10. urodziny Małej Wielkiej Firmy od kuchni. Dlaczego nie dla wszystkich wystarczyło biletów

4 marca 2019

Od dwóch miesięcy odliczaliśmy kolejne tygodnie do 10. urodzin MWF i ten dzień nareszcie nadszedł!

2 marca 2019 r. w Warszawie spotkali się słuchacze, goście i współtwórcy podcastu.

W tym odcinku opowiadam o tym, skąd wziął się pomysł na takie spotkanie i jak przebiegały przygotowania

Wyjaśniam też dlaczego, mimo dużego zainteresowania, nie zdecydowałem się na wynajęcie większej sali i sprzedaż większej liczby biletów.

Dowiesz się również, kto pomógł mi w organizacji tego wydarzenia.

Zapraszam do posłuchania!

Partnerzy 10. urodzin MWF przygotowali dla słuchaczy specjalne prezenty!

Skorzystaj z 30‑dniowego darmowego dostępu do płatnej usługi w aplikacji Lecton (aktywacja do 10.03.2019 r.)

Sprawdź za darmo wiarygodność płatniczą swojego kontrahenta (liczba bezpłatnych sprawdzeń jest ograniczona)

Prezent dla Ciebie

Zapisz się na newsletter MWF i zdobądź dostęp do wielu dodatkowych materiałów.

W tym odcinku

  • Kto wymyślił spotkanie z okazji 10. urodzin podcastu?
  • Jakie miałem pomysły na sfinansowanie tego projektu?
  • Czym się kierowałem, dobierając prelegentów?
  • Jak zorganizowałem sprzedaż biletów?
  • W jaki sposób pozyskałem sponsorów?
  • Bez kogo to wydarzenie nie doszłoby do skutku?

Przydatne linki

Podcast do czytania – transkrypcja odcinka

Spotkanie z okazji 10. urodzin Małej Wielkiej Firmy wymyślił tak naprawdę Miłosz Brzeziński.

Wszystko zaczęło się od maila, który wysłałem do niego 4 września 2018 r. Pisałem o tym, że odcinek 196, który nagraliśmy wspólnie 9 miesięcy wcześniej, zbliża się do 100 tys. pobrań. Zaproponowałem też nagranie kolejnej rozmowy, która miałaby się ukazać koło Bożego Narodzenia.

Miłosz odpisał następnego dnia: „Skoro mamy tyle czasu, to może podnieśmy sobie poprzeczkę. Zróbmy z tego jakiś event on-line. Taki, żeby słuchacze też mogli wziąć w tym udział – na przykład stworzyć pytania. Albo wiedzieć kiedy jest nagranie i zadawać pytania w trakcie. Albo spotkanie ze słuchaczami gdzieś, które zostanie nagrane. No i oczywiście zrobi się z tego potem podcast, ale taki eventowy.”

Organizowanie takiego spotkania w grudniu, kiedy wszyscy są skupieni głównie na przygotowaniach do świąt, wydawało mi się mało realne, więc pomyślałem o styczniu. I skojarzyłem, że właśnie w styczniu przypada 10. rocznica ukazania się pierwszego odcinka Małej Wielkiej Firmy. I że oprócz nagrania odcinka z publicznością, można by było zrobić coś więcej.

Dlaczego marzec, a nie styczeń?

Dokładna data urodzin podcastu (23 stycznia) od początku nie wchodziła w grę, bo ten dzień wypadał w środę. Zależało mi na weekendzie, bo w dzień roboczy nie każdy może wyrwać się z pracy. Poza tym nie chciałem organizować takiego wydarzenie w czasie ferii zimowych.

Było jeszcze jedno ważne ograniczenie. Termin musiał pasować nie tylko Miłoszowi Brzezińskiemu i mnie, ale również Pawłowi Tkaczykowi, który wymyślił ten podcast i z którym nagraliśmy wspólnie większość odcinków. Świętowanie 10-lecia Małej Wielkiej Firmy bez Pawła nie miałoby sensu.

Okazało się, że pierwszy termin, który spełniał wcześniejsze warunki i pasował całej naszej trójce to sobota 2 marca 2019. I przy nim zostaliśmy. Na miejsce wybrałem Warszawę, bo z każdego miejsca w Polsce można tam w miarę łatwo dojechać, ewentualnie dolecieć z zagranicy.

Pomysł na zorganizowanie urodzin pojawił się na początku września 2018, a pod koniec tego miesiąca wydarzyły się jeszcze dwie rzeczy, które miały wpływ na moje plany.

Po pierwsze: Międzynarodowy Dzień Podkastów w Warszawie, gdzie występowałem z prezentacją.

Pojawiło się tam wielu słuchaczy Małej Wielkiej Firmy i utwierdziłem się w przekonaniu, że takie spotkanie na żywo to bardzo dobry pomysł. Organizatorzy powiedzieli mi też, że sporo uczestników zapisało się po tym, jak zapowiedziałem to to wydarzenie w podcaście. Doszedłem do wniosku, że jeżeli sam zorganizuję spotkanie dla słuchaczy to może też ktoś się na nie wybierze. Postawiłem sobie za cel przyciągnięcie 100‑150 osób.

Jak pomogła mi ankieta dla słuchaczy?

Drugim elementem, który pomógł mi uporządkować sobie w głowie kilka rzeczy, była ankieta dla słuchaczy, którą też robiłem we wrześniu. Wyniki wskazywały na to, że większość z was prowadzi mikrofirmy, których przychody są stosunkowo niewielkie. Dlatego postanowiłem tak ustalić cenę biletów, żeby nie była dla nikogo barierą. Założyłem, że nie muszę na tym wydarzeniu zarobić – wystarczy, że do niego nie dołożę.

Inny ważny wniosek z ankiety był taki, że jeżeli chcę wam lepiej pomagać w rozwijaniu biznesu, to powinienem zacząć budować społeczność słuchaczy. Stworzyć miejsce, gdzie będziecie mogli się poznać i wymienić doświadczeniami. Wspólne spotkanie idealnie się do tego nadawało.

Ankieta dała mi też odpowiedź na pytanie, jakie tematy was interesują. Wybrałem trzy, które często się powtarzały i moim zdaniem dobrze się uzupełniały:

  • produktywność,
  • skalowanie biznesu,
  • zdobywanie klientów.

Do każdego z tych tematów przypisałem sobie wstępnie po 2-3 potencjalnych prelegentów. A później zacząłem się z nimi kontaktować, żeby ustalić czy mogą (i chcą) być 2 marca w Warszawie.

Czym kierowałem się przy wyborze prelegentów?

Kto pojawi się na scenie i o czym będzie mówił? Dwa elementy całej układanki były jasne od samego początku.

Pierwszym z nich było nagranie rozmowy z udziałem publiczności z Miłoszem Brzezińskim. Nawet gdyby pomysł na urodzinowe spotkanie nie zaczął się od wymiany maili między nami i tak stawałbym na głowie, żeby zaprosić Miłosza, bo odcinek o tym, jak osiągać cele, w którym był gościem, to zdecydowanie najpopularniejszy odcinek MWF w historii – kiedy nagrywam ten odcinek, czyli pod koniec lutego 2017, który on już blisko 470 tys. odtworzeń.

Drugim elementem, który moim zdaniem obowiązkowo powinien znaleźć się w programie, była rozmowa z Pawłem Tkaczykiem o kulisach powstania i nagrywania podcastu. W sumie nigdy nie mieliśmy okazji opowiedzieć wspólnie o tym, jak to się zaczęło, a urodziny były do tego idealną okazją.

Pozostały trzy tematy, wynikające z ankiet. Do opowiedzenia o produktywności zaprosiłem Olę Budzyńską, o skalowaniu biznesu zgodził się opowiedzieć Piotr Bucki, a o zdobywaniu klientów – Darek Puzyrkiewicz.

