Dowiedzą się o twoim produkcie, dowiedzą się o twojej usłudze. Zwiększysz też zaangażowanie uczestników. Event sprawi, że na takie wydarzenie przyjdą osoby, które są w pewien sposób zainteresowane tym tematem, czyli masz już grupę odbiorców wyselekcjonowaną z rynku. Oni pojawiają się na danej konferencji, wiemy o tym, że interesują się danym tematem, czyli będą chcieli więcej na ten temat się dowiedzieć, czyli mamy już pewną grupę. Zbieramy sobie kontakty na takie wydarzenie, zbieramy sobie lidy, zbieramy sobie opinie na nasz temat, na temat naszego produktu, ponieważ jesteśmy w stanie takie ankiety sobie przeprowadzić i często też pozyskujemy klientów.

Event sprawi, że na takie wydarzenie przyjdą osoby, które są w pewien sposób zainteresowane tym tematem, czyli masz już grupę odbiorców wyselekcjonowaną z rynku

Załóżmy, że wybrałem sobie jakiś cel. W zależności od tego celu wybrałem z szerokiej palety różnego rodzaju wydarzeń takie, które moim zdaniem się sprawdzi i to są chyba te najważniejsze decyzje, które trzeba podjąć. Teraz pytanie brzmi: ile mnie to wszystko będzie kosztowało? Wiadomo, że w Internecie będzie taniej, w realu drożej – tak obstawiam, ale jak te koszty oszacować w sytuacji człowieka, który jeszcze nigdy wcześniej tego nie robił?

Wracamy do fundamentalnej odpowiedzi na każde pytanie uniwersalne, czyli: to zależy. To zależy tym razem tak naprawdę od tego, jaki efekt chcemy osiągnąć ponownie. To znaczy, czy robimy tę konferencję, tak jak wspomniałeś w realu, czy w Internecie; rzeczywiście te koszty się różnią. Jeśli robimy ją na żywo, czyli z odbiorcami bezpośrednio, to ustalamy sobie, ilu tych odbiorców będzie, jaka jest data, w jakim miejscu chcemy to zrobić, jakie atrakcje chcemy zapewnić, czy potrzebujemy gości specjalnych, czy chcemy wywołać jakiś efekt wow dla tych uczestników poprzez jakieś dodatkowe atrakcje i to wszystko, ziarnko do ziarnka, sprawia, że jesteśmy sobie w stanie ten budżet oszacować.

Mamy taki zestaw pytań, bodajże 34, o ile dobrze pamiętam, bo je spisywaliśmy ostatnio, które pozwalają nam w ten sposób oszacować chociażby wstępnie koszty, które trzeba sobie założyć przy organizacji eventu. 34. pytanie jest takie, czy my tak naprawdę potrzebujemy tego wszystkiego, co wymieniliśmy w pozostałych pytaniach, przez co z pewnych rzeczy rezygnujemy. Musimy zawsze pamiętać o jednej rzeczy: czy to, co sobie zakładamy, te wszystkie ozdobniki, czy te wszystkie miejsca, prezentacje i tym podobne rzeczy, tak naprawdę będą wartościowe dla odbiorcy, czyli dla uczestnika tej konferencji. To dla niego tak naprawdę to robimy, a dla niego czasami liczą się inne rzeczy niż te fajerwerki wokół tego wszystkiego.

Patrząc na różnego rodzaju badania, to ludzie, którzy przychodzą na wydarzenia, oczekują przede wszystkim wiedzy. Oczekują tego, że na konferencji dowiedzą się czegoś nowego, nowych informacji, które wykorzystają czy w życiu prywatnym, czy w prowadzeniu biznesu i takich osób jest 63 proc. 82 proc. idzie na event po to, żeby zdobyć kontakty, czyli ten networking jest bardzo ważny. 60 proc. z kolei mówi, że na biznesie poznało takich ludzi, z którymi potem różnego rodzaju interesy prowadziło. Zastanawiamy się wtedy, czy tak naprawdę to, czy zrobimy wielkie wow i show, jest ważniejsze od tego efektu, który tak naprawdę ci uczestnicy z tego wyniosą. Czy będą mówić o tym, że „Byłem na evencie i fajnie się bawiłem, bo była gwiazda”, czy „Byłem na evencie i rzeczywiście dużo mi to pomogło w codziennej pracy”?

To są bardzo ciekawe wyniki, te o których mówisz. W takim razie, jeżeli wydaję pieniądze na rzeczy typu dekoracje czy oświetlenie, które będzie robiło taki efekt wow, czy rzeczy, które nie dotyczą bezpośrednio ani merytoryki, ani tych możliwości networkingowych, o których wspomniałeś, to znaczy, że wyrzucam te pieniądze tak naprawdę w błoto?

Niekoniecznie. To wszystko trzeba wyważyć. Oczywiście nie możemy zostawić surowej sali i jednego stoliczka z mównicą i wodą mineralną w plastikowej butelce, bo to też nie będzie dobrze odbierane, natomiast musimy sobie znaleźć złoty środek na to wszystko. Bo być może lepiej te pieniądze, które chcemy przeznaczyć na te efekty wokół tego wszystkiego przeznaczyć na fajną, merytoryczną gwiazdę, eksperta, którego zaprosimy czy z Berlina, z zagranicy, ze Szwecji czy skądkolwiek, który wniesie jeszcze więcej wiedzowo do naszej konferencji. Ona będzie przez to jeszcze bardziej wartościowa merytorycznie aniżeli wizerunkowo.

Czym się różni z punktu widzenia człowieka, który chce zorganizować takie wydarzenie, organizowanie wydarzeń płatnych od bezpłatnych?

Ja akurat jestem zwolennikiem wydarzeń płatnych, niemniej jednak w swoim portfolio mam wydarzenia bezpłatne, które organizowałem. Zaletą wydarzeń bezpłatnych jest na pewno szerszy odbiór, większa ilość osób, która się tym zainteresuje i przyjdzie. Natomiast wydarzenia płatne wyselekcjonują z tej szerokiej grupy osoby, które są rzeczywiście zainteresowane tym tematem. Na wydarzenie bezpłatne może przyjść każdy, każdy kto być może jest zainteresowany, a być może chce przyjść i zjeść dobre ciastko na tym wydarzeniu. Natomiast na wydarzenie płatne przyjdą już osoby, które są żywo zainteresowane tematem, który będzie omawiany na takim evencie. Przyjdą też osoby bardziej konkretne, co dla nas jako biznesmenów jest fajniejsze, ponieważ mamy już wyselekcjonowaną grupę potencjalnych klientów.

Często ludzie zapisują się na wydarzenie bezpłatne i nie czują jakiejkolwiek odpowiedzialności, kiedy nie przyjdą na to wydarzenie i zabierają miejsca osobom, które mogą być bardziej zainteresowane tematyką, która tam się pojawi. Wydarzenie płatne, chociażby w małej kwocie, jakby obliguje te osoby, które zapłaciły, do tego, że skoro już zapłaciłem, to się tam pojawię.

