Sprawna komunikacja w zespole. Co zrobić, żeby potrzebne informacje były zawsze pod ręką

8 kwietnia 2019

Ile aplikacji do porozumiewania się z pracownikami lub współpracownikami masz w swoim telefonie?

Ja naliczyłem siedem: iMessage, Messenger, WhatsApp, Skype, FaceTime, Viber i Slack.

To nie wszystko. W aplikacjach do zarządzania zadaniami i projektami, takich jak Nozbe, Trello czy Asana, też można się komunikować, zamieszczając komentarze. Podobnie np. w Dokumentach Google.

Poza tym jest jeszcze e-mail… no i w końcu mówimy tu o telefonie, więc zdarza się też, że ktoś zadzwoni.

Niestety nie jest tak, że im więcej narzędzi, tym lepiej. Wręcz przeciwnie: nieraz zdarzyło mi się szukać jakiejś informacji, bo nie pamiętałem czy widziałem ją w mailu, na Slacku czy może tylko usłyszałem przez telefon.

Masz podobny problem? Na szczęście są też ludzie, którzy próbują go rozwiązać. Jeden z nich jest moim dzisiejszym gościem. To twórca aplikacji Nozbe Michał Śliwiński.

Prezent dla Ciebie

Zapisz się na newsletter MWF i zdobądź dostęp do wideo, w którym Michał Śliwiński prezentuje aplikacje mobilne wspomagające komunikację w zespole.

W tym odcinku

Oceń ten odcinek

Dodaj komentarz

Gość odcinka

Michał Śliwiński

Michał Śliwiński

Przedsiębiorca, prelegent, autor i bloger. Pomaga zapracowanym profesjonalistom i zespołom nauczyć się wdrażać najnowsze rozwiązania zwiększające produktywność, aby mogli osiągnąć sukces.

Sliwinski.com

Przydatne linki

Polecana książka

Kishimi Ichiro, Koga Fumitake
Odwaga bycia nielubianym

 Kup tę książkę

 Polecane książki biznesowe

Podcast do czytania – transkrypcja odcinka

Cześć Michał!

Cześć Marek!

Co ostatnio czytałeś?

Książkę, którą mi polecił Tobias Lutke, założyciel Shopify w podcaście Tima Ferrissa.

Myślałem, że osobiście ci polecił. Masz niezłych znajomych.

Kiedyś go spotkałem na jakieś konferencji. Chętnie bym z nim pogadał. Teraz muszę z nim gadać przez Tima Ferrissa. Mamy od tego ludzi [śmiech].

Przez to, że słuchamy podcastów, to czujemy się blisko z tą osobą, mimo że nie mamy z nią bezpośrednio kontaktu. Tobi, nie wiedząc o tym, polecił mi książkę The Courage To Be Disliked, napisaną przez Ichiro Kishimi i Fumitake Koga.

Odwaga bycia nielubianym.

The Japanese phenomenon that shows you, how to change your life and achieve real happiness.

Japoński fenomen, jak zmienić swoje życie i osiągnąć szczęście.

Generalnie, jak być szczęśliwym przez to, że jesteś nielubianym. Brzmi kusząco [śmiech] Książka napisana jest przez Japończyków, ale napisana jest na podstawie psychologa Alfreda Adlera, który jest Austriakiem. Ciekawe połączenie. Książka jest na pograniczu psychologii i filozofii. Opowiada o tym, że osiągamy szczęście przez to, że dajemy wartość innym. Tak jak my teraz dajemy wartość innym przez ten odcinek podcastu.

Jeszcze wiele nie daliśmy, ale miejmy nadzieję, że damy.

[śmiech] W skrócie ta filozofia polega na tym, że dzięki temu osiągamy szczęście, niezależnie od tego, czy ci inni będą nas lubić z tego tytułu, czy nie. Ocena tego, co my dajemy innym, to nas nie interesuje. Mamy wewnętrzne przekonanie i wiemy, że to, co dajemy, jest ważne. Sam akt robienia tego daje nam szczęście. Ocenę tego zostawiamy poza i nie ma dla nas znaczenia. W tym momencie może być tak, że zrobiliśmy coś fajnego, cieszymy się z tego, ale znajdą się osoby, które stwierdzą, że ci goście nie są potrzebni i nie dają żadnej wartości. To dla nas nie ma znaczenia, my chcieliśmy to zrobić, dla nas to było ważne. Dało nam to szczęście.

Patrzę na to w ten sposób – daję ludziom pełną wartość i taki jest mój cel. Jeżeli komuś ta wartość nie odpowiada czy jej nie dostrzega, to mnie to szczególnie nie obchodzi. Mnie obchodzą ci, którzy tę wartość odbiorą w sposób właściwy.

Oni też nie do końca cię obchodzą. Twoja motywacja wewnętrzna była taka, że chciałeś to zrobić dla tych osób. Nie musisz jednak otrzymać od nich podziękowań. Z twojego osobistego przekonania było to ważne.

Książka jest fajnie napisana w formie rozmowy mistrza z uczniem. Mistrz próbuje wytłumaczyć uczniowi, że są partnerami do rozmowy, a nie kimś lepszym czy gorszym. W książce podoba mi się aspekt, że powinniśmy pracować nad tym, aby nasze relacje międzyludzkie były na poziomie partnerskim. Aby nikt nie był lepszy i mądrzejszy czy gorszy i biedniejszy. Często tak sprowadzamy nasze relacje. One nam nie dają szczęścia. Daje nam szczęście, to kiedy jesteśmy partnerami dla siebie. Kiedy mamy stosunki horyzontalne, a nie wertykalne.

Powinniśmy pracować nad tym, aby nasze relacje międzyludzkie były na poziomie partnerskim

Ciekaw jestem, jak bardzo ta książka wpisuje się w to, co się dzieje u ciebie w firmie. Chciałem z tobą porozmawiać o tym, jak poprawić komunikację w zespołach. Sposób, w jaki ta komunikacja się odbywa tradycyjnie, niekoniecznie jest najbardziej optymalny. Pretekstem do tej rozmowy jest to, że twoja firma, czyli Nozbe wypuściła najnowszą, czwartą wersję aplikacji. Nozbe 4. Dlaczego widzę związek między tym faktem a książką? Dlatego, że książka mówi o odwadze do bycia nielubianym. Wy w tej czwartej wersji aplikacji poniekąd trochę się odwróciliście od tego, co robiliście do tej pory. Możecie mieć przez to paru ludzi, którzy stwierdzą „Co to ma być?!” Nozbe, która była aplikacją do zarządzania zadaniami, z mojego punktu widzenia, staje się aplikacją do komunikacji w zespołach. To dość mocne przeniesienie środka ciężkości. Nie chciałbym, aby to była rozmowa o Nozbe. To się będzie w trakcie przewijało, ponieważ to twoja firma. Trudno, aby od niej uciec. Chciałem cię na początek zapytać w kontekście tej komunikacji w zespołach – skąd taki ruch? Znudziło wam się robienie aplikacji do zarządzania zadaniami? Stwierdziliście, że bardziej was kręci tworzenie aplikacji do komunikacji w zespołach?