Ola Budzyńska gościła w MWF dwukrotnie – mówiła o produktywności oraz o tym, jak organizować webinary. Uwielbiam jej pozytywną energię. Jestem pod wielkim wrażeniem tego, jak szybko i skutecznie zbudowała swoją markę Pani Swojego Czasu, a kropką nad „i” był post, który zobaczyłem na Instagramie. Zacytuję fragment: „Nie jestem najzdolniejszą bestią na świecie. Nie jestem najbardziej kreatywna. Nie mam najlepszych pomysłów. […] Ale mam jedną UMIEJĘTNOŚĆ, która mi to wszystko wynagradza – to koncentracja na celu i praca w pełnym skupieniu, dopóki tego celu nie osiągnę. […] I dzięki temu – po 2, 3, 6 miesiącach zamiast chaosu i myślenia o tym czym by się tu zająć – mam gotowy produkt albo projekt, z którego jestem dumna”.

Pomyślałem, że sam chętnie dowiem się, jak zdobyć taką umiejętność, więc nie miałem żadnych wątpliwości, że zaproszenie Oli będzie świetną decyzją.

Piotr Bucki pojawił się w MWF w odcinkach nr 203 i 238. Tak się składa, że jest dwóch Piotrów Buckich, którzy robią ciekawe rzeczy i mają rozpoznawalne marki osobiste, więc doprecyzuję, że chodzi o tego z Krakowa, nie tego z Gdyni. Piotr był programistą, podobnie jak wielu słuchaczy. Obecnie firma J-Labs, której jest współzałożycielem, zatrudnia ponad 300 osób, ma biura w Krakowie, Warszawie i Monachium, a w 2017 r. osiągnęła ponad 52 mln zł przychodu.

Podoba mi się styl, w jakim Piotr rozwija swój biznes (więcej na ten temat w odcinku o pułapkach rozwoju firmy). Podoba mi się również to, że otwarcie dzieli się własnymi doświadczeniami, m.in. w swoim podcaście Biznes w IT. Przedsiębiorcom, którzy osiągną taki sukces, czasem woda sodowa uderza do głowy. Ale nie Piotrowi – i za tę skromność również bardzo go cenię.

Nazwisko kolejnego prelegenta, Darka Puzyrkiewicza, usłyszałem po raz pierwszy dawno temu, nie pamiętam już nawet gdzie. Prawdopodobnie było to kilkanaście lat temu, kiedy zaczynał prowadzić swój blog o copywritingu. Ale osobiście poznałem go dopiero pod koniec 2016 r., na konferencji w Poznaniu, na której obydwaj występowaliśmy. Posłuchałem Darka i urzekło mnie jego zdroworozsądkowe, praktyczne podejście do tworzenia tekstów reklamowych. Wcale się nie dziwię, że jego książka Biblia copywritingu miesiącami utrzymywała się w czołówce listy bestsellerów księgarni Onepress.pl.

Darek był gościem MWF dwa razy. Radził, jak pisać skuteczne oferty sprzedażowe i przekonywał, że warto mówić o swoich słabościach. To on jest również autorem hasła: „Mała Wielka Firma – podcast dla biznesu, rozwoju i przyjemności słuchania”.

Poza wymienionymi prelegentami na scenie była potrzebna jeszcze jedna ważna osoba – ktoś, kto poprowadzi jubileuszową rozmowę z Pawłem Tkaczykiem i ze mną, tak żebyśmy nie byli jak dwaj dziadkowie z Muppet Show, którzy wspominają, jak to się kiedyś nagrywało. Potrzebny był ktoś, kto zbuduje odpowiednią atmosferę, zaangażuje publiczność i utrzyma odpowiednio wysoki poziom pozytywnej energii nawet pod koniec dnia. Tę rolę bohatersko zgodziła się wziąć na siebie najbardziej znana fanka traktorów w Polsce, Magda UrbaniakBrand24, którą możecie kojarzyć również ze 178. odcinka podcastu i rozmowy o tym, na czym polega public relations.

Ten skład został dopięty 3 grudnia, czyli dokładnie 3 miesiące przed wydarzeniem. Korzystając z okazji, drodzy prelegenci, dziękuję każdemu z was, że zgodziliście się zaszczycić 10. urodziny Małej Wielkiej Firmy swoją obecnością. Dzięki Wam z kameralnego spotkania przy kawie i ciastkach zrobiła się pełnokrwiste wydarzenie dla przedsiębiorców!

Skąd w programie spotkania wzięła się sesja Mastermind?

Mówiłem wcześniej o tym, że główny cel organizacji 10. urodzin MWF był taki, żeby słuchacze mogli się wzajemne poznać i wymienić doświadczeniami. Wiele osób uważa, że budowanie takich relacji to największa zaleta jeżdżenia na konferencje.

Oczywiście już sam fakt zamknięcia ludzi na cały dzień w jednym pomieszczeniu sprzyja nawiązywaniu nowych kontaktów. Podobnie jak przerwy kawowe, które wcale nie muszą być marnowaniem czasu, tylko ważnym elementem wydarzenia.

Ale to wszystko wydawało mi się niewystarczające. Postanowiłem więc umieścić w scenariuszu jeden punkt służący wyłącznie temu, żeby uczestnicy poznali się lepiej i przekonali się, jak wielka siła tkwi w społeczności słuchaczy MWF.

Tym punktem była sesja Mastermind.

Podpatrzyłem takie rozwiązanie na konferencji Youpreneur Summit w Londynie, na której byłem w 2017 r. Na czym to polega? Już wyjaśniam. Uczestnicy siedzą przy stolikach np. po 8 osób. Najlepiej, jeżeli nie znają się nawzajem. Najpierw każdy się przedstawia, mówi czym się zajmuje. Później pierwsza osoba opowiada o tym, jaki problem próbuje ostatnio rozwiązać w swojej firmie. Pozostali kolejno podpowiadają, co oni by zrobili w podobnej sytuacji, bazując na własnych doświadczeniach. Potem swój problem przedstawia druga, trzecia, czwarta osoba itd., a reszta stara się pomóc.

Powiem szczerze, że kiedy przed konferencją w Londynie zobaczyłem ten punkt w programie, wcale mnie nie zachwycił. Moja pierwsza myśl była taka, że organizatorom zabrakło ciekawych prelegentów i dlatego wstawili taki wypełniacz. Jednak po zakończeniu konferencji okazało się, że dla mnie osobiście był to najbardziej wartościowy punkt całego wydarzenia – mimo że prelegenci byli naprawdę świetni.

Bardzo mi zależało, żeby goście 10. urodzin MWF też mogli doświadczyć czegoś podobnego. Zwłaszcza że niecałe 2 lata wcześniej nagrałem też z Bartkiem Popielem rozmowę o tym, jak stworzyć grupę Mastermind. Ten odcinek miał bardzo pozytywne reakcje i wiem, że wielu z was po jego wysłuchaniu zaczęło tworzyć takie grupy.

Jak wybrałem lokalizację wydarzenia?

Ten punkt programu miał jeden minus: wymagał tzw. ustawienia bankietowego, czyli posadzenia uczestników przy okrągłych stołach. Od razu wykluczyło to niektóre lokalizacje, bo nie wszędzie takie stoły są dostępne. Wymagało też większej – a co za tym idzie droższej – powierzchni. Mimo wszystko uznałem, że warto.

O pomoc w znalezieniu odpowiedniego miejsca poprosiłem kilku znajomych, którzy mniej lub bardziej regularnie organizują wydarzenia w Warszawie. Robiłem też oczywiście rozpoznanie w Google.

Wśród kilkunastu miejsc, które przeglądałem, był hotel Sangate Airport, położony obok lotniska Chopina. Jego największym plusem jest bardzo duża powierzchnia konferencyjna, którą da się aranżować na różne sposoby. Chciałem mieć możliwość manewru w razie gdyby liczba uczestników okazała się dużo mniejsza lub większa od założonych 150 osób. Wstępnie zdecydowałem się na tę lokalizację w grudniu.

12 grudnia utworzyłem na Facebooku wydarzenie: „10. urodziny Małej Wielkiej Firmy”. W ciągu pierwszej doby ponad 80 osób kliknęło „Wezmę udział”, a ponad 250 wyraziło zainteresowanie. Uznałem to za obiecujący wynik, choć oczywiście nie była to żadna prognoza sprzedaży, bo nikt – włącznie ze mną – nie wiedział jeszcze, ile będą kosztować bilety.

Jaki miałem pierwotny pomysł na finansowanie?