Wydarzenie płatne, chociażby w małej kwocie, jakby obliguje te osoby, które zapłaciły, do tego, że skoro już zapłaciłem, to się tam pojawię

Nie pamiętam, gdzie kiedyś czytałem o takich badaniach, ale rzeczywiście nawet mała kwota, między 0 złotych, a powiedzmy 5 zł, oznacza, że ja już się w pewien sposób nie tyle zobligowałem, ale zainwestowałem.

Jasne. I zaangażowałem się w pewien sposób.

Co sprawia, że ludzie na wydarzenia przychodzą? OK, kasa to jest jedna rzecz. Zapłaciłem, więc jest większa szansa, że przyjdę, ale co jeszcze powoduje, że jest np. mróz, albo ulewa, a ludzie mimo wszystko wsiadają w samochód czy w pociąg, jadą z innego miasta, żeby w jakimś wydarzeniu wziąć udział?

Myślę, że wpływa na to kilka elementów. Przede wszystkim ciekawa tematyka, która sprawia, że te osoby chcą wziąć w tym udział. Na pewno rozpoznawalność marki organizatora, która ma za sobą już kilka sukcesów w branży eventowej. Być może wytworzenie wokół wydarzenia fajnej aury poprzez dobrą promocję i pokazanie, że musisz tam być, bo to jest coś fajnego i ekskluzywnego. Dobór gości, dobór prelegentów, którzy się tam pojawią, tematyki, którą będą poruszali. Być może właśnie takie dodatki, jak zaangażowanie uczestników poprzez wytwarzanie czegoś na tym evencie. Być może poprzez jakąś grywalizację, która też jest bardzo modna? Czyli jest kilka elementów, które sprawiają, że te osoby na pewno się pojawią, bo jakby nie patrzeć mamy sporo konferencji, które się odbywają w różnych miejscach, często w tej samej tematyce, a jedne rzeczywiście przyciągają bardziej, inne mniej. Myślę, że jest to zasługa przede wszystkim jakości, którą zaoferujemy uczestnikom i tych dodatków „in plus”.

Spróbujmy teraz rozbić tę jakość na czynniki pierwsze. Powiedziałeś o tematach i o prelegentach. Od czego zaczynasz, tworząc konferencję? Zaczynasz od zestawu osób, który powinien się pojawić tam na scenie, czy zaczynasz od tematu?

Zdecydowanie zaczynam od tematu, a w zasadzie od tego, co zainteresowałoby potencjalnego odbiorcę, który miałby się tam pojawić. Czyli staramy się dobrać taką tematykę, która jest na topie, jakby trendy. Sprawdzamy sobie jakie eventy czy w Polsce, czy za granicą, w jakiś sposób „żarły”, czyli wzbudzały większe zainteresowanie i wokół tego budujemy. Też jakby na kanwie poprzednich wydarzeń, gdzie sprawdzamy sobie jak jesteśmy odbierani, w ankiecie zawsze stawiamy pytanie: „Na co chętniej byś przyszedł, gdybyśmy mieli coś dla ciebie zorganizować?”. Tam bardzo często osoby wpisują, że brakuje takiej tematyki, brakuje takiego szkolenia, brakuje takiego wydarzenia, a może zróbcie to w takim, a nie innym miejscu. Bardzo często dostajemy propozycje od uczestników naszych konferencji, aby zorganizować coś, co według nich jest chwytliwe.

Mówisz tu o konferencjach, wydarzeniach dla przedsiębiorców. Gdybyś jednak miał zrobić konferencję dla np. lekarzy, to co wtedy?

To jest dość specyficzna grupa. Mam ją też w portfolio, wiem, że to rzeczywiście wymaga trochę więcej skupienia, bo tutaj znaleźć termin dla lekarzy, kiedy oni nie konsultują, nie operują, to to już jest wyzwanie. Niemniej jednak w takim przypadku dobrą robotę robią tematy i to też tematy okołomedyczne. Ostatnio największą popularnością cieszył się nieustannie temat RODO, czyli zaprosiliśmy prawnika, który opowiadał o RODO w branży medycznej. Na pewno odchodzimy przy takich konferencjach od jakichkolwiek prezentacji produktowych, ponieważ to odstrasza każdego uczestnika, nawet z innych branż. To ma być przede wszystkim merytoryka. Ostatnio zaprosiliśmy właśnie gości z zagranicy, którzy opowiadali o turystyce medycznej, czy też o tym, jak pozyskuje się klientów, pacjentów za granicą. Staramy się cały czas, aby ta tematyka była rzeczywiście stricte związana z branżą, żeby nie było tam tematów, które spowodują, że te osoby nie chciałyby przyjść na takie wydarzenie.

Skoro masz już tematy, szukasz prelegentów. Jak ich dobierasz? Czasami sprawa jest oczywista, czasami masz temat i wiadomo, że jest ekspert, uderzysz do niego, jemu termin pasuje, tobie wystawka pasuje i się dogadacie. Ale bywa tak, że z jednego tematu masz tych ekspertów wielu, którzy tak naprawdę są w miarę równoważni, więc co wtedy decyduje?

Patrzę na ich doświadczenie przede wszystkim. Staram się dotrzeć do materiałów, które wytworzyli, czy to są artykuły, czy różnego rodzaju filmy, czy wystąpienia na poprzednich konferencjach. Tutaj często z pomocą przychodzi mi YouTube, czasopisma, przychodzą mi ich blogi. Jestem w stanie sprawdzić, czy to jest tylko wiedza książkowa, która jest przez nich przekazywana, czy to są takie osoby, które mają taki pozytywny flow, nie boją się wystąpień publicznych, mają coś ciekawego do powiedzenia i są otwarci na to, żeby poświęcić trochę czasu na przyjazd na takie wydarzenie. To jest jakby taka podstawa. Do tego dochodzą potem stawki i cała logistyka, ale staramy się to wszystko na tyle spinać, żeby zapewnić uczestnikom tę jakość w postaci merytoryki. Być może wtedy trzeba bardziej uśmiechnąć się do sponsora, aby pomógł nam taką gwiazdę ściągnąć i staramy się, aby tak rzeczywiście było.

Słucham cię bardzo uważnie i odkrywam, że tak naprawdę organizowanie konferencji ma pewne punkty wspólne z nagrywaniem podkastów, bo ja szukając gości, wykonuję te same czynności co ty. Też robię rozpoznanie na rynku i staram się znaleźć taką osobę, która w danym temacie będzie miała coś ciekawego do powiedzenia, nie tylko wyczytanego z książek, ale coś swojego, własne doświadczenia. To ciekawe, że te dwie dziedziny mają ze sobą tyle wspólnego.

Czyli tematy, prelegenci i mówiłeś jeszcze o jakimś elemencie, który na jakość bardzo mocno wpływa, ale wyleciało mi co to takiego było?