Ten rok będzie stresujący. Chyba najbardziej stresujący w całej mojej karierze zawodowej. O tej książce opowiadałem ci i nie brałem pod uwagę, że znajdziesz takie połączenie. Faktycznie, chyba coś w tym jest. My trochę piwotujemy w świecie start-upów. Chociaż nie do końca. Od kilku lat zauważamy, że nasza aplikacja służy do zarządzania zadaniami dla osób prywatnych, które mogą sobie ogarnąć pewne rzeczy. Wiele firm korzysta z niej do wewnętrznej komunikacji właśnie przez zadania. Sami tak robimy. Mamy dwadzieścia parę osób. Przez 12 lat urośliśmy od jednej osoby, czyli mnie, do dwudziestu paru osób. Faktycznie jest tak, że komunikujemy się przez zadania i komentarze do nich. Dzięki temu załatwiamy rzeczy. Kiedyś myślałem i byłem przekonany, że jak wprowadzę Nozbe i ludzie zaczną z tego korzystać, to jak się nauczą go jako konsumenci, to potem wniosą to do firm. Ten porządek, który sami ogarnęli, tak im się spodoba, że wniosą do miejsca, gdzie pracują. Od kilka lat ciśniemy w kierunku zespołów. Zauważyliśmy, że jest dokładnie odwrotnie.

Jeżeli zespół przyjmie Nozbe i nakłoni swoich współpracowników, aby też zaczęli z niego korzystać, to potem oni zaczynają z tego korzystać prywatnie. Idzie w drugą stronę. Nie z prywatnego domu, do firmy, tylko od firmy w dół. Zauważyliśmy, że nas bardziej kręci nie uczenie ludzi prywatnego ogarniania zadania, ale firmowego. Jak widzimy bajzel w innych firmach, chaos komunikacyjny, brak informacji – wszystkie rzeczy na raz – a my wiemy, że się da, można i mamy taką aplikację. Stwierdziliśmy, że w tym kierunku chcemy pójść. Po tylu latach pracy dwa lata temu pomyśleliśmy, co by było, gdybyśmy zaczęli Nozbe od nowa? Gdybyśmy wiedząc to, co wiemy i mając tyle doświadczenia, napisali Nozbe od nowa? Za pomocą technologii, która jest teraz. Nie tej, która była 10 lat temu, kiedy byłem najlepszym programistą na świecie [śmiech] Teraz mamy nowsze technologie, nowsze systemy. Mamy wszędzie telefony komórkowe, wszystko jest mobilne. Świat jest zupełnie inni niż 10 lat temu. Jak pamiętasz, Nozbe powstał jako narzędzie do zarządzania czasem na komputerze przez przeglądarkę. To jego geneza. Musieliśmy przemorfować do aplikacji, na której są wszystkie platformy. Co by było, gdybyśmy zrobili Nozbe całkiem od nowa? Zmieniając pewne rzeczy? Patrząc co w Nozbe działa, ale co moglibyśmy ulepszyć, gdybyśmy to zrobili do zespołów.

To, że widzimy ten bajzel w małych i średnich zespołach, to, że widzimy, że z tego korzystają, jak złapią temat, to im się podoba, to, że my sami tak pracujemy. To wszystko sprawiło, że stwierdziliśmy, że chcemy iść w tę stronę. Nadal w Nozbe 4 będzie możliwość założenia konta prywatnego i dla jednej osoby. Najmniejszy pakiet będzie dla zespołów do 5 osób. To będzie nasz najmniejszy temat, bo tam widzę największą możliwość poprawy.

Największą możliwość poprawy widzę w najmniejszych zespołach

Mikro, małych, średnich firm, słuchaczy twojego podcastu jest mnóstwo. Te małe i średnie firmy potrzebują dobrych, skutecznych narzędzi, aby osiągać wielkie rzeczy ze swoim zespołem. Sami o tym wiemy. Moim celem nie jest zwiększanie zespołu, do nie wiadomo ilu osób. Wolę mieć mniejszy zespół, który robi niesamowite rzeczy. Ta zmiana z tego wynika. I masz racje, że to będzie ciężkie. Mamy ten okres przejściowy, ale myślę, że to dobry kierunek. Teraz jesteśmy dużo bardziej połączeni niż kiedykolwiek. Ty sam pracujesz z wieloma osobami. Michał Szafrański, nasz Solopreneur of the year, pracuje z wieloma osobami. Nikt już nie pracuje sam. Zawsze to mówimy: „Jeśli chcesz osiągnąć coś lepszego, to samemu tego nie osiągniesz. Potrzebujesz kogoś jeszcze do współpracy”. Myślę, że takie narzędzie do współpracy może pomóc. Ono powinno uporządkować kwestie komunikacyjne, o których dzisiaj będziemy rozmawiali.

Po tym, co powiedziałeś, nasuwa mi się pewne pytanie. Co, my jako przedsiębiorcy, robimy źle w naszych zespołach? W których momentach nasza komunikacja jest daleka od optymalnej?

Nie przemyśleliśmy kanału komunikacji. Mamy kilka osób i nie mówimy: „To wysyłamy w ten sposób”. Pozwalamy chaosowi wtargnąć. Raz wysyłamy Messengerem, raz mailem, raz WhatsUppem, raz wrzucę na Slacka. Uważam, że od tego trzeba zacząć.

Pierwsza rzecz – chaos.

Druga rzecz. Mamy 2019 rok. Mamy niesamowite narzędzia. Mój iPad jest mocniejszy niż większość Macbooków PRO. Mamy super narzędzia, super aplikacje, a korzystamy z maila. Nie patrzymy, co jest najlepszym narzędziem do tego, co robię. Co więcej, te narzędzia umożliwiają świetną współpracę online.

Wprowadzamy chaos, nie precyzujemy, jak będziemy się komunikować, gdzie będziemy przesyłać dokumenty. Nie sprawdzamy jakie narzędzia są dostępne i co możemy zrobić w tym czasie. Polegamy na starym, dobrym, bo tak zawsze było.

Rozumiem, że jesteśmy zajęci i mamy mało czasu, żeby eksplorować możliwości. Wystarczy popytać, kto jakich narzędzi używa i od razu polepszy nam się sytuacja w pracy. Nie doceniamy technologii.

Czasem jesteśmy zbyt zajęci, aby eksplorować, co nowego możemy wprowadzić i obstajemy przy starym, dobrym, bo zawsze tak było

Chaos. Używamy różnych narzędzi i nie mamy uporządkowanej komunikacji w firmie.

Chyba nie ma jednego narzędzia, które ułatwiłoby nam cały temat komunikacji w firmie. Używamy różnych narzędzi, bo komunikujemy się ze współpracownikami. Nie zawsze jest to zespół, który formalnie jest jedną firmą. Mamy podwykonawców. Mamy klientów. Mamy ludzi, z którymi kontaktujemy się jednorazowo. Korzystamy z różnych sposobów komunikacji, bo oni się komunikują w różny sposób. Da się to w ogóle naprawić?

