10 problemów rozwijających się firm, czyli dlaczego skalowanie biznesu jest takie trudne

20 sierpnia 2018

Na początek cytat z maila od Konrada – słuchacza Małej Wielkiej Firmy. Konrad zajmuje się robieniem stron internetowych i pisze tak:

Wszyscy mam wrażanie bardzo mocno koncentrujmy się na sprzedaży – jak pozyskać klienta, gdzie go szukać, jak przekonać. Wydaje mi się, że po pewnym czasie prowadzenia firmy, kiedy przejdziemy tę magiczną barierę 2-3 lat, zdobywanie klientów nie jest żadnym problemem. Wręcz przeciwnie – możemy mieć ich zbyt wielu i też się przez to wywalić.

Jako rozwinięcie tego tematu, Konrad polecił mi książkę Growing Pains. Mówi ona o tym, jak czerpać dobre wzorce z korporacji, jeżeli chodzi o organizację firmy oraz powtarzalne, skalowalne, sprawdzone procesy. Przeczytałem ją i pomyślałem, że wrażeniami z tej lektury warto podzielić się również z tobą.

Prezent dla Ciebie

Podaj adres e-mail, a wyślę Ci PDF 10 problemów rosnących firm (wraz z pomysłami, jak je rozwiązywać).

W tym odcinku

  • Dlaczego rozwijanie firmy jest trudne?
  • Jakie są różnice między małą firmą a złożoną organizacją?
  • Czym różni się budżetowanie w małej firmie i w korporacji?
  • Jakie problemy pojawiają się w trakcie rozwoju firmy i jak je rozwiązać?
  • Jak rozwinąć małą działalność gospodarczą w profesjonalne przedsiębiorstwo?

Przydatne linki

Polecana książka

Eric Flamholtz
Growing pains – sztuka skalowania przedsiębiorstw

 Kup tę książkę

 Więcej książek

Podcast do czytania – transkrypcja odcinka

Skalowanie firmy

Dlaczego rozwijanie firmy jest trudne? Przede wszystkim dlatego, że przedsiębiorca to człowiek, który ma pomysł na biznes, ale nie jest najczęściej fanem całej tej biurokracji, która wiąże się z prowadzeniem rozbudowanej organizacji. Przedsiębiorca to jest człowiek, który bardzo lubi działać, ale kiedy przychodzi do tworzenia i spisywania planów, projektowania budżetu, czy zebrań albo rozliczania czasu pracy, to zdecydowanie ma tego wszystkiego dość i nie jest to ten sposób spędzania czasu, który kręci go najbardziej. Problem polega na tym, że kiedy organizacja się rozwija, to nie wystarczy już tylko pomysł i energia jednego człowieka czy nawet kilku osób, które budują tę firmę wspólnie z nim, potrzebne są procedury, potrzebne są pewne procesy, które sprawią, że organizacja, jako rozbudowany zespół ludzi, będzie działała sprawnie. Wyzwanie polega na tym, żeby połączyć z jednej strony tego ducha przedsiębiorczości, a z drugiej strony procedury, które są konieczne do tego, żeby ten organizm działał prawidłowo.

Kiedy organizacja się rozwija, to nie wystarczy już tylko pomysł i energia jednego człowieka czy nawet kilku osób, które budują tę firmę wspólnie z nim, potrzebne są procedury, potrzebne są pewne procesy, które sprawią, że organizacja będzie działała sprawnie.

Fundament: pomysł na biznes

Wyobraźmy sobie, że rozwój organizacji to jest taka piramida i fundamentem tej piramidy jest pomysł na biznes. Załóżmy, że chcę otworzyć zdrowy fast food w centrum Wrocławia i to jest mój pomysł. To jest coś, co jest fundamentem tego mojego biznesu. W górę tej piramidy będą kolejne etapy rozwoju firmy.

1. Znalezienie i zdefiniowanie rynku

Pierwszy etap to znalezienie i zdefiniowanie rynku, na jakim będę działał, czyli odpowiedź na pytanie, kto będzie moim klientem, jaką potrzebę będę zaspokajał i czym będę konkurował z innymi podmiotami, które trafiają do tych samych klientów. Trzymając się przykładu tego zdrowego fast foodu – moimi klientami będą mieszkańcy miasta i turyści, którzy chcieliby zjeść coś zdrowego, smacznego, nie chcieliby na to czekać, ludzie, których spotykamy w centrum miasta, dla których niekoniecznie właściwą propozycją jest na przykład hamburger, chcieliby zjeść coś innego, coś zdrowszego.

Jaką potrzebę zaspokajamy? Tu już pojawia się parę elementów, bo z jednej strony zaspokajamy oczywiście potrzebę głodu, ale z drugiej strony taki zdrowy fast food w centrum miasta może też zaspokajać potrzebę dbania o zdrowie – nie chcę jeść hamburgera, chcę zjeść coś zdrowszego. Może zaspokoić potrzebę odpoczynku – kiedy zwiedzam miasto, to jest fajne miejsce, w którym mogę usiąść i się zrelaksować. Może zaspokajać potrzebę spotkań ze znajomymi, jeżeli stworzę ku temu odpowiednie warunki, żeby ludzie chcieli tam przychodzić wspólnie i spędzać trochę czasu, chociaż akurat w przypadku fast foodu pewnie nie będzie to szczególnie ważna potrzeba, bo fast food polega na tym, żeby ludzie w restauracji czy w barze szybko się wymieniali i robili miejsce dla następnych, więc nie chcemy ich tam zwykle zbyt długo zatrzymywać. Możemy też zaspokajać potrzebę własnej samooceny naszych klientów – jem w takim zdrowym miejscu, więc dbam o siebie i swoje zdrowie, jestem osobą odpowiedzialną i racjonalnie myślącą, która dba o zrównoważony rozwój swojego organizmu. Potrzebny, które zaspokajamy, mogą być naprawdę różnorodne i nie zawsze takie bardzo oczywiste.

Trzeci element znalezienia i zdefiniowania rynku to czym konkurujemy. Zakładam, że będziemy konkurować zdrowym jedzeniem, na które nie trzeba czekać. Załóżmy, że w centrum Wrocławia w tym momencie nie ma miejsca, gdzie mogę zjeść szybko i zdrowo w tym samym czasie, są restauracje, które oferują zdrowe i urozmaicone menu, ale tam trzeba na jedzenie poczekać, a z drugiej strony, jeśli jem coś gotowego, to na pewno nie jest to zdrowe. Zaznaczam, że być może w tym momencie we Wrocławiu sytuacja jest inna, to jest tylko hipotetyczny przykład.

2. Rozwój produktów i usług

Przechodzimy w naszej piramidzie na wyższy poziom. Jest to rozwój moich produktów i usług. Jeżeli już wystartuję, mam swój lokal, wiem, kogo obsługuję i czym konkuruję, to przychodzi moment, w którym stwierdzam, że ten mój bar ze zdrowymi przekąskami działa w porządku, ale chciałbym czegoś więcej? Co to może być? To mogą być dodatkowe sposoby na zaspokojenie potrzeb moich klientów. To może być na przykład rozbudowane menu dopasowane do różnych rodzajów diety, ale to może być też wprowadzenie dostawy do domu i w tym momencie zaspokajam już potrzeby nie tylko osób, które przychodzą do centrum miasta, ale również mogę dowozić moje produkty do domów czy do biur. To może być catering i wtedy jestem w stanie obsługiwać imprezy, to mogą być nowe lokale, które otworzę w innych punktach, więc ten rozwój produktów i usług może iść w różne strony i nie zawsze oznacza tylko i wyłącznie rozszerzania menu, dodawania kolejnych potraw.

