zarządzanie finansami

Zarządzanie finansami w małej firmie. Czy naprawdę wiesz ile wydajesz i zarabiasz?

utworzone przez | Lipiec 2017

Wiesz, jakie są najbardziej nerwowe dni w miesiącu dla wielu przedsiębiorców? Termin płacenia VAT-u i podatku dochodowego.

Scenariusz często jest następujący. Dostajesz od swojego księgowego maila z kwotą, którą powinieneś za kilka dni przelać urzędowi skarbowemu. Zaglądasz na firmowe konto i okazuje się, że nie ma tam aż takiej sumy.

Wtedy zaczyna się kombinowanie:

  • ile kasy wpłynie na konto do czwartku?
  • kogo ścigać w pierwszej kolejności, żeby uregulował zaległą fakturę?
  • może uda się namówić któregoś klienta, żeby zapłacił przed terminem?
  • a może zrobić jakąś szybką promocję, żeby zebrać trochę gotówki?

Stres jest mniej więcej taki, jak podcas samotnego spaceru nocą po Pradze Północ.

Małe firmy podobno upadają najczęściej dlatego, że nie są w stanie wywiązywać się z bieżących zobowiązań. Pieniądze przechodzą przez konto, ale właściciel nie ma nad nimi kontroli. Jak to naprawić?

Zaprosiłem do rozmowy na ten temat ekonomistę i analityka finansowego z międzynarodową licencją CFA. Przez 12 lat pracował w bankach i firmach inwestycyjnych. Teraz działa na własną rękę, zajmując się edukacją finansową. Napisał książkę Jak zadbać o własne finanse, prowadzi też blog i nagrywa podcast Finanse bardzo osobiste. Moim gościem jest Marcin Iwuć.

Cześć Marcin, co ostatnio czytałeś?

Dwie książki, które cały czas leżą jeszcze na mojej szafce nocnej. Pierwsza, taka bardziej biznesowa, związana z osiągnięciami, to książka Angeli Duckworth pod tytułem Upór. Potęga pasji i wytrwałości. Zdecydowanie polecam. Świetna lektura, która mówi o tym, że pasję trzeba sobie najpierw wypracować, a dopiero potem można pracować z pasją i mówiąca też o tym, że warto trochę dłużej wytrwać w swoich projektach, bo one dopiero po nieco dłuższym okresie przynoszą efekty.

A druga lektura to fajna odskocznia od tematów biznesowych. Ta książka to Rozmyślania rzymskiego cesarza i filozofa Marka Aureliusza. Pozwala naprawdę nabrać takiego zdrowego dystansu do życia i do tego, co robimy na co dzień. Specjalnie na twoją audycję przygotowałem sobie cytat.

„Nie tylko to powinno się wziąć pod rozwagę, że co dnia zużywa się życie i pozostaje coraz mniejsza jego cząstka, ale i to, że gdyby się miało żyć bardzo długo, to jest niepewne, czy starczy równej na dalszą przyszłość bystrości potrzebnej do zrozumienia wypadku i do zrozumienia nauki mającej na celu badanie spraw boskich i ludzkich”.

Mówiąc krótko, żyjemy krótko, trzeba się brać do roboty i realizować nasze projekty.

W takim razie jeszcze bym o Upór zahaczył, bo to mnie zaciekawiło. Mówisz, że trzeba odnaleźć w sobie pasję, żeby ją rozwijać.

Wiesz co, nawet nie nie tyle odnaleźć, co wręcz wypracować, że ta pasja przychodzi z czasem, kiedy my z takim uporem robimy coś, do czego oczywiście mamy talent i mamy do tego predyspozycje. Jednak dopiero jak dołożymy do tego ciężką pracę, to ma ona dwukrotnie większą wartość, jak talent, który mamy do danej rzeczy. Dopiero z czasem ta pasja w nas powstaje. Myślę, że to jest istotne dla tych osób, które marzą o pracy z pasją, ale nie wkładają pracy w to, żeby tę pasję najpierw w sobie wyrobić.

Czyli, jeżeli ta pasja jest niedojrzała, to nie przynosi nam takich korzyści, nie daje nam takich skrzydeł, jak wtedy, kiedy rzeczywiście ją przepracujemy?

Jej po prostu nie ma, ona przychodzi z czasem i trzeba sobie na tę pasję uczciwie zapracować. To nie jest tak, że robiąc to, co lubimy, będziemy osiągać sukcesy. Ale jest też tak, że jeżeli z uporem robimy coś, w czym jesteśmy dobrzy, kiedy się rozwijamy i idziemy do przodu, trwając w tym dłużej, radząc sobie z trudnościami, to wtedy jest szansa na taką pasję nie do powstrzymania.

O pasji możemy mówić, jeśli do talentu i predyspozycji dołożymy ciężką pracę Click To Tweet

Ta książka jest nie tylko o pasji, ona jest o tym uporze, by nie porzucać rozpoczętych dobrych projektów, z których rezygnujemy tylko dlatego, że pojawia się monotonia, codzienna rutyna, która zabija tę początkową pasję. Nie wolno tego robić.

Nie porzucaj rozpoczętych dobrych projektów z powodu monotonii, która zabija pasję Click To Tweet
Temat, o którym dzisiaj chcę z tobą porozmawiać, trochę się z tym wiąże. Myślę, że wiele osób, które zaczynają prowadzenie własnej firmy, z czasem wypala się między innymi dlatego, że nie widzi oczekiwanych efektów finansowych. Chcę właśnie pogadać z tobą o zarządzaniu finansami we własnej firmie, jako że na finansach się znasz.

Najchętniej to bym się zapytał, ile trzeba mieć pieniędzy, żeby zacząć swoją firmę, ale to oczywiście zależy od tego, jaką działalność chce się prowadzić. Skupmy się więc na jakimś jednym, konkretnym rodzaju działalności. Załóżmy, że chcę świadczyć usługi szkoleniowe dla firm, chcę jeździć do firm lub zapraszać pracowników firm do jakiejś sali na przykład wynajętej w hotelu i szkolić ich powiedzmy ze sprzedaży. Jak powinienem, startując z tego rodzaju biznesem, podejść do planowania moich potrzeb finansowych.