Wysyłasz mi pytania do podcastu. Wysyłasz je mailowo. Możesz, OMG, wysłać załączony plik Word, jeśli żyjesz w epoce kamienia łupanego. Możesz też na przykład wysłać mi link do dokumentu Google Docs i powiedzieć, aby skomentował lub dopisał pytania. W tym momencie pierwsza komunikacja idzie przez maila, ale potem reszta naszej współpracy odbywa się na Google Docs. Dzięki temu, że tam są komentarze, to możemy dopisać, co nas interesuje. Jest historia – możemy zobaczyć, kto co zmienił. Używamy nowszego narzędzia, które powoduje, że tam doprecyzujemy ten temat. Zaczęliśmy od maila, ale praca z nami przeszła do innego narzędzia.

Jesteś przedsiębiorcą, który ma dużo umów z podwykonawcami. Musisz je dopiąć. Lepiej, abyś używał linków do Google Docs albo do narzędzia, w którym można kolaborować online, niż żebyś wysyłał wszystkim pliki Worda.

Generalnie jest bajzel i chaos.

Na początku można by było ustalić: „My z klientami robimy tak, że wysyłamy najpierw tutaj, potem pracujemy tu, a tu dopieszczamy szczegóły”. Dzięki temu wszyscy widzimy, co się dzieje. Zmienia się podejście na nowoczesne.

Takim synonimem nowoczesnego podejścia parę lat temu do komunikacji w firmie był Slack. Pamiętam, kiedy się pojawił, to wszyscy się nim zachwycali, jakie to świetne narzędzie. Z mojego punktu widzenia Slack ma dwa poważne minusy. Pierwszy minus – w Slacku każdy może każdemu w każdym momencie zawracać głowę. Wewnątrz firmy, kiedy mamy zamknięte grono użytkowników. Przeszkadzamy sobie, wybijamy się z rytmu. Powiadomienia się pojawiają.

Drugi minus – jeżeli ktoś chce opisać problem lub zadać skomplikowane pytanie, to każde zdanie zapisuje w osobnej wiadomości. Jeśli jestem odbiorcą takiej wiadomości, to sygnał jej odbioru ciągle mnie rozprasza. Co wiersz, to nowe powiadomienie. Nie wiem, czy ta osoba skończyła już zadawać pytanie. Nie wiem, czy już mogę odpisać. Siedzę przez trzy minuty, telefon brzęczy, a ja nie mogę się skupić. Mam świadomość, że ktoś do mnie pisze, ale nie wiem, kiedy skończy.

W jaki sposób używać Slacka lepiej? Wierzę, że się da. Może ja nie umiem nad nim zapanować. Z tego, co wiem, wy też używacie Slacka w firmie. Jak wykorzystać tego rodzaju narzędzie do komunikacji wewnątrz firmowej, ewentualnie z klientami, aby nie miało tych dwóch zasadniczych wad? Aby nie rozpraszało cię w każdym momencie? Aby wprowadzić kulturę pracy i nie wybijać współpracownika dwudziestoma wiadomościami?

Wyobrażam sobie tę sytuację. Ktoś ci tak pisze, a ty mu odpisujesz: Proszę ENTER Nie ENTER pisz ENTER więcej ENTER.

Dobre, nie wpadłem na to! Dzięki!

Na końcu emoji rolla. Mścisz się na tej osobie brutalnie [śmiech].

Można też po literce.

Po literce [śmiech] Prawdą jest, że Slacka trzeba się nauczyć używać. Trzeba wytworzyć kulturę w Slacku. My potrzebujemy go, bo jesteśmy firmą w pełni zdalną. U nas nie ma biura. To jest moje biuro domowe. Tu oprócz mnie nie ma nikogo. My potrzebujemy Slacka jako szybki sposób kontaktu. Musieliśmy się też go nauczyć. W Slacku są kanały i oprócz tego masz wiadomości bezpośrednie. Bardzo cenię sobie w Slacku to, że dzięki temu, że każdy w firmie go ma, to mam szansę do każdego napisać. Niezależnie od tego, czy ma Androida, iPhone czy cokolwiek innego. Nie ma tego problemu. Wszystko jest w jednym miejscu, więc to jest też dobre dla mnie.

Nauczyliśmy się, że nie piszemy wiadomośc bezpośredniej, nie używamy co enter nowej linijki. My wtedy przeważnie piszemy, o co nam chodzi wraz z linkiem do tego zasobu, który nas interesuje. Czasem wklejamy link do taska w Nozbe bezpośrednio w wiadomości. Ta osoba może zobaczyć wiadomość, kliknąć na to i zobaczyć zadanie w Nozbe. Używamy Slacka tylko po to, aby zagaić: „Słuchaj, daj mi feedback na ten temat, bo ciągle nie wiem”. albo „Słuchaj, czy widziałeś to zdanie?” Osoba w tym momencie to przegląda. Nie tworzymy dyskusji w Slacku.

To trzeba wypracować w zespole.

Druga rzecz to kanały. One mają coś, co nazywamy pierwszą zasadą dynamiki Slacka. Prędzej czy później, nawet jeśli kanał jest o marketingu, czy o czymś bardzo konkretnym, gadka w tym kanale będzie randomowa.

Przełożę to na język kanalizacji. Kanały się zamulają.

Zamulają się różnymi emoji, różnymi gifami, memami. Wrzucasz temat poważny na kanał, a za chwilę zbłądziliśmy na inny. To jest ważne, aby móc podyskutować, ale później wrócić do systemu albo do zadania w Nozbe, albo do dokumentu, gdzie to dokładnie opiszesz. Mamy do siebie wzajemnie zaufanie w pracy, że sami się dyscyplinujemy.

Robimy to w taki sposób: „Słuchaj, fajnie, że to piszesz, ale zrób to w dokumencie. Wtedy możemy to skomentować”. Ta osoba rzeczywiście robi to w dokumencie, wkleja go i my możemy nad tym się pochylić.

Czasami są takie sytuacje, że ktoś nie przegląda tych kanałów, nie jest na bieżąco i nie powinien. Ja przeglądam kanały na Slacku raz czy dwa razy dziennie. Oprócz tego chciałbym pracować. Mam wyłączone powiadomienia z kanałów. Mam tylko włączone powiadomienia bezpośrednich wiadomości. Mam to szczęście, że dużo osób mnie nie pinguje. Wydaje mi się, że to wynika z kultury pracy. Wyrobiliśmy ją sobie. Niestety na początku, jak wdrażasz Slacka w firmie, to od razu uprzedzam, że będą heheszki. Trochę czasu się zmarnuje. Jednak jak już się go ogarnie to jest szansa, że przyda nam się do czegoś. W Slacku jest możliwość wątków, ale jest ona bezsensowna. Ja z tego w ogóle nie korzystam. Kiedyś Michael Hyatt opisywał, jak on z tego korzysta i jest to mega skomplikowane. Tak naprawdę Slack służy nam jako narzędzie, gdzie piszemy bieżące rzeczy, składamy życzenia urodzinowe. Przede wszystkim służy nam do zagajenia odnośnie konkretnego tematu, który już jest, ale w innym miejscu.