3. Pozyskanie zasobów

Natomiast często konsekwencją tego drugiego etapu, czyli rozwoju produktów i usług, jest etap trzeci, czyli potrzeba pozyskania zasobów, dzięki którym będę mógł się rozwijać. Można się rozwijać organicznie, można reinwestować część zysków i część pieniędzy, które zarabiam, przeznaczać na to, żeby firma rosła, ale może się okazać, że moje potrzeby są coraz większe. Mogę potrzebować zainwestować w sprzęt, ludzi, nowy lokal, adaptację takiego lokalu i tak dalej. Wraz z tym jak firma rośnie, pojawiają się też dość szybkie zmiany w zakresie zarządzania zapasami, finansami, ludźmi, bo skala tych potrzeb rośnie. Zupełnie czym innym jest zarządzanie lodówkami w jednej kuchni, a zupełnie czym innym jest zarządzanie zapasami jedzenia w kilku lokalach. Czym innym jest na zarządzanie ludźmi w jednym lokalu, kiedy jestem na miejscu i widzę, co oni robią, zupełnie czym innym jest zarządzanie ludźmi w kilku lokalach, to samo z dostawami. To wszystko wymaga wejścia na wyższy poziom i ogarnięcia w większej skali, więc tutaj potrzeba nam do tego zasobów przeróżnego rodzaju i sprzętowych, i ludzkich, i oprogramowania i tak dalej.

4. Systemy operacyjne

Czwartym etapem rozwoju firmy są rozmaite systemy operacyjne, które ułatwiają nam bieżące prowadzenie biznesu. Jakie to są systemy? Są to na przykład systemy do finansów i księgowości – oczywiście każdy taki lokal ma kasę fiskalną, ale później pojawia się potrzeba spięcia tego jakimś jednym systemem, wystawiania faktur, być może automatycznej wysyłki tych faktur, rozliczeń z kontrahentami i tak dalej. To są systemy do zaopatrzenia, do reklam, do zatrudniania i szkolenia kolejnych ludzi, do dostaw produktów i usług, komunikacji w firmie, transportu i logistyki. Te rodzaje potrzeb można mnożyć, natomiast wszystkie one pojawiają się wtedy, kiedy organizacja rośnie. Kiedy byliśmy jednym małym lokalem i ja jako właściciel ciągle byłem tam na miejscu, to mogłem mieć to wszystko w głowie, kiedy firma rośnie, nie jestem w stanie tego ogarnąć, więc potrzebuję ludzi i rozmaitych systemów, które pomogą mi zapanować nad tym, żeby po prostu nie było tam chaosu.

5. Systemy zarządzania

Piąty etap to są różne systemy zarządzania i są cztery grupy takich systemów. Pierwsza grupa to systemy służące do planowania, druga to struktura organizacyjna, trzecia to program rozwoju kadry managerskiej – skąd będę pozyskiwał managerów, czy będę ich „hodował” i rozwijał u siebie, czy będę ich pozyskiwał z rynku i jak będę ich wdrażał, czwarty rodzaj to są rozmaite systemy kontroli wewnętrznej, żeby nie dopuszczać do rozmaitych wpadek, wykrywać je szybko, eliminować.

6. Kultura organizacyjna

Szósty, ostatni, etap rozwoju firmy to praca nad kulturą organizacyjną. Wszystkie firmy, również te najmniejsze, mają swoją kulturę organizacyjną, ale nie zawsze jest ona uświadomiona, a świadoma praca nad kulturą organizacyjną może przynieść bardzo dobre efekty.

To są takie etapy, które rozciągają się od pierwszych dni działalności firmy do momentu, kiedy ta firma jest już korporacją.

Różnice między działalnością gospodarczą a profesjonalnie zarządzaną organizacją

Jeżeli twoja firma jest mała, to możesz nie przejmować się za bardzo systemami operacyjnymi, systemami zarządzania, czy nawet kulturą organizacyjną, dlatego że w gronie dwóch, trzech czy pięciu osób to nie są to żadne wyzwania. To są normalne międzyludzkie relacje, bardzo proste rozwiązania, które działają, więc nie musisz przejmować się rozmaitymi wyzwaniami, z którymi borykają się korporacje. Natomiast jeżeli chcesz, żeby twoja firma się rozwijała, to warto, żebyś zdawał sobie sprawę z tego, jak różni się mała firma, jak różni się podejście przedsiębiorcy od podejścia bardziej złożonej organizacji.

Jeżeli twoja firma jest mała, to możesz nie przejmować się za bardzo systemami operacyjnymi, systemami zarządzania, czy nawet kulturą organizacyjną, dlatego że w gronie dwóch, trzech czy pięciu osób to nie są to żadne wyzwania.

1. Kwestia zysku

Są różne obszary, gdzie te różnice można zaobserwować. Weźmy pod uwagę zyski – z punktu widzenia przedsiębiorcy, zysk to jest coś, co pojawia się przy okazji sprzedaży. Mali przedsiębiorcy bardzo często nie zwracają uwagi bezpośrednio na zysk, ale raczej na sprzedaż – wychodzą z założenia, że jeżeli sprzedaż rośnie, to zysk też rośnie. Nie zawsze jest to prawda, bo jeżeli się rozwijamy, to odklejają nam się zwykle zyski od sprzedaży. Jeżeli na początku założyliśmy sobie jakiś poziom marży, to z czasem okazuje się, że ta marża się kurczy, bo pojawiają się dodatkowe koszty, których na początku nie było. Natomiast organizacje profesjonalnie zarządzane przyjmują zysk jako rzecz absolutnie priorytetową, od zysku wychodzą, na zysku się skupiają i zysk jest dla nich ważniejszy niż sprzedaż.

2. Planowanie

Drugi kluczowy obszary działalności firmy to jest planowanie. Mali przedsiębiorcy, osoby prowadzące działalność gospodarczą albo nie planują w ogóle, albo jeżeli to robią, to robią to w sposób bardzo niesformalizowany. To znaczy, że jakiekolwiek plany są najczęściej tylko i wyłącznie w głowie właściciela i nawet jeżeli on się czasami podzieli z pracownikami jakimiś elementami tego swojego planu, to ma to formę bardzo nieformalną i pracownicy niekoniecznie wiedzą, czy to jest luźny pomysł, czy to rzeczywiście jakaś strategiczna wytyczna dotycząca przyszłości firmy. W bardziej sformalizowanych organizacjach planowanie również jest sformalizowane i to jest tak naprawdę ciągły proces, który obejmuje plany strategiczne – dokąd zmierzamy oraz plany organizacyjne – jak to wszystko będzie ogarnięte. W przypadku takiej złożonej organizacji wszystkie plany są spisane, można do nich wrócić, można się do nich odnieść, nie tylko można, ale rzeczywiście porównuje się, to co zaplanowaliśmy z tym, co realizujemy.

3. Organizacja

Kolejny kluczowy element działalności firmy to jest organizacja. Mali przedsiębiorcy najczęściej nie mają z tym problemu, bo jeżeli firma to ja albo ja i jeszcze jedna, dwie, trzy osoby, to nie potrzebuję żadnego schematu organizacyjnego. Mało tego świetnie, jeżeli ci wszyscy ludzie są w stanie się wymieniać, bo gdy jedna osoba mi zachoruje, to nie mam nikogo na etacie, kto tę jedną osobę zastąpi, nie trzymam nikogo takiego na wszelki wypadek, to byłoby dosyć absurdalne, tylko rolę nieobecnej osoby przejmuje ktoś z zespołu, więc ważna jest elastyczność – te role często nakładają się na siebie, uzupełniają, są wymienne. Zupełnie inaczej niż w przypadku dużych organizacji. Tam każdy wie, jakie są jego zadania, za co odpowiada, czym się zajmuje, więc nie ma takiej wymienności i to dobrze, bo gdyby ta wymienność była, to panowałby po prostu chaos, więc musi to wyglądać inaczej.

