Jak zmniejszyć koszty w firmie? Na czym warto, a na czym nie warto oszczędzać we własnym biznesie

19 sierpnia 2019

Na początku działalności, kiedy firma zarabia bardzo mało, zastanawiamy się nad każdym wydatkiem.

Ale kiedy biznes się rozkręca i przynosi większe zyski, decyzje zakupowe stają się dużo łatwiejsze… i często mniej przemyślane.

Czasami padamy też ofiarą własnej lojalności. Przez lata kupujemy u tego samego dostawcy i nie zdajemy sobie sprawy, że rynek się zmienił, dzięki czemu nowi klienci dostają dużo lepsze warunki.

Które wydatki w firmie można łatwo zmniejszyć, a których lepiej nie ruszać? Przykłady znajdziesz w tym odcinku.

Prezent dla Ciebie

Zapisz się na newsletter MWF i pobierz arkusz „Uporządkuj firmowe finanse” wraz z instrukcją wideo.

W tym odcinku

  • W jaki sposób ograniczać wydatki w firmie?
  • Które koszty można obciąć bez ujemnych skutków?
  • Których wydatków nie warto zmniejszać?

Oceń ten odcinek

Dodaj komentarz

Przydatne linki

Podcast do czytania – transkrypcja odcinka



Jakie było twoje doświadczenie z oszczędzaniem?

Maciej: Swego czasu bardzo starałem się, aby zwróciła mi się każda wydana złotówka. W rzeczywistości mój biznes rozwinął się dopiero w momencie, gdy przestałem przykładać do tego tak dużą wagę. Zadałem sobie pytanie: co jest celem firmy? Zrozumiałem, że jest nim zarabianie pieniędzy, a nie oszczędzanie.

Co od tego momentu się zmieniło?

Już nie skupiam się tak bardzo na oszczędzaniu, w myśl powiedzenia, że czego oczy nie zobaczą, tego sercu nie żal. Przede wszystkim pragnę jak najbardziej zwiększać przychód działalności, nie zaś minimalizować koszty.

Na czym według ciebie nie warto oszczędzać?

Uważam, że zdecydowanie nie warto oszczędzać kosztem ludzi i ich rozwoju. Obecnie mam 8 współpracowników. Odkąd przestałem skupiać się na tym, ile im płacę, okazało się, że jakość ich pracy jest nieporównywalnie wyższa. Jestem o wiele bardziej zadowolony z uzyskiwanych efektów.

Nie negocjuję wynagrodzeń. Oczywiście, mam ustaloną jakąś górną granicę, którą jestem w stanie zapłacić. Pytam kandydata, jaka stawka go satysfakcjonuje. Jeśli kwota, którą zaproponuje, jest niższa od tej granicy bądź się w niej mieści, po prostu ją dostaje. Dzięki temu mam pewność, że moi pracownicy zarabiają tyle, ile chcą. Wówczas bardzo solidnie wywiązują się ze swoich obowiązków.

Podobnie wygląda sytuacja z rozmaitymi szkoleniami, kursami online czy wyjazdami na konferencje. Mimo że takie urozmaicenia mogą mnie kosztować całkiem sporo jako pracodawcę, staram się na nich nie oszczędzać.

Na czym oszczędzasz pieniądze?

Niedawno wystosowałem dwie wiadomości, które pozwoliły mi zaoszczędzić parę tysięcy złotych. Pierwsza z nich skierowana była do mojego providera mailingu. Jako że współpracowaliśmy razem już od 2 lat, poprosiłem o przygotowanie jakiejś oferty specjalnie dla mnie. Najpierw w odpowiedzi dostałem zwykły cennik ze strony, jednak ponowiłem swoje zapytanie. Usłyszałem wówczas, że zazwyczaj nie proponują nikomu rabatów, jednak w drodze wyjątku dostałem miesiąc usługi gratis. W taki sposób udało mi się zachować w kieszeni kilkaset dolarów.

Prowadzę również sklep online. Poprosiłem swojego operatora płatności o obniżenie prowizji – i tak się stało. Innym przedsiębiorcom radziłbym spróbować tego samego. Chwaliłem się tym nawet na Instagramie. Wiem, że kilka osób poszło moim śladem i także osiągnęło podobnie zadowalające efekty.

Moje doświadczenia z operatorami płatności online wyglądają tak samo. Naprawdę warto zapytać o możliwość obniżenia prowizji. Pamiętam, że kiedy odezwałem się z taką prośbą po około 2 latach od podpisania umowy, zacząłem płacić o ponad połowę mniej. Przy większych transakcjach może to oznaczać zaoszczędzenie znacznej sumy pieniędzy.

Czy masz jeszcze jakieś rady dla przedsiębiorców?

Można nawet sporządzić raport wydatków i po kolei pytać usługodawców o obniżenie ceny. To bardzo proste, a może okazać się równie skuteczne.