Może to być na przykład miejsce, w którym event organizujemy, może to być zaangażowanie uczestników w to, żeby to nie było tylko siedzenie i słuchanie tych prelekcji, bo najczęściej po 15 minutach zaczną się bawić telefonami komórkowymi.

Właśnie to miałem na myśli, zaangażowanie. Jak to zaangażowanie podsycać? Z jednej strony słyszałem taką opinię, zresztą sam to powiedziałeś, że ludzie przychodzą po merytorykę, więc wydawać by się mogło, że jak dasz im dobrą treść, to powinna ona sama się nieść, że tak zrymuję. Z drugiej strony faktycznie, jak ludzie siedzą w jednej pozycji ileś godzin, to to jest nużące. Jak więc podsycać to zaangażowanie uczestników, żeby nie zrobić z tego jakichś tanich fajerwerków, jakiegoś kiermaszu, że tutaj wstajemy i się gimnastykujemy nagle?

Mieliśmy na jednej z konferencji a propos gimnastyki jednego prelegenta, który poprosił, żeby każdy wstał i się powyginał, takie rzeczy też się zdarzają. Niemniej jednak są bardziej cywilizowane sposoby na to, aby tych uczestników zachęcić do interakcji. Można to robić w różnoraki sposób poprzez pewne elementy zawarte w aplikacjach eventowych, bo są takowe na komórki. Możemy w trakcie prelekcji poprosić uczestników, aby przez smartfona odpowiedzieli na jakieś pytanie i w czasie rzeczywistym te wyniki pojawiają się na głównym ekranie. Możemy poprosić o ocenę prelegenta, który w tym czasie przemawia, możemy zrobić jakiś konkurs na zasadzie wypuszczenia tweeta z hasztagiem i wtedy wylosować jakąś nagrodę, tak więc jest sporo rzeczy, które można wykorzystać.

My też często i bardzo mocno inwestujemy w przerwę, aby to nie był tylko moment, kiedy każdy wychodzi z sali, po to żeby złapać trochę świeżego powietrza, ale w tym czasie dużo się dzieje. Na niektórych wydarzeniach tworzymy strefę ciszy albo spotkania z ekspertami w oddzielnych pokojach. Tworzymy miejsca, gdzie można posłuchać muzyki albo z kimś porozmawiać. Robimy też takie małe business speed dating, ponieważ ludzie się łączą w trakcie wydarzeń. Staramy się, żeby ten event żył nie tylko ze sceny, ze słowa mówionego, tylko żeby też mocno absorbował naszych odbiorców. Bo to też pomaga naszym sponsorom, którzy są na tych wydarzeniach, ich w pewien sposób zaangażować w te przerwy, żeby one nie były tylko na kawę, tylko żeby nawiązywać interakcje między biznesami.

Wspomniałeś o miejscu i to też jest ciekawa sprawa. Na ile miejsce może być magnesem albo z drugiej strony może zniszczyć imprezę? Jakie tutaj są pułapki, na które trzeba uważać albo jakieś elementy przyciągające?

Warto poszukać nietuzinkowych miejsc i zaangażować je do tworzenia naszego eventu. Są to czasami opuszczone lofty, są to fajne miejsca, jak niedokończone jeszcze piętra biurowców, które można fajnie zaaranżować. Raz zdarzyło mi się nawet zamówić konferencję na dachu. Ostatecznie nie doszło to do skutku, bo było ryzyko pogodowe, bo niestety w Polsce to różnie bywa. Poza miejscem musimy również zwrócić uwagę na kwestie dojazdowe, czyli parking, bo to jest dzisiaj bardzo ważna sprawa. Bardzo mocno zwracam również uwagę na udogodnienia dla osób niepełnosprawnych ponieważ są one częścią wydarzeń, które my tworzymy i staramy się, aby to było jak najlepsze dla nich. Na pewno kwestie bazowe, takie jak dobre wi-fi, duże przestrzenie na przerwy, dobrze zaaranżowane wnętrza; to też jak najbardziej przyciąga.

Warto poszukać nietuzinkowych miejsc i zaangażować je do tworzenia naszego eventu

Z jakim wyprzedzeniem trzeba zacząć promować wydarzenie, żeby z jednej strony nie zamęczyć ludzi tym, że przez rok mówisz o tym wydarzeniu, że ono się ciągle zbliża, a z drugiej żeby dać im czas na podjęcie decyzji?

Średnio są to 2-3 miesiące przed, ale bywa to różnie. Jeśli mamy dużą konferencję na 200, 300 osób, to dwa miesiące to będzie za mało, aby taką publikę zebrać, więc zaczynamy troszkę wcześniej. Natomiast ogólnie 2-3 miesiące wcześniej, to jest OK. Musimy też patrzeć, czy w podobnym czasie nie dzieją się inne wydarzenia, czy nie dzieje się coś podobnego, żeby nikt nam nie ukradł tego widza, na którym nam zależy. Dopasowujemy sobie więc to w kalendarzu, ale dajmy sobie te trzy miesiące oddechu przed wydarzeniem, aby rzeczywiście zachęcić ludzi do naszego wydarzenia.

W jaki sposób do nich najlepiej docierać? Takim pierwszym rozwiązaniem, które przychodzi do głowy, jest Facebook. Teoretycznie wszyscy są na Facebooku, zróbmy więc wydarzenie, reklamę na Facebooku i będzie się kręciło. W jakich przypadkach Facebook nie jest najlepszym rozwiązaniem, z twojego doświadczenia?

W żadnym. Facebook zawsze jest dobry, ponieważ rzeczywiście tam znajdziemy wielu potencjalnych uczestników. Nie ukrywam, że my też, promując wydarzenia nasze czy naszych klientów, opieramy się bardzo mocno na mediach społecznościowych, ponieważ jest tam ich zdecydowana większość. To wzmacniamy sobie lokalną prasą, wywiadami, bardzo często zachęcamy też prelegentów, którzy do nas przyjeżdżają, aby wspomnieli o tym, że jadą do nas i zaprosili swoich odbiorców, bo często są to bardzo nośne kanały. Chcąc nie chcąc, te portale społecznościowe bardzo mocno pomagają nam w promocji. Odradzam wszelkiego typu billboardy, reklamy na samochodach, autobusach czy wiatach przystankowych. To już nie jest ten moment. Idziemy do sieci, idziemy najlepiej w formy video, ponieważ to jest ten kanał, który bardzo mocno rezonuje i przyciąga odbiorców i w live’y, o których wspomniałeś. Zgodnie z badaniami facebookowymi, jest to najbardziej nośny kanał, jeśli chodzi o przekazywanie jakichkolwiek informacji.

Na pewno te możliwości są większe przy okazji wydarzenia lokalnego. Wtedy masz lokalne media, nie tylko Facebooka i te lokalne media w różnych miejscach mogą być bardzo mocne. Jeżeli miałbyś zorganizować wydarzenie, które z założenia przyciągnie ludzi z różnych części Polski, to organizowałbyś je w Warszawie czy w jakimś innym miejscu?