Wiesz, jak słyszę takie pytanie „ile trzeba mieć pieniędzy, żeby zacząć biznes?” to od razu przychodzi mi do głowy cytat z Ziemi Obiecanej Reymonta: „Ja nie mam nic, ty nie masz nic, on nie ma nic, czyli mamy dokładnie tyle, żeby uruchomić wielką fabrykę.”

Ale tak naprawdę to nie do końca jest tak. Poczytne biznesowe poradniki pełne są historii o tym, jak to z przysłowiowym 1000 $ ktoś rozkręca potężną korporację, ale jednak te pieniądze wcześniej czy później muszą się pojawić, bez nich tej korporacji nie zbudujemy.

Jest bardzo dużo historii, które nigdy nie zostały opublikowane – to są historie tych ludzi, którzy z hurraoptymizmem rozpoczynali biznes bez pieniędzy i pomimo tego, że mieli pomysł, mieli talent, była ciężka praca, determinacja i wszystkie inne składniki potrzebne do tego, żeby odnieść sukces. Bez pieniędzy niestety była klapa! Pieniądze dla biznesu są jak krew dla naszego organizmu, dlatego koniecznie musimy przygotować sobie odpowiednie środki, zanim zaczniemy myśleć o jakimś sensownym rozwijaniu naszego biznesu.

Jeszcze zanim odpowiem „ile”, bo zadałeś bardzo konkretne pytanie i od tego pytania nie chcę uciekać. Chcę się podzielić taką refleksją, że warto przygotować finanse przed rozpoczęciem biznesu z dwóch powodów. Po pierwsze najzwyczajniej w świecie, jeśli nie będziemy mieć solidnej poduszki finansowej, to będziemy popadać stopniowo w długi.

W ramach współpracy z Dzień Dobry TVN brałem udział w cyklu programów „Prosty rachunek”. Jeździliśmy do osób, które były w trudnej finansowej sytuacji – bardzo często byli to mali przedsiębiorcy, którzy niedoszacowali tego, jak dużo będą potrzebować pieniędzy i potem niestety musieli walczyć z długami. A przecież nie tak miał się skończyć ich biznes.

A druga sprawa: nawet jeśli nie będzie tych długów, to będziemy łapać się takich chałtur, takiego przysłowiowego grania do kotleta, czyli robić jakieś drobne, mało istotne zleconka, tylko po to, żeby mieć pieniądze na życie. Ale nie o to w tym wszystkim chodzi. Dlatego zdecydowanie warto się przygotować.

Warto przygotować się przed rozpoczęciem biznesu, byśmy nie musieli łapać się chałtur Click To Tweet

Ile przygotować pieniędzy? Ja oczywiście mówię ze swojej perspektywy, z perspektywy człowieka, który po latach pracy w korporacji przeszedł i od trzech lat prowadzi swój własny biznes. Moim zdaniem, powinno się mieć pieniądze przynajmniej na pół roku takiej pracy, że jeśli nie wystawię ani jednej faktury, nie zaksięguję żadnego przychodu, to i tak będę mógł spokojnie przez tych 6 miesięcy pracować.

A skąd te 6 miesięcy? Dlaczego akurat taki okres?

Jest okres, po którym naprawdę możemy dość dobrze przetestować czy nasz pomysł biznesowy ma szansę się sprawdzić w praktyce. Jeżeli przez 6 miesięcy nie jestem w stanie wygenerować sensownych przychodów, takich, które dadzą mi możliwość utrzymania się, to tak naprawdę ten pomysł nie jest dobry. Więc te 6 miesięcy to jest takie minimum. Ja miałem kasę na 2 lata i muszę powiedzieć, że to mi dało ogromny margines bezpieczeństwa i taką swobodę działania. Bardzo doceniam teraz znaczenie takiej poduszki bezpieczeństwa.

Czy to znaczy, że gdybym po tych sześciu miesiącach nie zarabiał jeszcze tyle, ile zarabiałem wcześniej, na przykład na etacie, to powinienem mimo wszystko kontynuować czy powinienem stwierdzić, że cel nie został zrealizowany. Mam mniej kasy, więc wychodzę z tego.

Nie, nie chodzi o to, żeby zarabiać tyle, ile zarabiamy na etacie. W zależności od branży pierwsze miesiące mogą wyglądać bardzo różnie i niektórzy mogą zarabiać znacznie więcej niż na etacie, a inni znacznie mniej. Chodzi o to, czy pojawia się taki solidny trend, że widzimy szansę na to, że te przychody będą stopniowo wzrastały.

Wspomniałem o tym, że musimy patrzeć się na to, czy możemy się z biznesu utrzymać. Dlaczego to jest takie ważne? Tak naprawdę musimy pamiętać też o tym, że przychód to jest tylko przychód. Z tego przychodu musimy pokryć wszystkie koszty związane z naszą działalnością. Dopiero to daje nam to, co nazywamy zyskiem, ale to jeszcze nie wszystko. Dla mnie taki zysk w firmie to nic innego jak pensja, która wpływa na konto pracownika etatowego.

Z tego zysku musimy jeszcze pokryć kolejną pulę kosztów, czyli wszystkie koszty naszego życia. Jeśli potem zostają nam jeszcze jakieś pieniądze, to wtedy biznes się spina, z biznesu na pewno się utrzymamy i będziemy mieli pieniądze, żeby w ten biznes reinwestować, bo to jest również bardzo bardzo istotne.

Załóżmy, że pracuję na etacie i zarabiam na tyle mało, że odłożenie tej sześciomiesięcznej pensji jest praktycznie niemożliwe. Z drugiej strony czuję, że jak założę firmę, to będę w stanie zarabiać dużo więcej. Czy jest jakiś rodzaj działalności, który mogę założyć właściwie bez żadnej inwestycji, bez żadnych pieniędzy, a który bardzo szybko przyniesie mi przychody czy zyski?