Slack to jest dla nas taki szybszy mail. Zagadamy do siebie wewnętrznie, ale potem praca dzieje się gdzie indziej.

Slack na początku, kiedy wprowadzamy go w firmie, jest pokusą do tego, aby komunikować się w czasie rzeczywistym. Możemy, więc czemu nie? Ty często podkreślasz w różnych miejscach, że podstawą dobrej komunikacji w firmie jest komunikacja asynchroniczna. Osoba, do której się zwracamy, aby niekoniecznie odpowiadała nam natychmiast, ale odpowiedziała wtedy, kiedy dla niej jest to wygodne. Dla wielu osób, zwłaszcza właścicieli firm, to mega nieintuicyjnie – ja jako szef zwracam się z czymś do pracownika, a on mi odpowiada, kiedy chce. Nie wtedy, kiedy ja mu zadaję to pytanie. Jak ty sobie z tym mentalnie poradziłeś?

Chciałem, aby prezes, szef czy manager zastanowił się, po co tę osobę zatrudnił. Zatrudnił ją po to, aby odpowiadała na pytania? Czy żeby zrobiła konkretną pracę? To jest fundamentalne rozgraniczenie. Skoro my mamy pracownika, to jest on do naszej dyspozycji. Największym kosztem każdego pracodawcy są pracownicy. Ostatnio robiliśmy podsumowanie roku i patrzyłem na koszty. Koszty serwerów, a mamy ich bardzo dużo, są minimalne w stosunku do kosztów każdego pracownika. To inna skala działania. Czy zaoszczędzimy miejsce na serwerze, to nie ma znaczenia. Jeśli nie ma jednego pracownika, to mamy dużo więcej pieniędzy. U małych przedsiębiorców każda decyzja o zatrudnieniu to wielka i poważna decyzja. Jak już mamy te osoby, to czemu nie szanujemy ich czasu?

U małych przedsiębiorców każde postanowienie o zatrudnieniu to wielka i poważna decyzja

Przykład z mojego podwórka. Wczoraj mój grafik Hubert przygotował konkretny koncept w Nozbe 4. Wrzucił go. Ja dzisiaj go przeczytałem, przestudiowałem i zobaczyłem. On coś przygotował, dał informację do zespołu, że mamy to przejrzeć. Kiedy ja miałem czas,na spokojnie, po śniadaniu usiadłem i patrzę na ten koncept. Zająłem się nim. Przeczytałem go dwa razy. Skomentowałem w kilku miejscach. Potem pomyślałem, że mimo komentarzy warto go dokładniej przedyskutować. Oczywiście intuicja pracodawcy mówi, aby dzwonić od razu do Huberta. „Hej Hubert, słuchaj, jaka jest sytuacja!” Otóż nie. Piszę na Slacku Hubertowi. Wcześniej wszedłem na Slacka, żeby zobaczyć w kanale, gdzie rozmawia zespół deweloperski, co się dzieje. Tam widziałem, że Hubert napisał, że wyszedł i wróci za pół godziny. Wszedłem na wiadomość do Huberta i piszę: „Hubert, jak już wrócisz i będziesz miał chwilę, to daj mi znać, bo chciałbym na jeden temat odnośnie tego dokumentu porozmawiać z tobą”. Zająłem się dalej swoją pracą. Hubert pół godziny później dał mi znać, że jest. Zaproponował rozmowę w tej chwili, jeśli mi również to pasuje. Mnie pasowało, więc się zdzwoniliśmy. Ustaliliśmy pewne rzeczy, które chciałem z nim przedyskutować. Zajęło nam to 10 minut. Skończyliśmy. Hubert pracuje teraz nad nową wersją tego dokumentu. Po naszej rozmowie, po nagraniu podcastu ja znowu wejdę tam, bo jestem ciekawy nowej wersji dokumentu. Powiedział, że pod koniec dnia będzie. Dzięki temu – ja skończyłem, wracam do swojej pracy, do rozmowy z tobą, on pracuje nad nową wersją dokumentu. Potem znowu ja będę miał czas, aby się tym zająć. Ja szanuje jego czas, on szanuje mój. Kiedy on może, ja z nim porozmawiam. Z drugiej strony przeglądam sprawy, kiedy mi pasuje. Hubert, wrzucając dokument, nie chciał od razu feedbacku, teraz, w tym momencie, w tej sekundzie. Ważna jest zmiana podejścia. Dlaczego ja tak robię? Hubert jest świetnym grafikiem. Chcę, aby miał czas przygotować to dobrze. Płacę mu za to, żeby zrobił dobrą pracę. Chcę, aby zrobił to najlepiej jak umie, a nie, aby był do mojej dyspozycji, kiedy tylko mi się podoba.

Powiedziałeś ciekawą rzecz. W jednym momencie używacie komunikacji asynchronicznej – on ci coś przesyła, ty w dowolnym momencie oglądasz. Był też taki fragment, w którym chciałeś z nim przedyskutować temat bezpośrednio. Jak to rozgraniczać? Kiedy trzeba użyć komunikacji 1:1? Kiedy wysłać zapytanie? Kiedy zostawić komentarz pod danym zadaniem? Jak to ogarniacie?

To jest ten moment tego podcastu, kiedy chciałbym sprzedać ci pewien temat. My wypracowaliśmy sobie piramidę komunikacji. Opowiadałem o tym ostatnio na konferencji Mobiconf w Krakowie. Polega na tym, że komunikujemy się na kilku poziomach. Brzmi korporacyjnie. Nawet w małej firmie powinniśmy wiedzieć, jak się komunikować. Pewne rzeczy powinniśmy ustalić. Jak tego nie ustalimy, to mamy chaos i brak produktywności. Jest źle. Wbrew pozorom ustawienie piramidy komunikacji ma sens. Po to pracujemy z ludźmi, żeby oni pracowali w skupieniu. To najważniejsza część. Oni powinni pracować w skupieniu. Ty powinieneś pracować w skupieniu. Każdy z nas powinien pracować w skupieniu.

To jest szacunek do pracy drugiego człowieka, o którym mówiłeś. Dajemy mu szansę na to, aby zrobił swoją pracę. Nie wcinamy mu się wtedy w to, co robi.

Skoro grafik jest od tego, żeby tworzyć grafikę – niech ją zrobi. Nie będziemy siedzieć na nim, patrzeć i mu się wcinać. Dajmy mu szansę zrobić tę grafikę. Niech zrobi jej kilka wersji, jak bardzo chce. Niech jednak pracuje w skupieniu. To poziom pierwszy.

Hubert wysłał nam dokument WCZORAJ i ja DZISIAJ się nad nim pochyliłem. Kiedy uznałem, że mam czas na to, daje komuś informację zwrotną. Ta osoba czeka na tę informację, a w międzyczasie robi inną rzecz. Informację wpisujemy za pomocą komentarzy w dokumencie lub w inny sposób. Czyli poziom drugi to informacja zwrotna.