Pochodzę ze Szczecina i dużą część wydarzeń robię tutaj. To jest bardzo trudny rynek, jeżeli chodzi o branżę eventową. Zaczynałem mniej więcej cztery lata temu, pierwsze takie większe wydarzenia. To się brało głównie ze złości, że to zawsze ja muszę gdzieś jechać a nie ktoś tutaj do nas i od tego się to wszystko zaczęło. Pierwszym moim eventem było ściągnięcie Pawła Tkaczyka do Szczecina, potem poszły kolejne rzeczy.

To rzeczywiście był dla mnie problem, bo kiedy zapraszałem pierwszych mówców, to każdy mówił: „Boże, Szczecin?! Człowieku, to za daleko, żeby w ogóle myśleć o przyjeździe do was.” Zdarzało się, że musiałem wklejać mapki z Google pokazujące, że mamy już autostradę i da się tak naprawdę do nas dojechać, a nawet dolecieć, bo przecież mamy też lotnisko. Na pewno teraz jest łatwiej. Ja jestem w Szczecinie, ale pamiętajmy, że jest ogromna konferencja w Rzeszowie, która też przyciąga ludzi, są konferencje w Gdańsku i też są to wielkie marki. Poznań, który jest już łatwiejszy komunikacyjnie.

Jeśli patrzymy, jak to jest rozstrzelone po różnych końcach Polski, to ta jakość i to, co na tej konferencji czy na tym wydarzeniu te osoby znajdą, przyciągnie tych odbiorców. Dobra marka, dobra praca wykonana wcześniej spowoduje, że nie będziesz musiał się bać o to, że robiąc to gdziekolwiek w Polsce ci ludzie do ciebie przyjadą. Miałem wydarzenia, na które przyjeżdżali ludzie z Wielkiej Brytanii, z Niemiec, zdarzyła się osoba z Francja, która przejechała 1600 km, żeby być na jednym z moich eventów. To właśnie poprzez tę pracę, którą wykonujesz, przez dobry background w takim wydarzeniu sprawisz, że te osoby, gdziekolwiek nie będziesz, one będą razem z tobą.

Dobra marka, dobra praca wykonana wcześniej spowoduje, że nie będziesz musiał się bać o to, że robiąc to gdziekolwiek w Polsce ci ludzie do ciebie przyjadą

To teraz chcemy, żeby ci ludzie zgłosili się na to wydarzenie. Możemy to oczywiście rozwiązać za pomocą pana Gienka, który siądzie przy telefonie i będzie przyjmował zapisy, ale zwykle robi się to przez Internet. Jakie rozwiązania polecasz? Masz jakieś właśnie, autorskie, które są zrobione tylko pod ciebie czy korzystasz z tych ogólnodostępnych?

Nie wyważam otwartych drzwi i korzystam z gotowych rozwiązań, począwszy od najprostszego basic’a z możliwych, czyli adresu e-mail, który jest zawsze na stronie internetowej i można złożyć zamówienie, po systemy na stronie internetowej. Każde wydarzenie ma swoją stronę internetową. Jeśli zakładając, stawiamy ją na Wordpressie, to tam mamy darmową wtyczkę, która nazywa się WooCommerce i poprzez to możemy to wydarzenie sprzedawać czy też wykonywać zapisy. Mamy portale biletowe, które mają bardzo fajnie rozwiązane te rzeczy, czyli np. Evenea, bilety.fm czy jakiekolwiek inne, z których właścicielami możemy się porozumieć. Oczywiście tutaj wchodzą już prowizje, ale wtedy mamy to zdjęte z głowy. Często z takich rzeczy korzystam. Możemy też przez aplikację internetową. Z tego jeszcze nie korzystałem akurat, przymierzam się do tego powoli, ponieważ dużo się dzieje przez takiego typu rozwiązania.

Zdecydowanie mejl, nasz własny system do zbierania danych, no i zewnętrzne portale biletowe, które też mogą być kanałem reklamowym, bo zawsze zamieszczając informację na takim portalu, masz gwarancję, że oni wyślą swój newsletter i poinformują swoich odbiorców o twoim wydarzeniu.

Akurat przy 10. urodzinach Małej Wielkiej Firmy korzystałem z Konfeo i to też bardzo fajnie się sprawdziło z mojego punktu widzenia. Bezawaryjnie, systemy, konfiguracja, faktury wystawiane automatycznie, wszystko działało jak należy.

Niestety zadziałało, bo miałem nadzieję, że się zatnie i zdążę się zapisać. Ale działało i niestety przegapiłem.

Tak, działało rzeczywiście bardzo krótko. Ale to też pokazało, że jest w stanie ogarnąć duży ruch w krótkim czasie.

No właśnie. Dlatego to jest też do rozważenia, ciekawa funkcja.

Jeżeli robisz imprezę biletowaną, bo takie – jak ustaliliśmy – są z różnych powodów lepsze, choćby dlatego, że nie ryzykujesz, że zarezerwuje ci 200 osób, a przyjdzie 50. Robisz imprezę biletowaną i widzisz, że nie idzie ta sprzedaż tak, jak sobie założyłeś. Wydaje mi się, że to jest największy stres dla organizatora wydarzenia, zwłaszcza takiego niedoświadczonego. Bo: poumawiałem się już z jakimiś prelegentami, jakieś koszty założyłem, coś już zaczęło się dziać, ludzie porezerwowali terminy. Z drugiej strony wiem, że jeśli nie sprzedam tych biletów, to będę musiał albo to odwołać, albo do tego dołożyć. Jedno i drugie rozwiązanie nie jest szczególnie optymistyczne. Co robisz w sytuacji, kiedy sprzedaż biletów nie idzie?

Przede wszystkim na początek trzy głębokie wdechy i oddechy, ponieważ tak się często zdarza. Sprzedaż biletów na wydarzenia jest jak sinusoida. Raz jest szybko i dużo, szczególnie kiedy ogłaszasz wydarzenie, potem jest cisza, ta sprzedaż jest, ale niewielka. Im bliżej tego wydarzenia, tym bardziej popularność danego eventu rośnie. Przede wszystkim nie możemy wykonywać żadnych nerwowych ruchów, które spowodują, że będziemy: a) obniżali desperacko cenę, b) rozdawali bilety, żeby ktokolwiek usiadł w pierwszych rzędach i żeby fotograf ładnie skadrował zdjęcie i żeby wyglądało, że była pełna sala.

Sprzedaż biletów na wydarzenia jest jak sinusoida

Potrzebna jest mądrze przemyślana strategia reklamowa, marketingowa przede wszystkim, dobrze rozpisany kanał komunikator, który chcemy zrobić. My zawsze sobie rozpisujemy w tabelce, co danego dnia w jakim portalu czy medium się pojawi. Jeśli boimy się, że ta sprzedaż rzeczywiście może nie być taka jak chcemy, to robimy drobne akcje promocyjne. Na zasadzie, że jest pewien weekend, kiedy można dwa bilety taniej kupić albo oferujemy zniżki dla biletów grupowych, powyżej 5-10 biletów. Wtedy często się takie osoby zbierają na forach, agregują i wspólnie dokonują takiego zakupu.