Zacznę od tego, że „czuję, że mój biznes da szansę zarobić mi więcej” – to za mało. Paradoksalnie naszym najlepszym przyjacielem na drodze do własnego biznesu może być nasz etat. Równolegle możemy zacząć testować nasz pomysł biznesowy w praktyce. Nie wyobrażam sobie przejścia z etatu na biznes w sytuacji, kiedy nie zafakturowałem przynajmniej kilku klientów i kiedy nie jestem w stanie sensownie oszacować przychodów. To jest zbyt wcześnie i na samym przeczuciu nie ma się co opierać.

Zacznij testować biznes w praktyce zanim zrezygnujesz z etatu Click To Tweet

Natomiast, wracając do pytania „ile trzeba mieć pieniędzy, żeby zacząć i jaki biznes można rozpocząć”. Minimum trzeba mieć te niecałe pięć stów na mały ZUS, kiedy pracujemy z domu i korzystamy ze sprzętu, który już mamy. Ale tak naprawdę trzeba na spokojnie oszacować sobie wszystkie koszty i wydatki, które będą związane z prowadzeniem tego biznesu i to w zależności od branży.

Wspomniałeś o tych szkoleniach. Musimy się bardzo dobrze zastanowić od strony kosztowej, ile będzie nas kosztowało wynajęcie sali i sprzętu, bo niekoniecznie przecież musimy go od razu kupować, jeżeli nie mamy takich pieniędzy, ile będzie nas kosztował księgowy, bo uważam, że tutaj nie ma sensu bawić się samodzielnie w księgowość, tracić na to czas i narażać się na ryzyko podatkowe i tak dalej i tak dalej. Najlepiej jest spotkać się z kimś, kto dokładnie w takiej branży pracuje, żeby ta osoba powiedziała nam, jakie naprawdę są koszty, bo my nie jesteśmy w stanie tego przewidzieć.

Ja dzisiaj, dopiero po trzech latach, mam taki pełen ogląd tego jakie koszty, z jakich tytułów w każdym miesiącu ponoszę, prowadzę ich analizę przez wiele miesięcy i dopiero po takim czasie mogę powiedzieć, że mam pełną przejrzystość w tych kosztach. Dlatego najlepszym źródłem informacji jest osoba, która w danej branży prowadzi biznes i która zechce się z nami takimi informacjami podzielić. To nie muszą być konkretne kwoty, ale jeśli on nam powie, żeby pamiętać o wydatku na takiego specjalistę, na catering, na inne rzeczy, to otworzy nam oczy na to, ile pieniędzy potrzebujemy.

Robimy sobie taki szacunkowy koszt przeżycia w biznesie w ciągu jednego miesiąca, dodajemy tak z 40% współczynnika na ryzyko, czyli tego, że nie doszacowaliśmy, to mnożymy razy 6 i wychodzi mniej więcej rozmiar tej naszej poduchy bezpieczeństwa, z którą możemy zaczynać biznes.

Załóżmy, że zaczęliśmy, zaczyna nam się trochę kręcić, zaczynamy widzieć pieniądze wpływające na konto i pojawia się wtedy taka wątpliwość, która, jak patrzę po ludziach prowadzących firmy, jest dość niebezpieczna. To znaczy, z jednej strony chcę rozwijać swoją firmę, więc wiem, że powinienem inwestować w ten rozwój, z drugiej strony nie każdy wydatek, jaki ponosi osoba prowadząca działalność gospodarczą, jest inwestycją. Czy jesteś w stanie podpowiedzieć osobom niedoświadczonym jeszcze w biznesie albo takim, które mają z tym problem, jak rozróżniać wydatki od inwestycji? Jeżeli na przykład kupuję jakąś reklamę, to mogę sam dla siebie to uzasadnić, że to jest inwestycja, bo ja przecież po to wydałem te pieniądze, żeby przyciągnąć nowych klientów.

To jest bardzo ważne pytanie. Wielokrotnie osoby, z którymi pracowałem, a które znalazły się w finansowych tarapatach, gdzieś popełniły właśnie taki błąd, że cytując je: „przeinwestowały”, a tak naprawdę wydały pieniądze na rzeczy zbędne. Tak jak powiedziałeś: każda inwestycja jest wydatkiem, bezwzględnie, ale większość wydatków to nie są inwestycje.

Każda inwestycja jest wydatkiem, ale większość wydatków to nie są inwestycje Click To Tweet

Dla mnie definicja inwestycji jest taka, że to są te wydatki, które w sposób bezpośredni przekładają się na zwiększenie moich przychodów.
Podam teraz kilka przykładów. Ty prowadzisz podcasty, więc twój pierwszy solidny mikrofon, który sobie kupiłeś do prowadzenia podcastów, absolutnie bezpośrednio przekłada się na to, że możesz dzięki temu zarabiać, ale jak kupujesz kolejny, robisz sobie pewien upgrade, nazwiesz to pewnie inwestycją, ale gdyby tak szczerze sobie odpowiedzieć to często jest to bardziej zachcianka.

Szansa, że zdobędę nowych słuchaczy, dzięki temu, że mam inny mikrofon, jest – umówmy się, czysto iluzoryczna.

O to właśnie chodzi. Tak samo w przypadku firmy transportowej, kupienie lepszego, nowszego, większego samochodu, w sytuacji, kiedy ten starszy cały czas świetnie się sprawdza, to nie jest taka stuprocentowa inwestycja, to jest też zaspokojenie naszego ego. I żebym był dobrze zrozumiany, wcale nie chodzi o dziadowanie, ładowanie wcale nie chodzi czy rezygnowanie z tego typu rzeczy, bo kiedy nasza firma generuje gotówkę – inwestujmy w najlepszy sprzęt, kupujmy najdroższe komputery, nie bójmy się takich wydatków.