Powyżej mamy poziom numer trzy, czyli wymiana wiadomości. Czasami chcemy wymienić wiadomość przez Slacka. Czasami jest to kwestia pisemna, ale kiedy wymieniamy informacje między sobą to jest mniej asynchronicznie. Oczekujemy, że kiedy napiszemy wiadomość, to ktoś odpisze szybciej. Nawet jeśli odpisze szybko, że nie ma czasu się tym zająć. To jest moment wymiany wiadomości.

Poziom numer cztery to poziom, kiedy rozmawiamy. Zagadałem do Huberta, czy ma czas, aby porozmawiać. Hubert napisał, kiedy ma czas. Porozmawialiśmy.

Poziom numer pięć – najwyższy. To poziom spotkań.

Mamy pracę w skupieniu, informację zwrotną pisemną, wymiana wiadomości pisemna, rozmowa 1:1 i spotkania.

Przesuwamy się w górę tej piramidy.

Powinno być tak, w idealnym świecie, że najwięcej czasu poświęcamy na pracę w skupieniu, a najmniej na spotkania. U nas jest to łatwiejsze do zrobienia. Firma jest rozproszona. Jest to łatwiej oddzielić. W wielu firmach przez open space czy open office najłatwiej jest robić spotkania. Na podstawie spotkania doprecyzujemy 1:1. Potem wymienimy się wiadomościami. Najpierw jest spotkanie, które dopiero generuje pracę w skupieniu. Najmniej jest jednak pracy w skupieniu. Jest dokładnie odwrotnie. Kuriozum tego jest takie, że zatrudniasz ekspertów w swojej dziedzinie, którzy spędzają czas na spotkaniach, zamiast na tworzeniu wartości. Ewangelizujemy pomysł piramidy komunikacji, bo chcemy wytłumaczyć, że musimy dać ludziom szansę pracować. Ktoś idzie do pracy na 9 rano, przychodzi o 7, aby od 7 do 9 mógł coś zrobić. Jak przyjdzie na 9, to będzie miał same spotkania do 17. To jest absurd.

Spotkania powinny być na samym końcu.

Kuriozum tego jest takie, że zatrudniasz ekspertów w swojej dziedzinie, którzy spędzają czas na spotkaniach, zamiast na tworzeniu wartości

Widzę pewne zagrożenie w komunikacji asynchronicznej. Pracuję i dostaję informacje zwrotne od różnych osób. One mi wpadają do skrzynki. Może być tak, że zauważę pytanie, czy komentarz, nawet będę chciał odpowiedzieć, ale w danym momencie robię coś innego, więc się tym nie zajmę. To będzie sobie leżało. Później umknie mi czy zapomnę o tym. Takie informacje zostaną bez odpowiedzi. Jak zmobilizować ludzi, żeby takie informacje nie pozostawały bez odpowiedzi? Aby one nie ginęły?

To może się oczywiście zdarzyć. Jak pracujemy razem, to budujemy zaufanie. Zaufanie to nie tylko waluta. Jak wyślę ci coś, to wiem, że po jakimś czasie się tym zajmiesz. Może być tak, że jesteś mega zajęty. W naszym zespole to wypracowaliśmy. Komunikacja jest plusem Slacka. Łatwiej w pisemnej komunikacji wyrobić partnerstwo. Dzięki temu możesz przekazać w takiej formie, że zależy ci na tym. Często jestem w takiej sytuacji, jako szef firmy, że mam mnóstwo tematów. Ktoś mi coś wysłał, ja od kilku dni mu nie odpisuje. To jest złe, przyznaję się. Nie powinienem tego robić. Jestem czymś zajęty. W zespole wiedzą, że jeżeli jest temat, który ich blokuje, to mają do mnie pisać. Piszą: „Michał, słuchaj, pytanie dotyczące tego tematu. Czy mamy tak iść, czy masz uwagi?” To jest jedna wiadomość. Ja wtedy określam czas, kiedy będę mógł zajrzeć do tej sprawy. Ta osoba wie, na czym stoi.

Ustaliliśmy, że jak przygotowujemy plan działania i ja nie odpiszę do konkretnego dnia, to idziesz do przodu. Mam zaufanie do ciebie, żebyś mógł iść do przodu. Jeżeli coś zrobisz nie tak, jak ja bym chciał, to jest to moja wina. Ja nie dałem feedbacku, kiedy miałem na to czas.

Czasami moi pracownicy mnie tak „stawiają pod ścianą”. Jeżeli nie dam im znać, to cisną tak, jak jest napisane. Wtedy mnie to mobilizuje, żeby się tym zająć, albo stwierdzić, że dadzą radę. Ufam, że wiedzą co robią. Najwyżej potem będziemy wyciągali z tego wnioski. Powinniśmy sobie ufać. To taki element rewolucyjny. Jako zespół płyniemy w tym samym kierunku. Nawet jeśli to jest łódź na odległość to i tak jesteśmy na tej samej łodzi. Ważne jest, abyśmy sobie ufali i tworzyli kulturę w zespole. To nie jest wyścig szczurów. Ufamy sobie, wspieramy się, jasno komunikujemy oczekiwania. Czasami ktoś z czymś nie zdąży. To jest jak najbardziej OK. Ważne jest, aby w sytuacji, kiedy ktoś zapomina delikatnie go upomnieć. Jak ta osoba odpisze cokolwiek, to już wiemy, na czym stoimy. Druga osoba za to wie, że jest blokerem i musi zareagować.

Jest kilka sposobów, ale według mnie to jest ważniejsze niż naciskanie na kogoś. Miałem taką sytuację. Pracownicy przygotowali konkretną rzecz do zrobienia. Poprosili mnie o feedback. Widziałem, że mam w tym momencie mało czasu. Zakomunikowałem, że po południu będę miał chwilę. Rzeczywiście usiadłem po południu i wiedząc, że do końca dnia mam jeszcze kilka godzin, mogłem spokojnie nad tym usiąść i to przeczytać. Dałem dobry feedback. Następnego dnia koleżanka podziękowała mi za niego. Odbyło się to bez stresu. Bez natychmiastowej odpowiedzi. W wielu firmach jest właśnie potrzeba natychmiastowej odpowiedzi. Ja potrzebuję czasu. Potrzebuję przeczytać, zastanowić się, czy to w tym kierunku powinniśmy iść.

Według mnie, za dużo stawiamy na ilość szybkiego feedbacku. Nie liczymy się z jakością. Usiądź przy tym na chwilę, nie musi być na dzisiaj. Może być na jutro. Znajdź pół godziny i przeczytaj to. Jak przeczytasz, to dasz mi lepszy feedback, niż teraz na szybko, nie czytając, a jedynie skanując dokument czy informację.

Uczymy cierpliwości. Uczymy zaufania. Dzięki temu robota jest jakościowo lepsza. Ludzie wtedy pracują lepiej, bo wiedzą, że każdy daje z siebie jak najwięcej.