W dużej organizacji każdy wie, jakie są jego zadania, za co odpowiada, czym się zajmuje.

4. Kontrola

Następny element działalności firmy to jest kontrola. Przy małych firmach, kontrola się pojawia w takiej czy innej formie, ale jest wyrywkowa, nie ma żadnej sformalizowanej postaci, po prostu kiedy przedsiębiorca zauważa, że coś jest nie tak, to zwraca na to uwagę. Jeżeli usłyszę o tym, że mój znajomy miał problem w jakimś obszarze działalności firmy, to być może też przyjrzę się temu obszarowi u siebie w firmie, ale nie ma żadnych ludzi, którzy są odpowiedzialni za kontrolę poza samym przedsiębiorca, który robi to od czasu do czasu, bo ma różne inne sprawy na głowie. W przypadku firm profesjonalnie zarządzanych kontrola jest jednym z kluczowych elementów zarządzania, ona jest wbudowana w organizację, więc są od tego ludzie, są od tego procedury i to wszystko dzieje się w sposób sformalizowany, ciągły i uporządkowany. Każdy pracownik wie na przykład, jak często odbywają się oceny okresowe, jak taka ocena przebiega, jakie są nagrody, jakie są kary – wszystkie te elementy są jasne od samego początku. Jest w profesjonalnych organizacjach coś takiego jak program rozwoju kadry managerskiej, możemy wyławiać takie talenty, które nadają się do objęcia stanowisk kierowniczych i je rozwijać, możemy zatrudniać ludzi spoza firmy, ten program jest zaplanowany, uporządkowany. W przypadku małej firmy nie ma czegoś takiego, bo trudno o taki program, jeżeli mamy trzyosobowy zespół – tutaj wszystko opiera się na obserwacji tego, jak ludzie pracują, jeżeli dostrzegamy, że ktoś wybija się swojej pracy i być może zdradza jakieś talenty do organizowania pracy innym, to jest to prawdopodobnie dobry kandydat do tego, żeby objąć w przyszłości stanowisko kierownicze.

5. Budżetowanie

Jest jeszcze kilka takich obszarów działalności firmy, które zdecydowanie różnią się w małych działalnościach gospodarczych i w dużych, bardziej złożonych i profesjonalnie zarządzanych firmach. Takim obszarem jest na pewno budżetowanie. Nie sądzę, żeby w wielu małych firmach były sporządzane formalne budżety i żeby te budżety zakładały też różne warianty: wariant pesymistyczny, średni, optymistyczny – w dużych firmach jest to na porządku dziennym.

6. Innowacje i podejmowanie ryzyka

W kwestii innowacji i podejmowania ryzyka w małych firmach dużo zależy od osobistej skłonności właściciela do podejmowania ryzyka i do jego nastawienia do zmian, w dużych organizacjach mamy to zaplanowane i to ryzyko jest odpowiednio skalkulowane.

7. Przywództwo

Kiedy chodzi o przywództwo, jest dokładnie tak samo – mamy pojedynczego przedsiębiorcę i jego osobowość albo mamy różne style zarządzania, ale to też nie jest tak, że jeden manager rządzi całą firmą, te style rozkładają się na wiele różnych osób, które znajdują się na różnych szczeblach w strukturze organizacyjnej firmy.

8. Kultura organizacyjna

Organizacje bardziej złożone i sprofesjonalizowane mają to czasami spisane, uporządkowane, a w małych firmach jest to rzecz bardzo mocno nieformalna.

Problemy rosnącej firmy i ich przyczyny

Kiedy mała firma się rozwija, napotyka różnego rodzaju problemy i te problemy, jak się okazuje, bardzo często się powtarzają. Jakie to są problemy? Wymienię te problemy i powiem, skąd one się biorą. Ciekawy jestem, czy w swojej firmie też zauważasz niektóre z nich. Jeżeli tak to dobrze, bo to znaczy, że twoja firma się rozwija i być może teraz podpowiem ci, co możesz zrobić, żeby tych problemów się pozbyć.

1. Przeciążenie niektórych działów

Niektóre działy czy niektóre osoby w firmie są przeciążone i narzekają: szkoda, że doba ma tylko 24 godziny, dlatego że ciągle mamy zbyt dużo pracy na głowie. Z czego to wynika? Wynika to z braku planowania albo z nieodpowiedniego planowania. Powodem jest również brak formalnej struktury, co powoduje, że część osób pozwala sobie włożyć na głowę albo bierze sobie na głowę zbyt wiele, a inne osoby mogą być nie w pełni zagospodarowane. Jeżeli nie ma w firmie przejrzystej struktury i nie wiadomo, kto, za co odpowiada, to trudno też rozdzielić pracę na starcie, bo nie wiadomo, co się pojawi w trakcie i nie wiadomo kto, jak dużą część tej puli weźmie na siebie. Może być też tak, że nasi ludzie po prostu nie potrafią organizować sobie pracy, że nikt ich nie nauczył, jak to się robi i to jest ich problem.

W małej firmie niektóre działy czy osoby mogą być przeciążone z uwagi na brak planowania lub nieodpowiednie planowanie. Bez przejrzystej struktury i nie wiadomo, kto, za co odpowiada, to trudno też rozdzielić pracę na starcie.

2. Gaszenie pożarów

Kolejny kłopot, który pojawia się w rosnących firmach, to jest marnowanie czasu na gaszenie pożarów, na reagowanie na bieżącą sytuację i to wynika z jednej strony z braku planowania, a z drugiej strony z braku strategii. Strategia firmy mówi o tym, co jest dla nas ważne, a równocześnie co nie jest dla nas ważne. Kiedy mamy taką strategię, wtedy jesteśmy w stanie stwierdzić, co wpisuje się w naszą strategię i czym należy się zająć, a co jest poza naszym kręgiem zainteresowań i co możemy sobie spokojnie odpuścić. To od razu eliminuje część zadań i zmniejsza obciążenie zadaniami, które są z naszego strategicznego punktu widzenia nieistotne. Może być tak, że kultura organizacyjna naszej firmy, nawet jeżeli jest zupełnie nieuświadomiona, promuje takich strażaków, osoby, które reagują natychmiast na to, co się dzieje, robią wokół tego dużo szumu. Z jednej strony dobrze, że takie osoby są i jeżeli pojawia się pożar, to ma go kto gasić, ale z drugiej strony, jeżeli takie osoby są stawiane za wzór i chwalone, to prosimy się tylko, jako przedsiębiorcy, o to, żeby tych pożarów było więcej, bo im więcej pożarów, tym więcej okazji do wykazania się dla pracowników.

3. Pracownicy nie wiedzą kto, za co odpowiada

Trzeci problem jest taki, że pracownicy nie wiedzą, kto, za co odpowiada. Tutaj powodem jest brak schematu organizacyjnego, brak zakresów obowiązków poszczególnych pracowników. Powodem takich problemów mogą być też słabe relacje pomiędzy pracownikami, może być tak, że jest słaba komunikacja i w związku z tym ludzie nie przekazują sobie informacji na temat tego, kto, na przykład, zajmie się danym tematem i nagle okazuje się, że nad tą samą rzeczą pracują niezależnie dwie osoby albo jest jakaś rzecz, którą nie zajął się nikt, bo nikt nie poczuwał się w obowiązku.

4. Pracownicy nie mają świadomości długoterminowych celów firmy

Kolejny problem to brak świadomości długoterminowych celów firmy u pracowników. Powodem tego jest oczywiście brak strategii. Jeżeli takiej strategii nie mamy i nie komunikujemy tej strategii pracownikom, to skąd oni mają wiedzieć, jakie są długoterminowe cele firmy?