Gdy zastanawiałem się nad cenami biletów, wpadłem na pomysł, że całe wydarzenie mogłoby być dobrym projektem crowdfundingowym. Pomyślałem, że skoro głównym celem ma być budowanie społeczności słuchaczy MWF, to finansowanie społecznościowe dobrze by do tego pasowało.

Zadzwoniłem do Jakuba Sobczaka z serwisu PolakPotrafi.pl, który opowiadał w MWF o tym, jak zorganizować projekt crowdfundingowy. Przegadaliśmy cały pomysł i wyglądało na to, że taka kampania rzeczywiście miała spore szanse powodzenia.

Bardzo podobało mi się to, że w przypadku crowdfundingu można nie tylko sprzedać bilety, ale też pozyskać pieniądze od wspierających w zamian za inne bonusy. Daje to dość duże możliwości, bo nawet jeżeli ktoś nie może przyjechać, ale chce otrzymać nagranie wideo albo książkę jednego z prelegentów z autografem autora – zwiększa tym samym budżet wydarzenia. Zakładałem, że może być sporo osób, które nie wybiorą się do Warszawy, ale będą chciały w jakiejś innej formie uczestniczyć w 10-leciu MWF.

Zabrałem się za planowanie takiej kampanii. Zebrałem informacje o innych podobnych projektach prowadzonych w Polsce – niestety jeżeli chodzi o wydarzenia to nie znalazłem ich za wiele, a jeżeli już się zdarzały, to głównie były to koncerty i inne imprezy kulturalne. To jednak coś innego niż konferencja dla przedsiębiorców.

Zacząłem zastanawiać się nad listą nagród dla wspierających. Wyglądało to nawet obiecująco, ale równocześnie zdałem sobie sprawę z tego, jak dużym obciążeniem byłaby dla mnie cała logistyka, obsługa ewentualnych przesyłek itd. – zwłaszcza że mieszkam w Wielkiej Brytanii. Przestraszyłem się, że nie zdążę tego wszystkiego ogarnąć na czas i odpuściłem. Zdecydowałem się na zwykłą sprzedaż biletów.

Był początek grudnia. Wiedziałem, że jeżeli wejściówki mają być tańsze niż kilkaset złotych, muszę znaleźć sponsora.

Jak pozyskałem Audiotekę jako sponsora?

Z propozycją sponsorowania 10. urodzin MWF zwróciłem się tylko do 3 firm – takich, które znam od dawna, sam korzystam z ich usług, polecam znajomym i które moim zdaniem na pewno skorzystałyby, pojawiając się na takim wydarzeniu.

Jedną z tych firm była Audioteka. Sam od dawna kupuję tam audiobooki, MWF była też jednym z pierwszych podcastów, które pojawiły się najpierw w aplikacji Audioteka, później Lecton. Miałem dużo szczęścia, bo decyzja na „tak” dla naszej współpracy zapadła bardzo szybko.

Poza wsparciem finansowym Audioteka przygotowała też prezent dla słuchaczy: darmowy miesiąc dostępu do płatnych treści w aplikacji Lecton. Specjalny kod rabatowy możesz aktywować do 10 marca 2019.

Wiedząc, że mam już dopięty program, ustalone miejsce i sponsora, mogłem rozpocząć sprzedaż biletów.

Jak zorganizowałem sprzedaż biletów?

Od początku zakładałem, że do sprzedaży wykorzystam którąś z internetowych platform stworzonych do tego celu. Przejrzałem kilka z nich, popytałem znajomych i wybrałem Konfeo. Zadecydowało to, że działa niezawodnie nawet przy dużym obciążeniu, a dodatkowo opłaty za korzystanie też były niższe niż w innych tego typu serwisach (1 zł + 2,5% ceny biletu za każdego uczestnika).

Założyłem konto w Konfeo, podpiąłem do niego płatności Tpay oraz – wiedząc, że kilka osób chce przyjechać z zagranicy – również PayPal, choć osobiście go nie lubię.

Planowałem, że sprzedaż ruszy w poniedziałek 7 stycznia, ale konfiguracja systemu, jego przetestowanie i uruchomienie płatności zajęły trochę więcej czasu niż mi się wydawało (w zasadzie mógłbym powtarzać to w co drugim akapicie, bo większość rzeczy wymagała więcej czasu niż myślałem). Ostatecznie rozpoczęcie sprzedaży ustaliłem więc tydzień później: 14 stycznia 2019.

14 stycznia to był to prawdopodobnie jeden z gorszych dni w tym roku na jakąkolwiek sprzedaż czy działania promocyjne. Poprzedniego wieczora podczas finału WOŚP w Trójmieście prezydent Gdańska Paweł Adamowicz został zaatakowany nożem i trafił do szpitala w stanie krytycznym (a później zmarł). Dowiedziałem się o tym w poniedziałek rano. Pewnie przyszłoby mi do głowy, żeby przełożyć datę sprzedaży, gdyby nie to, że zrobiłem to już tydzień wcześniej, termin wydarzenia się zbliżał, a jak najszybciej musiałem znać przynajmniej w przybliżeniu liczbę uczestników, żeby dopiąć ustalenia odnośnie lokalizacji.

Sprzedaż biletów miała ruszyć o godzinie 12:00 – z jednym wyjątkiem. Uczestnicy mojego kursu PodcastPro mieli możliwość zakupu godzinę wcześniej. Skorzystały z tego 33 osoby. Punktualnie w południe, gdy sprzedaż została otwarta dla wszystkich, otworzyłem Konfeo i zobaczyłem… że nikt nie kupuje. Minęły 3-4 minuty – nadal nic. O 12:05 zadzwonił mój telefon. Odbieram i słyszę: „Jakie hasło trzeba podać, żeby zarezerwować bilet”. Wtedy mnie olśniło. Kiedy konfigurowałem system rzeczywiście zablokowałem dostęp hasłem, żeby nikt przypadkiem nie złożył zamówienia za wcześnie i zapomniałem wyłączyć tę blokadę. Szybko ją usunąłem i wtedy zamówienia zaczęły spływać jedno po drugim. Sześć minut później, o 12:11 wszystkie 150 miejsc było zapełnione.

Zaraz pojawiły się też pytania, i na Facebooku i w prywatnych wiadomościach, czy można jeszcze kupić wejściówki. W kolejnych dniach dostawałem je nie tylko ja, ale też Paweł Tkaczyk i… moja żona. Ale niestety miejsca się skończyły.

Dlaczego zdecydowałem się na mniejszą salę?

Mówiłem wcześniej o tym, że wybrałem hotel Sangate Airport m.in. dlatego, że jest tam duży wybór sal konferencyjnych – to prawda. Ale oczywiście nie jest tak, że jestem jedyną osobą, która z nich korzysta i że mam do dyspozycji cały obiekt.

Rozpoczęliśmy rozmowy w sprawie powiększenia powierzchni. Okazało się, że mamy dwie możliwości – albo sala na 200 osób, albo taka na 600.

Zacząłem się zastanawiać.

Wydarzenie na 600 osób – to robi wrażenie. Moje ego na pewno byłoby bardzo szczęśliwe. Poza tym 600 osób razy 99 zł daje większe możliwości niż 200 razy 99. Oczywiście za większą salę trzeba więcej zapłacić, catering też robi się droższy, ale cała obsługa techniczna kosztuje tyle samo niezależnie od liczby uczestników.

Dość szybko doszedłem jednak do wniosku, że z kilku powodów nie byłaby to dobra decyzja. Jak wyglądał mój proces myślowy?

  1. Nie miałem żadnej gwarancji, że uda mi się sprzedać 600 wejściówek. Owszem, 150 miejsc poszło bardzo szybko, ale różnica między 150 a 600 jest duża. Gdyby się nie udało, mogłoby się okazać, że wpływy z dodatkowych biletów nie pokryją kosztu większej powierzchni.
  2. Nawet gdybym sprzedał wszystkie bilety, to impreza na 600 osób miałaby zupełnie inny charakter. W mniejszej grupie ludzie mogą lepiej poznać się między sobą i porozmawiać, a taki był główny cel.
  3. Widziałem radość osób, którym udało się kupić wejściówki i cieszyłem się razem z nimi. Ograniczona liczba miejsc była w pewnym sensie sposobem na selekcję tych osób, które najbardziej się zaangażowały, dla których to wydarzenie było na tyle ważne, że nie przegapiły momentu sprzedaży. Gdyby wejściówek było bardzo dużo i każdy kupiłby je bez problemu, to po pierwsze nikt by się z nich tak bardzo nie cieszył, a być może nawet pod koniec musiałbym jakoś mocno namawiać do zakupu.