Trafia do mnie argument, że przemyślana odpowiedź jest wyższej jakości. Przy czym jest tu jedna pułapka. Uważam, że komunikacja pisemna, w wielu przypadkach jest bardziej ułomna, niż bezpośrednia. Często jest tak, że kiedy ktoś coś napisze, to druga osoba może to inaczej zinterpretować. Może to nie być jednoznaczne. Czy ty przyjmując ludzi do pracy, sprawdzasz, jak oni się komunikują pisemnie? Jest to ważne dla atmosfery w zespole, aby ta komunikacja przebiegała płynnie.

Oczywiście. Jesteśmy świeżo po rekrutacji na stanowisko marketingowe. Jak ktoś słabo pisał, to podanie było odrzucane. W pracy na odległość umiejętność pisania i klarownego wyrażania myśli jest bardzo ważna. Ważna jest też wrażliwość na drugą osobę, aby nie pisać w suchym tonie. My wolimy suchy ton, bo jest rzeczowy. Czasami jednak jest on za suchy. Odpowiadając na maile osób, które do nas startują do firmy, i pisząc w suchym tonie, to możemy się spotkać z “obrażeniem się”. Taka osoba odpuści rekrutację. Widać wtedy, że ma duże ego. My chcemy konkretnie i dobrze odpisać, dajemy konkretną odpowiedź, ale czasami pisanie bez otoczki typu: „Panie Marku, jest taka sytuacja, że zgadzam się, ale z całym szacunkiem” nie wychodzi nam. Zwłaszcza jak ktoś pisze „z całym szacunkiem” to wiesz, że z szacunkiem nie ma to nic wspólnego. [śmiech] Bardziej patrzymy pod kątem czy piszemy sucho, ale konkretnie. Dostajemy konkretną informację czy ta osoba jest w stanie podołać zadaniu. Jednym z zadań na stanowisko był dokument do napisania. Chcieliśmy wiedzieć, czy ta osoba tym, co napisała, jest w stanie do nas przemówić. Czy potrafi nam zakomunikować, co chce zrobić. Prosimy o to, zanim nastąpi interview. Jeśli nie wrzuciła zdjęcia w CV, to nawet nie widzieliśmy twarzy tej osoby. Mamy czysty tekst. Za pomocą tego napisanego tekstu jesteśmy w stanie stwierdzić, czy ta osoba nam się podoba.

To jest kluczowe. Szczególnie kiedy zatrudnia się do pracy na odległość.

Kluczowa jest umiejętność pisania, szczególnie w pracy na odległość

Problem jest taki z biurami, że dzięki temu, że je mamy, to jesteśmy leniwi i nie zapisujemy rzeczy. To, że kiedy my rozmawialiśmy o czymś, to nie znaczy, że ktoś obok mnie, na przykład Karol, wie to samo. Nie wie o tym, bo tylko my o tym rozmawialiśmy. Nawet jeśli lekko podsłuchał, ale robił swoje, to nie do końca wie, o co chodzi.

Wtedy z Hubertem dopieściłem informację, dogadaliśmy temat, bo wymagał on rozmowy indywidualnej. Po tej rozmowę on zrobił notatki i zapisał je, i przekazał informację: “Rozmawiałem z Michałem. Pracuje nad tym. Będzie nowa wersja dokumentu”. W tym momencie jest jasny przekaz. Nie ma sytuacji, że ktoś nie wie, co się stało. Według mnie te same procedury, te same sposoby działania powinny wprowadzić firmy, które mają biuro. Owszem, mają biura, mają łatwiej, ale to nie znaczy, że wszystkie osoby wiedzą wszystko. Tylko dlatego, że mają open space.

Takim ideałem komunikacji, jeśli chodzi o firmę, jest to, że mamy poszczególne wątki, projekty, którymi się zajmujemy. Każda wiadomość jest w odpowiednim miejscu w całej strukturze. Jak taką strukturę stworzyć? Jeżeli będzie bardzo ogólna, to niewiele pomoże. Jak mam trzy kategorie, to prawie tak jakbym miał jedną. Z drugiej strony, jeżeli ona będzie bardzo rozbudowana, to nikt nie wpadnie na to, że komentarz do pewnego zadania, w pewnym wątku, w podprojekcie, powinien umieścić tam, a nie gdzie indziej. Nikomu się nie będzie chciało do tego docierać. Jak stworzyć taką strukturę komunikacji w firmie, aby była maksymalnie użyteczna?

Znowu wracamy do mojej książki – odwaga do bycia nielubianym. Miałem na tyle odwagi, że jestem na tyle nielubiany przez wielu klientów i użytkowników. Później jednak to polubili. Jeśli chodzi o Nozbe, ludzie chcieli dodatkowe funkcje w postaci podprojektów. Pisali do mnie: „Wszyscy to mają! Czemu Nozbe tego nie ma? Czemu nie ma struktury podprojektów?!” Ja wszystkim tłumaczyłem, że cieszę się, że konkurencja to ma. Zapraszam do konkurencji. Nozbe nie ma. Nozbe ma płaską liczbę projektów. Wolę mieć projekty, które powinny być pod sobą, ale są równoległe. Łatwiej mi wtedy znaleźć informacje niż podczas sytuacji, kiedy mam projekt i mnóstwo podprojektów. Taka struktura jest śliczna. Ona wygląda pięknie. Jeśli sobie ją ułożymy, to jest czad. Jak potem jednak masz z tego korzystać, to robi się z tego chaos. Skąd masz wpaść na to, że jest to w projekcie Mała Wielka Firma, w Podcasty, w Przyszłość, w Odcinki, w 262, w Michał, w Pliki Video. [śmiech] Rozumiesz, o co chodzi?

Tak.

W Nozbe mamy projekty i można je grupować przez etykietki. Jest to dostępne w Nozbe 3. W Nozbe 4 zrobiliśmy projekty. W nim są listy zadań. W Nozbe 4 dodaliśmy sekcje zadań. Ciągle widzisz wszystkie zadania z projektu na jednym widoku, ale masz podzielone je na sekcje. Patrzysz, które są do przygotowania, które przygotowane. Dla mnie kluczem jest płaska struktura. To nie chodzi tylko o projekty w Nozbe. Chodzi o struktury dokumentów w Dropbox Paper, gdzie trzymam naszą dokumentację. Pamiętam, jak zaczynaliśmy z dokumentacją w Dropbox Paper. Kolega z marketingu zrobił katalog MARKETING, potem zaczął tworzyć SM, SEO i tworzył strukturę. Powiedziałem, że nie zgadzam się na takie działanie. W kategorii MARKETING mamy dokumenty wszystkie od razu, nad którymi obecnie pracujemy. Mamy też folder PRZYKLEPANE. Tam przerzucamy dokumenty, kiedy są one już przyklepane. Cała nasza struktura. Oczywiście był opór, ale potem wszyscy zobaczyli, że jest to super. Wchodzisz do MARKETING i widzisz wszystkie dokumenty, nad którymi obecnie pracujemy. Do widzenia. Nie chodzi o mnóstwo podfolderów i zastanawianie się, gdzie ktoś wrzucił dokument czy komentarz.