5. Brak dobrych managerów

Następny problem to brak dobrych managerów. Skąd się to bierze? Z jednej strony stąd, że nie szkolimy naszych pracowników, żeby uczyli się zarządzania. Jeżeli mam dobrego pracownika, który świetnie wykonuje swoje zadania i ja w uznaniu zasług czynię go managerem, to co się może stać? Może się okazać, że ten pracownik, który był świetnym wykonawcą danej pracy, będzie się czuł w obowiązku dalej ją jeszcze lepiej wykonywać, bo będzie czuł, że jeżeli wydeleguje to zadanie komuś innemu, to ono nie będzie już tak dobrze zrobione. Więc ważne jest, że jeżeli idziemy drogą awansów wewnętrznych, jeżeli chcemy, żeby nasz świetny pracownik został managerem, to należy go do tej roli przygotować i nauczyć go delegowania i koordynowania pracy innych osób. Brak dobrych managerów może wynikać z tego, że właściciel z jednej strony wyznacza takich managerów, ale z drugiej strony nie daje im wolnej ręki, kontroluje wszystkie ich posunięcia. Bywa tak, że ten właściciel mówi: zatrudniłem managerów, ale to był kompletny niewypał, oni się w ogóle nie sprawdzili. Jeżeli chcesz, żeby managerowie się sprawdzili, to musisz dać im wolną rękę, musisz przekazać im nie tylko zadania, ale też odpowiedzialność za podejmowane decyzje, bo inaczej oni nie będą w stanie nic zrobić – będziesz miał kolejnych pracowników, którym będziesz musiał wszystko tłumaczyć i trzymać za rękę, a nie ludzi, którzy poprowadzą część tej firmy dla ciebie.

Jeżeli idziemy drogą awansów wewnętrznych, jeżeli chcemy, żeby nasz świetny pracownik został managerem, to należy go do tej roli przygotować i nauczyć go delegowania i koordynowania pracy innych osób.

6. Pracownicy czują się zdani tylko na siebie

Kolejnym problemem jest to, że niektórzy pracownicy lub działy czują, że są zdani tylko na siebie, wychodzą z założenia, że jeżeli ja tego porządnie nie zrobię, to nikt tego nie zrobi. Najczęstsze przyczyny takiej sytuacji to brak jasno określonych ról w zespole, brak odpowiedzialności i rozpisanych relacji między poszczególnymi stanowiskami, ale też słabi managerowie, którzy nie potrafią zarządzać zespołem.

7. Spotkania to według pracowników marnowanie czasu

Problem siódmy wiąże się z tym, że ludzie narzekają, że spotkania to tylko marnowanie czasu. Skąd to się bierze? Być może tych spotkań jest za dużo i one rzeczywiście mogą być marnowaniem czasu, mogą być bezproduktywne. Inny powód może być taki, że spotkania są nieprzygotowane, więc ludzie przychodzą i nie za bardzo wiedzą, czego się tam spodziewać, nie wiedzą, po co te spotkanie się odbywają, nie widzą efektów tych spotkań i wtedy opinia jest taka, że spotkania to marnowanie czasu. Może być też tak, że jesteśmy na drugim biegunie i organizujemy te spotkania niezwykle rzadko, wtedy w zespole nie ma poczucia, że te spotkania coś wnoszą, przerwy między nimi są tak długie, że nie widać związku między jednym a drugim spotkaniem, to wszystko wydaje się jakieś takie przypadkowe, chaotyczne, więc i niepotrzebne.

8. Brak planów

Następny problem jest taki, że firma nie ma planów, a jeżeli są, to pozostają tylko na papierze i nikt ich nie realizuje. Jeżeli tak jest, to przyczyną może być brak kontroli wewnętrznej, bo jeżeli sporządziliśmy plan, ale nikt go nie realizuje, to znaczy, że brakuje nam elementu weryfikacji tego, czy rzeczywiście pracownicy, managerowie, firma postępują zgodnie z tym planem. Być może problemem jest też brak przeszkolenia w zakresie wyznaczania celów, realizacji celów i oceny stopnia realizacji tych celów, bo nie wystarczy ludziom powiedzieć: „realizujmy taki plan”, trzeba ich też nauczyć, jak to się robi, nie każdy musi to umieć.

9. Część pracowników czuje się niepewnie

Kolejny problem to fakt, że część pracowników czuje się niepewnie w firmie i jest to konsekwencja wszystkich poprzednich błędów. Jeżeli pracownicy czują, że spotkania niczego nie wnoszą, jeżeli nie mają świadomości, po co ta firma działa, jeżeli widzą, że nie ma sprawnych managerów, czują, że firma jest chaotycznie zarządzana, to czują się w takiej firmie niepewnie i nic w tym dziwnego.

10. Sprzedaż rośnie a zyski spadają

Problem dziesiąty rosnących firm jest taki, że sprzedaż rośnie, ale zyski spadają. To jest efekt takiego podejścia przedsiębiorcy, że jeżeli sprzedaż rośnie, to zysk też musi rosnąć. Przyczyną takiego podejścia jest nie śledzenie sytuacji finansowej – przez sytuację finansową mam na myśli nie tylko przychody, nie tylko kwotę wystawionych faktur, nie tylko stan konta, ale też poziom marży, zyskowność naszego biznesu, tutaj odsyłam do odcinka Adamem Grzesikiem, link do niego znajdziesz w notatkach, mówiliśmy w nim o budżecie firmowym i to rzeczywiście jest jeden z najpopularniejszych odcinków Małej Wielkiej Firmy – polecam, bo tam rozmawiamy właśnie o tych finansowych aspektach prowadzenia działalności. Przyczyną tego, że przychody wzrastają, a zyski spadają, może być też to, że nie mamy limitów wydatków, jeżeli chodzi o sprzedaż i promocję. Może być tak, że pracownicy nauczyli się takiego działania, że jeżeli mamy zdobyć klienta, to wszystkie wydatki są uzasadnione i wtedy jesteśmy na prostej drodze do tego, żebyśmy z tymi wydatkami po prostu przesadzili.

Proces przejścia od małej firmy do profesjonalnego przedsiębiorstwa

Pytanie brzmi: jak przechodzi się od małej firmy, działalności gospodarczej, która opiera się na pomyśle założyciela i być może pracy jego i kilku bliskich osób do sprawnie, profesjonalnie zarządzanego przedsiębiorstwa? Ten proces przejścia składa się z czterech etapów.

1. Ocena stanu obecnego

Pierwszy etap to ocena stanu obecnego. Sprawdzamy w tych wszystkich kluczowych elementach, które wymieniłem wcześniej, co działa, a co nie, jak to wygląda dzisiaj, czy mamy już jakieś stanowiska pracy, czy mamy jakieś opisy tych stanowisk, na ile one odpowiadają rzeczywistości, czy mamy jakieś plany, czy mamy jakiś budżet, czy mamy jakieś systemy komunikacji, czy każdy w firmie wie, jak to wszystko się ze sobą łączy. Więc w pierwszym etapie sprawdzamy, jak to działa dzisiaj.

2. Stworzenie planu rozwoju firmy

Etap drugi to tworzenie planu rozwoju firmy. Można je podzielić na trzy grupy. Pierwsza grupa to jest schemat organizacyjny, czyli odpowiadamy sobie na pytania; kto komu podlega w firmie, kto się czym zajmuje i kto za co jest odpowiedzialny. Druga grupa w ramach planów rozwoju firmy to są plany strategiczne: co robimy, czym nasza firma się zajmuje, a czym się nie zajmuje, dokąd zmierzamy, co chcemy osiągnąć i jak chcemy to zrobić. Trzecia grupa to jest przygotowanie managerów, którzy mają wziąć na siebie ciężar prowadzenia tej firmy, z jednej strony szkolenie obecnych managerów tak, żeby byli coraz lepsi w swojej pracy, a z drugiej strony wyszukiwanie następców osób, które będą mogły objąć funkcje kierownicze w naszej firmie.

