Jak przygotować się do założenia firmy? Uwaga: nie chodzi o wpis do ewidencji

Wiele poradników o tym, jak przygotować się do założenia firmy, skupia się na rzeczach, które trzeba załatwić w urzędzie. Niektórzy z nas przyzwyczaili się, że Polska to kraj, gdzie wszelkie formalności są skomplikowane, ale powiedzmy sobie szczerze – założenie firmy to obecnie żadna filozofia. Wypełniasz wniosek CEIDG-1 w swoim urzędzie gminy albo przez internet i gotowe. Instrukcję krok po kroku znajdziesz na tej stronie.

Jednak złożenie takiego wniosku i rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG nie oznacza jeszcze, że jesteś naprawdę przygotowany do tego, żeby prowadzić własny biznes.

Czy działalność gospodarcza to coś dla ciebie? Jakie cechy powinien mieć przedsiębiorca?

Nie każdy powinien zakładać własną firmę. Niektórzy nie chcą podejmować ryzyka związanego z prowadzeniem własnej firmy. Dlatego wolą pracę na etacie, gdzie ktoś inny podejmuje kluczowe decyzje, a oni skupiają się na jak najlepszym wykonywaniu konkretnych zadań.

Załóżmy, że jesteś specjalistą w jakiejś dziedzinie i spełniasz się zawodowo np. jako projektant stron WWW. Być może kusi cię, żeby zarejestrować własną firmę, zbudować zespół i działać na większą skalę. Ale to niekoniecznie dobry pomysł. Dlaczego?

Warto zdać sobie sprawę, że jako przedsiębiorca nie będziesz już zajmował się projektowaniem stron w takim wymiarze czasu jak wcześniej. Zamiast tego spadnie na ciebie wiele innych czynności, które niekoniecznie chcesz wykonywać. Na przykład badanie rynku, szukanie klientów, negocjowanie cen, zatrudnianie i zwalnianie pracowników, kontrolowanie pracy innych, windykacja, ZUS, VAT i różne sprawy urzędowe.

Jak przygotować się do założenia firmy? Najpierw zastanów się czy własna działalność to coś dla ciebie.

Lubisz swoją pracę? Jako przedsiębiorca możesz nie mieć na nią czasu.

Sprawdź czy masz następujące pożądane cechy przedsiębiorcy:

  • chęć ciągłego uczenia się i rozwoju,
  • otwartość na zmiany i eksperymenty,
  • umiejętność dostosowywania się do nowych warunków działania,
  • aktywność i wewnętrzna motywacja,
  • akceptowanie ryzyka i potencjalnych strat,
  • gotowość do wzięcia na siebie odpowiedzialności za działanie firmy.

Jakie jeszcze cechy przedsiębiorcy są ważne? Które opinie na temat prowadzenia firmy są fałszywymi mitami? Jak się przekonać czy działalność gospodarcza to coś dla ciebie? Przeczytaj lub posłuchaj rozmowy z Agatą Dutkowską z Latającej Szkoły.

Jak się przygotować do odejścia z etatu i założenia własnej firmy?

Kiedy pracujesz na etacie, możesz z powodzeniem przygotowywać się do rozpoczęcia działalności na własny rachunek. Nie chodzi tylko o wymyślanie logo i nazwy firmy. Nie chodzi również o to, żeby wykupić odpowiedni adres strony WWW. Zanim przystąpisz do rejestracji działalności, warto zadbać o odpowiednie przygotowania, które mogą zająć od roku do dwóch lat.

Zbuduj poduszkę finansową

Poduszka finansowa to oszczędności, z których będziesz się utrzymywał zanim twoja firma zacznie zarabiać. I nie sugeruj się tym, że twój biznesplan zakłada przychody już od momentu rozpoczęcia działalności. W realnym życiu to się zwykle nie zdarza.

Absolutne minimum to poduszka finansowa umożliwiająca przeżycie 6 miesięcy bez żadnych przychodów. Zdrowy rozsądek i doświadczenie podpowiadają, że powinno to być raczej 12 miesięcy od rozpoczęcia działalności. Najbardziej zapobiegliwi decydują się na otwarcie własnej firmy dopiero wtedy, gdy mają odłożone pieniądze na przeżycie 24 miesięcy. Daje to duże poczucie bezpieczeństwa i w związku z tym także większą swobodę działania.