Tak samo jest w firmach. Tworzą one chętnie struktury. Jest manager, manager managera, manager managera managera. Robi się bajzel. Potem jest wielka restrukturyzacja, bo kasujemy trzy poziomy managementu w firmie.

Na szczęście mamy małe firmy, więc nie powinno to mieć miejsca. My jako ludzie, chętnie tworzymy struktury, bo ładnie wyglądają. To nie działa w praktyce. Im bardziej płaska struktura, im szybszy dostęp do dokumentów, tym lepiej. Jak potrzebuje do rekrutacji informacje, to wpisuję tylko REK i mam wszystkie dokumenty odnośnie rekrutacji w jednym miejscu. Od razu. Wchodzę do dokumentu, który potrzebuję i cześć. My jako ludzie lubimy tworzyć struktury. Ja mówię stanowcze nie. My tworzymy płaskie struktury. Dzięki temu łatwo dochodzimy do dokumentów. Łatwo dochodzimy do plików czy czegokolwiek, nad czym pracujemy.

Wyszukiwarki są super. Wyszukiwanie czegokolwiek jest proste. U ciebie jest fajnie. Jak potrzebuje podcastu odnośnie konkretnego tematu, wchodzę na malawielkafirma.pl mam wyszukiwarkę po odcinkach, mogę wpisać, co chcę i od razu mam podcast. To działa błyskawicznie. Po co miałbyś tworzyć teraz kategorie: podcasty od 1 do 10, podcasty od 11 do 20. Bez sensu.

Kiedyś próbowałem taką strukturę. Dla nikogo nie było to czytelne. Tematy się przenikają. Czy dany odcinek jest bardziej o zarządzaniu, czy bardziej o sprzedaży, czy organizacji w firmie, czy bardziej o marketingu? Trochę o tym, trochę o tym.

Ciężko byłoby się połapać.

Na początku powiedziałeś, że jednym z takich błędów, które popełniamy, jeśli chodzi o komunikację w firmach, to przywiązanie do starych narzędzi. Nauczyliśmy się korzystać z maila, to korzystamy z niego od lat. Trudno podejrzewać, że to się zmieni. Z punktu widzenia przedsiębiorcy, który chciałby wprowadzić w swojej firmie jakieś nowe, lepsze rozwiązanie – kluczową sprawą jest pokonanie wewnętrznego oporu. Przekonanie ludzi do tego, że warto z tych nowych narzędzi korzystać. Masz sposoby na to, aby ten opór zmniejszyć?

Dlaczego maila nie powinniśmy używać? Mail jest świetny. Mail działa wszędzie. Każdy ma maila, nawet kilka adresów. Ekstra. Po co to zmieniać? If it isn’t broken, don’t fix it. [śmiech] Od czego zaczynam? Bardzo ten temat ewangelizuję i próbuję przekonywać do niego. Między innymi dlatego, że ludzie korzystają z Nozbe. To jest też w moim interesie. Widzę jednak coś więcej. Pierwsza rzecz – oddzielmy komunikację ze światem zewnętrznym od komunikacji ze światem wewnętrznym. Dlaczego dopuszczamy do sytuacji, że mail, w którym jest bardzo ważne zadanie od ciebie, jest pomiędzy mailami od mojej mamy, od Apple, do Fiskusa i od oszołoma, który coś od ciebie chce. Dlaczego to wszystko jest w jednym miejscu? Tak nie powinno być. Pomyśl, w jakim jesteś nastawieniu, jak ileś razy musisz zeskanować nagłówki maili, żeby znaleźć te ważne dla ciebie. Potem je przefiltrować. Nawet jeśli zrobisz skomplikowane filtry, to wyląduje to w jednym worze. Problem jest taki, że najpierw musisz odfiltrować, przeczytać nagłówki kilka razy. Już zrobiłeś źle. Zajmiesz się też innymi mailami. W tym momencie odwracasz swoją uwagę. To powoduje, że jak oddzielisz tę komunikację na Slacka czy Nozbe, czy Google Docs, twoi pracownicy będą zajmowali się pracą w tym miejscu. Nawet jeżeli masz firmę, która obsługuje zamówienia przez maila, to fajnie zrobić tak, aby odpowiednio to filtrować. Później zrobić coś, aby zamówienia nie szły przez maila. Wszyscy inni mogą do ciebie maila napisać. To powoduje, że twoi pracownicy zajmują się mailami zamiast zadaniami, którymi powinni.

Dla mnie to pierwszy argument, aby oddzielić komunikację zewnętrzną od wewnętrznej. Zwłaszcza kiedy nie ma już wymówki, że nie ma dostępnych narzędzi online. Wiadomo, mail jest dostępny mobilnie, w każdym iPhonie, Androidzie. Narzędzia takie jak Nozbe, Evernote, Google Docs, Dropbox Paper, Github dostępne są przez mobilne aplikacje. Masz dostęp do tych danych. To nie jest tak, że jak w mailu nie będzie, to nie masz dostępu.

Drugi argument to kwestia bezpieczeństwa. Ciągle mnie to bawi, jak kancelarie prawne uważają, że dbają o bezpieczeństwo. Muszą mieć własne serwery, tylko u nich. I wysyłają te umowy Top Secret mailem.

„Naprawdę mailem wysyłasz takie dokumenty? Każdy może przechwycić po drodze tę super tajną umowę!”

Jak wrzucisz tę samą umowę do zadania w Nozbe, czy Google Drive, czy Dropbox – to połączenie jest szyfrowane. Ten dokument ląduje w miejscu, gdzie jest bezpieczny. Owszem, można się tam włamać. Mogą wystąpić tego typu schematy. Przejąć jednak twojego maila można dużo łatwiej niż włamać się. Łatwiej przejąć twojego maila na darmowym Wi-Fi i ściągnąć go. Obok siedzi koleś, który monitoruje wszystkie pakiety na tym Wi-Fi. Otwiera sobie tego maila, patrzy na super tajną umowę.

Bezpieczeństwo danych. Jeśli dbasz o bezpieczeństwo klientów, to dbaj o nie, a nie udajesz, że to robisz. Dla mnie argument produktywnościowy – oddzielić te dwie rzeczy i drugi argument – bezpieczeństwa. Od tego bym zaczął, aby przekonać przedsiębiorcę na znalezienie innego sposobu komunikacji wewnętrznej. To od razu zmienia sposób pracy.

Trzeci argument jest taki, że aplikacje mobilne są ogólnodostępne, więc do tych danych masz ciągle dostęp.

Mam jeszcze jeden argument. Wiele razy była sytuacja, że wysyłasz tę super tajną umowę mailem i kopiuj do wszystkich ludzi. Potem dostajesz kilka zwrotek, z kilkoma zmianami umowy. Która jest najnowsza? Wystarczyło użyć dokumentu, nad którym wszyscy pracujemy. Widać wtedy wszystkie zmiany i wszystkie komentarze.