3. Wprowadzenie planu w życie

Trzeci etap to jest wprowadzenie tego planu w życie – jest to bardzo ważne – najlepszy plan nic nam nie da, jeżeli pozostanie na papierze.

4. Monitorowanie postępów i korekty

Czwarty, ostatni etap, to jest monitorowanie postępów i ewentualne korekty. Raczej się nie zdarza, żeby taki plan, który sobie założyliśmy, był w 100% trafiony. Prawdopodobnie trzeba będzie coś w nim korygować, więc warto mieć tego świadomość.

Co z założycielem firmy?

Pytanie brzmi: co w takim razie z założycielem firmy? Bo jeżeli założyłem tę firmę i moim głównym atutem był pomysł, moja energia, która napędzała na firmę na początku, to co się ze mną stanie w momencie, kiedy ta firma będzie działała w zupełnie inny sposób, kiedy trzeba będzie przygotowywać te plany, budżety, procedury i tak dalej, co kompletnie może mnie nie kręcić. Możliwości jest kilka.

Pierwsza jest taka, że mogę nie zmieniać niczego, mogę udawać, że problemów nie ma i męczyć się z tymi problemami – raczej nie jest to najlepszy sposób, natomiast są ludzie, którzy w ten sposób działają latami, dużo zależy od tego, na jakim są rynku, jaką mają konkurencję, w jakiej są sytuacji. Można ciągnąć taki biznes, jednak trzeba mieć świadomość tego, że te problemy, które wymieniłem, będą narastać i będą powracać.

Druga droga dla założyciela firmy jest taka, że może nauczyć się bycia managerem, może nauczyć się planowania, budżetowania, kontrolowania i wszystkich innych rzeczy, ale to nie zawsze się udaje. Jest to trudne, ale da się to zrobić. Jeżeli jako właściciel firmy, masz takie ambicje, żeby ją rozwinąć i kierować dużą organizacją, to można się tego nauczyć.

Inne wyjście jest takie, że możesz zrezygnować z zarządzania firmą, wycofać się i znaleźć managerów, którzy będą to robić za ciebie.

Możesz też zostać w firmie na jej czele, możesz zostać prezesem-wizjonerem natomiast ze świadomością, że ty de facto nie zarządzasz ludźmi, nie zarządzasz zespołem, zatrudniasz managera, dyrektora zarządzającego, dyrektora operacyjnego – kogoś, kto zamiast ciebie będzie się zajmował całą sferą operacyjną w firmie, a ty skupisz się właśnie na wizji, wytyczaniu nowych kierunków.

Ostatnie wyjście jest takie, że możesz po prostu sprzedać swoją firmę i przejść na emeryturę albo założyć nową firmę, co też się dość często zdarza. Przedsiębiorcy, którzy są świetni w tym pierwszym etapie działalności firmy, kiedy trzeba właśnie tej energii, czasami tak robią, że rozkręcają firmę, sprzedają ją i zakładają nową.

Zobacz wersję do czytania

Prowadzenie firmy zawsze wiąże się z ryzykiem. Pierwsze ryzyko wynika z tego, że możemy nie znaleźć klientów – możemy założyć firmę i nikt od nas nie kupi. Oczywiście warto to ryzyko minimalizować – jak to zrobić?

Dostałem maila od Hanny z takim pytaniem: „Witam! W niedalekiej przyszłości chciałabym założyć firmę specjalizującą się w produkcji reklam wideo. Na początek ma to być firma jednoosobowa, która również będzie bazować na niezbędnych podwykonawcach – operatorach, montażystach, dźwiękowcach, scenografach. W zamyśle klientami będą małe i średnie firmy, które chcą promować swoją markę właśnie poprzez wideo. Jestem na etapie wymyślania strategii dla tego typu działalności, ale nie mogę sobie pozwolić na brak klientów przez kilka miesięcy. W zasadzie moja przyszła firma powinna od razu na siebie zarabiać. Czy byłaby możliwość opowiedzenia w którymś odcinku o skutecznym poszukiwaniu klientów, jeszcze zanim założy się działalność? Kontakt z agencjami kreatywnymi, które bazują na dużych klientach odpada, gdyż budżet średniej wielkości firm z pewnością nie będzie aż tak wysoki, a portfolio na razie nie jest aż tak rozbudowane, aby można im zaimponować. Dodatkowo interesowałby mnie temat związany z poszukiwaniem niszy w tej branży – według różnego rodzaju prognoz rynek reklam wideo będzie się cały czas rozwijał, dlatego coraz trudniej będzie poszukać na nim swojego miejsca i oryginalności, która dla klientów będzie dodatkowo wartością. Będę wdzięczna za taki podcast. Pozdrawiam serdecznie, Hanna!”.

Droga Hanno – to rozbudowany mail, mam nadzieję, że uda mi się pomóc zarówno tobie jak i innym osobom, które są w podobnej sytuacji, a chciałyby zapewnić sobie zlecenia, zanim zaczną działać.

Firma potrzebuje czasu, żeby zacząć generować przewidywalne dochody

Zacznijmy od tego, że właściwie każda firma potrzebuje czasu do tego, żeby zacząć działać i generować w miarę przewidywalne przychody. Nawet w przypadku dużych firm mogą występować wahania finansowe – mogą to być wahania sezonowe, czy związane z cyklem koniunkturalnym, ale zawsze są, więc rzadko trafiają się takie biznesy, które mają bardzo stabilne przychody. Wahania zawsze się pojawiają, natomiast zwykle największe są na początku działalności. Załóżmy, że startujesz z biznesem i masz pierwszego klienta. Powiedzmy, że w jednym miesiącu wykonasz zlecenie za 10 tysięcy złotych – po opłaceniu wszelkich kosztów zostanie ci z tego trzy tysiące. W drugim miesiącu nie masz żadnego klienta, w trzecim miesiącu wystawisz fakturę na pięć tysięcy, z czego zostanie ci w kieszeni na czysto, po opłaceniu wszelkich możliwych kosztów, tysiąc złotych. Mogłoby się wydawać, że miałaś całkiem przyzwoity obrót, bo przez trzy miesiące wystawiłaś faktury na piętnaście tysięcy – tylko że w kieszeni zostało ci cztery tysiące, czyli 1333 złote i 33 grosze miesięcznie, a nie jest to szczególnie imponująca kwota.

Poduszka finansowa

Dlatego, zwłaszcza na początku działalności, bardzo ważnym elementem jest tak zwana poduszka finansowa, czyli inaczej mówiąc pieniądze, które masz odłożone po to, żeby mieć z czego żyć, zanim twój biznes zacznie normalnie zarabiać. Tutaj odsyłam do odcinka 172 Finanse małej firmy, gdzie rozmawiałem na ten temat z Marcinem Iwuciem. Przechodząc do meritum twojego pytania – da się znaleźć płacących klientów, zanim założysz firmę.

Gdzie szukać klientów, zanim założysz firmę

Sposób pierwszy jest taki, że tworzysz landing page, tworzysz stronę ze swoją ofertą i umożliwiasz klientom złożenie zamówienia. Jeżeli klient wejdzie na taką stronę, zdecyduje się, kliknie, kupuje i zrobi przelew – to w tym momencie tego klienta już masz.

Druga opcja jest taka, że tworzysz ofertę na przykład w formie PDF-a i wysyłasz ją do potencjalnych klientów – tak się często dzieje między firmami, a twoimi klientami mają być firmy, więc tutaj taka forma też może być właściwa. Nie ma znaczenia, że nie masz jeszcze założonej działalności gospodarczej – możesz badać rynek wysyłając ofertę i dopiero w momencie, kiedy zdobędziesz klienta, kiedy jest ktoś zainteresowany skorzystaniem z takiej oferty, to wtedy możesz taką działalność założyć.