Dlatego zdecydowałem się na salę 200-osobową.

Ile trwała sprzedaż dodatkowej puli biletów?

Ostatnich 50 biletów trafiło do sprzedaży w środę 23 stycznia w południe. Rozeszły się w ciągu 61 sekund – tak przynajmniej wynikało z zapisu kolejnych transakcji w Konfeo. Z punktu widzenia użytkowników trwało to dosłownie kilka sekund, bo kiedy 50. osoba rozpoczęła proces rezerwacji, kolejne zostały zablokowane i wyświetlił się komunikat „brak miejsc”.

Tempo, w jakim to wszystko się działo, zaskoczyło nie tylko dla mnie. Niejedna osoba odzywała się do mnie z informacją, że coś się popsuło, bo jest 12:01, a wyświetla się komunikat, że biletów już nie ma. Mnie samemu trudno by było w to uwierzyć, gdybym nie widział kolejnych nazwisk pojawiających się na liście uczestników. Dziękuję wam za te emocje, to było niesamowite.

W tym momencie wydawało się, że wszystko jest już ustalone i pozostały już tylko ostatnie przygotowania. Ale był jeszcze jeden element, który mocno zmienił całą sytuację.

Jak pozyskałem drugiego sponsora?

Kiedy zaczynałem planować 10-lecie MWF, w październiku, odezwała się do mnie w sprawie współpracy agencja obsługująca BIK Biuro Informacji Kredytowej. Chodziło o pomoc w promocji oferty BIK dla przedsiębiorców, m.in. produkt o nazwie Raport o kontrahencie, czyli możliwość sprawdzenia wiarygodności płatniczej dowolnej firmy.

Ten kontakt nastąpił w idealnym dla mnie momencie, bo sam nie tak dawno padłem ofiarą oszusta. Ktoś podszył się pode mnie i wziął pożyczkę w banku internetowym. W efekcie komornik pobrał pieniądze z mojego konta, oczywiście powiększone o odsetki i różne karne opłaty – łącznie straciłem ok. 900 zł, nie mówiąc o nerwach. O całej tej sytuacji opowiadałem podczas FB Live.

Moje przykre doświadczenie sprawiło, że przekonałem się na własnej skórze, jak przydatne mogą być produkty BIK-u, np. alerty informujące o tym, że jakaś instytucja finansowa sprawdza naszą zdolność kredytową. BIK-owi zależało na dotarciu do przedsiębiorców, więc zaproponowałem sponsorowanie urodzin MWF. Dogadaliśmy się na przełomie stycznia i lutego.

W ramach naszej współpracy BIK zgodził się m.in. udostępnić słuchaczom specjalny kod rabatowy, pozwalający na pobranie za darmo raportu o kontrahencie, czyli sprawdzenie wiarygodności płatniczej dowolnej firmy. Liczba sprawdzeń jest ograniczona, ale jeżeli pula jeszcze się nie wyczerpała, to możesz odebrać ten prezent na stronie bik.pl/mwf.

Dzięki drugiemu sponsorowi impreza zdecydowanie zyskała na jakości. Przełożyło się to na trzy rzeczy.

  1. Powiększyłem catering – początkowo w planie była tylko kawa i ciastka, teraz mogłem sobie pozwolić na więcej.
  2. Wynająłem profesjonalną ekipę techniczną, żeby mieć porządne nagłośnienie, scenę i realizację wideo.
  3. Zorganizowałem transmisję online. Dzięki temu nawet osoby, które nie dostały biletów, miały szansę zobaczyć wydarzenie na żywo.

Jakie przygotowania zostały na koniec?

Mogłoby się wydawać, że kiedy sala, catering i obsługa techniczna są zamówione, sponsorzy znalezieni, a bilety sprzedane, można już spokojnie czekać na rozpoczęcie wydarzenia. Ale to nie do końca prawda.

Ostatnie trzy tygodnie były bardzo pracowite. Trzeba było m.in. zaprojektować i zlecić wykonanie pakietów dla uczestników, identyfikatorów, przygotować maile z informacjami organizacyjnymi, dopiąć wszystkie detale techniczne związane z transmisją online, przygotować bardzo szczegółowy scenariusz dla ekipy realizującej transmisję i obsługę techniczną, odpowiadać na bieżąco na pytania uczestników itd.

Jaki był końcowy efekt? Jak udało się całe wydarzenie? Piszę te słowa 26 lutego, więc jeszcze tego nie wiem. Ale jeżeli wyszukasz #10latMWF w mediach społecznościowych to mam nadzieję, że znajdziesz relacje uczestników! 🙂

Kto pomógł mi w organizacji tego wydarzenia?

Na koniec chciałbym podziękować wszystkim osobom, które wsparły mnie w realizacji tego wydarzenia. Było ich wiele, więc z góry przepraszam, że nie uda mi się wymienić wszystkich.

Chciałem zacząć od człowieka, do którego zadzwoniłem jako pierwszego na samym początku września, gdy tylko Miłosz Brzeziński podrzucił mi pomysł, żeby nagrać odcinek z udziałem słuchaczy. Tym człowiekiem jest Adam Bakes.

Znamy się od dawna. Adam koordynował kiedyś projekt pod nazwą Akademia Allegro, gdzie byłem jednym z wykładowców i przez rok mieliśmy okazję pracować razem. Wiedziałem, że jeżeli ktoś może mi pomóc spiąć w całość urodziny MWF, to właśnie on. Jest teraz bardzo zajętym menedżerem, działa w branży motoryzacyjnej, ale poświęcił mnóstwo prywatnego czasu, żeby w moim imieniu uzgadniać i koordynować przygotowania. A kiedy miałem napady paniki, cierpliwie tłumaczył, że są rzeczy, na które nie mamy wpływu, a całą resztę jakoś ogarniemy. To jeden z tych ludzi, na których zawsze można liczyć. Dzięki Adam!

Prelegentom dziękowałem już wcześniej, ale specjalne słowa wdzięczności należą się sponsorom – gdyby nie Audioteka i BIK Biuro Informacji Kredytowej to wydarzenie nie miałoby szansy odbyć się w takim kształcie. Aleksandrze PaszkiewiczTomkowi Seroczyńskiemu z Audioteki ogromnie dziękuję za to, że tak szybko i pozytywnie zareagowali na ten pomysł.

Dziękuję również bardzo mocno BIK-owi za otwartość na nowe formy promocji i za zaufanie!

Jestem ogromnie wdzięczny dwóm słuchaczom-fotografom, którzy niezależnie od siebie zgłosili się do mnie i zaproponowali bezpłatną obsługę całego wydarzenia. To Kasper KędzierskiKuba Ociepa. Efekty ich pracy będzie można zobaczyć w najbliższych dniach na stronie i fanpage’u MWF.

Kuba Ociepa sam też jest podcasterem, nagrywa świetny podcast Zawód fotograf – polecam wszystkim zainteresowanym. A Kasper Kędzierski rozbroił mnie zupełnie swoim mailem mniej więcej 3 tygodnie przed wydarzeniem. Zapytał, kiedy będzie się montować ekipa techniczna, bo chciałby zrobić reportaż z całego dnia, zaczynając od pustej sali. Opisałem, że montaż ma się zacząć o 4 rano, więc żeby się zastanowił czy na pewno chce być w hotelu o tej porze. Odpisał natychmiast: „Pracuję w eventach, dla mnie taka pora to żadne wyzwanie 🙂 a 10-te urodziny są tylko raz w życiu ;)”. Jestem dumny, że mam takich słuchaczy!