Jest kilka takich technik, które mogą spowodować, że rzeczywiście ta sprzedaż się zwiększy. Odradzałbym obniżanie jakichkolwiek cen. Wyobraźmy sobie, jak poczuje się ten uczestnik, który kupił ten bilet wcześniej, za większe pieniądze, a nagle pojawia się jakakolwiek promocja, która mówi np.: „Hej, kup te 30 proc. taniej.” Ja byłbym zawiedziony.

Wydaje mi się, że jeżeli ktoś nie zdecydował się na zakup w pełnej cenie, to nawet jeśli różnica jest rzędu 20 proc. czy nawet 30 proc. to rzadko jest to różnica, która jest w stanie aż tak mocno zmienić nastawienie.

To prawda, dlatego gra ceną jest niekoniecznie warta uwagi. Bardziej się może zastanówmy nad tym, że skoro ta sprzedaż nie idzie, to może otwórzmy się bardziej na inną grupę docelową? Może zmieńmy kanał reklam, może zmieńmy grupę, do której te komunikaty idą i tam poszukajmy swoich odbiorców. Albo też po prostu usiądźmy do telefonu, dzwońmy i zapraszajmy firmy, żeby wzięły w tym udział. Tak jak już mówiłem, odradzałbym grę ceną, bo może się to obrócić przeciwko nam.

A jaka jest dynamika sprzedaży? Czy jest w ogóle coś takiego jak typowa dynamika sprzedaży biletów? Przy kursach online jest zwykle tak, że najwięcej ludzi kupuje pierwszego i ostatniego dnia, jest taka rynna. W przypadku biletów jak to wygląda?

Jest podobnie. Zawsze kiedy pojawia się informacja o wydarzeniu, jest tzw. hype, czyli jest głośno, gorąco, osoby, które są żywo zainteresowane, od razu kupują bilety i gwarantują sobie udział w tym. Potem jest taki moment dla osób niezdecydowanych, kiedy musimy najwięcej popracować i przekonać je do tego, żeby zdecydowały się ten dzień czy wieczór spędzić właśnie z nami. Tu zaczyna się komunikacja z tymi odbiorcami. Ona rośnie, im bliżej ten event jest w kalendarzu. Ostatnie dni są bardzo gorące, zdarzają się sytuacje, że serwery się przegrzewają, że jest dużo telefonów, mejli i musimy na to reagować. Staramy się aktywizować tę sprzedaż w tym martwym okresie poprzez np. poziomowanie ceny. Są bilety earlybird, potem jest normalna cena, a przed eventem najczęściej cena jest wyższa. Dla osób, które dbają o swoje finanse, to jest dobra sytuacja, bo mogą ten sam bilet na wydarzenie, który kupią dwa dni przed wydarzeniem, kupić po prostu taniej.

Miałem cię o to zapytać, ale uprzedziłeś mnie – o te kolejne podwyżki cen, tak naprawdę z góry wiadome. Do tego i tego dnia sprzedajemy taniej, później podnosimy cenę, później pułap idzie jeszcze wyżej, czyli rozumiem, że to też działa.

Działa, jak najbardziej. Ważne jest to, żeby nie pisać, że teraz jest bilet w takiej i takiej cenie, a od razu pokazać, do kiedy ta cena obowiązuje, ponieważ ludzie się wtedy bardziej motywują do zakupu.

Zorganizowaliśmy chyba wszystko. Czy jest jeszcze coś w tej fazie przygotowawczej, coś istotnego, czego w ogóle jeszcze nie dotknęliśmy? Mamy program, prelegentów, uczestników, bilety sprzedane, na pewno sala, na pewno technika, co jeszcze?

To już pytanie do nas, co chcemy osiągnąć. Organizacja to jest jedno, drugie to finansowanie tego. Tutaj ważnym elementem jest pozyskiwanie sponsorów, chyba że dysponujemy wystarczająco dużym budżetem, żeby to wszystko zorganizować z własnych środków. Niemniej jest to taki moment, żeby zachęcić inne firmy, żeby wzięły w tym udział. Tu znów jest pewien element event marketingu dla podmiotów zewnętrznych – właściwe pokazanie się na konferencji. Bardzo często mam sponsorów, którzy przyłączają się do pewnego rodzaju wydarzeń, ponieważ w ten sposób realizują swoje pewne cele marketingowe. Oczywiście to też musi być przemyślane, żeby to nie był tylko i wyłącznie stoliczek z długopisem, napisem i krówką, tylko żeby osoby, które tam przyjdą, rzeczywiście były zaktywizowane i zachęcały do tego. My poprzez pewne gry, które zaszywamy w wydarzeniu, sprawiamy, że to stoisko jest częściej odwiedzane i ci partnerzy czują efekt synergii poprzez uczestnictwo w naszym wydarzeniu.

Bardzo często mam sponsorów, którzy przyłączają się do pewnego rodzaju wydarzeń, ponieważ w ten sposób realizują swoje pewne cele marketingowe

Z jakim wyprzedzeniem uderzasz do sponsorów? Wiem o wielu firmach, które na każdą propozycję marketingową odpowiadają: „No, my już mamy budżet na ten rok zamknięty. Tak naprawdę, żeby kogoś znaleźć na 2020 rok, to musisz się z nim skontaktować w drugiej połowie 2019 roku, kiedy ten budżet ustalają.

Niekoniecznie. Uważam, że to jest tylko i wyłącznie wymówka sponsorów, którzy nie umieją po prostu powiedzieć „Nie, dziękuję”. Jestem w trakcie organizacji dwóch wydarzeń i dopiero teraz jestem na etapie poszukiwania sponsorów, mimo że jedno jest w kwietniu, a drugie w maju. Teraz chodzę i spotykam się z różnego rodzaju przedsiębiorcami, którzy chcieliby się tam pokazać i jak najbardziej jest to możliwe do dogrania. Uważam, że kiedy wychodzimy z eventem albo kilka dni wcześniej, już możemy prowadzić rozmowy z potencjalnymi sponsorami. W momencie, w którym rozpoczynamy właściwą komunikację na temat wydarzenia, oni się pojawiają na materiałach reklamowych i to już jest tylko i wyłącznie jakaś dodatkowa korzyść dla nich. Nie dramatyzowałbym też i nie bał się takich sponsorów pozyskiwać szybciej, ale z rocznym wyprzedzeniem – niekoniecznie.

Jakie argumenty najlepiej działają na sponsorów?

Na pewno ranga wydarzenia, to jest bardzo ważne. Sponsorzy chcą być na ekskluzywnych eventach, chcą być w takich miejscach, gdzie pojawia się ich grupa docelowa. Tam rzeczywiście są potencjalni klienci dla nich. Nie możemy np. zaprosić sprzętu dentystycznego na wydarzenie o charakterze rozwoju motywacyjnego, bo to będzie kompletnie nietrafione.