Uważam, że warto także wyzbyć się błędnie rozumianej lojalności. To znaczy, że jeśli już od długiego czasu współpracujemy z jedną osobą, nie ma w tym nic złego, kiedy odejdziemy od niej dla kogoś bardziej konkurencyjnego.

Akurat lojalność w biznesie to bardzo ciekawy temat. Regularnie korzystam z usług pewnej drukarni. Nawet gdybym dostał nieco korzystniejszą cenowo propozycję, nie zrezygnowałbym z obecnej. Sama cena, którą aktualnie płacę, jest całkiem dobra. Ponadto drukarnia zajmuje się dla mnie także logistyką. Dzięki temu nie muszę martwić się o pakowanie, druk etykiet itp. Sądzę, że nie należy kierować się pojęciem lojalności w przypadku wyłącznie ceny. Jeśli zaś wiąże się z nią także dobra jakość oraz bezawaryjność, wówczas warto pozostać przy dotychczasowej współpracy.

Racja. Wybierając daną usługę, staram się omijać cennik. Skupiam się na jakości. Jeżeli będzie odpowiednio dobra, tym samym zaoszczędzi mi sporo czasu. Przede wszystkim liczę na bezawaryjność.

Czy zdarzyło ci się kiedyś pożałować oszczędzania?

Dotyczyło to głównie wyposażenia. Kupiłem chiński odpowiednik potrzebnego sprzętu, który okazał się najzwyczajniej w świecie kiepski. Wydałem 50 zł na mikrofon zamiast 500 zł i następnie zrozumiałem, że były to pieniądze wyrzucone w błoto.

Kiedyś dość zamożny kolega powiedział mi, że nie stać go, aby oszczędzać na tanich rzeczach. Dziś robię tak samo. Zauważyłem, że jeśli zainwestuję w coś porządnego, nie będę żałować wydanych pieniędzy. Tym sposobem zakupiony sprzęt działa dłużej i nie muszę tracić funduszy na nowy.

W pełni się zgadzam. Wspomniałeś wcześniej, że nie warto oszczędzać na ludziach. Uważam także, że na podobnej zasadzie nie powinniśmy żałować pieniędzy na sprzęt, z którego korzystamy. Nie musi być od razu najwyższej klasy, natomiast jeśli na co dzień za jego pomocą zarabiasz pieniądze, nie może stanowić w tym przeszkody.

Dokładnie tak. Co więcej, wraz z upływem czasu zaobserwowałem, że ten raz poniesiony koszt nie ma znaczenia, jeśli dzięki niemu dobrze nam się pracuje. Wydaje mi się, że każda oszczędność kończy się albo spadkiem jakości, albo stratą czasu. Po prostu nie ma niczego za darmo.

Co sądzi o tym kolejny rozmówca?

Mariusz: Podobnie jak Maciej, nauczyłem się już, że zakup nieco droższego sprzętu do firmy z biegiem czasu może okazać się oszczędnością. Płacąc za jakość, nie martwimy się o nagłe wydatki na ewentualne serwisowanie.

W jaki sposób wdrażasz tę radę w życie?

W mojej firmie bardzo często korzystamy ze specjalistycznych i drogich sprzętów. Dobrą alternatywą dla zakupienia ich jest korzystanie z usług wypożyczalni. Możemy zamówić konkretne wyposażenie wyłącznie na czas, kiedy go potrzebujemy, zamiast płacić dziesiątki tysięcy złotych. Kupienie tego sprzętu, podczas gdy używamy go raz bądź dwa razy w roku, byłoby bez sensu.

Można to porównać do zatrudnienia pracownika etatowego do pracy, którą wykonujemy raz na 3 miesiące. O wiele opłacalniej jest zlecić to samo freelancerowi lub wyspecjalizowanej firmie.

Często brałem udział w projektach, w których korzystaliśmy z usług freelancerów. Zazwyczaj byli to developerzy pracujący przy tworzeniu stron internetowych. Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli zaoferujemy niską stawkę, ostatecznie odbije się to na słabej jakości wykonania. Taka oszczędność jest wyłącznie pozorna.

Wskazówki podane przez Mariusza są bardzo cenne. Być może gdybym nie nagrywał podcastów tak często, zamiast inwestować w specjalistyczny sprzęt, również zwróciłbym się do wypożyczalni.

Istnieje wiele sposobów, dzięki którym część gotówki zostanie w naszym portfelu. Możemy na przykład kontrolować usługi, które subskrybujemy i rezygnować z tych, z których nie korzystamy. Równie dobrym pomysłem jest dbanie o higienę listy mailingowej. Sprawdzajmy, ile z osób, do których wysyłamy newsletter, rzeczywiście do niego zagląda. Usunięcie nieaktywnych subskrybentów oznacza mniejszy wydatek. Możemy także obniżyć koszty usług kurierskich, jeśli zwrócimy się do pośrednika.