Mam też szczęście być w grupie Mastermind z innymi fantastycznymi ludźmi: Michałem Szafrańskim, Michałem ŚliwińskimBartkiem Popielem. Rozmawiamy ze sobą co tydzień, konsultujemy różne pomysły i oczywiście pomysł na 10. urodziny MWF nie był tutaj wyjątkiem. Wiem, że popełniłbym dużo więcej błędów w przygotowaniach gdyby nie mądre podpowiedzi tych trzech gentlemanów. Panowie, to wielka radość i przywilej być z Wami w jednej ekipie!

Na koniec, przy okazji urodzin podcastu, chciałbym wspomnieć o jeszcze dwóch osobach. Przez ich ręce przechodzi każdy nowy odcinek zanim jeszcze zostanie opublikowany. Są to Grzegorz Bieniecki, który montuje wszystkie odcinki w wersji audio i wideo i przygotowuje transkrypcje oraz Justyna Ostropolska, która m.in. aktualizuje informacje na stronie internetowej i w social mediach. Dziękuję!

Przeczytaj transkrypcję

Spotkanie z okazji 10. urodzin Małej Wielkiej Firmy wymyślił tak naprawdę Miłosz Brzeziński.

Wszystko zaczęło się od maila, który wysłałem do niego 4 września 2018 r. Pisałem o tym, że odcinek 196, który nagraliśmy wspólnie 9 miesięcy wcześniej, zbliża się do 100 tys. pobrań. Zaproponowałem też nagranie kolejnej rozmowy, która miałaby się ukazać koło Bożego Narodzenia.

Miłosz odpisał następnego dnia: „Skoro mamy tyle czasu, to może podnieśmy sobie poprzeczkę. Zróbmy z tego jakiś event on-line. Taki, żeby słuchacze też mogli wziąć w tym udział – na przykład stworzyć pytania. Albo wiedzieć kiedy jest nagranie i zadawać pytania w trakcie. Albo spotkanie ze słuchaczami gdzieś, które zostanie nagrane. No i oczywiście zrobi się z tego potem podcast, ale taki eventowy.”

Organizowanie takiego spotkania w grudniu, kiedy wszyscy są skupieni głównie na przygotowaniach do świąt, wydawało mi się mało realne, więc pomyślałem o styczniu. I skojarzyłem, że właśnie w styczniu przypada 10. rocznica ukazania się pierwszego odcinka Małej Wielkiej Firmy. I że oprócz nagrania odcinka z publicznością, można by było zrobić coś więcej.

Dlaczego marzec, a nie styczeń?

Dokładna data urodzin podcastu (23 stycznia) od początku nie wchodziła w grę, bo ten dzień wypadał w środę. Zależało mi na weekendzie, bo w dzień roboczy nie każdy może wyrwać się z pracy. Poza tym nie chciałem organizować takiego wydarzenie w czasie ferii zimowych.

Było jeszcze jedno ważne ograniczenie. Termin musiał pasować nie tylko Miłoszowi Brzezińskiemu i mnie, ale również Pawłowi Tkaczykowi, który wymyślił ten podcast i z którym nagraliśmy wspólnie większość odcinków. Świętowanie 10-lecia Małej Wielkiej Firmy bez Pawła nie miałoby sensu.

Okazało się, że pierwszy termin, który spełniał wcześniejsze warunki i pasował całej naszej trójce to sobota 2 marca 2019. I przy nim zostaliśmy. Na miejsce wybrałem Warszawę, bo z każdego miejsca w Polsce można tam w miarę łatwo dojechać, ewentualnie dolecieć z zagranicy.

Pomysł na zorganizowanie urodzin pojawił się na początku września 2018, a pod koniec tego miesiąca wydarzyły się jeszcze dwie rzeczy, które miały wpływ na moje plany.

Po pierwsze: Międzynarodowy Dzień Podkastów w Warszawie, gdzie występowałem z prezentacją.

Pojawiło się tam wielu słuchaczy Małej Wielkiej Firmy i utwierdziłem się w przekonaniu, że takie spotkanie na żywo to bardzo dobry pomysł. Organizatorzy powiedzieli mi też, że sporo uczestników zapisało się po tym, jak zapowiedziałem to to wydarzenie w podcaście. Doszedłem do wniosku, że jeżeli sam zorganizuję spotkanie dla słuchaczy to może też ktoś się na nie wybierze. Postawiłem sobie za cel przyciągnięcie 100‑150 osób.

Jak pomogła mi ankieta dla słuchaczy?

Drugim elementem, który pomógł mi uporządkować sobie w głowie kilka rzeczy, była ankieta dla słuchaczy, którą też robiłem we wrześniu. Wyniki wskazywały na to, że większość z was prowadzi mikrofirmy, których przychody są stosunkowo niewielkie. Dlatego postanowiłem tak ustalić cenę biletów, żeby nie była dla nikogo barierą. Założyłem, że nie muszę na tym wydarzeniu zarobić – wystarczy, że do niego nie dołożę.

Inny ważny wniosek z ankiety był taki, że jeżeli chcę wam lepiej pomagać w rozwijaniu biznesu, to powinienem zacząć budować społeczność słuchaczy. Stworzyć miejsce, gdzie będziecie mogli się poznać i wymienić doświadczeniami. Wspólne spotkanie idealnie się do tego nadawało.

Ankieta dała mi też odpowiedź na pytanie, jakie tematy was interesują. Wybrałem trzy, które często się powtarzały i moim zdaniem dobrze się uzupełniały:

  • produktywność,
  • skalowanie biznesu,
  • zdobywanie klientów.

Do każdego z tych tematów przypisałem sobie wstępnie po 2-3 potencjalnych prelegentów. A później zacząłem się z nimi kontaktować, żeby ustalić czy mogą (i chcą) być 2 marca w Warszawie.

Czym kierowałem się przy wyborze prelegentów?

Kto pojawi się na scenie i o czym będzie mówił? Dwa elementy całej układanki były jasne od samego początku.

Pierwszym z nich było nagranie rozmowy z udziałem publiczności z Miłoszem Brzezińskim. Nawet gdyby pomysł na urodzinowe spotkanie nie zaczął się od wymiany maili między nami i tak stawałbym na głowie, żeby zaprosić Miłosza, bo odcinek o tym, jak osiągać cele, w którym był gościem, to zdecydowanie najpopularniejszy odcinek MWF w historii – kiedy nagrywam ten odcinek, czyli pod koniec lutego 2017, który on już blisko 470 tys. odtworzeń.

Drugim elementem, który moim zdaniem obowiązkowo powinien znaleźć się w programie, była rozmowa z Pawłem Tkaczykiem o kulisach powstania i nagrywania podcastu. W sumie nigdy nie mieliśmy okazji opowiedzieć wspólnie o tym, jak to się zaczęło, a urodziny były do tego idealną okazją.

Pozostały trzy tematy, wynikające z ankiet. Do opowiedzenia o produktywności zaprosiłem Olę Budzyńską, o skalowaniu biznesu zgodził się opowiedzieć Piotr Bucki, a o zdobywaniu klientów – Darek Puzyrkiewicz.

Ola Budzyńska gościła w MWF dwukrotnie – mówiła o produktywności oraz o tym, jak organizować webinary. Uwielbiam jej pozytywną energię. Jestem pod wielkim wrażeniem tego, jak szybko i skutecznie zbudowała swoją markę Pani Swojego Czasu, a kropką nad „i” był post, który zobaczyłem na Instagramie. Zacytuję fragment: „Nie jestem najzdolniejszą bestią na świecie. Nie jestem najbardziej kreatywna. Nie mam najlepszych pomysłów. […] Ale mam jedną UMIEJĘTNOŚĆ, która mi to wszystko wynagradza – to koncentracja na celu i praca w pełnym skupieniu, dopóki tego celu nie osiągnę. […] I dzięki temu – po 2, 3, 6 miesiącach zamiast chaosu i myślenia o tym czym by się tu zająć – mam gotowy produkt albo projekt, z którego jestem dumna”.

Pomyślałem, że sam chętnie dowiem się, jak zdobyć taką umiejętność, więc nie miałem żadnych wątpliwości, że zaproszenie Oli będzie świetną decyzją.