Trzecia możliwość, to korzystanie z serwisów, które łączą, kojarzą wykonawców ze zleceniodawcami. Są to serwisy, z których chętnie korzystają freelancerzy, takie jak oferia.pl czy freelancer.pl.

Słusznie bronisz się przed założeniem firmy zbyt wcześnie, zanim zdobędziesz klientów, dlatego że firma to zawsze koszty. To mogą być koszty związane ze składkami ZUS, czy z prowadzeniem księgowości – dobrym pomysłem jest odwlekanie założenia firmy tak długo, jak tylko się da, bo po co te koszty ponosić, jeżeli nie masz jeszcze pewności, czy znajdziesz płacących klientów. Możesz nawet zacząć sprzedawać, nie mając firmy – jest na to kilka sposobów. Jeden sposób polega na tym, że rozliczasz się z klientami za pomocą umów cywilnoprawnych, umów zlecenia, czy umów o dzieło, więc nie musisz prowadzić działalności gospodarczej, żeby taką umowę wystawić.

Zostań podwykonawcą

Drugi sposób polega na tym i sam korzystałem z usług wykonawcy, który w ten sposób działał, że ty wykonujesz pewne zlecenie, ale znajdujesz firmę, dla której jesteś poniekąd podwykonawcą. Załóżmy, że masz znajomego, który prowadzi firmę w podobnej branży, może też takie usługi świadczyć. W momencie, kiedy ty zdobywasz klienta, wykonujesz całe zlecenie – wykonujesz zlecenie, ale formalnie wykonawcą jest twój znajomy, bo to on wystawia fakturę, a ty jesteś dla niego podwykonawcą i możesz się z nim rozliczyć na przykład za pomocą umowy o dzieło. W takim przypadku trzeba pamiętać, żeby do ceny usługi doliczyć kwotę, jaką trzeba dać temu znajomemu, związaną w poniesionymi przez niego kosztami, jak choćby podatkiem.

Trzecia możliwość to serwis, który nazywa się useme.eu. Z założenia jest to taki serwis, który pomaga osobom niemającym działalności gospodarczej, zdobywać klientów, którzy potrzebują faktur VAT. Ten serwis wystawia fakturę VAT, a z tobą rozlicza się za pomocą umowy cywilnoprawnej – nie korzystałem, nie znam szczegółów, nie mogę powiedzieć, że rekomenduję ten serwis, natomiast wiem, że taka forma istnieje.

Największe wyzwania początkującego przedsiębiorcy

Są możliwości, żeby wykonywać pracę czy zlecenia, nawet jeżeli formalnie nie prowadzisz jeszcze działalności gospodarczej. Domyślam się, że w podtekście twojego pytania tkwią trochę innego rodzaju wyzwania – pierwsze polega na tym, że skoro dopiero zaczynasz działać w tej branży, to tak naprawdę nikt jeszcze o tobie nie wie, więc możesz mieć problem z tym, żeby znaleźć klientów, którzy będą skłonni ci zaufać. Drugie wyzwanie polega na tym, że nie masz jeszcze portfolio, którym mogłabyś się pochwalić i przyciągnąć zleceniodawców, bo jeszcze nie miałaś klientów. Jak sobie z tym radzić?

Nikt cię nie zna i nie wie, co robisz

Jeżeli nikt cię nie zna i nikt nie wie o tym, że robisz takie rzeczy, to pora to zmienić – nawet jeżeli nie masz działalności gospodarczej, nie masz marki, firmy, którą mogłabyś promować, możesz promować własną markę osobistą i budować własną markę osobistą. Warto zastanowić się, do kogo chcesz trafić ze swoją ofertą, kto może ci pomóc w dotarciu do takich osób, w czym możesz pomóc tym osobom, jak sprawić, żeby ludzie cię zauważyli. Na temat budowania marki osobistej było już kilka odcinków w ramach Małej Wielkiej Firmy – polecam szczególnie odcinek 143, gdzie krok po kroku opisujemy z Pawłem Tkaczykiem, jak buduje się markę osobistą. Nawet nie mając marki firmy, możesz budować markę osobistą i w ten sposób przyciągnąć, zdobyć, zainteresować sobą klientów.

Nie masz portfolio, którym możesz się pochwalić

Co zrobić z faktem, że nie masz jeszcze portfolio, ani prac, które byłyby świadectwem tego, że znasz się na tym, co robisz? Tutaj sposobem może być wykonanie kilku zleceń za darmo, w zamian za referencje. Oczywiście jest to dość bolesne dlatego, że jeżeli mówimy o produkcjach wideo, gdzie zaangażowana jest cała ekipa: oświetleniowiec, operator, dźwiękowiec, montażysta, scenograf, to koszt wykonania filmu może być bardzo duży, więc możesz zacząć od czegoś skromniejszego, żeby pokazać, nawet w minimalnej skali, klientom to, co robisz. Możesz też w porozumieniu z tymi wykonawcami skorzystać z ich prac, żeby pokazać to, co potrafią ci podwykonawcy. Natomiast, jeżeli chcesz działać w branży wideo, to domyślam się, że to nie jest przypadek – tylko masz już coś wspólnego z tym rynkiem. Jeżeli tak, to możesz wykorzystać osobiste kontakty z ludźmi z tej branży do zdobycia pierwszych klientów i wtedy mogą to być już klienci, którzy zapłacą, mimo że nie masz jeszcze takiego portfolio, którym możesz się pochwalić, dlatego że będą ufać rekomendacjom tych osób, które cię polecają.

[bctt tweet=”Nie mając marki firmy, możesz budować markę osobistą”]

Pokrzepiającą myślą może być to, że każdy freelancer, każdy człowiek startujący ze swoim jednoosobowym biznesem ma podobne problemy na starcie. Polecam dwa odcinki, które są dedykowane freelancerom, to jest odcinek 211: Czy warto być freelancerem? z Marcinem Cząbą, gdzie rozmawiam o całym podejściu, sposobie myślenia, który freelancerom jest właściwy i odcinek 159 z Agnieszką Skupieńską, traktujący ściśle o dochodach freelancera. Rozmawiamy tam o tym, jak sprawić, żeby dochody w ogóle się pojawiły na początku, a po drugie, żeby były stabilne. Te dwa wyzwania to oczywiście nie jest koniec listy wyzwań, które się pojawiają w takiej sytuacji.

Jak się przygotować na ewentualne pytania od klientów

Jest wiele pytań, które klienci będą ci zadawać na początku i na które powinnaś umieć odpowiedzieć i to nie tylko dlatego, że klienci będą o nie pytać, ale też dlatego, że to są bardzo podstawowe sprawy związane z twoim biznesem. Pierwsze pytanie brzmi: „na czym konkretnie polega ten biznes? Jaką masz ofertę? Co konkretnie robisz?”, dlatego że produkcja wideo, czy produkcja reklam wideo, to jest bardzo szerokie pojęcie. To może oznaczać nagraną smartfonem rozmowę z prezesem firmy, która trwa 3 minuty, a może oznaczać reklamę telewizyjną o budżecie miliona złotych, więc tutaj rozrzut jest bardzo duży i ważne jest żebyś dookreśliła, co konkretnie robisz.

Kolejne pytanie: do kogo adresujesz swoją ofertę? Napisałaś, że mają to być małe i średnie firmy, ale z drugiej strony napisałaś o tym, że chcesz korzystać z wielu podwykonawców – trochę mi się to kłóci. Jeżeli zaprzęgniesz do roboty całą ekipę, to siłą rzeczy budżet takiego filmu będzie duży, jeżeli on będzie duży, to małych firm prawdopodobnie nie będzie stać na to, żeby skorzystać z twoich usług. Warto dogłębnie przemyśleć, czy to się po prostu zepnie z punktu widzenia zasobów, którymi chcesz dysponować i kosztów, jakie będzie to za sobą pociągać.