Jak zaplanować potrzeby finansowe w nowym biznesie? Czy na start firmy potrzebne są duże inwestycje? Jak zapewnić płynność finansową w firmie? Przeczytaj lub posłuchaj, co radzi Marcin Iwuć, autor bloga i podcastu Finanse bardzo osobiste.

Podsumuj swoje doświadczenia

Doświadczenia zawodowe są bardzo ważnym elementem przygotowań dla osoby chcącej założyć firmę.

  • Będzie ci łatwiej rozpocząć działalność gospodarczą w branży, którą poznałeś wcześniej jako pracownik.
  • Będziesz miał lepszą wiedzę na temat tego, która branża odpowiada ci bardziej, a która mniej.
  • Każde doświadczenie zawodowe może cię nauczyć czegoś, co przyda się w prowadzeniu firmy.

Zrób listę swoich wszystkich dotychczasowych zajęć, nawet jeżeli była to praca dorywcza, wakacyjna itp. Przejrzyj zebrane informacje i poszukaj powtarzających się wzorców. Czy są jakieś czynności, które kręcą cię bardziej niż inne? Jakiej pracy na pewno nie chcesz wykonywać? Które umiejętności zdobyte po drodze pomogą ci, gdy będziesz prowadził własną działalność gospodarczą?

Jako przedsiębiorca wykorzystaj doświadczenia zawodowe zdobyte w różnych miejscach

Doświadczenia nawet z dorywczej pracy mogą ci się przydać we własnej firmie.

Jakie doświadczenia zawodowe przydają się, gdy otwierasz własną firmę? W jaki sposób, poza pracą zawodową, możesz rozwijać cechy potrzebne w prowadzeniu biznesu? Gdzie uczyć się marketingu, jeżeli nie masz wykształcenia w tym kierunku? Posłuchaj rozmowy z Klaudią Leszczyńską z firmy Kreatorki Wynajmu.

Zrób badanie rynku

Proste badanie rynku warto przeprowadzić nawet jeżeli nikt nie wymaga od ciebie na początku formalnego biznesplanu. Zastanów się czym chcesz się zajmować i jakie zasoby będą ci do tego potrzebne. Zbierz dane na temat konkurencji – co to za firmy, co oferują i w jakich cenach. Zorientuj się też czy działalność w ramach wybranej branży jest regulowana przez prawo. Być może potrzebujesz specjalnych zezwoleń lub licencji, żeby założyć firmę.

Postaraj się dotrzeć do osób z twojej grupy docelowej, czyli do potencjalnych klientów. Dowiedz się, które ich potrzeby nie są w wystarczającym stopniu zaspokojone. Czego im brakuje lub co im przeszkadza w rozwiązaniach innych firm. Postaraj się też sprawdzić czy zapłacą za twoje rozwiązanie tyle, ile będziesz chciał otrzymać. Im więcej masz tego rodzaju danych, tym lepiej.

Gdzie szukać informacji do biznesplanu? Jak oszacować wielkość konkurencji? Jak ustalić ceny swoich usług czy produktów? Przeczytaj lub posłuchaj o tym, jak samodzielnie przeprowadzić proste badanie rynku

Znajdź pierwszych klientów

Spróbuj sprzedać coś na próbę zanim założysz firmę. Dopóki nie jest to ciągła i zorganizowana działalność, nie musisz rejestrować działalności. Na razie chodzi tylko o to, żeby przekonać się, czy rzeczywiście klienci będą chcieli kupić to, co im zaoferujesz. To będzie pierwszy prawdziwy test, który zweryfikuje twoje plany odnośnie własnej firmy.

Przez większość dnia pracujesz na etacie? Rozumiem, ale po godzinach i w weekendy możesz robić co chcesz. Na przykład wykonywać drobne zlecenia dla innych firm, a równocześnie budować sieć kontaktów. Dzięki temu zdecydowanie zwiększysz szansę na to, że na konto twojej firmy natychmiast po zarejestrowaniu zaczną wpływać pieniądze.

Jak dobrze zaplanować odejście z etatu do własnej firmy? Czy warto starać się o dotację z urzędu? Jakie są plusy i minusy prowadzenia własnej działalności? Przeczytaj lub posłuchaj rozmowy z Kamilą Paradowską z firmy Dobra Treść.

Jaki rodzaj działalności wybrać?