Piotr Bucki pojawił się w MWF w odcinkach nr 203 i 238. Tak się składa, że jest dwóch Piotrów Buckich, którzy robią ciekawe rzeczy i mają rozpoznawalne marki osobiste, więc doprecyzuję, że chodzi o tego z Krakowa, nie tego z Gdyni. Piotr był programistą, podobnie jak wielu słuchaczy. Obecnie firma J-Labs, której jest współzałożycielem, zatrudnia ponad 300 osób, ma biura w Krakowie, Warszawie i Monachium, a w 2017 r. osiągnęła ponad 52 mln zł przychodu.

Podoba mi się styl, w jakim Piotr rozwija swój biznes (więcej na ten temat w odcinku o pułapkach rozwoju firmy). Podoba mi się również to, że otwarcie dzieli się własnymi doświadczeniami, m.in. w swoim podcaście Biznes w IT. Przedsiębiorcom, którzy osiągną taki sukces, czasem woda sodowa uderza do głowy. Ale nie Piotrowi – i za tę skromność również bardzo go cenię.

Nazwisko kolejnego prelegenta, Darka Puzyrkiewicza, usłyszałem po raz pierwszy dawno temu, nie pamiętam już nawet gdzie. Prawdopodobnie było to kilkanaście lat temu, kiedy zaczynał prowadzić swój blog o copywritingu. Ale osobiście poznałem go dopiero pod koniec 2016 r., na konferencji w Poznaniu, na której obydwaj występowaliśmy. Posłuchałem Darka i urzekło mnie jego zdroworozsądkowe, praktyczne podejście do tworzenia tekstów reklamowych. Wcale się nie dziwię, że jego książka Biblia copywritingu miesiącami utrzymywała się w czołówce listy bestsellerów księgarni Onepress.pl.

Darek był gościem MWF dwa razy. Radził, jak pisać skuteczne oferty sprzedażowe i przekonywał, że warto mówić o swoich słabościach. To on jest również autorem hasła: „Mała Wielka Firma – podcast dla biznesu, rozwoju i przyjemności słuchania”.

Poza wymienionymi prelegentami na scenie była potrzebna jeszcze jedna ważna osoba – ktoś, kto poprowadzi jubileuszową rozmowę z Pawłem Tkaczykiem i ze mną, tak żebyśmy nie byli jak dwaj dziadkowie z Muppet Show, którzy wspominają, jak to się kiedyś nagrywało. Potrzebny był ktoś, kto zbuduje odpowiednią atmosferę, zaangażuje publiczność i utrzyma odpowiednio wysoki poziom pozytywnej energii nawet pod koniec dnia. Tę rolę bohatersko zgodziła się wziąć na siebie najbardziej znana fanka traktorów w Polsce, Magda Urbaniak z Brand24, którą możecie kojarzyć również ze 178. odcinka podcastu i rozmowy o tym, na czym polega public relations.

Ten skład został dopięty 3 grudnia, czyli dokładnie 3 miesiące przed wydarzeniem. Korzystając z okazji, drodzy prelegenci, dziękuję każdemu z was, że zgodziliście się zaszczycić 10. urodziny Małej Wielkiej Firmy swoją obecnością. Dzięki Wam z kameralnego spotkania przy kawie i ciastkach zrobiła się pełnokrwiste wydarzenie dla przedsiębiorców!

Skąd w programie spotkania wzięła się sesja Mastermind?

Mówiłem wcześniej o tym, że główny cel organizacji 10. urodzin MWF był taki, żeby słuchacze mogli się wzajemne poznać i wymienić doświadczeniami. Wiele osób uważa, że budowanie takich relacji to największa zaleta jeżdżenia na konferencje.

Oczywiście już sam fakt zamknięcia ludzi na cały dzień w jednym pomieszczeniu sprzyja nawiązywaniu nowych kontaktów. Podobnie jak przerwy kawowe, które wcale nie muszą być marnowaniem czasu, tylko ważnym elementem wydarzenia.

Ale to wszystko wydawało mi się niewystarczające. Postanowiłem więc umieścić w scenariuszu jeden punkt służący wyłącznie temu, żeby uczestnicy poznali się lepiej i przekonali się, jak wielka siła tkwi w społeczności słuchaczy MWF.

Tym punktem była sesja Mastermind.

Podpatrzyłem takie rozwiązanie na konferencji Youpreneur Summit w Londynie, na której byłem w 2017 r. Na czym to polega? Już wyjaśniam. Uczestnicy siedzą przy stolikach np. po 8 osób. Najlepiej, jeżeli nie znają się nawzajem. Najpierw każdy się przedstawia, mówi czym się zajmuje. Później pierwsza osoba opowiada o tym, jaki problem próbuje ostatnio rozwiązać w swojej firmie. Pozostali kolejno podpowiadają, co oni by zrobili w podobnej sytuacji, bazując na własnych doświadczeniach. Potem swój problem przedstawia druga, trzecia, czwarta osoba itd., a reszta stara się pomóc.

Powiem szczerze, że kiedy przed konferencją w Londynie zobaczyłem ten punkt w programie, wcale mnie nie zachwycił. Moja pierwsza myśl była taka, że organizatorom zabrakło ciekawych prelegentów i dlatego wstawili taki wypełniacz. Jednak po zakończeniu konferencji okazało się, że dla mnie osobiście był to najbardziej wartościowy punkt całego wydarzenia – mimo że prelegenci byli naprawdę świetni.

Bardzo mi zależało, żeby goście 10. urodzin MWF też mogli doświadczyć czegoś podobnego. Zwłaszcza że niecałe 2 lata wcześniej nagrałem też z Bartkiem Popielem rozmowę o tym, jak stworzyć grupę Mastermind. Ten odcinek miał bardzo pozytywne reakcje i wiem, że wielu z was po jego wysłuchaniu zaczęło tworzyć takie grupy.

Jak wybrałem lokalizację wydarzenia?

Ten punkt programu miał jeden minus: wymagał tzw. ustawienia bankietowego, czyli posadzenia uczestników przy okrągłych stołach. Od razu wykluczyło to niektóre lokalizacje, bo nie wszędzie takie stoły są dostępne. Wymagało też większej – a co za tym idzie droższej – powierzchni. Mimo wszystko uznałem, że warto.

O pomoc w znalezieniu odpowiedniego miejsca poprosiłem kilku znajomych, którzy mniej lub bardziej regularnie organizują wydarzenia w Warszawie. Robiłem też oczywiście rozpoznanie w Google.

Wśród kilkunastu miejsc, które przeglądałem, był hotel Sangate Airport, położony obok lotniska Chopina. Jego największym plusem jest bardzo duża powierzchnia konferencyjna, którą da się aranżować na różne sposoby. Chciałem mieć możliwość manewru w razie gdyby liczba uczestników okazała się dużo mniejsza lub większa od założonych 150 osób. Wstępnie zdecydowałem się na tę lokalizację w grudniu.

12 grudnia utworzyłem na Facebooku wydarzenie: „10. urodziny Małej Wielkiej Firmy”. W ciągu pierwszej doby ponad 80 osób kliknęło „Wezmę udział”, a ponad 250 wyraziło zainteresowanie. Uznałem to za obiecujący wynik, choć oczywiście nie była to żadna prognoza sprzedaży, bo nikt – włącznie ze mną – nie wiedział jeszcze, ile będą kosztować bilety.

Jaki miałem pierwotny pomysł na finansowanie?

Gdy zastanawiałem się nad cenami biletów, wpadłem na pomysł, że całe wydarzenie mogłoby być dobrym projektem crowdfundingowym. Pomyślałem, że skoro głównym celem ma być budowanie społeczności słuchaczy MWF, to finansowanie społecznościowe dobrze by do tego pasowało.

Zadzwoniłem do Jakuba Sobczaka z serwisu PolakPotrafi.pl, który opowiadał w MWF o tym, jak zorganizować projekt crowdfundingowy. Przegadaliśmy cały pomysł i wyglądało na to, że taka kampania rzeczywiście miała spore szanse powodzenia.