Następne pytanie: „ile czasu potrzebujesz na realizację?”. Każdy klient będzie pytał kiedy wykonasz ten film. Zawsze można odpowiedzieć „to zależy”, ale zawsze warto mieć widełki. Kiedy opierasz się na podwykonawcach, to ci podwykonawcy mają swoją dostępność – czasami są bardziej obciążeni pracą, czasami mniej, musisz to przewidzieć. Nie powinieneś odpowiadać klientowi, że to będzie za tydzień albo za miesiąc – w zależności od tego, kiedy twój podwykonawca będzie wolny.

Warto zastanowić się, jaką chcesz być marką, czym chcesz się odróżnić od konkurencji. Z tym wiąże się ten wątek, o który zapytałaś, związany z niższą – nie musisz na samym starcie odpowiadać sobie na wszystkie możliwe pytania, ale warto, żebyś zaczęła myśleć o tym, jak chcesz się pozycjonować na rynku, jaką marką chcesz być. Odcinków związanych z marką w ramach Małej Wielkiej Firmy było sporo, wymienię tylko trzy: odcinek trzeci nagrany bardzo, bardzo dawno temu Budowanie marki małej firmy, odcinek 34 na temat struktury markiodcinek 190 na temat archetypów marki, który też przyciągnął dużą uwagę.

Pomyśl, w jaki sposób chcesz zorganizować sprzedaż. Wspominałem o tym już wcześniej, że możesz mieć landing page, czyli taką stronę z ofertą, gdzie ludzie wchodzą i klikają, a sprzedaż dzieje się poniekąd automatycznie. Jednak twoim zadaniem jest przyciągnięcie odpowiedniego ruchu na ten landing page, żeby jak najwięcej osób z twojej grupy docelowej na tę stronę dotarło i miało szansę zapoznać się z twoją ofertą. Jeżeli będziesz wysyłać oferty w formie plików PDF, będziesz je wysyłać mailem albo będziesz dzwonić, to też wymaga trochę innej organizacji. Korzystanie z serwisów takich jak oferia.eu, czy freelancer.pl, to znów jest trochę inny sposób zdobywania klientów. Możesz oczywiście korzystać z nich wszystkich – pytanie, na który położysz nacisk, na czym się skupisz najbardziej? Każda z tych dróg wymaga trochę innych działań z twojej strony.

Kolejna kwestia, to pytanie „ile to kosztuje?”. Zdaję sobie sprawę, że każdy taki film, produkcja wideo może być wyceniona zupełnie inaczej, ale z drugiej strony są sposoby na to, żeby uproduktowić tę usługę, czyli żeby stworzyć gotowe propozycje, które od razu dadzą klientom odpowiedź na pytanie „czy mnie na to stać, czy mnie na to nie stać?”. Przykłady takich ofert możesz znaleźć w internecie, niżej znajdziesz podpowiedź, jak do nich dotrzeć.

Określ swój model biznesowy

Inaczej mówiąc, wszystkie te pytania, które będą zadawać klienci, są też pytaniami o twój model biznesowy, o to, jak ma być zorganizowany twój biznes. Zanim zaczniesz zdobywać klientów, warto, żebyś sobie odpowiedziała przynajmniej na większość z nich, jeżeli ty tego nie zrobisz wcześniej, nie poszukasz tych odpowiedzi, to klienci bardzo szybko cię do tego zmuszą. Lepiej być przygotowanym na te pytania zawczasu, niż rzeźbić na żywo i wymyślać na szybko, kiedy jesteś pod ścianą i klient chciałby uzyskać odpowiedź natychmiast. Więcej o tworzeniu modelu biznesowego w odcinku 144 Małej Wielkiej Firmy.

Schemat siedmiu kroków

Określenie swojego modelu biznesowego jest dużo łatwiejsze, jeżeli nie robisz tego w próżni, jeżeli nie siedzisz tylko nad kartką papieru i wymyślasz – ale jeżeli konfrontujesz to z rynkiem, z potencjalnymi klientami, z konkurencją, z innymi ofertami, które z twojego punktu widzenia są porównywalne lub konkurencyjne. W odcinku 101 Małej Wielkiej Firmy mówiliśmy o całym procesie, jak przejść od pomysłu na biznes do gotowego produktu. Przedstawiliśmy tam schemat złożony z siedmiu kroków:

  • Znajdź problem do rozwiązania
  • Wymyśl sposób, jak go rozwiązać
  • Zapytaj innych, czy też mają ten problem
  • Jeżeli tak – powiedz zainteresowanym o swoim rozwiązaniu
  • Zbierz informacje zwrotne, żeby doprecyzować problem i rozwiązanie
  • Rozpocznij przedsprzedaż
  • Zbuduj produkt

Przekładając ten schemat na twój konkretny przypadek, droga może wyglądać w ten sposób:

Znajdź problem do rozwiązania

Pisałaś, że chciałabyś robić reklamy, które pomogą małym i średnim firmom promować ich marki. Tylko, czy właściciel małej lub średniej firmy budzi się w nocy z pytaniem „o mój Boże! O mój Boże, jak będę promował moją markę?” – raczej nie. Poszukałbym bardziej palącego problemu, który ma taki właściciel. To może być problem, że klienci odchodzą, kupują tylko raz i nie ponawiają zakupów. Problemem może być spadająca sprzedaż lub duże wahania w sprzedaży, co uniemożliwia prognozę przychodów w kolejnych miesiącach. Może to być trudność w znalezieniu dobrych pracowników, bycie nowym w branży i brak pomysłu na to, jak się przebić do świadomości klientów albo przedsiębiorca ma innowacyjny produkt, którego nikt jeszcze nie zna, nikt nie używał, nikt nie rozumie i w związku z tym ma kłopot ze sprzedażą.

Każdy z tych problemów może być palący dla przedsiębiorcy, ale nie każdy z nich da się rozwiązać za pomocą wideo – wideo nie zawsze będzie optymalnym sposobem rozwiązania takiego problemu. Wideo jest formą komunikacji. Poszukaj więc takiego problemu, który dotyczy komunikacji, który za pomocą komunikacji najłatwiej rozwiązać. To mogą być różne problemy jak to, że mam innowacyjny produkt, którego nikt nie zna, więc nie docenia jego zalet. Co można zrobić, żeby taki problem rozwiązać? Jeżeli firma ma produkt, którego nie może sprzedać, dlatego że ludzie nie rozumieją, jak ten produkt działa albo nie rozumieją, jakie korzyści mogą osiągnąć z używania takiego produktu – to jest problem, który można rozwiązać za pomocą wideo w znakomity sposób. Pisałaś o reklamach – to jest poniekąd forma reklamy, dlatego że są też takie reklamy, które objaśniają klientom, jakie korzyści mogą mieć z użycia danego produktu. Jest nawet nazwa na tego rodzaju wideo explainer video, czyli wideo objaśniające sposób użycia, funkcje czy korzyści z zastosowania danego produktu lub usługi.

Wymyśl sposób, jak rozwiązać problem klienta

Twój sposób na to, jak rozwiązać problem klienta, to jest właśnie wideo – klient ma problem, bo klienci nie kupują jego produktów, dlatego że ich nie rozumieją. Odpowiedz, to pokażmy im ten produkt w formie wideo – wtedy je zrozumieją i chętniej je kupią.

Zbadaj rynek

Zapytaj innych, czy mają ten sam problem. Jeżeli tak, powiedz im o swoim rozwiązaniu. Zbierz informacje zwrotne, żeby doprecyzować problem i rozwiązanie. To sprowadza się do jednego – zbadaj rynek. Spróbuj dotrzeć do ludzi potencjalnie zainteresowanych twoją ofertą i dowiedz się jak najwięcej zarówno o problemie, jaki mają, jak i o rozwiązaniu, które chcesz im zaproponować. To jest temat, któremu poświęciliśmy cały odcinek 163 Małej Wielkiej Firmy. Z jakich sposobów możesz skorzystać, żeby zbadać rynek?