Możemy wyróżnić trzy podstawowe rodzaje działalności firm: produkcja, handel i usługi.

  • Produkcja wymaga zwykle największych inwestycji, bo potrzebujesz do niej maszyn, urządzeń, materiałów, ponosisz koszty serwisu itp. Należy też mieć odpowiednie miejsce i czasem spełnić dodatkowe wymogi związane np. z ochroną środowiska. Coraz częściej spotykamy też „producentów”, którzy de facto niczego nie wytwarzają. Skupiają się na wymyśleniu wyrobu, marketingu i sprzedaży, a sam proces produkcyjny zlecają podwykonawcy na zasadzie outsourcingu.
  • Handel też wiąże się z inwestycjami, ale zwykle nie są one tak duże, jak w przypadku firmy produkcyjnej. W przypadku sklepu stacjonarnego musisz mieć odpowiedni lokal, dostosować go, kupić meble, wyposażenie, towar itp. Jeżeli będziesz prowadził sklep internetowy, nie poniesiesz takich kosztów, ale za to pojawią się inne, np. zakup lub wynajem oprogramowania, promocja i reklama, magazynowanie, obsługa zwrotów.
  • Usługi mają najniższą barierę wejścia, bo z reguły działalność firmy sprowadza się do wykonywania przez ciebie określonej pracy. Czasem potrzebujesz do tego specjalistycznego sprzętu, ale w niektórych przypadkach wystarczają komputer i telefon, które już masz. Oczywiście jak w każdym przypadku, także i tutaj należy wziąć pod uwagę koszty promocji firmy i pozyskiwania klientów.

Dlaczego ludzie rzucają etat i zakładają własne firmy? Jak przygotować się do otwarcia firmy szkoleniowej? Jak w świecie pełnym konkurencji znaleźć swoją unikatowość? Przeczytaj lub posłuchaj rozmowy z Michałem Kowalczykiem, twórcą marki Excellent Work – Skuteczna Nauka Excela.

Jaka forma działalności gospodarczej jest najlepsza dla nowo otwieranej firmy?

Zanim zastanowimy się, jaka forma działalności jest najlepsza na początku, kilka słów o nowym rozwiązaniu, wprowadzonym 30 kwietnia 2018 r. Dzięki niemu możesz otworzyć firmę „na próbę”.

Działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana to nowe, ciekawe rozwiązanie dla osób, które chcą otworzyć własną firmę. Takiej działalności nie trzeba zgłaszać w żadnym urzędzie. Nie musisz prowadzić księgowości, wystarczy uproszczona ewidencja sprzedaży. Odpada również obowiązek składania deklaracji ZUS i opłacania składek.

Są jednak dwa ważne ograniczenia.

  • Przychód z takiej działalności nie może przekroczyć w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. W 2020 r. minimalne wynagrodzenie ma wynieść 2600 zł brutto, więc w ramach działalności nierejestrowanej możesz zarobić miesięcznie nie więcej niż 1300 zł. Chodzi o przychód należny, nawet jeżeli fizycznie nie otrzymałeś tych pieniędzy.
  • Działalność nierejestrowaną może prowadzić wyłącznie osoba, która w ciągu 60 miesięcy nie prowadziła własnej firmy. Jeżeli miałeś zarejestrowaną działalność gospodarczą w ostatnich 5 latach, nie możesz więc skorzystać z tego rozwiązania.

A co jeżeli twój przychód przekroczy 50% minimalnego wynagrodzenia? Uwaga – w takim przypadku musisz działać szybko. Zgodnie z przepisami prawa masz tylko 7 dni na zarejestrowanie firmy w CEIDG.

Jest wiele dostępnych form prowadzenia działalności, ale zdecydowana większość przedsiębiorców wybiera na początku jedną z trzech możliwości.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest szybkie i bardzo proste. Składasz wniosek o wpis działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – i gotowe! Możesz to zrobić w urzędzie gminy lub przez internet na stronie CEIDG.

Określenie „jednoosobowa działalność” może być trochę mylące, bo w takiej formie mogą funkcjonować również całkiem spore biznesy, zatrudniające wielu pracowników. Ale uwaga: duże przedsiębiorstwo może mieć duże zobowiązania, a w przypadku jednoosobowej działalności właściciel odpowiada za długi firmy całym osobistym majątkiem. Dlatego z czasem wielu przedsiębiorców decyduje się przekształcić działalność gospodarczą np. w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (więcej o niej poniżej).