Bardzo podobało mi się to, że w przypadku crowdfundingu można nie tylko sprzedać bilety, ale też pozyskać pieniądze od wspierających w zamian za inne bonusy. Daje to dość duże możliwości, bo nawet jeżeli ktoś nie może przyjechać, ale chce otrzymać nagranie wideo albo książkę jednego z prelegentów z autografem autora – zwiększa tym samym budżet wydarzenia. Zakładałem, że może być sporo osób, które nie wybiorą się do Warszawy, ale będą chciały w jakiejś innej formie uczestniczyć w 10-leciu MWF.

Zabrałem się za planowanie takiej kampanii. Zebrałem informacje o innych podobnych projektach prowadzonych w Polsce – niestety jeżeli chodzi o wydarzenia to nie znalazłem ich za wiele, a jeżeli już się zdarzały, to głównie były to koncerty i inne imprezy kulturalne. To jednak coś innego niż konferencja dla przedsiębiorców.

Zacząłem zastanawiać się nad listą nagród dla wspierających. Wyglądało to nawet obiecująco, ale równocześnie zdałem sobie sprawę z tego, jak dużym obciążeniem byłaby dla mnie cała logistyka, obsługa ewentualnych przesyłek itd. – zwłaszcza że mieszkam w Wielkiej Brytanii. Przestraszyłem się, że nie zdążę tego wszystkiego ogarnąć na czas i odpuściłem. Zdecydowałem się na zwykłą sprzedaż biletów.

Był początek grudnia. Wiedziałem, że jeżeli wejściówki mają być tańsze niż kilkaset złotych, muszę znaleźć sponsora.

Jak pozyskałem Audiotekę jako sponsora?

Z propozycją sponsorowania 10. urodzin MWF zwróciłem się tylko do 3 firm – takich, które znam od dawna, sam korzystam z ich usług, polecam znajomym i które moim zdaniem na pewno skorzystałyby, pojawiając się na takim wydarzeniu.

Jedną z tych firm była Audioteka. Sam od dawna kupuję tam audiobooki, MWF była też jednym z pierwszych podcastów, które pojawiły się najpierw w aplikacji Audioteka, później Lecton. Miałem dużo szczęścia, bo decyzja na „tak” dla naszej współpracy zapadła bardzo szybko.

Poza wsparciem finansowym Audioteka przygotowała też prezent dla słuchaczy: darmowy miesiąc dostępu do płatnych treści w aplikacji Lecton. Specjalny kod rabatowy możesz aktywować do 10 marca 2019.

Wiedząc, że mam już dopięty program, ustalone miejsce i sponsora, mogłem rozpocząć sprzedaż biletów.

Jak zorganizowałem sprzedaż biletów?

Od początku zakładałem, że do sprzedaży wykorzystam którąś z internetowych platform stworzonych do tego celu. Przejrzałem kilka z nich, popytałem znajomych i wybrałem Konfeo. Zadecydowało to, że działa niezawodnie nawet przy dużym obciążeniu, a dodatkowo opłaty za korzystanie też były niższe niż w innych tego typu serwisach (1 zł + 2,5% ceny biletu za każdego uczestnika).

Założyłem konto w Konfeo, podpiąłem do niego płatności Tpay oraz – wiedząc, że kilka osób chce przyjechać z zagranicy – również PayPal, choć osobiście go nie lubię.

Planowałem, że sprzedaż ruszy w poniedziałek 7 stycznia, ale konfiguracja systemu, jego przetestowanie i uruchomienie płatności zajęły trochę więcej czasu niż mi się wydawało (w zasadzie mógłbym powtarzać to w co drugim akapicie, bo większość rzeczy wymagała więcej czasu niż myślałem). Ostatecznie rozpoczęcie sprzedaży ustaliłem więc tydzień później: 14 stycznia 2019.

14 stycznia to był to prawdopodobnie jeden z gorszych dni w tym roku na jakąkolwiek sprzedaż czy działania promocyjne. Poprzedniego wieczora podczas finału WOŚP w Trójmieście prezydent Gdańska Paweł Adamowicz został zaatakowany nożem i trafił do szpitala w stanie krytycznym (a później zmarł). Dowiedziałem się o tym w poniedziałek rano. Pewnie przyszłoby mi do głowy, żeby przełożyć datę sprzedaży, gdyby nie to, że zrobiłem to już tydzień wcześniej, termin wydarzenia się zbliżał, a jak najszybciej musiałem znać przynajmniej w przybliżeniu liczbę uczestników, żeby dopiąć ustalenia odnośnie lokalizacji.

Sprzedaż biletów miała ruszyć o godzinie 12:00 – z jednym wyjątkiem. Uczestnicy mojego kursu PodcastPro mieli możliwość zakupu godzinę wcześniej. Skorzystały z tego 33 osoby. Punktualnie w południe, gdy sprzedaż została otwarta dla wszystkich, otworzyłem Konfeo i zobaczyłem… że nikt nie kupuje. Minęły 3-4 minuty – nadal nic. O 12:05 zadzwonił mój telefon. Odbieram i słyszę: „Jakie hasło trzeba podać, żeby zarezerwować bilet”. Wtedy mnie olśniło. Kiedy konfigurowałem system rzeczywiście zablokowałem dostęp hasłem, żeby nikt przypadkiem nie złożył zamówienia za wcześnie i zapomniałem wyłączyć tę blokadę. Szybko ją usunąłem i wtedy zamówienia zaczęły spływać jedno po drugim. Sześć minut później, o 12:11 wszystkie 150 miejsc było zapełnione.

Zaraz pojawiły się też pytania, i na Facebooku i w prywatnych wiadomościach, czy można jeszcze kupić wejściówki. W kolejnych dniach dostawałem je nie tylko ja, ale też Paweł Tkaczyk i… moja żona. Ale niestety miejsca się skończyły.

Dlaczego zdecydowałem się na mniejszą salę?

Mówiłem wcześniej o tym, że wybrałem hotel Sangate Airport m.in. dlatego, że jest tam duży wybór sal konferencyjnych – to prawda. Ale oczywiście nie jest tak, że jestem jedyną osobą, która z nich korzysta i że mam do dyspozycji cały obiekt.

Rozpoczęliśmy rozmowy w sprawie powiększenia powierzchni. Okazało się, że mamy dwie możliwości – albo sala na 200 osób, albo taka na 600.

Zacząłem się zastanawiać.

Wydarzenie na 600 osób – to robi wrażenie. Moje ego na pewno byłoby bardzo szczęśliwe. Poza tym 600 osób razy 99 zł daje większe możliwości niż 200 razy 99. Oczywiście za większą salę trzeba więcej zapłacić, catering też robi się droższy, ale cała obsługa techniczna kosztuje tyle samo niezależnie od liczby uczestników.

Dość szybko doszedłem jednak do wniosku, że z kilku powodów nie byłaby to dobra decyzja. Jak wyglądał mój proces myślowy?

  1. Nie miałem żadnej gwarancji, że uda mi się sprzedać 600 wejściówek. Owszem, 150 miejsc poszło bardzo szybko, ale różnica między 150 a 600 jest duża. Gdyby się nie udało, mogłoby się okazać, że wpływy z dodatkowych biletów nie pokryją kosztu większej powierzchni.
  2. Nawet gdybym sprzedał wszystkie bilety, to impreza na 600 osób miałaby zupełnie inny charakter. W mniejszej grupie ludzie mogą lepiej poznać się między sobą i porozmawiać, a taki był główny cel.
  3. Widziałem radość osób, którym udało się kupić wejściówki i cieszyłem się razem z nimi. Ograniczona liczba miejsc była w pewnym sensie sposobem na selekcję tych osób, które najbardziej się zaangażowały, dla których to wydarzenie było na tyle ważne, że nie przegapiły momentu sprzedaży. Gdyby wejściówek było bardzo dużo i każdy kupiłby je bez problemu, to po pierwsze nikt by się z nich tak bardzo nie cieszył, a być może nawet pod koniec musiałbym jakoś mocno namawiać do zakupu.

Dlatego zdecydowałem się na salę 200-osobową.

Ile trwała sprzedaż dodatkowej puli biletów?

Ostatnich 50 biletów trafiło do sprzedaży w środę 23 stycznia w południe. Rozeszły się w ciągu 61 sekund – tak przynajmniej wynikało z zapisu kolejnych transakcji w Konfeo. Z punktu widzenia użytkowników trwało to dosłownie kilka sekund, bo kiedy 50. osoba rozpoczęła proces rezerwacji, kolejne zostały zablokowane i wyświetlił się komunikat „brak miejsc”.