Ale kiedy tej gotówki brakuje, to wydawanie pieniędzy na coś, co jest taką pseudo inwestycją – jest głupotą. Nie bójmy się nazywać rzeczy po imieniu. Trzeba naprawdę, kiedy jest kiepsko, jeżeli chodzi o gotówkę w firmie, każdy wydatek oglądać 3 razy i zadawać sobie proste pytanie: czy ten wydatek w bezpośredni sposób przełoży się na zwiększenie moich przychodów? Jeżeli tak, to oczywiście śmiało wydajemy te pieniądze, jeżeli nie, przemyślmy to 2 razy, bo teraz pieniędzy potrzebujemy jak powietrza.

Przypomniał mi się taki fakt z mojej przeszłości, jak zakładałem swoją pierwszą firmę i wynajmowaliśmy pomieszczenie i tam między innymi były toalety dla klientów. Razem ze wspólnikiem, chcieliśmy oczywiście, żeby to wszystko wyglądało jak najlepiej, przeglądaliśmy taki katalog z wyposażeniem biur, firm i tak dalej, i wybraliśmy tabliczki z panem i z panią, które oznaczały te toalety. Pamiętam, że to były takie bardzo ładne srebrne emblematy z czarnym nadrukiem, które kosztowały 50 złotych. Pamiętam, jak później likwidowaliśmy spółkę i przeglądaliśmy poniesione po drodze koszty, to tak się zastanawialiśmy, co nas podkusiło, żeby kupować za 50 złotych tabliczki na toaletę, coś, co jest totalną bzdurą. A wtedy nam się wydawało, że to jest jeden z elementów wystroju firmy, który zmienia całe doświadczenie klienta, który do nas przychodzi.

Na pewno! Właśnie w ten sposób mnóstwo pieniędzy potrafi z biznesu przelecieć nam między palcami, zupełnie niepotrzebnie. Ja naprawdę uważam, że śmiało inwestujmy, niech nasze biura będą piękne, estetyczne, a sprzęt najlepszy, ale tylko wtedy, gdy nas na to stać. Pod tym względem finansowe osobiste i finanse firmowe są bardzo do siebie podobne.

Ja myślę, że ty jako człowiek, który zna się na finansach, nie masz tego problemu, ja z racji tego, że już kilkanaście lat prowadzę firmę, odpukać, też go nie mam. Ale wiem, że na początku była to zmora, żeby zebrać pieniądze na ZUS, na VAT, na podatek dochodowy. Kiedy przychodziły terminy płacenia tych kwot, to okazywało się, że niby firma cały czas zarabia, pieniądze na konto wpływają, ale nagle pojawia się jakiś duży wydatek i tych pieniędzy nie ma. Jaki byś podpowiedział sposób na to, żeby te pieniądze zawsze były, żeby nie mieć tego problemu, że oto nagle przychodzi dwudziesty czy dwudziesty piąty, a na koncie brakuje gotówki.

Jasne, mogę zażartować i powiedzieć, że wystarczy rozliczać się z VAT-u raz w roku albo raz na kwartał [śmiech]. Trzeba spojrzeć prawdzie w oczy i przyznać, że VAT to nie są nasze pieniądze i kiedy ktoś opłaci nam fakturę, to 23% tej faktury nie należy do nas, co więcej kolejnych 19%, jeśli jesteśmy na podatku liniowym, też nie należy do nas, bo de facto będą to pieniądze, które wkrótce zapłacimy w formie podatku dochodowego.

Tutaj można zastosować kilka podejść, od takiego najbardziej konserwatywnego do najbardziej liberalnego. To najbardziej konserwatywne polega na tym, że jak tylko wpływa ta faktura opłacona na konto, to pierwsze co robimy, to 35% tej kwoty, które łączy w sobie rezerwę na VAT i podatek dochodowy, bez względu na koszty, od razu przelewamy sobie na osobne konto oszczędnościowe i mówimy: to nie są moje pieniądze, nie ruszam, czekam, aż się rozliczę z urzędem skarbowym.

Druga forma polega na tym, że prowadzimy sobie arkusz Excela i jest to trochę upierdliwe. Rozliczamy sobie na bieżąco VAT należny i VAT naliczony, widzimy cały czas, jakie jest saldo konta, co jest trochę ryzykowne, bo po pierwsze wymaga to od nas czasu i tutaj dobry księgowy na pewno się przyda, ale z drugiej strony, możemy najzwyczajniej w świecie się pomylić, bo nie wszystkie faktury mogą być zakwalifikowane jako koszty, nie z każdej VAT odliczymy i tak dalej.

Ja osobiście przelewam VAT na konto oszczędnościowe, a że zwykle uzbieram jakąś część faktur kosztowych i tam jest sporo VAT-u, jeszcze nigdy nie byłem w sytuacji, w której taka 23% rezerwa gotówkowa zmuszałaby mnie do dołożenia pieniędzy.

Znacznie gorszy sposób to oczywiście nadzieja, że sfinansujemy to z przyszłych faktur – to jest kanał. A już najgorsze co można zrobić to pożyczanie pieniędzy w formie różnego rodzaju limitów w rachunku czy kart kredytowych – to jest dla mnie początek końca niewypłacalności.

Tak więc dostajemy przelew i 23%, a bardziej konserwatywnie 35%, przelewamy od razu na osobne konto, to nie są nasze pieniądze i ich nie ruszamy. Ma to też swoje plusy, bo później jak zapłacimy VAT i okaże się, że było go mniej, to dostajemy do firmy dodatkowy zastrzyk gotówki, wtedy ten dwudziesty piąty to jest przyjemny dzień.

Tak, ten sposób, o którym mówisz, na pewno pomaga. Przy czym, jeżeli mamy odroczony termin płatności to też nie zawsze działa, dlatego że VAT płacimy w momencie wystawiania faktury, a fizycznie tych pieniędzy nie musimy mieć jeszcze na koncie.

Tak oczywiście, to też zależy od branży, bo jeżeli mamy branże, w których są niskie marże, bardzo wysokie obroty i tak dalej, to już trzeba sobie radzić z księgowym. Ale tak naprawdę nie ma innej opcji albo będziemy mieli tam rezerwę i znów tutaj kłania się ta przynajmniej sześciomiesięczna poduszka, i wtedy sobie funkcjonujemy, albo będziemy musieli te pieniądze pożyczać z naszych przyszłych przychodów lub od banków. A to jest zawsze najdroższa forma finansowania działalności.