Mamy od tego narzędzia, które są darmowe lub tanie. Dlaczego więc nie korzystamy z tego, tylko wysyłamy dokumenty mailowo? Jest to bezsensowna hipokryzja. Nigdy nie wiesz, który dokument był ostatni, który najważniejszy, gdzie jest ostatnia wersja. To jest kosmos.

Ostatnia rzecz to kopiowanie wiadomości do wszystkich. Aby na pewno wszyscy dostali. Załóżmy, że ty jesteś tym szefem i dostajesz mnóstwo maili, które w ogóle cię nie dotyczą. Mimowolnie je przeglądasz. I znowu – marnujesz swój czas, przeglądając jakieś maile, które nie są w twojej sprawie. W momencie, kiedy te rzeczy są w jednym miejscu komunikacji, nie rozwalone w firmie, to jeśli cię ta umowa interesuje, to wiesz, gdzie ona jest. Możesz się nią zająć, przejrzeć i dać informację zwrotną.

Zajmujesz się pracą, a nie przeglądaniem wiadomości, które są bez sensu.

To wszystko brzmi tak mega logicznie i prosto. [śmiech] Tylko fajnie, gdyby to było takie proste w realizacji. Najwięcej jest w naszych głowach. Narzędzia są niedrogie lub bezpłatne. Największa jest bariera mentalna i przełamanie się do spróbowania czegoś innego. Wiadomo, na początku zajmie to trochę więcej czasu, bo muszę się go nauczyć. To jak ze skrótami klawiszowymi w aplikacjach – trzeba poświęcić trochę czasu i energii, aby znaleźć taki skrót i się go nauczyć. Potem kilka razy go przećwiczyć. Następnie nigdy nie otwierasz menu, szukając kolejnej opcji, błądząc myszką. Naciskasz tylko skrót i się dzieje!

Problem jest taki, że my jako ludzie najbardziej walczymy ze sobą. To o czym dziś opowiadałem, to nie znaczy, że my w mojej firmie, w Nozbe nie robimy błędów. Nie! Ciągle musimy się pilnować, żeby nie zboczyć z kursu. Ludzie tak funkcjonują, że wolą najprostsze rozwiązania, to co najłatwiej zrobić. Jedną z rzeczy, którą mają ludzie w biurach, chociaż my też zauważyliśmy to u siebie, to spotkania powinny być na samym końcu. To jest ważne narzędzie ale powinno być opcjonalne. Powinno być użyte tylko wtedy, kiedy rzeczywiście jest potrzebne.

Pamiętam, jak konsultowałem dla jednej firmy telekomunikacyjnej, którzy zastanawiali się nad tym, czy nie wdrożyć Nozbe. Chcieli, abym przyjechał. Przyjechałem. Rozmawiałem z nimi i mówią, że mają coś takiego w Outlooku, że mogą z każdym zrobić spotkanie. Otwierają kalendarz i robią spotkanie, do którego cię zapraszają. W tym momencie nie masz możliwości powiedzieć NIE, tylko zostałeś dołączony do spotkania. Wchodzisz do pracy i patrzysz kto cię, na jakie spotkanie wkręcił bez twojej wiedzy czy konsultacji. Same spotkania, później dopiero praca.

My uważamy, że spotkania są opcjonalne. Mamy spotkanie design fight – służy temu, abyśmy kłócili się odnośnie designu czy wyglądu aplikacji Nozbe. Na tym spotkaniu zawsze jest te same 6 osób. Jak ktoś nie może, to po prostu nie może. Ono jest zawsze punktualnie o 12 we wtorek. Jeśli przed spotkaniem nie ma dokumentacji, o czym będziemy rozmawiać, nie ma agendy, nie ma informacji, co będzie się działo na nim, to jest automatycznie odwoływane. Po co miałoby się odbyć? Po to, aby usiąść i pogadać? Fajnie. Lubię te osoby. Jednak po co? Skoro nie ma o czym gadać? Mamy tę dyscyplinę, że wcześniej jest dokument, z którym każdy się zapozna. Na tym spotkaniu poruszamy tematy, jak ma działać aplikacja. Często są bardzo polaryzujące opinie. Często też było tak, że broniłem jednej opinii, jak niepodległości, a na koniec spotkania przekabacili mnie na drugą opinię. Wynikało to z tego, że musieliśmy to obgadać. Nie mogliśmy tego zrobić, jeśli wcześniej nie było informacji, o czym będziemy rozmawiać. Ktoś nie opracował tego dokument, nie miał czasu. To jest nasza dyscyplina, której sami się uczymy. Pytamy się zawsze na Slacku: „Jest dzisiaj spotkanie czy nie ma tematu?” Jak nie ma spotkania to ok. Pilnujemy tego. Chciałbym, żeby w większości firm tak było. Nie, że robimy spotkanie, bo możemy.

Nie praktykujemy wołania: „Chodźcie, musimy coś obgadać”. A wy nawet nie wiecie co to, o co chodzi. Jak dobre będzie to spotkanie? Bezsensowne.

Wiem, że przygotowałeś prezent dla słuchaczy tego odcinka. Wiem, że będzie to wideo. Czego będzie się można z niego dowiedzieć?

Chciałbym wam sprzedać koncept piramidy komunikacji. To jest mój główny powód sprzedaży tutaj. Fajnie, gdyby każdy się nad tym pochylił i zastanowił czy takiego sposobu komunikacji nie wdrożyć w zespole. Zawiera on 5 czynników. Ja na konferencji Mobiconf opowiedziałem o tym koncepcie w kontekście aplikacji, których używamy. Czyli jakich ja używam aplikacji na każdym z tych poziomów. Czego używamy do pracy w skupieniu, czego do informacji zwrotnej, do wymiany wiadomości, do rozmów i do spotkań. Ja pracuję tylko na iPadzie, więc pokazałem na przykładzie aplikacji mobilnych, których używam na nim. Chcę udowodnić, że można robić fajne rzeczy za pomocą aplikacji mobilnych. Nie trzeba mieć nie wiadomo jakich licencji. O tym opowiedziałem na Mobiconf. Tam sprzedałem pomysł piramidy komunikacji. W ramach tej piramidy, jakich aplikacji używamy. Było to po angielsku i jest ona dostępna w internecie. Dla naszych słuchaczy i dla ciebie przygotowałem tę samą prezentację po polsku, gdzie slajdy będą po polsku i będę mówił po polsku. Zapraszam, aby posłuchać. Jest ona ekskluzywna, tylko do tego odcinka podcastu. Ci, którzy słuchają, aby mogli zobaczyć tę prezentację. Robię ją z mojego biura domowego. Możecie dowiedzieć się, jak pracujemy, jak ta piramida rzeczywiście w praktyce się sprawdza, jakich aplikacji używamy. Jak to można pociągnąć, aby nie było chaosu w zespole. Jest to bardziej uporządkowane.

Oczywiście poza wideo będą tam linki do aplikacji. Wszystkich zainteresowanych zapraszamy. Bardzo ci dziękuję za rozmowę i za prezent oczywiście.

Dzięki bardzo! Do zobaczenia!