Tempo, w jakim to wszystko się działo, zaskoczyło nie tylko dla mnie. Niejedna osoba odzywała się do mnie z informacją, że coś się popsuło, bo jest 12:01, a wyświetla się komunikat, że biletów już nie ma. Mnie samemu trudno by było w to uwierzyć, gdybym nie widział kolejnych nazwisk pojawiających się na liście uczestników. Dziękuję wam za te emocje, to było niesamowite.

W tym momencie wydawało się, że wszystko jest już ustalone i pozostały już tylko ostatnie przygotowania. Ale był jeszcze jeden element, który mocno zmienił całą sytuację.

Jak pozyskałem drugiego sponsora?

Kiedy zaczynałem planować 10-lecie MWF, w październiku, odezwała się do mnie w sprawie współpracy agencja obsługująca BIK Biuro Informacji Kredytowej. Chodziło o pomoc w promocji oferty BIK dla przedsiębiorców, m.in. produkt o nazwie Raport o kontrahencie, czyli możliwość sprawdzenia wiarygodności płatniczej dowolnej firmy.

Ten kontakt nastąpił w idealnym dla mnie momencie, bo sam nie tak dawno padłem ofiarą oszusta. Ktoś podszył się pode mnie i wziął pożyczkę w banku internetowym. W efekcie komornik pobrał pieniądze z mojego konta, oczywiście powiększone o odsetki i różne karne opłaty – łącznie straciłem ok. 900 zł, nie mówiąc o nerwach. O całej tej sytuacji opowiadałem podczas FB Live.

Moje przykre doświadczenie sprawiło, że przekonałem się na własnej skórze, jak przydatne mogą być produkty BIK-u, np. alerty informujące o tym, że jakaś instytucja finansowa sprawdza naszą zdolność kredytową. BIK-owi zależało na dotarciu do przedsiębiorców, więc zaproponowałem sponsorowanie urodzin MWF. Dogadaliśmy się na przełomie stycznia i lutego.

W ramach naszej współpracy BIK zgodził się m.in. udostępnić słuchaczom specjalny kod rabatowy, pozwalający na pobranie za darmo raportu o kontrahencie, czyli sprawdzenie wiarygodności płatniczej dowolnej firmy. Liczba sprawdzeń jest ograniczona, ale jeżeli pula jeszcze się nie wyczerpała, to możesz odebrać ten prezent na stronie bik.pl/mwf.

Dzięki drugiemu sponsorowi impreza zdecydowanie zyskała na jakości. Przełożyło się to na trzy rzeczy.

  1. Powiększyłem catering – początkowo w planie była tylko kawa i ciastka, teraz mogłem sobie pozwolić na więcej.
  2. Wynająłem profesjonalną ekipę techniczną, żeby mieć porządne nagłośnienie, scenę i realizację wideo.
  3. Zorganizowałem transmisję online. Dzięki temu nawet osoby, które nie dostały biletów, miały szansę zobaczyć wydarzenie na żywo.

Jakie przygotowania zostały na koniec?

Mogłoby się wydawać, że kiedy sala, catering i obsługa techniczna są zamówione, sponsorzy znalezieni, a bilety sprzedane, można już spokojnie czekać na rozpoczęcie wydarzenia. Ale to nie do końca prawda.

Ostatnie trzy tygodnie były bardzo pracowite. Trzeba było m.in. zaprojektować i zlecić wykonanie pakietów dla uczestników, identyfikatorów, przygotować maile z informacjami organizacyjnymi, dopiąć wszystkie detale techniczne związane z transmisją online, przygotować bardzo szczegółowy scenariusz dla ekipy realizującej transmisję i obsługę techniczną, odpowiadać na bieżąco na pytania uczestników itd.

Jaki był końcowy efekt? Jak udało się całe wydarzenie? Piszę te słowa 26 lutego, więc jeszcze tego nie wiem. Ale jeżeli wyszukasz #10latMWF w mediach społecznościowych to mam nadzieję, że znajdziesz relacje uczestników! 🙂

Kto pomógł mi w organizacji tego wydarzenia?

Na koniec chciałbym podziękować wszystkim osobom, które wsparły mnie w realizacji tego wydarzenia. Było ich wiele, więc z góry przepraszam, że nie uda mi się wymienić wszystkich.

Chciałem zacząć od człowieka, do którego zadzwoniłem jako pierwszego na samym początku września, gdy tylko Miłosz Brzeziński podrzucił mi pomysł, żeby nagrać odcinek z udziałem słuchaczy. Tym człowiekiem jest Adam Bakes.

Znamy się od dawna. Adam koordynował kiedyś projekt pod nazwą Akademia Allegro, gdzie byłem jednym z wykładowców i przez rok mieliśmy okazję pracować razem. Wiedziałem, że jeżeli ktoś może mi pomóc spiąć w całość urodziny MWF, to właśnie on. Jest teraz bardzo zajętym menedżerem, działa w branży motoryzacyjnej, ale poświęcił mnóstwo prywatnego czasu, żeby w moim imieniu uzgadniać i koordynować przygotowania. A kiedy miałem napady paniki, cierpliwie tłumaczył, że są rzeczy, na które nie mamy wpływu, a całą resztę jakoś ogarniemy. To jeden z tych ludzi, na których zawsze można liczyć. Dzięki Adam!

Prelegentom dziękowałem już wcześniej, ale specjalne słowa wdzięczności należą się sponsorom – gdyby nie Audioteka i BIK Biuro Informacji Kredytowej to wydarzenie nie miałoby szansy odbyć się w takim kształcie. Aleksandrze PaszkiewiczTomkowi Seroczyńskiemu z Audioteki ogromnie dziękuję za to, że tak szybko i pozytywnie zareagowali na ten pomysł.

Dziękuję również bardzo mocno BIK-owi za otwartość na nowe formy promocji i za zaufanie!

Jestem ogromnie wdzięczny dwóm słuchaczom-fotografom, którzy niezależnie od siebie zgłosili się do mnie i zaproponowali bezpłatną obsługę całego wydarzenia. To Kasper KędzierskiKuba Ociepa. Efekty ich pracy będzie można zobaczyć w najbliższych dniach na stronie i fanpage’u MWF.

Kuba Ociepa sam też jest podcasterem, nagrywa świetny podcast Zawód fotograf – polecam wszystkim zainteresowanym. A Kasper Kędzierski rozbroił mnie zupełnie swoim mailem mniej więcej 3 tygodnie przed wydarzeniem. Zapytał, kiedy będzie się montować ekipa techniczna, bo chciałby zrobić reportaż z całego dnia, zaczynając od pustej sali. Opisałem, że montaż ma się zacząć o 4 rano, więc żeby się zastanowił czy na pewno chce być w hotelu o tej porze. Odpisał natychmiast: „Pracuję w eventach, dla mnie taka pora to żadne wyzwanie 🙂 a 10-te urodziny są tylko raz w życiu ;)”. Jestem dumny, że mam takich słuchaczy!

Mam też szczęście być w grupie Mastermind z innymi fantastycznymi ludźmi: Michałem Szafrańskim, Michałem ŚliwińskimBartkiem Popielem. Rozmawiamy ze sobą co tydzień, konsultujemy różne pomysły i oczywiście pomysł na 10. urodziny MWF nie był tutaj wyjątkiem. Wiem, że popełniłbym dużo więcej błędów w przygotowaniach gdyby nie mądre podpowiedzi tych trzech gentlemanów. Panowie, to wielka radość i przywilej być z Wami w jednej ekipie!

Na koniec, przy okazji urodzin podcastu, chciałbym wspomnieć o jeszcze dwóch osobach. Przez ich ręce przechodzi każdy nowy odcinek zanim jeszcze zostanie opublikowany. Są to Grzegorz Bieniecki, który montuje wszystkie odcinki w wersji audio i wideo i przygotowuje transkrypcje oraz Justyna Ostropolska, która m.in. aktualizuje informacje na stronie internetowej i w social mediach. Dziękuję!

Kliknij, aby ocenić