Jest to kwestia wyboru, wyrobienia nawyku, ale jeśli tylko mamy taką możliwość to jest to skuteczny sposób na rozwiązanie tego problemu.

Kiedy otwiera się firmę, jest jeszcze jeden problem, który ma bardzo wiele osób. Jest to problem pod tytułem „jak wycenić własną pracę”. Myśmy nie raz w podcaście mówili o ustalaniu cen. Niedawno była Agnieszka Skupieńska, która dawała takiego Excela o tym, jak freelancer może wyceniać swoją pracę. Ale widzę, że to ciągle jest problem, i ciągle to pytanie powraca. Ciekawy jestem twojego punktu widzenia, jako człowieka właśnie od finansów i jak ty byś podszedł do tego zagadnienia, czy tutaj wyjść kosztów, które ponoszę, czy wyjść od średnich cen rynkowych. Jakbyś się za to zabrał?

Wychodzenie od kosztów mało interesuje naszego kontrahenta, to, że nas prowadzenie biznesu kosztuje tyle a tyle, to nie ma najmniejszego znaczenia. Poza tym to nas trochę zakotwicza na stosunkowo niskich kwotach zwykle. Ja bym na pewno od tego nie zaczynał. Trzymam się prostej zasady, że staram się nie wychodzić sam z pierwszą ofertą. Jeżeli mam jakąś propozycję współpracy to po prostu zadaję pytanie: „a jaki budżet chcielibyście państwo na współpracę przeznaczyć?” W wielu przypadkach jestem mile zaskoczony, bo okazuje się, że te kwoty są wyższe, niż zakładałem.

Ustalanie stawki na podstawie kosztów mało interesuje naszego kontrahenta Click To Tweet

Kiedy już się nawet usłyszy taką kwotę, to jest druga zasada, że nie warto jej przyjmować i poinformować, że spodziewało się więcej. Generalnie, warto się cenić i realizować takie zlecenia po możliwie wysokich cenach. Jeśli zrobimy to dobrze, to oczywiście ustawiamy się w odpowiednim segmencie rynku, jesteśmy też w odpowiedni sposób traktowani. Natomiast wychodzenie od kosztów, zakotwicza nas na niskich cenach.

Poza tym trzymam się zawsze zasady, że nie negocjuję sam ze sobą, czyli kiedy mam ustaloną konkretną stawkę czy konkretną wycenę i czuję się z tym już dobrze, to zawsze jeszcze dodaje tutaj jakąś górkę solidną – jakieś 30, 40, a jak nie bardzo mi się chce dane zlecenie realizować to nawet 50 czy 70 procent. I wysyłam – niech to już będzie problem tej drugiej strony. Wysyłam oczywiście ze wskazaniem pewnej elastyczności, ale zawsze ten sposób przeprowadzenia rozmów kończy się tym, że stawki są satysfakcjonujące.

No i ostatnia bardzo ważna rzecz, musimy znać swoje minimum, cena, poniżej której nie zrealizujemy danego zlecenia. Kiedy to minimum osiągamy, to trzeba twardo odejść, a nie godzić się na to, żeby jednak trochę taniej dane zlecenie realizować.

Nie schodź poniżej swojej ustalonej minimalnej ceny, raczej zrezygnuj ze sprzedaży Click To Tweet
Trochę już dotknęliśmy tego tematu, ale chciałbym, żebyśmy go spróbowali rozwinąć – mamy teoretycznie zarobione pieniądze, czyli wystawiliśmy fakturę na pewną kwotę, a pieniądze, które mamy faktycznie na koncie. Podobno, nie widziałem takich wiarygodnych statystyk, ale gminna wieść niesie, że większość firm upada nie dlatego, że nie ma przychodów, tylko dlatego, że nie ma płynności finansowej – czyli niby te pieniądze powinny być, ale na koncie ich nie ma.

Czy masz jakieś rady, które mogą pomóc w tym, żeby te pieniądze były nie tylko w książce przychodów i rozchodów, ale żeby były na koncie.

Powiem ci szczerze, zupełnie nie interesują mnie przychody, może przesadzam, ale tak z punktu widzenia zarządzaniem płynnością finansową biznesu, nie patrzę na przychody, trzymam się prostej zasady Cash is King – gotówka, gotówka, jeszcze raz gotówka. Tylko to się liczy. Mój księgowy, który jest również doradcą podatkowym, prowadzi mi całą księgowość i dokładnie monitoruje przychody.

Ja prowadzę sobie swój firmowy budżet w aplikacji YNAB, wprowadzam każdą pozycję kosztową i przychodową, i tam interesuje mnie tylko gotówka – jest to punkt wyjścia. Zapomnijmy o jakichś tam księgowych trikach, o amortyzacji, o innych rzeczach. Tak jak analityk finansowy patrzy się, wyceniając spółkę, na, tak zwaną EBIDDĘ, tak samo my powinniśmy patrzeć na naszą gotówkę.

Druga sprawa to, czy te przychody na fakturze zamienią się w konkretny wpływ na nasze konto, zależy, od tego z kim współpracujemy i na jakich warunkach, więc na pewno warto zrobić minimum analizy, z kim tak naprawdę podpisujemy umowę, albo kto tak naprawdę jest naszym klientem. Po sprawdzenie w Google może się okazać, że firma, która zamawia nasze usługi, jest tą samą, której długi są licytowane na jednym z popularnych portali. Można też zweryfikować to w Biurze Informacji Gospodarczej. Jest to taki element higieny, kiedy mówimy o większych kwotach. Oczywiście, jeśli mamy do czynienia z dużą, znaną marką, wygląda to inaczej, ale zawsze warto przed podpisaniem umowy zobaczyć, czy taka firma będzie miała pieniądze, żeby nam zapłacić.