No nie… piękny, promienny uśmiech? Spójrz na gwiazdy rozwoju osobistego, oni wszyscy mają takie szczęki, że hej!

Dlatego bym zaprosił dentystę, ale nie producenta. Umiejętność dopasowania grupy docelowej, pokazania dodatkowych korzyści, możliwości zebrania tych kontaktów, być może późniejszej wysyłki wspólnych materiałów, być może zrobienia wspólnego konkursu, jakiejś loterii – jest kilka narzędzi, które chętnie wykorzystujemy. To sponsorom rzeczywiście pomaga w rozpoznawalności marki.

Na pewno też bardzo mocno narzucamy pewne elementy. Nie chcemy, żeby te stoiska były niechlujne. Kiedy robię swoje wydarzenia, to ja zapewniam meble, żeby wszystko było w danej kolorystyce, było estetyczne, żeby ci sponsorzy też się dobrze czuli. Oni oczywiście przynoszą swoje materiały dodatkowe, ale chcemy, żeby były wysokiej jakości. To jest dobrze odbierane przez uczestników eventu, którzy odwiedzają te stoiska.

Przygotowaliśmy, ludzie przychodzą, wydarzenie się zaczyna. Mimo wszystkich planów, przygotowań i starannych kalkulacji, jest zawsze ryzyko, że coś pójdzie nie tak. Jaką miałeś największą wpadkę, taką, że wiesz, że nigdy w życiu więcej nie zrobisz takiego błędu?

Były wpadki zależne i niezależne ode mnie. Pewnych sytuacji nie jesteś w stanie przewidzieć. Największą lekcją, która płynie z organizacji wydarzeń jest to, że nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego samemu, mimo że ci się wydaje, że jesteś specjalistą. Miałem sytuację podczas pierwszej edycji Inspiration Day, kiedy na sali było 900 osób. Była przerwa dla uczestników i zaraz po niej mieli wystąpić dwaj kolejni prelegenci. I okazało się, że nie zapewniliśmy odsłuchu, który jest dość istotny przy tego typu wydarzeniach. Te osoby powiedziały po pierwsze, że nie wyjdą na scenę, a po drugie zapowiedziały, że zgodnie z umową doliczą sobie do swojej gaży odpowiednią kwotę, za to że nie zapewniłem takiego elementu. Na szczęście rozeszło się to po kościach, obyło się bez kary, a występ się odbył. To jest taka nauka, żeby nie nakładać sobie wszystkiego na głowę, szczególnie przy wydarzeniach.

Przy jednej konferencji biznesowej napisałem SMS do jednego z prelegentów, za ile będzie. „Będę tak, jak się umawialiśmy”. „No ale powinieneś już być”. „Przecież jesteśmy umówieni za trzy dni?” Okazało się, że ten prelegent źle sobie wpisał datę naszego wydarzenia. Nie dojechał, co też jest trudną sytuacją, ponieważ przy niektórych wydarzeniach są osoby, które przyciągają widownię. To było dla mnie trudne, bo w pewien sposób się na coś umówiłem z uczestnikami, a nie do końca spełniłem swoją obietnicę. To jest taka fakap story, dla mnie dość trudna.

Nie zapewniliśmy kiedyś wegańskiego poczęstunku i musieliśmy jechać do restauracji po posiłek dla jednego z prelegentów. Jednego dnia zgasło nam światło, a elektryka akurat nie było na sali, więc musieliśmy kogoś ściągać. Takie sytuacje się zdarzają. One może nie wpływają na event, ale czuję się z tym niekomfortowo, bo uważam, że coś zawaliłem, staram się to więc wykluczać i minimalizować, na ile tylko mogę.

Z tego co mówisz, wynika że bardzo często te sytuacje dotyczą prelegentów. Masz prelegenta i dziewięćset osób albo pięciu prelegentów. Oni są na świeczniku, na piedestale, na scenie, wiadomo że czują stres z tym związany. Wniosek, który ja z tego wysnuwam, jest taki, że należy szczególnie zwrócić uwagę na to, żeby wszystkie uzgodnienia z prelegentami były rzeczywiście zrealizowane, bo to jest bardzo ważne. To być może jest jedna z tysiąca osób na sali, ale to jest osoba, na którą cała reszta patrzy.

Zgadza się. Szkoda, żeby taka sytuacja zawaliła pół roku twojej wcześniejszej pracy, którą wykonałeś. Potem pojawiają się niepochlebne komentarze, niektórzy mogą cię posądzić o jakieś oszustwo. Często są to sytuacje losowe, niewynikające z twojej winy, niemniej jednak to ja jako organizator jestem na desancie i ja twarzą odpowiadam za całość.

Czy masz jakieś swoje triki, sztuczki – nie mówię, żebyś od razu powiedział o wszystkich – ale zdradź chociaż jeden taki trik, który sprawia, że uczestnicy są zadowoleni.

Staram się od samego początku, żeby ludzie byli zadowoleni, czyli już w momencie doboru gości czy prelegentów, bo to oni są najważniejszym ogniwem. Do tego dochodzi fajne miejsce, bo eventy zawsze są w fajnych miejscach i w nietuzinkowych lokalizacjach. Trików nie używam, stawiam na to, że to w jaki sposób ja to zorganizuję, że to, co im przedstawię, zostanie zrealizowane. Potem w ankietach widzimy, czy nam to rzeczywiście wyszło i wyciągamy z tego wnioski. Raczej od początku stawiam na to, że jeśli się z kimś na coś umawiam, na jakąś jakość, to żeby ona była dotrzymana.

Staram się od samego początku, żeby ludzie byli zadowoleni, czyli już w momencie doboru gości czy prelegentów, bo to oni są najważniejszym ogniwem

W jaki sposób pytasz uczestników o zdanie, jak robisz te ankiety? Od razu na koniec wydarzenia, po wydarzeniu, w formie elektronicznej, jak to będzie wyglądało?

Różnie. Na pewno w formie elektronicznej, bo to jest najłatwiejszy kanał do agregowania tego typu informacji. Wykorzystuję rozwiązania jak typeform, jak ankiety online, gdzie zadaję kilka pytań i proszę o odpowiedź. Osobiście wysyłam zawsze wiadomość z podziękowaniami, ze swojego mejla, nie z jakiegoś systemu, do każdego z uczestników i każdy z uczestników może do mnie napisać. Często tak się dzieje, że te osoby odpowiadają. Czasami jest tak, że nie potrzebujemy robić żadnych badań satysfakcji czy potrzeb, ponieważ są portale społecznościowe, gdzie każdy bezpośrednio, z chęcią wyrazi swoje zdanie na temat tego, czy mu się podobało czy nie.

OK, wyrazi zdanie, ale niekoniecznie odpowie na te pytanie, na które ty chciałbyś uzyskać odpowiedź. Domyślam się, że jak ty robisz ankietę, to chcesz się dowiedzieć od tych użytkowników bardzo konkretnych rzeczy. O co ich pytasz?