Spółka cywilna

Spółka cywilna to najczęściej dwie jednoosobowe działalności, które decydują się działać razem. Podstawą jej działania jest umowa spółki podpisana między przedsiębiorcami. Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, a każdy ze wspólników osobno rozlicza się z podatku dochodowego. W przypadku tego typu firm nie jest wymagany żaden kapitał początkowy.

Jaka forma prawna działalności będzie najlepsza na początku? Jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy spółka z o.o.?

W spółce cywilnej raźniej, ale to bardzo ryzykowna forma prowadzenia firmy.

Spółki cywilne są zwykle tworzone przez dobrych znajomych lub przyjaciół. Powstają na zasadzie „świetnie się dogadujemy, więc zróbmy razem firmę, dzięki temu będzie nam raźniej”. Jednak warto zdawać sobie sprawę, że tego typu forma jest bardzo ryzykowna. Dlaczego? Ponieważ wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki solidarnie, całym swoim majątkiem. Inaczej mówiąc, gdy spółka cywilna ma dług i sprawa trafi do komornika, to może on zabrać pieniądze z prywatnego konta dowolnego wspólnika.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), w przeciwieństwie do wymienionych wcześniej form, wymaga kapitału w wysokości co najmniej 5000 zł. Słowo „spółka” może sugerować, że aby założyć firmę potrzeba co najmniej dwóch osób, ale tak nie jest. Możesz utworzyć ją samodzielnie. Jak to zrobić? Albo w formie aktu notarialnego, albo przez internet, za pomocą portalu S24, prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Spółka z o.o. ma kilka wad. Poza wspomnianym kapitałem początkowym musisz przygotować się też na większe wydatki. Samo założenie takiej firmy jest droższe, bardziej skomplikowane i dłużej trwa. Oprócz tego trzeba prowadzić pełną księgowość (księgi rachunkowe), co wymaga więcej pracy, więc pociąga za sobą wyższe koszty.

W dodatku zanim dochody ze sp. z o.o. trafią do twojej kieszeni, trzeba zapłacić podwójny podatek. Najpierw spółka płaci CIT (podatek dochodowy od firm), a kiedy wypłaci ci dywidendę, ty musisz od otrzymanych pieniędzy zapłacić jeszcze PIT (podatek od dochodów osobistych).

Brzmi to jak koszmar, prawda? W takim razie dlaczego ktokolwiek decyduje się założyć firmę w formie spółki z o.o.? Chodzi głównie o to, że wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Spółka z o.o. ma osobowość prawną czyli jest traktowana jak osobny twór, niezależny od właściciela. Jeżeli spółka coś kupi, należy to do niej, nie do ciebie. Jeżeli spółka zbankrutuje, to jej majątek przepadnie, nie twój.

Gdzie szukać informacji przydatnych w prowadzeniu własnej firmy?

Ustaliliśmy już na początku, że jedną z pożądanych cech przedsiębiorcy jest chęć ciągłego uczenia się i rozwoju. Ale skąd brać informacje, dzięki którym twój biznes będzie się rozwijał, a ty unikniesz wielu groźnych błędów?

Polecam trzy źródła, z których osobiście korzystam:

  • podcasty o biznesie – to idealne rozwiązanie, gdy nie masz czasu, bo podcastów możesz słuchać podczas wykonywania inne czynności – a w dodatku są dostępne za darmo;
  • książki biznesowe – ich zaletą jest to, że autor zwykle przedstawia dany temat w spójny i uporządkowany sposób, a cena książki zwykle nie przekraczają 50 zł;
  • kursy online – są one dużo droższe od książek, ale łatwiej przełożyć je na konkretne działania.

A co twoim zdaniem jest najważniejsze, żeby dobrze przygotować się do założenia firmy? Dopisz własną wskazówkę w komentarzu!

Marek Jankowski

Marek Jankowski

Przedsiębiorca, Podkaster Roku 2017, autor książek Mała wielka firmaPułapki small biznesu. Od 2009 r. nagrywa podcast Mała Wielka Firma, w którym rozmawia z przedsiębiorcami o biznesie. Twórca kursu PodcastPro, w którym uczy, jak stworzyć podcast, który wzmocni twoją markę.