Sposób pierwszy, to jest Google – w internecie możesz znaleźć masę przydatnych informacji. Wpisując odpowiednie frazy w Google, dostaniesz listę linków, które pokażą ci konkurencję i różne rozwiązania. Jeżeli ktoś chce zastosować animację biznesową, to szuka informacji, jak to się robi, jakie tam zasady obowiązują, dowie się jakie są oferty konkurencyjnych firm, jakie produkty oferują i w jakich cenach. Znajdziesz też przykłady realizacji, gotowe filmiki, które firmy produkujące takie animacje wykonały dla swoich klientów.

[bctt tweet=”Internet jest kopalnią wiedzy o działaniach konkurencji i o preferencjach klientów”]

Dla ciebie może to być inspiracja, jak inni robią takie rzeczy – ale z drugiej strony, może ci to dać pojęcie o tym, jakie firmy korzystają z tego typu rozwiązań. Znajdziesz też opinie klientów, co jest dodatkowym źródłem informacji na temat tego, kim są klienci w tej branży – może się okazać, że wcale nie powinnaś celować w małe i średnie firmy, ale na przykład w średnie i duże firmy. Może się okazać, że są jakieś branże, które najbardziej potrzebują tego rodzaju wsparcia, tego rodzaju usługi – tutaj masz szansę wyłapać te nisze, o które pytałaś w swoim mailu.

Następnym źródłem informacji są media społecznościowe – grupy tematyczne, dyskusje, które się tam toczą. To jest miejsce, gdzie możesz porozmawiać z żywymi ludźmi i zapytać o to, czy korzystali z takich usług, czy są im potrzebne, jakie mają opinie na ten temat, kogo polecają, a kogo, czego im brakuje w takich usługach – kopalnia informacji. Możesz przeprowadzić ankietę, jeżeli twoja grupa docelowa jest na tyle liczna, że taka ankieta będzie miarodajna. Możesz sprawdzić opinie klientów, wchodząc na fanpage’e firm zajmujących się taką działalnością, możesz poczytać opinie klientów – na co zwracają uwagę, co im się podoba, co im się nie podoba. Zwykle najlepszym źródłem informacji nie są opinie skrajnie dobre, bo tam wszystko jest cukierkowo i cacy, nie są opinie skrajnie złe, bo to są zwykle ludzie sfrustrowani, którzy po prostu wyładowują swoją agresję i mówią, że wszystko jest beznadziejne – zwykle najlepsze opinie są trzy, czterogwiazdkowe, czyli klient coś docenił, ale czegoś mu zabrakło. Tam znajdziesz najwięcej wartościowych dla siebie informacji.

W mediach społecznościowych znajdziesz też ludzi, których warto obserwować. Ludzi, którzy być może działają w tej branży, mają w niej rozeznanie – czasami warto zapytać takich ludzi o zdanie w jakichś kwestiach, ale przede wszystkim patrzeć na to, co oni udostępniają, obserwują, jak komentują pewne wątki, które się pojawiają w tych dyskusjach. Każda taka opinia może być dla ciebie cennym źródłem wiedzy na temat tego, co w tej branży jest ważne. Z twojego punktu widzenia ważna może być doskonałość techniczna i scenografia, dźwięk, oświetlenie – z punktu widzenia klientów najważniejsze może być to, żeby oni ten film mieli w ograniczonym budżecie i mieli go w ciągu tygodnia. Może być tak, że oczekiwania klientów zupełnie rozminą się z tym, co tobie się wydaje. Ważne jest obserwowanie tego, jak ludzie na ten temat rozmawiają i co mówią, żeby wyłapać ich preferencje.

Jeszcze jedno bardzo cenne źródło informacji to mentorzy. To są doświadczeni przedsiębiorcy, którzy mają pojęcie o tym rynku. Jak ich znaleźć? O tym mówiliśmy w odcinku z Bartkiem Popielem na temat znaczenia znajomości w biznesie. Kiedy obserwujesz rynek i zbierasz informacje, budujesz też bazę potencjalnych klientów, więc zaczynasz się orientować jakie firmy, jakiej wielkości, z jakich branż, o jakiej specyfice mogą potrzebować tego rodzaju usług. Możesz już tworzyć bazę, którą później wykorzystasz, kiedy będziesz już mieć gotową ofertę.

Rozpocznij przedsprzedaż

Przedostatni etap to jest rozpoczęcie przedsprzedaży – w tym momencie nie musisz jeszcze mieć firmy, nie musisz jeszcze mieć gotowego produktu. W momencie wiesz, co i komu chcesz sprzedać. Możesz przygotować zachętę do tego, żeby skorzystać z tych twoich usług, w twoim przypadku najlepiej w formie wideo. Możesz przygotować landing page, gdzie tę ofertę będzie można przeczytać, zapoznać się z nią, poznać jej zalety. Nie przejmuj się tym, że nie masz jeszcze opinii od klientów – wiem, że to może być deprymujące, jeżeli wchodzisz na strony konkurencji, która działa już od kilku lat i widzisz, że tam opinie są, a u ciebie ich nie ma, ale uwierz, że każdy kiedyś startował. Nawet jeżeli nie masz tych opinii na starcie, to wcale nie musi cię dyskwalifikować, jeżeli dobrze rozpoznałeś potrzeby klientów i twoja oferta odpowiada ich potrzebom.

Jeżeli zbudowałaś bazę potencjalnych klientów na etapie badania rynku, to jest dobry moment, żeby poinformować osoby z tej bazy, że wystartowałaś z taką ofertą, odesłać je do landing page albo wysłać im ofertę w formie PDF-a, w zależności od tego, w jaki sposób komunikujesz się ze swoimi odbiorcami. To powinny być już relacje na tyle zbudowane, że te osoby nie potraktują twojej wiadomości jako niechcianą informację handlową, ale jako naturalną kontynuację dialogu, który wcześniej z nimi prowadziłaś.

Być może obecnie pracujesz jeszcze na etacie, być może jesteś na urlopie wychowawczym i z jakiegoś powodu nie możesz odbierać telefonu o każdej porze dnia i nocy – w takiej sytuacji warto dać klientom możliwość kontaktu tak, żeby wiadomości dotarły do ciebie, ale żeby nie przeszkadzały ci w pracy. Jeżeli pracujesz na etacie, to oczywiście może być mail albo formularz kontaktowy na stronie internetowej – coś, co umożliwi klientowi kontakt z tobą, a nie będzie z twojego punktu widzenia rozpraszające, czy nie będzie ci uniemożliwiało odpowiedzi na ten kontakt.

Zbuduj produkt

Jeżeli tworzysz landing page, gdzie klient może złożyć zamówienie, to założenie jest takie, że kiedy klient klika, kupuje, jeszcze nie masz gotowego produktu, nie masz jeszcze firmy nie możesz w ciągu tygodnia zrealizować takiego zamówienia – warto w tym momencie klientowi przekazać taką informację, że na przykład w związku z dużą liczbą otrzymanych zapytań, czy dużą liczbą zleceń nie możesz tego zamówienia zrealizować od razu, ale będziesz w stanie zrealizować je w ciągu miesiąca i żeby klient potwierdził, że jest zainteresowany kontaktem z twojej strony.

W momencie, kiedy masz już zamówienia klientów masz twarde dowody na to, że jest zainteresowanie twoją ofertą i że założenie firmy może być w twoim przypadku dobrym rozwiązaniem. Właśnie takiego pomyślnego finału życzę tobie i wszystkim innym, którzy są w podobnej sytuacji.