O kilka elementów. Pytam o wrażenia ogólne, o to, czy prelekcje odpowiadały ich oczekiwaniom, co zmieniliby w tych eventach, co by dodali, co im się podobało, co powinniśmy usprawnić, w jaki sposób powinniśmy się przygotować do kolejnych wydarzeń i np. kogo zaprosić albo co zorganizować, żeby chcieli nas jeszcze raz zobaczyć.

Pamiętasz jakąś odpowiedź w ankiecie, która cię szczególnie zaskoczyła?

Tak. Po drugiej edycji Inspiration Day dostałem taką ankietę, gdzie było napisane: „Nie mam pojęcia, kogo zaprosisz za rok, bo tak wysoko podniosłeś poprzeczkę, że został ci chyba już tylko Barack Obama do zaproszenia.” Takie rzeczy się zdarzają. Raz zostałem zhejtowany za brak przewijaka w toalecie, ale za to już nie mogłem odpowiadać, bo to już była wina logistyczna opery, w której odbywał się event. Raz były takie uwagi, jeszcze przed wydarzeniem, żebym się mocno zastanowił, czy ten gość powinien się pojawić na moim wydarzeniu, bo chyba nie powinien. Niektórzy próbowali wpływać w ten sposób na program, oczywiście bez skutku. No ale w mejlach można przeczytać różne rzeczy.

Sprawdzałeś, ile kosztuje Barack Obama?

Nie, sprawdzałem ile kosztuje Wilk z Wall Street. Kiedyś był taki szalony pomysł, ale te stawki to jednak naprawdę są z Wall Street.

Założę się, że poza tym, że organizujesz wydarzenia, pewnie też bywasz na różnych wydarzeniach, choćby po to, żeby zobaczyć, jak to robi konkurencja, poznać nowych fajnych prelegentów, zobaczyć ich na żywo itd. Po czym poznajesz, wchodząc na wydarzenie i uczestnicząc w nim, że to jest dobrze zrobione albo że to jest źle zrobione?

Pewne elementy możesz zobaczyć już przed wydarzeniem, obserwując sposób komunikacji czy informowania o tym wydarzeniu. Jeśli od razu słyszysz jakieś nierealne hasła albo jakieś takie hasła – mam nadzieję, że się nikt nie obrazi z tych firm – amway’e, takie bardziej sprzedażowe, to już wiesz na co się nastawiać. Tam nie idziesz po wiedzę, ale żeby dostać superturboofertę, która będzie ważna przez 24 godziny od zakończenia eventu. Tak też możesz sobie wydzielić część eventów, w których chciałbyś uczestniczyć…

Tu ci przerwę. Jak widzę wydarzenia, w których jest jakiś znany mówca, a jest to wydarzenie darmowe lub za jakąś symboliczną kwotę, to jest dla mnie jasne, że to będzie tylko i wyłącznie pitch sprzedażowy.

Zgadza się. Wtedy też nam się powinna taka lampka zapalić i powinniśmy się zastanowić, czy rzeczywiście chcemy tam być. Bo jak zobaczymy program, i ta supergwiazda ma tam być przez 15 minut całego wydarzenia, to raczej nie będzie tak super, jakbyśmy zakładali.

Ja zwracam uwagę na tematykę, na jakość, co będzie tam przedstawiane, na miejsce, na logistykę. Kiedy wchodzę, obserwuję sobie sposób rejestracji, czy idzie to szybko i płynnie. Sposób nawigacji po samym wydarzeniu, czy rzeczywiście odbywa się to wygodnie. Patrzę sobie też na katering, bo to też jest bardzo ważne. Jeśli widzę kawę w słoiczku, to też wiem, że coś jest nie do końca OK.

Dużą uwagę zwracam też na ceny wydarzeń. Wiele osób uważa, że event marketing, tworzenie konferencji czy wydarzeń to jest szybki, megafajny sposób na zarobienie. Kiedy widzę, że cena jest całkowicie odrealniona w stosunku do tego, co się tam będzie działo, to już wiem, że efekt oczekiwany przez organizatora jest tylko jeden: sprzedać jak najwięcej biletów, nie do końca utrzymując jakość na samym evencie. To też jest dla mnie zapalnik, żeby sobie pewne rzeczy zweryfikować.

Na samym wydarzeniu patrzę, czy wszystko dzieje się o czasie, czy się nie rozlatuje terminowo. Mam taką zasadę, że trzeba szanować swoich uczestników, tych, co przyszli wcześniej, a nie czekać na tych, którzy się spóźniają. Dlaczego te osoby, które przyszły zdecydowanie wcześniej, mają cierpieć poprzez to, że niektóre osoby nie dotarły na czas?

Mam taką zasadę, że trzeba szanować swoich uczestników, tych, co przyszli wcześniej, a nie czekać na tych, którzy się spóźniają

U mnie jest taka zasada w trakcie większości wydarzeń, że kiedy rozpocznie się ta część merytoryczna po przerwie, to mniej więcej 3-4 minuty po jej rozpoczęciu nie wpuszczamy nikogo na salę. To też rozprasza – wchodzenie, trzaskanie drzwiami, przeciskanie się między rzędami, to wpływa na odbiór uczestników, którzy już tam są, już tam siedzą, którzy chcą się zaangażować w prelekcję.

Są zatem takie elementy, na które sobie patrzę z boku i oceniam po swojemu, natomiast potem nie wylewam tych żali nigdzie. Kiedyś namawiano mnie, żebym założył jakiś kanał i opowiadał o tym, jak są robione eventy i co ja na ten temat sądzę, ale myślę, że to nie jest moja rola w tym wszystkim.

Dziękuję ci, że powiedziałeś o szanowaniu uczestników, którzy przyszli na czas, bo to jest rzeczywiście strasznie wkurzające, jeżeli 90 proc. ludzi pojawia się na czas, szanuje prelegentów, szanuje organizatorów, jest gotowych na to, żeby wziąć udział w wydarzeniu, a my czekamy na kilku spóźnialskich, nie wiadomo jak długo. Rozumiem, jeśli tym spóźnialskim jest prelegent, wtedy trudno zacząć bez niego.

Chyba że jest drugi na sali, możemy wtedy na szybko tę małą zmianę w programie wprowadzić.

Też uważam, że należy szanować tych, którzy szanują nas, i to jest podstawa. A nie czekać na jakieś iluzoryczne martwe dusze, które może dojadą, a może nie dojadą.

Inny wątek też mnie od razu zainteresował. Co to znaczy dla ciebie odrealniona cena?