Kolejna sprawa to dobrze napisana umowa z odpowiednimi karami i jasno zdefiniowaną sytuacją, co się dzieje w momencie, kiedy nie otrzymujemy płatności. Najlepiej wprowadzić wysokie kary umowne, żeby to było motywujące. Ale jeśli kontrahent będzie niewypłacalny to i tak nam to specjalnie nie pomoże.

Trzeci punkt – niektórzy starają się stosować po prostu zasadę przedpłacania. Jeśli ten kontrahent jest słabszy, to mówię OK – zrobię to, ale płatność jest z góry i wtedy zupełnie już nie ma tego problemu. Oczywiście niewiele firm na to się godzi, stąd nieco mniejsza pośrednia forma – zaliczkowanie. Zawsze, bez względu na wszystko, zaliczka, która stanowi jakąś sensowną, konkretną część całego wynagrodzenia, powinna wpłynąć na nasz rachunek, zanim my tak naprawdę zaczniemy ponosić większe koszty realizacji danego zlecenia.

Wreszcie na sam koniec zostaje taka może najmniej przyjemna część, ale również bardzo ważna. Są to różne stadia windykacji. Jestem zdziwiony, bo często spotykam się, z tym że przedsiębiorcy często nie panują nad tym, kto im już zapłacił, a kto jeszcze nie zapłacił. Ktoś zalega dwa tygodnie, a ktoś inny trzy, a oni nawet się z taką firmą nie kontaktują.

Więc taka zdrowa zasada postępowania to dzień przed – bardzo kulturalnym emailem, przypomnieć: „Dzień dobry. Chciałbym tylko uprzejmie przypomnieć, że jutro mija termin płatności faktury”. Jak faktura wpłynie, grzecznie dziękujemy. Jeśli nie wpłynęła dzień po terminie płatności, od razu atakujemy z prośbą o zapłatę i to naprawdę w 9 na 10 przypadków zadziała, bo często to wynika nie ze złej woli, tylko z tego, że ktoś po prostu o płatności zapomniał. Później robimy to samo – trzy dni po, tydzień po i tak dalej. Bądźmy najbardziej upierdliwi z tych, którym nie zapłacili. Wtedy mamy największe szanse na odzyskanie pieniędzy. Jeśli nie ma tych pieniędzy, to zostaje nam windykacja twarda, ale w większości przypadków nie ma takiej potrzeby.

Ciekawy byłem, czy powiesz o jeszcze jednym elemencie, który ja stosuję u siebie. Z mojego punktu widzenia fajnie, jeżeli pieniądze wpływają na konto, ale one też mają z tego konta wypływać, bo ja też płacę moim kontrahentom. Więc ja mam taką zasadę, że przelewam wszystkie faktury natychmiast, nie czekam do ostatniego dnia terminu płatności, bo wychodzę z założenia, że wtedy moje konto lepiej odzwierciedla to, ile realnie mam pieniędzy. Czy to jest dobre podejście, czy trochę przesadzam i tutaj jestem frajerem?

Nie. Moim zdaniem to jest dobre podejście. Nie mówię tego, tylko dlatego, że stosują takie samo. Po prostu jakieś tam groszowe odsetki, które się zarobi z faktu, że te pieniądze leżą na koncie, a które i tak za chwilę wydamy, nie mają w ogóle sensu. Ja płacę te wszystkie faktury paczkami, żeby też nie spędzać czasu na przelewach. Więc to jest zdecydowanie dobre podejście. Ono jest możliwe wtedy, kiedy mamy odpowiednią rezerwę gotówkową i kiedy nie czekamy czy dana faktura wpłynie, czy nie wpłynie. Zdecydowanie warto w ten sposób robić i zgadzam się, że to odzwierciedla rzeczywiście stan konta.

Inną taką pośrednią formą może być przelewanie pieniędzy na jakiś oddzielny rachunek, jeżeli chcemy, raz w miesiącu, czy raz na dwa miesiące, realizować wszystkie przelewy paczkami, ale też, żeby na tym naszym bieżącym rachunku widzieć ten aktualny stan.

Ja osobiście monitoruję swoje finanse firmowe w aplikacji, po prostu widzę na bieżąco, jak to wygląda i znów nie interesują mnie przychody, nie interesuje mnie to, jak to będzie wyglądało od strony koszty, patrzę się na to tylko i wyłącznie pod kątem gotówki – to jest najważniejsze analiza, jaką prowadzę, jeśli chodzi o finanse mojej firmy.

Być może to właśnie będzie odpowiedź na kolejne pytanie, które chciałbym ci zadać. Kiedy się prowadzi książkę przychodów i rozchodów, to tak naprawdę człowiek dopiero na koniec roku dowiaduje się, ile zarobił, bo te faktury przepływają, wpływają, tu jakieś podatki za poprzedni miesiąc i tak dalej, to się strasznie rozmywa. Nie mówię o sytuacji, kiedy prowadzisz kasę i przyjmujesz gotówkę, no bo wtedy w miarę to ogarniasz.

Skąd mogę wiedzieć, że realnie w kwietniu zarobiłem kwotę x, w maju y, w czerwcu z i tak dalej. Czy możesz polecić jakieś narzędzia do tego właśnie celu, czy może wystarczy jakiś prosty arkusz Excel lub aplikacja? Co byś tutaj doradził?

Ja prowadzę swój budżet firmowy, taki gdzie mam spisane wszystkie koszty i przychody z każdego miesiąca w aplikacji YNAB. To jest aplikacja służąca głównie do finansów domowych, ale jest tam również opcja budżetu firmowego i świetnie się do tego nadaje. Natomiast, jeżeli mamy mocno odroczone terminy płatności to prosty Excel, o ile nie ma zbyt wielu tych faktur, powinien nam stworzyć pewną projekcję cash flow.