To jest trudne pytanie. Tak naprawdę wszystko zależy od tego, co się tam będzie naprawdę działo. Nie ma złotej odpowiedzi na to pytanie. Są seminaria czy szkolenia, organizowane przez renomowane firmy czy agencje, które są wielotysięczne, i tego nie będę negować, bo wiem, że za tym idzie jakość i merytoryka. Zauważam natomiast, szczególnie po kilku pierwszych wydarzeniach, które robiłem, które były takim otwarciem na rynek, że pojawiło się kilku naśladowców, którzy szybko chcieliby zrobić na tym biznes. Uznali np., że skoro moje płatne wydarzenia, jak ten Inspiration Day, sprzedały się na 900 osób, to tym bardziej oni sprzedadzą. I te ceny za wykład jednego z coachów w kwocie 2 tys. zł to już jest ten taki odrealniony moment. Oczywiście są osoby merytorycznie mocne i rzeczywiście tyle kasują za takie rzeczy. Ale kiedy widać ewidentnie, że jest to robione na kolanie, a cena jest wysoka, to wtedy nie, zdecydowanie nie.

Zrobiłem kiedyś takie badanie, bo prowadziłem warsztaty z tworzenia eventów. Poprosiłem wszystkich uczestników, żeby podnieśli ręce do góry, a ja podawałem różne kwoty. Ustaliliśmy sobie próg bólu, ile są w stanie maksymalnie zapłacić za takie wydarzenie. Mniej więcej przy 700-800 zł zostawały w górze pojedyncze ręce.

Miałem też kiedyś taką ciekawą sytuację, kiedy uczestnik z Warszawy, który przyjechał do Szczecina na jedno z moich wydarzeń biznesowych, powiedział, że jechał tu z duszą na ramieniu, bo ta konferencja, którą ja zrobiłem za 300 zł, w Warszawie kosztowałaby 1200 zł. I on się bał, że to jest jak z tymi niektórymi pensjonatami, gdzie są ogłoszenia, a potem przyjeżdżasz i pensjonatu nie ma. Na szczęście moje wydarzenie miało rzeczywiście miejsce i się odbyło. Jest więc straszny dysonans, jeśli chodzi o ceny wydarzeń.

Sporo mówiłeś na temat różnych rzeczy, które mogą ludzi przyciągać na wydarzenia. Jakie są takie trendy w branży eventowej, na które warto zwrócić uwagę?

Na swojej liście mam siedem czy osiem. Przymierzam się do takiego wydarzenia, które jest nazywane konferencją hybrydową. Raz miałem okazję uczestniczyć, bo wygrałem konkurs i pojechałem do Torunia. Konferencja hybrydowa polegała na tym, że w różnych miejscach są połączone zespoły, które widzą się przez kamerę czy Internet, prelegenci też są wirtualni. Uczestnicy łączą się poprzez technologię, czyli nie zawsze muszą być wszyscy uczestnicy w jednym miejscu na konferencji, mogą być w różnych i dalej być w interakcji ze sobą. Taki model konferencji hybrydowych zaczął mnie interesować i być może uda mi się coś takiego kiedyś zorganizować.

Na pewno wydarzenia online’owe są modne, ponieważ uczestnicy dzięki temu oszczędzają swój czas na dojazd, na to że nie muszą marnować swoich 2-3 dni, kiedy są te wydarzenia.

Fajne lokalizacje, butikowe wydarzenia, czyli mniejsze, na 60-70 osób, wtedy jest takie wrażenie ekskluzywności dla tych osób, które już tam są, co jest fajne. Na pewno te elementy grywalizacyjne, angażujące uczestników, gdzie mają oni pewien wpływ na to, co się dzieje, mają wpływ na efekt, który będzie na tej konferencji osiągnięty. Są też modne takie wydarzenia, na których łączy się learn&practice, czyli są prelekcje, ale i podczas tego wydarzenia uczestnicy coś tworzą, mają jakieś zadanie do wykonania i są żywo zaangażowani w to, co się dzieje. Elementy sharing ekonomii też warto sobie podłączyć, czyli łączenie się kontaktów, może przez jakieś elementy wirtualne. Jest więc kilka elementów, które warto rozważyć sobie przy tym, co chcemy zorganizować.

Bardzo jestem ciekaw, czy któryś z tych elementów wykorzystasz 9-10 maja w Szczecinie, bo wtedy się spotkamy. Mam nadzieję, że ktoś ze słuchaczy też się tam pojawi. Co się będzie działo 9-10 maja na Marketing Trends?

Wracam do mojego projektu, który po raz pierwszy zrealizowałem w 2016 roku. To była właśnie ta konferencja, na której ten człowiek z Warszawy powiedział, że jest za tanio. Wracamy do konferencji Marketing Trends, zapraszamy do Szczecina 20 bardzo fajnych mówców z Polski i Wielkiej Brytanii. Będzie ciekawie, będzie merytorycznie. Robimy to w miejscu, które nazywa się Stara Rzeźnia, więc można powiedzieć, że będzie samo mięso, jeśli chodzi o wiedzę i będzie się dużo działo. Zapewnimy też atrakcje pozakonferencyjne, czyli popracujemy mocno z tym networkingiem, który też jest dość istotny, o czym wspominałem. Mogę tylko zaprosić do mojego pięknego miasta, które zresztą widzicie za szybą. Mam nadzieję, że coś uda się tam złapać. Będzie na pewno fajnie, będzie mocno jakościowo, będzie mocna wiedza, będzie można porozmawiać z prelegentami. 9-10 maja w Szczecinie.

Zapraszamy, tak mogę powiedzieć w liczbie mnogiej, bo też tam będę. Zapraszamy też do pobrania bonusu z tej rozmowy, bo wiem, że przygotowałeś dla słuchaczy coś specjalnego. Co to takiego będzie?

Przygotowałem dwa elementy, jeden matematyczny, drugi merytoryczny. Matematyczny to będzie taki uproszczony budżet, gdzie możemy sobie powstawiać kilka pozycji, o których rzadko kiedy myślimy, tworząc wydarzenie, a warto je uwzględnić już na początku, żeby się potem niemile nie zaskoczyć. Będzie to więc uproszczony budżet do kalkulacji eventowej.

Druga rzecz to będzie taka ściąga z kilkoma pytaniami z tej mojej listy, tymi najważniejszymi, na które każdy z was powinien sobie odpowiedzieć, myśląc o tym, czy nie zorganizować eventu, wydarzenia, które miałoby się przyczynić do promocji marki, produktu, usługi czy nawet siebie. Zapomnieliśmy o jednej ważnej rzeczy, jeśli chodzi o event marketing. Marketing też bardzo mocno pomaga budować nam, np. tobie, budować markę osobistą. To jest taki element, gdzie pozycjonujemy się w formie eksperta, i też dzielimy się tą swoją wiedzą, potwierdzając, że ją posiadamy. To też jest taki fajny element, że możemy event marketing wykorzystać właśnie do tego.

OK. Super, bardzo ci dziękuję, za wszystkie informacje, które zawarłeś w tej rozmowie, wiele praktycznych wskazówek w niej było. Druga sprawa to ten bonus. Cóż – widzimy się w maju w Szczecinie.

Tak jest. Dziękuję bardzo. Pozdrawiam wszystkich.