Bardzo ważna sprawa jest taka, żeby nie liczyć specjalnie na naszych księgowych. Rola księgowego polega na tym, żeby świetnie zaksięgować faktury, żeby nam podpowiedzieć, jak zoptymalizować podatki, żebyśmy mieli w dokumentach super porządek, ale to jest nasza odpowiedzialność, żebyśmy doskonale wiedzieli, w jakiej faktycznie takiej gotówkowej kondycji finansowej jest nasza firma. Nie delegujmy tego na księgowego, nie liczymy na to, że będziemy dzwonić i mówić: panie Janku czy pani Kasiu, jak tam stoimy z finansami? To jest nasz obowiązek, bo to jest nasza krew, to jest nasz krwiobieg i tego musimy po prostu pilnować się z ogromnym zawzięciem.

A tak bardzo praktycznie, jak korzystasz z tej aplikacji? Czy zbierasz sobie wszystkie dokumenty do jednego folderu i raz w tygodniu wpisujesz to w aplikację, czy robisz to codziennie? Jak to ogarniasz, żeby nie mieć zaległości i nie gubić żadnych dokumentów, bo one też raz przychodzą mailem, raz pocztą, raz ktoś przesyła messengerem, czy w inny sposób, więc tutaj organizacja to naprawdę kluczowa sprawa.

Jak przychodzi faktura to jeszcze tego samego dnia, jeżeli ona jest wersji elektronicznej, zlecam przelew. Jak zlecam przelew, to od razu zapisuję sobie w aplikacji, że poszedł przelew, a fakturę zapisuję na dysku w katalogu dla księgowego, z odpowiednim oznaczeniem daty i miesiąca, kiedy ona wpłynęła. Wiem, że mam porządek w dokumentach i na pewno nic mi nie ucieknie. W związku z tym robimy to raz, a skutecznie i mamy to z głowy.

Zdecydowanie dobrym pomysłem jest korzystanie z faktur w formie elektronicznej i w takiej formie również dostarczanie ich swojemu księgowemu.

Jeżeli chodzi o faktury przychodowe, to działa to podobnie, czyli wystawiam fakturę, wysyłam ją do kontrahenta, zapisuję na dysku dla księgowego, żeby mógł ją zaksięgować i ustawiam sobie przypomnienie w Nozbe, żeby sprawdzić, czy ten przelew wpłynął. Jak wpłynął danego dnia, to wtedy wpisuję wpływ w aplikację, a w przeciwnym razie, to ruszam z windykacją, a tak naprawdę z tym przypomnieniem, bo zwykle to przypomnienie wyskakuje dzień wcześniej.

W ten sposób trzeba to sobie zorganizować, tak żeby potem tych dokumentów nie szukać, żeby poświęcenie takiej fakturze 5 minut w momencie, kiedy ona przyjdzie, zaoszczędza nam potem kolejnych 15 na szukaniu tego dokumentu. To się sprowadza do Getting Things Done, Nozbe – myślę, że twoi słuchacze zapewne również znają tę metodologię i wiedzą, jak pracować w oparciu o nią.

Kilka razy mówiłeś o poduszce finansowej i domyślam się, że to jest takie idealne źródło pozyskiwania pieniędzy na działalność, kiedy jeszcze nasza firma nie przynosi wystarczająco dużych przychodów. Ale czy jest jakiekolwiek inne źródło, którym możemy się poratować. Załóżmy, że działamy tych kilka miesięcy, widzimy, że jest wzrost, pieniędzy w firmie przybywa, ale ich jest jeszcze ciągle za mało, żebym ja mógł z tego przeżyć. Co w tej sytuacji? Skąd wziąć pieniądze, kiedy ich brakuje?

Kiedy ich brakuje, to faktycznie robi się słabo. Trudno mi powiedzieć o to tyle, że nie mam takich doświadczeń. Operuje na dużej poduszce finansowej i faktycznie ta poduszka rośnie, a nie zużywa się. Natomiast mam doświadczenia z osobami, które takich poduszek nie miały. To zwykle brak tej poduszki to jest pierwszy powód, dla którego te problemy się pojawiają.

Przed startem biznesu warto rozejrzeć się za różnego rodzaju dotacjami z Urzędu Pracy czy programami unijnymi. Jeśli nie mamy pieniędzy, to musimy włożyć pracę na wyszukanie tego typu środków. Znam przykłady wspaniałych sukcesów, kiedy ktoś, korzystając z takich dotacji, uruchomił bardzo fajny i rentowny biznes. Natomiast moim zdaniem najgorszy możliwy pomysł to są kredyty i pożyczki, na przykład kredyty na start. Oczywiście zależy to od specyfiki biznesu, bo w niektórych biznesach linie kredytowe, faktoringi i podobne rozwiązania są napewno dobre i skuteczne.

Jednak w przypadku małego przedsiębiorcy, który dopiero zaczyna swoją działalność i nie ma do końca wyklarowanego pomysłu na biznes, pakowanie się w tego typu rozwiązania, które tak naprawdę są naszym łańcuchem na szyi, znów sprowadzi się do tego, że będziemy potem za wszelką cenę robić byle co, byle tylko za pieniądze, a nie to, co pierwotnie chcieliśmy, rozpoczynając na biznes. A że praktycznie każdy przedsiębiorca rozpoczyna biznes z jakimś tam poczuciem misji i chęcią czynienia dobrej, pozytywnej zmiany w swoim otoczeniu, to szkoda byłoby rezygnować z tego dla pieniędzy.

To teraz odwrócę trochę to pytanie. Załóżmy, że mamy zupełnie odwrotny problem. Mamy pieniądze na koncie, ale mamy ich więcej niż potrzebujemy na bieżące wydatki i chcielibyśmy, żeby te pieniądze na siebie pracowały. Co byś polecił przedsiębiorcy, który jest już w miarę stabilny na rynku, jest w stanie określić swoje potrzeby finansowe z dość dużym prawdopodobieństwem i wie, że jest jakaś część, która w perspektywie pół roku czy roku nie będzie mu potrzebna. Co z tymi pieniędzmi może zrobić, żeby czuć, że ona mu przynoszą dochody.

Pierwszy punkt to odłożenie pieniędzy po prostu na przyszłe potrzeby swojej firmy, bo ta poduszka bezpieczeństwa bardzo często pozwala nam wykorzystać różnego rodzaju nieplanowane, nieprzewidziane szanse i okazje, które się trafiają. Więc dobrze jest mieć taki solidny bufor gotówkowy, bo kto ma gotówkę, szczególnie w ciężkich czasach, to jest zwykle ten człowiek, który dzięki temu później zarabia ogromne pieniądze. Więc moim zdaniem, pierwsza i najlepsza inwestycja każdego przedsiębiorcy, nawet jak ma nadpłynność i inne tego typu problemy, to trzymać tę kasę i zastanawiać się, jak można ją reinwestować we własny biznes.

Oczywiście tych form inwestycji może być wiele. Całkiem sensowną inwestycją jest inwestycja w swoich ludzi, może podwyżka, może jakiś bonus. Ja mam przynajmniej taką filozofię. Natomiast na pewno są takie cele inwestycyjne, które każdy przedsiębiorca powinien zrealizować.

Moim zdaniem pierwszy i najważniejszy jest taki, że prawdopodobnie większość z nas płaci najniższy ZUS i nie mamy co liczyć na emeryturę. Więc chociaż wiem, że ten temat jest zgrany i nudny jak flaki z olejem, ale tak – przejdziemy na emeryturę, a przynajmniej chcielibyśmy mieć taką możliwość i do tego bardzo przydadzą się pieniądze. W związku z tym otworzenie sobie IKE, czyli indywidualnego konta emerytalnego i IKZE – indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, to jest taki element higieny, pieniądz, który odkładamy sobie na przyszłość i moim zdaniem dla każdego przedsiębiorcy jest to plan minimum.

Jeżeli tych pieniędzy jest naprawdę dużo, to wchodzimy już w konkretną rozmowę, jak zrobić portfel inwestycyjny, ale to już tutaj wkraczamy na zupełnie inny temat skłonności do ryzyka, apetytu na ryzyko i ile chcemy zarobić. Powiem tak, inwestycje na rynkach kapitałowych, takie zwykłe portfelowe, rzadko kiedy dają szansę na duże zarobki. Szkoda trochę tych pieniędzy wyciągać z biznesu. Chyba raczej szukałbym tutaj sposobów na wyskalowanie tego biznesu tą dodatkową gotówką, wydaje mi się to najbardziej rozsądne.

Jeżeli któryś z naszych słuchaczy, pod wpływem tego, o czym mówiłeś, ma takie mocne postanowienie, żeby uporządkować swoje finanse firmowe. Jaki pierwszy krok, który przyniesie widoczny efekt, byś mu poradził?

Bierzemy kartkę papieru, ołówek, odpalamy sobie nasze konto, sprawdzamy, za co płaciliśmy w zeszłym miesiącu i wycinamy z tej listy wszystkie pierdoły i niepotrzebne rzeczy. To jest tak, jakbyśmy sobie realnie zwiększyli przychody. Nie znam osoby, która by zrobiła to ćwiczenie i nie odkryła kilku bardzo ciekawych pozycji, jakiś zapomnianych abonamentów. My przedsiębiorcy mamy mało czasu i nie zawsze lubimy takie rzeczy robić, ale naprawdę warto się pochylić nad swoimi pieniędzmi, przejrzeć wydatki, zobaczyć, z których możemy zrezygnować i w ten sposób sprawić, żeby więcej pieniędzy zostawało w firmie.

A pomocą na tej drodze ku lepszym finansom może być bonus, który przygotowałeś dla naszych słuchaczy. Jest to taki szczególny zestaw cytatów. Możesz powiedzieć o tym coś więcej?

Jest to prezent dla twoich słuchaczy od moich słuchaczy i od czytelników bloga „Finanse bardzo osobiste”. Jest to e-book pod tytułem 324 cytaty o pieniądzach. Wszystkie te cytaty zostały zebrane właśnie przez moich czytelników i słuchaczy. Wśród nich jest wiele inspirujących cytatów, z którymi można w świetny sposób rozpocząć każdy dzień, w tym taki który bardzo lubię, a brzmi on tak: „do sukcesu nie ma żadnej windy, trzeba iść po schodach”. Wydaje mi się, że warto o tym pamiętać i na spokojnie cierpliwie po tych schodach iść, bo tam u góry czeka na nas nagroda.

To też jest fajna analogia, która pokazuje, że jak się przeskakuje po trzy schody, to człowiek dostaje zadyszki, a lepiej, jeśli jest to taki cierpliwy, spokojny, równomierny marsz, a nie jakaś szalona gonitwa i takie podejście, myślę, jest obu nam dość bliskie.

Miałem różne okresy w swoim życiu, takie, kiedy właśnie pracowałem do utraty tchu i takie, kiedy trochę się obijałem. Chyba wreszcie udało mi się znaleźć taki stan świetnej równowagi, w której mam czas dla swojej rodziny, mam czas dla swoich dzieci, a prowadzenie biznesu sprawia mi po prostu ogromną przyjemność. Być może nadużywam słowa „biznesu”, bo w porównaniu z wielkimi przedsiębiorcami, ta moja działalność, to jest jakiś tam pikuś, ale daje mi ogromną satysfakcję, pozwala się utrzymać i cieszyć tym, że robi się coś dobrego i przydatnego także dla innych.

Życzę każdemu, żeby taki stan osiągnął, bo to jest takie fajne poczucie, które chyba można nazwać szczęściem.

Wielkie dzięki!

Dziękuję bardzo.

Jakie są twoje sposoby na zarządzanie firmowymi pieniędzmi?

Co robisz, żeby panować nad wydatkami i zobowiązaniami? Jakich narzędzi używasz?

Słuchaj podcastu MWF w telefonie

Przydatne linki:

Oceń podcast Mała Wielka Firma w iTunes


Nie masz sprzętu Apple? Nie szkodzi! Możesz zainstalować iTunes na Windows i dodać swoją recenzję.

Chcesz wiedzieć jako pierwszy o nowych odcinkach podcastu? Zapisz się »

Shares
Share This